THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP VÀ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH TÁC NGHIỆP CỦA CƠNG TY I Thực trạng cơng tác lập thực kế hoạch tác nghiệp Công ty áp dụng hệ thống quản lý theo ISO 9001:2000, thế, công tác lập thực kế hoạch tác nghiệp Công ty chuẩn mực nằm thể thống với hoạt động quản lý khác nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm cuối Cơng ty Trong chun đề này, nhằm trình bày rõ thực trạng công tác lập thực kế hoạch tác nghiệp Công ty, tác giả tập trung làm rõ số điểm chủ yếu sau: - Tổ chức máy lập thực kế hoạch tác nghiệp Công ty: phân công chức năng, quyền hạn, trách nhiệm phối hợp thành viên máy này; - Các cách thức lập kế hoạch tác nghiệp Công ty; - Các nội dung kế hoạch tác nghiệp điển hình Cơng ty áp dụng; - Hoạt động thực kế hoạch tác nghiệp (điều độ sản xuất) Công ty: phương pháp thực hiện, hoạt động theo dõi, phân tích… Bộ máy lập kế hoạch tác nghiệp điều độ sản xuất Công ty 1.1 Sơ đồ máy lập kế hoạch tác nghiệp điều độ sản xuất: Sơ đồ: PHÓ GIÁM ĐỐC 1.2 Phân công chức năng, nhiệm vụ máy lập thực kế hoạch tác nghiệp: Phó Giám đốc: người thực nhiệm vụ đạo, điều hành sản xuất-kinh doanh tồn Cơng ty PHỊNG KẾ HOẠCH Phịng kế hoạch: đầu mối lập tổ chức thực kế hoạch tác nghiệp, thể qua việc: - Trưởng phịng Phó Trưởng phịng hỗ trợ Phó Giám đốc trực tiếp lập kế hoạch sản xuất tuần, tháng theo kế hoạch đặt hàng khách hàng, đảm bảo phù hợp với lực có Cơng ty; TRƯỞNG PX SÁCH TRƯỞNG PX GIẤY TRƯỞNG PX FLEXO TRƯỞNG PX OFFSET TRƯỞNG CHẾ BẢN - Kết hợp với Phòng Tổ chức để điều hành nhân lực, trì sản xuất ổn định; Kết hợp với Phòng kinh doanh: đề xuất nhu cầu vật tư để phục vụ sản xuất, nắm bắt tình hình diễn biến tất loại vật tư để điều hành sản xuất cho phù hợp; - Trực tiếp điều hành công việc phận sản xuất phiếu sản xuất chịu trách nhiệm đôn đốc tiến độ công việc kế hoạch giao hàng cho khách; - Điều hành tổ điện việc theo dõi, bảo dưỡng xử ly hỏng hóc, trục trặc kỹ thuật đảm bảo trạng thái sản xuất ổn định, liên tục; - Tổng hợp số liệu, thông tin kế hoạch sản xuất, kỹ thuật, đánh giá rút kinh nghiệm, xử lý phù hợp, làm cho việc lập kế hoạch sản xuất ngắn, dài hạn cho phận Trưởng phân xưởng: có trách nhiệm tổ chức cơng tác ghi chép kết sản xuất phân xưởng, tổng hợp báo cáo tình hình thực kế hoạch, sản xuất, tình trạng máy móc thiết bị, lao động với Phịng kế hoạch Kết hợp với Phòng kế hoạch lập kế hoạch tác nghiệp chi tiết cho phân xưởng Phó trưởng phân xưởng tổ trưởng: đóng vai trò nhân viên điều độ sản xuất phận mình, có nhiệm vụ thực kế hoạch sản xuất, ghi chép báo cáo sản xuất hàng ngày cho Trưởng phân xưởng Bên cạnh máy lập thực kế hoạch tác nghiệp, Công ty thiết kế hệ thống bảng biểu mẫu quy trình, cách thức ghi chép, luân chuyển thông tin cho việc lập kế hoạch, điều phối sản xuất ghi chép theo dõi diễn biến sản xuất bao gồm kết sản xuất, yếu tố đầu vào, diễn biến sản xuất cấp, ví dụ sổ, mẫu báo cáo Sổ tiếp nhận thông tin: - Sổ theo dõi tiến độ thực công việc; - Phiếu sản xuất; - Sổ theo dõi sản xuất; - Báo cáo kết sản xuất phân xưởng; - Sổ giao nhận nội bộ… - Các quy trình sản xuất ghi chép công đoạn sản xuất, dây chuyền sản xuất Căn cách thức lập kế hoạch tác nghiệp Kế hoạch tác nghiệp Công ty lập theo tháng, theo tuần chịu ảnh hưởng nhóm đơn hàng: - Đơn hàng cho kế hoạch cung ứng sản phẩm nội phù hợp với kế hoạch năm Tổng Công ty giao; - Các đơn hàng ngắn hạn theo yêu cầu khách hàng ngành số thành viên Tổng Công ty không nằm kế hoạch cung ứng nội bộ; Mỗi loại có lập kế hoạch tác nghiệp khác - Với đơn hàng cho nội bộ: Hàng năm Tổng Cơng ty có kế hoạch cung ứng sản phẩm nội giao cho Công ty nêu rõ số lượng sản phẩm loại cần cung ứng năm cho đối tượng/thành viên tổng Công ty liên hệ với đơn vị thành viên để nắm rõ lịch trình cụ thể cho nhu cầu lên kế hoạch cho tháng năm Vì kế hoạch tác nghiệp sản phẩm tương đối rõ ràng ổn định Tuy nhiên, thực tế có điều chỉnh năm số lượng tiến độ sản phẩm in tạp chí cịn phụ thuộc vào tiến độ cung cấp nội dung in; (Xem thêm Bảng kế hoạch cung ứng sản phẩm nội Phụ lục…) - Với đơn hàng khác, tính chất đơn hàng ngắn khó dự báo trước, đó, kế hoạch tác nghiệp lập dựa trên: hợp đồng ký với khách hàng; hợp đồng dự tính ký tháng Phòng Kinh doanh Phòng kế hoạch đưa Khi lên kế hoạch tác nghiệp cho phận Cơng ty, Phịng Kế hoạch có xem xét đến yếu tố sau: - Quy trình cơng nghệ: Quy trình cơng nghệ Cơng ty thể thành quy trình sản xuất cho phân xưởng, phận, phân xưởng, có cơng đoạn kỹ thuật khác mô tả Cán điều độ sản xuất Phòng Kế hoạch người hiểu đủ quy trình cơng nghệ, đặc tính kỹ thuật đặc trưng loại sản phẩm in yêu cầu kỹ thuật chúng như: thời gian chuẩn bị, thời gian chạy cần thiết, thời gian cho trình biến đổi tự nhiên chất liệu… vào để đưa phân định thời điểm, thời lượng cụ thể cho đơn hàng phận - Độ phức tạp đơn hàng, yêu cầu đơn hàng thời gian chất lượng, độ lớn đơn hàng: Người tiếp nhận đơn hàng phân loại đơn hàng đánh dấu vào đơn hàng ưu tiên để trưởng phòng kế hoạch phối hợp - đơn hàng cho kịp tiến độ sản xuất chung đáp ứng yêu cầu khách hàng Ví dụ đơn hàng gấp làm trước, đơn hàng lớn ưu tiên, đơn hàng phức tạp triển khai trước… - Năng lực thực tế Công ty công suất, khả sản xuất: Trưởng kế hoạch dựa vào báo cáo lực cơng suất máy móc phân xưởng, lực sản xuất công nhân, khả kỹ thuật Công ty, cân đối lực sản xuất với yêu cầu đơn hàng mà định nhận đơn hàng hay khơng Từ xác định nhiệm vụ cho khâu sản xuất tổ tương ứng theo khả - Tình hình cung ứng vật tư: Xem xét biến động thị trường đầu vào, mức độ tin cậy nhà cung ứng, lượng tiền mặt có để chủ động mua sắm vật tư đảm bảo kịp cung ứng theo đơn hàng Thực tế, Phòng kế hoạch, nhận đơn hàng vào tiến độ giao giao hàng, vật tư, xuất máy móc, xuất lao động tính tốn, tổng hợp xác nhiệm vụ khâu, tổ sản xuất thời điểm sản xuất nhằm mục đích đảm bảo tính kế hoạch từ nhận lệnh sản xuất đến hoàn thành đơn hàng Dây chuyền hoạt động liên tục, theo kế hoạch khâu tổ, người công nhân nhờ nhận nhiệm vụ cụ thể xác, có tính tốn chặt chẽ dựa sở kế hoạch, vật tư cung cấp đồng cho sản xuất, sở định mức tiến độ sản xuất Khi nhận nhiều đơn hàng khâu lập kế hoạch tác nghiệp kế hoạch tác nghiệp phải vào tiến độ giao hàng cơng suất máy móc thiết bị để chia nhỏ nhiệm vụ cho tổ, nhằm đảm bảo thời gian xưởng vừa thực đơn hàng khác không làm chậm tiến độ Bởi ký hợp đồng kế hoạch ước tính cơng suất dây chuyền để lệnh sản xuất cách xác, khâu tác nghiệp xác định nhiệm vụ cụ thể cho khâu, công đoạn, tổ ca sản xuất Nội dung lập kế hoạch tác nghiệp Công ty Nội dung lập kế hoạch tác nghiệp Công ty thể việc chuẩn bị lập kế hoạch cho yếu tố sau: - Lên lịch sản xuất cho tổ, xưởng sản xuất theo đơn đặt hàng khách hàng: thời gian, số lượng, chủng loại, quy cách; Lên kế hoạch mua dự trù nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất Công ty; - Lên kế hoạch bảo dưỡng máy móc thiết bị; - Kế hoạch tài ngắn hạn; - Kế hoạch bố trí lao động; - Kế hoạch bảo hộ lao động, vệ sinh công nghiệp cho người lao động 3.1 Lập lịch trình sản xuất, chuẩn bị nguyên vật liệu Lịch sản xuất tuần lập cho đơn hàng từng, xưởng sản xuất theo xếp Phòng Kế hoạch Đồng thời với việc lên lịch sản xuất, Phòng Kế hoạch kiểm tra tình trạng tồn kho ngun vật liệu, phân tích nhu cầu nguyên vật liệu cần có đơn hàng yêu cầu Phòng Kinh doanh xem xét, mua hàng đưa vào kho trước thời hạn quy định để đảm bảo cung cấp kịp thời cho tổ sản xuất Thứ tự thực đơn hàng Phòng Kế hoạch xếp dựa độ gấp đơn hàng kết hợp với đặc điểm đơn hàng đó, ví dụ như: mức độ phức tạp khâu chuẩn bị chế bản, tách màu, bình hay độ sẵn có nguyên vật liệu Với đơn hàng phải nhiều thời gian tách màu, chế làm film phải ưu tiên Trong số trường hợp, đơn hàng cần nguyên vật liệu đặc dụng mà Cơng ty khơng sẵn có khơng thể mua nhanh chóng, phải chờ nhập cung ứng… Phịng Kế hoạch điều chỉnh lại lịch sản xuất đơn hàng cho phù hợp với khả đáp ứng nguyên vật liệu thị trường Công tác lập kế hoạch tác nghiệp mua sắm nguyên vật liệu phòng Kinh doanh tiến hành vào đầu tháng sở phiếu sản xuất phòng Kế hoạch gửi sang Phòng Kinh doanh mua theo kế hoạch dự kiến, thị trường nguyên vật liệu in phong phú, nên cần mua ngồi Tuy nhiên có số vật tư nước chưa sản xuất Công ty mua công ty nhập địa bàn 3.2 Kế hoạch bảo dưỡng máy móc, thiết bị Riêng nội dung bảo dưỡng máy móc thiết bị, chuẩn bị cơng cụ dụng cụ Công ty lập trước cho năm theo đặc tính u cầu kỹ thuật máy móc Khi lập lịch trình sản xuất cho phận, Phòng Kế hoạch phải tham khảo kế hoạch bảo dưỡng để điều chỉnh cho phù hợp (Xem Bảng kế hoạch bảo dưỡng máy móc, thiết bị Cơng ty Phụ lục 4) Tổ điện thuộc phịng Kế hoạch có - nhiệm vụ theo dõi tình trạng máy móc thiết bị, dựa vào yêu cầu kỹ thuật máy trưởng điện lập kế hoạch bảo dưỡng cho loại máy Việc lập kế hoạch bảo dưỡng đòi hỏi phải phù hợp với thời gian sản xuất thường vào chiều thứ chủ nhật Số lượng máy nhiều, máy khâu sản xuất, việc lập kế hoạch bảo dưỡng tránh ngừng trệ dây truyền sản xuất Vì phần lớn máy móc thiết bị có có thời gian sử dụng tương đối dài nên cơng tác bảo dưỡng phải trì thường xuyên liên tục xem xét tình trạng máy móc tránh hỏng hóc bất thường, ảnh hưởng đến tiến độ thực đơn hàng 3.3 Lập kế hoạch tài ngắn hạn Hàng năm, Cơng ty có lập kế hoạch tài tổng hợp có đề cập đến hoạt động đầu tư cân đối nguồn vốn lưu động đủ cho hoạt động sản xuất đặn Công ty (Xem Bảng cân đối nhu cầu vốn lưu động, Bảng kế hoạch lưu chuyển tiền tệ Phụ lục 5,6) Tuy nhiên kế hoạch tài năm không chi phối nhiều đến hoạt động tác nghiệp mà cơng tác kế hoạch tài ngắn hạn Công ty chủ yếu lập nguyên tắc cân đối thu chi Cụ thể là: Phòng Kế hoạch đàm phán ký kết hợp đồng với khách hàng xem xét yếu tố giá lịch trình tốn phù hợp với thực tế sản xuất đơn hàng, tạo thuận lợi cho khách hàng đồng thời đảm bảo nhu cầu tài thực đơn hàng Công ty đưa tỷ lệ toán trước phù hợp Các hợp đồng lịch tốn Phịng Kế hoạch chuyển sang Phịng Tài – Kế tốn để theo dõi cân đối nguồn vào Khi Phòng Kế hoạch đưa yêu cầu cung ứng vật tư cho Phòng Kinh doanh, phòng có trách nhiệm kiểm tra tổng nhu cầu cần mua, xác định mức ngân sách báo cho Phòng Tài – Kế tốn thực chuẩn bị dựa cân đối đầu vào hợp đồng Đối với đơn hàng cung ứng nội bộ, thực tương tự khách hàng ngành khác, nhiên cân đối có thuận lợi có kế hoạch sản lượng năm Ví dụ hợp đồng in cho Canon, số lượng 30.000 cuốn, giá trị hợp đồng 330 triệu, yêu cầu ứng trước 40% (tức 132 triệu), Phịng Kế tốn dự kiến sử dụng số tiền toán cho việc mua giấy đợt để thực đơn hàng, dự trữ giấy in loại kho khơng cịn đủ cho thực đơn hàng 3.4 Sắp xếp bố trí lao động, nhân lực Hàng năm, Cơng ty có lập kế hoạch nhân lực cho tháng năm dựa kế hoạch mở rộng, đào tạo Cơng ty_ Trong q trình tác nghiệp hàng tháng, tuần, Phịng Kế hoạch vào số lượng cơng việc phải hoàn thành, thời điểm hoàn thành xét thấy phải điều chuyển lao động tuyển dụng lao động thời vụ kết hợp với phịng Hành xem xét cân đối lực lao động có theo định mức lao động phận với lượng cơng việc họ phải hồn thành để tuyển dụng, thuê lao động đáp ứng nhu cầu công việc 3.5 Kế hoạch bảo hộ, vệ sinh công nghiệp cho người lao động Ngành nghề kinh doanh Công ty sản xuất/ cung cấp dịch vụ in ấn sản xuất giấy vệ sinh khăn thơm loại Công nhân chịu ảnh hưởng nhiều nghề nghiệp, phải tiếp xúc nhiều với loại hoá chất độc hại từ giấy mực in, bụi giấy ảnh hưởng nhiều đến sức khoẻ công nhân Công tác bảo hộ lao động trọng góp phần tao yên tâm cho cơng nhân sản xuất Trong q trình sản xuất in ấn sử dụng máy móc chủ yếu, số lượng máy móc nhiều kích thước máy lớn, vận hành điện đảm bảo trang thiết bị an tồn lao động phịng cháy chữa cháy phải ln đảm bảo Vì vậy, cơng tác kế hoạch tác nghiệp kế hoạch chung công ty đề cập đến nội dung Hàng năm, cơng ty có lập kế hoạch mua sắm trang bị thiết bị bảo hộ an toàn lao động cho năm, chia tháng Khi thực kế hoạch sản xuất, Phòng kế hoạch Trưởng phân xưởng theo dõi tình trạng trang bị mức độ an tồn phương tiện bảo hộ có biện pháp xử lý theo kế hoạch lập (Xem Bảng kế hoạch bảo hộ lao động vệ sinh công nghiệp Phụ lục 7,8) 3.6 Nội dung lập kế hoạch tác nghiệp tiếp cận từ quan sát trình tự thực đơn hàng Hoạt động lập kế hoạch tác nghiệp Công ty nội dung lịch trình sản xuất nhu cầu vật liệu đồng thời, ăn khớp thể cụ thể qua đơn hàng Vì vậy, để thấy rõ nội dung cách thức lập, triển khai kế hoạch tác nghiệp Công ty, khảo sát trình đơn hàng thực nào? a Tiếp nhận, xem xét yêu cầu hợp đồng đơn đặt hàng Trưởng phó phịng kế hoạch đảm nhiệm việc xem xét hợp đồng kinh tế Đơn đặt hàng kiêm báo giá (tính tốn giá thành sản xuất dựa định mức nguyên vật liệu tiêu hao xác định Công ty) Căn vào đơn đặt hàng người xem xét cần rà soát lại tất yêu cầu liên quan đến sản xuất (các yêu cầu kỹ thuật, chất lượng, số lượng) cung ứng dịch vụ (thời gian, vận chuyển, giao hàng, tốn) mà Cơng ty ký kết với khách hàng Trên b sở lập kế hoạch triển khai công việc với yêu cầu khách hàng Chuẩn bị kế hoạch thiết bị, dịch vụ vật tư Sau xem, xét yêu cầu khách hàng Trưởng Phó phịng kế hoạch kiểm tra khả đáp ứng thiết bị, dịch vụ vật tư Cơng ty có Nếu Cơng ty khơng có khả đáp ứng thiết bị dịch vụ, Trưởng phó phịng kế hoạch lên kế hoạch xác định, lựa chọn đặt hàng nguồn bên ngồi (gia cơng ngồi) Nếu nguồn vật tư có Cơng ty khơng đủ đáp ứng để thực Đơn đặt hàng, Trưởng phó kế hoạch ghi Phiếu yêu cầu cung cấp dịch vụ, vật tư gửi phịng kinh doanh để có chuẩn bị kịp thời loại vật tư cần thiết Nếu đơn đặt hàng liên quan đến việc giao nhận hàng hoá cung cấp dịch vụ kèm khác, Trưởng kế hoạch ghi Phiếu yêu cầu cung cấp dịch vụ, vật tư đến Bộ phận liên quan để liên hệ, bố trí c Giao nhận cơng việc Sau có kế hoạch chuẩn bị thiết bị, dịch vụ vật tư, Trưởng phó kế hoạch tiến hành giao việc cho cán điều hành sản xuất để họ trực tiếp triển khai, theo dõi kiểm soát trình sản xuất, cung cấp dịch vụ Quá trình giao nhận việc thực thông qua Phiếu giao nhận việc Trong trình giao nhận việc Trưởng kế hoạch cán điều hành sản xuất, tài liệu khách hàng liên quan đến việc thực hợp đồng mẫu, market, film, can, bàn giao cho cán điều hành sản xuất Trong trường hợp sản phẩm định kỳ dược ký hợp đồng nguyên tắc Trưởng kế hoạch định cán điều hành sản xuất làm việc giao nhận trực tiếp với khách hàng Cán điều hành sản xuất giao việc Phòng kế hoạc thực viết phiếu sản xuất giao việc đến phận sản xuất liên quan, bao gồm: - Phiếu sản xuất thiết kế, chế cho Tổ vi tính Bộ phận Chế - Phiếu sản xuất cho Bộ phận chế bản, in Offset, sách - Phiếu sản xuất cho phận Giấy, flexo gia công Các phiếu xản xuất lập giao cho phận thực bản, phòng kinh doanh lưu lại kế hoạch Cán điều hành sản xuất vào Phiếu sản xuất để xắp xếp, tính tốn ghi đầy đủ, chi tiết vào mục yêu cầu phiếu sản xuất Sau kiểm tra kỹ mục viết vào phiếu sản xuất cán điều hành sản xuất nghi đầy đủ nội dung vào sổ theo dõi sản xuất sau chuyển mẫu sản phẩm, market, can, mẫu màu, hướng dẫn cụ thể…cho trưởng phận sản xuất Tại phiếu sản xuất, cán điều hành sản xuất nghi rõ ngày hồn thành cơng việc Trong trường hợp giải thứ tự ưu tiên để đáp ứng tiến độ khách hàng, Trưởng kế hoạch ghi mực đỏ cột ghi d Kiểm sốt q trình sản xuất/ cung cấp dịch vụ Trong trình phận sản xuất/cung cấp dịch vụ thực công việc theo yêu cầu Phiếu sản xuất, cán điều hành sản xuất Phòng kế hoạch có trách nhiệm giám sát tiến độ thực chất lượng công việc, thông qua việc kiểm tra trực tiếp thông qua báo cáo Trưởng phận Trong trình kiểm tra, giám sát sản xuất/cung cấp dịch vụ, phát trục trặc Trưởng phận sản xuất có trách nhiệm báo cáo trực tiếp với cán điều hành sản xuất Trưởng phòng kế hoạch e Lập phiếu thực hành động hành động khắc phục phòng ngừa Khi cán điều hành sản xuất Phòng kế hoạch trực tiếp thông qua báo cáo phận sản xuất, phát trục trặc sai lỗi trình thực hợp đồng Cần phải xem xét điều tra nguyên nhân, đề biện pháp khắc phục phòng ngừa Phiếu đề nghị thực hành động khắc phục phòng ngừa cán điều hành sản xuất lập, Trưởng phó Phòng kế hoạch xác nhận chuyển tới phận liên quan Cán điều hành sản xuất có trách nhiệm tiếp tục theo dõi giám sát tiến độ chất lượng đến sản phẩm thực hồn chỉnh nhập kho sản phẩm f Thơng báo cho khách hàng, lý hợp đồng lưu sản phẩm Sau sản phẩm dịch vụ hồn chỉnh, cán điều hành sản xuất có trách nhiệm thông báo cho trưởng KH trực tiếp cho khach hàng thu hồi tất mẫu, market, loại tài liệu liên quan đến hợp đồng để bàn giao lại cho khách hàng Trưởng phó Phịng kế hoạch có trách nhiệm thơng báo hướng dẫn khách hàng làm thủ tục nhận hàng g Lưu hồ sơ Sau khách hàng nhận hàng tiến hành làm Bản lý hợp đồng Phịng kế hoạch có nhiệm vụ lưu trữ đơn đặt hàng, hợp đồng lý hợp đồng giấy tờ liên quan đến tủ tục pháp lý thời hạn năm Cán điều hành sản xuất có trách nhiệm lưu trữ phiếu yêu cầu, phiếu sản xuất, phiếu đề nghị, phiếu giao nhận việc thời hạn tháng (Xem thêm Q trình kiểm sốt điều hành sản xuất, cung ứng dịch vụ Phụ lục 9) Nội dung công tác điều độ sản xuất Công ty Với kế hoạch tác nghiệp lập trên, máy điều độ sản xuất thực điều phối trình sản xuất phân xưởng với nội dung sau: - Phịng kế hoạch có cán điều độ sản xuất chịu trách nhiệm theo dõi trình thực đơn hàng kết thúc bao gồm việc: kiểm tra chuẩn bị nguyên vật liệu cho đơn hàng, tiến độ sản xuất khâu ngày/ca sản xuất; xử lý sai sót phát sinh q trình sản xuất; - Mỗi phân xưởng có nhân viên thống kê làm nhiệm vụ ghi chép kết sản xuất khâu theo hệ thống biểu mẫu thống Kết ghi chép chuyển cho Trưởng phận Trưởng phận kiểm tra, chuyển nộp cho cán điều độ sản xuất Phòng kế hoạch để nắm tình trạng thực đơn hàng Để thấy rõ công tác điều độ sản xuất (thực kế hoạch tác nghiệp) Công ty cần xem qua cách thức tổ chức tác nghiệp phân xưởng sau: 4.1 Tác nghiệp phân xưởng in Phòng kế hoạch sau tiếp nhận đơn hàng gửi phiếu phịng có liên quan, bàn giao công việc cho phân xưởng in Flexo (FL) kèm theo người phịng kế hoạch có nhiệm vụ giám sát việc thực đơn hàng Trưởng Flexo trực tiếp cơng việc từ phịng kế hoạch Sau hợp đồng có hiệu lực tiếp nhận phiếu sản xuất Kế hoạch, trưởng FL phó FL tiếp nhận ghi vào sổ nhận việc lập kế hoạch sản xuất cho phân xưởng mình, theo dõi triển khai sản xuất Trưởng FL người uỷ quyền có trách nhiệm liên hệ kiểm tra khr điều kiện thực cơng việc tổ có liên quan, gửi phiếu sản xuất tổ Trong thời gian Trưởng xưởng nhận nhiều đơn hàng yêu cầu Kế hoạch, Trưởng xưởng phải cân đối kết hợp tổ chức thực gối vụ nhiều đơn hàng lúc dựa theo công suất máy lực thực tế tổ sản xuất (Xem thêm Quá trình tác nghiệp cán FL với đối tượng liên quan mô tả theo lưu đồ Phụ lục10) Tác nghiệp với Chế bản: Chế phân xưởng chuyên chế tạo in cho phân xưởng, kết hợp với phịng Vi tính tạo mẫu Trưởng FL giao phiếu sản xuất, mẫu thơng tin khác có liên quan cho tổ trưởng công nhân kết hợp với chế Tổ trưởng công nhân vào mẫu khách hàng để lập bảng kê chi tiết nội dung mẫu khách hàng Tổ trưởng công nhân báo cho nhân viên thống kê viết phiếu yêu cầu cấp vật tư để lấy vật liệu sản xuất kho Công ty theo yêu cầu phiếu sản xuất Tổ trưởng cơng nhân đưa mẫu lên phịng Kế hoạch, Kế hoạch viết phiếu sản xuất cho phịng Vi tính để tiến hành thiết kế Trong thời gian thực cán FL phải có trách nhiệm kiểm tra trình tiến độ thực việc xếp tổ chức thực tổ, đồng thời tổ trưởng công nhân phải tự kiểm tra công việc thực Sau Vi tính thiết kế xong kết hợp với chế tiến hành film theo mẫu khách hàng Cán FL kiểm tra film, sau cho chế tạo in theo kích thước film Kết thúc cơng việc Chế sản phẩm in, tổ tiến hành bàn giao cho nhân viên thống kê giao in cho tổ in Chế thiết kế khâu quan trọng đảm bảo độ xác, chất lượng in, cơng tác tác nghiệp khâu địi hỏi phải chặt chẽ tránh tình trạng ách tắc đơn hàng Tác nghiệp tổ máy chia cuộn: Chia cuộn chia cuộn nguyên vật liệu, thành phẩm có khổ lớn thành nhiều cuộn nhỏ theo nhu cầu sử dụng Các loại hàng gia công khách hàng thường không khổ in máy, cơng việc chia cuộn đóng vai trị quan trọng nhằm đẩy nhanh tiến độ sản xuất Quá trình thực tác nghiệp Chia cuộn mô tả lưu đồ chia cuộn Phụ lục 12 Tác nghiệp tổ in: Phân xưởng giao phiếu sản xuất cho tổ trưởng tổ phó ghi thơng tin yêu cầu kỹ thuật Tổ trưởng xếp tổ chức thực sản xuất theo yêu cầu phiếu sản xuất, báo nhân viên thống kê viết phiếu yêu cầu cung cấp vật tư để lấy vật liệu sản xuất kho Công ty Tiến hành in thử, kiểm tra, sau cho in sản lượng Trong trình in sản lượng cán FL người uỷ quền kiểm tra đột xuất, tổ trưởng, công nhân kiểm tra thường xuyên dựa theo mẫu để điều chỉnh kịp thời Kết thúc công việc kiểm tra sản phẩm, nhân viên thống kê viết phiếu nhập kho thành phẩm Q trình in mơ tả lưu đồ In phụ lục 13 Tác nghiệp tổ thổi màng, tổ bế hộp, tổ cắt dán Công việc tổ điều thực dây truyền công nghệ, công việc giai đoạn gia công hồn thiện sản phẩm, số lượng cơng việc thường nhiều công tác quản lý tác nghiệp phải tốt, đôn đốc công nhân thực tốt cơng việc với cường độ cao 4.2 Tác nghiệp phân xưởng Sách Phân xưởng hoàn thiện sản phẩm sổ, sách loại sau in Trình tự thực sau: Kế hoạch nhận đơn hàng in sổ, sách giao công việc cho phân xưởng Sách dạng phiếu sản xuất gửi tài liệu kèm theo Trưởng phận nhận phiếu sản xuất vào sổ nhận việc gửi mẫu cho phận in Sau nhận tờ in trưởng phận kiểm tra chất lượng tờ in, giao cho tổ cắt cắt tờ in thành trang sách cơng đoạn thực máy Sau tổ gia công tiến hành bắt kiểm, bắt gấp, bắt lồng tạo thành lõi sách Bắt sách, vào bìa, trưởng phận kết hợp với tổ trưởng kiểm tra chất lượng sách, bàn giao cho nhân viên thống kê viết phiếu nhập kho (Quá trình tác nghiệp phân xưởng in Offset tương tự phân xưởng in Flexo) 4.3 Tác nghiệp phân xưởng Giấy Phân xưởng giấy có nhiệm vụ sản xuất giấy vệ sinh, khăn giấy thơm phục vụ ngồi ngành hàng khơng Phân xưởng sản xuất giấy tuân theo lệnh sản xuất phòng Kế hoạch dạng kế hoạch sản xuất năm phiếu sản xuất Trưởng phận phó phận có nhiệm vụ dựa vào kế hoạch năm phân chia công việc theo quý, tháng kết hợp với đơn hàng tổ chức triển khai thực công việc Sau nhận phiếu sản sản xuất, nhân viên thống kê xưởng viết phiếu yêu cầu cấp vật tư: nguyên liệu giấy vụn chất phụ khác sản xuất giấy vệ sinh, vật tư giấy thơm kho Công ty sản xuất khăn thơm Công nhân vận hành máy cho sản xuất thử, trưởng phận kiểm tra đạt yêu cầu phiếu sản xuất cho sản xuất hàng loạt số lượng theo yêu cầu phiếu sản xuất kế hoạch giao Giai đoạn gia cơng đóng gói: giai đoạn trưởng phận kết hợp với tổ trưởng kiểm tra hàng đôn đốc thực công việc Kết thúc sản xuất tổ trưởng bàn giao cho nhân viên thống kê viết phiếu nhập kho thành phẩm Quy trình tổ chức thực sản xuất phân xưởng Giấy mô tả lưu đồ sản xuất Giấy phụ lục 14 Hệ thống điều độ sản xuất Công ty thiết kế liên tục từ tiếp nhận đơn hàng phòng kế hoạch đến thực phân xưởng phản hồi kết lại Phịng kế hoạch Từng cơng đoạn có nội dung báo cáo, ghi chép cụ thể Tuy nhiên, kết thực tuỳ thuộc vào phối hợp thái độ thực vị trí cụ thể có liên quan Ví dụ khả đảm bảo tiến độ phận in phụ thuộc vào việc phận chế có hồn thành việc bình hạn khơng chất lượng film Tiến độ phận in lại ảnh hưởng đến tiến độ phận gia công Hoặc mức độ kịp thời nguyên liệu in ảnh hưởng đến tiến độ in, nhiều trường hợp có đủ film xếp máy in mực in chưa kịp gây chậm trễ sản xuất, II Đánh giá tình hình lập thực kế hoạch tác nghiệp công ty Một số kết quả, phân tích: Một số kết quan sát chất lượng công tác lập thực kế hoạch tác nghiệp Công ty năm 2002: Bảng 5: Kết thực kế hoạch tác nghiệp Công năm 2002 Số đơn hàng Số đơn hàng Số lần phàn Số vụ sai sót Chỉ tiêu nhận chậm tiến độ nàn KH hỏng hóc MM Tháng 21 0 Tháng 14 Tháng 15 1 Tháng 25 Tháng 16 Tháng 23 0 Tháng 20 Tháng 24 Tháng 30 Tháng 10 20 Tháng 11 26 Tháng 12 29 Tổng 263 17 Bảng 6: So sánh kết năm 2002 với năm 2001: Chỉ tiêu 24 2001 Đơn % hàng 25 100% 24 9.56% 21 8.37% 1.99% 0 2002 Đơn % hàng 263 100% 17 6.46% 24 9.13% 1.52% Tổng số đơn hàng nhận Số đơn hàng chậm tiến độ Số lần phàn nàn khách hàng Số vụ sai hỏng hóc máy móc Đánh giá ban đầu: - Theo thống kê thu được, nhìn chung số lượng đơn hàng tăng lên có cơng nghệ mới, nên đáp ứng nhiều yêu cầu khách hàng hơn; - Tuy nhiên số lượng đơn hàng chậm tiến độ chiếm tỷ lệ cao chiếm 9,56% tổng số đơn hàng nhận năm 2001 6.46% năm 2002 Điều cho thấy, đầu tư công nghệ chưa tận dụng hết khả cịn bị ùn tắc vài công đoạn đồng máy móc thiết bị thấp, lực thực tế công nhân Nguyên nhân chủ yếu khâu thực kế hoạch tác nghiệp chưa nắm lực thực tế công ty; - Tỷ lệ phàn nàn khách hàng tăng từ 8,37% năm 2001 lên 9,13% năm 2002, điều ảnh hưởng lớn đến công ty nguyên nhân khâu kiểm tra in chưa chặt chẽ In với số lượng nhiều lỗi có vài sản phẩm dễ dẫn đến thiếu sót Tuy nhiên, phần lớn phàn từ khách hàng nội cán quản lý giải khắc phục nhanh chóng; - Tỷ lệ hỏng hóc máy móc thiết bị giảm cơng tác bảo dưỡng máy móc thiết bị tuân thủ theo quy định hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO9001: 2000 Tuy nhiên, việc áp dụng cịn chưa triệt để Phân tích hoạt động lập kế hoạch tác nghiệp điều độ tháng 3/2003: Vào ngày 28/02/2003, có đơn hàng cho phần in phải thực tháng sau: Bảng 7: Số lượng công viêc thực tháng 3/2003 Tên sản phẩm IN OFFSET Thẻ hành lý chặng Sổ tay hàng không Nhãn orion Nhãn thuốc Phong bì loại Tạp chí hàng khơng T4 Cuốn bảo hành TOYOTA Sách chùa Yên Tử Mẫu biểu Hoá đơn Công ty Chè Tài liệu Canon Catalog Bách Khoa Hộp thuốc Catalog Tấn Phát Tờ gấp NHĐT Thẻ lên máy bay Phiếu giao nhận đồ uống Sách NXB KHKT Đv Số lượng Lượt in Ngày trả hàng Cuốn 30.100 60.200 5/3 D.dang từ 2/03 Cuốn Nhãn Nhãn Cái 800 200.000 300.000 10.200 45.000 50.000 75.000 20.400 14/3 10/3 10/3 7/3 có film Cuốn 5.000 400.000 31/3 Đã có nội dung film Cuốn 1.800 36.000 28/3 Cuốn Cuốn 5.000 535 50.000 97.500 1/4 10/3 Cuốn 550 172.200 18/3 Cuốn Cuốn Hộp Cuốn Tờ Tờ 30.000 2.000 42.500 2.000 20.000 50.000 300.000 60.000 42.500 56.000 40.000 50.000 10/4 26/3 25/3 15/3 20/3 10/4 Tờ 50.000 10.000 5/4 Theo mẫu cũ 1.520 69.200 20/4 Thẻ 380.000 380.000 20/3 Theo chế NXB Sẽ bảo dưỡng định kỳ Máy in Flexo 4150 Mẫu cũ Thẻ 79.000 79.000 10/3 Mẫu cũ Hộp Cái Cái Cái 145.500 60.000 200 3.000 145.500 134.000 600 6.000 14/3 10/4 5/3 18/3 Đợt 1, (45.500 hộp) Mẫu cũ Mẫu cũ Mẫu cũ Cuốn PHẦN IN FLEXO Thẻ hành lý DCS Thẻ lên máy bay DCS In xốp Rạng đơng Túi nơn Túi rác Túi tạp chí u cầu/G.chú In gia cơng bìa, ảnh Đã có mẫu, bình In theo mẫu cũ Theo mẫu cũ Dựa đơn hàng trên, kế hoạch tác nghiệp cho PX in lập sau: Bảng 8: Kế hoạch thực đơn hàng tháng 3/2003 Tên sản phẩm IN OFFSET Thẻ hành lý chặng Sổ tay hàng không Nhãn orion Nhãn thuốc Phong bì loại Tạp chí hàng không T4 Ngày trả hàng 5/3 14/3 10/3 10/3 7/3 31/3 Ngày hoàn thành Lượt in 60.200 45.000 50.000 75.000 20.400 400.000 Bình 3/3 3/3 2/3 In 11/3 6/3 6/3 4/3 20-23/3 G.chú Gia công 3/3 12/3 8/3 8/3 5/3 28/3 Thêm giấy Cuốn bảo hành TOYOTA Sách chùa n Tử Mẫu biểu Hố đơn Cơng ty Chè Tài liệu Canon Catalog Bách Khoa Hộp thuốc Catalog Tấn Phát Tờ gấp NHĐT Thẻ lên máy bay Phiếu giao nhận đồ uống Sách NXB KHKT PHẦN IN FLEXO Thẻ hành lý DCS Thẻ lên máy bay DCS In xốp Rạng đơng Túi nơn Túi rác Túi tạp chí 28/3 1/4 10/3 18/3 10/4 26/3 25/3 15/3 20/3 31/3 31/3 20/4 36.000 50.000 97.500 172.200 300.000 60.000 42.500 56.000 40.000 50.000 10.000 69.200 20/3 10/3 14/3 31/3 5/3 18/3 12/3 20/3 1.000.000 79.000 145.500 134.000 600 6.000 25-27/3 2/4 10/3 15/3 1-10/3 4-6/3 6-11/3 16-22/3 1-3/3 12-14/3 6/3 23/3 15/3 8/3 6/3 7/3 24-26/3 25-28/3 8/3 12/3 T4 20/3 17/3 12/3 15/3 31/3 31/3 T4 2-25/3 9/3 12/3 26/3 5/3 16/3 Mực in 22/3 19/3 14/3 16/3 1/4 1/4 (Nguồn từ sổ theo dõi tình hình sản xuất _kế hoạch, quý I năm 2003 ) Tình hình thực hiện: Kết lại vào ngày 1/4/03 Bảng 9: Các đơn hàng dở dang: Tên sản phẩm IN OFFSET Sách chùa Yên Tử Tài liệu Canon Phiếu giao nhận đồ uống Sách NXB KHKT Thẻ lên máy bay IN FLEXO In xốp Rạng đơng(đợt 2) In Dở dang Đv Hồn thành Đv Lượt in ,, ,, ,, ,, 100.000 2000 50.000 10.000 50.000 200.000 8000 19.200 40.000 Cuốn Cuốn Tờ Cuốn Tờ ,, 40.000 10.000 Hộp Gia công Dở dang 1800 2000 10.000 130 5.000 Hoàn thành 3200 8000 30.000 200 35.000 10.000 Nhận xét tình hình thực đơn hàng Cơng ty tháng 3: - Nhìn chung đơn hàng hoàn thành thời hạn yêu cầu đơn hàng, có nhiều đơn hàng hồn thành trước thời hạn từ - ngày thẻ hánh lý chặng, bảo hành Toyota, - Có đơn hàng hồn thành nhanh u cầu đơn hàng có film, mẫu trước lên thơi gian khâu chế rút ngắn sổ tay hàng không, mẫu biểu, thẻ lên máy bay, Cịn có đơn hàng đặt sản xuất thêm theo mẫu cũ, thuê gia công thêm, có sẵn in bỏ qua công đoạn chế bản, phân xưởng sử dụng in cũ tiến hành in In xốp Rạng đông bị chậm phải ngừng máy In Flexo 4150 để bảo dưỡng theo định kỳ Hơn đơn hàng dài (hơn tháng) nên điều chỉnh tiến độ thực đơn hàng Các đơn hàng khác Flexo có in cũ nên tiến độ thực cơng việc diễn nhanh hồn thành trước yêu cầu khách hàng - Tuy nhiên có đơn hàng chậm tiến độ so với u cầu đơn hàng, ngun nhân cơng đoạn gia công nhiều thời gian, như: sách chùa Yên Tử, tài liệu Canon, Một số đơn hàng có thời hạn giao hàng vào tháng Cơng ty thực in chuyển tiếp sang kế hoạch tác nghiệp tháng 4, như: sách nhà xuất khoa học kỹ thuật, in xốp Rạng đơng, Ngồi ra, cịn có: - Tạp chí Hàng khơng, catalog Bách khoa phản ánh số lỗi in nhỏ; - Tờ gấp Ngân hàng đầu tư bị dính mực in (lỗi gia cơng vận chuyển) Nhận xét tình hình thực đơn hàng Công ty tháng 3: - Nhìn chung đơn hàng hồn thành thời hạn yêu cầu đơn hàng, có nhiều đơn hàng hoàn thành trước thời hạn từ - ngày thẻ hánh lý chặng, bảo hành Toyota, - Có đơn hàng hồn thành nhanh yêu cầu đơn hàng có film, mẫu trước lên thời gian khâu chế rút ngắn sổ tay hàng không, mẫu biểu, thẻ lên máy bay, Cịn có đơn hàng đặt sản xuất thêm theo mẫu cũ, thuê gia công thêm, có sẵn in bỏ qua công đoạn chế bản, phân xưởng sử dụng in cũ tiến hành in - In xốp Rạng đông bị chậm phải ngừng máy In Flexo 4150 để bảo dưỡng theo định kỳ Hơn đơn hàng dài (hơn tháng) nên điều chỉnh tiến độ thực đơn hàng Các đơn hàng khác Flexo có in cũ nên tiến độ thực công việc diễn nhanh hoàn thành trước yêu cầu khách hàng - Tuy nhiên có đơn hàng chậm tiến độ so với yêu cầu đơn hàng, nguyên nhân công đoạn gia công nhiều thời gian, như: sách chùa Yên Tử, tài liệu Canon, - Một số đơn hàng có thời hạn giao hàng vào tháng Công ty thực in chuyển tiếp sang kế hoạch tác nghiệp tháng 4, như: sách nhà xuất khoa học kỹ thuật, in xốp Rạng đơng, Phân tích số ngun nhân khác gây chậm tiến độ đơn hàng: - Máy in màu offset bị hỏng tay kê in - Nhận thêm đơn hàng gấp khách hàng truyền thống, số đơn hàng phải lùi lại - Do thiếu giấy có tráng khơng mua kịp (loại giấy có tráng lớp màng mỏng phải nhập khẩu) Đánh giá công hệ thống lập thực kế hoạch tác nghiệp 2.1 Những mặt được: - - Bộ máy lập thực kế hoạch tác nghiệp tương đối hồn chỉnh có hệ thống, có phân cơng nhiệm vụ rõ ràng khâu phận sản xuất Có kết hợp chặt chẽ phịng ban tạo thành hệ thống thống từ nhận hàng đến giao hàng; - Các công việc chi tiết cụ thể cho phân xưởng Khi đề mục tiêu tiến độ, sản lượng có tham chiếu đến lực sản xuất có phận - Nội dung kế hoạch tác nghiệp bao trùm đủ vấn đề sản xuất cung ứng dịch vụ Công ty, từ chi tiết hố kế hoạch tài chính, kế hoạch lao động, kế hoạch bảo dưỡng máy móc thiết bị, kế hoạch chăm sóc đời sống cho cơng nhân viên - Các cán điều độ sản xuất Phòng kế hoạch đào tạo bản, đủ trình độ để thực cơng việc điều hành Phịng giao quyền hạn đủ để điều phối hoạt động sản xuất theo yêu cầu công việc - Công tác tổ chức thực trình tự Hệ thống kiểm tra theo dõi thường xuyên, chặt chẽ, xưởng có nhân viên thống kê có nhiệm vụ ghi chép đầy đủ kết sản xuất từ nhận vật tư đến nhập kho thành phẩm xưởng báo cáo thường xuyên cho phòng Kế hoạch - Đã thiết kế hệ thống bảng biểu, quy trình hướng dẫn ghi chép đầy đủ cho khâu điều độ, nội dung lập kế hoạch 2.2 Những mặt hạn chế: - Về phương pháp lập kế hoạch tác nghiệp:  Kế hoạch tác nghiệp lập dựa phương pháp cân đối lực sản xuất phận với nhu cầu khách hàng Đánh giá lực chủ yếu dựa vào phân tích mang tính kinh nghiệm cán điều độ  Các phương pháp dự báo công cụ theo dõi, quản ly chưa Công ty xem xét áp dụng  Công tác lập kế hoạch cịn dựa phân tích mang tính cảm tính, kinh nghiệm Nên nhiều lúc dễ rơi vào bị động tình ngồi dự kiến sảy ra;  Cơng tác thống kê có thực thường xuyên kết thống kê chưa sử dụng để phân tích phục vụ cho cơng tác lập kế hoạch tác nghiệp Mới dừng lại phân tích đánh giá kết hoạt động kinh doanh, việc phân tích đánh giá rút quy luật cho kế hoạch sau chưa có, kế hoạch tác nghiệp chưa có hiệu cao tất phân xưởng;  Phương thức quản lý nguyên vật liệu theo kiểu “đến đâu lo đến đấy” ảnh hưởng nhiều đến công tác tổ chức thực kế hoạch tác nghiệp Công ty Các phương pháp quản lý đại có hiệu pareto, MRP chưa Cơng ty sử dụng; - Về thực điều độ sản xuất:  Bộ máy lập kiểm soát thực kế hoạch tác nghiệp kiêm nhiệm nhiều chức nhiệm vụ nên công tác lập kế hoạch không quan tâm đủ (ví dụ Phịng kinh doanh, mua vật tư nhiều nhiệm vụ nhân viên kinh doanh);  Có hệ thống thống kê ghi chép kết sản xuất song để biết tiến độ sản xuất đơn hàng, số liệu khơng Phịng kế hoạch tổng hợp lại phân tích dựa tiêu chí phù hợp để đánh giá hiệu công tác lập thực kế hoạch tác nghiệp;  Thiếu sở liệu đủ lớn với tiêu chí phù hợp để phản ánh lực sản xuất làm sở cho việc điều phối sản xuất sau Ví dụ: theo dõi suất lao động bình qn cơng đoạn, theo dõi thời gian trễ công đoạn…;  Nhận thức hiểu biết tầm quan trọng công tác kế hoạch chưa đồng đều, tư tưởng phát sinh làm cịn phổ biến chưa có y thức chuẩn bị trước, lo trước  Do không tổng hợp số liệu để tạo lập sở liệu chung để phân tích, theo dõi, đồng thời với thói quen thiết lập mục tiêu cho điều độ sản xuất cố gắng cho hoàn thành đơn hàng cho xong, xong thơi, khơng cịn nhớ việc tổng hợp số liệu khơng quan tâm xử lý mà qua thời gian, trục trặc trình sản xuất, điều độ nhân viên ghi nhớ theo cách mình, tăng kinh nghiệm lên mà không tạo thông tin cho điều hành chung - Các yếu tố khách quan:  Máy móc thiết bị phần lớn cũ tỷ lệ đầu tư chưa đồng ảnh hưởng nhiều đến lập kế hoạch tác nghiệp mà nhu cầu thị trường cao cơng suất máy móc thiết bị không đáp ứng được;  Công ty doanh nghiệp nhà nước, đơn vị độc lập, tự cân đối tài mục tiêu kinh doanh khơng tồn diện (hướng tới lợi nhuận cao tốt), ảnh hưởng tới y thức làm việc chung nhân viên cách thức đặt mục tiêu Công ty  ... hoạch tác nghiệp công ty Một số kết quả, phân tích: Một số kết quan sát chất lượng công tác lập thực kế hoạch tác nghiệp Công ty năm 2002: Bảng 5: Kết thực kế hoạch tác nghiệp Công năm 2002 Số... thức lập kế hoạch tác nghiệp Kế hoạch tác nghiệp Công ty lập theo tháng, theo tuần chịu ảnh hưởng nhóm đơn hàng: - Đơn hàng cho kế hoạch cung ứng sản phẩm nội phù hợp với kế hoạch năm Tổng Công ty. .. cơng tác kế hoạch tác nghiệp kế hoạch chung công ty đề cập đến nội dung Hàng năm, công ty có lập kế hoạch mua sắm trang bị thiết bị bảo hộ an toàn lao động cho năm, chia tháng Khi thực kế hoạch