QUY TRÌNH VỀ LẬP, QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ BÁN HÀNG Doanh nghiệp mà Công tác Cơng ty Cổ phần khí n Thọ, cơng ty có chức năng: gia cơng sản xuất sản phẩm khí như: nhà kết cấu thép, băng tải, băng chuyền, thùng xe ô tô, hệ thống xuất than… Vì đơn vị vừa gia công sản xuất xưởng phải lắp đặt trường nên việc theo dõi quản lý đơn hàng phức tạp dễ bị thất thoát trình tốn bán hàng Quy trình lập, quản lý lưu trữ hồ sơ bán hàng đơn vị miêu tả sau: QUY TRÌNH VỀ LẬP, QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ BÁN HÀNG I Những nguyên tắc chung:  Hồ sơ bán hàng toàn tài liệu, chứng từ thể trình đàm phán, thương thảo, thực hiện, tốn, thương vụ bán hàng cụ thể  Mỗi hồ sơ bán hàng lập thành độc lập, quản lý thống tồn Cơng ty  Hồ sơ bán hàng phải lưu trữ an toàn, khoa học, phục vụ tra cứu thơng tin nhanh chóng, xác, thống thời điểm  Hồ sơ bán hàng phải bảo mật cách phù hợp Chỉ người có trách nhiệm, phân cơng nhiệm vụ tiếp cận hồ sơ bán hàng  Mỗi hồ sơ bán hàng gán mã số quản lý riêng, mã vụ việc theo quy định hành Mỗi hồ sơ bán hàng lưu thành túi riêng, có đánh mã số quản lý, xếp theo thứ tự trước sau Trách nhiệm lập quản lý, lưu trữ thành phần hồ sơ theo quy định cụ thể mục III II Phân loại thành phần hồ sơ bán hàng: Hồ sơ cứ:  Đơn đặt hàng bên A  Chào giá, Báo giá bên A phê duyệt  Hợp đồng kinh tế phụ lục kèm theo (nếu có)  Biên làm việc với bên A (các loại)  Công văn trao đổi bên Hồ sơ chứng minh trình thực hiện:  Biên giao hàng (kèm phiếu cân hàng, có)  Biên nghiệm thu loại (sơ bộ, kỹ thuật, chạy thử, bàn giao giai đoạn, bàn giao đưa vào sử dụng, )  Chứng vật liệu, chứng kỹ thuật, CO, CQ (nếu HĐKT có yêu cầu)  Biên nghiệm thu, xuất xưởng nội (nếu HĐKT có yêu cầu)  Phiếu xuất kho nội (nếu cần)  Lệnh đem hàng khỏi cổng Hồ sơ toán:  Các bảng thống kê khối lượng (tổng hợp trình giao hàng)  Biên toán hai bên  Biên giao nhận hồ sơ  Biên Thanh lý Hợp đồng kinh tế Chứng từ tài chính:  Chứng từ cơng nợ  Hóa đơn bán hàng Hồ sơ sau bán hàng:  Các hồ sơ liên quan tới công việc bảo hành chăm sóc sau bán hàng III Lập, quản lý lưu trữ thành phần hồ sơ bán hàng: Phòng Kế hoạch có trách nhiệm gán mã số quản lý (mã vụ việc) sau Đơn đặt hàng Hợp đồng kinh tế bên liên quan ký hoàn chỉnh, khởi tạo túi hồ sơ, đặt túi vào vị trí lưu trữ Tất văn từ sau, liên quan đến thương vụ bán hàng (trừ chứng từ kế toán) lưu vào túi Khi khởi tạo túi hồ sơ, phòng Kế hoạch có trách nhiệm lập Danh mục hồ sơ túi lưu ln vào túi (theo mẫu) Đối với hồ sơ cứ:  Phòng Kế hoạch có trách nhiệm chủ trì lập, tiếp nhận, xử lý tất loại văn Phòng Kế hoạch có trách nhiệm làm việc với tất đầu mối khác để có thơng tin xác, phục vụ cho cơng việc  Riêng hợp đồng kinh tế phụ lục kèm theo: YMC cần cần (01 lưu túi hồ sơ, 01 lưu phòng Kế tốn sau ký hồn chỉnh)  Hợp đồng kinh tế đánh số theo quy định sau:  Nếu bên đối tác đánh số, YMC chấp thuận  Nếu YMC chủ động đánh số theo quy tắc: YYMMDD/HĐKT-AAABBB, YY ký tự cuối năm, MM ký tự tháng, DD ký tự ngày lập hợp đồng (thường chọn với ngày ký hợp đồng), AAA tên viết tắt bên A, BBB tên viết tắt bên B Đối với hồ sơ chứng minh q trình thực hiện:  Phòng Vật tư chủ trì trình giao hàng lập Biên giao hàng (kèm phiếu cân hàng, có) Nếu xác định vụ việc không kết thúc lần giao hàng Trưởng phòng Vật tư phải lập Bảng kê giao hàng cho vào túi hồ sơ Mỗi giao hàng Trưởng phòng Vật tư phải cập nhật Bảng kê giao hàng có Biên giao hàng hồn chỉnh lưu Biên giao hàng (kèm phiếu cân hàng, có) vào túi Hồ sơ bán hàng  Phòng Kế hoạch chủ trì lập quản lý, lưu trữ Biên nghiệm thu loại (sơ bộ, kỹ thuật, chạy thử, bàn giao giai đoạn, bàn giao đưa vào sử dụng, ….) Sau lưu vào túi Hồ sơ bán hàng  Phòng Vật tư chủ động yêu cầu nhà cung cấp cấp chứng vật liệu, lập chứng kỹ thuật, CO, CQ (nếu HĐKT có yêu cầu) Sau lưu vào túi Hồ sơ bán hàng  Phòng Kế hoạch yêu cầu phòng Kỹ thuật lập Biên nghiệm thu, xuất xưởng nội (nếu HĐKT có yêu cầu) Sau lưu vào túi Hồ sơ bán hàng  Phòng Kế hoạch u cầu phòng Kế tốn lập Phiếu xuất kho nội (nếu cần) Sau lưu vào túi Hồ sơ bán hàng  Phòng Vật tư lập Lệnh đem hàng khỏi cổng (đối với vật tư, thiết bị) Phòng Hành lưu Lệnh theo thứ tự trước sau Khi có u cầu phòng Vật tư vụ việc đó, phòng Hành có trách nhiệm lập Bảng kê tập hợp tồn Lệnh cổng có liên quan tới vụ việc giao cho phòng Vật tư đối chiếu, phục vụ cơng tác kiểm tra, tốn Sau kiểm tra, đối chiếu, phòng Vật tư lưu Lệnh cổng vào túi Hồ sơ bán hàng Đối với hồ sơ tốn:  Phòng Kế hoạch chủ trì lập hồ sơ tốn theo trình tự quy định cụ thể trang  Sau phòng Kế tốn tạm treo nợ bên A, phòng Kế hoạch bóc tách hồ sơ cần thiết túi Hồ sơ bán hàng làm công tác toán với bên A  Sau bên A nhận hồ sơ, thống số liệu, ký xác nhận tốn, phòng Kế hoạch đem Biên giao nhận hồ sơ Biên toán, Biên lý hợp đồng lưu vào túi Hồ sơ bán hàng  Phòng Kế hoạch chuyển nguyên túi Hồ sơ bán hàng cho phòng Kế tốn để phòng Kế tốn kiểm tra làm chứng từ tài Đối với chứng từ tài chính:  Phòng Kế tốn có trách nhiệm lập chứng từ tài theo yêu cầu phòng Kế hoạch, sau nhận túi Hồ sơ bán hàng  Phòng Kế tốn thống với phòng Kế hoạch cách thức có trách nhiệm giao chứng từ tài cho bên A  Phòng Kế tốn có quyền bóc tách thành phần cần thiết khỏi túi Hồ sơ để lưu chứng từ tài (tại phòng Kế tốn)  Phòng Kế tốn trả túi Hồ sơ bán hàng (phần lại) cho phòng Kế hoạch lưu trữ vị trí ban đầu, phục vụ công tác tra cứu sau thực công tác sau bán hàng 5 Đối với hồ sơ sau bán hàng:  Phòng Kế hoạch chủ trì lập hồ sơ, xử lý vấn đề sau bán hàng (nếu có) sau lưu vào túi Hồ sơ bán hàng IV Bảo mật Hồ sơ bán hàng:  Hồ sơ bán hàng Trưởng phòng Kế hoạch tổ chức lưu trữ  Các đối tượng phép tiếp cận đầy đủ thông tin Hồ sơ bán hàng:  Các thành viên Ban Giám đốc  Kế toán trưởng kế toán toán  Lãnh đạo nhân viên phòng Kế hoạch  Lãnh đạo phòng Vật tư  Các đối tượng khác: tùy theo chức nhiệm vụ, tiếp cận số thông tin Hồ sơ bán hàng cần thiết, liên quan đến công việc cụ thể giao (thông qua lãnh đạo phụ trách mình)  Hồ sơ bán hàng chép Trưởng phòng Kế hoạch cho phép QUY TRÌNH QUYẾT TỐN KHI BÁN HÀNG Chỉnh sửa Dự thảo Quyết tốn - HĐKT (và phụ lục có) Báo giá… - Biên giao hàng… - Các loại biên nghiệm thu… Rà soát số liệu - Bảng kê lần giao hàng - Biên giao hàng (và Phiếu cân có) - Các lệnh đem hàng cổng P.KH not OK P.VT OK not OK Kiểm tra OK Phê duyệt PGĐ KD Tạm treo nợ khách hàng P.KT not OK Chuyển bên A phê duyệt OK Chuyển bên A phê duyệt P.Kế tốn Cty Xuất hóa đơn, ghi nhận cơng nợ, tốn, thu tiền Lưu hồ sơ - Tồn hồ sơ có liên quan P.KH P.KT P.KT, P.KH Trong Quy trình lập, quản lý lưu trữ hồ sơ bán hàng Công ty triển khai thực tế tơi thấy quy trình chặt chẽ dễ kiểm sốt cơng tác Quản lý tơi khơng thấy có nhược điểm để thay đổi hay chỉnh sửa Quy trình Quản trị tác nghiệp nghiên cứu hoạt động nhằm tạo giá trị dạng sản phẩm dịch vụ thơng qua việc chuyển hố yếu tố đầu vào thành yếu tố đầu ra, cơng việc tơi Kế tốn trưởng Cơng ty nên nội dung áp dụng cho cơng việc nay:  Hiện chức nhiệm vụ Kế tốn trưởng nơi tơi công tác gồm chức quản lý hàng dự trữ số liệu tài hàng năm, nên nội dung giảng quản trị trữ thực có ích cho cơng việc tơi  Việc áp dụng kiến thức cho việc tính tốn lượng hàng dự trữ, chi phí lưu kho để giảm thiểu chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh quan trọng  Việc áp dụng mơ hình dự trữ để định đặt hàng đặt hàng với số lượng bao nhiêu? Cụ thể mơ hình EOQ cho biết đặt hàng với số lượng điểm tái đặt hàng cho ta biết thời điểm đặt hàng sử dụng mơ hình xác suất dự trữ an tồn để đạt mức độ dịch vụ mong muốn tránh bị cháy kho… Môn học quản trị tác nghiệp thân tơi thấy mơn có ý nghĩa thực tiễn vấn đề quản lý doanh nghiệp, tạo cho hoạt động công ty chuẩn hố khoa học, thân tơi nghĩ nghiên cứu kỹ áp dụng mơ hình quản lý cách triệt để doanh nghiệp tạo cho doanh nghiệp quản lý chặt chẽ từ khâu quản lý đến sản xuất tạo nhhững sản phẩm chất lượng với chi phí rẻ Qua tơi nghiên cứu sâu giải pháp quản trị tác nghiệp ứng dụng quản lý doanh nghiệp để áp dụng vào thực tế với mong muốn doanh nghiệp ngày hoàn thiện  ... đơn bán hàng Hồ sơ sau bán hàng:  Các hồ sơ liên quan tới công việc bảo hành chăm sóc sau bán hàng III Lập, quản lý lưu trữ thành phần hồ sơ bán hàng: Phòng Kế hoạch có trách nhiệm gán mã số quản. .. hoạch chủ trì lập hồ sơ, xử lý vấn đề sau bán hàng (nếu có) sau lưu vào túi Hồ sơ bán hàng IV Bảo mật Hồ sơ bán hàng:  Hồ sơ bán hàng Trưởng phòng Kế hoạch tổ chức lưu trữ  Các đối tượng phép... Quy trình lập, quản lý lưu trữ hồ sơ bán hàng Công ty triển khai thực tế thấy quy trình chặt chẽ dễ kiểm sốt cơng tác Quản lý tơi khơng thấy có nhược điểm để thay đổi hay chỉnh sửa Quy trình Quản