THỰC TRẠNG KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH BÁN LẺ FPT 3.1. Kế toán quá trình mua hàng 3.1.1. Phương thức mua hàng Hàng hoá được mua vào dưới hình thức mua lẻ, được thực hiện theo nhiều hình thức: đặt hàng qua mail cho PM (có thể gọi điện thoại trước), đặt hàng trực tiếp với nhà phân phối, mua trực tiếp từ nhà phân phối. Quy trình mua hàng được thực hiện qua các bước như sau: - Xác định nhu cầu mua hàng và lập kế hoạch mua hàng - Xem xét và phê duyệt kế hoach mua hàng - Tìm kiếm, đánh giá lựa chọn nhà phân phối - Ký kết hợp đồng - Đặt hàng - Nhận và kiểm tra hàng hoá - Thanh toán đơn hàng Số tiền hàng mua được thanh toán trên cơ sở hoá đơn và hợp đồng ký kết bằng cách : trả chậm, trả trước ( tạm ứng, đặt cọc… ), trả ngay hoặc bù trừ. Mỗi một phương thức mua hàng đều liên quan tới những thoả thuận về địa điểm, cách thức, trách nhiệm giao nhận hàng và thanh toán chi trả tiền hàng cũng như các chi phí khác liên quan. Do hàng hoá đều là mua ngoài, vì vậy giá nhập kho là giá thực tế của hàng hoá mua vào: Giá trị hàng mua vào = Giá mua ghi trên hóa đơn (chưa bao gồm VAT) + CP thu mua - Chiết khấu TM, giảm giá hàng bán Các chi phí mua hàng phát sinh được tính vào giá của hàng hoá nhưng hạch toán riêng. Cuối kỳ, chi phí thu mua được phân bổ cho hàng tiêu dùng Chi phí thu mua phân Chi phí thu mua Đk + phát sinh trong kỳ Trị giá = x hàng bổ cho hàng tiêu dùng Trị giá mua hàng + Trị giá mua hàng xuất tthụ xuất tiêu thụ tồn cuối kỳ 3.1.2. Tài khoản sử dụng Để hạch toán nghiệp vụ mua hàng, kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 1561: Hàng hoá : dùng để phản ánh sự biến động tăng, giảm và số hiện có hàng hoá theo giá thực tế. Tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 sau : TK 1561: Hàng hoá TK 1562 : Hàng hoá- TKTG- chuyển kho nội bộ TK 1563 : Hàng hoá- TKTG- chênh lệch giá kho TK 1569 : Hàng hoá- TKTG- nhận hàng hoá- PO- INV TK 1562 : phản ánh chi phí thu mua phát sinh trong giai đoạn mua hàng như chi phí vận chuyển từ nơi mua đến công ty, chi phí bảo quản, hao hụt định mức khi mua, chi phí thu mua khác… 3.1.3. Kế toán chi tiết mua hàng Các chứng từ sử dụng trong kế toán mua hàng gồm : - Giấy đề nghị nhập mua hàng - Hoá đơn mua hàng - Phiếu nhập kho - Biên bản kiểm kê hàng hoá Dựa trên báo cáo doanh số, tình hình kinh doanh hiện tại và xu hướng thị trường, PM lập kế hoạch mua hàng (cả đối với những hãng cũ và mới). Giám đốc kinh doanh sẽ xem xét kế hoạch mua hàng. Sau khi được tổng giám đốc phê duyệt sẽ tiến hành mua hàng phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Khi mua hàng kế toán nhận hoá đơn mua hàng và phiếu nhập kho để làm cơ sở nhập số liệu vào máy về số hàng nhập kho. Ví dụ : Ngày 4/5/2009, công ty nhận một nghiệp vụ mua hàng. Việc nhập đơn hàng vào máy được thực hiện như sau : Đường dẫn: Purchasing -> Purchase Orders ->Purchase Orders Nhập thông tin chung : PO,Rev = 006659- 040509 Supplier[Select] = Công ty TNHH Phân phối FPT Site[Select]= PT NOI BO Ship-To[Select] = FRT HN Bill-To[Select] = FRT HN Currency :VNĐ (mặc định) Nhập thông tin chi tiết Item[Select] Type= Goods Quantity ( số lượng ) Price ( giá ) Save Để theo dõi hàng hoá : Đường dẫn : Chọn GL Report  GL 0201  sổ chi tiết TK  TK 156 Biểu số 1.8 Tập đoàn FPT Công ty TNHH Bán lẻ FPT SỔ CHI TIẾT Tài khoản : 1561 Mã tài khoản Dư đầu kỳ Ngày GD Ngày HT Số GD Số chứng từ Loại tiền Tỷ giá Diễn giải Số dư ngoại tệ Số dư bản tệ Ghi nợ Ghi có Ghi nợ Ghi có Ghi nợ Ghi có 1.S ố dư đ ầu k ỳ 2. S ố ph át sinh 1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 3/3/2008 3/3/2008 18704343 18704343 VND 1 0 0 7.241.055 0 1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 3/3/2008 3/3/2008 18701578 18701578 VND 1 0 0 6.272.730 0 1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 1/3/2008 1/3/2008 18628386 18628386 VND 1 Chuyển kho 45TH >> 5 Đào Duy Anh 0 0 0 0 …. … … 1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 1/3/2008 1/3/2008 18668705 18668705 VND 1 Xuất hàng theo SO số 12851 - 45TH 0 0 0 0 1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 1/3/2008 1/3/2008 18667892 18667892 VND 1 Xuất hàng theo SO số 12858 - 45TH 0 0 0 0 1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 1/3/2008 1/3/2008 18668706 18668706 VND 1 Xuất hàng theo SO số 12851 - 45 TH 0 0 0 16.599.44 0 1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 1/3/2008 1/3/2008 18667923 18667923 VND 1 Xuất hàng theo SO số 12848 - 45TH 0 0 0 14.427.51 0 3. C ộng ph át sinh 8.411.189.990 9.044.564. 768 Tháng 3 n ăm 2008 3.2. Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá 3.2.1. Phương thức tiêu thụ và thanh toán áp dụng tại công ty Công ty bán hàng dưới 2 hình thức : bán hàng tại Store và bán hàng liên Store. Bán hàng tại Store là hình thức bán hàng trực tiếp ngay tại cửa hàng ( Shop ). Nhân viên bán hàng Giới thiệu khách hàng về thông tin sản phẩm, chương trình khuyến mại (nếu có). Khi khách hàng đồng ý mua sản phẩm. Nhân viên bán hàng xác nhận thông tin giao dịch với khách hàng. Nhân viên bán hàng thu tiền và chuyển cho kế toán. Bán hàng liên Store : Trường hợp khách hàng mua hàng ở TP/Tỉnh này nhưng muốn giao hàng (tặng) cho một người khác ở TP/Tỉnh khác. Nhân viên bán hàng (bên bán) sẽ xác định nhu cầu khách hàng về sản phẩm, thông tin người nhận hàng (Tên, địa chỉ, Tel…) và kiểm tra khả năng đáp ứng tại nơi giao hàng (Sản phẩm, số lượng, thời gian giao hàng). Sau đó, nhân viên bán hàng thu tiền và chuyển cho kế toán, phát hành hóa đơn cho người mua hàng hoặc phát hành hóa đơn cho người nhận hàng nếu người mua có yêu cầu (trường hợp này nơi giao hàng phát hành hóa đơn). Quy trình bán một loại hàng hóa của công ty trải qua các bước cơ bản sau đây: - Thoả thuận với khách hàng về giá cả, phương thức bán hàng và thực hiện lập, ký kết các văn bản cần thiết. - Tìm kiếm các thông tin khách hàng trên hệ thống để kiểm tra xem đã có mã khách hàng này chưa. - Nhân viên bán hàng thực hiện kiểm tra lượng hàng tồn kho. - Kế toán bán hàng thực hiện xác nhận đơn hàng - Kế toán phải thu kiểm tra và xử lý hạn mức tín dụng cho khách hàng đó. - Đơn hàng được xác nhận và không bị treo bởi hạn mức tín dụng. Việc thanh toán với người mua về hàng hoá bán ra được thực hiện dưới nhiều phương thức : - Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt - Thanh toán bằng phương thức chuyển khoản qua ngân hàng với điều kiện người mua có quyền từ chối không thanh toán một phần hoặc toàn bộ giá trị hàng mua, do khối lượng hàng gửi đến cho người mua không phù hợp với hợp đồng về số lượng hoặc chất lượng và quy cách. 3.2.2. Tài khoản sử dụng Để hạch toán quá trình bán hàng, kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 5111 : Doanh thu bán hàng hoá TK 531 : Hàng bán bị trả lại TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra TK 632 : Giá vốn hàng bán Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản khác như TK 337, TK 156, TK 157… 3.2.3. Kế toán chi tiết bán hàng Các chứng từ sử dụng trong kế toán bán hàng gồm : - Hoá đơn bán hàng - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Bảng kê hàng hoá bán ra - Phiếu xuất kho - Giấy đề nghị xuất hàng Đầu ra của quá trình bán hàng là hóa đơn GTGT, được thực hiện bởi kế toán bán hàng. Ví dụ : Ngày 29 tháng 12 năm 2008 công ty có nghiệp vụ bán hàng tại showroom của công ty, quy trình bán hàng được thực hiên như sau : - Nhân viên bán hàng đón tiếp khách hàng và giới thiệu 1 số các chủng loại của mặt hàng khách hàng đó muốn mua, giới thiệu giá cả sau đó thống nhất về giá cả sản phẩm cho khách - Ký kết các văn bản cần thiết, đầu ra của quá trình này là hợp đồng bán hàng và các chứng từ khác (nếu có) - Tìm kiếm các thông tin khách hàng trên hệ thống để kiểm tra xem đã có mã khách hàng này chưa, sau đó thông tin về khách hang sẽ được tự động lưu trên hệ thống. - Nhập các thông tin cần thiết như: ngày đặt hàng, tên khách hàng, phương thức thanh toán, bảng giá mặt hàng . - Nhân viên bán hàng thực hiện kiểm tra lượng hàng tồn kho - Nhân viên bán hàng thực hiện ghi nhận đơn hàng sau đó chuyển sang kế toán bán hàng Kế toán bán hàng thực hiện các công việc sau: - Ghi nhận đơn hàng do nhân viên bán hàng đem tới, các thủ tục như sau: - Đường dẫn: Orders, Returns> Sales order [Tab] Main Customer(khách hàng), khách lẻ Laptop 45 Thái Hà, sau đó hệ thống sẽ tự cập nhật : Order type ( kiểu bán hàng ) - < 15.1.1.1.5014.19011101.1101 > Price List( bảng giá) - < Bảng giá FRTHN - VND > Salesperson ( người bán ) - < Bùi Thị Thanh Thảo > Currency (đơn vị tiền tệ, mặc định VND) [Tab] Additional information Nhập các thông tin về khách hàng và hóa đơn bán hàng : [Tab] Others Payment Terms( phương thức thanh toán), 0 (trả tiền ngay) Ware House ( kho hàng đơn vị) 941 Save đơn hàng Sau đó đơn hàng sẽ được tự động ghi nhận trên hệ thống Sau đó chọn tab Line Items để nhập thông tin cho các dòng đơn hàng Sau đó chọn tab Line Items để nhập thông tin cho các dòng đơn hàng [Tab] Main Ordered Item : Notebook HP Compaq CQ40- 108TU Core Duo T3200 HP IDA 07 carrying case- GH694PA Tax Code : “VAT-5%” ( Bắt buộc phải có ) Sau khi nhập thông tin về hàng hoá, người nhập sẽ kiểm tra số lượng hàng tồn kho trên Subinventory [...]... đến tận nơi cho khách hàng - Bên vận chuyển sẽ giao hàng, nhận tiền và giữ 2 liên còn lại của hóa đơn sẽ chuyển về cho kế toán của công ty - Công việc nhập hóa đơn vào hệ thống sẽ do kế toán trực tiếp tại công ty thực hiện lập phiếu thu Kết thúc quy trình bán hàng Hoá đơn GTGT ở công ty được lập thành 3 liên theo đúng chế độ kế toán Liên1 : Lưu tại quyển gốc Liên 2: Khách hàng giữ (Hoá đơn đỏ) Liên 3:... đầy đủ những chứng từ đảm bảo số hàng đã được bán, căn cứ vào Hoá đơn bán hàng, Phiếu nhập kho, sau khi kế toán phản ánh doanh thu bán hàng vào Sổ bán hàng, kế toán phải phản ánh giá vốn hàng bán. Do đó kế toán xác định giá vốn hàng bán để ghi vào cột Tiền vốn của lô hàng đã bán đó vào Sổ bán hàng cũng như vào cột xuất của Thẻ kho kế toán Để theo dõi giá vốn của mặt hàng: Đường dẫn : Chọn GL Report... 527202 VND 1 K/c Doanh thu bán hàng - E-STORE 0 0 0 121.113.472 9111000000 166.499.226.728 166.499.226.728 7/1/09 31/12/08 1613208 526382 VND 1 K/c Thu nhập khác - E-STORE 0 0 0 410.565.296 9,351,254,03 4 3.Cộng số phát sinh 9,351,254,034 PHẦN 4 : HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH BÁN LẺ FPT 4.1 Đánh giá về công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá tại công ty  Ưu điểm : Với quy mô... phân phối Cuối kỳ, kế toán đặt lệnh yêu cầu máy tính thực hiện bút toán kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh, in sổ chi tiết tài khoản 911 Kế toán thực hiện kết chuyển doanh thu bán hàng Quy trình thực hiện như sau: Chạy công thức kết chuyển đã được định nghĩa để tạo bút toán : GL> Journals> Generate> Allocation Chọn công thức từ danh sách tạo sẵn Ví dụ kết chuyển doanh thu bán hàng trong kỳ Nợ... 3.3.3 Hạch toán xác định kết quả Sau một kỳ hạch toán, kế toán tiến hành xác định kết quả hoạt động kinh doanh Để hạch toán xác định kết quả, kế toán sử dụng các tài khoản: TK 5111 : Doanh thu bán hàng hoá TK 5113 : Doanh thu cung cấp dịch vụ TK 515 : Doanh thu hoạt động tài chính TK 531 : Hàng bán bị trả lại TK 632 : Giá vốn hàng bán TK 711 : Thu khác TK 811 : Chi khác TK 911 : Xác định kết quả kinh... Khoa học- công nghệ hiện nay Tính từ đầu năm 2008 đến cuối năm 2008, giá mặt hàng điện thoại trung bình giảm 8% Vì thế trong số mặt hàng đang lưu kho tại công ty luôn có những mặt hàng bị giảm giá Trong khi đó, hầu như các năm công ty lại không hề lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Điều này gây ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của công ty - Sổ chi tiết áp dụng tại công ty chưa hợp lý về kết cấu : chưa... thụ hàng hoá Chi bán hàng của công ty chủ yếu bao gồm : Lương nhân viên bán hàng, thưởng nhân viên bán hàng, các khoản trích theo lương ( BHXH, BHYT, KPCĐ ), chi phí bảo hiểm thất nghiệp, chi phí vận chuyển, tiếp thị và khuyến mại Khi phát sinh các khoản chi phí bán hàng, phòng kinh doanh cần tập hợp đầy đủ chứng từ chứng minh các khoản chi đó là có thực, hợp lý để kế toán có căn cứ tập hợp chi phí bán. .. toán có căn cứ tập hợp chi phí bán hàng - Chứng từ ban đầu: Để kế toán chi phí bán hàng, cần căn cứ trên Phiếu chi tiền mặt, giấy báo Nợ của ngân hàng, Bảng kê chi tiền mặt, Chứng từ vận chuyển, Hoá đơn thanh toán của các dịch vụ mua ngoài, Bảng tính lương và BHXH, BHYT, KPCĐ, Để tập hợp chi phí bán hàng kế toán sử dụng TK 641- chi phí bán hàng Tuy nhiên, hiện nay công ty chỉ sử dụng tài khoản chi tiết... 9,275,603,810 Tương tự thực hiện kết chuyển các khoản doanh thu tài chính, chi phí tài chính, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp Căn cứ các số liệu tập hợp được, kế toán lập chi tiết TK 911.Quy trình như sau: GL REPORT  GL 0201 Sổ chi tiết TK  TK 911 Biểu số 1.14 Tập đoàn FPT Công ty TNHH Bán lẻ FPT SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 911- Xác định kết quả Tháng 12 năm 2008... quan đến chi phí bán hàng là cước vận chuyển Tín thành .Kế toán viết phiếu chi để thanh toán. Quy trình như sau: Đầu ra Cuối tháng, kế toán chi phí tổng hợp theo quy trình Vào địa chỉ Http://fifa2007.ho .fpt. vn/mis/exp/exp0101.aspx Chọn Expense Report Chọn thời điểm From Date : 01/12/2008 To Date: 31/12/2008 View Report Căn cứ vào đó, kế toán lập phiếu kế toán xác định chi phí bán hàng, kết chuyển sang tài . THỰC TRẠNG KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH BÁN LẺ FPT 3.1. Kế toán quá trình mua hàng 3.1.1. Phương thức mua hàng Hàng hoá được mua. hàng hoá 3.2.1. Phương thức tiêu thụ và thanh toán áp dụng tại công ty Công ty bán hàng dưới 2 hình thức : bán hàng tại Store và bán hàng liên Store. Bán hàng