THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ CỘNG NGHIỆP VÀ XÂY DỰNG. I. ĐẶC ĐIỂM VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU CÁCH PHÂN LOẠI CỦA CÔNG TY. 1. Đặc điểm của nguyên vật liệu của công ty: Nguyên vật liệu của công ty là loại rễ mua, rễ kiếm trên thị trường một phần mua ở trong nược còn một phần được mua ở nược ngoài ( Bấc them, dàu máy, và các vật liệu phụ khác .) nhưng dù vật liệu thu mua ở nguồn nhập nào thì nói chung khi về đến công ty đều không được phếp hao hụt, thanh toán và vật chuyển theo đúng số lượng thực tế nhập kho với chất lượng quy cách của vật liêụ hợp với yêu cầu sản xuất, với kế hoạch của phòng kinh doanh. - Xuất phát từ đặc điểm về sự đa dạng sản phẩm và quy trình thi công của mỗi đội thi công tại công ty là khác nhau. Điều đó cho thấy để đảm bảo quá trình sản xuất và thi công và chất lượng của các công trình của công ty đã phải sử dụng một lượng vật tư tương đối lớn, đa dạng về chủng loại. 2. Phân loại nguyên vật liệu của công ty: Để phù hợp với đặc điểm, yêu cầu trong quá trình sản xuất phù hợp với đặc điểm tác dụng của từng loại nguyên vật liệu đôí với từng công trình vá giúp hạch toán chính xác một khối lượng tương đối đối lớn và đa dạng về chủng loại thì việc phân loại nguyên vạt liệu của công ty là vô cùng khó khăn . Vì mỗi loại công trình cần mỗi loại nguyên vật liệu chính, phụ để cấu thành nên công trình đó là khác nhau. Tuy có thể căn cứ vào công dụng của vật liệu trong quá trình thi công thì nguyên vật liệu của công ty được chia thành các loại nguyên vật liệu chủ yếu. - Nguyên vật liệu chính: lá cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên các công trình như: + Sắt + Thép + Xi măng + Bê tông đúc sẵn +Bấc thấm - Nguyên vật liệu phụ: Bao gồm nhiều loại, chúng có tác dụng khác nhau làm tăng chất lượng của các công trình. + Sơn các loại máu, mác + Que hàn, õy, đất đèn, phụ gia . - Nhiên liệu: + Dầu hoả + Dầu máy + Dầu thuỷ lực - Phụ tùng thay thế gồm: + Cốp pha + Một số thiết bị trong công nghệ thi công. + Dây xích và ốc vít. II. NỘI DUNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY: Hiên nay công ty gồm 100 nguyên vật liệu khác nhau được quản lý tại một kho do vậy việc quản lý vật liệu gặp nhieèu khó khăn bởi sự đa dạng của chủng loại nguyên vật liệu. Có loại công kềnh rễ hoen rỉ như sắt thép, nhiên liệu như xang dầu và các loại chất rễ cháy. Vì vậy đòi hỏi công tycó một hệ thống kho bãi đầy đủ tiêu chuân để đảm bảo an toàn trong quản lý. Công ty Cổ phần thiết bị công nghiệp và xây dựng quản lý trên khía cạnh sau: 1. Trong khâu quản lý thu mua: Căn cứ vào kế hoạch của tháng quý và trên cơ sở nhu cầu vật tư được xét duyệt, phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh tìm kiếm nguồn cung cấp thích hợp, đám bảo nguên vật liệu đúng chất lượng đủ về số lượng, hợp lý về giá cả. 2. Khâu bảo quản: Công ty bảo quản nguyên vật liệu tương đối tốt, bảo đảm chất lượng nguyên vật liệu đúng đủ. Tuy kho bảo quản còn hạn chế và cách xa công ty nhưng công ty đã sắp xếp hợp lý và gọn gàng có khoa học nên không bị hư hang và mất mát, thiếu hụt. 3. Bảo đảm nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh: 3.1 Khâu dự trữ nguyên vật liệu: Xuất phát từ đặc điểm nguyên vật liệu chỉ tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu luôn biến động thường xuyên nên việc dự trữ nguyên vật liệu ở công ty rất được coi trọng - Vì công ty cổ phần thiết bị công nghiệp và xây dưng là công ty sản xuất sản phẩm mà sản phẩm củu yếu là các công trình cầu, đường có giá trị lớn và có các địa bàn khác nhau. Nên khi các công trình được khởi công thì khối lượng nguyên vật liệu được chuển thẳng đến chân coong trình tuy nhiên đẻ tránh sự biến động của nguên vật liệu nên việc dự trữ nguyên vật liệu của công ty là rất cần thiết. Ví dụ: Những vật liệu chính trong quá trình thi công tuy khá phổ biến trên thị trường song công ty vẫn dự trữ một khối lượng lớn để cung ứng kịp thời cho các công trình BẢNG TỔNG HỢP DỰ TRỮ NGUYÊN VẬT LIỆU STT Tên vật tư Mã vật tư Đơn vị tinh Số lượng Đơn giá Thành tiền 1. 2 3. 4. Thép vằn LD D16- SD 295 Thép ống 48*. 23 Thép tấm SNG 28* 152* 603 Xi măng hoàng thạch NLT01 NLT05 NL07 XNHT Kg Kg Kg Kg 10.000 8.000 8.000 15.000 4523 6350 4150 750 45.230.000 50.800.000 33.200.00 11.250.000 Nhìn vào bảng bảng tổng hợp dự trữ nguyên vật liệu ta thấy nguồn vốn lưu động của công ty tương đoói lớn vì công ty đã bỏ ra một lượng vốn tương đối lớn vào công tác dự trự nguyên vật liệu. 3.2 Xác định lượng nguyên vật liệu cần dùng : Xuất phát về sự đa dạng về sản phẩm và quy trình sản xuất của mỗi công trình là khác nhau. Nên công ty phải sử dụng một lương nguyên vật lỉệu khá lớn. Việc xác định lượng nguyên vật liệu cần dùng của công ty là hết sức quan trọng công ty đã chi tiết vật liệu cho từng công trình là rất cụ thể để tránh tình trạng làm chem. Tiên độ thi công và tháat thoát nguyên vật liệu. 3.3 Xác định lượng nguyên vật liệu cần mua: Căn cứ vào vào cứ vào kế hoạch sản xuất của tháng, quý và trên cơ sở nhu cầu vật tư được xét duyệt phong kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty đã hoạt động rất tích cực , tìm kiếm các nguồn nguyên vật liệu đúng về quy cách, số lượng, chất lượng cung cấp hợp lý kịp thời cho các công trình, nên hiện tượng thiếu hụt nguyên vật liệu và chem. Tiến độ thi công rất ít khi xảy ra. 4. Xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu: Do công ty hoạt động trên nhiều lĩnh vực nằm giải rác trên toàn quốc vì thễ kế hoạch mua sắm của công ty là rất khó vì vậy kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu phải có sự kết hợp giữa các phong ban và có kế hoạch lâu dài. Công ty đã có những hợp đồng dài hạn với những công ty chuyên cung cập cho xây dựng như công ty thép và vật liệu xây dựng Simeo và những công ty vật liệu khác. Việc này nhằm tránh hiện tượng giá nguyên vật liệu trên thị trường thay đổi và biến động khi khan hiếm. 5. Tổ chưc tiếp nhận nguyên vật liệu: Công ty đã tiến hành tiệp nhận nguyên vậtliệu tương đối tốt. Việc tiếp nhận chính xác số lượng, chủng loại nguyên vật liệu theo đúng hợp đồng giao hàng, phiếu vận chuyển nên đã không có trường hợp thất thoát nguyên vật liệu và có nhựng vật liệu không đúng quy cách và phẩm chất. Công ty tiến hành chuyển nguyên vật liệu nhanh từ địa điểm nhận đến kho doanh nghiệp nên đã tránh được sự hư hang mất mát. Mặt khác công ty đã áp dụng đầy đủ các tiêu thức sau khi có việc tiếp nhận nguyên vật liệu: + Mọi vật tư hàng hoá đều phải có giấy tờ hợp lệ + Mọi vật liệu tiếp nhận phải đủ thủ tục kiểm tra và kiểm nghiệm + Kiểm tra, Xác định chính sác số lượng, chất lượng và chủng loại + Phải có biên bản xac nhận có hiện tượng thừa thiếu, hỏng sai quy cách Với những quy định đã được áp dụng trên nên đã tạo điều kiên thuận lơi cho thủ kho mỗi khi xuất nhập và kiểm kê và tránh được thất thoát nguyên vật liệu của công ty. 6. Tổ chức cấp phat nguyên vật liệu: Công ty đã tổ chức cấp phát nguyên vật liệu theo đúng trương trình của công trình, mỗi khi cấp phát công ty thường áp dụng đầy đủ cac thủ tục xuất kho theo đúng chuẩn mực của công trình và lập các biên bản vả giấy xac nhận của công ty vào các công trình đã được cấp phát. 7. Tổ chức thanh quyết toán nguyên vật liệu: Vì công ty Cổ phần thiết bị công nghiệp là công ty Kinh doanh thiết bị và xây dựng các hạng mục coong trình, nên vật liệu mua về đa số là đực chuyển thẳng đến trân công trình đang được thi công. Tuy nhiên cũng có một số vật liệu được nhập vào kho công ty đẻ dự trữ nhằm tránh trường hợp khan hiếm họăc biến động giá của vật liệu. Công ty đã tổ chức nguyên vật liệu theo các phương pháp sau. Đối với trường hợp thanh quyết toán khi mua về: + Trả ngay bằng tiền mặt + Trả bằng tiền tạm ứng + Trả chậm 8. Tổ chưc thu hồi phế liệu phế phẩm: Phế liệu thu hồi của công ty chủ yếu là những sản phẩm mà sau khi đã thi công nhưng vẫn còn sót lại song giá trị sử dụng cũng không ít. Những phế liệu của công ty có thể là vỏ bao xi măng, sắt vụn, thép vụn . Có thể sử dụng vào các công việc hữu ích như che mưa cho bê tông, lót khuôn đúc cột , ngoài ra chúng còn được nhập lại kho để sủ dụng cho những việc khác và cũng có thể được bán ra ngoài để tái xuất(sử dụng)> Hiện nay số công trình công ty đng thi công là nhiều, nên tính tổng giá trị thu hồi phế liệu là khá lớn và công ty đã tân dụng đực nguồn phế liệu này. Do vậy công ty đã phần nào tiết kiệm được chi phí nguyên vật liệu, giảm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHẬP KHO NGUYÊN VẬT LIỆU Đối với với bất cứ một loại nguyên vật liệu nào khi nhập kho, xuất kho công ty đều lập chứng từ đúng thủ tục kế toán đầy đủ, kịp thời và chính xác và theo đúng chế độ của nhà nước ban hành. * Thủ tục nhập kho. - Theo chế độ kế toán quy định tất cả các nguyên vật liệu nhập kho công ty đều phải tiến hành làm thủ tục nhập kho - Khi nguyên vật liệu về đến công ty, người chịu trách nhiệm mua vật liệu có hoá đơn bán hàng( do người bán giao cho) Từ hoa đơn đó, thủ kho vào sổ cái chính của kho vật tư. Thủ kho là người có trách nhiệm kiểm tra về số lượng, chủng loại, quy cách và chất lượng. Sau đó thủ kho ký vào sổ cái chứng minh số vật liệu đó đã được nhập, hoá đơn được chuyển lên phòng kế toán, kế toán viên kiểm tra chứng từ và viết phiếu nhập kho sau đó thủ kho ký vào phiếu nhập, để ghi vào thẻ kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên có đầy đủ chữ ký của kế toán, thủ kho, người mua hàng, thủ trưởng đơn vị. Liên 1: Phòng kế toán lưu lại Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho Liên 3: Giao cho người mua để thanh toán Mẫu 05-VT BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày . tháng . năm . Biên bản kiểm nghiệm gôm: Ông: Phạm Minh Tuấn Trưởng ban Ông: Nguyễn Thanh Bình. Uỷ viên Bà : Lê Thu Hường . Uỷ viên Đã kiểm nghiệm những loại vật tư sau: 1. Thép vằn LD D16 – SD295. 2. Xi măng PC30. Kết luận: Các loại vật tư trên đều đúng quy cách , phẩm chất và số lượng: Vật tư trên đạt tiêu chuẩn nhập kho Uỷ viên Trưởng ban (đã ký) ( đã ký) Đối với vật liệu nhập kho, công ty đánh giá theo giá vốn thực tế. Ở công ty Cổ phần thiết bị công nghiệp và xây dựng, vật liệu chủ yếu là mua ngoài, hoặc kiểm kê phát hiện thừa. a. Trường hợp nhập kho vật liệu mua ngoài: Trị giá vốn thực tế = Giá mua ghi trên + Chi phí (nếu có) Vật liệu nhập kho hoá đơn Cụ thể: + Trường hợp mua nguyên vật liệu có hoá đơn GTGT Do công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên đối với vật liệu mua về có hoá đơn GTGT thì giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá mua( chưa có thuế GTGT) cộng (+) chi phí mua (nếu có). Ví dụ: Theo hoá đơn GTGT Số 088437 Ngày 15/ 6/ 2002 Bút sơn. Giá mua ghi trên hoá đơn (chưa có thuế GTGT)là 27.936.000. Chi phí vận chuyển đến kho công ty là do bên bán chịu. Như vậy: Giá vốn thực tế của 36 tấn xi măng nhập kho là 27.936.000 +Trường hợp mua vật liệu có hoá đơn bán hàng: Đối với hoá đơn bán hàng không tách riêng phần thuế GTGT thì giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là tổng giá thanh toán cho người bán. Ví dụ: Theo hoá đơn ngày 10/6/2002 mua 15 bộ bu long tặc kệ của cửa hàng vật liệu xây dưng Thàn An, tổng giá thanh toán là 1.750.000 đồng Vởy giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho là: 1.750.000 đồng b. Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa: Giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho sẽ đực xác định bằng cách lấy số lượng vật liệu phát hiện thừa đó nhân với đơn giá của vật liệu cung loại. Đơn vị: PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số: 01- VT Địa chỉ: Ngày 10 tháng6 năm 2002 QĐ số: 1141- TC/ QĐ/ CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của bộ tài chính Họ tên người giao hàng: Ông Đoàn Minh Hải . Theo: số 09 ngày 07 tháng 6 năm 2002 của Nhập kho: . Gia lâm do anh Long phụ trách STT Tên nhãn, hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 1. 2. Thép ống 48*23 Xi măng HT Cộng: NLT05 XMHT Kg Kg 1000 40.000 1000 40.000 6.350 776 6.350.000 31.040.000 37.390.000 Nhập ngày 10 thang 6 năm 2002 Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị - Thủ tục xuất kho : Mục tiêu chủ yếu xuất ding nguyên vật liệu tại công ty là nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất ở các đội trưởng cho công tác quản lý ở công ty phục vụ cho quá trình thi công công trình . Sau khi có kế hoạch về sản xuất và căn cứ vào yêu cầu của vật tư các công trình : Hàng tháng phòng kế hoạch sản xuất và thi công sẽ nộp kế hoạch định mức xuất vật tư trong tháng để căn cứ vào đó kế toán viết phiếu xuất kho cho người lĩnh vật tư xuống kho lĩnh . Tuy nhiên trong thực tế để đảm bảo sự linh hoạt trong quá trình thi công tránh tình trạng mất thời gian phải qua nhiều khâu không đáp ứng kịp thời nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình thi công phải đảm bảo đúng thủ tục xuất kho Phiếu xuất kho được lập 3 liên : + Liên 1 : phòng kế toán lưu [...]... thủ kho sử dụng để ghi vào thẻ kho và sẽ chuyển lên phòng kế toán phiếu xuất kho đó + Liên 3 : giao cho người lĩnh vật tư Khi viết phiếu kho , kế toán ghi vào cột số lượng còn cột đơn giá và thành tiền sẽ được kế toán ghi vào cuối thanh trên cơ sở bảng đơn giá của từng loại nguyên vật liệu • Hiện nay cong ty tính giá nguyên vật liệu xuất kho như sau : Công ty cổ phần thiết bị CN và XD đăng ký với cơ... xi măng PC 30 ( Kho công ty ) tháng 06 năm 2002 ta có tài liệu như sau : + Tồn kho 01/06 là 4000 Kg , đơn giá 772đ/Kg số tiền là 3.008.800đ + Nhập kho 08/06 36.000 Kg , đơn giá 775.5đ/Kg , số tiền là 27.918.000đ + Nhập kho 10/06 là 40.000Kg , đơn giá 776đ/Kg số tền là 31.020.000đ + Xuất kho ngày 15/6 là 35.000Kg + Xuất kho ngày 24/6 là 38.000Kg Ta có: Trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho ngày 15/6... 775,5 = 3.875.000 Trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho ngày 24/6 là ; = (5.000 x 775.5) + (33.000 x 776) = 29.483.000đ Tồn : 7.000 x 776 = 5.432.000đ Đơn vị: Địa chỉ: PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số: 01- VT Ngày 15 tháng6 năm 2002 QĐ số: 1141- TC/ QĐ/ CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của bộ tài chính Họ tên người nhận hàng: Bà Hoa Lý do xuất kho : Thép + xi măng để thi công Xuất tại kho: Gia lâm do anh Long... + xi măng để thi công Xuất tại kho: Gia lâm do anh Long phụ trách STT Tên nhãn, hiệu, Mã số ĐVT Số lượng Đơn quy cách phẩm A chất vật tư B 1 2 Thành tiền giá C D 1 2 3 4 Thép ống 48*23 NLT05 Kg 800 800 776 27.160.000 Xi măng HT Kg 35.000 35.000 6350 5.080.000 XMHT Cộng: 32.240.000 Nhập ngày 15 tháng 6 năm 2002 Phụ trách cung tiêu Thủ kho Thủ trưởng đơn vị . THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ CỘNG NGHIỆP VÀ XÂY DỰNG. I. ĐẶC ĐIỂM VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU CÁCH PHÂN LOẠI CỦA CÔNG. số thiết bị trong công nghệ thi công. + Dây xích và ốc vít. II. NỘI DUNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY: Hiên nay công ty gồm 100 nguyên vật