BẢO QUẢN VÀ LƯU TRỮ HĨA ĐƠN TRONG CƠNG TY CỔ PHẦN Hóa đơn chứng từ quan trọng, người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ, thể doanh thu quan trọng để thực toán, khấu trừ thuế Do đó, doanh nghiệp phải thực chặt chẽ cơng tác bảo quản lưu trữ hóa đơn, cụ thể: Đối với hóa đơn chưa lập (bao gồm hóa đơn tự in hóa đơn đặt in) - Hóa đơn tự in chưa lập phải lưu trữ hệ thống máy tính theo chế độ bảo mật thơng tin Theo đó, phần mềm ứng dụng để in hóa đơn phải đảm bảo yêu cầu bảo mật việc phân quyền cho người sử dụng, người không phân quyền sử dụng không can thiệp làm thay đổi liệu ứng dụng - Hóa đơn đặt in chưa lập phải lưu trữ, bảo quản kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá Đối với hóa đơn lập Nếu doanh nghiệp có đơn vị kế tốn hóa đơn lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán Cụ thể: - Phải bảo quản đầy đủ, an tồn q trình sử dụng lưu trữ - Trường hợp hóa đơn bị tạm giữ, bị tịch thu phải có biên kèm theo chụp hóa đơn đó, hóa đơn bị mất, cháy, hỏng thực xử lý hóa đơn theo trường hợp - xem chi tiết công việc"Xử lý trường hợp mất, cháy, hỏng" - Hóa đơn phải đưa vào lưu trữ thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế tốn năm kết thúc cơng việc kế toán - Người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán - Thời hạn lưu trữ hóa đơn 10 năm Trường hợp hóa đơn có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng kinh tế, an ninh, quốc phòng phải lưu trữ vĩnh viễn Trường hợp doanh nghiệp khơng phải đơn vị kế tốn hóa đơn lưu trữ bảo quản tài sản riêng doanh nghiệp