MỘT SỐ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ VẬT TƯ Ở CÔNG TY MAY PHÙ ĐỔNG 1. CÁC YÊU CẦU HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ: - Xuất phát từ tình hình cụ thể của Công ty và những đặc điểm của sản xuất kinh doanh trong điều kiện còn rất nhiều khó khăn. Công ty phải tìm những biện pháp để hoàn thiện công tác quản lý vật tư mang lại hiệu quả cao nhất. - Bộ máy quản lý của Công ty phải hoạt động linh hoạt, thích ứng nhanh để đáp ứng được yêu cầu của sản xuất là đa dạng hoá sản phẩm. - Công tác quản lý vật tư phải hợp lý được mọi người ủng hộ và tham gia tích cực, hoà đồng được giữa lợi ích cá nhân và lợi ích chung của Công ty. Tạo được bầu không khí vui vẻ trong sản xuất và mối liên hệ mật thiết giữa các tổ sản xuất và các đơn vị trong Công ty. - Giáo dục cho mọi người hiểu rõ mục đích cuối cùng là đảm bảo tốt chất lượng sản phẩm, hoàn thành nhiệm vụ của Công ty giao và đảm bảo thu nhập cho cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp, chỉ có như vậy mới phát triển Công ty một cách vững chắc góp phần xây dựng và phát triển Công ty trong thời kỳ cạnh tranh gay gắt hiện nay. Mỗi ngày, các nhà quản trị phải thực hiện các quyết định mà không biết trong tương lai sẽ xảy ra như thế nào.Ta phải đặt hàng dự trữ mà không biết sẽ bán được bao nhiêu, phải mua thiết bị mới mà không biêt nhu cầu sản phẩm thực tế và đầu tư phát triển mà không biét lãi sẽ thu được bao nhiêu ? Đối với những điều không chắc chắn như vậy, nhà quản trị phải cần đến dự báo. Dự báo có thể là lấy các số liệu đã qua làm kế hoạch cho tương lai hay nó có thể là một cách suy nghĩ trực giác hoặc tiên đoán kinh nghiệm của các nhà quản trị cho các kế hoạch tương lai. 1. CÁC GIẢI PHÁP CỤ THỂ: Để khắc phục những tồn tại nêu trên cũng như công tác quản lý vật tư có hiệu quả. Vừa đáp ứng được nhu cầu sản xuất, đảm bảo tính an toàn cho người, thiết bị và tiết kiệm được chi phí hạ giá thành sản phẩm. Tôi xin đề xuất một số giải pháp sau. - Tiết kiệm chi phí vật tư bằng cách giao khoán chi phí giá thành cho từng tổ sản xuất. - Tiết kiệm các yếu tố đầu vào làm tăng năng suất thiết bị máy móc và giảm tổng chi phí tính bằng tiền để sản xuất ra sản phẩm. - Việc giảm lượng tiêu hao vật chất trên một đơn vị phẩm dịch vụ góp phần làm tăng năng suất lao động xã hội. - Công tác cung ứng vật tư, lập kế hoạch mua sắm, dự trữ, và sử dụng phải đảm bảo độ chính xác cao… - Tất cả vật tư sử dụng phải có định mức cụ thể chính xác (là cơ sở để quản lý vật tư ). - Phải có chế độ, thưởng phạt về việc sử dụng quản lý tiết kiệm vật tư. 3) Biện pháp1: Tiết kiệm chi phí nguyên liệu kiểm soát chặt chẽ quá trình sử dụng vật tư và điều hành sản xuất một cách hợp lý. Trong năm 2003 Công ty May Phù Đổng đã sử dụng nguyên, nhiên liệu quá ( -1.531.755.302đ ) Trong đó: Nguyên liệu: - 1.016.815.077đồng Nhiên liệu: - 514.940.224đồng Nguyên nhân chủ yếu là: + Hệ thống mức còn thiếu cơ bản dẫn đến nhiều vật tư ( như Chỉ may, Bìa lưng, Chun .) chỉ cấp không có định mức cụ thể đói với từng khách hàng Seidensticker (Đức), khách hàng Mangharam (Mỹ), SMK (Hàn quốc) + Chưa có thiết bị kiểm tra chất lượng hàng hoá khi nhập về mà thực tế chỉ kiểm tra bằng mắt thừơng dẫn đến hàng hoá nhập về đôi khi chất lượng thấp. + Do trình độ tay nghề của đội ngũ lao động không cao chủ yếu là công nhân bậc1 và bậc 2 ( chiếm tỷ lệ 53% vàtỷ lệ 35.5% tổng số lao động trực tiếp sản xuất ) dẫn đến làm sai hỏng sản phẩm như máy sai qui định, sai qui cách gây nên sự lãng phí về vật tư. Trong khi lao động công nhân bậc cao ( bậc 4, bậc 5 ) không nhiều. Vì vậy để có sản phẩm có chất lượng cao,đủ sức cạch tranh trên thị trường thì Công ty buộc phải quan tâm đến việc đào tạo nâng cao trình độ, tay nghề cho người lao động. - Từ những nguyên nhân trên gây nên sự lãng phí vật tư không cần thiết như Chỉ may,Chun, Bìa lưng, tuy giá trị thấp, nhưng số lượng lại nhiều. Đặc biệt là tổ Maylãng phí vật tư cũng rất lớn. *)Tính toán cụ thể: *)Biện pháp 1: Nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên liệu bằng cách thay đổi máy may 1 kim thường bằng máy may 1kim tự động đặc biệt. Bảng7.12. Tình hình sử dụng máy móc thiết bị của Công ty . STT Tên thiết bị Ký hiệu Số lượng Đơn giá/1chiéc 1 Máy may 1kim thường DDL-5550 32 8.132.000đ 2 Máymay1kim tự động DDL-5550N-3 6 10.122.000đ 3 Máy 1 kim lô chống nhăn DDL-5550N-3 18 14.884.000đ 4 Máy1 kim dao xén tự động DLM-5200 6 14.954.000đ 5 Máymay2kimthưòng LH3128 4 15.240.000đ 6 Máy1 kim tự động đặc biệt DDL900SS 3 24.638.000đ 7 Máy1 kim tự động sai biệt răng cưa DLU5490-7 3 17.254.000đ Nguồn: trích phòng kế toán Theo bảng số liệu trên ta thấy chưa hợp lý dẫn đến tình trạng máy may 1 kim cho năng suất kém hơn máy may 1 kim tư động. Khi làm việc với máy may 1 kim người lao động thường phải làm việc căng thẳng dẫn đến máy sai kỹ thuật phải tháo ra máy lại. Tiền mua máy may 1 kim tư động =24.638.000đ lớn gấp 3 lần tiền mua máy may 1 kim (3 x 8.132.000=24.396.000đ ). Nhưng lợi ích mang lại thì tương đối lớn cho doanh nghiệp. + Giảm được 2 công nhân may (lương bình quân của công nhân làm việc 8h/1 ca là 950.000đ/1 tháng). +Lương bình quân của 1 công nhân =950.000/26ngày =36.538,461đồng + Công ty một ngày làm việc 2 ca nên giảm được 4 công nhân trong một ngày. + Trong một năm tiết kiệm cho Công ty = (12 tháng x 950.000 )x 4công nhân = 46.600.000đồng. Ngoài ra còn tiết kiệm được Chỉ may: +Cứ 500 sản phẩm áo sơ mi thì số lượng hỏng nguyên liệu như sau: Chỉ may = 7.200đồng Bìa lưng = 14.400đồng Chun = 12.400đồng Mex = 28.000đồng + Trong năm Công ty may được 617.900 áo sơ mi (617.900/500 =1235,8). Với một năm doanh nghiệp tiết kiệm được là: Chỉ may=7.200 x 1235,8 = 8.897.760 đồng Bìa lưng=14.000 x 1235,8 =17.301.200 đồng Chun = 12.400 x 1235,8 =15.323.920đồng Mex = 28.000 x 1235,8 = 34.602.400đồng Biện pháp trên làm lợi cho doanh nghiệp là =122.725.280đồng *)Nhược điểm của phương pháp dùng máy may một kim tự động là không máy được đường vòng, đường máy lộn cổ, máy lộn bác tay, máy mí miệng túi, may diễu vòng nách, máy thép tay con vuốt đuôi chuột. Ngoài ra không máy được các loại quần LIFUNG, áo JACKET . Đó là những nhược điểm hạn chế của máy may một kim không thể làm được như máy may một kim thường. Nếu bố chí thêm một máy may một kim tự động khi đó năng xuất của máy kim tự động chỉ làm việc 6giờ/1ca và số máy một kim phải làm việc hết công xuất mà vẫn không đảm bảo sản lượng đề ra. Do đó phải cải tiến quy trình công nghệ tổ chức sản xuất hợp lý góp phần giảm các tổn thất trong quá trình sản xuất bao gồm nhiều kế hoạch, từ kế hoạch thiết kế sản phẩm đến giai đoạn hoàn chỉnh sản phẩm. Mỗi loại sản phẩm có các loại tổn thất kế hoạch khác nhau. Cần chú ý đến khâu tổn hao nhiều để giảm bớt khối lượng tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm hoặc chi tiết sản phẩm . Trong những năm qua Công ty chưa có đội ngũ cán bộ chuyên về quản lý vật tư, định mức vật tư thường lấy từ phòng quả lý vật tư May 10 do đó có những định mức vật tư đã thay đổi nhưng Công ty Phù Đổng vẫn áp dụng.Điều đó gây ra sư lãng phí vật tư không cần thiết. Hạn mức vật tư cấp phát phải được qui định cho một thời hạn nhất định (thường là một tháng, quí) hoặc cho việc hoàn thành một công việc nhất định,hết thời hạn đó, hạn mức không con giá trị nữa. 4)Biện pháp 2 : Tiết kiệm vật bằng cách giao khoán chi phí sản phẩm cho các tổ sản xuất. Hiện nay Công ty đang áp dụng phương pháp giao khoán chi phí sản phẩm cho các tổ sản xuất. Hàng năm Công ty đều căn cứ vào thực hiện chi phí của năm trước giảm đi 5% và lấy làm cơ sở giao khoán chi phí sản phẩm cho năm sau. Kết quả cho thấy hàng năm chi phí đều vượt so với kế hoạch giao là 2% đến 3%. Nguyên nhân của việc tăng là: + Công tác quản lý còn yếu kém, chưa đi sâu sát và kiểm tra việc sử dụng vật tư của các tổ sản xuất có đúng không và chưa có qui chế thưởng phạt rõ ràng dẫn đến vượt chi. + Chất lượng hàng hoá nhập kho cũng không cao. + Chưa thường xuyên kiểm tra giám sát thệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu nhằm hoàn chỉnh hơn nữa và bổ xung đièu chỉnh kịp thời những bất hợp lý. + Chưa có quyết toán hàng tháng cho các loại vật tư cụ thể . • Biện pháp khắc phục: - Để giao khoán được chính xác ,hợp lý vừa tiết kiệm được chi phí vừa đáp ứng được nhu cầu sản xuất và đảm bảo an toàn cho người và thiết bị thì người làm công tác quả lý vật tư thiết bị phải làm các bước sau: + Chi phí giao khoán sản phẩm vẫn tính theo đồng chi phí/áo sơ mi + Tổ may phải mở sổ theo dõi hàng tháng đã cấp cho thiết bị nào, vật tư gì, và theo dõi thời gian sử dụng của vật tư được thay thế.Đồng thời làm cơ sở để lập kế hoạch giao khoán chi phí sản phẩm cho tổ may, nếu thực hiện phương án này thì việc giao khoán chi phí mới chính xác và có hiệu quả. Thật vậy, trong tháng 5/2003 kế hoạch Công ty là: 50.882USD với số lượng là: 101.384 sơ mi chuẩn (thời điểm đó chưa tăng nguồn lực sản xuất). Với kinh nghiệm thực tế thì xí nghiệp sẽ tính toán và giao kế hoạch cho các tổ như sau: Trong tháng 5/2003 có 26 ngày sản xuất. Do đó 1 ngày Công ty phải sản xuất ra số áo là: 101.384/26 công = 3.899 sơ mi chuẩn Trong Công ty có 6 tổ may, vậy 1 tổ sản xuất 1 ngày phải ra chuyền là: 3.899/6 tổ = 649 sơ mi chuẩn. - Căn cứ vào kế hoạch thực tế mà Công ty giao cho các tổ, tổ trưởng sản xuất phải nắm chắc kế hoạch hàng ngày để tổ chức thực hiện. - Trước khi đưa sản phẩm vào sản xuất phải nghiên cứu kỹ quy trình tiêu chuẩn và các tài liệu kỹ thuật, chuẩn bị tốt máy móc thiết bị vv… - Bố trí dây chuyền sản xuất hợp lý, căn cứ vào thiết kế công nghệ, kết cấu sản phẩm và trình độ khả năng của từng thành viên trong tổ. - Hướng dẫn công việc cho từng công nhân viên căn cứ vào quy trình công nghệ và nội dung công việc yêu cầu, quán xuyến điều hành toàn bộ hoạt động của tổ. - Theo dõi và đôn đốc các biện pháp để nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công tác của từng thành viên trong tổ; nhắc nhở mọi thành viên thực hiện tốt nhiệm vụ trong ngày. - Trên kế hoạch xí nghiệp giao cho hàng ngày, tổ trưởng sản xuất căn cứ vào bảng định mức thời gian chế tạo của từng mã hàng để tính số lượng hàng phải ra chuyền trong 1 ngày. VD: Mã hàng peter G 6913 có tổng thời gian chuẩn là: 3098". 1 sơ mi chuẩn của Công ty quy định là: 2424". Quy đổi 1 áo peter = 1,28 sơ mi chuẩn. Một ngày tổ phải ra chuyền là: 510 áo. - Về cơ bản thì tổ trưởng sản xuất khi bố trí dây chuyền cũng dựa vào kinh nghiệm bản thân là chính (vì hầu hết các đồng chí tổ trưởng đều trưởng thành từ công nhân trực tiếp sản xuất) và nắm được tay nghề cuả cán bộ công nhân viên trong tổ để bố trí và sắp xếp vào từng bộ phận. Khi ghép các chi tiết để bố trí thì chủ yếu dựa vào tay nghề của công nhân mà mình định phân công. (Trong thực tế có người nhanh, người chậm, hoặc có tay nghề giỏi, chưa giỏi). Cho nên 6 tổ may có 6 kiểu bố trí khác nhau, chưa có một cơ sở tính toán cụ thể để các tổ sản xuất có thể thực hiện theo trình tự của công tác bố trí dây chuyền. . MỘT SỐ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ VẬT TƯ Ở CÔNG TY MAY PHÙ ĐỔNG 1. CÁC YÊU CẦU HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ: - Xuất phát từ. cả vật tư sử dụng phải có định mức cụ thể chính xác (là cơ sở để quản lý vật tư ). - Phải có chế độ, thưởng phạt về việc sử dụng quản lý tiết kiệm vật tư.