Các kiến thức cơ bản I. Hệ thống thông tin quản lý 1. Khái niệm về hệ thống thông tin - Hệ thống là một tập hợp có tổ chức của nhiều phần tử. Ví dụ: Hệ mặt trời , hệ triết học . - Phần tử là những thành phần hợp thành hệ thống tổng thể. Nh vậy phần tử rất đa dạng thậm chí rất khác nhau. Ví dụ: Ngời, thiết bị đều là những phần tử Một phần tử có thể đơn giản hoặc phức tạp. Đặc biệt bản thân một phần tử có thể là một hệ thống con. Do vậy các hệ thống th ờng có tính phân cấp. Ví dụ : Thế giới Quốc gia Tỉnh/Thành phố Thị xã Huyện . - Tính tổ chức của hệ thống có nghĩa là trong hệ thống tồn tại một tập hợp các mối ràng buộc. Ví dụ : Hệ thống hành chính thì mối ràng buộc là sự phân quyền các quan hệ về đoàn thể, các quan hệ về nhân sự . Các quan hệ đó có thể là ổn định lâu dài hoặc là các quan hệ tạm thời. Khi chúng ta quan tâm đến một hệ thống là chúng ta quan tâm đến các quan hệ ổn định lâu dài.Tuy nhiên các quan hệ tạm thời không phải là không quan trọng. + Khi chúng ta nói đến tính ổn định của hệ thống thì điều này không có nghĩa là hệ thống bất biến. Tính biến động của hệ thống thể hiện ở hai mặt sau: - Sự tiến triển : Các phần tử của một hệ thống bao gồm chính nó và các quan hệ của nó có thể phát sinh tăng trởng suy thoái hoặc biến mất. - Sự hoạt động : Các thành phần cả hệ thống cùng cộng tác với nhau nhằm thực hiện một mục đích chung của hệ thống. Thờng những hệ thống biến động là những hệ thống hớng đích. Điều này thể hiện ở chỗ hệ thống nhận những cái vào và biến đổi ở những cái ra. - Hệ thống kinh doanh và hệ thống dịch vụ : là những hệ thống của con ngời nhằm mục đích kinh doanh, dịch vụ. Thông tin vào Hệ thống thông tin Thông tin ra Hệ thống nghiệp vụ Các dữ liệu phản ánh cấu trúc của cơ quan Các xử lý:-Các quy tắc xử lý-Các quy trình,ch-ơng trình-Các l-u đồ xử lý Các dữ liệu phản ánh hoạt động của cơ quan Các sự kiện ,các dữ liệu khách quan không thay đổi đ-ợc Kết quả ra Tham số Các sự kiện hoạt động Dữ liệu vào cho các xử lý - Các hệ thống con của hệ thống kinh doanh, dịch vụ bao gồm ba hệ thống con : + Hệ thống nghiệp vụ: Bao gồm ngời, phơng tiện, phơng pháp trực tiếp tham gia quá trình biến đổi luồng vào thành luồng ra. + Hệ thống quyết định: Bao gồm ngời, phơng tiện, phơng pháp tham gia vào việc đề xuất các quyết định. + Hệ thống thông tin: Bao gồm ngời, phơng tiện, phơng pháp tham gia vào quá trình xử lý thông tin. Các công việc xử lý thờng là thu nhập, kiểm tra, lu trữ, tìm kiếm, loại bỏ các thông tin, truyền đạt các thông tin . Đây chính cũng là các vấn đề mà chúng ta cần quan tâm. 2. Vai trò và nhiệm vụ của hệ thống thông tin : Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa bên trong và bên ngoài hệ thống và giữa các hệ thống con. Sơ đồ của hệ thống thông tin. Nhiệm vụ của một hệ thống thông tin : nhằm thu thập, lu trữ, kiểm tra kết xuất, truyền đạt thông tin. Phân loại thông tin: Có hai loại thông tin(về mặt hình thức): + Thông tin tự nhiên: là những thông tin mà vẫn giữ nguyên giá trị và hình thức nh khi đa thông tin ra. Ví dụ : Tiếng nói, hình ảnh . + Thông tin có cấu trúc : là các thông tin đã đợc lợng tử hoá chứ không còn giữ nguyên hình thức nh khi nó mới phát sinh. Nó đợc gán cho cấu trúc. Ví dụ : Các file, các loại sổ sách . Có những bộ phận chuyên xử lý các thông tin tự nhiên và có các bộ phận chuyên xử lý các thông tin có cấu trúc. 3. Các bộ phận hợp thành của hệ thống thông tin Các bộ phận hợp thành của một hệ thống thông tin bao gồm hai bộ phận cơ bản: - Các dữ liệu: bao gồm tất cả các dữ liệu về thông tin, nhng các thông tin có cấu trúc đợc chú ý nhiều hơn. Khối dữ liệu nằm trong sổ sách, các tệp trong máy tính, các chứng từ tài liệu . - Các thông tin xử lý: là những quá trình để xử lý thông tin. Các xử lý nằm trong các quy định, quy trình, công thức, các quy trình tự động, thủ công . Các hệ thống thông tin có thể tự động hoá một phần hoặc hoàn toàn. II. Cơ sở dữ liệu 1. Định nghĩa về cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là tập hợp thông tin có cấu trúc miêu tả về một đối t ợng quản lý đáp ứng yêu cầu ngời dùng và thoả mãn các yêu cầu sau: - Cơ sở là một bộ su tập các dữ liệu các tác nghiệp đợc lu giữ lại và đợc các hệ ứng dụng của một cơ quan nào đó sử dụng. - Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là phần chơng trình có thể xử lý thay đổi dữ liệu của một cơ sở dữ liệu. 2. Các chức năng của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu: - Cho khả năng lu trữ dữ liệu lâu dài. - Khả năng truy nhập một số lợng lớn dữ liệu một cách có hiệu quả. - Đợc xây dựng trên một mô hình dữ liệu qua đó ngời sử dụng có thể quan sát dữ liệu. - Có một ngôn ngữ cấy cao để định nghĩa và thao tác dữ liệu. - Có thể đồng bộ các truy nhập cạnh tranh khi nhiều ngời cùng sử dụng cơ sở dữ liệu. - Khả năng kiểm tra truy nhập. - Khả năng phục hồi dữ liệu khi có sự cố xảy ra. 3. Thực thể và liên kết giữa các thực thể - Thực thể là một vật có thể tồn tại và có thể phân biệt đợc. Ví dụ : Ngời , động vật . - Một nhóm các thực thể giống nhau gọi là các thực thể giống nhau. Ví dụ : Các nhân sự - Mọi thành viên của tập hợp các thực thể đợc biểu diễn bởi một tập các đặc điểm gọi là tập các thuộc tính. Ví dụ : Tập thực thể chiến sỹ đợc đặc trng bởi: + Họ và tên + Tuổi + Mã cán bộ - Quan hệ giữa các tập thực thể là một danh sách có thứ tự của một tập thực thể. Ví dụ: Quan hệ giữa R với hai tập (x) (y) viết: xRy - Quan hệ giữa các thực thể cũng là một thực thể. . Các dữ liệu phản ánh cấu trúc của cơ quan Các xử lý: -Các quy tắc xử lý -Các quy trình,ch-ơng trình -Các l-u đồ xử lý Các dữ liệu phản ánh hoạt động của cơ. phận cơ bản: - Các dữ liệu: bao gồm tất cả các dữ liệu về thông tin, nhng các thông tin có cấu trúc đợc chú ý nhiều hơn. Khối dữ liệu nằm trong sổ sách, các