NỘI DUNG VỀ QUẢN TRỊ HỌC * Khái niệm quản trị học Quản trị là một thuật ngữ có nhiều định nghĩa khác nhau, tuỳ từng tác giả nghiên cứu. Chẳng hạn, theo như James H.Donnelly, James L.Gibson: « Quản trị là một quá trình do một hoặc nhiều người thực hiện, nhằm phối hợp những hoạt động của những người khác để đạt được kết quả mà một người hành động riêng rẽ không thể nào đạt được » Theo lý thuyết hành vi định nghĩa: « Quản trị là hoàn thành công việc thông qua con người » Có ý kiến lại cho rằng: « Quản trị là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các nguồn lực và hoạt động của tổ chức nhằm đạt được mục đích của tổ chức với kết quả và hiệu quả cao trong điều kiện môi trường luôn biến động » Nói một cách tổng quát, Quản trị là hoạt động cần thiết phải thực hiện khi con người kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu chung. * Vai trò của quản trị Để tồn tại và phát triển, con người không thể hoạt động riêng rẽ mà cần có sự phối hợp của các cá nhân để đạt được những mục tiêu chung. Xuất phát từ điều đó, quản trị đóng một vai trò to lớn trong việc đạt được những mục tiêu đó trong tổ chức. Quản trị giúp cho các thành viên thấy rõ được mục tiêu và hướng đi của mỗi cá nhân, giúp cho tổ chức thực hiện được sứ mệnh của mình, đây là yếu tố quan trọng nhất của một con người trong tổ chức. Quản trị giúp cho tổ chức đối phó được với những cơ hội và thách thức từ môi trường, tạo điều kiện cho tổ chức thích nghi được với môi trường, nắm bắt được tốt hơn các cơ hội và giảm bớt được các tiêu cực mà môi trường ấy mang lại. Chính vì vai trò hết sức to lớn của hoạt động quản trị, mà nó đòi hỏi trong bất cứ tổ chức nào cũng cần thiết phải có. Ví như câu nói của C.Mac: « Một nghệ sĩ chơi đàn thì tự điều khiển mình, nhưng một dàn nhạc thì phải cần có người chỉ huy, người nhạc trưởng ». 1.1. Hệ thống kế hoạch của doanh nghiệp * Sự cần thiết của việc lập kế hoạch Khi nói về sự cần thiết về việc lập kế hoạch kinh doanh. Một câu nói nổi tiếng của các nhà kinh tế, các nhà quản lý cũng như các chủ doanh nghiệp là: "If business fails to plan, it plans to fail" (Nếu doanh nghiệp không lập kế hoạch, thì điều đó đồng nghĩa với lập kế hoạch cho sự thất bại). Câu nói này bao trùm tất cả mọi ý nghĩa của sự cần thiết phải lập kế hoạch kinh doanh. Nền kinh tế thị trường với những biến đổi mạnh mẽ không ngừng, trong đó môi trường cạnh tranh rất gay gắt, với sự tiến bộ của khoa học công nghệ dẫn đến công nghệ sản xuất nhanh chóng bị lạc hậu. Từ đó nó làm cho công tác quản lý doanh nghiệp càng trở nên phần khó khăn, phức tạp. Các doanh nghiệp luôn phải đối mặt với rủi ro của thị trường do vậy đòi hỏi các doanh nghiệp phải có chiến lược và kế hoạch để xác định những định hướng và mục tiêu trong tương lai. Không ngoại lệ, nhận thức được điều đó, công ty TNHH Mê Công Thái Lan cũng xây dựng cho mình một hệ thống kế hoạch cho mình. 1.1.1 . Hệ thống kế hoạch của doanh nghiệp và Quá trình xây dựng kế hoạch của doanh nghiệp * Cơ sở xây dựng kế hoạch của Công ty - Xuất phát từ nhu cầu thị trường thông qua các hợp đồng ký kết với khách hàng. - Năng lực hiện có của công ty: Tài chính, thiết bị, công nghệ, nhân lực. - Mục tiêu của công ty * Hệ thống kế hoạch của công ty Dựa trên những cơ sở ấy, hệ thống kế hoạch của công ty TNHH Mê Công Thái Lan được xây dựng bao gồm: + Kế hoạch tổ chức quản lý: Công ty hướng tới thiết lập một hệ thống tổ chức quản lý có khoa học, gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo được sự giám sát có hiệu quả và quản lý chặt chẽ từ ban lãng đạo đến các phòng ban. + Kế hoạch sản xuất: Sản phẩm mà công ty sản xuất ra luôn đảm bảo chất lượng, đáp ứng được các tiêu chuẩn của khách hàng đặt ra. + Kế hoạch Marketing: Sau năm năm đi vào hoạt động, công ty tiến hành kế hoạch marketing nhằm chiếm lĩnh và mở rộng thị trường, hình ảnh của công ty được biết đến rộng rãi trong tâm trí khách hàng. + Kế hoạch tài chính: Công ty sử dụng chủ yếu là nguồn vốn chủ sở hữu nên công tác lập kế hoạch tài chính rất quan trọng làm sao cho sử dụng hiệu quả nguồn vốn. Nguồn vốn vay được sử dụng ngày càng nhiều do công ty mở rộng quy mô sản xuất. Dựa vào thời gian có thể phân chia ra thành các loại kế hoạch của công ty: - Kế hoạch ngắn hạn: có thời gian thực hiện dưới 1 năm - Kế hoạch trung hạn: có thời gian thực hiện từ 1 – 5 năm - Kế hoạch dài hạn: có thời gian thực hiện trên 5 năm * Quá trình xây dựng kế hoạch của doanh nghiệp Công tác lập kế hoạch của công ty được thực hiện qua 6 bước: + Nghiên cứu và dự báo nhu cầu + Thiết lập các mục tiêu + Phân tích tiền đề + Xây dựng các phương án + Đánh giá các phương án + Lựa chọn phương án và ra quyết định Nghiên cứu và dự báo nhu cầu Thiết lập các mục tiêu Phân tích tiền đề Xây dựng các phương án Đánh giá các phương án Lựa chọn phương án và ra quyết định Sơ đồ 1: Các bước lập kế hoạch của công ty Bước 1: Nghiên cứu và dự báo. Nghiên cứu và dự báo là bước đầu tiên của công tác lập kế hoạch. Từ việc nắm bắt được cơ hội kinh doanh, công ty cần tiến hành công tác dự báo về các yếu tố tác động đến chính bản thân của công ty mình, vì thế dự báo là khâu quan trọng nhất, nó giúp cho doanh nghiệp mình dự trù được những gì trong tương lai mà doanh nghiệp ấy có thể gặp phải. Dự báo có tính chính xác càng cao sẽ giúp cho doanh nghiệp có lợi thế càng lớn so với các đối thủ cạnh tranh. Ngược lại, dự báo thiếu căn cứ dẫn tới thiếu tính chính xác sẽ khiến cho công ty xác định sai lầm đường đi nước bước, không định hình rõ hoặc sai lệch đi so với ý muốn và mục đích của công ty. Với công ty TNHH Mê Công Thái Lan, tiến hành công tác nghiên cứu và dự báo về môi trường kinh doanh của mình nhằm biết được: - Nhu cầu của khách hàng. - Giá cả. - Đối thủ cạnh tranh trong vùng. - Những chính sách mới có thể ảnh hưởng đến nghành nghề kinh doanh, ở đây là kinh doanh trang thiết bị trường học phục vụ cho nền giáo dục nước nhà. - Các yếu tố liên quan đến nguyên vật liệu đầu vào. - . Ngoài ra công ty cũng phân tích những nguồn lực mình có để phân tìm ra điểm mạnh điểm yếu của doanh nghiệp so với các đối thủ cạnh tranh nhằm phát huy những điểm mạnh của mình từ đó nâng cao vị thế cạnh tranh của công ty. Bước 2: Thiết lập các mục tiêu. Sau khi thực hiện công tác nghiên cứu và dự bào, công ty tiến hành thực hiện thiết lập các mục tiêu cho công ty mình. Có hai loại mục tiêu mà công ty hướng tới bao gồm: mục tiêu định tính và mục tiêu định lượng. Thông thường mục tiêu định lượng thường rõ ràng và dễ thực hiện hơn bởi nó là những con số, nhưng số liệu cụ thể. Công ty TNHH Mê Công Thái Lan đề ra mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận. Bên cạnh đó, với đặc thù sản xuất kinh doanh, công ty còn đưa ra mục tiêu phục vụ cho công tác phát triển nền giáo dục trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên và các tỉnh thành lân cận. Bước 3: Phát triển các tiền đề Tiền đề là những cơ sở để việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Đồng thời đây cũng là nhân tố giúp cho kế hoạch được thực hiện, các tiền đề của công ty thường là những yếu tố như: Qui mô của công ty, giá cả, sản phẩm, uy tín công ty trên thị trường. Nếu doanh nghiệp hay bất cứ tổ chức nào có sự thống nhất, đồng bọ trong việc phát triển các tiền đề sẽ giúp cho doanh nghiệp phát triển nhanh, mạnh và bền vững trong tương lai. Bước 4: Xây dựng các phương án Ở bước xây dựng phương án, yêu cầu nhà quản trị cần phải nghiên cứu và đưa ra các phương án hành động giúp cho công ty có thể hoàn thành các mục tiêu đề ra. Ở mỗi phương án cần phải có hai phần sau: Thứ nhất, xác định được giải pháp của kế hoạch là gì để trả lời cho câu hỏi làm gì để đạt được mục tiêu; Thứ hai,ác định được các công cụ và nguồn lực cần thiết để thực hiện mục tiêu. Mỗi phương án đều phải đề ra hướng đi, cách thức và phương thức thực hiện các công việc để tổ chức đạt được những mục tiêu chung. Bước 5: Đánh giá các phương án Đánh giá các phương án nhằm mục đích lựa chọn được những phương án tối ưu nhất trong hệ thống những phương án mà công ty đã đề ra để thực hiện được mục tiêu của tổ chức. Các tiêu chí dùng để đánh giá là phương án đạt được mục tiêu hiệu quả nhất của công ty có thể là tối đa hoá lợi nhuận, tối thiểu hoá chi phí hoặc là phương án giải quyết được cá vấn đề kinh tế xã hội. Công ty TNHH Mê Công Thái Lan, tiêu chí để ban lãnh đạo lựa chọn phương án để thực hiện là phương án sao cho tối đa hoá lợi nhuận tuy nhiên vẫn phục vụ được mục đích giúp thúc đẩy nền giáo dục của tỉnh nhà. Bước 6: Lựa chọn các phương án và ra quyết định Phương án được ban giám đốc lựa chọn là phương án tối ưu đã được đánh giá ở bước năm, phương án được lựa chọn sẽ được phổ biến cho tất cả các cán bộ công nhân viên của công ty và ban lãnh đạo có nhiệm vụ đề ra quyết định các phương án hành động nhằm phân bổ các nguồn lực cho việc thực hiện kế hoạch 1.1.2. Tìm hiểu và nhận diện chiến lược của doanh nghiệp Chiến lược được hiểu là tập hợp những quyết định và hành động kinh doanh hướng mục tiêu để các nguồn lực của doanh nghiệp đáp ứng được những cơ hội và thách thức từ bên ngoài Như vậy, theo định nghĩa này thì điểm đầu tiên của chiến lược kinh doanh có liên quan tới các mục tiêu của doanh nghiệp. Đó chính là điều mà các nhà quản trị thực sự quan tâm. Có điều những chiến lược kinh doanh khác nhau sẽ xác định những mục tiêu khác nhau tuỳ thuộc vào đặc điểm, thời kỳ kinh doanh của từng doanh nghiệp. Điểm thứ hai là chiến lược kinh doanh không phảỉ là những hành động riêng lẻ, đơn giản. Điều đó sẽ không dẫn tới một kết quả to lớn nào cho doanh nghiệp. Chiến lược kinh doanh phải là tập hợp các hành động và quyết định hành động liên quan chặt chẽ với nhau,nó cho phép liên kết và phối hợp các nguồn lực tập trung giải quyết một vấn đề cụ thể của doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Điểm thứ ba là chiến lược kinh doanh cần phải đánh giá đúng dược điểm mạnh, điểm yếu của mình kết hợp với những thời cơ và thách thức từ môi trường. Điểm cuối cùng là chiến lược kinh doanh phải tính đến lợi ích lâu dài và được xây dựng theo từng giai đoạn mà tại đó chiến lược đòi hỏi sự nỗ lực của các nguồn lực là khác nhau tuỳ thuộc vào yêu cầu của mục tiêu đề ra ở từng thời kỳ. * Sứ mệnh của công ty TNHH Mê Công Thái lan Trở thành công ty cung cấp thiết bị trường học, thiết bị điện tử điện lạnh mạnh về tiềm lực kinh tế, uy tín trong năng lực chuyên môn, khẳng định được chất lượng sản phẩm cung cấp, phục vụ chuyên nghiệp và tính đa dạng của các sản phẩm, dịch vụ do Công ty cung cấp. Hiệu quả đầu tư, sự hài lòng của khách hàng là phương châm hoạt động đem lại sự phát triển bền vững của công ty. * Phân Tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và nguy cơ đối với công ty Điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và nguy cơ của công ty được phân tích và tổng hợp qua bảng phân tích ma trận SWOT sau: - Cán bộ quản lý có trình độ và kinh nghiệm - Có trang thiết bị đồng bộ, chuyên dụng - Có uy tín trong lĩnh vực cung cấp trang thiết bị trường học - Cơ sở vật chất tốt Sự tăng trưởng của nền kinh tế Khoa học công nghệ phát triển Nước ta đầu tư ngày càng nhiều cho nền giáo dục Cơ hộiĐiểm mạnh - Marketing còn kém - Không có đội ngũ Marketing chuyên nghiệp - Một nhân viên kiêm rất nhiều việc -Trang thiết bị phục vụ cho việc vận chuyển còn ít - Số lượng các đối thủ cạnh tranh trong nghành nhiều - Giá nguyên vật liệu tăng - Chịu ảnh hưởng mạnh của giá nguyên vật liệu đầu vào. Điểm yếu Nguy cơ Xuất phát từ phân tích những điểm mạnh điểm yếu, cơ hội và nguy cơ của công ty, ban giám đốc đã đưa ra chiến lược phát triển cho công ty mình, cụ thể: Về thị trường: Công ty thường xuyên đẩy mạnh công tác chăm sóc và khảo sát thị trường, cử cán bộ về khảo sát trực tiếp đơn vị kế hoạch tư vấn sản phẩm theo nhu cầu của khách hàng. Công ty chủ động tiếp xúc trực tiếp tư vấn, giới thiệu sản phẩm cho khách hàng khi khách hàng yêu cầu đặt hàng của công ty. Về sản phẩm: Chất lượng sản phẩm và dịch vụ là mục tiêu hàng đầu của công ty. Tất cả các sản phẩm của công ty đều được kiểm tra cẩn thận nhằm phát hiện từ đó khắc phục những sai hỏng nhằm đảm bảo tốt nhất chất lượng sản phẩm mỗi khi giao cho khách hàng. Về khách hàng: Tập trung chăm sóc những khách hàng tiềm năng, đồng thời cũng quan tâm tới những khách hàng truyền thống một mặt nâng cao hình ảnh của công ty, mặt khác cũng là một trong những cách quảng bá chất lượng sản phẩm, thái độ phục vụ để có thể thu hút và nâng số lượng khách hàng của công ty. Bên cạnh đó, công ty cũng có những chính sách ưu đãi trong triết khấu bán hàng kế hoạch ưu đãi trong bảo hành. BAN GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TỔNG HỢP VĂN PHÒNG TỔ VẬN TẢI TỔ LẮP RÁP TỔ BÁN HÀNG XƯỞNG SẢN XUẤT PHÒNG KỸ THUẬT PHÒNG KINH DOANH 1.2. Cơ cấu tổ chức và các cấp quản trị của doanh nghiệp (Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính Sơ đồ 2: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của công ty) Giải thích sơ đồ: Công ty TNHH Mê Công Thái Lan, giám đốc là người đứng đầu và điều hành tất cả mọi hoạt động của công ty. Giám đốc chỉ đạo và đưa ra những phương hướng hành động tới các phòng ban. Các phòng ban có nhiệm vụ đề ra những cách thức thực hiện, những bước làm chi tiết, cụ thể cho công tác sản xuất, thu mua nguyên vật liệu . rồi triển khai tới các tổ để tiến hành sản xuất kinh doanh. Đồng thời, giữa các phòng ban như xưởng sản xuất, phòng kinh doanh, phòng kĩ thuật có mối liên hệ mật thiết với nhau để đi đến thống nhất về các kế hoạch sản xuất, kế hoạch về sản phẩm ., khắc phục những điểm bất khả thi, điểm không hợp lý để đến khi thực hiện công việc diễn ra một cách dễ dàng và nhanh chóng. Các kế hoạch chi tiết cụ thể được chỉ đạo và giải thích chi tiết cụ thể đến các đơn vị trực tiếp thực hiện phương án kinh doanh đó là các tổ vận tải, tổ bán hàng, tổ lắp ráp. Đây là đơn vị trực tiếp thực hiện những kế hoạch mà ban lãnh đạo cấp trên đưa ra. Nếu có những vấn đề nảy sinh hoặc bất hợp lý sẽ được phản hồi lên cấp trên để kịp thời đưa ra các biện pháp xử lý. 1.2.1. Số cấp quản lý của công ty Với loại hình công ty là công ty TNHH, Mê Công Thái Lan có bộ máy quản lý được phân thành hai cấp quản lý: Quản lý cấp cao và quản lý cấp cơ sở - Quản lý cấp cao là ban giám đốc có chức năng điều hành chung toàn công ty có quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề, nhân danh công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật. - Quản lý cấp cơ sở là những người giám sát hoạt động của các nhân viên trực tiếp sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ để đảm bảo thực hiện tốt các nhiệm vụ của cấp trên giao cho, đảm bảo thực hiện đúng kế hoạch nhằm đạt được mục tiêu cho toàn doanh nghiệp. 1.2.2. Mô Hình tổ chức quản lý Mô hình tổ chức của công ty TNHH Mê Công Thái Lan hoạt động theo kiểu trực tuyến chức năng, hệ thống này có đặc trưng cơ bản là vừa duy trì hệ thống trực tuyến, vừa kết hợp với việc tổ chức các bộ phận chức năng. Cách tổ chức này có ưu điểm lớn là gắn việc sử dụng chuyên gia ở các bộ phận chức năng với hệ thống trực tuyến mà vẫn giữ được tính thống nhất ở mức độ nhất định. [...]... việc phân bổ tiền lương kế hoạch bảo hiểm và việc trích lập Văn phòng: Tham mưu cho giám đốc thực hiện chức năng quản lý: hành chính kế hoạch văn thư kế hoạch lưu trữ kế hoạch quản trị kế hoạch tổng hợp và thông tin Quản lý công tác nghiệp vụ về hành chính kế hoạch văn thư kế hoạch lưu trữ … Quản lý toàn bộ tài sản trong cơ quan như: nhà cửa kế hoạch dụng cụ kế hoạch trang thiết bị kỹ thuật làm việc kế... cơ quan kế hoạch đơn vị kế hoạch trường học đóng trên địa bàn thành phố và khách hàng trên địa bàn trong Tỉnh Chịu trách nhiệm trước Công ty về giá cả kế hoạch thu chi trong công tác bán hàng kế hoạch quản lý bán hàng kế hoạch quản lý cơ sở vật chất và sản phẩm bầy mẫu Tổ lắp ráp: Hoàn thiện các sản phẩm do xưởng sản xuất sản xuất ra hoặc những mặt hàng nhập về cần lắp ráp Đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật... quản lý kỹ thuật kế hoạch chất lương công nghệ trong sản xuất và lắp đặt sản phẩm Công tác ứng dụng khoa học kỹ thuật và quy trình sản xuất kế hoạch lắp đặt của công ty - Hướng dẫn chi đạo các đội kế hoạch ban chỉ đạo nghiên cứu bản vẽ, thiết kế kế hoạch lập và duyệt biện pháp thi công kế hoạch lắp đặt các dự án trong hồ sơ dự thầu trước khi giao khoán nội bộ với các đơn vị - Thực hiện chỉ đạo và quản. ..1.2.3 Chức năng nhiệm vụ cơ bản của bộ máy quản trị Giám Đốc: Là người đứng đầu công ty chịu trách nhiệm chung về tất cả các hoạt động của công ty, đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ trách nhiệm của công ty trước pháp luật Giám đốc là người chỉ đạo và điều hành mọi hoạt động của... bảo quản các tài sản bảo đảm phục vụ cho công tác lãnh đạo kế hoạch chỉ đạo của Công ty Chuẩn bị đón tiếp kế hoạch hướng dẫn kế hoạch bố trí khách trong và ngoài Tỉnh đến làm việc với lãnh đạo và các phòng chức năng liên quan Xưởng sản xuất: Bố trí nhân sự, máy móc, nguyên liệu và tổ chức thực hiện công việc: Gia công cơ khí, sản xuất các loại bàn ghế, bảng chống loá, trang thiết bị trường học, nội. .. đưa ra những quyết định đúng đắn trong kinh doanh - Trưởng phòng: Là người chịu trách nhiệm về công tác tổ chức bộ máy kế toán chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc Do quy mô tổ chức bộ máy kế toán nhỏ gọn nên kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, tính giá thành sản phẩm và theo dõi tài sản cố định nguyên giá trị giá còn lại tỉ lệ khấu hao, mức phân bổ khấu hao tài sản cố định, tình hình sử dụng, mức... chất lượng sản xuất sản phẩm - Chủ trì việc tham mưu cho giám đốc trong việc đảm bảo các biện pháp đảm bảo chất lượng kế hoạch yêu cầu kỹ thuật kế hoạch an toàn lao động kế hoạch vệ sinh công nghiệp - Quản lý lư trữ hồ kỹ thuật và công nghệ thi công kế hoạch lắp ráp các hệ thống sản phẩm mà công ty đã thi công - Nghiên cứu các mẫu sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn - Thiết kế các sản phẩm, mẫu mới, bền , đẹp,... móc, nguyên liệu và tổ chức thực hiện công việc: Gia công cơ khí, sản xuất các loại bàn ghế, bảng chống loá, trang thiết bị trường học, nội thất văn phòng - gia đình Đồng thời cung cấp báo cáo số liệu về tình hình sản xuất thực tế tại phân xưởng, cho phòng, ban liên quan Phòng kinh doanh - Nhận thông tin của các đơn vị Xử lý ngay các thông tin kịp thời chính xác - Cung cấp báo giá các mặt hàng khách... ráp các sản phẩm Thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch của doanh nghiệp và đáp ứng nhu cầu khách hàng Thực thi mọi công việc lắp đặt, bảo dưỡng, bảo hành sản phẩm Có nhiệm vụ báo cáo số liệu thực tế kịp thời về công việc thi công sản xuất cho các bộ phận liên quan . NỘI DUNG VỀ QUẢN TRỊ HỌC * Khái niệm quản trị học Quản trị là một thuật ngữ có nhiều định nghĩa khác nhau,. cấp quản lý của công ty Với loại hình công ty là công ty TNHH, Mê Công Thái Lan có bộ máy quản lý được phân thành hai cấp quản lý: Quản lý cấp cao và quản