Đang tải... (xem toàn văn)
Ðàm phán là nghệ thuật, kỹ năng, có thể hoàn thiện được. Chính vì thế các nhà đàm phán cần phải có các kỹ năng sau và cần phải luôn hoàn thiện chúng:
ém phỏn hp ng ngoi thng ! éM PHN HP éNG NGOI THNG !ém phỏn l ngh thut, k nng, cú th hon thin c. Chớnh vỡ th cỏc nh m phỏn cn phi cú cỏc k nng sau v cn phi luụn hon thin chỳng:- Cú kh nng nhỡn th gii nh ngi khỏc nhỡn v hiu hnh vi ca ngi khỏc t quan im ca h.- Cú kh nng chng t cỏc thun li ca ngh a ra thuyt phc i tỏc trong m phỏn vui lũng thay i quan im ca h.- Cú kh nng chu ng s cng thng v i mt vi nhng hon cnh rc ri, cỏc ũi hi khụng oỏn c.- Cú kh nng din t ý kin ngi cựng m phỏn hiu c chớnh xỏc ý mỡnh- Nhy cm vi nn tng vn hoỏ ca ngi khỏc v iu chnh ngh ca mỡnh cho phự hp vi gii hn v sc ộp hin ti.é cú c cỏc k nng trờn, cỏc nh m phỏn cn phi chun b ht sc k lng v khụng ngng nghiờn cu, ỳc rỳt, vn dng kinh nghim ca ngi khỏc vn ti. Phn tip theo chỳng tụi xin gii thiu mt s vn c bỡn ca ngh thut m phỏn hp ng ngoi thngI. NHNG CễNG VIC CN CHUN B é TIN HNH éM PHN HP éNG NGOI THNGMun m phỏn thnh cụng cỡn chun b tt cỏc yu t sau :ã Ngụn ng .ã Thụng tin .ã Nng lc ca on m phỏn.ã Thi gian v a im m phỏn.1. Ngụn ngTrong giao dich ngoi thng, s bt ng ngụn ng l tr ngi ln nht. é khc phc khú khn ny ngi cỏn b ngoi thng cn nm vng v s dng thnh tho cỏc ngoi ng. Yờu cu ny khụng cú gii hn, bit cng nhiu ngai ng cng tt. Trong iu kin Vit Nam hin nay, cỏn b ngoi thng trc ht cn thụng tho ting Anh-ngụn ng thng mi ca ton cu. Nhng dng li ú l cha , tip theo cũn phi hc cỏc ngai ng khỏc.Trong trng hp s dng phiờn dch bn nờn nh rng: vn ny khụng n gin. é giỳp bn s dng phiờn dch tt, chỳng tụi xin gii thiu vi bn mt s kinh nghim sau:ã Núi s qua trc v ch vi ngi phiờn dch (Nu l cuc m phỏn phc tp, nờn ''din tp'' li núi ca mỡnh cựng ngi phiờn dch vi ln trc khi m phỏn).ã Núi rừ v chm.ã Trỏnh dựng nhng t ng ớt c bit n, ting lúng, thnh ng, ting a phng.ã Gii thớch ý chớnh theo 2 - 3 cỏch khỏc nhau, vỡ nu ch núi mt cỏch ý cú th b mt.ã Núi ngn, khụng núi lõu hn 1-2 phỳt m khụng cho ngi phiờn dch cú c hi núi.ã Trong khi núi, cho phộp phiờn dch cú thi gian ghi chỳ nhng iu ang c núi. · Cho phép người phiên dịch có đủ thời gian cần thiết để làm rõ các điểm mà nghiîa vẫn còn mù mờ.· Không ngắt lời phiên dịch vì làm như vậy sẽ gây ra nhiều hiểu lầm.· Tránh dùng câu dài, phủ định hai lần khi hình thức khẳng định có thể dùng được .· Cố gắng diễn đạt và dùng dáng điệu để hỗ trợ cho lời nói.· Khi nói nên nhìn thẳng đối tác, chứ không nhìn vào phiên dịch.· Trong khi đàm phán, nên viết ra các điểm chính cần thảo luận. Nhờ đó, các bên có thể kiểm tra các vấn đề hai lần.· Sau khi đàm phán, xác nhận bằng văn bản các điều đã được đồng ý.· Ðừng nghĩ rằng phiên dịch có thể làm việc hơn hai giờ mà không cần phải nghỉ ngơi.· Nếu cuộc đàm phán kéo dài suốt ngày, nên dùng hai phiên dịch thay đổi nhau .· Hãy biết thông cảm nếu phiên dịch mắc sai lầm.· Nghe phiên dịch báo cáo sau mỗi phiên họp, bởi thường họ nghe được những thông tin rất quan trọng từ phía đối tác mà bạn nên biết .2. Thông tinTrong thời đại ngày nay - thời đại của thông tin và bùng nổ thông tin, dù hoạt động trong lĩnh vực ngọai thương hay bất kỳ lĩnh vực nào, người nắm bắt được thông tin nhanh chóng nhất và chính xác nhất sẽ luôn luôn là người chiến thắng.Nội dung của những thông tin cần thu thập để phục vụ cho cuộc đàm phán hết sức phong phú, ở đây chỉ kể đến những thông tin cơ bản.a) Thông tin về hàng hóaTrước hết phải nghiên cứu, tìm hiểu kỹ về những mặt hàng định kinh doanh về khía cạnh thương phẩm học để hiểu rõ giá trị, công dụng, các tính chất cơ lý hóa .của nó ,cùng những yêu cầu của thị trường đối với mặt hàng đó, như: qui cách, phẩm chất, bao bì, các trang trí bên ngòai, cách lựa chọn, phân loại.Bên cạnh , để chủ động trong giao dịch mua bán, còn cần phải nắm vững tình hình sản xuất các mặt hàng đó như: thời vụ, khả năng về nguyên vật liệu, tay nghề công nhân, công nghệ sản suất.Nghiên cứu chu kỳ sống (vòng đời ) của sản phẩm để lựa chọn thời điểm và đối pháp kinh doanh thích hợp.Nghiên cứu giá cả của các công ty cạnh tranhÐể lựa chọn mặt hàng kinh doanh cần xét đến một cơ sở quan trọng: tỷ xuất ngoại tệ của các mặt hàng.Trong trường hợp xuất khẩu: tỷ xuất này là tổng chi phí (có tính lãi định mức) bằng tiền Việt Nam để thu được một đơn vị ngọai tệ. Còn trong trường hợp nhập khẩu, đó là tổng số tiền Việt Nam thu được khi phải chi một đơn vị ngoại tệ để nhập khẩu.b)Thông tin về thị trường- Các thông tin đại cương về đất nước con người, tình hình về chính trị xã hội: diện tích, dân số, ngôn ngữ, địa lý và khí hậu, các trung tâm công nghiệp và thương mại chủ yếu, chế độ chính trị, hiến pháp, các chính sách kinh tế và xã hội, thái độ chính trị đối với quốc gia của mình.- Những thông tin kinh tế cơ bản: đồng tiền trong nước, tỷ giá hối đoái và tính ổn định của chỳng, cỏn cõn thanh toỏn, d tr ngai t: tỡnh hỡnh n nn, tng sn phm quc gia (Gross Nation Product - GNP), thu nhp bỡnh quõn u ngi, cỏc ch s v bỏn buụn, bỏn l, tp quỏn tiờu dựng, dung lng th trng,.v.v - C s h tng: ng sỏ, cu cng, bn ph, bn cng, sõn bay, cỏc phng tin giao thụng, h thng thụng tin liờn lc, bu chớnh.- Chớnh sỏch ngoi thng: cỏc nc ú cú l thnh viờn ca cỏc t chc mu dch quc t - WTO, vựng buụn bỏn t do . . . khụng ?, cỏc mi quan h buụn bỏn c bit, chớnh sỏch kinh t núi chung, chớnh sỏch ngoi thng núi riờng (ch hch toỏn xut nhp khu, hng ro thu quan, cỏc ch u ói c bit ,.v. v. .)- Tỡm hiu h thng ngõn hng, tớn dng.- éiu kin vn ti v tỡnh hỡnh giỏ cc.Bờn cnh ú, cn nm vng nhng iu kin cú liờn quan n chớnh nhng mt hng d nh kinh doanh ca mỡnh trờn th trng nc ngoi nh: dung lng th trng, tp quỏn v th hiu ca ngi tiờu dựng, cỏc kờnh tiờu th (cỏc phng phỏp tiờu th), s bin ng giỏ c .v.v . .c) Thụng tin v thng nhõn- Lch s hỡnh thnh, quỏ kh ca cụng ty.- Hỡnh thc t chc, a v phỏp lý ca thng nhõn (cụng ty c phn, trỏch nhim hu hn, tp on xuyờn quc gia .v .v. .)- Phm vi mc v cỏc mt hng kinh doanh.- Thỏi c x v thin chớ lm n.- Kinh nghim v uy tớn.- Phong tc tp quỏn trong kinh doanh cng nh trong lónh vc khỏc ca i sng xó hi.- Phng hng phỏt trin.Ngoi ra cũn thu thp thờm:+ Thụng tin v bn thõn cụng ty mỡnh.+ Thụng tin v cnh tranh trong v ngoi nc: quy mụ, chin lc kinh doanh, tim lc, th mnh, im yu . . .+ D oỏn xu hng bin ng giỏ c trờn c s phõn tớch tỡnh hỡnh cung cu, lm phỏt, khng hong, .v. v. .d) Cỏc bin phỏp ch yu nghiờn cu th trng nc ngoiã Nghiờn cu ti bn (desk research)Da vo cỏc ti liu thu thp c, nghiờn cu th trng. éõy l cỏch nghiờn cu ph bin, tng i d thc hin, chi phớ ớt nhng khụng th cho kt qu nhanh v chớnh xỏc khụng cao. Cỏc ti liu thu thp: cỏc loi tp chớ kinh t xut bn nh k, cỏc loi sỏch chuyờn kho, cỏc bn thng kờ, cỏc thụng bỏo ca cụng ty mụi gii ln , cỏc tham tỏn thng mi nc ngoi, thụng tin trờn Internet. Chỡa khúa giỳp nghiờn cu ti bn thnh cụng l bit tỡm ngun thụng tin v khai thỏc trit ngun thụng tin ú. Nhiu n v mi lm xut nhp khu khụng bit ly thụng tin õu, vy xin gii thiu mt s ngun thụng tin:* Cỏc ngun ni a:éu tiờn, cn tỡm thụng tin ngay trong c quan ca mỡnh, ngay trong t sỏch thng mi ca c quan (lp t sỏch thng mi mt cỏch khoa hc trong mi c quan l vic t quan trng, nờn lm v cn lm)* Nhng ngun thụng tin t cỏc t chc, c quan: - Cỏc Th vin- Cỏc c quan Chớnh ph: B Thng mi, C quan thng kờ.- Cỏc Phũng thng mi.- Cỏc Hip hi thng mi.- Cỏc Nh xut bn.- Cỏc Vin nghiờn cu.- Cỏc Ngõn hng.- Cỏc T chc ca ngi tiờu dựng.- Cỏc Cụng ty.Thu thp c thụng tin ó l mt vic rt quan trng, nhng quan trng hn l phi ỏnh giỏ c s chớnh xỏc ca thụng tin. õy nu cú th, tt c cỏc ngun tin cn kim tra chộo qua cỏc ngun c lp khỏc m bo chớnh xỏc.ã Nghiờn cu ti ch (field research)Nghiờn cu trc tip thiỷ trng. Phng phỏp ny phc tp, tn kộm nhng cú kt qu nhanh chúng, chớnh xỏcTrc khi bt u nghiờn cu ti ch cn lm tt cụng tỏc chun b nh:- Quyt nh nhng mc tiờu nghiờn cu- Quyt nh i tng nghiờn cu v a ch ca h- D tho mt s cõu hi.- Chun b biu mu- Sp xp cỏc cuc phng vn.é thc hin vic nghiờn cu cú th s dng cỏc phng tin nh sau:- Cỏc cuc phng vn cỏ nhõn trc tip.- Cỏc cuc phng vn qua in thoi- Cỏc cuc thm dũ qua th t- Thm ving kho tng, ca hng .v. v. .Sau cỏc cuc phng vn vit bỏo cỏo, ri tin hnh phõn tớch s liu thu thp c, rỳt ra nhn xột, d bỏo kt lun.Ngoi ra cũn nhiu phng phỏp khỏc nh: bỏn th, s dng giỏn ip kinh t .v .v. Trong thc t, t c kt qu cao, ngi ta thng s dng kt hp cỏc phng phỏp trờn.e) Lp phng ỏn kinh doanhCú nhng ngi khụng hiu, hoc c tỡnh khụng hiu v nn kinh t th trng. H cho rng: õy hon ton khụng cú k hoch. Chớnh quan im sai lm ú ó dn n hai khuynh hng kinh doanh trỏi ngc nhau. Khuynh hng th nht: lm th ng, nh ngi ln mũ trong búng ờm, gp khỏch hng n t hng thỡ lm, ang lm n tt nu khỏch hng hy hp ng thỡ hng b tn kho, vn ng v kt cc en ti l phỏ sn. Khuynh hng th hai: lm n theo kiu "chp git", thy ngi khỏc cú mi hng thỡ "xụng" vo tỡm mi th on cp (thng bt u bng s cnh tranh v giỏ), cỏch lm gim p lờn nhau, t git nhau ny ch cú li cho ngi nc ngoi. Nh vy, c hai cỏch lm ny u khụng th chp nhn c. Phi t ra chin lc hng húa th trng dài lâu, tự chủ trong doanh nghiệp của mình.Ðể quen dần với cách làm này trước hết hãy tập lập các phương án kinh doanh. Phương án kinh doanh là kế hoạch hoạt động của đơn vị nhằm đạt đến những mục tiêu xác định trong kinh doanh.Một dự án kinh doanh thường gồm những nội dung cơ bản như: Tình hình hàng hóa, thị trường và khách hàng, dự đoán hướng biến động của thị trường, xác định thời cơ mua bán, phương hướng thị trường và thương nhân, đặt ra mục tiêu (tối đa và tối thiểu), biện pháp hành động cụ thể, sơ bộ đánh giá hiệu quả.Ðể xây dựng dự án kinh doanh cần tiến hành các bước sau:. Bước 1: Ðánh giá tổng quát tình hình thị trường và thương nhân. Phân tích những khó khăn, thuận lợi trong kinh doanh Bước 2: Lựa chọn các mặt hàng, thời cơ, điều kiện và phương thức kinh doanh (phải chứng minh sự lựa chọn của mình là đúng trên cơ sở phân tích tình hình thực tế). Bước 3: Ðề ra mục tiêu: phải là những mục tiêu cụ thể, bằng số liệu rõ ràng: - sẽ bán (mua) bao nhiêu hàng, với giá cả bao nhiêu, - sẽ thâm nhập vào thị trường nào? Mua (bán) với ai ? . . Bước 4: Ðề ra biện pháp thực hiện. Những biện pháp này là những công cụ, để đạt tới những mục tiêu đề ra. Bao gồm những biện pháp trong nước (như: đầu tư vào sản xuất, cải tiến bao bì, tăng giá thu mua . . .) và những biện pháp ở ngoài nước như: đẩy mạnh quảng cáo, lập chi nhánh nước ngoài, mở rộng mạng lưới đại lý . . Bước 5: Sơ bộ đánh giá hiệu quả kinh tế của việc kinh doanh thông qua việc tính một loạt các chỉ tiêu. . Những chỉ tiêu chủ yếu là: tỷ suất ngoại tệ, thời gian hoàn vốn, điểm hoàn vốn . v.v. .3. Năng lực cán bộ đàm phánThành phần đàm phán: Vấn đề nhân sự trong đàm phán có vị trí đặc biệt quan trọng, đòi hỏi phải có sự chuẩn bị chu đáo. Thành phần nhân sự trong đoàn đàm phán hợp đồng ngoại thương cần hội đủ chuyên gia ở 3 lãnh vực: pháp lý, kỹ thuật và thương mại. Sự phối hợp ăn ý, nhịp nhàng của 3 loại chuyên gia này là cơ sở rất quan trọng trong quá trình đàm phán để đi đến ký kết một bản hợp đồng chặt chẽ, khả thi và hiệu quả cao. Xét về lâu dài, để đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của mình, các công ty Việt Nam, nhất thiết phải có chính sách tuyển dụng, đào tạo thích đáng nhằm giải quyết vấn đề chuyên gia kể trên Thái độ trong đàm phán: Nhằm góp phần tạo nên sự thành công cho cuộc đàm phán, thì thái độ của các cán bộ trong đàm phán cũng là một yếu tố quan trọng.Dưới đây xin giới thiệu một số kinh nghiệm của các nhà đám phán lâu năm đã rút ra được trong quá trình hoạt động:- Khi bước vào đàm phán, phải xác định tư tưởng: cố gắng đạt được mục đích của mình trên cơ sở không khí đàm phán thân mật thoải mái cho cả hai bên.- Tìm hiểu các phong tục, tập quán, thói quen, sở thích và tư tưởng của đối tác nước ngoài- Hướng tới bạn hàng với lòng tôn trọng cá nhân lớn nhất. - Khụng nờn cú nhng n ci vụ ngha (c bit khi lm vic vi cỏc on u Chõu)- Cú s quan tõm c bit hn n cỏc thnh viờn n trong on m phỏn i phng.- Phn ng lch thip i vi nhng sai trỏi ca i phng c bit nu ỏnh giỏ ú l nhng thiu hiu bit ca h v phong tc tp quỏn ca ta.- Nuụi dng thúi quen khụng tham gia tranh lun v nhng vn chớnh tr, tụn giỏo, o c, li sng, chng tc . . . trong quỏ trỡnh m phỏn.- Bao gi cng cú th núi "khụng" i vi mt vn cũn ang nghi vn.- Trong m phỏn, thng xuyờn quan sỏt mt cỏch kiùn ỏo v t nh cỏch c x v hnh ng ca i tỏc cú th iu chnh mt cỏch kp thi, hp lý cỏch c x ca mỡnh.- C gng thớch ng vi nhp m phỏn ca i tỏc.- Hn ch trao i, tranh lun riờng mang tớnh cht ni b, bi cú th b l ý nh nu bờn i tỏc hiu c ting nc mỡnh. éng thi, iu ny cũn th hin s khụng nht quỏn gia cỏc thnh viờn trong éon.- Nhn nh kp thi nhng s h ca i phng.- Nhy bộn ỏnh giỏ tỡnh hỡnh din bin ca cuc m phỏn quyt nh mc no l va phi do vic cng quyt gi vng ngh ca mỡnh vi kh nng di tỏc chp nhn c.- C gng vn dng nhng k nng thng lng, thuyt phc tớch ly c.- Phi phỏt trin nhng k nng thng lng ó c th gii tha nhn.- Phi bit nhng b lỳc no, mc no ỡm bo va cú li cho ta ng thi gõy c s tha món cho i phng.- Phi luụn luụn c gng lm ht sc mỡnh thc hin nhng iu khon trong hp ng m bn ó thng lng v tha thun.- Khi quyt nh ng li kinh doanh nc ngoi, c bit nhng ni m k cng xó hi hi li lng hn ni khỏc. Bn hóy lm theo cỏi m bn thy tin li hn l cỏi bn cm thy ỳng/ sai.4. éa im v thi gian m phỏn- éa im:Quan im chung l a im m phỏn phi m bo tõm lý thoi mỏi v tin nghi phự hp cho c hai bờn.- Thi gian: Phn ln ph thuc vo s tha thun trc gia hai bờn trờn c s tớnh toỏn s khỏc bit gia mỳi gi gia hai nc cng nh s thun tin cho cỏc bờn. Trong thng mi, thi gian ht sc quớ bỏu, nờn trc khi m phỏn, hai bờn cn lp ra v thng nht vi nhau lch lm vic c th v cn thn hn nờn lp luụn c phng ỏn d phũng phũng trng hp ht thi gian m vn thng lng vn cha c gii quyt xong. . phần nhân sự trong đoàn đàm phán hợp đồng ngoại thương cần hội đủ chuyên gia ở 3 lãnh vực: pháp lý, kỹ thuật và thương mại. Sự phối hợp ăn ý, nhịp nhàng của. hoàn vốn, điểm hoàn vốn . v.v. .3. Năng lực cán bộ đàm phánThành phần đàm phán: Vấn đề nhân sự trong đàm phán có vị trí đặc biệt quan trọng, đòi hỏi phải