HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG, QUẢN LÝ HỒ SƠ TRƯỜNG TIỂU HỌC I. Hồ sơ nhà trường Thực hiện theo quy định của Điều lệ trường tiểu học năm 2007 và các loại hồ sơ khác theo quy định của các văn bản quy phạm pháp luật được ban hành sau Điều lệ trường tiểu học. Cụ thể: I. Hồ sơ nhà trường 1. Sổ đăng bộ: là hồ sơ gốc của nhà trường, phải được ghi chép cẩn thận theo mẫu chung của Bộ GD&ĐT và lưu giữ lâu dài. 2. Hồ sơ quản lý công tác phổ cập GDTH, thực hiện theo Công văn số 1826/SGD&ĐT- GDTH, ngày 28 tháng 8 năm 2009 về quản lý hồ sơ phổ cập GDTH. Hồ sơ PCGDTH phải được sắp xếp theo năm và lưu giữ ít nhất 5 năm. HỒ SƠ NHÀ TRƯỜNG • 3. Kế hoạch nhà trường: là hồ sơ về kế hoạch phát triển năm học, kế hoạch các hoạt động (ví dụ Kế hoạch thực hiện phong trào xây dựng THTT, HSTC; .) và kế hoạch dạy học giáo dục (Thời khóa biểu). • + Kế hoạch năm học do hiệu trưởng chịu trách nhiệm xây dựng, được thông qua hội nghị CNVC hằng năm, là kế hoạch tổng thể về phương hướng hoạt động của nhà trường trong một năm học. Các nội dung chủ yếu của kế hoạch năm học là: tình hình nhà trường (những thuận lợi, khó khăn); phương hướng chung; kế hoạch cụ thể (bao gồm các chỉ tiêu, biện pháp thực hiện trên từng lĩnh vực hoạt động của nhà trường). HỒ SƠ NHÀ TRƯỜNG + Kế hoạch hoạt động: là bản kế hoạch nhằm cụ thể hóa một số hoạt động trọng tâm trong từng thời điểm cụ thể như kế hoạch thực hiện cuộc vân động hai không, kế hoạch thực hiện phong trào xây dựng trường học thân thiện, học sinh tích cực, . + Kế hoạch dạy học, giáo dục (Thời khóa biểu và Lịch báo giảng): Do những thay đổi về tổ chức dạy học (từ một buổi sang 2 buổi/ngày), về cơ cấu đội ngũ (có nhiều loại hình GV) nên kế hoạch dạy học phải được thiết kế phù hợp. Cụ thể: HỒ SƠ NHÀ TRƯỜNG - Kế hoạch dạy học, giáo dục (Thời khóa biểu): TKB trước đây được xếp theo khối vì chương trình dạy học trước đây bị nhất thể hóa từ Phân phối chương trình do Bộ biên soạn, nhà trường không có quyền thay đổi “lịch giảng dạy” của Bộ. - Khi đặt ra yêu cầu tự chủ trong quản lý chương trình và kế hoạch dạy học, giáo dục, mỗi trường do đặc điểm khác nhau về điều kiện dạy học, cơ cấu đội ngũ, tổ chức dạy học và đối tượng dạy học phải có kế hoạch dạy học, giáo dục cụ thể, phù hợp và phát huy hiệu quả cao nhất. Theo đó, TKB phải cụ thể đến từng lớp, từng buổi và phải thể hiện được sự phân công lao động trong đó (xem mẫu TKB tham khảo). Tuy nhiên, để GV có cơ hội chủ động, linh hoạt trong việc lựa chọn nội dung, hình thức dạy học tốt nhất, TKB không nên cụ thể tên bài dạy mà chỉ ghi môn dạy. Trong phân công GV dạy, phải quán triệt nguyên tắc dạy theo nhóm môn (bao gồm cả dạy chính khóa và số tiết tăng thêm) TKB phải đảm bảo số tiết dạy, HĐGD theo quy định tại QĐ 16/2006. Số tiết tăng thêmthực hiện theo văn bản CV số 25 ngày 6/1/2010 của Sở GD&ĐT. HỒ SƠ NHÀ TRƯỜNG - Lịch báo giảng là sự cụ thể hóa Thời khóa biểu bằng nội dung, hình thức dạy học và Thiết bị dạy học (nếu có). Lịch báo giảng phải do từng GV lập đăng kí công khai để Ban Giám hiệu theo dõi, kiểm tra. Trong lịch báo giảng, phần bài dạy chính khóa phải tuân thủ Hướng dẫn phân phối chương trình của Bộ về số tiết bắt buộc tối thiểu của mỗi môn học trong từng tuần; phần dạy tăng thêm giao quyền tự chủ cho GV và nhà trường để giúp GV có điều kiện cũng cố vững chắc kiến thức, kĩ năng cho học sinh theo Chuẩn của chương trình. Lịch báo giảng thực hiện theo mẫu chung. THỜI KHOÁ BIỂU KHỐI…… Thứ Buổi Tiết Lớp 3A Lớp 3B Lớp 3C Môn GV Môn GV Môn GV 2 Sáng 1 TV Hoa 2 TV Hoa 3 ÂN Thanh 4 Toán Hoa Chiều 1 MT Sen 2 NN Hà 3 TV Hoa HỒ SƠ NHÀ TRƯỜNG 4. Sổ Nghị quyết, bao gồm Biên bản họp Lãnh đạo; Hội đồng nhà trường; Sổ ghi Nghị Quyết Hội đồng trường: Được dùng để ghi biên bản, nghị quyết các cuộc họp thường kì, đột xuất của lãnh đạo, hội đồng sư phạm và hội đồng trường. Sổ này được lập theo năm học và phải được lưu giữ lâu dài trong tủ hồ sơ nhà trường. 5. Hồ sơ tổ chuyên môn: bao gồm sổ kế hoạch và biên bản SH tổ được lập theo năm và lưu giữ theo tổ 6. Hồ sơ kiểm tra, đánh giá giáo viên, bao gồm sổ theo dõi các hoạt động của GV; Sổ dự giờ và kiểm tra giờ dạy GV; Sổ theo dõi kết quả xếp loại GV; Phiếu đánh giá xếp loại GV theo Chuẩn nghề nghiệp GVTH (lập theo mẫu quy định của Bộ GD&ĐT). Hồ sơ này được lập theo từng năm học; Hiệu trưởng chịu trách nhiệm quản lý Hồ sơ đánh giá GV. HỒ SƠ NHÀ TRƯỜNG 7. Hồ sơ theo dõi kết quả kiểm tra, đánh giá học sinh, bao gồm: Sổ theo dõi kết quả kiểm tra, đánh giá học sinh (Sổ điểm); Bài kiểm tra định kì; Bảng điểm các lần KTĐK; Bảng tổng hợp kết quả KTĐK và tổng hợp kết quả xếp loại giáo dục của từng lớp, khối, cả trường. Các bảng điểm, bảng tổng hợp lập theo mẫu từ Phần mềm quản lý chất lượng, được đính thành tập hồ sơ cho mỗi năm học; lưu giữ ít nhất 2 năm học. Ngoài bìa ghi: “Hồ sơ theo dõi kết quả kiểm tra, đánh giá chất lượng học sinh, năm học .” [...]... thiểu, Hồ sơ Trường chuẩn quốc gia, thực hiện theo quy định của các văn bản hiện hành II Quản lý và lưu giữ hồ sơ nhà trường 1 Trách nhiệm quản lý hồ sơ: Hiệu trưởng chịu trách nhiệm về quản lý hồ sơ và phân công các thành viên thuộc quyền trực tiếp quản lý, lưu giữ hồ sơ nhà trường Hồ sơ chung của nhà trường do văn thư chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý; Hồ sơ tài sản, tài chính do kế toán trực tiếp quản. .. trường bảo quản, phải được lưu giữ lâu dài HỒ SƠ NHÀ TRƯỜNG • 15 Hồ sơ quản lý tài chính: Thực hiện theo quy định của ngành Tài chính Hồ sơ Tài chính do Kế toán nhà trưởng bảo quản và lưu giữ theo quy định của ngành Tài chính • Ngoài ra, các loại hồ sơ khác do yêu cầu đổi mới quản lý như Hồ sơ xây dựng trường học thân thiện, học sinh tích cực; Hồ sơ công khai chất lượng theo thông tư 09/2009; Hồ sơ Mức... quản lý 2 Mỗi trường học cần bố trí một máy vi tính tại phòng văn thư để lưu trữ các dữ liệu hồ sơ Tại phòng văn thư phải có Tủ hồ sơ để lưu giữ hồ sơ Tủ hồ sơ phải sắp xếp ngăn nắp, khoa học theo loại, năm để tiện sử dụng và bảo quản Không được cho cá nhân mượn hồ sơ về nhà xử lý III Hồ sơ giáo viên: Hồ sơ giáo viên thực hiện theo quy định của Điều lệ trường tiểu học 2007 Bao gồm 4 loại hồ sơ bắt... vào hồ sơ cá biệt của học sinh về các nhận xét của GV (không ghi điểm KT) HỒ SƠ NHÀ TRƯỜNG 9 Hồ sơ tự đánh giá nhà trường theo QĐ 04/2008 và TT 09: lập theo quy định của Bộ, lưu theo năm học 10 Học bạ học sinh: Phải sử dụng học bạ đúng mẫu quy định và có dấu quản lý hồ sơ của Sở GD&ĐT Trường phải đóng dấu trang đầu và dấu giáp lai các trang sau để quản lý Học bạ học sinh phải ghi đúng hướng dẫn và quản. .. HỒ SƠ NHÀ TRƯỜNG 14 Hồ sơ quản lý tài sản, bao gồm: Sổ tài sản để ghi tài sản hiện có về số lượng, tình trạng tài sản, giá thành (theo giá TSCĐ); Biên bản kiểm kê tài sản hàng năm; các loại chứng từ gốc của tài sản phát sinh (do nhà trường mua) hoặc biên bản bàn giao TS đối với loại TS cấp phát; Biên bản thanh lý TS do hư hỏng và các loại biên bản cá biệt khác Hồ sơ quản lý tài sản do Kế toán nhà trường. .. đến và Sổ theo dõi công văn đi đến của nhà trường Hồ sơ này được lập theo năm tài chính và giao Văn thư sử dụng, bảo quản HỒ SƠ NHÀ TRƯỜNG 13 Hồ sơ quản lý Thiết bị dạy học (TBDH), Hồ sơ Thư viện (TV), bao gồm: Biên bản giao nhận, kiểm kê TBDH, TV hằng năm; Sổ theo dõi sử dụng TBDH, TV (Sử dụng sổ theo mẫu chung); Sổ mượn TBDH, đối với TBDH dùng chung (TBDH ở các trường tiểu học được giao về các lớp... Học bạ học sinh phải ghi đúng hướng dẫn và quản lý từ khi học sinh nhập học đến khi học sinh ra trường HỒ SƠ NHÀ TRƯỜNG • 11 Hồ sơ khen thưởng, kỷ luật, bao gồm sổ theo dõi kết quả khen thưởng, kỷ luật mỗi năm học; các quyết định của hiệu trưởng về khen thưởng, kỷ luật CBGV và học sinh Hồ sơ này được lập theo năm học và lưu giữ lâu dài tại tủ hồ sơ nhà trường • 12 Sổ Công văn, bao gồm Công văn, văn...HỒ SƠ NHÀ TRƯỜNG 8 Hồ sơ giáo dục học sinh tàn tật, khuyết tật, bao gồm Hồ sơ theo dõi cá biệt (lập cho từng học sinh theo mẫu của Bộ GD&ĐT); Bảng danh sách học sinh khuyết tật (lập theo mẫu chung tham khảo kèm theo Công văn này) Lưu ý: Trong... thành 2 số khác nhau để tiện sử dụng); 3 Sổ chủ nhiệm (đối với giáo viên làm công tác chủ nhiệm lớp); 4 Sổ công tác Đội (đối với GV làm Tổng phụ trách Đội) Ngoài ra, giáo viên phải thực hiện lập các loại hồ sơ khác do yêu cầu của công việc như Kế hoạch giảng dạy, giáo dục hằng tuần (Lịch báo giảng), Phiếu đánh giá GV theo chuẩn NNGVTH; Bản đăng kí thi đua, GVDG, . của nhà trường. Hồ sơ này được lập theo năm tài chính và giao Văn thư sử dụng, bảo quản. HỒ SƠ NHÀ TRƯỜNG 13. Hồ sơ quản lý Thiết bị dạy học (TBDH), Hồ sơ. văn bản hiện hành. II. Quản lý và lưu giữ hồ sơ nhà trường 1. Trách nhiệm quản lý hồ sơ: Hiệu trưởng chịu trách nhiệm về quản lý hồ sơ và phân công các thành