Đang tải... (xem toàn văn)
Kiểm soát nội bộ chu trình thanh toán tại công ty Fast
Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế HuếĐỀ CƯƠNG: Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình tạm ứng và thanh toán hợp đồng tại Công ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST – Đà NẵngPHẦN 1:ĐẶT VẤN ĐỀ1. Lý do chọn đề tàiTrong những năm gần đây, do quá trình mở cửa, hội nhập với thế giới, nền kinh tế Việt Nam đang phát triển ngày càng mạnh mẽ trên tất cả các mặt, các ngành, các lĩnh vực. Các doanh nghiệp cũng phát triển hơn về số lượng cũng như lớn mạnh hơn về quy mô hoạt động. Từ đó công tác kế toán cũng trở nên phức tạp hơn. Những hình thức kế toán củ như Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái, hình thức Chứng từ ghi sổ và Nhật ký – chứng từ dần dần không đáp ứng được nhu cầu mới của các doanh nghiệp trong giai đoạn hiện nay. Do đó một yêu cầu về một hình thức kế toán mới nhanh hơn, tiện lợi hơn, chính xác hơn .tất yếu sẽ ra đời.Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, kế toán đã sớm tiếp cận và sử dụng Công nghệ thông tin hiện đại trong việc thu thập, xử lý, tổng hợp và truyền tải thông tin, phục vụ cho việc ra quyết định quan trọng. Xuất phát từ nhu cầu đó, các công ty thiết kế phần mềm kế toán ra đời, ngày càng phát triển và cho ra những sản phẩm với nhiều tiện ích khác nhau, phù hợp với từng lĩnh vực hoạt động khác nhau. Kế toán máy hiện đang được ứng dụng khá rộng rãi và phổ biến ở các đơn vị, các tổ chức kinh tế.Trong số các công ty phần mềm kế toán hiện nay, Fast là một trong những đơn vị hàng đầu Việt Nam chuyên sâu trong lĩnh vực triển khai tư vấn ứng dụng giải pháp Phần mềm quản lý tài chính kế toán & Phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp. Được thành lập từ năm 2007, đến nay chỉ với gần 4 năm hoạt động, nhưng Fast đã cho ra nhiều sản phẩm đa dạng với nhiều ngành nghề, lĩnh vực; là người bạn đồng hành tin cậy của hơn 4500 doanh nghiệp trong và ngoài nước và tạo được chỗ đứng quan trọng trên thị trường hiện nay.Trong môi trường cạnh tranh khốc như hiện nay, để có thể tồn tại và phát triển đi lên là điều không hề đơn giản . Bên cạnh việc đưa ra những chiến lược kinh doanh 1 Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huếđúng đắn thì việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ vững chắc đóng vai trò không kém phần quan trọng. Chúng ta đã tìm hiểu rất nhiều về công tác kiểm soát của nhiều đơn vị sử dụng phần mềm kế toán nhưng gần như không có hoặc rất ít những tìm hiểu về tổ chức kiểm soát ngay trong đơn vị sản xuất ra phần mềm đó. Đây là một ngành khá mới mẻ, sản phẩm của nó cũng rất đặc thù, là một dạng sản phẩm dịch vụ mang nhiều đặc trưng riêng và điều này sẽ ảnh hưởng như thế nào đến công tác kế toán và kiểm soát. Theo tìm hiểu ban đầu cho thấy, công tác kế toán ở đơn vị này không phải là phức tạp nhưng cũng không thể xem nhẹ. Tiền là khoản mục rất nhạy cảm và rất dễ nảy sinh những vấn đề như sai sót, gian lận, nếu công tác kiểm tra giám sát không tốt cũng có thể gây ra những tổn thất nghiêm trọng cho công ty, gây lãng phí nguồn lực.Vì tính quan trọng của nó, trong đề tài này, nhóm chúng tôi nghiên cứu sâu hơn về khâu quản lý và kiểm soát tiền, tuy nhiên không đi sâu nghiên cứu tất cả các nghiệp vụ liên quan đến tiền mà chỉ tìm hiểu công tác kế toán và kiểm soát trong thu chi một số nghiệp vụ riêng biệt, cụ thể là “Tìm hiểu công tác thu - chi trong tạm ứng và thanh toán hợp đồng” của công ty phần mềm Fast – Chi nhánh Miền Trung.2. Mục đích nghiên cứu• Hệ thống hóa những vấn đề lý luận căn bản về hệ thống kiểm soát nội bộ các khoản phải thu – tạm ứng và phải thu khách hàng ở CT phần mềm Fast- Chi nhánh miền Trung• Thực trạng kiểm soát nội bộ các khoản phải thu – tạm ứng và phải thu khách hàng ở CT phần mềm Fast- Chi nhánh miền Trung• Đề xuất một số giải pháp để góp phần hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ các khoản phải thu – tạm ứng và phải thu khách hàng ở CT phần mềm Fast- Chi nhánh miền Trung3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứuĐối tượng: Hệ thống kiểm soát nội bộ các khoảng phải thu tại CT phần mềm Fast- Chi nhánh miền Trung2 Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế4. Phương pháp nghiên cứu• Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Phương pháp này sử dụng để tìm hiểu, tổng hợp những lí luận, lí thuyết cơ bản làm cơ sở để tìm hiểu thực tế• Phương pháp phỏng vấn: Trong quá trình đi thực tế, nhóm chúng tôi đã quan sát, phỏng vấn những nhân viên cảu công ty, đặc biệt là nhân viên ở phòng kế toán để tìm hiểu về công tác kế toán và kiểm soát cuả họ.3 Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế HuếPHẦN 2:NỘI DUNGChương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình tạm ứng và thanh toán hợp đồng1.1 Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ và khoản phải thu1.1.1 Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ1.1.1.1 Định nghĩaKiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp, các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt của đơn vị và có ý nghĩa quan trọng đối với sự phát triển của đơn vị.Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về hệ thống kiểm soát nội bộ. Định nghĩa được chấp nhận rộng rãi nhất được đưa ra vào năm 1992 bởi COSO (Committee of Sponsoring Organization): “ Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:• Báo cáo tài chính đáng tin cậy.• Các luật lệ và quy định được tuân thủ.• Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.1.1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ• Đảm bảo tính trung thực, đáng tin cậy của báo cáo tài chính, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.• Đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định.• Hướng mọi thành viên trong đơn vị và việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt được mục tiêu của đơn vị.• Bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị.1.1.1.3 Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộMặc dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ giữa các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy định như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu,…Nhưng theo COSO, một hệ thống kiểm soát nội bộ gồm các thành phần sau:4 Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế• Môi trường kiểm soát.• Đánh giá rủi ro.• Hoạt động kiểm soát.• Hệ thống thông tin và truyền thông.• Giám sát.CÁC BỘ PHẬN HỢP THÀNH CỦA HỆ THỐNG KSNBBộ phận Nội dung chủ yếu Các nhân tốMôi trường kiểm soátTạo ra sắc thái chung cho một tổ chức, chi phối đến ý thức kiểm soát của mọi người trong tổ chức; là nền tảng cho tất cả các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ.- Tính chính trực và giá trị đạo đức.- Đảm bảo về năng lực.- Hội đồng quản trị và ủy ban kiểm soát.- Triết lý quản lý và phong cách điều hành.- Cơ cấu tổ chức.- Phân định quyền hạn và trách nhiệm.- Chính sách nhân sự.Đánh giá rủi roĐơn vị phải nhận biết và đối phó được với các rủi ro bằng cách thiết lập mục tiêu của tổ chức và hình thành một cơ chế để nhận dạng, phân tích và đánh giá rủi ro liên quan.- Xác định mục tiêu của đơn vị.- Nhận dạng rủi ro.- Phân tích và đánh giá rủi ro.Hoạt động kiểm soátCác chính sách và các thủ tục để giúp đảm bảo là những chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện và có các hoạt động cần thiết đối với rủi ro nhằm thực hiện hoạt động của đơn vị.- Phân chia trách nhiệm đầy đủ.- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin.- Kiểm soát vật chất.- Kiểm tra độc lập với việc thực hiện.- Phân tích soát xét lại việc thực hiện.Thông tin Hệ thống này được thiết lập để mọi thành - Hệ thống thông tin, bao 5 Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huếvà truyền thôngviên trong đơn vị có khả năng nắm bắt và trao đổi thông tin cần thiết cho việc điều hành, quản lý và kiểm soát hoạt động.gồm cả hệ thống thông tin kế toán phải bảo đảm chất lượng thông tin.- Truyền thông bảo đảm các kênh thông tin bên trong và bên ngoài đều hoạt động hữu hiệu.Giám sátToàn bộ quy trình hoạt động phải được giám sát và điều chỉnh khi cần thiết. Hệ thống phải có khả năng phản ứng kịp thời theo yêu cầu của môi trường bên trong và bên ngoài.- Giám sát thường xuyên.- Giám sát định kỳ.1.1.2 Tổng quan về khoản phải thu1.1.2.1 Khái niệmCác khoản phải thu có thể coi là các khoản tiền tiềm năng đang tồn tại ở khâu trung gian cho đến khi chúng được thanh toán bằng tiền hoặc bằng hình thức khác. Các khoản phải thu thường liên quan đến đối tượng bên ngoài song đôi khi cũng liên quan đến cán bộ, nhân viên trong công ty. Cụ thể các khoản phải thu bao gồm:• Khoản phải thu ở người mua do chính sách bán chịu• Tiền tạm ứng cho cán bộ, công nhân viên• Tiền ứng trước cho người bán hay người cung câp dịch vụ• Thu nhập tài chính bất thường như phải thu do đối tác vi phạm hợp đồng…Khoản phải thu là căn cứ để nghiên cứu các bước của qui trình kiểm soát hoạt động thanh toán. Trong phạm vi đề tài này, nhóm chỉ đề cập tới khoản phải thu khách hàng và tiền tạm ứng cho cán bộ nhân viên1.1.2.2 Đặc điểm của khoản mục phải thu1.1.2.2.1 Yêu cầu quản lý và nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán liên quan đến khoản phải thu:Yêu cầu quản lý:• Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải thu, theo từng nội dung kinh tế và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các 6 Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huếkhách hàng có quan hệ thanh toán với doanh nghiệp về sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ.• Trong quá trình hạch toán kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ: nợ trong hạn, nợ khó đòi hoặc nợ không có khả năng thu hồi để có căn cứ xác lập số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với các khoản nợ phải thu không đòi được• Trong quan hệ bán sản phẩm hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo sự thỏa thuận của doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hóa đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giaoNguyên tắc hạch toán: • Đối với các khoản phải thu có gốc ngoại tệ cần theo dõi cả về nguyên tệ trên các tài khoản chi tiết và quy đổi theo đồng tiền Việt Nam. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế• Không bù trừ công nợ giữa nhà cung cấp, giữa các khách hàng mà phải căn cứ trên sổ chi tiết để lấy số liệu lập bảng cân đối kế toán cuối kỳ• Theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng, thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra để việc thanh toán được tiền hành kịp thời• Đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch thường xuyên, định kỳ kế toán cần kiểm tra, đối chiễu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản• Bản chất của quá trình kiểm soát các khoản phải thu:• Quá trình kiểm soát các khoản phải thu bao gồm tất cả các chính sách công ty xây dựng nên nhằm theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán của khách hàng và cá nhân trong công ty từ lúc phát sinh khoản phải thu đến khi các khoản phải thu được thanh toán bằng tiền hay bằng phương thức khácCông tác kiểm soát đối với các nghiệp vụ thanh toán liên quan đến khoản phải thu cần đảm bảo các chức năng cơ bản sau:• Kiểm soát quá trình thanh toán của khách hàng trên cơ sở chấp hành các quy định về thanh toán, tín dụng7 Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế• Phân cấp phân công trách nhiệm rõ ràng hợp lý trong quản lý hoạt động thanh toán các khoản phải thu• Đảm bảo tính hiệu lực các thủ tục trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ thanh toán• Đảm bảo việc thu hồi kịp thời các khoản phải thu và báo cáo tài chính phản ánh đúng các khoản nợ phải thu của đơn vị1.2 Tạm ứng1.2.1 Khái niệm, đặc điểm1.2.1.1 Khái niệmKhoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt.1.2.1.2 Đặc điểm• Có mục đích, có tính thời hạn và tính hoàn trả.• Người nhận tạm ứng phải là công nhân viên chức hoặc người lao động làm việc tại doanh nghiệp • Khi hoàn trả tạm ứng chỉ phải hoàn trả gốc không phải trả lãi• Người nhận tạm ứng phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mực đích và nội dung công việc đã được phê duyệt• Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng.• Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng, kèm theo chứng từ gốc để thanh toán toàn bộ, dứt điểm theo từng lần, từng khoản số tạm ứng đã nhận .1.2.2 Quy trình kế toán1.2.2.1 Tài khoản sử dụng• 141 – Tạm ứng• 111 – Tiền mặt• 112 – Tiền gửi ngân hàng8 Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế• 152, 153, 156 – NVL, CCDC, hàng hóa• 621 – CP NVL• 622 – CP Nhân công• 627 – CP SXC• 334 – Lương nhân viên1.2.2.2 Chứng từ sử dụng• Giấy đề nghị tạm ứng Mẫu số: C32– HD).• Phiếu chi (Mẫu số: C31- BB).• Giấy thanh toán tạm ứng (Mẫu số: 4- TTDVTH) và các hóa đơn chứng từ kèm theo.• Bảng kê chứng từ (Mẫu số: C33-BB). • Phiếu thu.• Sổ Tạm ứng, sổ chi tiết theo dõi cho từng cá nhân và đối tượng.9 Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế1.2.2.3 Quy trình.Một số nghiệp vụ cơ bản1. Khi tạm ứng tiền mặt hoặc vật tư cho người lao động trong đơn vị, ghi:Nợ TK 141 - Tạm ứngCó các TK 111, 112, 152,. . .2. Khi thực hiện xong công việc được giao, người nhận tạm ứng lập Bảng thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc đã được ký duyệt để quyết toán khoản tạm ứng, ghi:Nợ các TK 152, 153, 156, 241, 331, 621, 623, 627, 642,. . .Có TK 141 - Tạm ứng.10TẠM ỨNGHOÀN ỨNGChi hoặc thu tiềnLưu Hồ sơKiểm tra , đối chiếuĐề nghị thanh toánLưu Hồ sơPhiếu chi tiềnChi tiềnPhiếu đề xuất tạm ứng Xem xét, duyệtXem xét, duyệtPhiếu chiPhiêu thu [...]... sinh tại công ty 2.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Hình thức kế toán: chứng từ ghi sổ Công tác hạch toán kế toan của công ty chủ yếu thực hiện trên máy tính nên chỉ có 1 kế toán kiêm nhiệm tất cả các chức năng 2.2 Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình tạm ứng và thanh toán hợp đồng tại công ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST 30 Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại... Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế chiếu công nợ… chứng minh khả năng không thu hồi được nợ Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình tạm ứng và thanh toán hợp đồng tại công ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST 2.1 Tổng quan về công ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Tên công ty: Công ty Cổ phần Phần... kiểm toán Đại học kinh tế Huế 2.2.1 Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình tạm ứng tại công ty 2.2.1.1Đặc điểm nghiệp vụ tạm ứng tại công ty Đối với Fast, tạm ứng được coi là một nghiệp vụ thường xuyên và quan trọng, đặc biệt là trong các giai đoạn như tìm kiếm khách hàng, khảo sát thực tế, triển khai lắp đặt… 2.2.1.2Quy trình kế toán tại công ty Tài khoản sử dụng 141 Tạm ứng 111 Tiền mặt 334... chuyển về phòng kế toán để giải quyết tạm ứng cho nhân viên Trường hợp giám đốc không phê duyệt sẽ đưa về phòng kế toán, trả về cho nhân viên làm lại giấy đề nghị tạm ứng Một số thủ tục kiểm soát tại Fast: Công tác tạm ứng 34 Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Tên Trách Công nhiệm Đại học kinh tế Huế Mô tả thực hiện công đoạn Kiểm soát tại Fast đoạn Đánh giá quy trình ks Nhân Trong quá trình kinh doanh phát... điểm công tác) Sau khi hoàn thành công việc, nhân viên phải có các giấy tờ chứng minh quá trình công tác mới được thanh toán tạm ứng, như: • Phiếu công tác thực hiện hợp đồng ghi rõ thời gian, xác nhận của khách hàng Dua bieu mau vo • Giấy đi đường: tóm tắt công việc, thời gian thực hiện và xác nhận, đóng dấu của đơn vị khách hàng.dua giay di duong • 2.2.1.4Quy trình, thủ tục kiểm soát nội bộ Quy trình. .. kiểm soát nội bộ việc thanh toán với khách hàng nhằm thu hồi kịp thời các khoản nợ phải thu khách hàng, đảm bảo báo cáo tài chính phản ánh đúng đắn các khoản nợ phải thu khách hàng của đơn vị 1.3.4 Thủ tục kiểm soát nội bộ trong quá trình thanh toán hợp đồng Thủ tục kiểm soát là những chính sách cùng với môi trường kiểm soát và hệ thống kế toán mà Ban quản trị thiết... thường xuyên 11 Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế 1.2.4 Thủ tục kiểm soát nội bộ trong quá trình tạm ứng và hoàn ứng 1.2.4.1 Quá trình tạm ứng Tên Trách Mô tả thực hiện công Công nhiệm đoạn Nhân Trong viên , doanh Trưởng nghiệp vụ kinh tê yêu cầu lập sẵn, có ký tên của phòng phải có tiền vốn để thực NV và trưởng phòng Kiểm soát quan đoạn Đề xuất Chứng từ liên quá trình kinh Ghi đúng, ghi đủ,... đề nghị thanh toán…cần có đầy đủ chữ ký của những người có Chậm trễ trong việc thực hiện hoàn ứng trách nhiệm trong công ty Phải qui định cụ thể thời gian hoản ứng đối với từng trường hợp 13 Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán 1.2.4.2 Đại học kinh tế Huế Quá trình thanh toán tạm ứng 14 Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế 1.3 TênThanh toán hợp đồng thực hiện công Trách... dõi việc thanh toán của khách hàng theo hợp đồng: Việc thanh toán của người mua cũng được thực hiện theo nhiều phương thức khác nhau như: • Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt • Thanh toán bằng phương thức chuyển khoản qua ngân hàng với điều kiện người mua chấp nhận thanh toán Trường hợp doanh nghiệp thu tiền mặt trực tiếp: • Đối tượng liên quan: khách hàng, kế toán thanh toán... rõ Giấy đề nghị nghị Kiểm soát Chứng từ liên Công quan Các hoá đơn sinh có liên quan, làm Đề chứng từ liên nghị thanh toán để trừ số KTTT thanh toán hợp tất cả chứng từ phát Kiểm vụ kinh tế, nhân viên tập ràng , có thứ tự thời gian quan tiên mà nhân viên đã ứng Kiểm tra tính hợp lý hợp Chứng từ đầy đủ, rõ ràng, Giấy đề nghị tra,đối pháp của chứng từ, đối có thứ tự thời gian thanh toán chiếu chiếu tổng . Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế HuếĐỀ CƯƠNG: Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình tạm ứng và thanh toán hợp đồng tại Công ty cổ phần phần. và thanh toán hợp đồng1.1 Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ và khoản phải thu1.1.1 Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ1 .1.1.1 Định nghĩaKiểm soát