MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP LUẬN CƠ BẢN ỨNG DỤNG VÀO NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG BẢO HIỂM Vào đầu những năm 80 của thế kỷ trước, nghiên cứu về hệ thống thông tin mới được hình thành trên thế giới, và được quan tâm, nghiên cứu, ứng dụng tại Việt Nam từ đầu năm 2000. Những năm gần đây, hệ thống thông tin ngày càng được ứng dụng vào nhiều lĩnh vực, và không ngừng khẳng định tầm quan trọng, vai trò trong các lĩnh vực ấy. Việc nghiên cứu phương pháp luận cơ bản về hệ thống thông tin rất quan trọng để có thể ứng dụng vào việc hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý các hợp đồng bảo hiểm tại PVI Thăng Long. I. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 1. Định nghĩa hệ thống thông tin a. Thông tin, và thông tin quản lý: Trước tiên, ta có thể hiểu thông tin là sự phản ánh và biến phản ánh thành tri thức mới của chủ thể nhận tin đối với đối tượng phản ánh. Với định nghĩa như trên, thông tin có 4 tính chất cơ bản sau: − Có hướng − Thời điểm − Cục bộ − Tương đối Thực chất, thông tin sẽ không có ý nghĩa gì nếu không được áp dụng vào công việc cụ thể. Nhất là đối với lĩnh vực quản lý, thông tin là hết sức cần thiết. Có thể nói, thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào, vừa là nguyên liệu đầu ra của hệ thống thông tin quản lý. Không có thông tin thì không có hoạt động quản lý đích thực. Thông tin quản lý thông tin có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình. b. Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu,…thực hiện hoạt động thu thập, xử lý thông tin trong một tập các ràng buộc gọi là môi trường. Nguồn Thu nhập Kho dữ liệu Xử lý và lưu giữ Phân phát Đích Nó được biểu hiện bởi con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào ( input) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn ( sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả của xử lý ( output) được chuyển đến các đích ( destination) hoặc được cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (storage) Hình 1: Mô hình hệ thống thông tin Như hình trên minh họa, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra. Hệ thống thông tin gồm có 2 loại: Hệ thống chính thức: một hệ thống thông tin chính thức bao hàm một tập hợp các quy tắc, phương pháp làm việc có văn bản rõ ràng, hoặc ít ra cũng được thiết lập theo một truyền thống. − Hệ thống không chính thức: thường được bao hàm một tập hợp các quy tắc và phương pháp làm việc có văn bản rõ ràng, hoặc là ít ra cũng được thiết lập theo một truyền thống. Đó là trường hợp hệ thống trả lương, hoặc hệ thống quản lý tài khoản các nhà cung cấp và tài khoản khách hàng, phân tích bán hàng, và xây dựng kế hoạch ngân sách, hệ thống thường xuyên đánh giá khía cạnh tài chính của những cơ hội mua bán khác nhau, và cũng như hệ thống chuyên gia cho phép đặt ra các chuẩn đoán tổ chức. − Những hệ thống thông tin phi chính thức của một tổ chức, bao chứa các bộ phận gần giống như hệ thống đánh giá các cộng sự của ông chủ tịch một doanh nghiệp. Tập hợp các hoạt động xử lý thông tin như gửi và nhận thư, ghi chép dịch vụ, các cuộc nói chuyện điện thoại, các cuộc tranh luận, các ghi chú trên bảng thông báo và các bài báo trên báo chí và tạp chí là các hệ thông tin phi chính thức. 2. Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức Có hai cách phân loại hệ thống thông tin trong các tổ chức hay được dùng. Một cách lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại và một cách lấy nghiệp vụ mà nó phục vụ làm cơ sở để phân loại. a. Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra Mặc dù rằng các hệ thống thường sử dụng các công nghệ khác nhau nhưng chúng phân biệt nhau trước hết bởi loại hoạt động mà chúng trợ giúp. Theo cách này, có 5 loại: hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định, hệ chuyên gia và hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh. • Hệ thống xử lý giao dichn TPS( transaction processing System): như chính tên của chúng đã nói rõ, các hệ thống xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, hoặc với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nó. Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó. Có thể kể ra các hệ thống thuộc loại này như: hệ thống trả lương, làm hóa đơn, lập đơn trả hàng, theo dõi khách hàng, hay theo dõi nhà cung cấp… • Hệ thống thông tin quản lý MIS ( Management Information System): là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, hoạt động này nằm ở các mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý, hoặc lập kế hoạch chiến lược. Một số ví dụ về hệ thống thông tin quản lý như: hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, nghiên cứu về thị trường, theo dõi năng suất làm việc hay sự vắng mặt của nhân viên…. • Hệ thống ra quyết định DSS ( Decision Support System) là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Với quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một quy trình được tạo thành từ ba giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết, và lựa chọn một phương án. • Hệ thống chuyên gia ES ( Expert System): đó là hệ thống những cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ, và một động cơ suy diễn. • Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA ( Information System for Competitive Advantage): hệ thống thông tin loại này được sử dụng như mục đích trợ giúp chiến lược. Khi nghiên cứu hệ thống thông tin mà không tính đến những lý do dẫn đến sự cài đặt nó hoặc cũng không tính đến môi trường trong đó nó được phát triển, ta nghĩ rằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia. b. Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý, và trong mỗi cấp quản lý chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Bảng: phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định Tài chính chiến lược Marketing chiến lược Nhân lực chiến lược Kinh doanh và sản xuất chiến lược Hệ thống thông tin văn phòng Tài chính chiến thuật Marketing chiến thuật Nhân lực chiến thuật Kinh doanh và sản xuất chiến thuật Tài chính chiến tác nghiệp Marketing tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp II. PHƯƠNG PHÁP PHÁT TRIỂN MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN 1. Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu đến việc xử lý dữ liệu, để đưa ra những kết luận chính xác về tình hình thực tế. Thiết kế nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại, và xây dựng các mô hình logic, mô hình vật lý ngoài của hệ thống. Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin: • Những vấn đề về quản lý • Những yêu cầu mới của nhà quản lý • Sự thay đổi của công nghệ • Thay đổi sách lược chính trị Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dực án phát triển một hệ thống thông tin mới. Những luật mới của chính phủ mới ban hành ( luật về thuế chẳng hạn), việc ký kết một hiệp tác mới, đa dạng hóa các hoạt động của doanh nghiệp, bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới. Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc tổ chức phải xem lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình. Khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời, nhiều tổ chức phải rà soát lại các hệ thống thông tin của mình để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ mới này. Việc người ta nhận ra yêu cầu phát triển hệ thống thông tin rõ ràng là chưa đủ để bắt đầu sự nghiệp phát triển này. Trong phần lớn các tổ chức, có các cơ chế, ít nhiều chính thức đang tồn tại, để xác định được liệu một nghiên cứu phát triển hệ thống thông tin có nên được thực hiện hay không. 2. Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin Mục đích chính xác của dự án phát triển một hệ thống thông tin là có được một sản phẩm đáp ứng các nhu cầu của người sử dụng, mà nó được hòa hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp để phát triển một thống thông tin, tuy nhiên không có phương pháp ta có nguy cơ không đạt được những mục tiêu định trước. Dưới đây là ba nguyên tắc để phát triển một hệ thống thông tin: • Nguyên tắc 1: sử dụng các mô hình • Nguyên tắc 2: chuyển từ các chung sang cái riêng • Nguyên tắc 3: chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế III. CÁC CÔNG ĐOẠN PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN Có 7 giai đoạn khi phát triển hệ thống thông tin: đánh giá yêu cầu, phân tích chi tiết, thiết kế logic, đề xuất các phương án của giải pháp, thiết kế vật lý ngoài, triển khai kỹ thuật hệ thống, cài đặt và khai thác. 1. Giai đoạn đánh giá yêu cầu Giai đoạn này là giai đoạn quan trọng, quyết định sự thành công của một dự án. Một sai sót trong giai đoạn này sẽ rất có thể làm chậm cả một dự án, kéo theo những chi phí, tổn thất lớn cho tổ chức. Một dự án phát triển hệ thống không tự động tiến hành ngay sau khi có bản yêu cầu. Vì loại dự án này đòi hỏi đầu tư không chỉ tiền bạc, thời gian, mà cả nguồn nhân lực, do đó quyết định về vấn đề này phải được thực hiện sau một cuộc phân tích cho phép xác định cơ hội và khả năng thực thi. • Lập kế hoạch Về cơ bản thì lập kế hoạch của giai đoạn thẩm định dự án, là làm quen với hệ thống đang xét, xác định thông tin phải thu thập, cũng như nguồn và phương pháp thu thập cần dùng. Số lượng và sự đa dạng của nguồn thông tin phụ thuộc vào kích thước và độ phức tạp của hệ thống nghiên cứu. • Làm rõ yêu cầu Làm rõ yêu cầu, tức là làm cho phân tích viên hiểu đúng yêu cầu. Xác định chính xác đối tượng yêu cầu, thu thập những yếu tố cơ bản của môi trường hệ thống và xác định khung cảnh nghiên cứu. Làm rõ yêu cầu được thực hiện chủ yếu qua việc tìm hiểu những yêu cầu của người sử dụng, sau đó là người quản lý chính mà bộ phận của họ. Thêm vào đó để nhằm tới nguyên nhân dẫn đến yêu cầu và xác định hệ thống có liên quan. • Đánh giá khả thi Đánh giá khả thi rất quan trọng. Đòi hỏi phân tích viên có sự hiểu biết sâu về vấn đề, có năng lực thiết kế nhanh các yếu tố của giải pháp và đánh giá các chi phí của các giải pháp. Đánh giá khả năng thực thi của một dự án là tìm xem có yếu tố nào ngăn cản nhà phân tích thực hiện, cài đặt một cách thành công giải pháp đã đề xuất hay không? Tuy nhiên trong quá trình phát triển hệ thống luôn luôn phải tiến hành đánh giá lại. Những vấn đề chính về khả năng thực thi là: khả thi về tổ chức, khả thi về tài chính, khả thi về thời hạn và khả thi về kỹ thuật. − Khả thi về tổ chức: đòi hỏi phải có sự hòa hợp giữa giải pháp và dự kiến với môi trường tổ chức. − Khả thi kỹ thuật, được đánh giá bằng cách so sánh công nghệ hiện có hoặc có thể mua sắm được với yêu cầu của hệ thống đề xuất. − Khả thi về tài chính là xác định xem lợi ích hữu hình chờ đợi có lớn hơn tổng các chi phí bỏ ra không? • Chuẩn bị và trình bày báo cáo về đánh giá yêu cầu Báo cáo phải trợ giúp các nhà lãnh đạo quyết định dự án có thể tiếp tục hay dừng lại. Báo cáo phải cung cấp một bức tranh sáng sủa và đầy đủ về tình hình, và khuyến nghị những hành động tiếp theo. 2. Giai đoạn phân tích chi tiết Giai đoạn phân tích chi tiết, là giai đoạn tiếp theo giai đoạn đánh giá yêu cầu, sau khi dự án tiếp tục được tiến hành. Giai đoạn phân tích chi tiết, bao gồm có 3 bước được trình bày trong hình vẽ sau: Ghi chép phỏng vấn, kết quả, khảo sát 1.0 Xác định các yêu cầu hệ thống 3.0 Tìm và lựa chọn các giải pháp 2.0 Cấu trúc hóa các yêu cầu Các yêu cầu hệ thống Kế hoạch xây dựng HTTT, lịch phân tích HT, yêu cầu dịch vụ của HT…. Hồ sơ dự án Mô tả về HT mới Chiến lược đề xuất cho HT mới Mô tả về HT hiện tại, và HT mới Hình2: các bước của giai đoạn phân tích chi tiết Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm có các công đoạn sau: • Lập kế hoạch phân tích chi tiết Bao gồm có các công việc: thành lập nhóm phân tích, phân chia nhiệm vụ, chọn phương pháp, công cụ và kỹ thuật sẽ dùng và xây dựng thời hạn cho các công việc. • Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại Một hệ thống thông tin không thể phát triển trong một cái bình rỗng. Nó bị ảnh hưởng bởi rất nhiều nhân tố bên ngoài và ngược lại, nó có ảnh hưởng tới các nhân tố đó. Môi trường của hệ thống thông tin hiện tại, bao gồm: [...]... thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận • Dưới đây là một số phương pháp triển khai hệ thống:  Phương pháp 1: Cài đặt trực tiếp Hệ thống cũ Hệ thống mới Người ta dừng hoạt động của hệ thống cũ và đưa ngay hệ thống mới vào sử dụng Phương pháp này tốn nhiều chi phí  Phương pháp 2: Cài đặt thí điểm cục bộ Chọn một bộ phận tiêu biểu, sau đó chúng ta tiến hành chuyển... trà cho toàn bộ hệ thống Phương pháp này có lợi thế là: giảm thiểu được rủi ro sau khi tiến hành trên toàn bộ hệ thống Hệ thống mới Hệ thống mới Hệ thống cũ Nhược điểm: khó khăn trong việc lựa chọn bộ phận tiêu biểu để tiến hành cài đặt  Phương pháp 3: Cài đặt song song Là phương pháp cả hai hệ thống mới và cũ đều cùng hoạt động, cho tới khi có thể quyết định dừng hệ thống cũ lại Phương pháp cài đặt... bắt đầu tìm kiếm một số nguyên nhân của những vấn đề đã được chỉ ra − Phân tích viên hệ thống không bắt buộc phải sửa chữa bằng các phương tiện chuyên môn của mình, các vấn đề đặt ra mà nguyên nhân của nó không nằm trong lĩnh vực chuyên môn của mình − Trong đại đa số trường hợp nghiên cứu hệ thống, nguyên nhân của các vấn đề là hỗn hợp Một số liên quan trực tiếp tới hệ thống thông tin khác gắn liền... logic • 4 Thiết kế cơ sở dữ liệu: xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống thông tin mới Hợp thức hóa mô hình logic Giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp Sau khi kết thúc giai đoạn thiết kế logic, nhóm phân tích viên đã xác định về mặt logic những đầu vào, những xử lý, những tệp cơ sở dữ liệu và những đầu ra cho phép giải quyết tốt hơn những vấn đề của hệ thống thông tin hiện có và... tiêu của người sử dụng Công việc phải làm trong giai đoạn xây dựng các phương án giải pháp là: • Xác định ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức Không có hệ thống thông tin nào được cài đặt thành công, nêu không tính đến các ràng buộc về môi trường Trong suốt quá trình phát triển hệ thống thông tin, phân tích viên phải rất chú ý tới những yêu cầu riêng của tổ chức mà hệ thống thông tin sẽ được cài đặt... Thử nghiệm hệ thống Thử nghiệm hệ thống chính là quá trình tìm lỗi Nó là một đánh giá cuối cùng về các đặc tả, thiết kế và mã hóa Mục đích của thử nghiệm chương trình là nhằm đảm bảo rằng tất cả các thành phần của chương trình ứng dụng đều được thiết kế và triển khai đúng với yêu cầu đề ra  Chuẩn bị tài liệu Tài liệu hệ thống là một trong những bộ phận quan trọng nhất của một hệ thống thông tin Nó cho... Phương pháp cài đặt song song được thể hiện bằng hình vẽ sau: Hệ thống cũ Hệ thống mới  Phương pháp 4: Chuyển đổi dần từng bộ phận Chuyển đổi dần từng bộ phận ( theo giai đoạn): tiến hành cài đặt từng bộ phận cho đến khi toàn hệ thống được cài đặt Phương pháp chuyển đổi dần từng bộ phận được thể hiện như hình vẽ dưới đây: Hệ thống cũ Hệ thống mới • Lập kế hoạch chuyển đối: Việc chuyển đổi không chỉ... một hệ thống thông tin Nó cho biết lịch sử của một hệ thống, thiết kế và mục tiêu của hệ thống đó Không có tài liệu thì rất khó thực hiện sự thay đổi đối với hệ thống, vì không ai biết được các tệp, các báo cáo và các thủ tục được thiết kế như thế nào 7 Giai đoạn cài đặt và khai thác Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện Để chuyển đổi này được... tiêu của hệ thống mới, hay hệ thống đã được sửa chữa • Đánh giá lại tính khả thi Sau khi giai đoạn đánh giá khả thi kết thúc, đội ngũ phân tích đã có sơ bộ việc đánh giá mức khả thi của dự án Giờ đây, ta có một lượng lớn các thông tin về hệ thống, và môi trường của nó, về các nguyên nhân và giải pháp được đề xướng • Sửa đổi đề xuất lại dự án Sau khi đánh giá lại tính khả thi, với những thông tin mới... giá về hệ thống thông tin của người sử dụng là dựa vào yếu tố vào ra này • Thiết kế cách thức giao tác với phần tin học hóa Có 4 cách thức chính để thực hiện giao tác với phần tin học hóa: − Giao tác bằng tập hợp lệnh − Giao tác bằng các phím trên bàn phím − Giao tác qua thực đơn − Giao tác dựa vào các biểu tượng • Thiết kế các thủ tục thủ công • Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài . MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP LUẬN CƠ BẢN ỨNG DỤNG VÀO NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG BẢO HIỂM Vào đầu những năm 80 của thế kỷ trước, nghiên cứu. phương pháp luận cơ bản về hệ thống thông tin rất quan trọng để có thể ứng dụng vào việc hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý các hợp đồng bảo hiểm tại PVI