2.3 Quy trình thực hợp đồng nhập máy chế biến chè từ thị trường Trung Quốc công ty TNHH phát triển thương mại T&B Quy trình thực hợp đồng nhập công ty TNHH phát triển thương mại T&B thực theo bước sau: - Thuê phương tiện vận tải - Làm thủ tục hải quan - Nhận hàng kiểm tra hàng hóa -Thanh tốn tiền hàng nhập - Khiếu nại giải khiếu nại 2.3.2.1 Thuê phương tiện vận tải Công ty nhập máy chế biến chè thao điều kiện DAF, công ty thuê phương tiện vận tải để chở hàng hóa đến kho Cơng ty thường thuê phương tiện vận tải số hãng lớn VIETTRANS nên không gặp nhiều vấn đề trở ngại khâu 2.3.2.3 Làm thủ tục hải quan Quy trình làm thủ tục hải quan cho hợp đồng nhập sản phẩm máy chế biến chè từ thị trường Trung Quốc công ty TNHH phát triển thương mại T&B: * Khai nộp hồ sơ hải quan: Công ty áp dụng kê khai theo phương pháp thủ công Trong hợp đồng nhập sản phẩm máy chế biến chè từ thị trường Trung Quốc, điều kiện sở giao hàng DAF, cơng ty tiến hành nhận hàng làm thủ tục hải quan cục hải quan tỉnh Lạng Sơn Khi hàng hóa biên giới, cơng ty cử cán bơ phòng XNK đến tận nới để tiến hành làm thủ tục hải quan Hồ sơ hải quan bao gồm: - Tờ khai hải quan: 02 - Phụ lục tờ khai hải quan: 02 ( số lượng hang nhiều 3) - Hợp đồng dịch hợp đồng: 01 - Hóa đơn thương mại: 01 01 y - Bảng kê chi tiết hàng hóa: 01 01 - Giấy phép NK, đăng ký kinh doanh đăng ký mã số thuế nhập (01 sao) * Xuất trình hàng hóa: Sau khai nộp hồ sơ hải quan, cơng ty phải xuất trình hàng hóa cho cơng ty hải quan kiểm tra Các lô hàng nhập công ty thường kiểm tra tồn Điều thời gian cho cơng ty phải chờ quan hải quan kiểm tra xong hàng Một số mặt hàng đặc biệt cơng ty nhập chưa có danh mục hàng hóa quan hải quan phải chờ bên hải quan xác minh để kiểm tra áp thuế nên thêm thời gian chi phí cho công ty * Nộp thuế thực định hải quan Đây bước cuối khâu làm thủ tục hải quan Công ty chấp hành quy định nộp thuế lệ phí cho quan hải quan Thơng thường lần nhập hàng chi phí cho việc làm thủ tục hải quan công ty từ 800.000 đến 1500.000 đ Việc làm thủ tục hải quan bước quan trọng quy trình nhập hàng hóa doanh nghiệp, không chuẩn bị giấy tờ đầy đủ quy định cần thiết nhiều thời gian cho công ty làm chậm tiến độ giao hàng cho đối tác nước Bảng 2.6 - Các sai sót thường gặp khâu làm thủ tục hải quan Các sai sót Khai sai tên hàng hóa Thiếu giấy tờ Các lỗi khác Trên sai sót thường gặp nhân viên XNK cơng ty gặp phải q trình làm thủ tục hải quan 2.3.2.4 Nhận hàng kiểm tra hàng hóa Vì điều kiện sở giao hàng DAF, hàng hóa giao cửa Lạng Sơn phương tiện vận tải đường chở đến, chưa dỡ ra, chưa làm thủ tục thông quan NK Công ty phải nhận hàng từ biên giới, làm thủ tục thông quan nhập trả tiền chuyên chở tiếp Việc nhận hàng không thuận lợi chứng từ Invoice, Packing list từ phía Trung Quốc gửi chậm hay giấy tờ có mâu thuẫn với Về việc kiểm tra hàng hóa theo kết điều tra vấn 100% cơng ty tự kiểm tra chất lượng hàng hóa Việc kiểm tra dựa tiêu chuẩn kỹ thuật thỏa thuận hai bên hợp đồng chuyên viên kỹ thuật công ty kiểm tra.Nếu hàng kiểm tra phù hợp với hợp đồng ký kết, cán công ty tiến hành vận chuyển hàng địa điểm đích phương tiện vận tải thuê Nếu kiểm tra thấy sai sót hàng hóa so với hợp đồng, với sai sót nhỏ khơng ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm cơng ty thương lượng với bên bán để tạo quan hệ làm ăn lâu dài Trong trường hợp sai sót lớn khơng thỏa thuận hai bên mời công ty Vinacontrol đến giám định, sở để giải khiếu nại Trong trình nhận hàng kiểm tra hàng hóa cơng ty mắc phải số lỗi: Bảng 2.7- Các sai sót q trình nhận kiểm tra hàng hóa Các sai sót 1.Khơng mang đủ giấy tờ theo quy định để nhận hàng Không đôn đốc bên gửi chứng từ để nhận hàng Người kiểm tra hàng hóa khơng phát sai sót Các lỗi khác 2.3.2.5 Thanh tốn tiền hàng nhập Cơng ty sử dụng 100% phương thức tốn tín dụng chứng từ (L/C không hủy ngang trả ngay) Đo đặc thù sản phẩm máy móc cơng ty có giá trị lớn nên việc tốn phương thức tín dụng chứng từ mang lại độ rủi ro Trong ngân hàng mà công ty thường mở L/C Agribank Vietcombank ngân hàng có uy tín nghiệp vụ toán nhiều thuận lợi như: tỷ lệ ký quỹ thấp, thủ tục giấy tờ thực nhanh chóng, gọn nhẹ * Mở L/C: Để mở L/C cơng ty phải làm đơn xin mở L/C theo mẫu có sẵn ngân hàng Agribank, Vietcombank Ngồi đơn xin mở L/C cơng ty phải có số giấy tờ khác kèm theo: Hợp đồng dịch hợp đồng, giải trình hợp đồng, ủy nhiệm chi để trả phí mở L/C cho ngân hàng Lệ phí mở L/C thường 0,35% giá trị hợp đồng Thời gian mở L/C công ty thường 10 ngày sau ký hợp đồng * Thanh toán tiền hàng nhập khẩu: Khi chứng từ hàng hóa tới ngân hàng phát hành, ngân hàng tiến hành kiểm tra chứng từ, hợp lệ ngân hàng tốn cho người bán Cơng ty chủ yếu tốn đồng ngoại tệ USD Nếu chứng từ không hợp lệ, ngân hàng thơng báo cho cơng ty việc có chấp nhận lỗi hay khơng Nếu cơng ty khơng chấp nhận lỗi ngân hàng gửi lại cho người bán để chỉnh sửa, bổ sung cho phù hợp với nội dung L/C để tạo điều kiện thuận lợi cho ngân hàng bên mua nhận hàng hóa Trong nghiệp vụ toán tiền hàng nhập doanh nghiệp, lỗi xảy chủ yếu khâu mở L/C: Bảng 2.8- Các lỗi mở L/C Các lỗi mở L/C Viết sai lỗi tả Thiếu số quy định cần thiết Các điều khoản không chặt chẽ đa nghĩa Thời hạn mở L/C không phù hợp với khả nhà cung ứng Các lỗi khác Trong trình soạn thảo văn người mở L/C doanh nghiệp hay mắc phải số lỗi ghi sai tên ngân hàng, hay thiếu sỏ giao hàng, thời hạn hiệu lực L/C…làm chậm tiến độ trình mở L/C công ty 2.3.2.6 Khiếu nại giải khiếu nại Theo ghi nhận cơng ty chưa xảy vụ khiếu nại mà dựa thương lượng Trên thực tế có số hợp đồng có sai lệch nhỏ số lượng hàng giao hay sai lệch không đáng kể chất lượng nên công ty chủ động thương lượng với đối tác để tạo quan hệ làm ăn lâu dài Tùy theo thỏa thuận mà bên bán tiến hành sửa chữa, hay bồi thường chi phí ảnh hưởng việc giao hàng chậm Vì cơng ty chuyển thẳng hàng nhập tới khách hàng nên việc giao hàng khơng hạn khơng quy định có ảnh hưởng lớn tới tiến trình giao hàng cho khách uy tín cơng ty với khách hàng Nói chung tranh chấp, phát sinh cơng ty đối tác quy tình thực hợp đồng có xảy khơng q gay gắt, căng thẳng đến mức phải sử dụng hợp đồng trọng tài, đưa tòa dể giải Các tranh chấp phát sinh hai bên chủ đông thỏa thuận với tinh thần hợp tác ... hành quy định nộp thuế lệ phí cho quan hải quan Thơng thường lần nhập hàng chi phí cho việc làm thủ tục hải quan công ty từ 800.000 đến 1500.000 đ Việc làm thủ tục hải quan bước quan trọng quy trình. .. giải khiếu nại Trong trình nhận hàng kiểm tra hàng hóa cơng ty mắc phải số lỗi: Bảng 2.7- Các sai sót q trình nhận kiểm tra hàng hóa Các sai sót 1.Khơng mang đủ giấy tờ theo quy định để nhận hàng... giải trình hợp đồng, ủy nhiệm chi để trả phí mở L/C cho ngân hàng Lệ phí mở L/C thường 0,35% giá trị hợp đồng Thời gian mở L/C công ty thường 10 ngày sau ký hợp đồng * Thanh toán tiền hàng nhập khẩu: