ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH BÁN LẺ FPT 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Bán lẻ FPT FRT là công ty bán lẻ có nhiều chi nhánh cửa hàng trên toàn quốc nên để thuận tiện cho việc quản lý hạch toán kế toán kịp thời công ty đã áp dụng hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Đây cũng là mô hình đang được rất nhiều công ty áp dụng hiện nay. - Tập trung: tất cả số liệu được tập trung về phòng kế toán của công ty - Phân tán: ngoài những kế toán tại phòng kế toán còn có các kế toán tại các Shop thực hiện nghiệp vụ kế toán tại shop: bán hàng, quản lý công nợ, tiền, hàng Hình thức này phù hợp đặc điểm kinh doanh của Công ty vì chi nhánh của công ty có địa điểm xa công ty. Áp dụng hình thức kế toán này đảm bảo công tác kế toán đầy đủ kịp thời phục vụ cho hoạt động kinh doanh có hiệu quả. Sơ đồ 1.6.Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán tiền mặt Kế toán ngân hàng Kế toán bán hàng Báo cáo tài chính Kế toán bán hàng Kế toán bán hàng Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán phụ trách về mặt nhân sự, làm công tác kê toán và tham mưu cho giám đốc trong công tác tài chính của toàn công ty.  Kế toán tổng hợp: SV: Nguyễn Mai Phương Lớp: Kế toán 47B 1 1 - Phụ trách phòng khi kế toán trưởng đi vắng. - Chỉ đạo và hướng dẫn chung công tác nghiệp vụ - Theo dõi việc quản lý và sử dụng công cụ lao động, tài sản cố định, tình hình tăng giảm tài sản cố định, phân bổ công cụ lao động xuất dùng trong kỳ. - Theo dõi kế toán bán hàng ở các cửa hàng bán lẻ. - Theo dõi tình hình trích nộp thuế.  Kế toán thanh toán. - Theo dõi đối chiếu các phiếu thu tiền mặt. - Thu hồi tạm ứng cán bộ công nhân viên và thường xuyên đối chiếu công nợ. - Mở sổ theo dõi quỹ và báo cáo đối chiếu sự biến động của quỹ tiền mặt hàng ngày, đưa các chứng từ gốc vào máy tính… phản ánh kịp thời theo từng đối tượng tài khoản thanh toán. - Theo dõi tình hình công nợ, nợ vay ngân hàng, lập kế hoạch trả gốc và trả lãi đúng quy định. Kế toán tiền mặt. Là người chịu trách nhiệm theo dõi tình hình thu chi trên các phiếu thu phiếu chi của công ty.  Thủ quỹ: là người có nhiệm vụ quản lý lượng tiền thực tế trong quỹ và trực tiếp thu chi tiền mặt tại công ty.  Kế toán cửa hàng, trung tâm (10 người) 2.2. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại công ty 2.2.1.Tổ chức vận dụng các chính sách kế toán nói chung Công ty vận dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các văn bản pháp luật khác. SV: Nguyễn Mai Phương Lớp: Kế toán 47B 2 2 - Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm - Đơn vị tiền tệ áp dụng: Việt Nam đồng - Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên - Phương pháp tính giá hàng tồn kho: theo phương pháp nhập trước xuất trước. - Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung - Phương pháp trích khấu hao: Đường thẳng. Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế toán ORACLE E-BUSINESS SUITE của công ty Oracle. Đây là phần mềm bao gồm các ứng dụng kinh doanh được cấu hình, cài đặt sẵn và được thiết kế đặc biệt cho những công ty có qui mô từ 50 đến 300 nhân viên. Phần mềm này hỗ trợ qui trình hoạt động cơ bản hàng ngày của công ty như: dịch vụ quản lý quan hệ khách hàng (Oracle CRM Services), quản lý sản xuất từng phần (Oracle Discrete Manufacturing), quản lý kho (Oracle Inventory), quản lý đơn đặt hàng (Oracle Order Management)…Chương trình này sẽ giúp công ty triển khai công việc nhanh chóng, kiểm soát kinh doanh được nâng lên cấp độ cao hơn. Giải pháp EBS là một trong những giải pháp ERP đầu tiên xuất hiện tại Việt Nam. Với hơn 50 khách hàng, giải pháp EBS đã chứng tỏ tính ưu việt và độ mềm dẻo thích nghi với môi trường doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt với mô hình các tập đoàn đa ngành, với nhiều đơn vị thành viên hạch toán độc lập. SV: Nguyễn Mai Phương Lớp: Kế toán 47B 3 3 Oracle E-Business Suite bao gồm các phân hệ chính như sau: Sổ cái tổng hợp (General Ledger - GL): Cấu trúc tài khoản, Chứng từ, Báo cáo tài chính, Kế toán tổng hợp, Quản lí ngân sách . Kế toán phải thu (Accounts Receivable - AR): Quản lí khách hàng, Lập hoá đơn, Thu tiền, Hạch toán khoản thu, Lập báo cáo, . Kế toán phải trả (Accounts Payable - AP): Quản lí nhà cung cấp, Hoá đơn, Đối chiếu với đơn đặt hàng, Thanh toán, Kiểm soát thanh toán, Kiểm soát hạch toán, Hỗ trợ nhiều loại tiền . Quản lí dòng tiền (Cash Management - CM): Dự báo dòng tiền, Quản lí thông tin Ngân hàng, Đối chiếu với ngân hàng, Tra cứu và báo cáo . Quản lí mua sắm (Purchasing - PO): Quản lí nhà cung cấp, Yêu cầu mua hàng, Đơn đặt hàng, Nhận hàng, Phê duyệt chứng từ, Đối chiếu hoá đơn, Thanh toán . SV: Nguyễn Mai Phương Lớp: Kế toán 47B 4 4 Quản lí bán hàng (Order Management - OM): Nhập, xử lí đơn đặt hàng, Thuế doanh thu/ thuế GTGT, Kế hoạch giao hàng, Vận chuyển, Mua giao thẳng (không qua kho), Treo đơn đặt hàng, Kiểm tra tín dụng, Chính sách giá và chiết khấu, Hàng trả lại . Quản lí tài sản (Assets - FA): Tăng, giảm, điều chuyển tài sản, Khấu hao . Quản lí kho hàng (Inventory - INV): Cấu trúc kho hàng, Khai báo hàng hoá, Dự báo và bổ sung hàng, Dự trữ nguyên vật liệu, Các giao dịch xuất nhập kho, Phân tích ABC và kiểm kê định kì, Tra cứu và lập báo cáo, Giá trị hàng tồn kho, Tích hợp tài chính . Việc trang bị vi tính tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán, giảm nhẹ bớt được những phần việc đơn giản. Tuy nhiên việc này cũng có một số hạn chế nhất định vì nó phụ thuộc vào kỹ thuật của người lập trình phần mềm. 2.2.2. Tổ chức sử dụng tài khoản kế toán Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Tuy nhiên, để phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty, công ty đã mở các tài khoản chi tiết như: các tài khoản về hàng hóa, doanh thu, giá vốn, xác định kết quả theo từng lĩnh vực. Tài khoản về hàng hóa TK 156 được chi tiết thành các TK cấp 2 sau : TK 1561 : Hàng hóa TK 1569 : Hàng hóa- TKTG- nhận hàng hóa- PO- INV Các tài khoản về chi phí : TK 641 : được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 sau: TK 6411: Nhân viên- Lương TK 6412: Nhân viên- Thưởng SV: Nguyễn Mai Phương Lớp: Kế toán 47B 5 5 TK 6413: Nhân viên – BHXH TK 6414 : Chi phí bảo hiểm thất nghiệp TK 6415 : Tiếp thị- khuyến mại TK 6419 : Kết chuyển chi phí bán hàng… 2.2.3. Tổ chức vận dụng chứng từ và sổ sách kế toán - Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nhiệm vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán. Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh ở công ty đều phải lập chứng từ và ghi chép đầy đủ, trung thực khách quan và chứng từ kế toán. Công ty sử dụng chứng từ theo đúng quy định của Luật Kế toán, Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các văn bản pháp luật khác. Các chứng từ sử dụng bao gồm : Chứng từ liên quan đến hoạt động mua hàng gồm : + Hóa đơn mua hàng + Phiếu nhập kho + Biên bản kiểm kê + Giấy đề nghị tạm ứng Chứng từ liên quan đến hoạt động bán hàng : + Hóa đơn bán hàng + Phiếu xuất kho + Hóa đơn thuế hóa trị gia tăng + Hoá đơn xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ… + Bảng kê hàng hoá bán ra Ngoài ra công ty sử dụng một số chứng từ khác như: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có…. SV: Nguyễn Mai Phương Lớp: Kế toán 47B 6 6 Kế toán viên lập các chứng từ thuộc phần hành của mình để làm căn cứ ghi sổ sau đó các chứng từ sẽ được chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra và quản lý. Việc xử lý chứng từ trên máy được thực hiện theo các bước sau : Bước 1: Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ Trong quá trình tổ chức cần phân biệt 2 loại: chứng từ được nhập trước khi nhập dữ liệu vào máy và chứng từ lập sau khi dữ liệu đó được nhập vào máy để tổ chức hợp lý quy trình lập và luân chuyển chứng từ. Bước 2: Tổ chức xử lý chứng từ Tổ chức phân loại chứng từ sắp xếp các chứng từ có liên quan thành một bộ để thuận tiện cho việc xử lý. Đối với các chứng từ được lập trước khi nhập dữ liệu vào máy thì việc xử lý gồm kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của nghiệp vụ ghi trên chứng từ, tính đầy đủ của các yếu tố, tính chính xác của các con số… Đối với các chứng từ được lập sau khi dữ liệu đó được nhập vào máy thì cũng phải thực hiện những việc xử lý tương tự như trên và nếu có sự cố thì cần phải theo dõi để điều chỉnh thông tin vào số liệu đã nhập. Bước 3: Căn cứ chứng từ đó để xử lý dữ liệu để nhập vào máy. Việc nhập dữ liệu này có thể do một số kế toán viên cùng tiến hành nhập liệu. Bước 4: Máy tính toán, phân loại, hệ thống hoá thông tin theo chương trình đã định để có được các tài khoản, thông tin chi tiết và hệ thống báo cáo tài chính. - Hệ thống sổ sách Kế toán tại công ty áp dụng ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung, ghi sổ bằng máy. Hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung bao gồm:  Sổ Nhật ký chung SV: Nguyễn Mai Phương Lớp: Kế toán 47B 7 7  Sổ nhật ký đặc biệt: sổ Nhật ký chi tiền, sổ Nhật ký chi tiền, sổ Nhật ký mua hàng, sổ Nhật ký bán hàng.  Sổ, thẻ kế toán chi tiết Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ chứng từ ghi sổ, xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động cập nhật vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng hoặc vào bất kỳ thời điểm nào cần thiết, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ ( cộng sổ ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa các sổ tổng hợp, sổ chi tiết được thực hiện tự động và luôn bảo đảm chính xác trung thực theo thông tin đã được nhập vào trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối tháng, cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục phap lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Sơ đồ 1.7. Trình tự ghi sổ kế toán các chứng từ gốc xử lý chứng từ Nhập dữ liệu: + Ctừ đó được xử lý. + Bút toán k/c, điều chỉnh SV: Nguyễn Mai Phương Lớp: Kế toán 47B 8 8 + các bút toán điều chỉnh Máy thực hiện + Lên sổ sách + Lập :bảng biểu, BCTC In các thông tin theo yêu cầu Hằng ngày, từ các chứng từ gốc như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kế toán tập hợp và ghi sổ chi tiết vật tư, hàng hoá và sổ chi tiết doanh thu bán hàng theo từng mặt hàng từ đó đưa vào sổ cái, sổ tổng hợp chi tiết, lên bảng cân đối số phát sinh, cuối tháng lên báo cáo tài chính. 2.2.4. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Báo cáo tài chính của xí nghiệp gồm 4 báo cáo sau: - Bảng cân đối kế toán Mẫu số B 01-DN - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02 - DN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B 03-DN - Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B 09-DN Kế toán tổng hợp lập báo cáo nội bộ và cho bên ngoài đơn vị theo định kỳ báo cáo hoặc theo yêu cầu đột xuất phục vụ cho việc ra quyết định. Việc lập báo cáo tài chính yêu cầu phải trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, nguồn vốn cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong một năm tài chính, là căn cứ quan trọng cho việc ra các quyết định kinh SV: Nguyễn Mai Phương Lớp: Kế toán 47B 9 9 doanh của công ty, quyết định của nhà đầu tư đồng thời cũng cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước. Ban giám đốc sử dụng báo cáo tài chính cho công tác quản trị nội bộ, lấy đó là căn cứ để đánh giá tình hình phát triển của năm trước và đề ra chiến lược phát triển, các kế hoạch cho năm sau. Nhà đâu tư cần xem xét phân tích báo cáo tài chính trước khi đưa ra quyết định đầu tư vào công ty. Thời hạn để công ty nộp báo cáo tài chính cho cơ quan thuế là 97 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Ngoài ra công ty còn gửi báo cáo tài chính tơi một số đơn vị khác như sở tài chính Hà Nội, cục thống kế hay ngân hàng. Đối với các công ty niêm yết trên thị trường chứng khoán, báo cáo tài chính phải được công khai trên thị trường chứng khoán. SV: Nguyễn Mai Phương Lớp: Kế toán 47B 10 10 [...]...SV: Nguyễn Mai Phương 11 11 Lớp: Kế toán 47B . ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH BÁN LẺ FPT 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Bán lẻ FPT FRT là công ty bán lẻ có nhiều. thanh toán Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán tiền mặt Kế toán ngân hàng Kế toán bán hàng Báo cáo tài chính Kế toán bán hàng Kế toán bán hàng Kế toán trưởng