NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 1. Những vấn đề cơ bản về văn phòng 1.1. Khái niệm văn phòng Văn phòng thường được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau và ở mỗi quốc gia trong từng thời kỳ lịch sử cùng với sự phát triển kinh tế - xã hội, sự tiến bộ của khoa học quản lý, cách hiểu về văn phòng cũng có sự thay đổi và phát triển. Khi nhìn vào công việc hàng ngày của văn phòng ở mỗi cơ quan, tổ chức người ta thường nghĩ đến một bộ phận chỉ làm những công việc liên quan đến công tác văn thư, văn phòng thiên về việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại công văn, giấy tờ, con dấu, giải quyết các công việc hành chính hàng ngày hoặc văn phòng là nơi làm công việc phục vụ, hậu cần, bảo vệ… Bên cạnh đó, văn phòng thường gắn với một địa điểm cụ thể nên văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc, là địa điểm giao tiếp, đối nội, đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp. Ví dụ như: Văn phòng Công ty, Văn phòng UBND, Văn phòng trường… Văn phòng còn được gọi là phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo hoặc phòng làm việc của một số cá nhân có chức danh được pháp luật thừa nhận với tên gọi như: Văn phòng Giám đốc, Văn phòng Nghị sĩ, Văn phòng Luật sư, Văn phòng Kiến trúc sư… Trong các cơ quan, doanh nghiệp, văn phòng được hiểu như một bộ máy tham mưu, tổng hợp quan trọng, một cánh tay đắc lực phục vụ việc điều hành của lãnh đạo. Đôi khi văn phòng còn phản ánh sự kết hợp của các phòng ban khác nhau như: phòng Hành chính-Kế toán, phòng Hành chính tổng hợp, phòng Tổ chức – Hành chính… Cấc văn phòng này thực hiện chức năng khái quát của các đơn vị hỗ trợ, phục vụ điều hành cho toàn cơ quan, doanh nghiệp. Nói theo cách khác thì văn phòng là hình bóng thu nhỏ của cơ quan, doanh nghiệp như các văn phòng đại diện của tổ chức, doanh nghiệp tại các địa phương, vùng, khu vực hay ở nước ngoài. Theo cuốn Quản trị Hành chính văn phòng - NXB Thống kê năm 2008 định nghĩa về văn phòng theo nghĩa chung nhất như sau: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp”. 1.2. Chức năng của văn phòng Từ lý luận và thực tiễn cho thấy văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin, phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo. Do đó, văn phòng có 2 nhóm chức năng cơ bản đó là: - Nhóm chức năng tham mưu, tổng hợp; - Nhóm chức năng hậu cần 1.2.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp Cùng với quá trình cải cách hành chính, đổi mới tổ chức và hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp chức năng tham mưu, tổng hợp của văn phòng ngày càng được đặt ra như chức năng cơ bản nhất của văn phòng, đây là hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Trong đó, nội dung của công tác tham mưu là các hoạt động tham vấn của công tác văn phòng. Còn nội dung của công tác tổng hợp là các hoạt động thống kê, xử lý thông tin dữ liệu phục vụ thiêt thực cho hoạt động quản lý. Người lãnh đạo muốn có được những quyết định đúng đắn, khoa học thì không thể chỉ dựa vào ý chí chủ quan của mình mà còn phải xét đến những yếu tố khách quan như ý kiến tham gia của các cấp quản lý, những người trợ giúp. Do đó, đòi hỏi cần phải có một lực lượng trợ giúp lãnh đạo trước hết là công tác tham mưu tổng hợp. Tham mưu để nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý đạt hiệu quả cao nhất. Mặt khác, kết quả tham vấn xuất phát từ việc thu thập, phân tích, tổng hợp, xử lý khoa học đầy đủ, chính xác những thông tin đầu vào, thông tin đầu ra kể cả những thông tin phản hồi mà văn phòng thu thập được. Và để có những thông tin mang tính chuyên sâu thì bộ phận tham mưu của văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ trong cơ quan, doanh nghiệp mình tập hợp thành hệ thống thốmg nhất đề xuất với lãnh đạo những phương án hoạt động tổng hợp. Như vậy, tham mưu cần có sự tổng hợp và tổng hợp để tham mưu. Đồng thời văn phòng có chức năng giúp lãnh đạo điều hoà, phối hợp các hoạt động chung trong cơ quan, doanh nghiệp mình một cách nhịp nhàng và khoa học. 1.2.2. Chức năng hậu cần Hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị, công cụ, dụng cụ…văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các điều kiện vật chất đó để đảm bảo sử dụng có hiệu quả nhất. Điều kiện đảm bảo cho quá trình hoạt động, phát triển cơ quan, doanh nghiệp chính là các yếu tố vật chất, kinh phí. Song cần phải có công tác quản lý các điều kiện này một cách khoa học. Do đó mục tiêu cụ thể của văn phòng ở chức năng này là ngày càng sử dụng hiệu quả, tiết kiệm và theo xu hướng xã hội hoá các hoạt động phục vụ. Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua 2 chức năng quan trọng trên. Hai chức năng này vừa tồn tại độc lập vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. 1.3. Nhiệm vụ của văn phòng Từ các chức năng trên văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây: theo cuốn Quản trị Hành chính văn phòng - NXB Thống kê năm 2008) 1 - Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, doanh nghiệp. Mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều có nhiều kế hoạch do các bộ phận, phòng ban khách nhau xây dựng nhằm thực hiện mục tiêu, định hướng phát triển cơ quan, doanh nghiệp. Văn phòng chính là một bộ phận tổng hợp thành kế hoạch tổng thể cho cơ quan, doanh nghiệp và đôn đốc các bộ phận, phòng ban thực hiện theo chương trình, kế hoạch đó, ví dụ như: kế hoạch sản xuất, kế hoạch đào tạo, kế hoạch đầu tư, kế hoạch tài chính… Qua kế hoạch tổng thể mà văn phòng tổng hợp đôn đốc thực hiện thì các bộ phận, phòng ban chức năng của cơ quan, doanh nghiệp sẽ được kết nối mật thiết và hoạt động đồng bộ hơn, phối hợp tốt trong công việc. Mặt khác, văn phòng phải trực tiếp xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, hàng tuần cho chính văn phòng và cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực hiện kế hoạch đó. Việc lập kế hoạch này hết sức quan trọng vì sẽ tránh được tình trạng bị lôi kéo của công việc hàng ngày mà làm ảnh hưởng đến những chương trình cần thiết hơn. Trong quá trình lập kế hoạch quý, 6 tháng, tháng thì văn phòng phải thường xuyên tổng kết đưa ra những việc đã làm, chưa làm để có biện pháp bổ sung kịp thời. Do đó kế hoạch luôn phải được lập đầu tiên. 2 - Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin. Thông tin có nhiều loại như: thông tin kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội, thông tin nội bộ, thông tin bên ngoài, thông tin phản hồi…nhưng mỗi cơ quan, doanh nghiệp cũng cần phải có những yêu cầu cơ bản về thông tin. Bởi vì thông tin là nguồn, là căn cứ để lãnh đạo đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác. Mà thông tin lại có nhiều loại, trong khi lãnh đạo không thể tự thu thập, xử lý tất cả mọi thông tin nên cần có bộ phận trợ giúp, đó chính là văn phòng. Văn phòng là cửa sổ, là bộ lọc thông tin vì tất cả các thông tin đến, đi đều được thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng. Văn phòng sẽ phân loại thông tin theo các kênh thích hợp để chuyển tải và lưu trữ. Hoạt động này có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp, bởi vì có liên quan đến sự thành bại, liên quan đến hoạt động không những của văn phòng mà còn cả cơ quan, doanh nghiệp nên văn phòng cần phải tuân thủ nghiêm ngặt những quy định về văn thư, lưu trữ trong quản lý thông tin. Công tác thông tin của văn phòng phải được cập nhật và tổng hợp được tình hình hoạt động hàng ngày, hàng tuần trên tất cả các lĩnh vực của cơ quan, doanh nghiệp, của nghành, lĩnh vực hoạt động kinh doanh để kịp thời báo cáo cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo quyết định các chủ trương, biện pháp lớn nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, doanh nghiệp mình và tổng hợp báo cáo định kỳ lên cơ quan cấp trên hoặc công khai trong cơ quan, doanh nghiệp mình. Khi thông tin được thu thập kịp thời, đầy đủ, chính xác, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý sẽ giúp cho lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp giải quyết công việc hàng ngày, điều hoà, phối hợp với các cơ quan hữu quan giải quyết kịp thời có hiệu quả những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, doanh nghiệp mình 3 - Soạn thảo, phát hành và quản lý văn bản Văn bản là phương tiện ghi tin, chuyển tin hữu hiệu và chính xác. Thông tin trong văn bản gồm có các thông tin về chính trị, kinh tế, xã hội, pháp luật, chuyên môn… Các cơ quan, doanh nghiệp sử dụng văn bản như một phương tiện hữu hiệu để thực hiện và truyền đạt các quyết định quản lý. Tuy vậy công việc soạn thảo, ban hành, xử lý và lưu trữ văn bản trong nhiều cơ quan, doanh nghiệp còn bộc lộ nhiều sai sót cả về nội dung và hình thức. Hiện nay đã có Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996, được bổ sung, sửa đổi năm 2002 và các văn bản dưới luật hướng dẫn thống nhất việc soạn thảo và ban hành văn bản như Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ và Văn Phòng Chính Phủ. Văn phòng là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong công việc trợ giúp lãnh đạo về công tác tổ chức giải quyết và quản lý văn bản; soạn thảo và ban hành văn bản đúng thẩm quyền, đúng trình tự thủ tục, thực hiện các yêu cầu về nội dung, thể thức văn bản. Do đó van phòng phải nắm vững thông tin đầu vào, xử lý và sử dụng thông tin, thực hiện soạn thảo văn bản, đây là nhiệm vụ quan trọng của văn phòng. Việc tổ chức lưu trữ thông tin, văn bản là biện pháp trợ giúp đắc lực cho hoạt động của người làm công tác quản lý. Công việc này gồm có phân loại, chọn lọc, đánh giá, sắp xếp thông tin một cách có hệ thống theo những phương pháp khoa học để bảo quản an toàn và phục vụ việc tra cứu, khai thác sử dụng phục vụ các nhu cầu khác nhau. Công tác lưu trữ thông tin, văn bản được tổ chức tốt còn là việc đảm bảo an toàn, bí mật thông tin theo quy định. 4 - Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại. Văn phòng là bộ mặt của cơ quan, doanh nghiệp, vì vậy việc tổ chức các phòng làm việc, tiếp khách và sắp xếp từng người phù hợp với từng loại công việc là rất quan trọng. Mức độ giao tiếp rộng hay hẹp, nhiều hay ít tuỳ thuộc vào mức độ hoạt động quản lý của mỗi cơ quan nhưng chủ yếu diễn ra tại văn phòng và do văn phòng tổ chức. Đây là công việc đầu tiên của cơ quan, doanh nghiệp khi giao lưu, giao tiếp, hợp tác kinh doanh, vì vậy nếu tổ chức tốt hoạt động này thi cơ quan, doanh nghiệp đó sẽ tạo được ấn tượng ban đầu tốt đẹp và có thiện cảm với khách hàng, đối tác. Thấy được tầm quan trọng của hoạt động này thì mỗi cơ quan, doanh nghiệp cần chú ý, quan tâm hơn để luôn tạo dựng được ấn tượng tốt với các đối tác, khách hàng. Để có được thành công này thì công việc lễ tân, tiếp khách vừa phải đảm bảo trang trọng, văn minh lịch sự vừa phải đảm bảo tiết kiệm, thực thi đúng chế độ. 5 - Xây dựng củng cố bộ máy văn phòng và duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng. Văn phòng phải xây dựng được một cơ cấu tổ chức thích hợp, năng động, hiệu quả và hướng tới mục tiêu hiện đại hoá công tác văn phòng. Việc chăm lo, bồi dưỡng cho cán bộ văn phòng có năng lực, trình độ am hiểu kỹ thuật và nghiệp vụ hành chính là nhiệm vụ cấp bách đối với các cơ quan, doanh nghiệp. Việc củng cố bộ máy văn phòng phải được diễn ra trên cả góc độ quản lý và đảm bảo tính hiện đại của văn phòng. Nhất là khi công nghệ thông tin ngày càng phát triển như hiện nay đòi hỏi các doanh nghiệp phải nỗ lực, cố gắng để kịp với tốc độ phát triển xã hội nói chung nhưng cũng phải phù hợp với sự phát triển của cơ quan, doanh nghiệp mình. Văn phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục trong các lĩnh vực đối nội, đối ngoại, an ninh trật tự và bảo quản tài sản của cơ quan, doanh nghiệp, như vậy hoạt động của văn phòng khác với hoạt động chuyên môn của cơ quan, doanh nghiệp. Văn phòng phải có một bộ phận làm việc liên tục 24/24 giờ, ngay cả khi doanh nghiệp ngừng hoạt động hoặc trong những ngày nghỉ cuối tuần, nghỉ lễ tết thì vẫn phải đảm bảo an ninh trật tự và thông tin luôn được thông suốt. Ngoài ra, hoạt động của văn phòng gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và các phòng ban, đơn vị khác thông qua chức năng tham mưu, hậu cần đồng thời cũng gắn với hoạt động của các bộ phận, phòng ban này thông qua việc kiểm tra, đôn đốc thực hiện. Vậy nên để duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng cần có sự phối hợp đồng bộ, mật thiết của các bộ phận, phòng ban chuyên môn trong cơ quan, doanh nghiệp. 6 - Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư, tài sản của cơ quan, doanh nghiệp. Đây là nhiệm vụ mang tính đặc thù của văn phòng. Làm tốt công tác hậu cần, văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả của cơ quan, doanh nghiệp. Việc lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua săm trang thiết bị hiện đại, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp và lập kế hoạch tài chính mới theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp. Đảm bảo cả về vật chất và kinh phí chính là đảm bảo việc diễn ra các hoạt động trong cơ quan, doanh nghiệp. Sử dụng một cách có hiệu quả và tiết kiệm có ảnh hưởng trực tiếp đến chính hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đó nên cần có sự quản lý chặt chẽ, khoa học. Do đó các cơ quan, doanh nghiệp cần tạo điều kiện thuận lợi cho văn phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. 7 - Đảm bảo an toàn cho cơ quan, doanh nghiệp và công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ cán bộ, nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp. Đảm bảo an ninh, trật tự an toàn trong cơ quan, doanh nghiệp là nhiệm vụ quan trọng của văn phòng. Công tác đảm bảo an toàn gồm các nội dung sau: + Bảo vệ sức khoẻ, đảm bảo an toàn lao độngcho người lao động theo quy định đối với từng chức danh nghề nghiệp; + Đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh, an toàn điều kiện môi trường nơi làm việc; + Đảm bảo an toàn về tài sản: phòng chống cháy, nổ, đảm bảo an toàn cho các trang thiết bị; + Đảm bảo an ninh trật tự: thường trực, bảo vệ, tuần tra, canh gác cơ quan trong và ngoài giờ làm việc; kiểm tra và vận hành hệ thống bảo vệ; + Đảm bảo độ an toàn của các phương tiện giao thông vận tải; + Phối hợp, liên kết với địa phương và liên cơ quan, doanh nghiệp trong bảo vệ trật tự an toàn xã hội. Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của công tác văn phòng để phục vụ yêu cầu chung nhằm đạt được mục tiêu của cơ quan, doanh nghiệp một cách có hiệu quả nhất. Tuy nhiên, do đặc trưng, tính chất hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp khác nhau mà văn phòng có những nhiệm vụ khác phù hợp với hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đó. 1.4. Vai trò của văn phòng Vai trò của văn phòng được thể hiện qua việc thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của nó.(theo cuốn Giáo trình Thư ký lãnh đạo trong cơ quan, tổ chức - Học viện Hành chính, xuất bản năm 2008) Trước hết, hoạt động văn phòng là một khâu quan trọng trong dây chuyền hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp, là trung tâm thực hiện quá trình quản lý diều hành của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Nếu văn phòng không làm việc thì cả hệ thống đó cũng ngừng hoạt động. Văn phòng làm trung gian giữa lãnh đạo với các bộ phận, phòng ban trong cơ quan, doanh nghiệp và là nơi chuyển giao tất cả các công việc của một cá nhân trong cơ quan, doanh nghiệp mang đến cho lãnh đạo. Văn phòng được ví là cửa ngõ của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, bởi vì trong mỗi tổ chức này luôn có các mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, đến và văn bản nội bộ. Mặt khác, văn phòng cũng được ví như là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp nói chung, các nhà lãnh đạo nói riêng. Mọi vấn đề về hậu cần chỉ có văn phòng thực hiện từ sửa chữa bàn ghế, thay bóng điện,…. đến mua sắm các máy móc, trang thiết bị … cũng đều do văn phòng làm cả. Với nhiệm vụ là đầu mối thu nhận và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo, văn phòng cung cấp những căn cứ khoa học cho việc ban hành quyết định quản lý, bảo đảm cho hoạt động thống nhất, liên tục, kịp thời của cơ quan, doanh nghiệp theo đúng các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Bên cạnh đó, văn phòng còn là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ nhất là mối quan hệ đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp. Ví dụ về hoạt động này đó là văn phòng lo vé máy bay cho cán bộ cơ quan đi công tác; chuẩn bị xe đưa đón khách; chuẩn bị chỗ nghỉ cho khách… 1.1.5. Những yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động văn phòng (Theo cuốn Giáo trình Thư ký lãnh đạo trong cơ quan, tổ chức - Học viện hành chính, xuất bản năm 2008) 1.1.5.1. Môi trường bên trong tổ chức Các yếu tố thuộc môi trường bên trong tổ chức gồm có: tổ chức, nguồn nhân lực, cơ chế hoạt động văn phòng, điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật. + Cơ cấu tổ chức: Hoạt động của văn phòng trước hết phụ thuộc và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, doanh nghiệp, phạm vi ảnh hưởng, đối tượng điều chỉnh, các mối quan hệ, nghĩa vụ và quyền lợi mà cơ quan, doanh nghiệp đó tham gia. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cũng có thể được quy định bởi cơ quan cấp trên một cấp hoặc do cấp trên trực tiếp quy định. Các điều kiện trên quy định quy mô và tính chất hoạt động của mỗi văn phòng. Các quy định đó cùng với các chế độ, chính sách khác của Nhà nước cũng tạo ra khung pháp lý cần thiết cho hoạt động của văn phòng. Cùng trong yếu tố tổ chức này, hoạt động văn phòng chịu ảnh hưởng trong mối quan hệ tương tác với các phòng ban, bộ phận khác trong cơ quan, doanh nghiệp. + Đội ngũ nhân sự: Trong quá trình chuyển đổi cơ chế quản lý hiện nay, con người có ý nghĩa rất to lớn đối với hoạt động của công tác văn phòng. Yếu tố này ngày càng có vai trò quan trọng hơn vì trong thời gian qua việc đào tạo nguồn nhân lực cho công tác văn phòng không được coi trọng, thậm chí văn phòng là nơi dồn dịch những người dôi dư, khó sắp xếp ở các bộ phận khác trong cơ quan. Mặt khác, cơ cấu lao động văn phòng hiện đang thay đổi mạnh mẽ do những quy đinh mới của Nhà nước. Việc áp dụng những biện pháp quản lý mới như khoán chi, giao quyền tự chủ cho cơ sở, thực hiện cơ chế khoán… Tóm lại, yếu tố con người rất quan trọng, bởi liên quan đến việc tổ chức quản lý, điều hành, khả năng lãnh đạo, ý thức làm việc của bộ máy văn phòng. Nếu không có yếu tố này hoặc yếu tố này hoạt động không tốt thì văn phòng ngừng hoặc làm việc kém hiệu quả. Khai thác tốt yếu tố này với năng lực, nghệ thuật quản lý điều hành sẽ giúp cho hoạt động của văn phòng diễn ra thường xuyên, có hiệu quả, tăng tính sáng tạo, tiết kiệm chi phí…Ngược lại, sẽ kìm hãm, bế tắc trong các hoạt động của văn phòng. Do đó, đòi hỏi người lãnh đạo phải biết điều hành tổ chức, quản lý tốt bộ máy văn phòng và đòi hỏi nhân viên là những người có kỹ năng chuyên môn, ý thức trách nhiệm cao…thì sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. + Cơ chế hoạt động của văn phòng: Cơ chế hoạt động văn phòng của các cơ quan, doanh nghiệp hiện nay đang có nhiều cải tiến. Vai trò của văn phòng ngày càng được đánh giá đầy đủ và rõ ràng hơn. Sự ràng buộc trách nhiệm giữa văn phòng với các phòng ban chuyên môn ngày càng được củng cố. Văn phòng ngày càng có trách nhiệm hơn trong việc liên kết phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận trong cơ quan, doanh nghiệp, có vai trò ngày càng quan trọng trong thực hiện các quy chế công khai, dân chủ, chống lãng phí và chống tham nhũng. + Cơ sở vật chất kỹ thuật: Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng được đảm bảo giúp truyền tải và thực hiện các quyết định quản lý của lãnh đạo, có ảnh hưởng trực tiếp tới năng xuất lao động, chất lượng công việc, tác động dến quá trình quản lý điều hành của các nhà lãnh đạo. Yêu cầu đặt ra đối với yếu tố này là luôn đầy đủ về số lượng, phù hợp với nhu cầu quản lý, sản xuất kinh doanh, phải đảm bảo tính hiện đại hoá trang thiết bị và người lãnh đạo phải kết hợp bố trí, sắp xếp khoa học, hợp lý tạo tính thẩm mỹ, tránh thất thoát, lãng phí. 1.1.5.2. Môi trường bên ngoài Các yếu tố ảnh hưởng từ môi trường bên ngoài gồm: yếu tố chính sách, pháp luật, kinh tế-xã hội. + Chính sách, pháp luật: Chính sách, pháp luật trực tiếp ảnh hưởng đến sự tồn tại, phát triển của cơ quan, doanh nghiệp vì mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều hoạt động dựa trên sự quản lý của Nhà nước bằng các quy định, pháp luật do Nhà nước ban hành. Những chính sách, quy định của Nhà nước về văn phòng là hành lang pháp ly chung, là căn cứ để văn phòng xây dựng nội quy, quy chế hoạt động. Những chính sách này đầy đủ, phù hợp và có hiệu lực thi hành cao sẽ tạo thuận lợi cho quá trình tổ chức hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng. Bên cạnh đó, hệ thống chính sách của mỗi doanh nghiệp phải luôn hoàn chỉnh cho phù hợp với tình hình phát triển mỗi thời kỳ và có tính khả thi cao là điều kiện để công tác văn phòng thực hiện có hiệu quả hơn. + Kinh tế - xã hội: Mọi doanh nghiệp đều phải vận hành hoạt động theo các quy luật kinh tế, xã hội vì các quy luật đó có tác động rất lớn đến hoạt động của doanh nghiệp và cả hoạt động của văn phòng. Nếu thị trường và chính sách kinh tế thuận lợi sẽ khuyến khích các doanh nghiệp tăng cường đầu tư, hiện đại hoá trang thiết bị trong doanh nghiệp. Ngoài ra, môi trường kinh tế, xã hội ổn định, phát triển còn góp phần cải tạo tự nhiên, xã hội tạo môi trường kinh tế lành mạnh. Hơn nữa, sự tăng trưởng, phát triển kinh tế đất nước, khu vực và cả thế giới đều có ảnh hưởng rất lớn tới sự phát triển của doanh nghiệp. Đây vừa là cơ hội vừa là thách thức đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng nâng cao, tự đổi mới và có bước đi đúng hướng trong đó hoạt động văn phòng cũng được quan tâm, cải tiến cho phù hợp với xu thế phát triển hiện nay. Như vậy, với sự tác động của các yếu tố trên đều ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Vì vậy, cần vận dụng những điều kiện thuận lợi, tác động tích cực, hạn chế những ảnh hưởng tiêu cực để hoạt động của doanh nghiệp cũng như hoạt động văn phòng đạt được hiệu quả tốt nhất mà vẫn tiết kiệm chi phí hoạt động. 1.2. Những vấn đề cơ bản về quản trị văn phòng 1.2.1. Khái niệm quản trị văn phòng Theo bài giảng môn Quản trị văn phòng của ThS.Trần Thị Ngà - giảng viên trường Học viện Hành chính, để có khái niệm quản trị văn phòng trước tiên làm rõ khái niệm quản trị. Có một số khái niệm về quản trị như sau: - Quản trị là quá trình hoàn thành công việc thông qua người khác. [...]... trang thiết bị và từng bước hiện đại hoá công tác văn phòng nhằm khẳng định vai trò của văn phòng đối với hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp 1.2.3 Vai trò của quản trị văn phòng đối với cơ quan, doanh nghiệp Việc tổ chức và quản lý văn phòng thể hiện qua cách bố trí khoa học, phù hợp với từng cơ quan, doanh nghiệp, cách sắp xếp nhân sự hợp lý, cách quản lý điều hành của người lãnh đạo văn phòng để mọi... của nhà quản trị Vậy quản trị văn phòng là quá trình tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể đến các đối tượng trong văn phòng nhằm đạt mục tiêu đã xác định 1.2.2 Mục tiêu quản trị văn phòng - Quản trị văn phòng hướng tới mục tiêu là khẳng định và nâng cao uy tín người lãnh đạo trong cơ quan, doanh nghiệp, làm cho nhân viên hiểu và thực hiện đúng nội quy, quy chế của cơ quan, doanh nghiệp Đồng... hoạt động của văn phòng được diễn ra liên tục Hiệu quả sự quản lý điều hành của lãnh đạo đối với nhân viên trong phòng và sử dụng tối đa các nguồn lực có sẵn trong văn phòng có vai trò quan trọng quyết đinh tới hiệu quả hoạt động cũng như sự phát triển của cơ quan, doanh nghiệp Do đó, vai trò của quản trị văn phòng được thể hiện như sau: - Cách thức bố trí và tổ chức làm việc trong văn phòng hợp lý,... lại, quản trị là quá trình điều hành, phối hợp các yếu tố có trong tổ chức để thực hiện chức năng, nhiệm vụ cụ thể được giao nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức Để thực hiện tốt vai trò của mình, văn phòng không chỉ được thừa nhận tồn tại chính thức trong mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mà cần được quản trị một cách khoa học để duy trì và phát triển văn phòngtheo yêu cầu của nhà quản trị Vậy quản trị. ..- Quản trị là hoạch định, tổ chức, bố trí nhân sự, kiểm soát công việc để đạt được mục tiêu đã đề ra của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp - Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên của một tổ chức thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được mục tiêu mà cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đã đề ra - Quản trị là một nghệ thuật hoàn thành mục... sẽ giúp lãnh đạo dễ dàng quản lý, theo dõi, kiểm tra công việc và để kịp thời khắc phục những tình huống không lường trước xảy ra ngoài dự kiến Hiệu quả cách quản lý điều hành của lãnh đạo có phù hợp, khoa học không chính là việc thông qua các bản kế hoạch, báo cáo, phiếu nhận xét, trắc nghiệm, các thông tin phản hồi với sự trợ giúp của bộ phận văn phòng Ngoài ra, công tác văn phòng còn làm gắn kết mối... là lợi thế cho việc tồn tại và phàt triển của doanh nghiệp Mà để làm được điều này điều này, phần lớn phụ thuộc vào việc quản lý điều hành, tổ chức thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của văn phòng - Đảm bảo việc sử dụng các nguồn lực khoa học, hợp lý sẽ phát huy được tiềm năng thế mạnh của mỗi cá nhân, nâng cao năng suất lao động và tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng Và việc sắp xếp, bố trí hợp... kết trong văn phòng - Làm giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong việc tiếp nhận, xử lý, truyền tải thông tin phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp Vì lợi thế về thông tin góp phần quyết định đến sự thành công trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Từ việc tiếp nhận, quản lý thông tin một cách khoa học, phân tích thông tin, truyền tải thông tin chính xác, kịp thời đều là lợi... công việc - Tổ chức quản lý hệ thống thông tin trong cơ quan, doanh nghiệp một cách khoa học để sử dụng tối đa lợi thế mà các nguồn thông tin mang lại - Xây dựng nét văn hoá công sở hiện đại, lịch sự phát huy tinh thần làm việc tập thể, đề cao tinh thần tự giác của mỗi cá nhân để mang lại hiệu quả cao nhất cho hoạt động văn phòng - Xây dựng nội quy, quy chế hoạt động mang tính khoa học và chuyên nghiệp... tinh thần làm việc hăng say và phát huy tinh thần làm việc tập thể của mọi người - Tiết kiệm chi phí và quản lý chi tiêu, tận dụng tối đa mọi nguồn lực cả con người và các trang thiết bị trong cơ quan, doanh nghiệp thông qua các nội quy, quy chế hoạt động - Xây dựng môi trường văn hoá công sở có tính tích cực, cho phép tạo được dấu ấn, diện mạo tốt đẹp với mọi người bên ngoài và có ảnh hưởng tích cực . NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 1. Những vấn đề cơ bản về văn phòng 1.1. Khái niệm văn phòng Văn phòng thường được. văn phòng đạt được hiệu quả tốt nhất mà vẫn tiết kiệm chi phí hoạt động. 1.2. Những vấn đề cơ bản về quản trị văn phòng 1.2.1. Khái niệm quản trị văn phòng