minhhien@neu.edu.vn LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 07-May-19 Ths Nguyễn Minh Hiền Nội dung chương       Khái niệm loại kế hoạch tổ chức kiện Quy trình lập kế hoạch tổ chức kiện Các nội dung kế hoạch Thành lập ban tổ chức kiện Lập tiến độ tổ chức kiện Chuẩn bị cho tổ chức kiện minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 Mục tiêu chương        Hiểu tầm quan trọng kế hoạch Phân biệt kế hoạch Nắm bước lập kế hoạch TCSK Nắm thành phần kế hoạch Nắm thành phần ban tổ chức kiện Biết cách lập tiến độ tổ chức kiện Nắm hoạt động chuẩn bị cho tổ chức kiện minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 Lập kế hoạch tổ chức kiện minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 Khái niệm   Lập kế hoạch tổ chức kiện trình xác định trước công việc cách chi tiết theo hệ thống định dựa chương trình ngân sách kiện xác định Kế hoạch tổ chức kiện thiết kế nội dung, công việc kiện (từ khâu chuẩn bị kết thúc kiện), xếp có khoa học theo trình tự định thời gian cho phép nhà tổ chức kiện triển khai có hiệu hoạt động chuẩn bị thực nội dung cơng việc có kiện nhằm đạt mục tiêu tổ chức kiện minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 Yêu cầu KHTCSK  Về hình thức  Về nội dung minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 Phân loại kế hoạch tổ chức kiện     Theo mức độ chi tiết (cấp quản lý, thực hiện) kế hoạch Theo phương pháp lập kế hoạch Theo quy trình tổ chức kiện Theo nguồn lực tham gia vào trình tổ chức kiện minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 Theo mức độ chi tiết (cấp quản lý, thực hiện) kế hoạch    Kế hoạch tổng thể Kế hoạch chi tiết hoạt động Kế hoạch thực nhiệm vụ cá nhân minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 Theo phương pháp lập kế hoạch    Kế hoạch "cuốn chiếu” Kế hoạch “dòng chảy song song” Kế hoạch "hỗn hợp" minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 Theo quy trình tổ chức kiện       Kế hoạch chuẩn bị kiện Kế hoạch đón tiếp, khai mạc kiện Kế hoạch điều hành diễn biến kiện Kế hoạch khắc phục cố phát sinh Kế hoạch bế mạc/ kết thúc kiện Kế hoạch cho công việc sau kiện minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 Sơ đồ Gantt Nhiệm vụ X Nhiệm vụ Y Nhiệm vụ Z Sơ đồ Gantt 1/1 Thức ăn đồ uống Loại hình kiện Lựa chọn địa điểm Đi lại Hợp đồng Giải trí 15/1 1/2 15/2 1/3 15/3 1/4 Ngày bắt đầu kết thúc 15/4 minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 Sơ đồ PERT • Các khái niệm bản: – – – Sự kiện: phản ánh thời điểm hồn thành cơng việc (hay nhóm cơng việc) bắt đầu công việc Nhiệm vụ: cơng việc nhóm cơng việc cụ thể kiện; đòi hỏi thời gian, chi phí nguồn lực khác để hồn thành Thời gian: đơn vị thời gian lựa chọn để khoảng thời gian cần để hồn thành cơng việc khoảng thời gian cộng dồn cơng việc có liên quan cần thiết để hồn thành kiện mục tiêu/mục tiêu (ngày/tuần) Bước 1: Liệt kê công việc Công việc Quyết định số lượng hoạt động ăn uống Quyết định việc bố trí dịch vụ ăn uống Quyết định thực đơn Quyết định chương trình nghị Quyết định chương trình kiện Ký hiệu 1-4a Sự kiện bắt đầu Sự kiện kết thúc 4a 1-4b 1-4c 1-5a 1-5b 1 1 4b 4c 5a 5b a b 4 c a b Bước 2: Tính thời gian cơng việc • Thời gian trung bình (expected time) để thực cơng việc: a – thời gian sớm hồn thành cơng việc m – thời gian trung bình hồn thành cơng việc b – thời gian muộn hồn thành cơng việc • Ví dụ: Cơng việc a 1-4a 1-4b 1-4c 30 1-5a 40 Giả1-5b định 1/1 ngày bắt30 đầu * m 12 13 21 28 25 b 30 31 60 70 90 te 13.8 14.8 29.0 37.0 36.7 TE* 14/1 15/1 29/1 6/2 6/2 TE=19 te=8 te=4 TE=23 TE=6 te=8 te=6 te=10 TE=20 TE=0 te=11 te=9 te=13 TE=11 te=4 te=9 TE=4 10 te=6 te=7 TE=24 TE=10 te=7 TE=17 minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 TE=33 Các công việc chủ yếu cần chuẩn bị       Các thủ tục hành cho phép tiến hành kiện, hoạt động kiện Các công việc có liên quan đến khách mời tham gia kiện Chuẩn bị nội dung bản, tài liệu Lao động Trang thiết bị Quan hệ với nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức kiện minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 Các trang thiết bị hỗ trợ lập tiến độ     Bảng danh mục hoạt động tổ chức kiện Bản chương trình, kế hoạch tổ chức kiện Bảng viết (để tiến hành thảo luận nhóm) Mẫu tiến độ chuẩn bị tổ chức kiện minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 Quy trình lập tiến độ cho cơng tác chuẩn bị tổ chức kiện Phân tích bảng danh mục mơ tả hạng mục công việc kiện Xác định khoảng thời gian cần thiết để chuẩn bị cho công việc Hệ thống hóa cơng việc thời gian công tác chuẩn bị Tổng hợp thành bảng tiến độ cho công tác chuẩn bị kiện minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 Chuẩn bị thủ tục hành - Các loại giấy phép Các bước xin giấy phép Các giấy tờ cần chuẩn bị minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 Các loại giấy phép     Giấy phép tiến hành kiện Các giấy phép vệ sinh, an ninh, môi trường Giấy phép nội dung Các giấp phép khác như: giấy phép treo băng rôn, quảng cáo đường; giấy phép cho đón tiếp phục vụ khách du lịch quốc tế minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 Các bước xin giấy phép       Xác định thủ tục, giấy phép cần phải có Tìm hiểu thơng tin, quy trình quan cấp phép Liên hệ với quan cấp phép Chuẩn bị giấy tờ mà quan cấp phép yêu cầu Nộp phí xin hóa đơn Đề nghị cấp quyền hỗ trợ việc tổ chức kiện minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 Hồ sơ xin phép tổ chức kiện    Thời hạn nộp hồ sơ trước 10 ngày diễn chương trình Địa điểm nộp: Sở Văn Hóa thơng tin Hồ sơ gồm:        Đơn Kế hoạch chương trình Hợp đồng thuê địa điểm Giấy ủy quyền khách hàng cho công ty tổ chức Hợp đồng nhà đầu tư nhà tổ chức kiện Giấy công bố tiêu chuẩn, chất lượng hàng hóa sản phẩm (tuỳ sản phẩm) Giấy phép đăng ký kinh doanh khách hàng & agency tổ chức minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 Các giấy phép khác     Họp báo Tổ chức trình diễn thời trang Tổ chức biểu diễn ca nhạc Treo băng rôn minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 ... chung lập kế hoạch tổng thể tổ chức kiện Hệ thống hóa hoạt động diễn biến kiện Lập kế hoạch chuẩn bị chi tiết Lập kế hoạch chuẩn bị tổng thể Lập kế hoạch việc triển khai thực kiện Lập kế hoạch cho. .. 07-May-19 Lập kế hoạch chuẩn bị tổng thể   Kế hoạch chuẩn bị tổng thể lập dựa kế hoạch chuẩn bị chi tiết Lọc theo Người phụ trách  Nội dung: trang thiết bị, nhân lực,…   Dự tính lập tiến... quan trọng kế hoạch Phân biệt kế hoạch Nắm bước lập kế hoạch TCSK Nắm thành phần kế hoạch Nắm thành phần ban tổ chức kiện Biết cách lập tiến độ tổ chức kiện Nắm hoạt động chuẩn bị cho tổ chức