THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VINALINES LOGISTICS VIỆT NAM 1.1. Tổng quan về công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam (Vinalines Logistics). Tên công ty: Công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam Tên tiếng Anh: Vinalines Logistics Joint stock company Tên viết tắt: Vinalines logistics Trụ sở chính: lầu 4 – toà nhà Ocean Park - số 1- Đào Duy Anh – Hà Nội 1.1.1. Quá trình hình thành Vinalines Logistics. 1.1.1.1. Mục đích thành lập công ty. - Hình thành một công ty Logistics quy mô lớn, là đầu mối tập hợp, liên kết các công ty thành viên trong hoạt động Logistics thành một mạng lưới Logistics của Vinalines đủ mạnh để cạnh tranh sự xâm nhập của toàn cầu. - Chủ trương không cạnh tranh với các công ty thành viên. Hoạt động chính: đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng Logistics tại các đầu mối trọng điểm. - Là cầu nối sản xuất, lưu thông giữa vận tải quốc tế với nội địa, áp dụng những thành tựu mới của vận tải hàng hải trên thế giới vào Việt Nam nhằm giảm chi phí, tăng lợi nhuận, thỏa mãn yêu cầu khách hàng. - Phát huy vốn tự có, vốn hoạt động để đầu tư, khai thác cơ sở hạ tầng Logistics nhằm tăng lợi nhuận. - Hỗ trợ tích cực chủ trương chiếm lĩnh, làm chủ thị trường vận chuyển, khai thác container, nội địa. 1.1.1.2. Cơ sở pháp lý thành lập công ty. - Luật đầu tư số 59/2005/QH11, được Quốc Hội khóa XI kì họp thứ 8 thông qua ngày 29/11/2005. - Luật thương mại số 36/2005/QH 11 được Quốc Hội khóa XI kì họp thứ 7 thông qua ngày 14/6/2005. - Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH 11 được Quốc Hội khóa Xi kì họp thứ 8 thông qua ngày 29/11/2005. - Các văn bản khác quy định về điều kiện kinh doanh cảng nội địa (ICD), kho ngoại quan, vận tải đa phương thức… 1.1.1.3. Quyết định thành lập công ty. Với đặc điểm là ngành hỗ trợ các hoạt động vận tải biển và cảng biển, đồng thời là ngành có tỉ suất lợi nhuận trên vốn đầu tư cao nên việc phát triển hệ thống các dich vụ hàng hải là một trọng tâm trong chiến lược phát triển của Tổng công ty Hàng hải Việt Nam. Một trong những định hướng phát triển đó là: “Xác định hoạt động Logistics là hoạt động trọng tâm, bao trùm; Xây dựng và hình thành mạng lưới cung cấp dịch vụ logistics toàn cầu thông qua việc thành lập Công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam, nhằm huy động mọi nguồn lực về đất đai, lao động, nguồn vốn, kinh nghiệm của các doanh nghiệp thành viên của Vinalines, đồng thời liên kết với các đối tác nước ngoài thiết lập mạng lưới hoạt động tại các nước trong khu vực như Hồng Kông, Singapore, Đài Loan, Thái Lan, Trung Quốc và thâm nhập vào thị trường các nước phát triển như Nhật Bản, Châu Âu, Mỹ”. Với những điều kiện thuận lợi và lợi thế là đơn vị thành viên của Tổng Công ty Hàng hải Việt Nam, Công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam sẽ là một công ty quy mô, hiện đại, phát huy được hiệu quả đầu tư, có thể cạnh tranh với các công ty logistics nước ngoài để giành thị phần trong nước cũng như từng bước phát triển mạng lưới hoạt động ra khu vực thế giới. Ngày 03/08/2007 tại Tổng công ty Hàng hải Việt Nam đã có cuộc họp đại hội đồng cổ đông về việc thành lập Công ty CP Vinalines Logistics Việt Nam, trên cơ sở đó Công ty CP Vinalines Logistics Việt Nam được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103018983 do Sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp ngày 10 tháng 8 năm 2007, với số vốn điều lệ là 158 tỷ đồng (Một trăm năm mươi tám tỷ đồng chẵn). 1.1.2. Tổ chức hoạt động của Vinalines Logistics. 1.1.2.1. Vốn và cơ cấu nguồn vốn . • Vốn điều lệ: 158 tỉ đồng được xác định bằng tổng vốn cam kết góp của các cổ đông tổ chức, cá nhân, tổng công ty Hàng hải Việt Nam giữ cổ phần chi phối (>50% vốn điều lệ). Trong đó: - Chi phí thành lập công ty: 150.000.000 VNĐ - Chi phí làm nội thất văn phòng công ty: 400.000.000 VNĐ - Mua sắm ô tô, trang thiết bị VP: 1.000.000.000 VNĐ - Đầu tư ICD Lào Cai giai đoạn 1: 32.832.000.000 VNĐ - Đầu tư tài chính: 110.000.000.000 VNĐ - Nguồn vốn lưu động: 13.618.000.000 VNĐ • Cổ đông và cơ cấu nguồn vốn. Bảng 1.1: Cơ cấu nguồn vốn của Vinalines Logistics ST T Cổ đông Số lượng cổ phiếu sở hữu Giá trị (1000đ) Tỷ lệ nắm giữ (%) 1 Tổng công ty hàng hải Việt Nam 8 061 620 80 616 200 51.03 2 Cảng Hải Phòng 750 000 7 500 000 4.75 3 Cảng Đà Nẵng 200 000 2 000 000 1.27 4 Công ty CP đại lý Hàng hải 150 000 1 500 000 0.95 5 Công ty CP đại lý vận tải Safi 150 000 1 500 000 0.95 6 Công ty Gemartrans (Vietnam) Ltd 100 000 1 000 000 0.63 7 Cảng Quảng Ninh 100 000 1 000 000 0.63 8 Cảng Sài Gòn 100 000 1 000 000 0.63 9 Công ty CP hợp tác lao đông với nước ngoài phía Nam 100 000 1 000 000 0.63 10 Công ty CP container phía Nam 50 000 500 000 0.32 11 Công ty CP phát triển Hàng Hải 50 000 500 000 0.32 12 Công ty CP Hải Việt 50 000 500 000 0.32 13 Cán bộ công nhân viên tổng công ty Hàng hải Việt Nam 3 234 180 32 341 800 20.47 14 Cán bộ công nhân viên cục Hàng hải Việt Nam 604 200 6 042 000 3.82 15 Cổ đông cá nhân khác 2 100 000 21 000 000 13.29 Nguồn: Đề án thành lập công ty cổ phần Vinalines logistics Việt Nam. Trong 12 tổ chức góp vốn thì có 10 công ty thành viên cua tổng công ty Hàng hải Việt Nam và 1 công ty ngoài là Cảng Hải Phòng (Công ty cổ phần Hải Việt). Cán bộ công nhân viên của Tổng công ty Hàng Hải Việt Nam tham gia góp vốn theo nghị quyết số 1199/NQ- Hội đồng quản trịphiên họp ngày 26/9/2006 Cán bộ công nhân viên Cục hàng hải Việt Nam tham gia góp vốn theo sự thống nhất giữa lãnh đạo của Tổng công ty hàng hải Việt Nam và Cục hàng hải Việt Nam 1.1.2.2. Công tác tổ chức bộ máy hành chính nhân sự. Sơ đồ 1.1 : Sơ đồ bộ máy tổ chức của Vinalines Logistics Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Phòng kế toán tài chínhPhòng tổ chức hành chínhPhòng kinh doanhPhòng đầu tư và phát triển thị trườngChi nhánh công ty tại Hải PhòngChi nhánh công ty tại Quảng NinhChi nhánh công ty tại TP Hồ Chí MinhPhòng thương mại dịch vụ Ban quản lý dự án PMU Lào Cai Nguồn: Cơ cấu nhân sự của công ty Vinalines Logistics Việt Nam • Hội đồng quản trị. - Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. - Hội đồng quản trị có quyền quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty. - Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị, và công nghệ - Có quyền bổ nhiệm và miễn nhiệm, cách chức đối với Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc, Kế toán trưởng, người quản lý quan trọng khác của công ty. Quyết định mức lương và lợi ích khác của những người quản lý đó. - Quyết định cơ cấu tổ chức, các quy chế quản lý nội bộ Công ty, quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác. - Trình báo cáo quyết toán tài chính hàng năm lên Đại hội đồng cổ đông. - Quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý các khoản lỗ phát sinh trong quá trình thực hiện kinh doanh; thực hiện việc trích lập quỹ thuộc thẩm quyền và cách thức sử dụng quỹ theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông. • Tổng giám đốc. - Tổng giám đốc là người đại diện của công ty. Tổng giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm. - Tổng giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hang ngày của công ty trên cơ sở quyền hạn và nhiệm vụ được quy định như sau: + Quyết định các vấn đề lien quan đến công việc kinh doanh hàng ngày của công ty mà không cần phải có quyết định của hội đồng quản trị. + Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý khác trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của hội đồng quản trị. + Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong công ty, kể cả cán bộ quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Hội đồng quản trị. + Tuyển dụng, thuê mướn và bố trí sử dụng lao động theo quy định của hội đồng quản trị; khen thưởng, kỷ luật hoặc cho thôi việc đối với người lao động. + Quyết định các hợp đồng mua bán, vay, cho vay và các hợp đồng khác có giá trị nhỏ hơn 5% Tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty. + Thừa ủy quyền của Hội đồng quản trị quản lý toàn bộ tài sản của công ty. + Tìm kiếm việc làm cho công ty. + Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông và pháp luật về những sai phạm gây tổn thất cho công ty. • . Phó tổng giám đốc. - Phó tổng giám đốc là người giúp đỡ cho Tổng giám đốc điều hành công việc theo sự phân công và ủy quyền của Tổng giám đốc. - Trong trường hợp Tổng giám đốc đi vắng, thay mặt Tổng giám đốc điều hành công ty theo sự ủy quyền của Tông giám đốc. - Cùng Tổng giám đốc đi tìm kiếm việc làm cho công ty. - Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị, và pháp luật về phạm vi công việc được phân công ủy qyền. • Phòng tài chính- kế toán. Phòng kế toán tài chính có 4 người gồm: kế toán trưởng, nhân viên kế toán và thủ quỹ. Phòng kế toán tài chính có chức năng nhiệm vụ sau: - Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chinh kế toán theo đúng qui định của nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán… - Tham mưu cho Ban Tổng giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi của chế độ qua từng thời kỳ hoạt động kinh doanh. - Tham mưu cho Tổng giám đốc về công tác tài chính kế toán. - Tham mưu cho Tổng giám đốc trong công tác quản lý, sử dụng vốn, tài sản. - Tham mưu cho lãnh đạo công ty về nguồn vốn và giá dự toán làm cơ sở ký kết các hợp đồng với đối tác. - Đảm bảo nguồn vốn cho các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Giữ bí mật về số liệu kế toán- tài chính và bí mật kinh doanh của công ty. - Quản lý hoạt động tài chính trong công ty, các công trình, chi nhánh, liên doanh. - Lập kế hoạch tài chính theo thánh, quý, năm đồng thời định kỳ báo cáo hoặc báo cáo theo yêu cầu của Tổng giám đốc về tình hình tài chính của công ty. - Phân tích tài chính, đánh giá về mặt tài chính tất cả các dự án mà công ty thực hiện. - Theo dõi việc thực hiện kế hoạch tài chính đã được duyệt; Báo cáo Tổng giám đốc tình hình sử dụng vốn và đề xuất biện pháp điều chỉnh hợp lý. - Thường xuyên thu thập, phân loại, xử lý các thông tin về tài chính kế toán trong sản xuất kinh doanh, báo cáo kịp thời cho lãnh đạo công ty về tình hình tài chính công ty. - Cung cấp đủ, kịp thời nguồn vốn phục vụ hoạt động kinh doanh của công ty. - Quan hệ với ngân hàng và các tổ chức tín dụng… trong hoạt động vay vốn ngắn hạn, trung hạn, dài hạn và lưu chuyển tiền tệ. - Lập và báo cáo nguồn vốn huy động cho các hoạt động đầu tư ngắn hạn cũng như dài hạn. - Ghi chép và hạch toán đúng, đầy đủ nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình kinh doanh của công ty, phù hợp với quy định của nhà nước và quy chế quản lý tài chính. - Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của tất cả các loại chứng từ, hoàn chỉnh thủ tục kế toán trước khi trình Tổng giám đốc phê duyệt. - Phổ biến, hướng dẫn các phòng chuyên môn thực hiện thủ tục tạm ứng, hoàn ứng và các thủ tục tài chính khác theo quy chế quản lý tài chính, quản lý chi tiêu nôi bộ của công ty. - Định kỳ đánh giá tình hình sử dụng tài sản của công ty theo quy chế của công ty. - Phối hợp với các phòng ban chức năng khác để lập giá mua, giá bán vật tư hàng hóa trước khi trình Tổng giám đốc duyệt. - Thực hiện định kỳ, xác định tài sản thừa, thiếu khi kết thúc công việc, đồng thời đề xuất với Tông giám đốc xử lý. - Quản lý tài sản cố định, công cụ, dụng cụ, hạch toán theo chế độ hiện hành. - Theo dõi nguồn vốn của công ty, quyết toán các công trình để xác lập nguồn vốn. - Tiến hành các thủ tục thanhnh quyết toán các loại thuế với cơ quan thuế. - Theo dõi, lập kế hoạch và thu hồi công nợ của khách hàng đầy đủ, nhanh chóng bảo đảm hiệu quả sử dụng vốn của công ty. - Lập và nôp các báo cáo tài chính đúng và kịp thời cho cơ quan có thẩm quyền theo đúng chế độ quy định của nhà nước. - Chấp hành quyết định của Ban kiểm soát về việc kiểm tra hoạt động kế toán tài chính. • Phòng tổ chức hành chính. Phòng tổ chức hành chính gồm 4 người: trưởng phòng, chuyên viên phụ trách hành chính,nhân sự và IT. Chức năng nhiệm vụ của phòng tổ chức hành chính: - Tham mưu cho Tổng giám đốc về công tác tổ chức, xây dựng, kiện toàn và phát triển bộ máy, cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban, chi nhánh trong công ty. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị tổ chức triển khai thực hiện công tác xây dựng quy hoạch, đào tạo, và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ công nhân viên. - Xây dựng, tổ chức thực hiện quy trình tuyển dụng nhân lực theo đúng quy định của Nhà nước và của công ty; chuẩn bị văn bản và thủ tục để Tổng giám đốc ký kết Hợp đồng lao động với cán bộ nhân viên. - Chủ trì việc tổ chức đánh giá, xét duyệt nâng bậc lương, phụ cấp cho cán bộ, công nhân viên trong công ty. - Quản lý toàn diện và thống nhất hồ sơ lý lịch của toàn bộ cán bộ,công nhân viên. - Tham mưu cho tổng giám đốc việc cụ thể hóa và thực hiện các chế độ chính sách cho người lao độngnhư tiền lương, thưởng,bảo hiểm xã hội, bảo hộ lao động… - Thực hiện các thủ tục bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức vụ lãnh đạo, tiếp nhận, điều động, thuyên chuyển, khen thưởng và kỷ luật cán bộ, công nhân viên. - Tiếp nhận, xử lý, quản lý và tổ chức các văn bản đi, đến theo quy định. - Hướng dẫn thể thức văn bản theo đúng thể thức hiện hành. - Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ công văn giây tờ, tài liệu của công ty đảm bảo bí mật, thuận tiện cho việc tra cứu. - Quản lý và sử dụng con dấu và bộ dấu chức danh công ty theo quy định. - Cấp phát giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công nhân viên trong công ty. - Tổ chức tiếp đón khách, hướng dẫn khách đến làm việc với công ty. - Tổ chức các sự kiện, hội nghị. - Tổ chức thực hiện một số nhiệm vụ khác khi có yêu cầu. • Phòng kinh doanh. [...]... những hoạt động của chức năng quản lý, là quá trình nhằm đảm bảo cho dự án thoã mãn tốt nhất các mục tiêu và yêu cầu đề ra • Nội dung của công tác quản lý chất lượng dự án Quản lý chất lượng dự án bao gồm nhiều nội dung, và tuỳ theo tính chất từng dự án, nhưng theo thực trạng công tác quản lý dự án tại công ty, ta có thể chia thành các nội dung sau: - Lập kế hoạch chất lượng dự án: đây là việc xác định... giao nhận thầu thi công xây lắp Thanh lý HĐ Quản lý dự án Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện quản lý dự án, công ty đôi khi đã bỏ qua một số bước trong các bước đã nêu trên 1.2.2 Thực trạng quản lý dự án theo nội dung 1.2.2.1 Quản lý chất lượng Chất lượng ở đây có thể hiểu là mức độ hoàn thiện của sản phẩm (dự án) so với các tiêu chuẩn thiết kế được duyệt Quản lý chất lượng dự án là tập hợp những... tập hợp số liệu, cho phep đánh giá những tiêu chuẩn xác định 1.2.2.2 Quản lý chi phí Quản lý chi phí dự án tại công ty bao gồm 2 nội dung: phân tích dòng chi phí dự án và kiểm soát chi phí dự án - Phân tích dòng chi phí dự án: Bằng việc phân tích dòng chi phí dự án mà công ty có thể chủ động tìm đủ nguồn vốn và cung cấp theo đúng tiến độ dự án, không để xảy ra tình trạng dự án bị kéo dài thời gian, trì... một ban quản lý dự án ICD Lào Cai để triển khai công tác đầu tư theo các quy chế hiện hành 1.3.1.4 Giải pháp về tiến độ Do tính cấp bách của dự án, khối lượng công tác xây lắp tương đối lớn, để dự án nhanh chóng đi vào hoạt động, tiến trình đầu tư xây dựng các hạng mục công trình giai đoạn 1 được thực hiện đồng loạt ngay trong năm đầu thực hiện dự án 1.3.2 Thực trạng công tác quản lý dự án cảng nội... định tổng dự toán và tổng mức đầu tư Mặc dù lựa chọn nhà tư vấn lập dự án và thiết kế kỹ thuật có đủ năng lực nhưng dự án xây dựng cảng nội địa (ICD) Lào Cai vẫn phải điều chỉnh lại dự án do dự án mở rộng quy mô thực hiên Việc điều chỉnh dự án đã làm chậm thời gian khởi công xây dựng dự án so với dự kiến ban đầu • Công tác xây lắp: Công việc quản lý chất lượng xây lắp nhằm đảm bảo chất lượng công trình... và Công ty cổ phần Vinalines Logistics nói riêng Đó sẽ là tiền đề cơ bản để Công ty ngày càng phát triển 1.2 Thực trạng công tác quản lý dự án của công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được... lại tại lô F9’, F11, F12, xây dựng một trung tâm logistics hoàn thiện với tổng diện tích dự kiến 13,5ha, có khả năng thông quan hang hoá, đạt công suất từ 130.000 đến 300.000 TEU/năm Ngày 15/1/2009, công ty đã khởi công xây dựng cảng nội địa (ICD) Lào Cai giai đoạn 1 1.3.1.3 Hình thức quản lý dự án Chủ đầu tư là công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam trực tiếp quản lý dự án thông qua một ban quản. .. về những thay đổi cho phép 1.2.2.3 Quản lý thời gian và tiến độ Quản lý thời gian và tiến độ dự án là quá trình quản lý bao gồm việc thiết lập mạng công việc, xác định thời gian thực hiện từng công việc và toàn bộ dự án, quản lý tiến trình thực hiện các công việc dự án trên cơ sở các nguồn lực cho phép và các yêu cầu về chất lượng đã định” (Giáo trình Quản lý dự án - Chủ biên PGS.TS Từ Quang Phư ơng... Ngoài ra việc công ty khởi công xây dựng dự án xây dựng Lào Cai vào lúc diễn ra cuộc khủng hoảng thế giới.Đây là thực tế mà công ty không thể lường trước được Do đó công ty cần có những biện pháp để hạn chế những rủi ro này • Quản lý chi phí theo giai đoạn đầu tư: Quản lý chi phí dự án theo giai đoạn đầu tư giúp công ty có biện pháp phân bổ nguồn vốn hợp lý, và có các phương pháp quản lý riêng đối với... tư Như vậy việc quản lý dự án theo chu kỳ là vô cùng quan trọng Nhờ đó mà dự án đầu tư có thể hoạt động một cách suôn sẻ, nhanh chóng thu hồi vốn đầu tư và thu lãi Do đó, công ty đã đề xuất trình tự quản lý dự án trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư và thực hiện đầu tư như sau: Bảng 1.3: Trình tự quản lý dự án Số Văn Ngày / Bản tháng Nội dung I/ BƯỚC LẬP DỰ ÁN Chủ trương đầu tư xây dựng công trình Tờ trình . THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VINALINES LOGISTICS VIỆT NAM 1.1. Tổng quan về công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam (Vinalines. trườngChi nhánh công ty tại Hải PhòngChi nhánh công ty tại Quảng NinhChi nhánh công ty tại TP Hồ Chí MinhPhòng thương mại dịch vụ Ban quản lý dự án PMU Lào