Đang tải... (xem toàn văn)
a) Kh¸i niÖm tæ chøc Tổ chức thường được hiểu như là tập hợp của hai hay nhiều người cùng hoạt động trong những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được những mục đích chung. Tổ chức là sự sắp xếp người một cách có hệ thống nhằm thực hiện một mục đích nào đó. Ví dụ: Trường học, Bệnh viện, Doanh nghiệp, công ty, các cơ quan nhà nước... b) §Æc trng c¬ b¶n cña tæ chøc Mäi tæ chøc ®Òu mang tÝnh môc ®Ých. §©y lµ yÕu tè c¬ b¶n nhÊt cña bÊt kú tæ chøc nµo. MÆc dï môc ®Ých cña c¸c tæ chøc kh¸c nhau cã thÓ lµ kh¸c nhau Mäi tæ chøc ®Òu lµ tËp hîp gåm nhiÒu thµnh viªn. Nh÷ng thµnh viªn cã chøc n¨ng nhÊt ®Þnh trong ho¹t ®éng cña tæ chøc, cã quan hÖ víi nhau trong nh÷ng h×nh th¸i c¬ cÊu nhÊt ®Þnh. Mọi tổ chức đều hoạt động theo những cách thức nhất định để đạt mục
Bài giảng Quản trị học Phần I Tổng quan quản trị học Chơng Tổng quan quản trị tổ chức 1.1 Tổ chức hoạt động tổ chức 1.1.1 Khái niệm đặc trng tổ chức a) Khái niệm tæ chøc - Tổ chức thường hiểu tập hợp hai hay nhiều người hoạt động hình thái cấu định để đạt mục đích chung - Tổ chức xếp người cách có hệ thống nhằm thực mục đích Ví dụ: Trường học, Bệnh viện, Doanh nghiệp, công ty, quan nhà nc b) Đặc trng tổ chức - Mọi tổ chức mang tính mục đích Đây yếu tố tổ chức Mặc dù mục đích tổ chức khác khác - Mọi tổ chức tập hợp gồm nhiều thành viên Những thành viên có chức định hoạt động cđa tỉ chøc, cã quan hƯ víi nh÷ng hình thái cấu định - Mi t chc hoạt động theo cách thức định để đạt mục đích – kế hoạch - Mọi tổ chức phải thu hút phân bổ nguồn lực cần thiết để đạt mục đích Các tổ chức, loại gì, lợi nhuận hay phi lợi nhuận, lớn hay nhỏ dùng đến bốn nguồn lực chủ yếu: Nhân lực, vật lực, tài lực, thông tin - Mọi tổ chức hoạt động mối quan hệ tương tác với tổ chức khác Bài giảng Quản trị học - Mi t chc cần đến nhà quản trị, chịu trách nhiệm liên kết, phối hợp người bên bên tổ chức nguồn lực khác để đạt mục đích với hiệu cao Bµi giảng Quản trị học 1.1.2 Các hoạt động tổ chức - Tìm hiểu dự báo xu biến động môi trờng để trả lời câu hỏi: Môi trờng đòi hỏi tổ chức? Môi trờng tạo cho tổ chức hội thách thức nào? - Tìm kiếm huy động nguồn vốn cho hoạt động tổ chức - Tìm kiếm yếu tố đầu vào cho trình tạo sản phẩm dịch vụ tổ chức nh nguyên vật liệu, lợng, máy móc, nhân lực - Tiến hành tạo sản phẩm dịch vụ tổ chức trình sản xuất - Cung cấp sản phẩm dịch vụ tổ chức - Thu đợc lợi ích cho tổ chức phân phối lợi ích cho ngời tạo nên tổ chức đối tợng tham gia vào hoạt động tổ chức - Hoàn thiện, đổi sản phẩm, dịch vụ, quy trình hoạt động nh tạo sản phẩm dịch vụ mới, quy trình hoạt động - Đảm bảo chất lợng hoạt động sản phẩm, dịch vụ tổ chức Có thể khái quát trình hoạt động nh sau: Nghiên cu môi trờng Có đ ợc vốn Có đ ợc đầu vào Sản xuất Phân phối sản phẩm, dịch vụ Phân phối lợi ích Không ngừng đổi đảm bảo chất lợng 1.2 Quản trị tổ chức 1.2.1 Quản trị dạng quản trị a) Quan niệm quản trị Quản trị tác động liên tục có tổ chức, có định hớng chủ thể quản trị lên đối tợng quản trị nhằm đạt mục tiêu chung tổ chức ®· ®Ị ®iỊu kiƯn biÕn ®éng cđa m«i trờng thay đổi nguồn lực Bài giảng Quản trị học Nh vậy, quản trị bao gồm yếu tố thành phần nh sau: - Chủ thể quản trị đối tợng bị quản trị - Có mục tiêu quản trị rõ ràng - Kết hiệu - Có nguồn tài nguyên hạn chế - Môi trờng quản trị thay đổi Các yếu tố tách rời mà có mối quan hệ ràng buộc với quản trị Chủ thể quản trị tác nhân tạo tác động Tác động lần nhng nhiều lần Đối tợng bị quản trị phải tiếp nhận tác động chủ thể quản trị Thông thờng chủ thể nhiều ngời đối tợng máy móc thiết bị, tiền vốn, vật t hay ngời Căn để chủ thể tạo tác động mục tiêu quản trị b) Các dạng quản trị Quản trị đợc chia thành ba dạng chính: - Quản trị giới vô sinh: nhà xởng, ruộng đất hầm mỏ, máy móc, thiết bị - Quản trị giới sinh vật: vật nuôi, trồng - Quản trị xã hội loài ngời: doanh nghịêp, gia đình Tất dạng quản trị mang đặc điểm chung sau đây: - Để quản trị đợc phải tồn hệ quản trị bao gồm hai phân hệ: chủ thể quản trị đối tợng quản trị Bài giảng Quản trị học - Phải có một tập hợp mục đích thống cho chủ thể đối tợng quản trị - Quản trị liên quan đến việc chao đổi thông tin nhiều chiều Quản trị trình thông tin - Quản trị có khả thích nghi 1.2.2 Quản trị tổ chức a) Định nghĩa Quản trị tổ chức trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra nguồn lực hoạt động tổ chức nhằm Quỏ đạttrỡnh đợcqun mụctrđích tổ chức với kết cao điều kiện môi trờng biến động Cỏc ngun lc - Nhõn lc - Tài lực - Vật lực - Thông tin Lập kế hoạch Kiểm tra Phối hợp hoạt động Tổ chức Kết -Đạt mục đích - Đạt mục tiêu + Sản phẩm + Dịch vụ - Hiệu cao Lãnh o quản trị tổ chức Quản b) Phơng diện trị tổ chức thờng đợc xem xét hai phơng diện bản: tổ chức kỹ thuật kinh tế xã hội Về phơng diện tổ chức kỹ thuật, quản trị tổ chức phải trả lời câu hỏi: - Làm quản trị làm gì? Lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra - Đối tợng chủ yếu quản trị gì? Là mối quan hệ ngời bên bên tổ chức - Quản trị đợc tiến hành nào? Quản trị trình đợc thực liên tục theo thời gian - Mục đích quản trị tổ chức gì? thực mục đich tổ chức với hiệu cao Về phơng diện kinh tế xã hội, quản trị tổ chức phải trả lời câu hỏi: - Tổ chức đợc thành lập hoạt động mục đích gì? - Ai nắm quyền lãnh đạo điều hành tổ chức? Bài giảng Quản trị học - Ai đối tợng khách thể quản trị? - Giá trị gia tăng nhờ hoạt động quản trị thuộc ai? 1.2.3 Các chức quản trị 1.2.3.1 Phân theo trình quản trị Để quản trị, chủ thể quản trị phải thực nhiều loại công việc khác Những loại công việc đợc gọi chức quản trị Nh vậy, chức quản trị công việc quản trị khác mà chủ thể quản trị (các nhà quản trị) phải thực trình quản trị tổ chức Phân tích chức quản trị nhằm trả lời câu hỏi: Các nhà quản trị phải thực công việc trình quản trị Có nhiều ý kiến khác phân chia CN trình quản trị: - Henry Fayol ( 1916) phân chia trình quản trị chức cụ thể: hoạch định, tổ chức, điều khiển, phối hợp kiểm tra - Lyther Gulick Lydal Urwick(1923) nªu lªn chøc cụ thể gọi tắt POSDCORB, đó: P (Planning): Hoạch định; O (Organizing): Tổ chức; S (Staffing): Nhân sù; D (Directing): ChØ huy, ®iỊu khiĨn; CO (Coordinating): Phèi hợp; R (Reviewing): Kiểm tra; B (Budgeting): Tài chính, ngân sách - Theo nhà quản trị Cộng hoà Liên bang Đức quản trị có chức là: Xác định triết lý, giáo lý sách kinh doanh; kế hoạch kinh doanh kiểm tra; Tổ chức huy; Phát triển quản trị viên - Gần đây, có ý kiến (của James Stonner Stenph P.Robbins) dùng khái niệm lãnh đạo theo nghĩa điều hành thay cho hai chức điều khiển phối hợp, nh quản trị chức cụ thể: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra - Lập kế hoạch (là trình thiết lập mục tiêu phơng thức hành động thích hợp để đạt mục tiêu) - Tổ chức ( xây dựng hình thái cầu định để đạt mục tiêu đảm bảo nguồn nhân lực theo cấu) - Lãnh đạo (là trình đạo thúc đẩy thành viên làm cách tốt nhất) - Kiểm tra (là trình giám sát chấn chỉnh hoạt động để đảm bảo việc thực theo kế hoạch) 1.2.3.2 Phân theo hoạt động tổ chức Bài giảng Quản trị học - Quản trị lĩnh vực Marketing - Quản trị lĩnh vực nghiên cứu phát triển - Quản trị sản xuất - Quản trị tài - Quản trị nguồn nhân lực - Quản trị chất lợng - Quản trị dịch vụ hỗ trơ cho tổ chức 1.2.4 Vai trò quản trị tổ chức Không có hoạt động quản trị, ngời tập thể phải làm gì, lúc nào, công việc diễn cách lộn xén Gièng nh hai ngêi cïng ®iỊu khiĨn mét khóc gỗ, thay bớc hớng ngời lại bớc hớng khác Những hoạt động quản trị giúp cho hai ngời khiêng khúc gỗ hớng Một hình ảnh khác giúp khẳng định cần thiết quản trị câu nói C Mác t Một nghệ sĩ chơi đàn tự điều khiển mình, nhng dàn nhạc cần phải có ngời huy, ngời nhạc trởng - Quản trị giúp tổ chức thành viên thấy rõ mục đích hớng - Quản trị phối hợp nguồn lực tổ chức (Nhân lực, vật lực, tài lực, thông tin) để thực mục đích tổ chức với hiệu cao - Quản trị giúp tổ chức thích nghi với môi trờng, nắm bắt tốt hội, giảm bớt tác động tiêu cực 1.2.5 Quản trị mét khoa häc, mét nghƯ tht, mét nghỊ - Qu¶ trị khoa học: Các quan hệ quản trị mang tính quy luật quy luật kinh tế, công nghệ, xã hội Các nhà quản trị đạt kết mong muốn họ nhận thức vận dụng quy luật qúa trình quản trị - Quản trị nghệ thuật: Tính nghệ thuật quản trị xuất phát từ tính đa dạng, phong phú vật tợng kinh tế, kinh doanh quản trị; xuất phát từ chất quản trị Những mối quan hệ ngời (với động cơ, tâm t, Bài giảng Quản trị học tình cảm khó định lợng) đòi hỏi mà quản trị phải xử lý khéo léo, linh hoạt Tính nghệ thuật quản trị phụ thuộc vào kinh nghiệm thuộc tính tâm lý cá nhân ngời quản lý; vào may vận rủi, v.v - Quản trị nghề: + Đây chức đặc biệt hình thành từ phân công chuyên môn hoá lao động xã hội, hoạt động quản trị phải số ngời đợc đào tạo, có kinh nghiệm làm việc chuyên nghiệp thực +Ngời làm nghề quản lý kinh doanh cần có điều kiện; khiếu quản trị, ý chí làm giàu (cho doanh nghiệp, cho đất nớc, cho thân), có học vấn bản, đợc đào tạo quản trị (từ thấp đến cao), tích luỹ kinh nghiệm, có tác phong động thận trọng, có đầu óc đổi mới, có phơng pháp ứng xử tốt, có phẩm chất trị nhân cách mực, v.v +Quản trị đời tạo hiệu hoạt động cao hẳn so với lao động cá nhân độc lập Thực chất quản trị quản trị ngời, thông qua quản trị để sử dụng có hiệu tiềm hội tổ chức, giúp cho tổ chức tồn ngày phát triển, đáp ứng đợc mong muốn ngun väng cđa tËp thĨ ngêi lao ®éng tỉ chức +Quản trị diễn nhiều lĩnh vực hoạt động nhng tựu chung lại quản trị tài sản, thời gian lao động quản trị mối quan hệ ngêi lao ®éng Lý thut hƯ thèng tỉng quát thuật ngữ đợc L Fon Bertalarffy đa vào vốn từ vựng khoa học dùng để mô tả lý thuyết hệ thống mở trạng thái 1.3 cân Lý thuyết thống quản động hệ đề xuất năm 1933 trờng đạitrị học tổ tổngchức hợp Chicago Từ lĩnh vực sinh học, nguyên tắc lý thuyết đợc chuyển sang việc giải 1.3.1 Hệ thống lý thuyết hệ thống vấn đề kỹ thuật quản lý Các quan điểm hệ thống công tác xã hội có nguồn gốc từ lí thuyết hệ thống tổng quát Bertalanffy Bertalanffy sinh ngày 19/09/1901 Vienna 12/06/1972 Newyork- Mĩ Ông tốt nghiệp trờng đại học: Vienna(1948), London(1949), Montreal(1949) ¤ng lµ mét nhµ sinh häc nỉi tiÕng LÝ thut ông lí thuyết sinh học cho tổ chức hữu hệ thống đợc tạo nên từ tiểu hệ thống ngợc lại phần hệ thống lớn Do ngời phận xã hội đợc tạo nên từ phân tử , mà đợc Lí thuyết đợc áp dụng tạo dựng từ nguyên tử nhỏ hệ thống xã hội nh hệ thống sinh học Sau này, lí thuyết hệ thống đợc nhà khoa học khác nghiên cứu: Hanson(1995), Mancoske(1981), Siporin(1980)và phát triển Ngời có công đa lí thuyết hệ thống áp dụng vào thực tiễn Bài giảng Quản trị học Hệ thống tập hợp phần tử có quan hệ chặt chẽ với nhau, tác động qua lại cách có quy luật để tạo thành chỉnh thể, từ làm xuất thuộc tính gọi tính trồi, đảm bảo thực chức định Căn để xác định hệ thống là: 1- Có nhiều phận hợp thành hay phần tử, phận có quan hệ chặt chẽ với nhau, tác động ảnh hởng đến mét c¸ch cã quy luËt 2- BÊt kú sù thay đổi phần tử ảnh hởng đến phần tử khác hệ thống thay đổi hệ thống ảnh hởng đến phần tử 3- Các phần tử hợp thành thể thống làm xuất tính trồi mà phần tử riêng lẻ Lý thuyết hệ thống khoa học nghiên cứu quy luật đời, hoạt động biến đổi hệ thống nhằm quản trị hệ thống 1.3.2 Các thành phần hệ thống - Phần tử hƯ thèng lµ tÕ bµo nhá nhÊt cđa hƯ thèng, mang tính độc lập tơng đối, thực chức định phân chia thêm đợc dới giác độ hoạt động hệ thống - Môi trờng hệ thống tập hợp yếu tố không thuộc hệ thống nhng lại có quan hệ tơng tác với hệ thống + Môi trờng bên Môi trờng kiểm soát đợc Bài giảng Quản trị học + Môi trờng bên Môi trờng không kiểm soát đợc - Đầu vào hệ thống loại tác động có từ môi trờng lên hệ thống ( Tài chính, Nhân lực, Vật lực, Thông tin thị trờng, mối quan hệ, sách ) - Đầu hệ thống phản ứng trở lại hệ thống môi trờng + Sản phẩm dịch vụ văn hóa + Nâng cao trình độ + Giải công ăn việc làm cho XH + Tạo nguồn tài + Hạn chế tiêu cực cho XH thái + Bảo vệ môi trờng sinh - Mục tiêu hệ thống trạng thái mong đợi, cần có có hệ thống sau thời gian định Ví dụ: Mục tiêu DN lợi nhuận, thị trờng thị phần Note: Một số hệ thống mục tiêu: HT thời tiết, vô sinh - Chức hệ thống nhiệm vụ mà hệ thống phải thực hiện, khả hệ thống việc biến đầu vào thành đầu Note: Việc phân định rõ ràng chức cho tổ chức nh phận ngời tổ chức nhiệm vụ quan trọng quản trị - Nguồn lực hệ thống tập hợp yếu tố mà hệ thống sử dụng đợc để thực mục tiêu (Các đầu vào, tiềm nguồn nhân lực, uy tín) - Cơ cấu ( cấu trúc) hệ thống hình thức cấu tạo hệ thống, phản ánh xếp có chật tự phân hệ, phận phần tử nh quan hệ chúng theo dấu hiệu định - Hành vi hệ thống tập hợp các đầu có hệ thống khoảng thời gian định 10 Bài giảng Quản trị học Quyền lực: Chú ý vận dụng loại quyền lực tiềm có tay Nghệ thuật đàm phán: Là cách sử dụng có hiệu nguyên tắc quy định để đạt lấy mục tiêu cần đạt 6.5.3 Một số nguyên nhân cho việc đàm phán giao tiếp bị trục trặc 6.5.3.1 Kỹ lắng nghe Việc lắng nghe phải chiếm gần nửa thời gian mà ngời cấp cấp dới trao đổi với nhau, điều không xẩy hay hai lắng nghe 6.5.3.2 Các khung tham chiÕu kh¸c 6.5.3.3 NhËn thøc cã chän lọc 6.5.3.4 Những ý kiến xét đoán giá trị 6.5.3.5 Độ tin cậy nguồn 6.5.3.6 Những vấn đề ngữ nghĩa 6.5.3.7 Việc sàng lọc 6.5.3.8 Sức ép thời gian 6.5.3.9 Tình trạng tải việc truyền đạt thông tin 81 Bài giảng Quản trị học Chơng Kiểm tra 7.1 Các khái niệm vỊ kiĨm tra 7.1.1 Kh¸i niƯm kiĨm tra KiĨm tra trình so sánh trạng thái với tiêu trí đề nhằm mục đích phát sai sót có biện pháp điều chỉnh, thông qua kiểm tra, hoạt động đợc thực tốt giảm bớt đợc sai sãt cã thÓ nÈy sinh Thêng ngêi ta chØ nhÊn mạnh tới ý nghĩa thứ (phát sai sót) kiểm tra cho hoạt động không tránh khỏi sai sót kiểm tra bớc cuối để hạn chế tình trạng Điều đúng, cha đủ, thực tế, kiểm tra tác động mạnh đến hoạt ®éng Mét c«ng viƯc, nÕu kh«ng cã kiĨm tra sÏ chắn nảy nhiều sai sót đợc theo dõi, giám sát thờng xuyên Kiểm tra trình liên tục thời gian bao quát không gian 7.1.2 Bản chất kiểm tra 7.1.2.1 Kiểm tra hệ thống phản hồi kết qủa hoạt động Các nhà quản trị tiến hành đo lờng kết thực tế, so sánh kết với tiêu chuẩn, xác định phân tích sai lệch Sau để thực điều chỉnh cần thiết, họ phải đa chơng trình cho hoạt động điều chỉnh thực chơng trình nhằm tới kết mong muốn Cơ chế xác đinh sai lệch kết hoạt động nh hệ thống kiểm tra đợc thực thời gian dài nhng bộc lộ nhiều khiÕm khut nh: - G©y tèn kÐm cho doanh nghiƯp có tác dụng việc nâng cao chất lợng trình tạo kết Kiểm tra kết cuối nhiều đem lại học đắt giá cho giai đoạn kế hoạch sau 7.1.2.2 Kiểm tra hệ thống phản hồi dự b¸o HƯ thèng kiĨm tra dù b¸o tr¸i gi¸m s¸t đầu vào hệ thống trình thực để khẳng định xem đầu vào 82 Bài giảng Quản trị học trình có đảm bảo cho hệ thống thực kế hoạch hay không Nếu không đầu vào trình hệ thống đợc thay đổi để thu đợc kết mong muốn Đầu vào Quá trình thực Hệ thèng kiĨm B¶n chÊt cđa hƯ thèng kiĨm tra tra Đầu vào Quá trình thực Hệ thống kiểm tra 7.1.3 Vai trò kiểm tra Đầu Đầu Kiểm tra nhu cầu nhằm hoàn thiện định quản trị Kiểm tra thẩm định tính sai đờng lối, chiến lợc kế hoạch, chơng trình dự án; Tính tối u cấu tổ chức quản lý; tính phù hợp phơng pháp mà cán quản trị sử dụng để đa hệ thống tiến tới mục tiêu Kiểm tra đảm bảo cho kế hoạch đợc thực với hiệu cao Trong thực tế, kế hoạch tốt không đợc thực nh ý muốn Các nhà quản trị nh cấp dới họ mắc sai lầm kiểm tra cho phép chủ động phát hiện, sửa chữa sai lầm trớc chúng trở nên nghiêm trọng để hoạt động hệ thống đợc tiến hành theo kế hoạch đề Kiểm tra đảm bảo thực thi quyền lực quản lý ngời lãnh đạo hệ thống Nhờ kiểm tra, nhà quản trị kiểm soát đợc yếu tố ảnh hởng đến thành công doanh nghiệp Kiểm tra giúp cho hệ thống theo sát đối phó với thay đổi môi trờng Thay đổi thuộc tính tất yếu môi trờng Kiểm tra tạo tiền đề cho trình hoàn thiện đổi Với việc đánh giá hoạt động, kiểm tra khẳng định giá trị 83 Bài giảng Quản trị học định thành công doanh nghiệp sản xuất kinh doanh 7.1.4 Nội dung mức độ kiểm tra 7.1.4.1 Nội dung kiểm tra Công tác kiểm tra cần tập trung nỗ lực vào khu vực, ngời có ảnh hởng quan trọng tồn phát triển hệ thống Đó khu vực hoạt động thiết yếu điểm kiểm tra thiết yếu Các khu vực hoạt động thiết yếu lĩnh vực, khía cạnh, yếu tố hệ thống cần phải hoạt động có hiệu cao để đảm bảo cho toàn hệ thống thành công Các điểm kiểm tra thiết yếu điểm đặc biệt hệ thống mà việc giảm sát thu nhập thông tin phản hồi định phải thực Đó điểm mà sai lệch không đo lờng đợc điều chỉnh kịp thời có ảnh hởng lớn tới kết hoạt động hệ thống 7.1.4.2 Mức độ kiểm tra Rõ ràng kiểm tra mức có hại hệ thống nh với cá nhân gây bầu không căng thẳng, thiếu tin tởng lẫn tập thể, hạn chế chí làm triệt tiêu khả sáng tạo ngời Nh vậy, nhiệm vụ nhà quản trị thiết lập hệ thống kiểm tra xác định cân đối tốt kiểm tra quyền tự cá nhân; chi phí cho kiểm tra lợi ích hệ thống đem lại cho doanh nghiệp 7.1.5 Những yêu cầu hệ thống kiểm tra 7.1.5.1 Hệ thống kiểm tra cần đợc thiết kế theo kế hoạch Hệ thống kiểm tra cần phải phản ánh kế hoạch mà chúng theo dõi Thông qua hệ thống kiểm tra, nhà quản trị phải nắm đợc diễn biến trình thực kế hoạch 7.1.5.2 Kiểm tra phải mang tính đồng Trong kiểm tra cần quan tâm đến chất lợng hoạt động toàn thể hệ thống chất lợng phận, ngời 84 Bài giảng Quản trị học Cần quan tâm đến chất lợng trình hoạt động không đến kết cuối hoạt động 7.1.5.3 Kiểm tra phải công khai, xác khách quan Những ngời thực nhiệm vụ kiểm tra đợc phép hành động theo quy chế đợc công bố cho hệ thống biết Phải làm cho kiểm tra trở thành hoạt động cần thiết mục tiêu hớng tới hoàn thiện ngời nh toàn hệ thống phiền hà, đánh đố, đe dọa ngời bị kiểm tra Việc đánh giá ngời hoạt động phải dựa vào thông tin phản hồi xác, đầy đủ kịp thời hệ thống tiêu chuẩn, rõ ràng, thích hợp 7.1.5.4 Kiểm tra cần phù hợp với tỉ chøc vµ ngêi hƯ thèng HƯ thèng kiểm tra phải phù hợp với đặc điểm hệ thống Hệ thống kiểm tra phải phản ánh cấu tổ chức, bảo đảm có ngời chịu trách nhiệm trớc hoạt động chịu trách nhiệm điều chØnh cã c¸c sai lƯch Éûy HƯ thèng kiểm tra phải phù hợp với vị trí công tác cán quản trị Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với trình độ cán công nhân bầu không khí hệ thống Hệ thống kiểm tra phải đơn giản tạo đợc tự hội tối đa cho ngời dới quyền sử dụng kinh nghiệm, khả khéo léo để hoàn thành công việc đợc giao 7.1.5.5 Kiểm tra phải linh hoạt có độ đa dạng hợp lý Ph¶i cã mét hƯ thèng kiĨm tra cho phÐp tiÕn hành đo lờng, đánh giá, điều chỉnh hoạt động cách có hiệu trờng hợp gặp phải kế hoạch thay đổi, hoàn cảnh không lờng trớc thất bại hoàn toàn 7.1.5.6 Kiểm tra cần phải hiệu Yêu cầu đòi hỏi lợi ích kiểm tra phải tơng xứng với chi phí cho Điều nói thật đơn giản khó thực tế Những nhà quản trị thờng gập khó khăn việc xác định giá trị nh chi phí hệ thống kiểm tra định Để giảm chi 85 Bài giảng Quản trị học phí kiểm tra cần phải biết lựa chọn để kiểm tra c¸c yÕu tè thiÕt yÕu c¸c lÜnh vùc quan träng ®èi víi hä 7.1.5.7 KiĨm tra cã träng ®iĨm Yêu cầu đòi hỏi phải xác định khu vực hoạt động thiết yếu điểm kiểm tra thiết yếu tập trung ý vào khu vực điểm 7.1.5.8 Địa điểm kiểm tra Yêu cầu đòi hỏi việc kiểm tra không dựa vào số liệu báo cáo thống kê mà phải đợc tiến hành nơi hoạt động 7.1.6 Các chủ thể kiểm tra 7.1.6.1 Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị quan quản trị cao doanh nghiệp, chịu trách nhiệm cao thành công hay thất bại doanh nghiệp Những chức Hội đồng quản trị chức chiến lợc, tổ chức kiểm tra Để tạo điều kiện công tác kiểm tra, hội đồng quản trị có nhiệm vụ sau: - Phê duyệt, thông qua hệ thống mục tiêu dài hạn ngắn hạn cho toàn doanh nghiệp làm sở để so sánh, đánh giá kết kiểm tra - Quy định rõ thẩm quyền, chến độ trách nhiệm hội đồng quản trị Chủ tịch hội đồng, quy định mối liên hệ Hội đồng quản trị Chủ tịch hội đồng, giám đốc việc thực kiểm tra - Phê duyệt nội dung phạm vi kiĨm tra tõng thêi kú ë doanh nghiƯp - Phệ duyệt, thông qua dự án tổ chức thực việc kiểm tra lĩnh vực hoạt động cho cấp, phận doanh nghiệp theo mục đích yêu cầu cụ thể - Phệ duyệt, thông qua chế độ thởng phạt phận cá nhân thực kiểm tra - Ra định kiểm tra việc thực định Triệu tập hội đồng, bổ nhiệm giảm đốc, xây dựng toán 7.1.6.2 Ban kiểm soát Ban kiểm soát quan kiểm tra đại hội đồng bầu nhằm thực chức kiểm tra hoạt động doanh nghiệp 86 Bài giảng Quản trị học Ban kiểm soát có nhiệm vụ quyền hạn sau: - Kiểm tra số sách kế toán, tài sản, bảng tổng kết tài công ty triệu tập đại hội đồng xét thấy cần thiết - Trình đại hội đồng báo cáo thẩm tra bảng tổng kết tài công ty - Báo cáo kiện tài bất thờng xảy ra, u, khuyết điểm quản trị tài hội đồng quản trị 7.1.6.3 Giám đốc - Tổ chức thực chế độ kiĨm tra, thµnh tra viƯc thùc hiƯn nhiƯm vơ, kÕ hoạch, sách, pháp luật xét giải khiếu nại, tố cáo theo thẩm quyền phạm vi quan, đơn vị - Thực yêu cầu, kiến nghị, định tra tổ chức thành tra, đoàn tra, thành tra viên quan quản trị cấp thuộc trách nhiệm quan, đơn vị - Tạo điều kiện cho ban tra nhân dân quan 7.1.6.4 Hội viên (những ngời chủ sở hữu) - Quyền đợc thông tin sổ sách kế toán chơng trình kế hoạch hành động doanh nghiệp - Quyền đợc kiểm tra: + Mọi thành viên đợc tham gia bàn bạc, định vấn đề có liên quan đến lợi ích chung doanh nghiệp + Kiểm tra tình hình quản trị, sử dụng vốn doanh nghiệp - Cã qun kiĨm tra viƯc chun nhỵng vèn còng nh kiểm tra việc tham gia không tham gia vào doanh nghiệp hội viên - Cử ủy viên kiểm tra tài 7.1.6.5 Ngời làm công Có quyền thông qua quản trị viên ngời làm công hội đồng quản trị để kiểm tra việc thực hợp đồng ngời làm công 87 Bài giảng Quản trị học - Kiểm tra việc thực chế độ trả công, thù lao, sử dụng lao động - Đòi hỏi giám đốc theo định kỳ phải có thống qua hội đồng quản trị cho ngời làm công biết tình hình thực kế hoạch sản xuất kinh doanh - Tổ chức thành tra nhân dấn làm nhiệm vụ phát ngăn chặn kịp thời tợng vi phạm pháp luật, phản ánh ý kiến ngời lao động với lãnh đạo doanh nghiệp giám sát việc thực kiến nghị 7.2 Quá trình kiểm tra 7.2.1 Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn kiểm tra 7.2.1.1 Khái niệm tiêu chuẩn kiểm tra Tiêu chuẩn kiểm tra chuẩn mực mà cá nhân, tập thể doanh nghiệp phải thực để đảm bảo cho toàn doanh nghiệp hoạt động có hiệu 7.2.1.2 Các dạng tiêu chuẩn kiểm tra a Những dạng tiêu chuẩn - Các mục tiêu doanh nghiệp Mục tiêu tiêu chuẩn kiểm tra tốt thớc đo thành công kế hoạch - Các tiêu chuẩn thực chơng trình: sở để đánh giá việc thực chơng trình mục tiêu - Các tiêu chất lợng sản phẩm dịch vụ - Các định mực kinh tế kỹ thuật trình sản xuất sản phẩm phân phối sản phẩm (số đơn vị sản phẩm tính theo máy) - Các tiêu chuẩn vốn - Các tiêu chuẩn thu nhập b Một số yêu cầu xây dựng tiêu chuẩn kiểm tra - Cần cố gắng lợng hoá tiêu chuẩn kiểm tra - Số lợng tiêu chuẩn kiểm tra cần đợc hạn chế mức tối thiểu 88 Bài giảng Quản trị học - Cần có sù tham gia réng r·i cđa nh÷ng ngêi thùc hiƯn trình xây dựng tiêu chuẩn kiểm tra cho hoạt động họ - Các tiêu chuẩn cần phải linh hoạt phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp 7.2.2 Đo lờng đánh giá thùc hiƯn 7.2.2.1 §o lêng sù thùc hiƯn - ViƯc đo lờng đợc tiến hành khu vực hoạt động thiết yếu - Để dự báo đợc sai lệch, việc đo lờng nhiều phải đợc tiến hành đầu vào hoạt động - Việc đo lờng phải đợc lặp lặp lại công cụ hợp lý - Vì ngời tiến hành giám sát, đo lờng thực với ngời đánh giá định điều chỉnh khác nên phải xây dựng đợc mối quan hệ hợp lý họ 7.2.2.2 Đánh giá thực hoạt động Công việc xem xét phù hợp kết đo lờng so với hệ tiêu chuẩn, phù hợp không cần có điều chỉnh, kết thực không phù hợp với tiêu chuẩn điều chỉnh cần thiết Lúc phải tiến hành phân tích tìm nguyên nhân hậu sai lệch tới kết luận có điều hay không cần xây dựng chơng trình điều chỉnh Nhiều hoạt động khó xác định tiêu chuẩn xác khó đo lờng thực 7.2.3 Điều chỉnh hoạt động Điều chỉnh tác động bổ sung trình quản trị để khắc phục sai lệch thực hoạt động so với mục tiêu, kế hoạch nhằm không ngừng cải tiến hoạt động 89 Bài giảng Quản trị học Quá trình điều chỉnh phải tuân thủ nguyên tắc sau: - Chỉ điều chỉnh thực cần thiết - Điều chỉnh mức độ, tránh tuỳ tiện, tránh gây tác dụng xấu - Phải tính tới hậu sau điều chỉnh - Tránh để lỡ thời cơ, tránh bảo thủ - Nên kết hợp phơng pháp điều chỉnh hợp lý Để hoạt động điều chỉnh đạt kết cao cần xây dựng chơng trình điều chỉnh trả lời câu hỏi - Mục tiêu điều chỉnh? - Nội dung điều chỉnh? - Ai tiến hành điều chỉnh? - Sử dụng biện pháp, công cụ để điều chỉnh? - Thời gian điều chỉnh? 7.3 Các hình thức kỹ thuật kiểm tra 7.3.1 Các hình thức kiểm tra 7.3.1.1 Các hình thực kiểm tra xét theo trình hoạt động a Kiểm tra trớc hoạt động Kiểm tra trớc hoạt động đợc tiến hành để đảm bảo nguồn lực cần thiết cho hoạt động, gồm kiĨm tra chÝnh sau: - Ngn nh©n lùc (ViƯc tun chọn bố trí nhân sự) - Vật t (về chất lợng, trì đủ số lợng dự trữ để đảm bảo chắn sản xuất liên tục) - Vốn: việc huy động vốn đợc kiểm soát cách thiết lập tiêu tài cần phải đáp ứng đợc trớc đề nghị phê duyệt (thời gian thu hồi vốn, tỷ suất lợi nhuận vốn đầu t, giá trị ròng) - Các nguồn tài chính: Cần phải có đợc đầy đủ nguồn tài để đảm bảo toán khoản nợ phát sinh hoạt động thờng ngày b Kiểm tra trình hoạt động 90 Bài giảng Quản trị học Việc kiểm tra công việc bao gồm chủ yếu hành vi giám sát viên trực tiếp đạo việc làm ngời dới quyền c Kiểm tra sau hoạt động Đo lờng kết cuối hoạt động; gồm kiểm tra sau: - Phân tích báo cáo tài chính: việc phân tích chi tiết thông tin báo cáo tài cho phép ban lãnh đạo xác định đắn khả sinh lời, khả trang trải khoản nợ ngắn hạn dài hạn - Phân tích chi phí Chi phí nhân công trực tiếp, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí quản lý, chi phí bán hàng So sánh phân tích chi phí thực tế với chi phí tiêu chuẩn - Phân tích kiểm tra chất lợng : Để kiểm tra chất lợng ngời ta sử dụng thông tin tính chất đặc điểm sản phẩm để xác định xem trình sản xuất có đợc kiểm soát hay không Để xác định đợc điều nhà quản trị phải xác định rõ đặc điểm mang tính định sản phẩm Nó trọng lợng, kích thớc, khuyết tật - Đánh giá thành tích công nhân viên: Kỹ thuật kiểm tra sau công việc quan trọng khó khăn đánh giá thành tích nhân viên Nó quan trọng ngời nguồn tài nguyên quan trọng cho tổ chức Mục đich đánh giá thành tích nhân viên nhằm trì hay nâng cao thành tích công tác Việc đánh giá ngời kho khăn số lý sau: - Các tiêu chuẩn thành tích khách quan rõ ràng, nhiều công việc quản trị phi quản trị không tạo sản phẩm cân đo đong đếm đánh giá cách khách quan - Các nhà quản trị thờng không muốn đánh giá mức bình thờng hay thấp - Cùng hệ thống thành tích hay đánh giá có hiệu với vùng khác nơi công ty hoạt động 91 Bài giảng Quản trị học 7.3.1.2 Theo mức độ tổng quát nội dung kiểm tra Có hình thức kiểm tra sau: - Kiểm tra toàn bộ: nhằm đánh giá việc thực mục tiêu, kế hoạch doanh nghiệp cách tổng thể - KiĨm tra bé phËn: thùc hiƯn ®èi víi tõng lÜnh vùc, bé phËn, ph©n hƯ thĨ cđa doanh nghiệp - Kiểm tra cá nhân: thực nh÷ng ngêi thĨ doanh nghiƯp 7.3.1.3 Theo tần suất kiểm tra - Kiểm tra đột xuất - Kiểm tra định kỳ đợc thức theo kế hoạch định thời gian - Kiểm tra liên tục giám sát thờng xuyên thời điểm đối tợng kiểm tra 7.3.1.4 Theo mội quan hệ chủ thể đối tợng kiểm tra - Kiểm tra hoạt động kiểm tra lãnh đạo doanh nghiệp cán chuyên nghiệp đối tợng quản trị - Tự kiểm tra việc phát triển nhà quản trị nhân viên có lực ý thức kỷ luật cao; có khả giám sát thân áp dụng thành thạo kiến thức kỹ năng, kỹ xảo để hoàn thành mục tiêu kế hoạch với hiệu cao 7.3.2 Các kỹ thuật kiểm tra 7.3.2.1 Phơng pháp kiểm tra sơ đồ ngang Muốn lập đợc sơ đồ ngang cho dự án phải liệt kê tất công việc , sau công việc vẽ đờng ngang có chiều dài tơng ứng với số thời gian (mỗi cột đơn vị thời gian) VD dự án có công việc nh sau: Công việc Thời gian Trình viƯc A Lµm B Lµm 92 tự công Bài giảng Quản trị học C Lµm sau A D Lµm sau A E Lµm sau C F Lµm sau D G Lµm sau B H Lµm sau G A B C D E F G H 7.3.2.2 Phơng pháp kiểm tra sơ đồ mạng (FERT) Sơ đồ ngang có u việt lµ kiĨm tra theo thêi gian rÊt tèt song mèi quan hệ công việc lại không rõ ràng Mạng có đặc điểm có kiện bắt đầu kiện kết thúc vẽ mạng phải tuân thủ số nguyên tắc sau - Vòng tròn kiện - Mỗi mũi tên biểu công việc 93 Bài giảng Quản trị học Các mũi tên theo hớng từ trái sang phải không cắt Trong sơ đồ, mũi tên ngợc chiều không đợc vòng tròn Nguyên tắc đánh số thứ tự kiện nh sau: đánh theo số tự nhiên từ trái qua phải từ xuống dới Nguyên tắc tính thời gian bắt đầu sớm kiện Max tổng thời gian bắt đầu sớm kiện trớc cộng với thời gian hoàn thành công việc tới Lu ý thời gian bắt đầu sớm kiện không Nguyên tắc tìm thời gian bắt đầu mn nhÊt cđa sù kiƯn, nã b»ng cđa c¸c hiệu thời gian bắt đầu muộn kiện sau trừ thời gian hoàn thành công việc từ Lu ý thời gian bắt ®Çu mn nhÊt cđa sù kiƯn ci cïng bao giê thời gian bắt đầu sớm Nguyên tắc tìm thời gian dự trữ kiện thời gian bắt đầu muộn trừ thời gian bắt đầu sớm kiện Nhìn vào sơ đồ mạng ta thấy mối liên hệ công việc Đờng găng đờng có tổng thời gian hoàn thành công việc dài từ kiện đến kiện cuối cùng, đờng găng phải qua kiện găng, kiện găng kiện có thời gian dự trữ không Để rút ngắn thời gian hoàn thành công việc ta phải rút ngắn thời gian đờng găng 94 Bài giảng Quản trị học Mục lục - Quản trị nghệ thuật: Tính nghệ thuật quản trị xuất phát từ tính đa dạng, phong phú vật tợng kinh tế, kinh doanh quản trị; xuất phát từ chất quản trị Những mối quan hệ ngời (với động cơ, tâm t, tình cảm khó định lợng) đòi hỏi mà quản trị phải xử lý khéo léo, linh hoạt Tính nghệ thuật quản trị phụ thuộc vào kinh nghiệm thuộc tính tâm lý cá nhân ngời quản lý; vào may vận rủi, v.v - Quản trị nghề: + Đây chức đặc biệt hình thành từ phân công chuyên môn hoá lao động xã hội, hoạt động quản trị phải số ngời đợc đào tạo, có kinh nghiệm làm việc chuyên nghiệp thực LËp kÕ ho¹ch 31 Mục tiêu Các sè ®o lêng cã thĨ sư dơng 34 - Thị phần 34 4.2.3.4 Kế hoạch danh mục đầu t cđa tỉ chøc 41 5.2.4.2 C«ng nghƯ 54 Sơ đồ chuyển từ đối nghịch sang thái độ hợp tác 66 Quá trình điều chỉnh phải tuân thủ nguyên tắc sau: 90 95 ... chức Bài giảng Quản trị học - Quản trị lĩnh vực Marketing - Quản trị lĩnh vực nghiên cứu phát triển - Quản trị sản xuất - Quản trị tài - Quản trị nguồn nhân lực - Quản trị chất lợng - Quản trị dịch... Bài giảng Quản trị học - Ai đối tợng khách thể quản trị? - Giá trị gia tăng nhờ hoạt động quản trị thuộc ai? 1.2.3 Các chức quản trị 1.2.3.1 Phân theo trình quản trị Để quản trị, chủ thể quản trị. .. chức quản trị Nh vậy, chức quản trị công việc quản trị khác mà chủ thể quản trị (các nhà quản trị) phải thực trình quản trị tổ chức Phân tích chức quản trị nhằm trả lời câu hỏi: Các nhà quản trị