LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu riêng tơi Các số liệu, kết nêu đồ án tốt nghiệp trung thực xuất phát từ tình hình thực tế đơn vị thực tập Tác giả đồ án Vũ Thị Nhật Linh LỜI CẢM ƠN Bốn năm học qua em may mắn học tập nghiên cứu trường Học viện Tài chính, bảo tận tình tập thể thầy cô trang bị cho chúng em kiến thức quý báu, kinh nghiệm nghề nghiệp bổ ích làm hành trang vững để bước vào sống sau tốt nghiệp Được dìu dắt, hướng dẫn thầy cô bước nghề nghiệp chun mơn, em thấy dần trưởng thành Em luôn ghi nhớ công ơn thầy – người lái đò tận tình đưa chúng em đến với chân trời tri thức Em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo khoa Hệ thống thơng tin kinh tế có giảng bổ ích giảng dạy nhiệt tình suốt thời gian em theo học trường, để em vận dụng tốt kiến thức chuyên mơn hồn thành tốt đồ án tốt nghiệp có nghề nghiệp vững tương lai Với lòng biết ơn sâu sắc, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo TS.Vũ Bá Anh tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em suốt thời gian qua Thầy bảo cung cấp cho em kiến thức quý báu để em hoàn thành chuyên đề Thực chuyên đề này, em nhận giúp đỡ tận tình anh, chị đơn vị thực tập Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Công ty TNHH Thương mại xuất nhập Việt Com, anh chị phòng tài kế tốn tạo điều kiện giúp đỡ em suốt trình thực tập Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn tới gia đình, bạn bè người thân động viên hỗ trợ em suốt q trình học tập Đồ án khơng tránh khỏi hạn chế định, em mong muốn tiếp tục nhận ý kiến đóng góp thầy cô bạn bè Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN .i LỜI CẢM ƠN ii MỤC LỤC .iii DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT vi DANH MỤC HÌNH VẼ vii LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Lý luận chung để xây dựng phần mềm kế toán .3 1.1.1 Khái niệm đặc trưng phần mềm kế toán .3 1.1.2 Yêu cầu phần mềm kế toán 1.1.3 Cấu trúc phần mềm kế toán 1.1.4 Quy trình xây dựng phần mềm kế toán 10 1.1.5 Các công cụ tin học sử dụng để xây dựng phần mềm kế toán 14 1.2 Lý luận chung cơng tác kế tốn TSCĐ doanh nghiệp 18 1.2.1 Những khái niệm TSCĐ 18 1.2.2 Yêu cầu quản lý nhiệm vụ kế toán TSCĐ .20 1.2.3 Nguyên tắc hạch toán TSCĐ doanh nghiệp 21 1.2.4 Các phương pháp tính khấu hao TSCĐ 21 1.2.5 Các tài khoản chứng từ sử dụng kế toán TSCĐ .24 1.2.6 Hệ thống sổ sách báo cáo sử dụng 25 1.2.7 Trình tự hạch toán TSCĐ doanh nghiệp .26 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TỐN TSCĐ TẠI CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU .30 VIỆT COM VÀ PHƯƠNG HƯỚNG KHẮC PHỤC 30 2.1 Giới thiệu Công ty TNHH Thương mại xuất nhập Việt Com 30 2.1.1 Giới thiệu Công ty TNHH Thương mại xuất nhập Việt Com 30 2.1.2 Sơ đồ cấu tổ chức 31 2.2 Khảo sát trạng HTTT kế tốn TSCĐ Cơng ty TNHH Thương mại xuất nhập Việt Com 31 2.2.1 Tổ chức máy kế toán, sở vật chất người 31 2.2.2 Hình thức kế toán sử dụng 34 2.2.3 Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung 34 2.2.3 Các chứng từ quy trình luân chuyển chứng từ 36 2.2.4 Hệ thống tài khoản sử dụng 38 2.2.5 Hệ thống sổ sách sử dụng 38 2.2.6 Hệ thống báo cáo cần lập .38 2.2.7 Quy trình hạch tốn TSCĐ công ty 38 2.2.8 Tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin công ty 38 2.3 Đánh giá trạng đề xuất phương hướng khắc phục 39 2.3.1 Tổ chức máy kế toán, sở vật chất người 39 2.3.2 Hình thức sổ kế tốn 39 2.3.3 Các chứng từ quy trình luân chuyển chứng từ 40 2.3.4 Hệ thống tài khoản sử dụng 41 2.3.5 Hệ thống sổ sách 41 2.3.6 Hệ thống báo cáo cần lập .42 2.3.7 Quy trình hạch tốn TSCĐ 42 2.3.8 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin .43 CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TSCĐ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU VIỆT COM .45 3.1 Phân tích thiết kế hệ thống .45 3.1.1 Xác định mục tiêu hệ thống 45 3.1.2 Phân tích u cầu mơ tả tốn 45 3.1.3 Mơ hình nghiệp vụ toán .48 3.1.4 Phân tích mơ hình khái niệm logic 53 3.1.5 Mô hình khái niệm liệu E-R 59 3.2 Xây dựng phần mềm kế tốn tài sản cố định cơng ty TNHH Thương mại xuất nhập Việt Com 67 3.2.1 Thiết kế mơ hình logic 67 3.2.2 Thiết kế sở liệu vật lí 70 3.2.3 Thiết kế phần mềm 78 3.2.3.1 Thực đơn chức 78 3.2.4 Một số form .86 KẾT LUẬN 96 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .97 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Kí hiệu viết tắt Tên đầy đủ BBDGL Biên đánh giá lại BBGN Biên giao nhận BBKK Biên kiểm kê BBSCL Biên sửa chữa lớn CNTT Công nghệ thông tin HTTT Hệ thống thông tin TSCĐ Tài sản cố định TSCĐHH Tài sản cố định hữu hình TNHH Trách nhiệm hữu hạn PMKT Phần mềm kế toán CSDL Cơ sở liệu VFP Visual foxpro DN Doanh nghiệp DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 1.0 Mối quan hệ thành phần HTTT Hình 1.1 Mơ hình hoạt động phần mềm kế tốn Hình 1.2.Mơ hình khấu hao đường thẳng 22 Hình 1.3.Mơ hình khấu hao giảm dần 22 Hình 2.1.Sơ đồ cấu tổ chức công ty 31 Hình 2.2.Sơ đồ tổ chức máy kế toán 31 Hình 3.1 – Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống kế tốn TSCĐ 48 Hình 3.2 – Biểu đồ phân rã chức 49 Hình 3.3 – Ma trận thực thể chức 52 Hình 3.4 – Biểu đồ luồng liệu mức 53 Hình 3.5 – Biểu đồ tiến trình “1.0 Cập nhật thơng tin TSCĐ đầu kỳ” 54 Hình 3.6 – Biểu đồ tiến trình “2.0 Xử lý NV tăng TSCĐ” 55 Hình 3.7 – Biểu đồ tiến trình “3.0 Theo dõi sử dụng TSCĐ” 56 Hình 3.8 – Biểu đồ tiến trình “4.0 Kiểm kê, đánh giá lại TSCĐ” 57 Hình 3.9 – Biểu đồ tiến trình “5.0 Lập sổ báo cáo” 58 Bảng 3.1 Bảng từ điển liệu 59 Bảng 3.2 Các thực thể thuộc tính .64 Bảng 3.3 Mối quan hệ thuộc tính 65 Hình 3.10 Mơ hình E – R .66 LỜI MỞ ĐẦU I Lý chọn đề tài Ngày với phát triển xã hội đặc biệt phát triển nhanh chóng khoa học cơng nghệ thơng tin đóng vai trò vơ quan trọng định thành công hay thất bại lĩnh vực Vì bối cảnh tồn cầu hố nhân loại bước vào ngưỡng cửa kinh tế tri thức thơng tin sở định phát triển quốc gia Chỉ thu thập thơng tin xác nhà quản lý, hoạch định kế hoạch cho định kế hoạch đắn đem lại suất hiệu cao công việc Để thực điều giải pháp đề tin học hố cơng tác quản lý hoạt động doanh nghiệp Vì xây dựng hệ thống thơng tin tốt điều cần thiết cho phát triển doanh nghiệp nói riêng kinh tế nói riêng Qua thời gian thực tập cơng ty TNHH Thương mại xuất nhập Việt Com, em nhận thấy tầm quan trọng công tác kế tốn tài sản cố định (TSCĐ) cơng ty.Hiện công ty sử dụng phần mềm Microsoft Office Excel Phần mềm hoạt động độc lập, khơng có kết nối liệu khơng đáp ứng tiêu chuẩn tin cậy hệ thống thông tin hoạt động tốt Chính vậy, em chọn đề tài “Xây dựng phần mềm kế toán tài sản cố định công ty TNHH Thương mại xuất nhập Việt Com” II Mục đích đề tài - Cung cấp phần mềm hỗ trợ hiệu cho phận kế toán tài sản cố định - Cung cấp thơng tin cách nhanh chóng, kịp thời, xác, đầy đủ cho phận - Nâng cao hiệu sử dụng tài sản cố định, giảm chi phi, tăng doanh thu công ty - Hỗ trợ nhân viên kế toán quản lý tài sản cố định công ty - Sử dụng nguồn lực sẵn có như: người, hệ thống máy tính để nâng cao hiệu công tác quản lý III Đối tượng nghiên cứu đề tài Đề tài tập trung nghiên cứu phân hệ kế toán Tài sản cố định công ty IV Phạm vi nghiên cứu Trong khuôn khổ đề tài, em nghiên cứu nghiệp vụ tăng mua sắm TSCĐ , không nghiên cứu nghiệp vụ kế toán như: tăng TSCĐ tự chế, tăng TSCĐ chuyển bất động sản đầu tư thành bất động sản chủ sở hữu, nhận góp vốn liên doanh tài sản, nhận TCSĐ biếu tặng, kế toán giao dịch bán thuê lại tài sản thuê tài chính, khách hàng mua lí chịu TSCĐ… V.Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp vấn, thu thập, so sánh, tổng hợp thông tin - Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý - Phương pháp vật biện chứng vật lịch sử VI.Kết cấu đồ án Đề tài: “Xây dựng phần mềm kế toán tài sản cố định công ty TNHH Thương mại xuất nhập Việt Com” Ngoài phần mở đầu, kết luận danh mục tài liệu tham khảo, phần nội dung đồ án gồm có chương: Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TRONG DOANH NGHIỆP Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU VIỆT COM VÀ PHƯƠNG HƯỚNG KHẮC PHỤC Chương 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TỐN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU VIỆT COM CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Lý luận chung để xây dựng phần mềm kế toán 1.1.1 Khái niệm đặc trưng phần mềm kế tốn 1.1.1.1 Khái niệm: Khi cơng nghệ thơng tin phát triển, phần mềm máy tính chuyên gia phần mềm thiết kế để ứng dụng vào lĩnh vực Trong đó, lĩnh vực kế tốn lĩnh vực ưu tiên để tin học hóa trước tiên Từ xuất thuật ngữ phần mềm kế toán Để hiểu thuật ngữ rõ trước hết cần biết HTTT kế toán , thành phần HTTT kế toán mối quan hệ thành phần HTTT kế toán: hệ thống tổ chức để thu thập, lưu trữ, xử lý, cung cấp thông tin lĩnh vực kinh tế, tài dựa vào cơng cụ máy tính thiết bị tin học để cung cấp thơng tin kế tốn cần thiết cho trình định để quản lý, điều hành hoạt động tác nghiệp tổ chức, xí nghiệp, doanh nghiệp Các thành phần HTTT sử dụng máy tính: (1) Con người: (2) Dữ liệu: Bao gồm tồn số liệu, thơng tin kế tốn phục vụ cho việc xử lý hệ thống trợ giúp cho nhà quản lý (3) Thủ tục: Là quy định quy tắc kế toán tác động lên liệu để thực lưu trữ xử lý thông tin (4) Phần cứng: Bao gồm máy tính, thiết bị ngoại vi thiết bị truyền thông (5) Phần mềm (chương trình): Là tập hợp lệnh viết ngơn ngữ máy để thông báo cho máy biết phải thực thao tác cần thiết theo thủ tục Báo cáo tăng, giám TSCĐ (Mẫu số B03 - BH) PHỤ LỤC C MỘT SỐ ĐOẠN CODE CƠ BẢN Code chương trình CLOSE ALL ************************************** SET SAFETY OFF SET DATE TO French SET DATE DMY SET CENTURY ON SET NOTIFY OFF SET TALK OFF SET DELETED ON SET DEFAULT TO SYS(5)+ CURDIR() SET EXACT OFF SET NULL OFF SET SYSMENU ON SET STATUS BAR OFF SET UDFPARMS ON PUBLIC m.quyen,m.taikhoan STORE '' TO m.quyen STORE '' TO m.taikhoan SET PROCEDURE TO prg\docchu.prg ************************************** DO FORM form\frm_dangnhap READ EVENTS Code hàm đọc chữ FUNCTION docchu LPARAMETERS sotien *PRIVATE ALL EXCEPT sotien IF (sotien=0) THEN chuoi2="Không đồng" ELSE IF ABS(sotien)>999999999999 THEN chuoi2="Số lớn" ELSE IF sotien