Đang tải... (xem toàn văn)
Slide giảng dạy về kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả. Tài liệu dùng cho Sinh viên Đại học.
KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHĨM ThS Lê Chí Hùng Cường KHÁI QT CHUNG VỀ NHĨM Khái niệm nhóm Nhóm là: “ Hai hay nhiều người làm việc với để hoàn thành mục tiêu chung” (Lewis-McClear) Nhóm là: “ Một số người với kỹ bổ sung cho nhau, cam kết làm việc, chia sẻ trách nhiệm mục tiêu chung" (Katzenbach Smith) Nhóm là: " Nó xe Ferrari, hoạt động mạnh mẽ, tốn nhiều tiền của/cơng sức để bảo dưỡng Khái niệm nhóm Là nhóm người có kỹ khác nhau, nhiệm vụ khác nhau, làm việc chung với nhau, bổ sung chức hỗ trợ cho để đạt mục tiêu chung Đặc điểm: - Là tập hợp cá nhân có kỹ bổ sung cho - Cùng cam kết chịu trách nhiệm thực mục tiêu chung - Các thành viên nhóm tương tác với với trưởng nhóm để đạt mục tiêu chung - Các thành viên nhóm phụ thuộc vào thơng tin để thực phần việc Kỹ làm việc nhóm Kỹ làm việc nhóm kỹ tương tác thành viên nhóm, nhằm thúc đẩy hiệu cơng việc ,phát triển tiềm tất thành viên Một mục tiêu lớn thường đòi hỏi nhiều người làm việc với nhau, làm việc nhóm trở thành định nghĩa quan trọng tổ chức sống Kỹ làm việc nhóm bao gồm kỹ nhỏ Xây dựng vai trò nhóm Kỹ quản lý hội họp Phát triển trình làm việc nhóm Sáng tạo kích thích tiềm Những vấn đề nảy sinh mơ hình làm việc theo nhóm Đặc điểm cần thiết nhóm Nhiệm vụ ranh giới nhóm xác định rõ ràng, quyền hạn phân chia cụ thể để quản lý quy trình làm việc, cần phải có ổn định thành viên nhóm khoảng thời gian định Phân loại nhóm Các nhóm thức Các nhóm thức nhóm có tổ chức Chúng thường cố định, thực cơng việc có tính thi đua, có phân cơng rõ ràng Họ có chung tay nghề chun mơn để giải vấn đề điều hành đề án Các nhóm cấp độ tổ chức theo chun mơn mang tính chất lâu dài để đảm đương mục tiêu chuyên biệt Các nhóm chức thức thường đưa ý kiến chuyên môn theo lĩnh vực riêng họ Các nhóm khơng thức Những nhóm người nhóm lại với thất thường để làm việc theo vụ việc có tính chất đặc biệt nhằm giải nhiều nhu cầu, như: nhóm thực theo dự án theo thời vụ, nhóm linh động bàn thảo chiến lược hay cần dàn xếp vụ việc, nhóm nóng cần vận dụng trí tuệ cho đề án cần nhiều sáng tạo, lực lượng đặc nhiệm tạm thời giải gấp rút vấn đề đặc biệt thời gian ngắn So sánh nhóm thức khơng thức Nhóm thức cần huấn luyện khả lãnh đạo mặt như: quy tắc cơng ty quy trình phải tuân theo, thực báo cáo, ghi chép tiến độ, kết đạt sở thơng lệ Cũng thế, nhóm khơng thức tuân theo quy trình thất thường Những ý kiến giải pháp phát sinh sở tùy thời quy trình nghiêm ngặt Tuy nhiên, cần nhớ là, dù thức hay khơng thức, việc lãnh đạo nhóm ln phải hướng thành có phối hợp nhóm với Để người phát triển Nhóm lớn dễ hốn chuyển, thành viên có nhiều hội phát triển nghề nghiệp việc thay đổi vai trò tăng tiến Mặc dù tăng tiến thường theo chiều thẳng, tay nghề nhóm lại thường tăng tiến theo chiều ngang, nghĩa học hỏi lẫn Hãy để thành viên đựơc quyền tìm hướng phát triển đừng cản trở họ Xây dựng nghiệp Dù bạn hay đồng nghiệp việc đến đâu vấn đề thành viên phải biết họ có trách nhiệm hoàn toàn nghiệp họ Hãy khuyến khích thành viên coi việc làm việc nhóm phần việc thăng tiến, lúc mở hội để học hỏi, giúp họ tiến tới đường nghiệp – dù họ có thuyên chuyển đâu Việc xây dựng nghiệp hiệu đích nhắm người có óc cầu tiến để họ vững vàng bước tới thành công IX Nhóm làm việc hiệu (năng suất cao) Khơng q nhiều người (5-7 người) Có chung sở thích, đam mê, giá trị tảng Hợp lại với để hoàn thành nhiệm vụ hay mục tiêu ngắn cụ thể Mỗi thành viên nhóm đảm trách vai trò hành động cụ thể để hồn thành mục tiêu đề Nhóm làm việc hiệu (năng suất cao) Tự cam kết làm việc hiệu (selfgenerated commitment): Mỗi thành viên chủ thể nhóm Chủ động hồn thành nhiệm vụ cụ thể nhóm Chủ động đưa ý kiến định Nhóm làm việc hiệu (năng suất cao) Thỏa thuận thơng qua trí (Agreement through consensus): Biểu Hạn chế ý kiến cảm giác cá nhân Xung đột phải giải dựa trí tồn thành viên Q trình đến định chiến lược hành động khơng thể sở thích, nhu cầu, mong muốn hay khả cá nhân Nhóm làm việc hiệu (năng suất cao) Xung đột sáng tạo lành mạnh (Healthy degree of conflict & creativity): Xung đột lành mạnh tạo tiền đề cho sáng tạo thành cao Sự không quán dẫn đến việc đưa ý kiến sáng tạo Xung đột phải kiểm soát tránh dẫn đến tác động tiêu cực Nhóm làm việc hiệu (năng suất cao) Giao tiếp nhóm (Communication): Giao tiếp mức độ cao liên kết đặc điểm Kích thích tinh thần trách nhiệm cách cư xử thích hợp thành viên Mỗi thành viên hiểu rõ cách cư xử, ý kiến hành động Chấp nhận nhận xét tích cực lẫn tiêu cực Sẵn sàng cộng tác dựa nỗ lực chung chia thơng tin Nhóm làm việc hiệu (năng suất cao) Chia sẻ quyền lực (Empowerment): Tạo cảm giác người gây ảnh hưởng, kích thích thành viên định thực thi định Chia sẻ quyền lực: kích thích phát triển lực cá nhân, kỹ sở thích Chia sẻ tầm nhìn: nhìn thấy mục tiêu lớn tìm thách thức Chia sẻ trách nhiệm Chia sẻ mức độ đáp ứng: vạch hội phát triển Hỗ trợ cho nhóm làm việc hiệu Hỗ trợ từ phía tổ chức Hỗ trợ từ cấp quản lí: Hỗ trợ từ nhân viên: Các ngun nhân dẫn đến nhóm làm việc khơng hiệu Quá nể nang mối quan hệ: Dĩ hòa vi quý, sợ lòng Thứ ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý: Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác Chính thảo luận khơng dứt điểm, phân chia công việc không phân minh Không ý đến cơng việc nhóm các tính xấu sau thành viên nhóm:như thọc gậy bánh xe, Ném đá giấu tay, gắp lửa bỏ tay người, thừa nước đục thả câu… Một số nguyên nhân khác 1.Do chưa có phương pháp làm việc nhóm hiệu phân chia công việc không đồng ,phân việc không theo lực thành viên nhóm Trưởng nhóm dành hết việc khơng tin tưởng người khác 2.Do khơng có người lãnh đạo nhóm tốt 3.Do xung đột tính cách thành viên nhóm 4.Chưa có định hướng chiến lược rõ ràng chưa xếp kế hoạch hợp lý 5.Chưa phát huy tối đa lực sở trường cá nhân Một số nguyên nhân khác 6.Chưa biết động não tập thể (chưa phát huy sức mạnh tập thể) 7.Chưa trao đổi thông tin tốt (chưa đồng thơng tin) 8.Chưa có quy trình biểu mẫu chuẩn 9.Chưa ổn định nhân 10.Chưa dám mạo hiểm cần thiết 11.Chưa dám từ chối khơng cần thiết khơng thể thực 12.Chưa đủ kiên nhẫn 10 sai lầm người lãnh đạo nhóm cần tránh q trình quản lý Khơng phát triển trì kỹ quản lý lãnh đạo Áp dụng quy trình tuyển chọn nhân viên thiếu chun nghiệp Khơng nhóm thảo luận điều mong đợi hay thiết lập mục tiêu Không ý đến nhu cầu đào tạo phát triển thành viên nhóm Khơng ủng hộ, hỗ trợ khuyến khích hoạt động xây dựng nhóm 10 sai lầm người lãnh đạo nhóm cần tránh trình quản lý 6.Ngăn cản tham gia thành viên nhóm vào hoạt động mà họ có khả đóng góp 7.Khơng cung cấp thơng tin tiếp nhận phản hồi từ nhóm 8.Để mâu thuẩn cạnh tranh vượt tầm kiểm soát, tìm cách triệt tiêu 9.Khơng chủ động việc ghi nhận khen ngợi nhóm thành viên nhóm 10 Thiếu cương thay thành viên không đáp ứng công việc dù qua huấn luyện Xây dựng tinh thần làm việc nhóm Tinh thần đồng đội Xây dựng tinh thần chung cho nhóm bạn Tổ chức buổi dã ngoại, picnic, dạo chơi thành viên nhóm Xây dựng bầu khơng khơng khí thúc đẩy nhân viên Sự tận tâm cam kết nhân viên Hướng dẫn nhân viên cách thức giải vấn đề ... ngầm tiêu cực -Các thành viên nhóm ln cố -Nhóm khơng gắng đạt mục tiêu chung họp -Tất thành viên sẵn -Có thể vắng mặt sàng tương trợ cho họp buổi gặp gỡ -Trách nhiệm quyền lợi -Cần phải biếu... Xác định mục tiêu theo nguyên tắc SMART: - Specific: cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu - Measurable: đo đếm - Achievable: đạt - Realistic: thực tế, khơng viển vơng - Time bound: có thời hạn ... chung Đặc điểm: - Là tập hợp cá nhân có kỹ bổ sung cho - Cùng cam kết chịu trách nhiệm thực mục tiêu chung - Các thành viên nhóm tương tác với với trưởng nhóm để đạt mục tiêu chung - Các thành viên