Chương II ĐẶC ĐIỂM VÀ CẤU TRÚC CỦA HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ I.TÍNH CHẤT CƠ BẢN CỦA HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ Hoạt động quản lý: Quản lý: Khi nói quản lý bao gồm: + Chủ thể quản lý: cá nhân, tổ chức Chủ thể quản lý tác động lên đối tượng quản lý công công cụ, với phương pháp qủan lý thích hợp + Đối tượng quản lý: Tiếp nhận tác động chủ thể quản lý Tùy theo lọai đối tượng khác mà ta chia thành dạng thức quản lý khác + Khách thể quản lý: Có thể hành vi thực thể ( cá nhân, tổ chức, vật hay môi trường …) mối quan hệ thực thể trình vận động chúng + Mục tiêu quản lý: đích đạt thời điểm tương lai chủ thể khách thể thống định trước + Môi tường quản lý: Bao gồm mơi trường tự nhiên, kinh tế, trị, xã hội ảnh hưởng đến trình quản lý Quản lý tác động có tổ chức, có định hướng chủ thể lên khách thể nhằm đạt mục tiêu định trước Họat động quản lý Hoạt động quản lý tác động qua lại cách tích cực chủ thể đối tượng quản lý qua đường tổ chức, tác động điều khiển, điều chỉnh tâm lý hành động đối tượng quản lý, lãnh đạo hướng vào việc hoàn thành mục tiêu định cũa tập thể xã hội Hoạt động quản lý có tính chất sau đây; Hoạt động quản lý vừa khoa học, vừa nghệ thụật, nghề xã hội Hoạt động quản lý khoa học vì: - Hoạt động quản lý phải nhận thức vận dụng quy luật, nắm vững đối tượng, có thơng tin đầy đủ xác, có khả thực (tính khả thi) - Phải tuân theo quy luật khách quan, gạt bỏ tình cảm giá trị khác, phải dựa phương pháp quản lý khoa học phương pháp quản lý cụ thể (diễn dịch, quy nạp, tổng hợp, thống kê) Hoạt động quản lý nghệ thuật, vì: - Trong hoạt động quản lý ln xuất tình bất ngờ Kinh nghiệm cho thấy không người lãnh đạo nào, quản lý chuẩn bị sẵn tất tình - Hoạt động người lãnh đạo ln ln địi hỏi nhanh nhạy, đoán, khả tư sáng tạo, cảm hứng, tính linh hoạt cao trứơc vấn đề đặt Hoạt động + Không mô thức hố nghĩa nghệ thuật lãnh đạo khơng có cách thức quy định thống + Có tính tuỳ tính linh hoạt, + Có tính đặc thù tính ngẫu nhiên + Biết dùng người vị trí, phù hợp với khả Hoạt động quản lý nghề xã hội, + Có q trình đào tạo, có tích luỹ kinh nghiệm + Địi hỏi có khiếu, say mê + Nó có đối tượng cụ thể: đối tượng người tổ chức + Sản phẩm hoạt động quản lý định, có ảnh hưởng tác động tới trình phát triển xã hội Nghệ thuật lãnh đạo, quản lý tỷ lệ thuận với hiệu lãnh đạo Hoạt động quản lý dạng hoạt động phức tạp có tính chun biệt Tính phức tạp hoạt động quản lý qui định đặc điểm đối tượng quản lý, mối quan hệ xã hội mà đụng chạm tới Đối tượng quản lý người tổ chức với đặc điểm tâm lý phức tạp khác Tính chất chuyên biệt thể yêu cầu đào tạo người quản lý, lãnh đạo( phẩm chất, kiến thức, kỹ năng) với kiến thức sâu rộng đặc biệt trình tự đào tạo nhà quản lý Hoạt động quản lý hoạt động gián tiếp - Sản phẩm hoạt động quản lý đánh giá qua phát triển cá nhân, tập thể, qua kết quả, hiệu hoạt động tập thể cá nhân phụ trách - Người quản lý, lãnh đạo giải nhiệm vụ chủ yếu thông qua tổ chức cách điều khiển, tác động tới người tổ chức Hoạt động người quản lý tiến hành chủ yếu thông qua hoạt động giao tiếp - Hoạt động quản lý hoạt động tổ chức điều khiển người, nên thường xuyên giao tiếp quan hệ với người - Hoạt động giao tiếp có mặt tất khâu hoạt động quản lý thơng quan lời nói, khơng lời nói, văn người khác Hoạt động quản lý hoạt động có tính sáng tạo cao - Trong lĩnh vực hoạt động quản lý địi hỏi chủ thể phải có lực sáng tạo, tư linh hoạt mềm dẻo tình xẩy địi hỏi phải có cách xử lý thích hợp - Mặt khác tất văn thị quy chế …là quy định chung Việc vận dụng vào trường hợp cụ thể vào thực tiễn đa dạng, muôn màu, muôn vẻ cần tư linh hoạt, mềm dẻo, nhạy bén sáng tạo Hoạt động quản lý hoạt động căng thẳng hay thay đổi, tiêu phí nhiều lượng thần kinh bắp thịt Hoạt động quản lý thường xuyên nắm bắt theo dõi công việc, giải nhiều vấn đề điều kiện thời gian, khơng gian thơng tin eo hẹp, có nhiều vấn đề giải thời gian, đòi hỏi ln phải thay đổi tâm tư Có công việc phải suy nghĩ nhiều giờ, chí nhiều tháng, nhiều năm II CƠ CẤU CỦA HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ Để phân chia cấu quản lý thường dựa vào cách thức sau đây: Căn vào chu trình quản lý Khái niệm chu trình quản lý hiểu tổng thể hành động tiến hành có trật tư liên tục đảm bảo để người lãnh đạo đạt mục tiêu đề Theo quan điểm chu trình quản lý tập hợp hành động khác thực khoảng thời gian khác chúng hướng vào việc đạt mục đích định Đó dấu hiệu thống chung yếu tố hoạt động người lãnh đạo Về vấn đề có ý kiến khác nhau: Có người kê yếu tố như: chuẩn bị, định quản lý tổ chức thực định Có người lại nêu 10 yếu tố: Thu thập thông tin, đánh giá thông tin, đặt vấn đề, chuẩn bị dự án định, định, tổ chức, kiểm tra thường xuyên, phản ứng, kiểm tra thực hiện, đánh gía kết Xem xét hoạt động quản lý theo giai đoạn nhận thấy thực chất khái niệm chu trình quản lý đồng dạng với hoạt động quản lý người lãnh đạo theo sơ đồ sau CHU TRÌNH QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CỦA NGƯỜI LÃNH ĐẠO Hoạt động nhận thức ( tìm hiểu) Thu thập thông tin Thực định Xử lý thông tin ( định) Hoạt động tổ chức thực Hoạt động định Tiến hành qua việc mơ tả hình thức cơng việc người lãnh đạo diễn theo thời gian Theo cách người ta phân chia hoạt động người lãnh đạo thành đơn vị kinh nghiệm hoạt động như: Tổ chức hội nghị, tiếp khách, xây dựng kế hoạch, giao tiếp với người, kiếm tra hoạt động phận giúp việc người quyền Theo nghiên cứu nhà tâm lý học tất đơn vị kinh nghiệm hoạt động người lãnh đạo bao gồm đơn vị lý thuyết có liên quan với gọi là: Hoạt động nhận thức Hoạt động định, hoạt động tổ chức thực quýêt định Có thể nói rằng, ba đơn vị lý thuyết ln có mặt rtong giai đọan chu trình quản lý đơn vị kinh nghiệm họat động quản lý, lãnh đạo Dưới góc độ tâm lý học, người ta phân tích cấu trúc họat động quản lý sau: + Họat động nhận thức Đối tượng họat động nhận thức đối tượng quản lý, Mục đích họat động nhận thức xây dựng ý thức người lãnh đạo mơ hình khái niệm tình họat động, nhiệm vụ điều kiện tác động lên tính + Họat động định Đối tượng họat động định đối tượng họat động nhận thức Trong trường hợp chung, mơ hình lý tưởng tình họat động, nhiệm vụ điều kiện tác động lên tính Mục đích họat động hình thành ý thức người lãnh đạo mơ hình lý tưởng hạot động người thức hành chấp hành + Hoạt động tổ chức thực định Đối tượng họat động tổ chưc thực họat động thừa hành người quyền Mục đích việc thực thức tế của người quyền họat động thừa hành III CÁC DẠNG HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN CỦA NGƯỜI QUẢN LÝ, LÃNH ĐẠO Nhà quản lý, dù cấp tổ chức phải có hoạt động giống mà kết cuối cho định quản lý triển khai định thực tế hoạt động chủ yếu Lập kế hoạch, tổ chức, điều hành,, lãnh đạo, phân phối (nếu có), kiểm tra báo cáo Hoạt động người quản lý, Lãnh đạo chia thành nhiều loại khác nhau, vào khía cạnh khác của hoạt động quản lý Nếu vào kỹ quản lý ta có dạng hoạt động + Nhận thức + Giao tiếp (cấp trên, cấp dưới,đồng nghiệp ) + Hoạt động chun mơn Nếu vào chu trình tổ chức thực định quản lý ta có dạng hoạt động : + Ra định + Tổ chức thực định + Kiểm tra việc thực định + Tổng kết, đánh giá, thực định Căn vào đối tượng, mục đích, động cơ, hành động kết người ta chia hoạt động người lãnh đạo thành thành bốn đơn vị lý thuyết có liên quan chặt chẽ với nhau, là: + Nhận thức + Ra quýêt định + Tổ chức thực + Kiểm tra đánh giá việc thực Trên sở phân tích cấu hoạt động người lãnh đạo, quản lý người ta xác định số dạng hoạt động sau đây: + Lập kế hoạch + Tổ chức + Lãnh đạo + Kiểm soát Nếu vào hoạt động định (hoạt động quan trọng) người quản lý, ta có dạng hoạt động : + Hoạt động nhận thức trình chuẩn bị định + Hoạt động định quản lý IV NHỮNG ĐẶC ĐIỂM TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA NGƯỜI LÃNH ĐẠO Đặc điểm hoạt động nhận thức người lãnh đạo Hoạt động nhận thức q trình thu nhận thơng tin từ phía đối tượng Người lãnh đạo người đứng đầu tập thể với vị trí họ người nắm khối lượng thông tin lớn Trong số thơng tin đến với người lãnh đạo có thơng tin từ xuống dưới, có thơng tin từ quan ngang cấp, có thơng tin từ lên, thơng tin từ bên ngịai xã hội có liên quan đến nhiệm vụ đơn vị, có thơng tin riêng cho người lãnh đạo Như vậy, để xử lý khối lượng thơng tin, họat động trí tuệ (nhận thức ) người lãnh đạo phải hgọat động có tác động nhanh, cường độ lớn tính động cao Trong hoạt động nhận thức phải ý điểm sau đây: - Phải trung thành với thật phải có dũng cảm để nhìn vào thật thừa nhận thật Nếu có can thiệp khơng thẩm quyền hoặc, áp đặt trường hợp làm cho hiệu quản quản lý thấp chí tổn hại đến uy tín người lãnh đạo - Phải sử dụng phương pháp nhận thức như: phương pháp anket, nói chuyện, nghiên cứu tài liệu, quan sát… Hoạt động nhận thức người lãnh đạo quan trọng, điều kiện để đưa định mang tính khoa học hợp pháp Đặc điểm tâm lý việc định Ra định chất q trình tư Ra định nhằm đưa đối tượng quản lý từ trạng thái sang trạng thái khác phù hợp với nhiệm vụ quản lý Các định quản lý thường có khía cạnh tâm lý sau đây: - Quyết định với tính cách q trình: vận động từ chỗ không hiểu đến chỗ hiểu biết Quá trình định trình tư duy, kết định phụ thuộc vào độ sâu, bề rộng tư người lãnh đạo - Tính chất cá nhân định Những định mang tính cá nhân địi hỏi người định phải có tính đốn cao, có tính độc lập tính cương phẩm chất ý chí tham gia vào trình định - Sự tác động qua lại người tham gia vào trình định tiếp nhận họ thực định - Sự tíếp nhận định người thừa hành, với tính cách chương trình hoạt động người thừa hành - Những hậu giáo dục của định ảnh hưởng đến trình phát triển xã hội Như trình định yếu tố tâm lý tư duy, tình cảm, ý chí, tâm trạng tham gia vào trình định người quản lý Vì định cần phải tính đến yếu tố sau đây: Thứ nhất: Phải nắm đặc điểm,tâm lý nhu cầu, lợi ích trình độ, tâm trạng khả người thực định người có liên quan chịu hậu việc thực định Thứ hai: Phải nắm đặc điểm tâm lý người tham gia vào việc định, đảm bảo lực chọn người tham mưu cho việc định phải khách quan, trung thực thạo việc Thứ ba: Phải quan tâm đến vai trị, trách nhiệm nhóm phản biện, nhóm thẩm định Những người tham gia vào nhóm phải khách quan, trung thực, tránh chọn người hơn, người dễ dãi êkíp, bè cánh Thứ tư: Người định thân người lãnh đạo phải đặt vào vai trị người thực để xem xét, kiểm tra tính khả thi, tính trước khó khăn, trở ngại phải giải Thứ năm: Ký ban hành định với tâm lý tự tin, chứng tỏ định chuẩn bị chu đáo, có chất lượng khả thực thi + Các yếu tố ảnh hưởng đến tính chất định quản lý; - Diễn biến tình quản lý hồn cảnh tạo Hồn cảnh mà gấp gáp định phải khẩn trương, hồn cảnh phức tạp, khó khăn, định phải thận trọng - Khả nhận thức tình người lãnh đạo Nhận thức mà không đầy đủ, phân tích khơng kỹ dẫn đến định sai lầm - Sự tác động qua lại người tham gia vào trình định Nếu người tham gia vào trình định trí cao định thường mang tính tích cực, ngược lại thiếu tích cực - Đặc điểm tâm lý người định Khí chất, tính cách, lực chủ thể có có ảnh hưởng trực tiếp tới trình định + Những điều kiện để đảm bảo hiệu định Những định dựa vào không theo luận kinh tế, kỹ thuật, luật pháp mà dựa vào tiêu chuẩn tâm lý - Phải làm cho cho người quyền tin định thực có - Quyết định phải mang tính kịp thời - Tính đắn tính nghiêm minh định - Tính khả thi định Đặc điểm hoạt động tổ chức thực định người lãnh đạo Đặc điểm họat động tổ chức thực định biểu chỗ: công tác tổ chức người lãnh đạo là họat đông thân mà hoạt động nhiều người khác gây tác động đến nhiều người khác để họ làm chủ mình, có thái độ khẩn trương với tập thể Do ý chí người lãnh đạo ln gây tác động trực tiếp người chung quanh, với đối tượng quản lý - Truyền đạt định: Việc truyền đạt định làm cho người thực hiểu rõ nhiệm vụ giao Vì việc truyền đạt định vừa làm cho người thực nhận thức, vừa phải gây họ cảm xúc định cho họ huy động tiềm hoạt động Những yêu cầu tâm lý truyền đạt định: + Người lãnh đạo không thông báo cho người thực định hiểu nội dung định mà phải thuyết phục họ định đắn, cần thiết + Người lãnh đạo nên tránh biểu xúc cảm không cần thiết ảnh hưởng đến tâm lý người thực lo lắng, vui mừng, định khơng có lợi có lợi cho họ + Hình thức, phương pháp truyền đạt định phải phù hợp với đặc điểm tâm lý người thực hiện, cần phải nắm đặc điểm nhân cách người + Khi truyền đạt định không nên tạo sức ép mức, gây tình trạng căng thẳng tư tưởng giảm tính sáng tạo - Phân công nhiệm vụ Nguyên tắc lực chọn người xuất phát từ yêu cầu công việc để chọn người” đặt người việc” Khi triển khai thực định lựa chọn người thực rối phải giao việc cho họ thật cụ thể, rõ ràng Giao việc đống thời giao quyền hạn tương ứng Phải hồn tồn tin tưởng họ khuyến khích họ chủ động sáng tạo công việc 10 Cung cấp phương tiện cần thiết cho người thừa hành tạo điều kiện thuận lợi giúp cho hiệu lao động - Động viên cá nhân tập thể thực định: Người quản lý phải xuất lúc nơi cần thiết trình tổ chức thực định Đây điều kiện cần thiết để giải kịp thời khó khăn, động viên khuyến khích kịp thời sáng kiến Nó chứng tỏ người quản lý thạo việc, sâu sát thương yêu thông cảm với người quyền - Trong trình triển khai thực định việc tổ chức gặp loạt yếu tố trở tâm lý cần khắc phục: - Trước hết: sức ý thói quen, việc thực gặp phải chống đối tâm lý thân người thừa hành muốn trì nếp sinh hoạt cũ - Thứ hai: chậm trễ việc nắm bắt tư tưởng mới, Phải có thời gian để tiếp cận làm quen người thừa hành Thứ ba: nghệ thuật truyền định người lãnh đạo yếu tố ảnh hưởng đến việc tổ chức thực định Kiểm tra đánh gía việc thực Kiểm tra giũ vị trí đặc biệt số nhiều biện pháp nhằm đảm bảo thực định, yêu cầu người lãnh đạo đồng thời biện pháp động viên khuyến khích người thừa hành nhiệm vụ Nhiệm vụ công tác kiểm tra - Khái quát toàn cảnh việc thực định, - Kịp thời phát uốn nắn lệch lạc người thừa hành để hoạt động hướng, - Kịp thời phát khó khăn vấn đề nẩy sinh cản trở trình thực định Hoạt động kiểm tra thực chức sau đây: - Chức liên hệ ngược - Chức định huớng hoạt động 11 - Chức động viên khuyến khích Kiểm tra khơng phải để phát hiều sót kèm theo chế tài, Điều quan trọng kiểm tra không hướng vào thiếu sót mà phát nguồn lực chưa khai thác hết để thuyết phục, động viên tư tưởng người quyền phát huy tối đa nguồn lực đó, Hiệu công tác kiểm tra tốt người thực nhiệm vụ coi kiểm tra hình thức giúp đỡ nghiệp vụ nâng đỡ tinh thần cho họ, từ xây dựng mối quan hệ hiểu biết thông cảm lẫn người kiểm tra người bị kiểm tra Làm tốt công tác kiểm tra đánh giá việc thực góp phần làm cho cơng tác lãnh đạo, quản lý có hiệu lực hiệu 12 ... trị khác, phải dựa phương pháp quản lý khoa học phương pháp quản lý cụ thể (diễn dịch, quy nạp, tổng hợp, thống kê) Hoạt động quản lý nghệ thuật, vì: - Trong hoạt động quản lý ln xuất tình bất... định chất q trình tư Ra định nhằm đưa đối tượng quản lý từ trạng thái sang trạng thái khác phù hợp với nhiệm vụ quản lý Các định quản lý thường có khía cạnh tâm lý sau đây: - Quyết định với tính... rằng, ba đơn vị lý thuyết ln có mặt rtong giai đọan chu trình quản lý đơn vị kinh nghiệm họat động quản lý, lãnh đạo Dưới góc độ tâm lý học, người ta phân tích cấu trúc họat động quản lý sau: + Họat