119 14. Quản lý trang thiết bị tại các trờng Đại học, Cao Đẳng Y-Dợc Chức năng quản lý trang thiết bị tại các trờng đại học, cao đẳng Y- Dợc thờng đợc giao cho phòng giáo tài, tuy nhiên, thực tế hiện nay một số nơI còn giao cho phòng Hành chính - Quản trị hoặc phòng Kế hoạch - Tài chính. Chủng loại trang thiết bị thuộc chức năng quản lý của bao gồm: + Thiết bị phục vụ công tác giảng dạy, đào tạo: - Thiết bị phòng học ngoại ngữ. - Thiết bị th viện / Th viện điện tử. - Thiết bị trình / chiếu. - Thiết bị in ấn, sao chụp. - v.v + Thiết bị chuyên dụng trong ngành Y tế: - Các mô hình giảng dạy. - Các thiết bị phòng thí nghiệm - Các thiết bị y tế phục vụ giảng dạy (Demonstration) - Thiết bị y tế tại bệnh viện thực hành của nhà trờng ( nếu có) - v.v Công tác quản lý trang thiết bị phải đợc tiến hành một cách tổng thể trên cơ sở quản lý chặt chẽ, khoa học từ các khâu: Lập kế hoạch mua sắm, khai thác sử dụng, đánh giá chất lợng và kiểm kê hàng năm. A. Các văn bản pháp quy liên quan đến quản lý Trang thiết bị - Quy chế đấu thầu kèm theo Nghị định số: 88/1999/NĐ-CP ngày 01/9/ 1999 của Chính phủ. - Nghị định số 14/2000/NĐ-CP ban hành ngày 05/5/2000 và Nghị định số 66/2003/NĐ-CP Ngày 12.6.2003 về sửa đổi bổ xung 1 số điểm của quy chế đấu thầu của Chính phủ. 120 - Thông t số 04/2000/TT-BKH ban hành ngày 26/5/2000 của Bộ Kế hoạch và Đầu t: Hớng dẫn thực hiện quy chế đấu thầu ban hành kèm nghị định số: 88/1999/NĐ-CP ngày 01/9/1999 của Thủ tớng Chính phủ. - Thông t số: 121/2000 của Bộ Tài chính hớng dẫn việc đấu thầu mua sắm đồ dùng, vật t, trang thiết bị phơng tiện làm việc đối với các cơ quan, Nhà nớc, lực lợng vũ trang, đoàn thể và doanh nghiệp Nhà nớc sử dụng nguồn vốn ngân sách . - Chỉ thị số 01/2003/CT-BYT ban hành ngày 13/6/2003 của Bộ trởng Bộ Y tế về việc tăng cờng quản lý trang thiết bị y tế. - Công văn số 5461/ YT- TTB ngày 12/ 7/ 2001 V/v: hớng dẫn lập báo cáo kết quả xét thầu. B.Hớng dẫn thực hiện và đề xuất 1. Quản lý mua sắm Trang thiết bị 1.1.Hoạt động mua sắm trang thiết bị. Về góc độ quản lý, hoạt động mua sắm Trang thiết bị phảI đảm bảo những yêu cầu cơ bản sau: - Kịp thời. - Đủ dùng. - Đúng chủng loại. - Chất lợng cao. - Chi phí thấp nhất (tại thời điểm mua). - Đúng thủ tục, quy chế về quản lý mua sắm. Đáp ứng đợc 6 yêu cầu trên, đòi hỏi ngời quản lý, bộ phận quản lý phải có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm công tác. Tuy nhiên với những thiết bị y tế hiện đại, đồng bộ, giá trị kinh tế cao thì yêu cầu xác định đúng chủng loại, chất lợng cao, đúng thủ tục, quy chế, chi phí thấp nhất là rất khó. Điều đó khó vì chúng ta thiếu kinh nghiệm trong sử dụng, thiếu thông tin, thiếu kiến thức đối với các trang thiết bị mới đợc đa vào sử dụng tại Việt Nam do sự phát triển rất nhanh của các ngành khoa học và công nghệ: Điện tử, tin học, vật liệu v.v Mặt khác trong công tác quản lý Nhà nớc, các quy chế, thủ tục mua sắm luôn thay đổi, đòi hỏi ngời quản lý phải cập nhật không những chỉ kiến thức chuyên môn, mà còn cả các hệ thống văn bản quy phạm pháp luật để có thể triển khai hoạt động mua sắm đạt kết quả tốt nhất. 121 1.2. Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, vật t tiêu hao, phụ tùng thay thế. Công việc lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, vật t tiêu hao, phụ tùng thay thế là một trong những chức năng chủ yếu của phòng giáo tài. Việc lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, vật t tiêu hao, phụ tùng thay thế đòi hỏi thực hiện chính xác, đúng thời hạn, hợp lý. Muốn làm đợc việc đó bộ phận quản lý phải thực hiện các bớc sau: 1. Tập hợp yêu cầu mua sắm của các khoa, phòng, ban trong đơn vị (bằng văn bản), theo từng tuần, tháng, quý, năm tuỳ theo yêu cầu sử dụng và thời gian bảo quản cho phép. 2. Phân loại, tổng hợp vật t theo đúng ký mã hiệu của danh điển vật t 3. Trình hội đồng mua sắm của cơ quan (cũng có thể là phó Giám đốc phụ trách kinh tế) để cân đối giữa yêu cầu mua sắm và khả năng tài chính. 4. Tiến hành mua sắm theo quy chế hiện hành. 5. Nhập kho, thực hiện quản lý, cấp phát theo đúng quy chế của cơ quan. Hiện nay nhiều đơn vị đã tin học hoá việc quản lý xuất, nhập kho với phần mềm quản lý chuyên dụng. * Với các vật t tiêu hao là hàng hoá đặc biệt nh hoá chất, dợc chất phóng xạ, vacxin v.vngoài quy chế quản lý của đơn vị cần phải chấp hành nghiêm các quy chế an toàn chuyên ngành và thực hiện theo đúng lịch của các cơ quan cung ứng chuyên dụng. * Đối với trang thiết bị có giá trị lớn hơn 100 triệu đồng phải thực hiện đấu thầu theo quy chế đấu thầu ban hành kèm nghị định số: 88/1999/NĐ-CP ngày 01/9/1999 1.3. Tổ chức đấu thầu mua sắm trang thiết bị y tế. Hiện nay, toàn ngành y tế tiến hành đấu thầu mua sắm TTB theo quy chế đấu thầu ban hành kèm nghị định số: 88/1999/NĐ-CP ngày 01/9/1999, Nghị định số: 14/2000/NĐ-CP ngày 05/5/2000, Nghị định 60/2003/NĐ-CP ngày 12.6.2003 của Chính phủ, Thông t số 04/2000/TT-BKH ngày 26/5/2000 của Bộ Kế hoạch và Đầu t, Thông t số: 121/2000 của Bộ Tài chính, Chỉ thị số 01/2003/CT-BYT ngày 13/6/2003 của Bộ trởng Bộ Y tế. Nh vậy tuỳ theo nguồn vốn đầu t, chủ đầu t phảI áp dụng những quy định cụ thể tại các văn bản trên để tiến hành đấu thầu mua sắm hàng hoá , vật t, thiết bị. Một vài thuật ngữ cần lu ý: - Chủ đầu t :là đơn vị đợc cấp vốn đầu t. - Chủ quản đầu t: là đơn vị duyệt cấp vốn đầu t, phê duyệt hồ sơ mời thầu và kết quả xét thầu. + Đối với các đơn vị trực thuộc, Bộ Y tế là chủ quản đầu t. 122 + Đối với các Sở y tế: UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ơng là chủ quản đầu t. Những hớng dẫn, quy định xây dựng kế hoạch đấu thầu, trình tự xét thầu, nhiệm vụ quyền hạn của tổ t vấn xét thầu, phân chia các gói thầu, các hình thức đấu thầu đã đợc hớng dẫnchi tiết tại các văn bản nêu trên. Trong tài liệu này, chỉ tập trung vào một số nội dung đặc thù của trang thiết bị để khi tiến hành đấu thầu các đơn vị áp dụng nhằm chọn đợc những trang thiết bị đáp ứng yêu sử dụng , chất lợng cao, giá cả hợp lý và thống nhất biểu mẫu báo cáo đảm bảo tính khoa học, thuận tiện trong khâu thẩm định, phê duyệt. 1.4. Lập hồ sơ mời thầu. Hồ sơ mời thầu mua sắm trang thiết bị đợc lập theo hớng dẫn đã nêu trong phụ lục II phần đấu thầu 1 giai đoạn, 1 túi hồ sơ tại thông t số 04/2000/TT-BKH ngày 26/5/2000 của Bộ Kế hoạch và Đầu t hớng dẫn áp dụng quy chế đấu thầu ban hành kèm nghị định số: 88/1999/NĐ-CP ngày 01/9/1999. Tuy nhiên, với những đặc thù riêng của trang thiết bị y tế, việc nêu yêu cầu kỹ thuật của thiết bị mời thầu là hết sức quan trọng. Yêu cầu kỹ thuật của thiết bị mời thầu trong hồ sơ mời thầu chính là đề bài để chấm điểm khi xét thầu. Nh vậy, yêu cầu kỹ thuật nêu chính xác, chi tiết bao nhiêu thì việc xây dựng bảng đIểm kỹ thuật để chấm thầu thuận tiện và chính xác bấy nhiêu. Tuỳ theo yêu cầu sử dụng, theo phân tuyến kỹ thuật, trình độ cán bộ khai thác sử dụng, kinh phí đợc cấp mà tổ t vấn nêu lên yêu cầu kỹ thuật cho phù hợp. Ví dụ: Cũng là máy X-quang nhng gồm nhiều cấu hình, tuỳ theo phân tuyến kỹ thuật, mục đích sử dụng và kinh phí đợc duyệt, có thể xây dựng Yêu cầu kỹ thuật cho từng cấu hình. 1. Máy X-quang số hoá 2. Máy X-quang cao tần, tăng sáng truyền hình, điều khiển từ xa, 2 bàn, hai bóng. 3. Máy X-quang cao tần, tăng sáng truyền hình loại 1 bàn 1 bóng. 4. Máy X- quang chụp tổng hợp, cao tần, công suất 500 mA. 5. Máy X-quang cao tần, có chức năng chiếu + chụp, công suất 300 mA. 6. máy X-quang di động, công suất 50 mA. v.v ở phần này chủ đầu t cần lu ý: - Nếu Yêu cầu kỹ thuật sơ sài, không chi tiết sẽ dẫn tới nhiều nhà thầu đạt trên 70 (hoặc 80) điểm kỹ thuật, nh vậy họ đều đợc vào vòng 2 để đánh giá kinh tế, thơng mại. 123 Theo quy định trong quy chế đấu thầu ban hành kèm nghị định 88/1999/NĐ-CP thì Nhà thầu nào có giá đánh giá thấp nhất, không vợt dự toán sẽ đợc đề nghị công nhận trúng thầu. Lúc đó chủ đầu t phải chấp nhận mua những thiết bị do những nhà sản xuất không có kinh nghiệm, uy tín cung cấp. - Mặt khác, chủ đầu đầu t phải hết sức lu ý không đợc nêu những chi tiết mang tính hằng định, quá riêng biệt của một nhà sản xuất nào đó dẫn tới sự hiểu lầm là đã ngầm nhắm nhà cung cấp nào đó. Hai xu hớng trên, nếu không đợc quan tâm một cách nghiêm túc có thể dẫn tới việc làm hỏng cả cuộc đấu thầu. Để làm tốt nội dung xây dựng Yêu cầu kỹ thuật của hồ sơ mời thầu tổ t vấn phải: - Có đủ thông tin về gói thầu (nguồn vốn, kinh phí, mục đích sử dụng). - Có trình độ chuyên môn và đủ thông tin về kỹ thuật, mặt bằng giá của các thiết bị mời thầu. - Không đợc hợp tác với các nhà cung cấp dới bất kỳ hình thức nào. Cấu trúc, Yêu cầu kỹ thuật của một thiết bị mời thầu đợc xây dựng nh sau: Ví dụ: Yêu cầu kỹ thuật của máy ly tâm để bàn. a. Yêu cầu chung - Máy sản xuất tại: Nhật, Mỹ hoặc khối EC. - Năm sản xuất: 2002 2003. - Máy mới 100% - Máy là sản phẩm của dây chuyền sản xuất đạt ISO 9001 hoặc tơng đơng. - Điện thế làm việc: 220V 10%, 50HZ b. Đặc trng kỹ thuật. 2.1. Loại: Đặt trên bàn 2.2. Số vị trí /dung tích ống: 08 vị trí đặt ống, 20ml vật phẩm cần ly tâm/ống. 2.3. Vòng quay/phút: 15000 vòng/phút (có thể càI đặt tuỳ theo yêu cầu). - Độ rung: nhỏ - Độ ồn: 15 đb (đề xi ben) - Thời gian ly tâm: Có thể đặt từ 1 đến 30 phút. - Có thiết kế phanh hãm từ tính. - Chỉ cho phép bật máy khi đã đậy nắp và tự động đóng chốt an toàn 124 - Chỉ nhả chốt nắp máy (cho phép mở nắp máy) khi đã tắt máy và rôto dừng hoàn toàn. c. Các yêu cầu khác. - Có đại diện thơng mại của nhà sản xuất tại Việt Nam. - Có đội ngũ cán bộ kỹ thuật đợc đào tạo liên tục, có trình độ để hớng dẫn sử dụng, bảo dỡng, sửa chữa thiết bị. - Cam kết bán phụ tùng thay thế ít nhất 5 năm sau khi lắp đặt thiết bị. - Cung cấp đủ tài liệu hớng dẫn bằng tiếng Anh và tiếng Việt. - Bảo hành thiết bị 12 tháng. Tùy theo mức độ phức tạp, giá trị kinh tế của thiết bị gọi thầu, chủ đầu t có thể thêm hoặc bớt những nội dung trong phần c. 1.5- Xây dựng bảng điểm chuẩn. Tổ t vấn có trách nhiệm xây dựng bảng điểm kỹ thuật chi tiết theo mẫu nêu trong quyết định phê duyệt hồ sơ mời thầu, tiêu chuẩn đánh giá kết quả xét thầu đã đợc chủ quản đầu t phê duyệt. Ví dụ: - Bảng điểm đợc xây dựng tập thể và phải đợc tổ trởng tổ t vấn ký xác nhận. - Khi chấm thầu, từng thành viên trong tổ t vấn cho điểm độc lập dựa theo bảng điểm chuẩn. - Điểm kỹ thuật của một nhà thầu cho một loại thiết bị là điểm trung bình của tất cả các thành viên trong tổ t vấn. (ở đây cần lu ý: Chủ đầu t có thể mời thầu từng loại thiết bị riêng hay mời thầu cả gói gồm nhiều loại thiết bị). - Nếu mời thầu 1 gói gồm nhiều thiết bị (có thể hoạt động độc lập) thì điểm kỹ thuật của 1 gói thầu là điểm trung bình của các thành viên cho từng thiết bị trong gói thầu và sau đó là điểm trung bình của cả gói thầu. Khi đánh giá về mặt tài chính, thơng mại thì : + Nếu gói thầu gồm nhiều thiết bị hoạt động độc lập và từng thiết bị có dự toán riêng thì chủ đầu t cũng có thể chọn theo từng trang thiết bị đã vào vòng 2 và có giá đánh giá thấp nhất. + Nếu gói thầu gồm nhiều thiết bị trong một hệ thống thì phải chọn nhà thầu đợc vào vòng 2 và có giá đánh giá thấp nhất. 125 1.6. Báo cáo kết quả xét thầu. Theo mẫu nêu tại công văn số 5461/ YT- TTB ngày 12/ 7/ 2001. Lu ý: Trờng hợp chủ đầu t quyết định đấu thầu hạn chế phải có văn bản trình chủ quản đầu t nêu rõ lý do, tên các nhà thầu dự kiến mời tham dự và chỉ đợc phép tiến hành khi chủ quản đầu t có văn bản chấp nhận. - Bộ Y tế khuyến khích chủ đầu t áp dụng hình thức đấu thầu rộng rãi cả với những gói thầu quy mô nhỏ (dới 2 tỷ đồng). 2. Quản lý khai thác sử dụng Trang thiếT bị y tế Quản lý khai thác sử dụng trang thiết bị y tế có vai trò hết sức to lớn trong việc phát huy hiệu quả đầu t. Muốn khai thác sử dụng với công suất tối đa trang thiết bị y tế đã đợc trang bị, chủ đầu t cần phải: 2.1. Chuẩn bị tốt (đạt yêu cầu kỹ thuật) cơ sở lắp đặt, vận hành thiết bị. 2.2. Đào tạo tốt những cán bộ trực tiếp vận hành thiết bị. Ngày nay, nhiều thiết bị y tế hiện đại, để làm chủ thiết bị, khai thác có hiệu quả cần xây dựng các nhóm công tác (working group) gồm: - Các nhà chuyên môn y tế. - Cán bộ tin học. - Kỹ s ,hoặc kỹ thuật viên y sinh học (Bio-Medical Engineers hoặc Bio- Medical technicians). 2.3. Định kỳ thực hiện kiểm chuẩn thiết bị y tế. 2.4. Cung cấp đủ vật t tiêu hao, phụ tùng thay thế. 2.5. Có đơn vị kỹ thuật đảm nhiệm công tác bảo dỡng, sửa chữa thiết bị (có thể đơn vị tự tổ chức sửa chữa, bảo dỡng hoặc ký hợp đồng với một Công ty ngoài cơ quan có chức năng, trình độ về kỹ thuật thiết bị y tế). 2.6. Có kế hoạch liên doanh, liên kết khai thác thiết bị với các bộ phận trong cùng đơn vị, trong ngành hoặc ngoài ngành (áp dụng cho những trang thiết bị y tế đắt tiền). 3. Quản lý hiện trạng Trang thiết bị y tế 3.1. Quản lý đầu máy, địa điểm lắp đặt, đơn vị quản lý. 3.2. Quản lý tài liệu kỹ thuật liên quan đến thiết bị (tài liệu hớng dẫn sử dụng- Instroduction Manual, tài liệu hớng dẫn bảo dỡng sửa chữa: Service Manual). 126 3.3. Lập hớng dẫn sử dụng. - Đây là văn bản quy phạm kỹ thuật cần in đậm dễ đọc, trên khổ giấy A4 có chữ ký thủ trởng và đóng dấu nên ép plastic để bảo vệ. - Nội dung hớng dẫn gồm từng mục, đơn giản, rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu. Thờng hớng dẫn sử dụng gồm các nội dung sau: a) Kiểm tra trớc khi mở máy. b) Trình tự vận hành. c) Tắt máy, vệ sinh. 3.4. Nhật ký sử dụng máy: Sau mỗi lần sử dụng máy, thiết bị ngời vận hành phải ghi vào nhật ký vận hành những thông tin sau: Ngày, giờ sử dụng / đối tợng thăm khám (mẫu đo, bệnh n hân khám) / tình trạng thiết bị / ký nhận (Nếu máy có sự cố trong ca làm việc phải báo Trởng đơn vị, báo phòng Giáo tài cùng làm biên bản xác định mức độ hỏng hóc, nguyên nhân, hớng khắc phục). 3.5. Lập sổ theo dõi, quản lý thiết bị: Sổ quản lý thiết bị (còn gọi là lý lịch thiết bị. Trong mỗi cuốn lý lịch dùng cho 1 thiết bị cần có các thông tin: - Tên thiết bị, mẫu mã, nớc sản xuất. - Cấu hình (bao gồm thiết bị chính và những thiết bị ngoại vi). - Năm nhận thiết bị. - Giá tiền. - Nguồn kinh phí. - Đơn vị cung cấp thiết bị. - Tên ngời quản lý trực tiếp. - Vị trí lắp đặt. Và các trang để ghi: + Lần hỏng hóc. + Ngày dừng máy để sửa chữa. + Bộ phận đã sửa chữa. + Chất lợng (các chức năng của máy) sau sửa chữa. + Di, biến động của thiết bị ( bao gồm cả phần mua sắm nâng cấp, chuyển đơn vị, ngời sử dụng). 127 4- Quản lý chất lợng Trang thiết bị Chất lợng trang thiết bị đợc đánh giá theo các thông số cơ bản sau: 4.1. Thiết bị là sản phẩm của dây truyền sản xuất đạt tiêu chuẩn quản lý chất lợng nào? ISO, FDA, EC hay TCVN. 4.2. Những chỉ tiêu kỹ thuật cơ bản của thiết bị. 4.3. Chứng chỉ kiểm chuẩn. 4.4. Uy tín, kinh nghiệm của nhà sản xuất. Chất lợng của một thiết bị y tế cụ thể ngoài các thông số trên còn phụ thuộc vào: - Điều kiện lắp đặt, bảo quản. - Trình độ của ngời trực tiếp khai thác sử dụng./. . 119 14. Quản lý trang thiết bị tại các trờng Đại học, Cao Đẳng Y- Dợc Chức năng quản lý trang thiết bị tại các trờng đại học, cao đẳng Y- Dợc thờng. chiếu. - Thiết bị in ấn, sao chụp. - v.v + Thiết bị chuyên dụng trong ngành Y tế: - Các mô hình giảng d y. - Các thiết bị phòng thí nghiệm - Các thiết bị y