CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: NHỮNG GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ VỀ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG VÀ ĐÀO TẠO NHÂN SỰ 5.1. Một Số Biện Pháp Kiến Nghị, Khắc Phục. 5.1.1. Đối Với Các Phòng Ban Về Công Tác Quản Trị Nhân Sự. Cũng giống như các hoạt động quản trị nguồn nhân lực khác, tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực cũng nên là trách nhiệm của tất cả các nhà quản lý chức năng. Các nhà quản lý chức năng sẽ xác định các yêu cầu đối với ứng viên, tham gia đánh giá và tuyển chọn, hướng dẫn nhân viên mới hội nhập đối với công tác tuyển dụng, đồng thời cung cấp cho bộ phận nhân sự những thông tin chính xác và thiết thực, có sự cam kết của ban giám đốc, cụ thể là giám đốc của chi nhánh. Giám đốc sẽ hỗ trợ bộ phận nhân sự về mặt kinh phí đồng thời tạo cho bộ phân nhân sự một số quyền hạn để thực thi kế hoạch đào tạo, tiếp theo là cấp trên trực tiếp của nhân viên sẽ được đào tạo cùng đóng vai trò khá quan trọng trong tiến trình đào tạo, đặc biệt là giai đoạn ứng dụng kỹ năng của nhân viên, công nhân vào thực tế. Các cấp quản lý ở các bộ phận phân xưởng, phòng ban trước khi có nhu cầu truyển dụng lực lượng lao động cần phải tiến hành phân tích công việc một cách kỹ lưỡng thì việc tuyển chọn mới chính xác. Khi phân tích công việc sẽ giúp cho nhà quản trị hiểu rõ về yêu cầu, tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm của một công việc nào đó, tìm hiểu được mối tương quan của công việc đó với các công việc khác, những kiến thức và kỹ năng cần thiết và các điều kiện làm việc. Như vậy chúng ta có thể đặt ra một số câu hỏi như: Nhân viên thực hiện công việc gì? Thực hiện công việc đó ở đâu? Khi nào công việc đó được hồn thành? Họ làm công việc đó như thế nào? Tại sao phải thực hiện công việc đó và để thực hiện công việc đó cần phải hợi tụ những tiêu chuẩn trình độ kỹ thuật nào?. Từ việc phân tích công việc tốt và lập bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc sẽ giúp cho chi nhánh có thể dự báo số lượng và chất lượng nhân sự cần thiết để hồn thành công việc nhằm đạt được mục tiêu sản xuất, kinh doanh, có thể tuyển dụng và lựa chọn người phù hợp với công việc. Từ đó chi nhánh có thể đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên tốt hơn, xây dựng một chế độ lương thưởng công bằng hơn, xây dựng một chương trình đào tạo thiết thực hơn. Đặc biệt chi SSVTT: Trang 1 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: nhánh có thể phân công công việc một cách rõ ràng và chính xác hơn, tránh sự chồng chéo công việc giữa các bộ phận hoặc cá nhân tại chi nhánh. Mặt khác do sự tác động của nhiều yếu tố khác nhau trong môi trường kinh tế đầy biến động hiện nay, thì công việc ngày càng thay đổi một cách nhanh chóng. Vì vậy, thay vì phân tích công việc, chi nhánh có thể chuyển sang phân tích vai trò của chức vụ, vị trí để đáp ứng một cách linh hoạt những thay đổi nhanh chóng trong công việc. Khi tuyển chọn, bộ phận nhân sự (hay phòng hành chính quản trị) nên sử dụng phương pháp trắc nhiệm với các ứng viên được chọn. Khi sử dụng phương pháp này, nhà quản trị sẽ có cơ hội để đánh giá ứng viên và đem lại hiệu quả cao nhất được biểu hiện như sau:  Giảm thiểu tối đa được những rủi ro sản xuất kinh doanh do sơ sót, yếu kém của nhân viên;  Rút ngắn thời gian đào tạo của nhân viên;  Nhân viên được thăng thưởng một cách hợp lý;  Nhân viên được giao việc đúng khả năng;  Giảm bớt được tình trạng nhân viên tự ý nghỉ việc hoặc buộc thôi việc do không thích ứng với công việc; Khi thực hiện tốt các phương pháp trắc nghiệm chúng ta có những lợi điểm sau:  Tiên đốn được những khả năng hay tài năng đặc biệt về cá tính mà đôi khi ứng viên cũng không hề hay biết.  Giúp cho chi nhánh tìm được những ứng viên có khả năng tương tựï nhau để xếp họ cùng làm một lĩnh vực, tạo điều kiện cho họ phát triển nhanh các mối quan hệ;  Tiết kiệm chi phí sản xuất, nâng cao năng suất lao động; Những người tham gia trong quá trình tuyển chọn cần phải được trang bị những kỹ năng, linh động, có thể ứng phó với những trường hợp khi ứng viên đặt câu hỏi cho các nhà phỏng vấn, vì vậy những người tham gia vào quá trình tuyển chọn cần phải chuẩn bị thật kỹ lưỡng bởi vì không chỉ nhằm để tuyển dụng đúng người cho đúng với SSVTT: Trang 2 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: vị trí của công việc hiện tại mà còn là bộ mặt của công ty, là ấn tượng ban đầu của chi nhánh đối với mỗi ứng viên. Trưởng các phòng ban, phân xưởng cần phải thường xuyên hoạch định cho mình một đội ngũõ lao động thực thụ, đúng người, đúng việc, thoả mãn được những yêu cầu đề ra cho dù công việc có đột biến. Chẳng hạn như vấn đề về lao động vẫn đủ năng lực để thực hiện một hợp đồng gia công với số lượng lớn áo Jacket xuất khẩu sang thị trường Mỹ trong thời hạn ngắn theo yêu cầu của khách hàng đặt ra. Tuy nhiên chi nhánh vẫn hồn thành hợp đồng đúng thời hạn mà không cần tuyển thêm lao động. Khi hoạch định các nguồn tài nguyên nhân sự, nhà quản trị cấp cơ sở cần theo bốn bước sau: + Bước 1: Đề ra nhu cầu và dự báo nhu cầu. + Bước 2: Đề ra các chính sách và kế hoạch. + Bước 3: Thực hiện các kế hoạch và chương trình. + Bước 4: Kiểm tra và đánh giá chương trình. Trưởng ban nhân sự phải đề ra các quy định nghiêm ngặt trong công tác tuyển chọn cũng như đào tạo nhằm đảm bảo tính minh bạch, công bằng, tránh gây ra sự đố kị, dư luận bàn tán tại chi nhánh về những ứng viên được tuyển chọn, hay những nhân viên được đào tạo, tránh gây ra tình trạng kết bè phái chống đối nhau trong quá trình làm việc tại chi nhánh. 5.1.2. Đối Với Chi Nhánh Công Ty. Với cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý nhân sự tại chi nhánh công ty và các biện pháp, chính sách tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực chủ chi nhánh như hiện nay, và như chúng ta đã biết các công ty hay là một tổ chức nào đó hơn kém nhau như thế nào cũng một phần lớn là do phẩm chất, trình độ và sự gắn bó của công nhân viên đối với công ty nghĩa là các nhà quản trị phải nhận thức và đề ra chiến lược để quản trị tài nguyên nhân sự của mình một cách có hiệu quả. Quản trị nguồn tài nguyên nhân sự là sự phối hợp một cách tổng thể các hoạch định, các hoạt động, duy trì, phát triển, đào tạo, động viên và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho nguồn tài nguyên nhân sự thông qua tổ chức, nhằm đạt được mục tiêu chiến lược và định hướng viễn cảnh của tổ chức. SSVTT: Trang 3 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Vì vậy, để nâng cao hiệu suất lao động và quản lý tốt nguồn tài nguyên này, ngồi những biện pháp mà công ty đang sử dụng, cần phải bổ sung thêm và đầy đủ, rõ ràng hơn một số hình thức khác để chi nhánh có thể theo kịp sự thay đổi không ngừng như hiện nay.  Trước hết chi nhánh cần phải xây dựng được bầu không khí văn hố cho mình, tức là phải tạo ra hệ thống các giá trị, niềm tin, thói quen được chia sẻ, cấp trên và cấp dưới rất tin tưởng nhau, công nhân được khuyến khích đề ra sáng kiến và giải quyết vấn đề. Bầu không khí này làm ảnh hưởng đến sự hồn thành công việc của tồn thể cán bộ_ Công nhân viên trong chi nhánh, sau đó nó ảnh hưởng đến sự thoả mãn của công nhân viên cũng như ảnh hưởng đến khả năng sinh lời của chi nhánh. + Bầu không khí văn hố của chi nhánh công ty chính là “linh hồn” của chi nhánh, một mặt nó được tạo ra từ mối quan hệ giữa các thành viên trong chi nhánh, mặt khác nó điều khiển mối quan hệ đó với danh nghĩa tồn tập thể. Tạo cho nhân viên luôn có tính cởi mở, hồ đồng và cầu tiến, có tầm nhìn bao quát trong chi nhánh, làm cho họ cảm thấy sống và làm việc tại chi nhánh là tồn bộ những ngày tháng đầy ý nghĩa và cảm tưởng như chi nhánh là ngôi nhà thứ hai của chính mình. Từ đó tạo ra sự thông suốt khi đưa ra quyết định được sự nhất trí giữa cấp lãnh đạo và cấp nhân viên, tạo ra sự tin cậy lẫn nhau được hình thành từ việc lắng nghe nhau và đóng góp ý kiến cùng thống nhất một cách làm, cùng nhau xây dựng và phát triển chi nhánh. Ngồi ra, bầu không khí văn hố phải mang tính phối hợp: Phát triển một cơ cấu tổ chức có tính cách tập thể đáp ứng được nhu cầu tâm lý cá nhân, như vậy sẽ đưa ra được ý nghĩa cá nhân và cho tập thể. + Thực hiện một mức độ tổ chức cao bằng cách thu hút có định hướng những thành viên tham dự ở mọi cấp trong công ty. + Thực hiện một cơ cấu tổ chức với số lượng tối thiểu cấp lãnh đạo và mức độ tin tưởng lẫn nhau, tối đa những phân quyền cho cấp dưới lãnh đạo.  Điều thứ hai là trước khi có kế hoạch tuyển dụng, các nhà quản trị cần phải biét phân tiùch công việc. Vì khi phân tích công việc sẽ xác định được đặc tính của SSVTT: Trang 4 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: công việc và những điều kiện mà công việc được hồn thành. Khi phân tích công việc, chi nhánh công ty có những lợi điểm sau: + Bảo đảm thành công hơn trong việc sắp xếp, thuyên chuyển và thăng thưởng cho nhân viên. + Loại bỏ nhiều bất bình về mức lương qua việc xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm công việc cũng như đơn giá sản phẩm. + Kích thích lao động tăng năng suất lao động thông qua việc sắp xếp các mức lương, thưởng, và việc xác định đơn giá cho từng loại bán thành phẩm của từng công đoạn sản suất… + Tiết kiệm thời gian và sức lực qua việc tiêu chuẩn hố công việc và từ đó giúp nhà quản trị có cơ sở để làm kế hoạch và phân chia thời biểu công tác. + Giảm bớt được số người phải thay thế do thiếu hiểu biết về công việc hoặc do trình độ của họ về công việc còn hạn chế. + Tạo cơ sở để các cáp quản trị và nhân viên hiểu biết và tránh khoảng cách quá xa giữa nhân viên, công nhân với các cấp lãnh đạo.  Về quá trình tuyển dụng: Chi nhánh cần phải thông báo rộng rãi hơn để thu hút được nhiều ứng viên nộp đơn, không chỉ đơn thuần là thông báo trong nội bộ và dán thông báo tuyển dụng trước cổng chi nhánh, liên hệ các trung tâm giới thiệu việc làm mà cần phải mạnh dạn đầu tư thông qua các hình thức như trên báo tuổi trẻ, các phương tiện thông tin đại chúng, trên truyền hình của Tp và một số tỉnh thành lân cận.  Về quá trình đào tạo. + Chi nhánh công ty cần kêu gọi sự tham gia và cam kết thực hiện của ban giám đốc, các nhà quản lý trực tiếp của những nhân viên được chọn để đào tạo và sự cam kết của chính các nhân viên được chọn để đào tạo, thực hiện một chương trình đào tạo có hiệu quả cao nhất, tránh lãng phí tiền của mà kết quả sau đào tạo không đạt như mong muốn. + Cần phải nâng cao chính sách đào tạo và phát triển tại chi nhánh, điều này là nhiệm vụ cấp bách cho chi nhánh hiện nay. SSVTT: Trang 5 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: + Đào tạo nhằm mục đích nâng cao tay nghề hay kỹ năng của nhân viên đối với công việc hiện hành. Phát triển bao gồm các hoạt động nhằm chuẩn bị cho nhân viên theo kịp với cơ cấu tổ chức khi nó thay đổi và phát triển trong tương lai. Chi nhánh phải luôn thực hiện công tác này một cách thường xuyên và có kế hoạch, có hệ thống vì môi trường kinh doanh luôn thay dổi sẽ dẫn đến hoạt động sản suất kinh doanh cũng biến động theo, từ đó nguồn nhân sự luôn trong tư thế sẵn sàng hồn thành nhiệm vụ được giao. Vì vậy chi nhánh nên đào tạo và phát triển nhân viên một cách thường xuyên và không giới hạn ở cấp nào. + Các chính sách lương bổng và đãi ngộ: Chi nhánh công ty cần phải có chính sách, chiến lược để kích thích, tăng niềm hăng say lao động của nhân viên, và động viên một cách kịp thời nhằm duy trì, củng cố, phát triển lực lượng lao động làm việc cho chi nhánh. Không chỉ đơn thuần cho rằng muốn thúc đẩy sản xuất, muốn động viên, đãi ngộ nhân viên bằng vật chất và tinh thần, như tiền lương, tiền thưởng, giấy khen, vui chơi giải trí… mà lương bổng và đãi ngộ phải được hiểu là hai phần: Lương bổng và đãi ngộ về mặt tài chính và phi tài chính. Về mặt tài chính trực tiếp bao gồm lương, tiền thưởng tiền hoa hồng; tài chính gián tiếp bao gồm các khoản: bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm y tế… khi tai nạn lao động là các trợ cấp xã hội, các loại phúc lợi, an sinh xã hội, đền bù cho công nhân làm việc với môi trường độc hại, làm việc thay ca, làm việc ngồi giờ… còn phi tài chính đó là bản thân công việc môi trường làm việc: Bản thân công việc có hấp dẫn không, công nhân viên có được giao trách nhiệm không hay công nhân có cơ hội được cấp trên nhận biết thành tích của mình hay không, có cơ hội thăng tiến hay không… + Việc trả lương phải được công bằng cả bên trong lẫn bên ngồi của chi nhánh. Bên ngồi có nghĩa là lương bổng đãi ngộ ở các công ty khác như thế nào thì tại chi nhánh của công ty cũng phải như vậy không nên quá chênh lệch nhau. Bên trong phải công bằng với mọi người trong chi nhánh, không phân biệt tuổi tác, giới tính, chủng tộc…. Hoặc quen biết họ hàng thân thuộc. 5.2. Một Số Kiến Nghị Mà Công Ty Cần Giải Quyết Trước Mắt. SSVTT: Trang 6 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD:  Công ty luôn phải xây dựng được lực lượng lao động vững mạnh. Khi nhân viên thuộc khối phòng ban, chi nhánh có thể tuyển chọn những nhân viên vào những chức vụ cao hơn, nhằm tạo cơ hội thăng tiến cho nhân viên, có như vậy họ mới không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn, ngày càng hồn thiện bản thân.  Ngồi ra chi nhánh có thể tuyển dụng những ứng viên tự giới thiệu mình qua báo đài, thu nhận đơn của các ứng viên tự nguyện nộp đơn khi chi nhánh công ty chưa có nhu cầu tuyển dụng .  Chi nhánh công ty nên cử các chuyên viên đến liên hệ tuyển dụng tai các trung tâm giới thiệu việc làm các trường đại học cao đẳng ở thành phố và các tỉnh lân cận vì đây là những nguồn cung ứng nhân lực dồi dào và có chất lượng. Họ đã trải qua quá trình đào tạo nên để tiếp thu những công nghệ hiện đại, năng suất lao động sẽ được tăng nhanh trong thời gian ngắn khi chi nhánh công ty tiến hành hoạt động đào tạo họ.  Nâng cao chương trình đào tạo và phát triển nhân lực: Ngồi việc tuyển chọn cho mình những cán bộ công nhân viên giỏi, có tay nghề cao công ty cũng nên lập kế hoạch tổ chức các khố đào tạo tay nghề, trình độ chuyên môn và kỹ năng quản lý cho tồn bộ cán bộ chi nhánh một cách thường xuyên và đều đặn. Từ đó tổ chức thi tay nghề giỏi và có phần thưởng xứng đáng cho họ.  Tổ chức khố học nghiệp vụ chuyên môn cho tất cả cán bộ nhân viên thuộc khối phòng ban ở tất cả các vị trí, tiến tới nhân viên làm việc đa năng, hỗ trợ lẫn nhau khi cần, tổ chức các lớp học về quản lý nhân sự cho cán bộ quản lý.  Mở các cuộc hội thảo nói chuuyện chuyên đề. Đây là một cơ hội tốt cho công nhân, nhân viên và các chuyên viên kỹ thuật cùng ban lãnh đạo thảo luận, trao đổi học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau, nhằm nâng cao tay nghề, nghiệp vụ chuyên môn, năng suất lao động của tồn chi nhánh và giải quyết các vấn đề khúc mắt, phát sinh trong quá trình làm việc. Qua đó, các công nhân sẽ học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau làm cho tay nghề của họ ngày càng được nâng cao. Điều này làm giảm thiểu sản phẩm hỏng tiết kiệm được nguyên vật liệu, nâng cao chất lượng sản phẩm tăng thu nhập cho cá nhân và lợi nhuận cho doanh nghiệp. SSVTT: Trang 7 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD:  Định biên lại nhân sự – Tăng nâng suất lao động: Chi nhánh nên tiến hành cho từng công nhân thuộc khối phòng ban lập bản mô tả chi tiết công việc của mổi công việc mà họ đang làm, cùng những đề xuất cung cấp dụng cụ, trang thiết bị cho quá trình làm việc. Từ cơ sở thời gian đã lượng hố đó, công ty sẽ sắp xếp và phân công công việc lại cho tồn thể nhân viên thuộc khối phòng ban, nhằm phát huy tăng năng suất làm việc tối đa của nhân viên phòng ban, định biên lại nhân sự, cắt giảm bớt lao động thừa, tiến hành tăng lương cho bộ phận làm việc với năng suất cao hơn trước đó. Có như vậy đời sống công nhân viên mới được nâng cao.  Ngồi ra, vào những lúc chi nhánh có nhiều đơn đặt hàng hay có những đơn đặt hàng cần phải giao gấp cho khách hàng trong thời gian ngắn, chi nhánh sẽ gặp nhiều khó khăn về mặt nhân sự. Cũng có trường hợp đơn hàng vượt quá khả năng gia công sản xuất, để khắc phục tình trạng chi nhánh công ty cần phải áp dụng một số phương pháp sau: + Giờ phụ trội: Đây là giải pháp mang tính chữa cháy tức thời, chi nhánh sẽ không phải tuyển dụng thêm công nhân, đỡ tốn chi phí cho công việc tuyển dụng nhân viên mới. Nhưng nó sẽ không tốt nếu kéo dài thời gian hay số ngày tăng ca, bởi vì nó sẽ làm cho công nhân mệt mỏi, không đủ sức làm việc tốt, năng suất lao động giảm và sau khi giờ phụ trội không còn cần thiết nữa tiền lương công nhân sẽ bị giảm và đây cũng là một nguyên nhân dẫn đến tình trạng chán nản với công việc hiện tại. Ngồi giải pháp tăng ca như nêu trên chi nhánh có thể kí kết các hợp đồng thuê gia công ngồi với các đơn vị khác để giảm bớt áp lực công việc cho nhân viên trong công ty và chịu chấp nhận giảm lợi nhuận trong hợp đồng đó. KẾT LUẬN  SSVTT: Trang 8 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Trong thời gian hoạt động sản xuất kinh doanh đã trải qua của chi nhánh, đã tạo cho chi nhánh một uy tín, một vị thế vững chắc trên thị trường mặt hàng gia công áo Jacket xuất khẩu. Đó là một quá trình nỗ lực phấn đấu không ngừng của tồn thể cán bộ_ Công nhân viên đã đưa chi nhánh công ty vượt qua bao khó khăn để có được như ngày hôm nay. Để duy trì và phát triển nguồn nhân lực vững mạnh như hiện nay của chi nhánh, chi nhánh công ty đã không ngừng cải tiến và ngày càng hồn thiện về quá trình đào tạo và phát triển nhân lực. Chi nhánh công ty luôn lắng nghe và khuyến khích các ý kiến đóng góp nhằm sửa đổi và điều chỉnh các chính sách ngày càng hợp lý hơn, có lợi cho công ty và cho cả công nhân viên. Chi nhánh công ty luôn quan tâm và ngày càng nâng cao chất lượng đời sống cho mỗi người lao động. Với chính sách quản lý nhân sự chặt chẽ và mang lại hiệu quả cao đã giúp cho chi nhánh xây dựng một đội ngũ lao động lành nghề, có chất lượng cao. Công nhân viên tiến tới có thể làm việc đa năng, sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau khi cần. Chi nhánh đã thực hiện đầy đủ và chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về chính sách tuyển dụng, các quy chế đào tạo và chế độ bảo hiểm đối với người lao động. Bên cạnh đó, chi nhánh luôn nâng cao, đổi mới trang thiết bị, bảo đảm an tồn cho người lao động. Hàng năm, chi nhánh công ty thường tổ chức các cuộc thăm quan, du lịch cho cán bộ_ Công nhân viên có thành tích suất sắc trong lao động. Chi nhánh còn có các chính sách khen thưởng kịp thời cho những cá nhân có thành tích xuất sắc và có những đóng góp, phát minh, cải tiến đem lại hiệu quả lao động, giảm bớt chi phí cho chi nhánh công ty. Với thời gian thực tập còn hạn chế và chưa có nhiều kinh nghiệm trong công tác quản lý nhân sự. Do đó người viết không tránh khỏi những sai sót, rất SSVTT: Trang 9 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: mong được sự đóng góp của các Thầy (Cô) cùng tập thể cán bộ công nhân viên tại chi nhánh và các bạn đọc quan tâm. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo chi nhánh công ty cổ phần may 19 cùng Thầy (Cô) và tồn thể anh chị em đang sống và làm việc tại chi nhánh đã giúp đỡ và đóng góp ý kiến để em hồn thành chuyên đề này. SSVTT: Trang 10 . TỐT NGHIỆP GVHD: NHỮNG GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ VỀ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG VÀ ĐÀO TẠO NHÂN SỰ 5.1. Một Số Biện Pháp Kiến Nghị, Khắc Phục Với Các Phòng Ban Về Công Tác Quản Trị Nhân Sự. Cũng giống như các hoạt động quản trị nguồn nhân lực khác, tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực cũng nên