THỂ THỨC VĂN BẢN 4.1. Khái niệm về thể thức văn bản Thể thức của văn bản được hiểu là thành phần kết cấu của văn bản, là hình thức khuôn mẫu bắt buộc. Ngoài phần chính của văn bản( nội dung của văn bản) sẽ được soạn theo đặc thù cụ thể của từng loại văn bản như trình bày theo chương mục hay điều khoản, các phần như tiêu ngữ, tên cơ quan ban hành văn bản, số ký hiệu văn bản, địa danh ngày tháng, tên loại văn bản, phần trích yếu, nơi nhận, chữ ký và con dấu, khổ giấy, để lề phải theo một quy định thống nhất. Thực tế trong hệ thống văn bản quản lý của ta cần phải được chấn chỉnh để đi đến thống nhất theo khuôn mẫu. 4.2. Nội dung thể thức văn bản 4.2.1.Tiêu ngữ * Kết cấu của tiêu ngữ: Quốc hiệu (tên nước), chế độ chính trị, mục tiêu xây dựng xã hội. * Trình bày tiêu ngữ: Đặt tiêu ngữ ở phần trên, giữa trang giấy và được định dạng với phông chữ, cỡ chữ và kiểu chữ nhất định. Ví dụ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM [Vntime H; 13; Đậm] Độc lập – tự do – hạnh phúc [Vntime; 13; Đậm] 4.2.2. Tên cơ quan ban hành văn bản Tên cơ quan ban hành văn bản ghi ở góc trái đầu văn bản, in hoa đạm nét. Nếu là cơ quan Nhà nước trực thuộc thì ghi cơ quan chủ quản trực tiếp trên một cấp. Phông ; cỡ; kiểu chữ [Vntime; 13; Đứng] Ví dụ: UBND TP. Hà Nội Sở Văn hóa – Thông tin Bộ Giáo dục – Đào tạo Đại học Kinh tế Quốc dân Viết như sau là thừa: Bộ Giáo dục - Đào tạo Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Khoa học quản lý. Chú ý: 1. Nếu cần có thể ghi: Địa chỉ, điện thoại, Fax, biểu tượng ở dưới phần tên cơ quan ban hành văn bản. 2. Đối với UBND các cấp: Cấp Quận, Huyện nên đề tỉnh tránh lẫn một số quận, huyện. Ví dụ: TP.Hồ Chí Minh Quận 3 UBND phường 6 4.2.3. Số và ký hiệu của văn bản * Phần số văn bản: Phần số văn bản ghi dưới tên sơ quan ban hành văn bản. Thông thường đánh số thứ tự từ 01, từ ngày 01 tháng 01 dương lịch đến hết năm. Phần số giúp vào sổ đăng ký thuận tiện, giúp cho việc lưu trữ, sắp xếp, tìm kiếm, trích dẫn dễ dàng. Sau phần số có dấu ngăn(/). Phông; cỡ; kiểu [Vntime ;13; Đứng] *Phần ký hiệu văn bản: Ký hiệu văn bản là phần chữ viết tắt, in hoa của tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản. Giữa tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản có dấu gạch ngang (-). Phông ; cỡ ; kiểu chữ [Vntime ; 13; Đứng] Ví dụ: Số 52/QĐ - UB Số 01/ QĐ - TCCB Chú ý: 1.Nếu văn bản không có tên loại (Công văn) thì phần số, ký hiệu văn bản được trình bày theo thứ tự: Phần số, tên cơ quan ban hành văn bản và cuối cùng là tên đơn vị soạn thảo. Ví dụ: Số 01/UB - VP Số 900/ VPCP - HC Số 05/ KTQD -HCTH 2.Nếu là văn bản quy phạm pháp luật thì sau phần số là năm ban hành văn bản. Ví dụ: Số 14/2003/NĐ - CP 4.2.4. Phần địa danh, ngày tháng Địa danh chính là nơi cơ quan đóng. Ngày, tháng, năm là thời điểm vào sổ, đăng ký phát hành. Phần địa danh, ngày tháng ghi dưới tiêu ngữ, góc phải. Sau địa danh có dấu phẩy. Ví dụ : Hà Nội, ngày 01 tháng 01 năm 2008 Phông ; cỡ ; kiểu chữ [ Vntime ; 13; nghiêng] 4.2.5. Tên văn bản Tên văn bản đặt dưới phần địa danh, ngày tháng, đặt ở giữa trang. Tên loại văn bản in hoa đậm. Phông ; cỡ ; kiểu chữ [VntimeH ; 14 ; Đậm] Ví dụ: QUYẾT ĐỊNH CHỈ THỊ THÔNG TƯ 4.2.6. Phần trích yếu Trích yếu là câu văn ngắn gọn, tóm tắt chính xác, đầy đủ nội dung chính hoặc nêu mục đích của văn bản. Đối với văn bản có tên gọi, phần trích yếu đặt dưới tên loại văn bản. Đối với Công văn, phần trích yếu đặt dưới phần số và ký hiệu Bắt đầu phần trích yếu có chữ v/v (về việc). Ví dụ: QUYẾT ĐỊNH CỦA CHÍNH PHỦ v/v ban hành Quy chế ghi nhãn hàng hóa lưu thông trong nước và hàng hóa xuất nhập khẩu Trình bày phông, cỡ chữ, kiểu chữ: . Phần trích yếu cho văn bản có tên [Vntime ; 14 ; Đậm] . Phần trích yếu cho Công văn [Vntime ; 13 ; Đứng] 4.2.7. Phần nơi nhận Nơi nhận ghi tên cơ quan, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm thi hành văn bản. Tên cơ quan, cá nhân phối hợp thực hiện văn bản và tên cơ quan, cá nhân để biết, để báo cáo, để theo dõi. Phần nơi nhận ghi ở cuối, góc trái và được trình bày theo kiểu gach đầu dòng. Chú ý: 1.Phần nơi nhận cũng chính là số lượng phát hành văn bản. 2.Không nhầm giữa nơi nhận và nơi gửi. Nơi gửi ghi trên đầu văn bản, dưới địa danh ngày tháng ( áp dụng cho Công văn, văn bản không có tên loại). 1.Nơi nhận: Ghi thứ tự từ cấp trên đến cấp dưới 2.Riêng Quyết định ghi: -Như điều…(thường là điều cuối) -Các cơ quan khác -Lưu. 3.Phần nơi nhận thường ghi thêm mục đích vào bên cạnh tên cơ quan. -…(để báo cáo) -…(để phối hợp) -…(để thực hiện) Trình bày phông chữ: cỡ chữ, kiểu chữ: + Hai chữ “Nơi nhận”: [Vntime ;12;Nghiêng - Đậm] + Các dòng dưới hai chữ “Nơi nhận”: [Vntime ; 11 ; Đứng] 4.2.8. Chữ ký và con dấu + Phần chữ ký Chữ ký thể hiện tính pháp lý của văn bản. Ký phải đúng thẩm quyền. Thông thường một văn bản chỉ có một chữ ký ( trừ văn bản liên tịch). Cơ quan làm việc theo chế độ thủ trưởng, người ký ghi nhân danh cơ quan ban hành văn bản. Cơ quan làm việc theo chế độ tập thể, qua bầu cử thì người ký phải thay mặt cơ quan đó. Phân cấp thẩm quyền ký: -Thủ trưởng và phó thủ trưởng của đơn vị ký những văn bản có nội dung quan trọng. -Cán bộ phụ trách dưới thủ trưởng cơ quan một cấp có thể được ủy quyền ký một số văn bản thông thường giao dịch. -Việc ủy quyền phải được thể hiện bằng văn bản hoặc ghi trong Quy chế làm việc của cơ quan. Các ký hiệu khi ký: *Nhân danh cơ quan ký Giám đốc (Ký tên - đóng dấu) *Cấp phó khi ký thay ghi ký hiệu K/T (ký thay) K/T Giám đốc Phó Giám đốc (Ký tên - đóng dấu) *Cấp được ủy quyền ký phải ghi T/L (thừa lệnh) T/L Giám đốc Trưởng phòng TCCB (Ký tên - đóng dấu) *Thay mặt cơ quan ký phải ghi T/M (thay mặt) T/M Chính phủ Thủ tướng (Ký tên – đóng dấu) Ngoài ra, đối với các trường hợp “ Quyền thủ trưởng” hoặc được thừa ủy nhiệm của Thủ trưởng đề phải ghi rõ Q.Giám đốc (Ký tên - đóng dấu) T U Q Giám đốc Trưởng phòng HCTH (Ký tên - đóng dấu) Chú ý: 1.Về mặt pháp lý, một văn bản do cấp trưởng, cấp phó, cấp được ủy quyền ký, đều có giá trị như nhau. 2.Là sai nếu ghi như sau: Phó Giám đốc (Ký tên - đóng dấu) T/L Giám đốc Phó phòng TCCB 3.Khi ký cần lưu ý các yếu tố sau: -Thẩm quyền ký -Chức danh -Chữ ký -Họ và tên 4.Cần tránh chồng chéo: Cấp phó ký mà cấp trưởng không biết. Trình bày phông ; cỡ ; kiểu chữ -Thể thức ký [Vntime ; 13; Đậm] Ví dụ: T/M Chính phủ -Chức vụ người ký [Vntime ;14 ; Đậm] Ví dụ: Thủ tướng Chính phủ -Họ, tên người ký [Vntime ; 14; Đậm] Ví dụ: Phan Văn Khải + Phần con dấu Theo Nghị định số 62/1993/NĐ – CP, có 2 loại con dấu: -Con dấu có hình quốc huy -Con dấu không có hình quốc huy Các cơ quan được dùng con dấu co hình quốc huy chính phủ cũng đã có văn bản quy định cụ thể: Điều 4: “Các cơ quan tỏ chức muốn khắc và sử dụng con dấu có biểu tượng riêng hoặc chữ nước ngoài phải được Bộ Nội vụ cho phép”. Điều 10: “ Mỗi cơ quan tổ chức chỉ được dùng một con dấu loại giống nhau”. *Sử dụng con dấu: Sau khi được ký tên, đóng dấu vào văn bản để thể hiện tính hợp pháp và tính xác thực của văn bản. Khi đóng dấu, chú ý đóng ngay ngắn để bảo đảm tính nghiêm túc của văn bản; đóng dấu trùm lên 1/3 phía trái cảu chữ ký. Theo quy định, mực dấu đóng trên các văn bản quản lý Nhà nước có màu đỏ tươi. Chỉ cần đóng dấu lên văn bản sau khi đã có chữ ký cảu thẩm quyền. Cần lưu ý: con dấu thể hiện tính pháp lý và tính quyền lực, do vậy phải cẩn trọng trong việc quản lý con dấu. Ở một số cơ quan như Bộ, ủy ban nhân dân có văn phòng với con dấu riêng thì phải xác định rõ trường hợp dùng con dấu Bộ, UBND hoặc dấu văn phòng cho chính xác theo đúng chức năng và thẩm quyền. Chẳng hạn văn bản của UBND mà đóng dấu văn phòng hay ngược lại là không đúng. Nếu trong đơn vị có Ban hay Hội đồng mà không có dấu riêng thì không nên để tên các Ban, Hội đồng này là tên cơ quan ban hành văn bản. + Con dấu chỉ mức độ: Văn bản quản lý Nhà nước trong một số trường hợp được đóng thêm dấu ghi mức độ bí mật và khẩn cấp của văn bản.Các dấu này được đóng ở góc trên bên trái, dưới chỗ ghi trích yếu của Công văn. Có 3 mức độ chỉ sự bí mật: Mật – tối mật – tuyệt mật Có 3 mức độ chỉ sự khẩn cấp: Khuẩn – thượng khẩn – hỏa tốc -Dấu “mật” : Quy định cá nhân, đơn vị quan hệ công tác được biết. Ngoài bì tư có ký hiệu chữ “C”/ -Dấu “tối mật”: Quy định các nhân, đơn vị có trách nhiệm được biết. Ngoài bì thư có ký hiệu chữ “B”. -Dấu “tuyệt mật”: Quy định chỉ cá nhân, người có trách nhiệm được biết. Ngoài bì thư có ký hiệu chữ “A”. Khi gửi tài liệu mật, không gửi chung trong một phong bì với tài liệu thường phải vào sổ “tài liệu mật” riêng. Tài liệu “mật” ngoài bì đóng dấu chữ “C” in hoa, nét đậm. Không đóng dấu “mật” (chữ “mật” đóng lên văn bản). Tài liệu “tuyệt mật, tối mật” phải giữ bằng 2 phong bì. Bì trong: ghi rõ số, ký hiệu của văn bản, tên người nhận, đóng dấu mức độ mật. Nếu tài liệu tuyệt mật thì đóng dấu: “Chỉ người có tên mới được bóc bì”. Bì ngoài: ghi như gửi tài liệu thường, đóng dấu chữ “A” nếu là tài liệu tuyệt mật, chứ “B” nếu là tài liệu tối mật (Không đóng dấu “tuyệt mật, tối mật”). Ghi chú: + Phần nội dung văn bản được trình bày theo phông, cỡ , kiểu chữ là : [Vntime ; 14 ; đứng] + Chỉ mức độ mật, được trình bày : [Vntime ; 13; đâm] + Chỉ mức độ khẩn, được trình bà: [Vntime ; 13 ; đậm] Mẫu 2 MẪU TRÌNH BÀY CÔNG VĂN (Kết cấu) (Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) 5a 4 1 2 3 5b 10a 9a 10b 12 6 9b 13 7a 7c 8 14 11 20-25mm 15-20mm 30-35 mm Ghi chú: Ô số : Thành phần thể thức văn bản 1 : Quốc hiệu 2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 3 : Số, ký hiệu của văn bản 4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản 5b : Trích yếu nội dung công văn hành chính 6 : Nội dung văn bản 7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 8 : Dấu của cơ quan, tổ chức 9a, 9b : Nơi nhận 10a : Dấu chỉ mức độ mật 10b : Dấu chỉ mức độ khẩn 11 : Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành 12 : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản 13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành 14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax ========***======== . THỂ THỨC VĂN BẢN 4.1. Khái niệm về thể thức văn bản Thể thức của văn bản được hiểu là thành phần kết cấu của văn bản, là hình thức khuôn mẫu. *Phần ký hiệu văn bản: Ký hiệu văn bản là phần chữ viết tắt, in hoa của tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản. Giữa tên loại văn bản và tên cơ