Đang tải... (xem toàn văn)
Những năm gần đây, vai trò của hệ thông thông tin trong kinh doanh đã ngày càng lớn mạnh. Từ chỗ chỉ được sử dụng để hỗ trợ một số hoạt động trong văn phòng, hệ thống thông tin đã trở nên có vai trò chiến lược trong doanh nghiệp. Đặc biệt, những thành tựu về công nghệ thông tin và ứng dụng của chúng trong các lĩnh vực đa dạng và các chức năng khác nhau của doanh nghiệp đã khiến cho doanh nghiệp ngày càng chú ý nhiều hơn tới việc áp dụng những thành tựu của công nghệ thông tin nhằm gia tăng ưu thế cạnh tranh và tạo cơ hội cho mình. Hiện nay, việc xây dựng một hệ thống thông tin liên kết các bộ phận một cách có hiệu quả là mục tiêu chung của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin không phải đơn giản ngay cả đối với các doanh nghiệp tầm cỡ đa quốc gia dồi dào cả về kinh nghiệm, nguồn tài lực và nhân lực. Hơn nữa, một ứng dụng thành công trong doanh nghiệp này chưa chắc đã có thể đem lại thành công tương tự cho một doanh nghiệp khác. Và để hiểu rõ hơn, chúng ta sẽ đi tìm hiểu về hệ thống thông tin trong việc “ Quản lý cơ sở sản xuất và chất lượng sản phẩm” của những cơ sở sản xuất trong tỉnh của một chi cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm.
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ MỞ ĐẦU Những năm gần đây, vai trò của hệ thông thông tin trong kinh doanh đã ngày càng lớn mạnh. Từ chỗ chỉ được sử dụng để hỗ trợ một số hoạt động trong văn phòng, hệ thống thông tin đã trở nên có vai trò chiến lược trong doanh nghiệp. Đặc biệt, những thành tựu về công nghệ thông tin và ứng dụng của chúng trong các lĩnh vực đa dạng và các chức năng khác nhau của doanh nghiệp đã khiến cho doanh nghiệp ngày càng chú ý nhiều hơn tới việc áp dụng những thành tựu của công nghệ thông tin nhằm gia tăng ưu thế cạnh tranh và tạo cơ hội cho mình. Hiện nay, việc xây dựng một hệ thống thông tin liên kết các bộ phận một cách có hiệu quả là mục tiêu chung của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin không phải đơn giản ngay cả đối với các doanh nghiệp tầm cỡ đa quốc gia dồi dào cả về kinh nghiệm, nguồn tài lực và nhân lực. Hơn nữa, một ứng dụng thành công trong doanh nghiệp này chưa chắc đã có thể đem lại thành công tương tự cho một doanh nghiệp khác. Và để hiểu rõ hơn, chúng ta sẽ đi tìm hiểu về hệ thống thông tin trong việc “ Quản lý cơ sở sản xuất và chất lượng sản phẩm” của những cơ sở sản xuất trong tỉnh của một chi cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm. 1 – Mô tả sơ lược về HTQL cơ sở sản xuất và chất lượng các sản phẩm của những cơ sở sản xuất trong 1 tỉnh. 1 GV: NGHUYỄN VĂN A | NHÓM : 02 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.1Quản lý cơ sở sản xuất: Chi cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm một tỉnh cần quản lý chất lượng các sản phẩm của những cơ sở sản xuất trong tỉnh. Thì bước đầu phải quản lý được các cơ sở sản xuất đó. Việc quản lý cơ sở sản xuất được thực hiện như sau: Trước tiên, Chi cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm sẽ gán cho mỗi một cơ sở 1 mã số cơ sở duy nhất. Bên cạnh đó, mỗi 1 cơ sở sẽ phải thông báo tới chi cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm về địa chỉ, họ và tên chủ cơ sở sản xuất, số điện thoại( nếu có). Sau đó, Chi cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm sẽ nhận và lưu trữ để tiện cho việc quản lý. 1.2Quản lý chất lượng sản phẩm: Việc quản lý chất lượng sản phẩm được thực hiện như sau: Thứ nhất, Chi cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm lập phiếu đăng ký chất lượng sản phẩm. Mỗi phiếu đăng ký có một số đăng ký hay số thứ tự và chỉ cấp cho một sản phẩm duy nhất (một cơ sở sản xuất có thể đăng ký nhiều sản phẩm khác nhau), có một thời hạn và số lượng đăng ký sẽ sản xuất trong thời hạn đó. Thứ hai, cơ sở sản xuất thường phải đăng kí cho một sản phẩm nhiều chỉ tiêu, mỗi chỉ tiêu có một đơn vị tính cho chỉ tiêu đó, và khi đăng ký thì chỉ số đăng ký cho chỉ tiêu tương ứng là bao nhiêu. Cuối cùng, Chi cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng sẽ gán mã số sản phẩm, định danh và đơn vị tính tương ứng và xác định các chỉ tiêu, thời hạn và số lượng đăng ký sản xuất của các cơ sở. Rồi tiến hành lưu trữ các phiếu đăng kí chất lượng để tiện cho việc quản lý. 1.3Kiểm tra và đánh giá chất lượng sản phẩm: Trong thời hạn đăng ký, về nguyên tắc sản phẩm đã đăng ký sản xuất được bán trên thị trường phải bảo đảm các chỉ tiêu đã đăng ký. Theo định kỳ hoặc có gì nghi vấn chi cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm sẽ bốc mẫu sản phẩm của cơ sở về để kiểm nghiệm, đánh giá. Khi đánh giá xong một phiếu kiểm nghiệm được lập. Một phiếu kiểm nghiệm chỉ kiểm một sản phẩm theo một số chỉ tiêu với chỉ số kiểm nghiệm tương ứng. Hơn nữa một phiếu kiểm nghiệm có một số thứ tự, ngày đánh giá và chỉ dùng cho một cơ sở duy nhất đã sản xuất sản phẩm đã đăng ký đó. Dựa vào kết quả kiểm nghiệm mà người có trách nhiệm cho đánh giá là đạt hay không đạt chất lượng theo mức đăng ký. Sản phẩm của cơ sở nào không đạt chất lượng sẽ không được phép tiếp tục sản xuất và lưu hành trên thị trường, và bị rút giấy phép kinh 2 GV: NGHUYỄN VĂN A | NHÓM : 02 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ doanh. Nếu sản phẩm gây nguy hại cho người dùng thì chủ cơ sở có thể bị truy tố trước pháp luật. 1.4Tổng hợp thống kê: Để quản lý tốt các cơ sở sản xuất và chất lượng sản phẩm, Cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm sẽ phải thống kê tổng hợp những sản phẩm nào không đạt chất lượng, những sản phẩm của cơ sở nào hết thời hạn đăng ký để lấy đó làm căn cứ để đưa ra quyết định những sản phẩm nào đủ điều kiện tiếp tục sản xuất kinh doanh. 2 - Biểu đồ phân cấp chức năng: 2.1Các bước xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng. 2.1.1 Liệt kê các chức năng của hệ thống: a. Quản lý cơ sở sản xuất: - Gán mã số cơ sở sản xuất. - Nhập và lưu địa chỉ cơ sở sản xuất, họ và tên chủ cơ sở sản xuất, số điện thoại cần liên hệ. b. Quản lý chất lượng sản phẩm các cơ sở sản xuất: - Lập phiếu đăng ký chất lượng sản phẩm: số đăng ký, thời hạn phiếu đăng ký và số lượng đăng ký sản xuất theo thời hạn. - Gán mã số sản phẩm, định danh sản phẩm và đơn vị tính tương ứng. - Phê duyệt chỉ tiêu, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, thời hạn phiếu đăng ký và số lượng đăng ký sản xuất theo thời hạn mà cơ sở sản xuất đã đăng ký. - Nhập thông tin và lưu phiếu đăng ký của các cơ sở sản xuất. c. Kiểm tra, đánh giá chất lượng sản phẩm của các sản phẩm đã đăng ký: - Bốc mẫu sản phẩm của cơ sở sản xuất để kiểm tra, đánh giá. - Kiểm tra, đánh giá sản phẩm. - Lập phiếu kiểm nghiệm: số thứ tự, tên sản phẩm, ngày đánh giá. 3 GV: NGHUYỄN VĂN A | NHÓM : 02 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ - Đối chiếu kết quả phiếu kiểm nghiệm với những chỉ số trong phiếu đăng ký chất lượng ban đầu. Đưa ra kết quả kiểm tra. - Nhập thông tin và lưu phiếu kiểm nghiệm. - Đưa ra biện pháp xử lý: rút giấy phép kinh doanh và ngừng sản xuất, lưu hành sản phẩm không đạt chất lượng trên thị trường. - Liên kết thông tin với cơ quan luật pháp: truy tố chủ cơ sở sản xuất trước pháp luật với sản phẩm gây nguy hại cho người dùng. d. Tổng hợp , thống kê: Thống kê tổng hợp những sản phẩm nào không đạt chất lượng, những sản phẩm của cơ sở nào hết thời hạn đăng ký, ….lấy đó làm căn cứ để đưa ra quyết định những sản phẩm nào đủ điều kiện tiếp tục sản xuất kinh doanh. 2.1.2 Loại bỏ những chức năng không cần thiết và nhóm những chức năng cùng chung một lĩnh vực, đặt chung trong một chức năng cha: Nhóm chức năng đưa ra biện pháp xử lý và liên kết với cơ quan pháp luật vào chung một chức năng :”Đưa ra biện pháp xử lý sau kiểm tra” 2.1.3 Phân rã từ trên xuống, có thứ bậc 2.2 Lập Biểu đồ phân cấp chức năng: 4 GV: NGHUYỄN VĂN A | NHÓM : 02 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 5 GV: NGHUYỄN VĂN A | NHÓM : 02 1.1 Đánh mã số mỗi cơ sở sx 1.2 Nhập và lưu địa chỉ CSSX 2.1 Lập phiếu đăng kí chất lượng sp 2.3 Lưu phiếu đăng ký cùng các chỉ số đăng ký 3.3 Lập phiếu kiểm nghiệm 3.1 Bốc mẫu sản phẩm 1.3 Nhập và lưu họ tên, sô điện thoại(nếu có) của chủ CSSX 3.Kiểm tra, đánh giá chất lượng sp 2.Quản lý chất lượng sản phẩm 1Quản lý cơ sở sản xuất QUẢN LÝ, ĐO LƯỜNG CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM 2.2 gán mã và định danh sp, đv tính 4.Tổng hợp Thống kê 3.7 Đưa ra biện pháp xử lý 3.2 Kiểm nghiệm, đánh giá chất lượng sp 3.6 Lưu phiếu đánh giá 3.4 So sánh phiếu kiểm nghiệm và phiếu đăng ký. 3.5 Đưa ra kết luận HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 2.3 Mô tả chi tiết chức năng: 2.3.1 Quản lý cơ sở sản xuất 1.1 – Đánh mã số mỗi cơ sở sản xuất. - Để thuận tiện trong quản lý cơ sở sản xuất, bộ phận quản lý cơ sở sản xuất căn cứ vào các dữ liệu về cơ sở sản xuất để gán mã số theo dõi. 1.2 Nhập và lưu thông tin về địa chỉ các cơ sở sản xuất 1.3 Xác nhận người chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm của mỗi cơ sở sản xuất, lưu họ tên , số điện thoại của chủ cơ sở sản xuất 2.3.2 Quản lý chất lượng sản phẩm 2.1 – Lập phiếu đăng ký chất lượng sản phẩm + Khi cơ sở sản xuất muốn sản xuất một mặt hàng hay một sản phẩm bất kỳ thì đều phải đăng ký chất lượng cho sản phẩm và khi đó bộ phận Quản lý chất lượng sản phẩm sẽ lập phiếu đăng ký với số đăng ký hay số thứ tự riêng. + Một phiếu đăng ký chỉ cấp cho một sản phẩm duy nhất. Tuy nhiên một cơ sở sản xuất có thể đăng ký một hay nhiều sản phẩm khác nhau. Cơ sở sản xuất dự trù thời hạn và số lượng sản xuất rồi đăng ký chỉ tiêu này trong phiếu đăng ký. 2.2 - Gán mã số sản phẩm định danh rõ ràng, đơn vị tính tương ứng. Căn cứ vào phiếu đăng ký của các cơ sở sản xuất, Chi cục sẽ gán cho mỗi sản phẩm 1 mã số, 1 định danh rõ ràng và 1 đơn vị tính tương ứng 2.3 - Xác định chỉ số đăng ký của mỗi chỉ tiêu: 1 sản phẩm thường phải đăng ký nhiều chỉ tiêu, mỗi chỉ tiêu có 1 đơn vị tính cho chỉ tiêu đó và khi đăng ký thì phải xác định chỉ số đăng ký cho chỉ tiêu tương ứng là bao nhiêu? 2.4 – Lưu phiếu đăng ký cùng các chỉ số đã đăng ký Sau khi đã lập các phiếu đăng ký, gán mã số và đăng ký chỉ tiêu phải lưu tất cả lại để tiện theo dõi và đối chiếu khi kiểm tra và theo dõi những sản phẩm hết thời hạn đăng ký. 2.3.3 Kiểm tra, đánh giá chất lượng sản phẩm 6 GV: NGHUYỄN VĂN A | NHÓM : 02 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 3.1 – Bốc mẫu sản phẩm: Theo định kỳ hoặc có gì nghi vấn bộ phận kiểm định đánh giá của chi cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm sẽ tiến hành việc kiểm nghiệm, đánh giá bằng cách bốc mẫu sản phẩm bất kỳ 3.2 – Kiểm nghiệm, đánh giá chất lượng sản phẩm: kiểm nghiệm chất lượng lô sản phẩm thông qua việc kiểm tra mẫu đã lấy. 3.3 – Lập phiếu kiểm nghiệm: Căn cứ vào kết quả phân tích kiểm tra để lập phiếu kiểm nghiệm: Bộ phận đánh giá sẽ lập phiếu kiểm nghiệm cho một sản phẩm duy nhất có một số chỉ tiêu ứng với chỉ số kiểm nghiệm. Trong phiếu kiểm nghiệm ghi tên sản phẩm, số thứ tự, ngày đánh giá 3.4 – So sánh phiếu kiểm nghiệm và phiếu đăng ký: So sánh những chỉ tiêu trong phiếu đăng ký và kết quả trong phiếu kiểm nghiệm để đánh giá 3.5 – Kết luận Căn cứ vào kết quả đánh giá trưởng bộ phận đánh giá chất lượng sẽ đưa ra kết luận sản phẩm đó có đạt chỉ tiêu chất lượng đã đăng ký hay không? 3.6 – Lưu phiếu kiểm nghiệm đánh giá: Sau khi đã đánh giá xong Chi cục phải lưu lại kết quả đánh giá để thống kê những sản phẩm nào không đạt chất lượng 3.7 – Đưa ra biện pháp xử lý: Căn cứ vào kết luận trên chi cục đo lường chất lượng sẽ đua ra các giải pháp: + Nếu đạt tiêu chuẩn thì sẽ gửi thông báo cơ sở đó được tiếp tục sản xuất, kinh doanh. + Nếu không đạt tiêu chuẩn thì sẽ gửi thông báo đã kiểm nghiệm cho cơ sở sản xuất là chủ sở hữu của sản phẩm đó, cùng với giấy báo rút giấy phép kinh doanh, tạm ngừng sản xuất. (Nếu gây nguy hại cho người tiêu dung thì cơ sở đó sẽ bị truy tố trước pháp luật) 2.3.4 Tổng hợp, thống kê: 7 GV: NGHUYỄN VĂN A | NHÓM : 02 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Căn cứ vào các phiếu đăng ký và phiếu kiểm nghiệm Chi cục sẽ thống kê các sản phẩm đã hết hạn đăng ký và sản phẩm không đạt chất lượng để có biện pháp quản lý 3 - Biểu đồ luồng dữ liệu các mức của hệ thống. 3.1 Liệt kê các yếu tố liên quan 1. Các tác nhân ngoài: Cơ sở sản xuất, lãnh đạo chi cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm và cơ quan luật pháp 2. Các kho dữ liệu: - Kho dữ liệu về cơ sở sản xuất( gồm địa chỉ, họ tên chủ CSSX, số điện thoại) - Phiếu đăng ký chất lượng sản phẩm được phê duyệt - Phiếu kiểm nghiệm chất lượng - Các chỉ tiêu mà CSSX đã đăng ký:chỉ số, số lượng sản phẩm…. 3.2 Lập biểu đồ ngữ cảnh 3.2.1 Mô tả tương tác: Cơ sở sản xuất: Khi cơ sở sản xuất có nhu cầu đăng ký cho sản phẩm nào đó, Cơ sở sản xuất phải điền đầy đủ các thông tin (như thời hạn, số lượng đăng ký sản xuất, các chỉ tiêu sản phẩm, đơn vị tính… )vào phiếu đăng ký chất lượng sản phẩm. Chi cục sẽ lập mã số cơ sở cho CSSX đó. - Chi cục tiến hành kiểm định định kỳ hoặc kiểm định khi có nghi vấn về chất lượng sản phẩm và thông báo kết quả đánh giá cho cơ sở sản xuất. Pháp luật: Khi phát hiện ra sai phạm của cơ sở sản xuất, chi cục gửi yêu cầu cơ quan pháp luật xử lý. Khi đó cơ quan pháp luật sẽ cần cung cấp những thông tin chung về cơ sở sản xuất cũng như thông tin về sai phạm của họ từ chi cục. Lãnh đạo chi cục 8 GV: NGHUYỄN VĂN A | NHÓM : 02 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Dựa vào kết quả kiểm nghiệm mà người có trách nhiệm của chi cục cho đánh giá là đạt hay không đạt chất lượng theo mức đăng ký 3.2 2 Biểu đồ 9 GV: NGHUYỄN VĂN A | NHÓM : 02 CSSX Cơ quan luật pháp Quản lý CSSX và chất lượng sản phẩm Thông tin sản phẩm và CSSX vi phạm Thông tin trong phiếu đăng ký Yêu cầu xử lý CS vi phạm Thông tin về CSSX Mã số CSSX Kết quả đánh giá và yêu cầu Yêu cầu thông tin kiểm tra Lãnh đạo chi cục KL sp đạt tiêu chuẩn hay không TT kiểm nghiệm sp HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 3.3 Lập biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 3.3.1 . Mô tả tương tác: 1. Quản lý cơ sở sản xuất: yêu cầu cơ sở sản xuất cung cấp đầy đủ các thông tin (như sđt, địa chỉ, họ tên người chủ sở hữu) sau đó gán mã số và gửi thông báo cho cơ sở. 2. Quản lý chất lượng sản phẩm: lập phiếu đăng ký, yêu cầu cơ sở sản xuất điền đầy đủ thông tin về sản phẩm, các chỉ tiêu sản phẩm rồi tiến hành kiểm duyệt, nhập, lưu dữ liệu và gửi thông báo cho cơ sở sản xuất. 3. Kiểm nghiệm, đánh giá: vào thời hạn đinh kỳ kiểm tra bộ phận lấy mẫu sản phẩm từ cơ sở sản xuất về tiến hành kiểm nghiệm. Lập phiếu kiểm nghiệm, sau khi đánh giá, gửi kết quả thông báo cho cơ sản xuất. Trường hợp phát hiện ra sai phạm sẽ gửi yêu cầu cơ quan pháp luật xử lý. 4. Tổng hợp và thống kê: nhờ vào 2 kho dữ liệu là phiếu đăng kí chất lượng sp đã được phê duyệt và các dữ liệu đã đánh giá. kho dữ liệu: Kho dữ liệu cơ sở sản xuất: là những thông tin liên quan đến cơ sở sản xuất. Luồng dữ liệu vào do bộ phận quản lý cơ sở sản xuất nhập vào, luồng dữ liệu ra sẽ cung cấp cho bộ phận quản lý chất lượng sản phẩm: địa chỉ CSSX, họ tên chủ CSSX, số điện thoại liên hệ. Phiếu đăng ký chất lượng sản phẩm đã được duyệt: chứa đựng dữ liệu liên quan đến sản phẩm của cơ sở sản xuất (như mã sản phẩm, định danh, đơn vị tính), được nhập vào từ bộ phận quản lý chất lượng sản phẩm rồi cung cấp cho bộ phận kiểm nghiệm, đánh giá. Các dữ liệu đánh giá : chứa đựng dữ liệu về các kết quả đánh giá chất lượng sản phẩm (như chỉ số đăng ký, đơn vị tính của chỉ tiêu) do bộ phận kiểm tra và đánh giá chất lượng sản phẩm lưu vào rồi cung cấp cho bộ phận tổng hợp thống kê. 3.3 2. biểu đồ mức đỉnh: 10 GV: NGHUYỄN VĂN A | NHÓM : 02 . Các dữ liệu đánh giá Kết quả đánh giá Thông tin sản phẩm Thông tin CSSX Thông tin CSSX HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 3.4 Lập biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới. A | NHÓM : 02 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1. 1Quản lý cơ sở sản xuất: Chi cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm một tỉnh cần quản lý chất lượng các