QUI TRÌNH NGHIỆM THU CÔNG VIỆC XÂY DỰNG TẠI DỰ ÁN CƠNG TY VINACONEX Quản trị hoạt động có vai trò quan trọng hiệu hoạt động Doanh nghiệp như: sử dụng nhân lực thế nào để phù hợp và hiệu quả, loại bỏ lãng phi theo triết lý LEAN, các chiến lược sản xuất, kinh doanh, nâng cao chất lượng sản phẩm… để Doanh nghiệp hoạt động hiệu Với kiến thức tiếp thu được qua mơn học Quản trị hoạt động Chương trình đào tạo thạc sỹ quản trị kinh doanh quốc tế Đại học Griggs, Tơi xin đưa quy trình nghiệm thu công việc xây dựng được áp dụng Ban điều hành thi công giai đoạn Dự án Khu đô thị Bắc An Khánh (gọi tắt là Ban điều hành) Giới thiệu Ban điều hành thi công giai đoạn Dự án Khu đô thị Bắc An Khánh: Ban điều hành được thành lập theo Quyết định số 0622/2010/QĐ-PTNL ngày 15 tháng năm 2010 Hội đồng quản trị Tổng công ty cổ phần Xuất nhập khẩu và xây dựng Việt Nam (VINACONEX.,JSC) Ban điều hành là đơn vị hạch toán phụ thuộc Tổng công ty, có dấu riêng theo mẫu quy định, được mở tài khoản ngân hàng để phục vụ cho các hoạt động Ban điều hành Trụ sở Ban điều hành đặt địa chỉ: Khu đô thị Bắc An Khánh - Huyện Hoài Đức Thành phố Hà Nội Chức Ban điều hành: Ban điều hành thay mặt Tổng công ty cổ phần VINACONEX quản lý điều hành các đơn vị nhà thầu thực hiện Hợp đồng xây lắp Khu đô thị Bắc An Khánh Huyện Hoài Đức - Thành phố Hà Nội (gọi tắt là Dự án), bao gồm không giới hạn các chức sau: - Làm đầu mối quan hệ giao dịch với Chủ đầu tư và các quan quản lý liên quan để xử lý các công việc liên quan đến trách nhiệm, nghĩa vụ Tổng công ty thực hiện Hợp đồng xây lắp - Thay mặt Tổng công ty điều phối các đơn vị tham gia Dự án đảm bảo tiến độ, chất lượng, an toàn và hiệu theo yêu cầu Chủ đầu tư - Theo dõi và giám sát chất lượng, khối lượng, ATLĐ toàn Dự án - Tổng hợp báo cáo Lãnh đạo Tổng cơng ty về tình hình thực hiện Dự án Báo cáo Chủ đầu tư và các quan quản lý có liên quan có yêu cầu Nhiệm vụ Ban điều hành: - Phối hợp với các Ban liên quan Tổng Công ty làm việc với Chủ đầu tư để đàm phán, thương thảo, trình Tổng cơng ty và Chủ đầu tư ký kết hợp đồng - Phối hợp với các Ban liên quan Tổng Công ty để soạn thảo hợp đồng giao việc cho các đơn vị tham gia Dự án và phương án kinh tế Dự án trình Lãnh đạo Tổng công ty phê duyệt - Theo dõi chất lượng, khối lượng, giá trị và tiến độ các đơn vị tham gia Dự án - Kiểm tra, giám sát các đơn vị thi công đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh mơi trường, phòng chống cháy nổ công trường, an ninh trật tự địa bàn thi công - Phối hợp với các đơn vị thi công, đơn vị thiết kế tổ chức nghiệm thu hoàn thành giai đoạn, hạng mục cơng trình/cơng trình với Chủ đầu tư - Tổng hợp khối lượng hoàn thành các đơn vị thi công và lập hồ sơ toán chung Tổng cơng ty để trình Tổng cơng ty ký và đề nghị Chủ đầu tư toán - Phân chia giá trị tạm ứng, toán và đề xuất Tổng công ty toán cho các đơn vị thi công tương ứng với phần việc đơn vị đã thực hiện và đã được Chủ đầu tư tạm ứng, toán - Phối hợp cùng đơn vị thi công làm việc với Chủ đầu tư và các quan có liên quan để giải quyết các vấn đề phát sinh lớn làm thay đổi giá trị hợp đồng - Tổng hợp hồ sơ quyết toán chung Tổng cơng ty, trình Lãnh đạo Tổng cơng ty ký và phối hợp các đơn vị thực hiện làm việc với Chủ đầu tư để quyết toán - Báo cáo Tổng công ty theo định kỳ hàng tháng, hàng quý đột xuất theo yêu cầu về tình hình thực hiện hợp đồng Báo cáo Chủ đầu tư và các quan quản lý theo yêu cầu - Tổng hợp, báo cáo khó khăn vướng mắc (nếu có) và đề xuất phương án giải quyết để lãnh đạo Tổng cơng ty có hướng đạo kịp thời - Các nhiệm vụ khác được Tổng công ty cổ phần VINACONEX giao Qui trình nghiệm thu cơng việc xây dựng Dự án thể hiện theo sơ đồ đây: Sơ đồ qui trình nghiệm thu Nhà thầu nghiệm thu nội bộ gửi phiếu yêu cầu nghiệm thu 24 Tư vấn giám sát: IBST Tư vấn Quản lý xây dựng: Bureau Veritas Nghiệm thu lại phê duyệt Chủ đầu tư: An Khánh JVC thông tin báo cáo Nhà thầu thi cơng *Mơ tả quy trình: Nhà thầu nghiệm thu nội bộ gửi phiếu yêu cầu nghiệm thu: - Khi hoàn thành công việc xây dựng, Kỹ sư giám sát Ban điều hành (Đại diện nhà thầu chinh) tổ chức chức nghiệm thu nội với cán thi công trực tiếp các Nhà thầu phụ, các bước công tác nghiệm thu công việc xây dựng tuân theo nghị định 209 - Nếu công việc nghiệm đạt yêu cầu kỹ thuật, Kỹ sư giám sát Ban điều hành làm phiếu yêu cầu nghiệm thu gửi Tư vấn quản lý xây dựng (Bureau Veritas) và tư vấn giám sát thi công (IBST), phiếu yêu cầu nghiệm thu phải được gửi trước 24 giờ so với thời gian nghiệm thu ghi phiếu yêu cầu và gửi kèm theo các hồ sơ sau : + Biên nghiệm thu nội Nhà thầu + Bản vẽ hoàn công đối tượng nghiệm thu + Các vẽ thi công chi tiết đã được phê duyệt + Các chứng thi nghiệm vật tư, vật liệu liên quan đến đối tượng nghiệm thu + Các tài liên quan liệu khác (nếu có) Tư vấn giám sát thi công Quản lý xây dựng tổ chức nghiệm thu trường: + Thông thường Tư vấn giám sát và Tư vấn quản lý xây dựng cùng tổ chức kiểm tra, nghiệm thu Tuy nhiên, nhiều Tư vấn quản lý xây dựng không tham gia tham gia muộn quyền quyết định cuối cùng quá trình nghiệm thu lại là Tư vấn quản lý xây dựng + Tùy vào mức độ quan trọng cơng tác nghiệm thu Chủ đầu tư có thể tham gia không tham gia nghiệm thu, nghiệm thu hoàn thành giai đoạn xây dựng và nghiệm thu hoàn thành Chủ đầu tư sẽ tham gia nghiệm thu + Khi nghiệm thu ngoài hiện trường Tư vấn giám sát, Tư vấn quản lý xây dựng sẽ kiểm tra hồ sơ nghiệm thu Nhà thầu, kiểm tra công việc thực tế hiện trường đối chiếu với Hồ sơ thiết kế, yêu cầu kỹ thuật Dự án, biện pháp thi công đã được phê duyệt…để qút định cơng tác nghiệm thu có đạt u cầu hay không + Nếu công việc được nghiệm thu, các kỹ sư giám sát đoàn Tư vấn giám sát và Tư vấn quản lý xây dựng sẽ ký đồng ý chấp thuận nghiệm thu vào phiếu yêu cầu nghiệm thu, sau trình Giám đốc xây dựng Tư vấn quản lý xây dựng phê duyệt Nhà thầu được triển khai công việc tiếp theo + Công việc được chấp thuận nghiệm thu, Nhà thầu soạn thảo Biên nghiệm thu để các bên tham gia ký Thông tin phản hồi từ Tư vấn quản lý xây dựng đến Nhà thầu thi công Chủ đầu tư: + Thông báo cho Nhà thầu được triển khai công việc tiếp theo công tác nghiệm thu được phê duyệt nghiệm thu + Thông báo cho Nhà thầu tồn tại, khiếm khuyết phát hiện quá trình nghiệm thu để Nhà thầu sửa chữa, khắc phục và yêu cầu Nhà thầu thông báo thời điểm tổ chức nghiệm thu lại + Thông báo cho Chủ đầu tư kết nghiệm thu *Nhận xét quy trình và mợt số điểm cần cải thiện: + Phiếu yêu cầu nghiệm thu Tư vấn quản lý xây dựng yêu cầu Nhà thầu phải nộp trước 24 là quá dài nên khoảng thời gian chờ được nghiệm thu để thi công các công việc tiếp theo lượng lớn công nhân phải đợi chờ nên rất lãng công gây thiệt hại cho Nhà thầu + Để đơn giản hóa thủ tục hành chinh, theo Nghị định 209, thành phần tham gia nghiệm thu cơng việc xây dựng có hai thành phần tham gia nghiệm thu là kỹ sư giám sát và cán thi công trực tiếp Nhà thầu Ở quy trình nêu có thêm Tư vấn quản lý xây dựng và phê duyệt cuối cùng là giám đốc xây dựng Tư vấn quản lý là người không tham gia nghiệm thu là không cần thiết và quá rườm rà dẫn đến Nhà thầu phải chờ đợi gây tổn thất về kinh tế Vì vậy, theo Tơi, quy trình cần cải thiện số điểm sau: + Không cần gửi phiếu yêu cầu nghiệm thu trước 24 Tư vấn giám sát, Tư vấn quản lý xây dựng đều công trường nên cần gửi trước 1-3 để Nhà thầu chờ đợi và đảm bảo tiến độ thi công + Thành phần tham gia nghiệm thu cần Tư vấn giám sát là đủ nếu có thêm thành phần Tư vấn quản lý người tham gia nghiệm thu ký đồng ý nghiệm thu là đủ chờ giám đốc xây dựng phê duyệt Câu 2: Theo anh/chị nội dung nào môn học Quản trị Tác nghiệp này là có thể áp dụng vào công việc anh/chị doanh nghiệp anh/chị hiện nay? Anh/chị dự định sẽ áp dụng kiến thức vào hoạt động và sẽ áp dụng thế nào? Qua môn Quản trị hoạt động, Tôi thấy phương pháp sản xuất Lean là nội dung có thể áp dụng vào quá trình sản xuất kinh doanh Tổng công ty cổ phần VINACONEX nơi công tác hiện Một triết lý LEAN là loại bỏ các lãng phi quá trình sản xuất, trong lĩnh vực xây lắp tồn rất nhiều lãng phi Tuy đã cố gắng áp dụng nhiều phương thức quản lý tiên tiến quá trình thực hiện các hoạt động tác nghiệp VINACONEX hiện có số loại lãng phi điển hình, theo mơ hình LEAN là:  Lãng phí thừa: Hàng loạt các dự án bất động sản trung và cao cấp Khu đô thị Bắc An Khánh, Cát Bà Amani khởi công và chào bán, rơi vào thời điểm nền kinh tế khó khăn, bất động sản đóng băng, chinh sách tiền tệ NHNN thắt chặt Vì thế hộ cao cấp, biệt thự đã rơi vào tình trạng khơng bán được, mơ hình khơng phù hợp với tình hình thị trường, nhu cầu người dân gây sự tổn thất lớn về vốn bị ứ đọng, vốn không quay vòng….,trong vốn phải vay trả chi phi tiền lãi quá cao thời điểm này, doanh nghiệp lỗ, nhà thừa, bán giảm giá khơng mua giá hộ cao cấp không phù hợp với nhu cầu thực tế người mua  Lãng phí lưu kho: Như phân tich trên, nghiên cứu phân khúc thị trường hộ cao cấp và resort chưa được sát với thực tế Vì thế VINACONEX đã tinh toán sai là đã xây dựng quá nhiều dự án hộ cao cấp, nghỉ dưỡng…trong lượng tiêu thụ quá thấp so với kế hoạch Vì thế đã tồn lại lượng hộ cao cấp không thể bán được, đã dư thừa hộ, ảnh hưởng đến lợi nhuận, dòng vốn, Doanh nghiệp gánh chịu thêm các chi phi quản lý phát sinh khác nhân công trông coi, bảo dưỡng, tiền thuế đất… càng làm cho Doanh nghiệp khó khăn chồng chất  Lãng phí chờ đợi Hàng loạt các dự án không bán được, dẫn đến nhân công, các phận phòng ban khác bị tắc nghẽn đình trệ về dự án Tiến độ thi công bị chậm lại, kéo dài thời gian, điều này làm cho chi phi toán tiền lương nhân công, nhân sự các phận tăng thêm Hơn nữa, khâu tổ chức thi công không hợp lý dẫn đến các phận phải đợi chờ, cụ thể là sản phẩm, công việc khâu trước đã hoàn thành khâu sau không được thực hiện như: - Việc giải phóng mặt xong thiết kế vẽ thi công chưa được phê duyệt nên chưa triển khai thi công được tình trạng thi cơng phải chờ ngun vật liệu Một vi dụ là Dự án Khu đô thị Bắc An Khánh, mặt Dư án đã được UBND tỉnh Hà Tây (cũ) bàn giao từ năm 2008 phải chờ đợi năm hoàn thành thiết kế để có thể triển khai thi cơng gây lãng phi lớn và để mất hội tung sản phẩm thị trường vào thời điểm đỉnh cao bất động sản - Việc lập kế hoạch thi công và tổ chức thi công không tốt dẫn đến công nhân phải chờ đợi như: công nhân lắp đặt cốt thép thường xuyên phải chờ công lắp dựng cốp pha hoàn thiện gây lãng phi nhân công  Lãng phí vận chuyển Tại các đơn vị thi cơng, cơng trường xây dựng việc lãng phi vận chủn nhiều lãng phi bố trị mặt tổ chức thi công không hợp lý => dẫn đến nguồn lực nhân công nhiều để vận chuyển các thiết bị máy móc, ngun vật liệu lên cơng trường Khơng đầu tư các thiết bị máy móc hiện đại xe nâng, cẩu tháp… Nên phải sử dụng nhiều lao động phổ thông Lãng phi vận chuyển bố tri mặt sản xuất, thi công không hợp lý và việc cấp phát, nhận nhầm loại vật tư, vật liệu cần sử dụng Ở VINACONEX các doanh nghiệp xây dựng Việt Nam, tổ chức mặt thi công thực tế thường không được giám sát thực hiện theo thiết kế, sau vài giai đoạn thi cơng, mặt cơng trường khơng được trì đã được quy định Kho bãi vật tư, vật liệu không bố tri vị tri quy định dẫn đến đường vận chuyển đến điểm thi công sẽ rất xa và việc phải chờ đợi cắt qua các điểm thi cơng khác  Lãng phí thao tác Đội ngũ công nhân không được đào tạo bài dẫn đến tay nghề kém, thế tốn nhiều nhân công và thời gian để hoàn thành đơn vị sản phẩm Nhiều công đoạn công nhân tay nghề thấp khơng thao tác quy trình nên phải làm làm lại nhiều lần để hoàn thành sản phẩm Điều này đã gây lãng phi thời gian và tiền Không it công việc, sản phẩm hỏng đã phải làm lại, số đoạn đường Láng - Hoà Lạc đắp xong không đạt độ chặt yêu cầu vật liệu đắp ngậm nước quá quy định phải xới lên phơi đắp lại, cấu kiện bê tông đã đổ không đạt cường độ phải phá làm lại, đơn giản hơn, cán văn phòng soạn thảo, trình bày văn khơng đạt u cầu phải làm lại không tốn giấy, khấu hao thiết bị văn phòng mà làm chậm giao dịch cần thiết  Lãng phí gia cơng thừa Bản vẽ gia cơng thép không được quan tâm mức dẫn đến sai thiết kế nên khơng được sử dụng quá trình thi công gây lãng phi Các giải pháp khắc phục: - Thiết kế tổng mặt thi công phù hợp với quy mô dự án - Áp dụng định mức theo quy định hiện hành về vật tư, nhân công, máy - Để loại bỏ lãng phi chờ đợi cần sử dụng hệ thống sản xuất kéo chiến lược JIT việc lập, theo dõi và thực hiện kế hoạch sản xuất, thi công chinh xác, theo đó, thời điểm bắt đầu thực hiện cơng việc sau phải là thời hạn hoàn thành công việc trước và việc cung cấp vật tư, vật liệu phải lúc sản xuất, thi công yêu cầu - Việc cần làm để hạn chế lãng phi vận chuyển là kiểm soát tốt mặt thi công giai đoạn và sử dụng phương pháp Kanban cấp phát, tiếp nhận - Những lãng phi về thao tác làm chi phi sản xuất tăng lên cần phải loại bỏ cách yêu cầu và thường xuyên kiểm tra việc thực hiện quy trình làm việc, thực hiện yêu cầu kỹ thuật Đào tạo nâng cao kỹ cho người lao động, định mức công việc và sử dụng phương pháp Kaizen là biện pháp hạn chế lãng phi thao tác Kết luận: Đất nước đà phát triển và hội nhập quốc tế tạo nhiều hội cho doanh nghiệp phát triển, bên cạnh đặt nhiều thách thức Mơn học Quản trị hoạt động thực sự rất hữu ich cho Tôi và doanh nghiệp nơi công tác Từ kiến thức môn học nếu áp dụng tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp cải thiện quy trình làm việc cho hợp lý, tiết kiệm chi phi, tăng doanh thu và hiệu kinh doanh Đặc biệt, giai đoạn cạnh tranh khốc liệt hiện ưu tiên mục tiêu cạnh tranh chất lượng và loại bỏ lãng phi là điều kiện cần thiết phải được thực hiện Tài liệu tham khảo: Giáo trình mơn Quản trị hoạt động - Trường đại học Griggs Quản trị sản xuất và dịch vụ - Nhà xuất LĐ – XH GS.TS Đồng Thị Thanh Phương ... quản lý xây dựng sẽ ký đồng ý chấp thu n nghiệm thu vào phiếu u cầu nghiệm thu, sau trình Giám đốc xây dựng Tư vấn quản lý xây dựng phê dụt Nhà thầu được triển khai cơng việc. .. các bước công tác nghiệm thu công việc xây dựng tuân theo nghị định 209 - Nếu công việc nghiệm đạt yêu cầu kỹ thu t, Kỹ sư giám sát Ban điều hành làm phiếu yêu cầu nghiệm thu gửi... trọng công tác nghiệm thu Chủ đầu tư có thể tham gia khơng tham gia nghiệm thu, nghiệm thu hoàn thành giai đoạn xây dựng và nghiệm thu hoàn thành Chủ đầu tư sẽ tham gia nghiệm thu