Chuyên đề thực tập PGS.TS Nghiêm Văn Lợi MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NGUYÊN VậT LIÊU TẠI CÔNG TY 17 I. Đánh giá chung công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liêu tại Công ty 17: 1. Những ưu điểm. Công ty 17 – Tổng Công ty Xây dựng Trường Sơn đi lên từ một binh trạm vận tải chủ yếu là vận chuyển và mở đường chiến lược, kể từ khi mới thành lập với những bước đi thăng trầm trong cơ chế thị trường mới Công ty đã gặp rất nhiều khó khăn trong huy động vốn, sử dụng vốn làm sao cho có hiệu quả làm thế nào để tìm kiếm được thị trường tạo công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên trong đơn vị. Là công ty kinh doanh hoạt động trong lĩnh xây dựng với sản phẩm là các công trình sản xuất. dân dụng thường có quy mô lớn, kết cấu phức tạp thời gian sử dụng lâu dài, có giá trị lâu dài, nó mang tính cố định , nơi sản xuất ra sản phẩm cũng đồng thời là nơi sau này khi sản phẩm hoàn thành được đưa vào sử dụng và phát huy tác dụng. Sản phẩm xây dựng mang tính tổng hợp về nhiều mặt kinh tế, kỹ thuật, mỹ thuật . rất đa dạng nhưng lại mang tính độc lập, mỗi công trình được xây dựng theo một thiết kế kỹ thuật riêng có dự toán riêng và tại một địa điểm nhất định. Quá trình từ khi khởi công xây dựng công trình cho đến khi công trình hoàn thành bàn giao được đưa vào sử dụng thường là dài. Do vậy gần đây công ty đã từng bước khắc phục các khó khăn, trang bị thêm nhiều máy móc hiện đại, bố trí lại cơ cấu sản xuất cho phù hợp. Song vấn đề đặt ra là phải quan tâm nhiều nhất đến việc nâng cao chất lượng sản phẩm, tiến độ thi công, chất lượng công tác kế toán để đáp ứng kịp thời nhu cầu của nền kinh tế thị trường. 1 SV: Trịnh Thị Hồng Lê C9KT1 1 Chuyên đề thực tập PGS.TS Nghiêm Văn Lợi Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức phù hợp với trình độ và khả năng của từng cán bộ kế toán.Nhìn chung việc vận dụng chế độ kế toán mới ở công ty tương đối nhanh, công tác kế toán cơ bản đã đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán mới ban hành, hệ thống sổ sách tương đối đầy đủ, chi tiết rõ ràng. Về kế toán NVL nhìn chung công ty đã quan tâm đúng mức đến công tác quản lý NVL từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản đến khâu sử dụng, điều đó chứng tỏ công ty đã nhận thức được sự ảnh hưởng của chi phí NVL đến giá thành sản phẩm. - Ở khâu thu mua, dự trữ, bảo quản: công ty đã xác định được lượng vật tư cần thiết để đảm bảo cung cấp NVL một cách đầy đủ và kịp thời cho quá trình sản xuất. Hệ thống kho đã được tổ chức ở mỗi đội, mỗi công trình một kho giúp cho việc thu mua, dự trữ bảo quản được thuận lợi. đưa vào sử dụng thi công.Từ đó giúp cho việc quản lý NVL được tốt hơn. Các kho thường nằm ngay chân công trình nên dễ dàng cho việc xuất NVL - ở khâu sử dụng: Công ty đã quản lý NVL đưa vào sản xuất tương đối chặt chẽ, tiết kiệm được chi phí nguyên vật liệu góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm. - Công tác kế toán NVL: Được thực hiện tương đối nề nếp từ việc hoàn chỉnh, luân chuyển chứng từ đến việc ghi chép sổ sách kế toán. công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên là phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị, đáp ứng được yêu cầu theo dõi thường xuyên tình hình biến động vật tư, tiền vốn. Công ty 17 hiện nay với quy mô sản xuất vừa nên việc vận dụng phương pháp ghi thẻ song song trong kế toán chi tiết nguyên vật liệu nhìn chung là hợp lý. 2 SV: Trịnh Thị Hồng Lê C9KT1 2 Chuyên đề thực tập PGS.TS Nghiêm Văn Lợi Cùng với xu thế chung của xã hội, công ty là đơn vị nhạy bén trong công tác quản lý, biết phát huy những thế mạnh của mình, đã và đang tìm cho mình những bước đi mới, mạnh dạn đổi mới quy trình công nghệ, trang thiết bị sản xuất, nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm, từng bước phát triển trong cơ chế thị trường, dần dần cải thiện và nâng cao đời sống của người lao động. 2. Những tồn tại - Trong công tác quản lý nguyên vật liệu : Nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại, nhiều quy cách khác nhau, nhưng công ty lại chưa sử dụng “Sổ danh điểm vật tư ” với quy định mã của từng loại để tạo điều kiện theo dõi vật tư được dễ dàng, chặt chẽ. Hơn nữa công ty không thành lập ban kiểm nghiệm vật tư, do đó vật tư mua về không được kiểm tra tỷ mỉ, khách quan cả về số lượng, chất lượng cũng như chủng loại. Điều này có thể dẫn đến tình trạng vật tư nhập kho không đảm bảo đúng quy cách, phẩm chất. - Về công tác chi tiết nguyên vật liệu: - Phế liệu thu hồi không làm các thủ tục nhập kho, không được phản ánh trên giấy tờ sổ sách, cả về số lượng cũng như giá trị. Trong thực tế khi tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm thì giá thành sản phẩm được xác định theo công thức. Giá thành sản sản phẩm cp thực tế sản phẩm giá trị = dở dang + phát sinh - dở dang - phế liệu đầu kì trong kỳ cuối kỳ thu hồi 3 SV: Trịnh Thị Hồng Lê C9KT1 3 Chuyên đề thực tập PGS.TS Nghiêm Văn Lợi phẩm Vì vậy hạch toán giá trị phế liệu thu hồi cũng như tận thu , tái chế phế liệu sẽ góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm. - Việc hạch toán nguyên vật liệu ở kho và phòng kế toán Việc ghi chép ở kho và phòng kế toán còn trùng lắp quá nhiều: ở kho, thủ kho ghi số lượng vật tư nhập xuất tồn kho của từng thứ, loại vật liệu vào sổ kho. ở phòng kế toán cũng làm tương tự như vậy, chỉ có thêm cột ghi đơn giá của vật liệu đó, từ sổ này kế toán vào sổ chi tiết tương ứng để tính ra số tiền bằng cách lấy cột số lượng nhân với đơn giá vật tư. Việc ghi sổ như vậy không những không đảm bảo đúng phương pháp ghi thẻ song song mà còn làm cho công tác ghi chép trở nên cồng kềnh, trùng lắp . - Việc đánh giá nguyên vật liệu tồn kho. Giá thực tế của vật liệu xuất kho dùng vào thi công xây dựng và quản lý ở công ty được tính theo giá thực tế đích danh. Đây là cách tính đòi hỏi phải có sự theo dõi chặt chẽ từng lô hàng nhập, từng lần xuất hàng để áp giá. Các đội thi công tiến hành đi mua vật tư, khi có nhu cầu phục vụ thi công thì thủ kho xuất kho vật liệu, số lần xuất kho diễn ra liên tục tuỳ theo yêu cầu ỳ sau một số ngày mới viết xuất kho tổng hợp ). Kế toán chcông việc nhưng số lần nhập xuất thể hiện trên chứng từ lại không nhiều. (Định kỉ có thể theo dõi kiểm tra trên sổ sách chứng từ nên khó có thể theo dõi chặt chẽ các lần nhập xuất, với các đơn giá tương ứng. Nên số nguyên vật liệu tồn kho là chưa chính xác, có loại vật liệu do nhu cầu đã sử dụng quá số ghi trên phiếu xuất, có loại đã viết phiếu xuất nhưng chưa sử dụng hết vẫn để tồn chuyển sang kỳ sau, dẫn đến không trùng khớp giữa sổ sách với thực tế. 4 SV: Trịnh Thị Hồng Lê C9KT1 4 Chuyên đề thực tập PGS.TS Nghiêm Văn Lợi Về kế toán tổng hợp: Hiện nay kế toán tổng hợp ở công ty còn có các nghiệp vụ kinh tế về nhập xuất nguyên vật liệu chưa được hạch toán đầy đủ chính xác. Khi nhập vật liệu kế toán ghi : Nợ TK 152 Nợ TK 133.1 Có TK 111, 112, 331 . Khi xuất vật liệu phục vụ thi công, quản lý kế toán ghi. Nợ TK 621, 627 . Có TK 152 Đối với nguyên vật liệu đã xuất kho nhưng chưa sử dụng hết chuyển sang sử dụng ở kỳ sau vẫn được coi là xuất kho và được hạch toán vào các tài khoản 621, 627 . trong kỳ. Việc hạch toán như vậy không phản ánh đúng bản chất của hàng tồn kho, xác định chi phí nguyên vật liệu trong kỳ hạch toán chưa chính xác. II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty 17. 1. Lập sổ danh điểm vật liệu. Để phục vụ cho nhu cầu quản lý nguyên vật liệu, tránh nhầm lẫn, thiếu sót công ty nên lập “sổ danh điểm vật liệu.” “Sổ danh điểm vật liệu ” là sổ tập hợp toàn bộ các loại nguyên vật liệu của công ty đã và đang sử dụng. Trong sổ được theo dõi từng nhóm, từng thứ, loại vật liệu một cách chặt chẽ để giúp cho công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu ở công ty được thực hiện dễ dàng và thống nhất. Mỗi loại, mỗi nhóm, mỗi thứ vật liệu được quy định một mã riêng, sắp xếp một cách trật tự 5 SV: Trịnh Thị Hồng Lê C9KT1 5 Chuyên đề thực tập PGS.TS Nghiêm Văn Lợi thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cần thiết. Hơn nữa còn cần tiến hành tạo lập bộ mã nguyên vật liệu thống nhất, xây dựng sổ danh điểm vật liệu để làm cơ sở cho việc quản lý và kế toán sau này. Để lập sổ danh điểm vật liệu, điều quan trọng nhất là phải xây dựng được bộ mã vật liệu chính xác, đầy đủ, không trùng lắp, có dự trữ để bổ sung những mã nguyên vật liệu mới thuận tiện và hợp lý. Công ty có thể xây dựng bộ mã dựa trên các tiêu chuẩn sau: - Loại vật liệu .(căn cứ vào 4 số đầu) - Nhóm vật liệu cho mỗi loại (căn cứ vào con số tiếp theo chỉ nhóm vật liệu chẳng hạn là nhóm đá, cát, xi măng, sắt, thép) - Thứ vật liệu trong mỗi nhóm ( căn cứ vào con số tiếp theo chỉ thứ vật liệu) - Quy cách vật liệu trong mỗi thứ ( căn cứ vào con số tiếp theo nữa để chỉ quy cách liệu vật trong mỗi thứ ) Mẫu sổ danh điểm vật liệu có thể được xây dựng như sau: SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU Loại nguyên vật liệu chính Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu ĐVT Đơn giá Ghi chú Nhóm Danh điểm VL Ngày .tháng năm 6 SV: Trịnh Thị Hồng Lê C9KT1 6 Chuyên đề thực tập PGS.TS Nghiêm Văn Lợi NGƯỜI LẬP KẾ TOÁN TRƯỞNG. 2. Hoàn thiện việc nhập kho thu hồi phế liệu. Công ty nên tiến hành các thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi, trước khi nhập kho phải được các bộ phận có trách nhiệm tổ chức cân đong đo đếm, ước tính giá trị, sau đó bộ phận vật tư viết phiếu nhập kho, phiếu nhập kho phế liệu được lập thành hai liên, một liên lưu ở bộ phận vật tư, một liên giao cho thủ kho khi phế liệu đã chuyển vào kho. Định kỳ kế toán vật liệu cũng nhận phiếu nhập kho phế liệu từ thủ kho để ghi vào sổ chi tiết phế liệu như các loại vật liệu khác. 3. Việc đánh giá vật liệu tồn kho. Kế toán vật liệu nên đề nghị thủ kho vào cuối tháng tiến hành kiểm kê kho xác định số thực nhập, thực xuất, thực tồn trong kho để lập báo cáo tồn kho và tách riêng số lượng phế liệu nhập kho, sau đó gửi lên phòng kế toán, tại đây kế toán căn cứ vào giá thực tế bình quân để ghi vào báo cáo vật tư như vậy sẽ thuận tiện hơn trong việc đối chiếu số liệu với kế toán. Có thể xây dựng mẫu biểu báo cáo tồn kho như sau: BÁO CÁO NGUYÊN VẬT LIỆU TỒN KHO Đội xây dựng số . Tên vật liệu ĐVT Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng Xuất Thực dùng Nhập lại 7 SV: Trịnh Thị Hồng Lê C9KT1 7 Chuyên đề thực tập PGS.TS Nghiêm Văn Lợi NGƯỜI LẬP Ngày .tháng năm KẾ TOÁN TRƯỞNG. 4. Việc kế toán tổng hợp nguyên vật liêu. Khi xuất kho, kế toán căn cứ vào chứng từ, phiếu xuất kho ghi: Nợ TK 621, 627 . Có TK 152 Trong tháng nếu sử dụng không hết số vật liệu đó thì kế toán kết hợp với thủ kho để hạch toán chính xác chi phí vật liệu tính vào chi phí sản xuất trong tháng xác định số vật liệu xuất dùng không hết còn lại cuối kỳ ở mỗi công trình, đội sản xuất thông qua báo cáo tồn kho. Kế toán tiến hành định khoản: Nợ TK 152 Có TK 621,627 Việc ghi chép như vậy sẽ đảm bảo tính xác thực thuận lợi cho việc đối chiếu giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, nâng cao chức năng của kế toán. Như đã biết, NVL chiếm giá trị lớn trong chi phí sản xuất cần được theo dõi chặt chẽ, hiện tại việc hạch toán chi phí NVL ở công ty chỉ thể hiện trên các sổ kế toán, gây khó khăn cho việc tổng hợp số liệu tính toán chi phí vật liệu cho mỗi công trình làm giảm khả năng thông tin tổng hợp nhanh chóng tới cấp quản lý. Để đảm bảo tăng cường quản lý, thuận lợi trong đối chiếu sổ sách xác định được chi phí NVL vào các mục đích nhu cầu khác nhau mà trên sổ chứng 8 SV: Trịnh Thị Hồng Lê C9KT1 8 Chuyên đề thực tập PGS.TS Nghiêm Văn Lợi từ ghi sổ, sổ cái tài khoản khó có thể tổng hợp khái quát được công ty nên lập bảng phân bổ nguyên vật liệu công cụ dụng cụ. Cơ sở để lập bảng phân bổ NVL là các chứng từ xuất kho vật liệu. Các chứng từ này được tập hợp và phân loại riêng cho từng đối tượng sử dụng cụ thể kết cấu và nội dung chủ yếu của bảng phân bổ: Cột dọc phản ánh các loại nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ, dòng ngang phản ánh các đối tượng sử dụng. Giá trị vật liệu xuất kho trong kỳ theo giá thành thực tế phản ánh trong bảng phân bổ NVL theo từng đối tượng tập hợp, sử dụng dùng làm căn cứ để ghi vào sổ kế toán liên quan (sổ kế toán chi tiết, sổ chứng từ ghi sổ) đồng thời sử dụng để tính giá thành trong kỳ. Mẫu biểu bảng phân bổ được sử dụng như sau: BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng .năm . Ghi Có TK Ghi Nợ TK TK 152 TK 1521 TK 1522 TK 1523 . ∑ TK 152 HT TT HT TT HT TT HT TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1.TK 621- CPNVLTT 2.TK 627- CPSXC 3.TK154-CFSXKDDD 9 SV: Trịnh Thị Hồng Lê C9KT1 9 Chuyên đề thực tập PGS.TS Nghiêm Văn Lợi 4.TK641 - CFBH 5. TK642- CFQLDN 6. TK142 –CFTT 7.TK335- CFPT 8.TK241- XDCBDD NGƯỜI LẬP Ngày .tháng năm KẾ TOÁN TRƯỞNG 10 SV: Trịnh Thị Hồng Lê C9KT1 10 [...]... KẾT LUẬN Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu được của quá trình sản xuất xây dựng thi công công trình trong các doanh nghiệp xây lắp Chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, do đó công tác tổ chức quản lý và hạch toán nguyên vật liệu là một nội dụng quan trọng của công tác quản lý kinh tế, quản lý tốt nguyên vật liệu, sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp... nhỏ trong việc giảm giá thành công trình, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Vì vậy em đã chọn và nghiên cứu chuyên đề : " Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty 17 - Tổng công ty xâ y dựng Trường sơn” Công tác quản lý hạch toán nguyên vật liệu là công tác phức tạp, trong điều kiện thời gian nghiên cứu và sự hiểu biết có hạn, chuyên đề này mới chỉ đi vào nghiên cứu tìm hiểu một số vấn đề chủ yếu Qua đó đã... cố gắng của công ty đồng thời cũng nêu nên một số tồn tại trong quản lý hạch toán nguyên vật liệu của công ty và cũng đề ra một số ý kiến nhằm khắc phục những tồn tại đó Do thời gian thực tập và tìm hiểu thực tế không dài, trình độ lý luận và thực tiễn còn hạn chế nên chuyên đề này không tránh khỏi những sai sót Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo trong khoa Kế toán - Đại... X· Héi Qua đây em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo PGS.TS Nghiêm Văn Lợi và các chú, các anh, các chị ở phòng Kế toán - Tài chính tại Công ty 11 SV: Trịnh Thị Hồng Lê 11 C9KT1 Chuyên đề thực tập PGS.TS Nghiêm Văn Lợi 17 - Tổng công ty xây dựng Trường sơn đã nhiệt tình giúp đỡ em trong việc hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này Th¸ng 5 n¨m 2008 Sinh viªn Trịnh Thị Hồng Lê 12 SV: Trịnh Thị Hồng . MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NGUYÊN VậT LIÊU TẠI CÔNG TY 17 I. Đánh giá chung công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liêu tại Công ty 17: . số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty 17. 1. Lập sổ danh điểm vật liệu. Để phục vụ cho nhu cầu quản lý nguyên vật liệu, tránh