TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG BÌNH KHOA NÔNG – LÂM – NGƯ TS ĐINH THỊ THANH TRÀ BÀI GIẢNG (Lưu hành nội bộ) HỆ THỐNG QUẢN LÝ ISO (Dành cho hệ Đại học Quản lý Tài nguyên – Môi trường) Năm 2017 MỤC LỤC Nội dung Trang CHƯƠNG 1: HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO ISO 9001 1 Giới thiệu tổ chức ISO Lịch sử phát triển ISO 9000 Cấu trúc tiêu chuẩn ISO 9000 .8 Tầm quan trọng việc áp dụng ISO 9001 vào tổ chức 10 Thuật ngữ định nghĩa 11 Các bước thực ISO 9001 11 Các yêu cầu tiêu chuẩn ISO 900 12 CHƯƠNG 2: BỘ TIÊU CHUẨN ISO 14000 .14 1.Giới thiệu hình thành Bộ tiêu chuẩn ISO 14000 14 Nhóm tiêu chuẩn ISO 14000 .15 Mục đích tầm quan trọng hệ thống quản lý môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14000 .15 Nhận thức hệ thống quản lý môi trường Việt Nam 16 Tình hình áp dụng HTQLMT theo ISO 14000 Việt Nam 17 CHƯƠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ MÔI TRƯỜNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 14001 18 Khái niệm ISO 14001 18 Các thuật ngữ HTQLMT theo ISO 14001:2015 18 Lợi ích việc áp dụng HTQLMT theo ISO 14001 .18 Mô tả quy trình áp dụng 19 Hệ thống quản lý môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14001 20 Yêu cầu HTQLMT theo tiêu chuẩn ISO 14001:2015 .20 Những thay đổi phiên tiêu chuẩn ISO 14001:2015 26 Các bước thực ISO 14001 26 CHƯƠNG ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG QUẢN LÝ MÔI TRƯỜNG 29 Khái niệm đánh giá hệ thống quản lý môi trường 29 Nguyên tắc chung hướng dẫn EMS theo ISO 14001 29 Thiết lập kế hoạch đánh giá .31 Các yêu cầu trách nhiệm bên đánh giá bên đánh giá 33 Các yêu cầu phẩm chất lực chuyên gia đánh giá HTQLMT 34 CHƯƠNG 5: CÁC GIAI ĐOẠN ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ HTQLMT ISO 14001 36 Giai đoạn trước đánh giá 36 Giai đoạn đánh giá .38 Giai đoạn sau đánh giá 44 Kinh phí cho đánh giá 44 * Tài liệu tham khảo CHƯƠNG 1: HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO ISO 9001 Giới thiệu tổ chức ISO ISO - Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO thành lập năm 1947, trụ sở Geneva, Thuỵ sĩ ISO có 162 nước thành viên, đại diện nước quan Tiêu chuẩn Quốc gia, có 119 nước thành viên thức, 40 nước quan sát viên nước thành viên khơng thức Thái Lan (Viện Tiêu Chuẩn Công nghiệp Thái lan _ TISI) Việt nam (Cục Tiêu chuẩn Đo lường chất lượng Việt Nam _ TCVN) thành viên thức ISO Campuchia (Cục Tiêu Chuẩn Công nghiệp _ ISC) thành viên khơng thức, có quyền cho phép đại diện tiếp nhận thơng tin dự thảo tiêu chuẩn không bỏ phiếu thơng qua tiêu chuẩn Lào chưa có đại diện ISO Mục tiêu ISO thúc đẩy thống tiêu chuẩn hoá tiêu chuẩn thiết kế thực toàn giới, với mục đích cải thiện độ an tồn việc ứng dụng sản phẩm, hỗ trợ cho trao đổi hàng hoá, dịch vụ quốc gia Vì ISO mang tính đa quốc gia, nên tổ chức nỗ lực tăng cường hợp tác lĩnh vực tri thức, khoa học, kỹ thuật kinh tế ISO hoạt động thông qua gần 3.000 hội đồng kỹ thuật nhóm cơng tác với mục đích phát triển chuẩn mực lĩnh vực sức khoẻ; an tồn; mơi trường; chất lượng; công nghệ kỹ thuật vật liệu; viễn thông; xây dựng; giao thông đường bộ, đường sắt, đường không đường thuỷ Riêng chuẩn mực điện kỹ thuật điện phát triển IEC (Uỷ ban Kỹ thuật điện quốc tế) Mỗi tiêu chuẩn ISO xây dựng uỷ ban gồm chuyên gia từ quốc gia thành viên ISO, chuyển tới tất thành viên ISO thông qua chuỗi dự thảo để lấy ý kiến góp ý Khi đạt trí tiêu chuẩn ban hành Quá trình khoảng vài năm ISO chữ viết tắt Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế, mà xuất phát từ tiếng Hylạp, ‘isos’ có nghĩa đồng (như từ isobar đẳng áp, isotherm -đẳng nhiệt, isosceles - tam giác cân, isotope chất đồng vị, isometric - khích thước, isomer - chất đồng phân) Tổ chức ISO thành lập với mục đích xây dựng tiêu chuẩn hay việc áp dụng cách quán bình đẳng thủ tục Sử dụng từ ‘ISO’ để tránh khả xuất nhiều cách viết tắt khác tên tổ chức dịch sang ngôn ngữ khác Các tiêu chuẩn ISO ISO ban hành 21577 tiêu chuẩn văn dạng tiêu chuẩn tính đến cuối năm 2016 Hầu hết tiêu chuẩn áp dụng cho ngành sản xuất công nghiệp, dịch vụ, hay đo lường Một số chuẩn mực biết đến liên quan tới: Tốc độ phim chụp (như ISO 100, 200, 400); Độ dầy kích thước thống thẻ điện thoại thẻ tín dụng; Kích thước mẫu mã cơngtennơ chở hàng biển, đường sắt đường bộ; Thiết kế xốy trơn ốc tiêu chuẩn đinh vít bu lơng sử dụng tồn giới; Cỡ giấy tiêu chuẩn sử dụng văn phòng (ví dụ cỡ A4, cỡ letter, cỡ legal); Có số ISBN bên bìa trước sách để mơ tả sách theo chủ đề từ khoá định; quy định ISO; Nhiều thủ tục lấy mẫu phân tích mơi trường Định nghĩa tiêu chuẩn ISO Là thoả thuận chấp nhận bao gồm tiêu chuẩn kỹ thuật tiêu chuẩn cụ thể khác áp dụng thống quy định, hướng dẫn, hay định nghĩa cho đặc tính để đảm bảo vật liệu, sản phẩm, quy trình dịch vụ thiết kế phù hợp với mục đích sử dụng chúng Hai nhóm Tiêu chuẩn ISO ban hành gần thể khác biệt với trọng tâm thể thức ISO truyền thống Nhóm tiêu chuẩn ISO 9000 Hệ thống Chất lượng ban hành vào năm 1987, sửa đổi năm 1994 2000 Nhóm tiêu chuẩn Hệ thống Quản lý Môi trường ISO 14000 lần công bố năm 1996 xem xét lại năm 2001 Cả hai nhóm tiêu chuẩn áp dụng cho tất loại hình tổ chức, rõ yêu cầu cho khung hệ thống quản lý Ngược lại với Tiêu chuẩn ISO truyền thống, hai nhóm tiêu chuẩn ISO 9000 ISO 14000 không đưa tiêu chuẩn dạng số cụ thể định tính Lịch sử phát triển ISO 9000 Năm 1955: Uỷ ban Đảm bảo chất lượng Hiệp ước Bắc Đại Tây Dương – NATO(AC/250), (Dự án Apolo NASA, máy bay Concorde Anh – Mỹ, tàu vượt Đại dương Anh - Mỹ, tàu vượt Đại dương Nữ hoàng Elizabeth II,… Năm 1969 Tiêu chuẩn quốc phòng MoD 05 (Anh), MIL STD 9858 (Mỹ); - Thừa nhận lẫn hệ thống đảm bảo chất lượng người thầu phụ thuộc thành viên NATO (AQAP- Allied Quality Assurance Procedures) Năm 1972: Các tiêu chuẩn quốc phòng Anh, DEFSTAN 05 – 21, 24, 26, 29 (Defence stangars) tiến hành xem xét hệ thống Quản lý chất lượng người thầu phụ trước ký kết hợp đồng Các thành viên NATO làm - Viện tiêu chuẩn Anh ban hành BS 4778 – Thuật ngữ đảm bảo chất lượng BS 4891 – Hướng dẫn Đảm bảo chất lượng Năm 1979: BS 5750 (Tiền thân ISO 9000) Năm 1987: Công bố tiêu chuẩn ISO 9000 Năm 1994: Soát xét lần 01, chỉnh lý lại Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 (gồm 24 tiêu chuẩn khác nhau) Năm 2000: Soát xét lần 02, ban hành ngày 15/12/2000 Năm 2008: Soát xét lần 03, ban hành ngày 15/11/2008 Năm 2015: Ban hành ngày 15/9/2015 Cấu trúc tiêu chuẩn ISO 9000 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2015 bao gồm tiêu chuẩn cốt lõi: - ISO 9000:2015 Hệ thống quản lý chất lượng - Cơ sở từ vựng - ISO 9001:2015 Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu - ISO 9004:2009 Quản trị cho thành công bền vững tổ chức - Cách tiếp cận quản lý chất lượng Bảy nguyên tắc quản lý chất lượng Nguyên tắc 1: Hướng vào khách hàng Trọng tâm quản lý chất lượng đáp ứng yêu cầu khách hàng phấn đấu để vượt mong đợi họ Nguyên tắc 2: Sự lãnh đạo Lãnh đạo thiết lập thống mục đích định hướng cho tổ chức tạo điều kiện để toàn thể CBCNV tham gia vào việc đạt mục tiêu tổ chức Nguyên tắc 3: Sự tham gia người Mọi người có khả năng, giao quyền tham gia cấp toàn tổ chức thiết yếu để nâng cao lực tổ chức việc tạo mang lại giá trị Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo trình Các kết đạt hiệu lực hiệu hoạt động thấu hiểu quản lý q trình có liên quan với chức hệ thống chặt chẽ Nguyên tắc 5: Cải tiến Một tổ chức thành công đặt trọng tâm vào cải tiến Nguyên tắc 6: Quyết định dựa kiện Các định dựa phân tích đánh giá liệu thơng tin có nhiều khả tạo kết mong muốn Nguyên tắc 7: Quản lý mối quan hệ Để thành công bền vững, tổ chức quản lý mối quan hệ với bên liên quan, chẳng hạn nhà cung cấp Phương pháp tiếp cận theo trình Sự hiểu biết quản lý trình liên quan với hệ thống góp phần vào hiệu lực hiệu tổ chức việc đạt kết dự kiến Cách tiếp cận cho phép tổ chức kiểm soát mối tương quan phụ thuộc lẫn trình hệ thống, hoạt động tổng thể tổ chức tăng cường Cách tiếp cận theo trình liên quan đến việc xác định quản lý trình, tương tác chúng, nhằm đạt kết dự định phù hợp với sách chất lượng định hướng chiến lược tổ chức Quản lý trình hệ thống cách tổng thể đạt cách sử dụng chu trình PDCA với trọng tâm vào tư quản lý rủi ro nhằm tận dụng hội ngăn ngừa kết không mong muốn Sơ đồ trình bày yếu tố trình đơn lẻ: Chu trình P-D-C-A - Lập kế hoạch: Thiết lập mục tiêu hệ thống trình hệ thống, nguồn lực cần thiết để chuyển giao kết phù hợp với yêu cầu khách hàng sách tổ chức - Thực hiện: Thực công việc hoạch định - Kiểm tra: Theo dõi (khi thích hợp) đo lường trình kết sản phẩm dịch vụ theo sách, mục tiêu, yêu cầu báo cáo kết - Hành động: Thực hành động để cải tiến kết hoạt động, cần thiết Tư quản lý rủi ro - Rủi ro ? Rủi ro khả xảy kiện hoạt động làm cản trở việc đạt mục tiêu chiến lược hoạt động tổ chức Mục tiêu ISO 9001 là: (a) để cung cấp niềm tin vào khả củ tổ chức việc cung cấp sản phẩm cách ổn định sản phẩm dịch vụ phù hợp với yêu cầu khách hàng (b) để nâng cao hài lòng khách hàng Khái niệm "rủi ro" bối cảnh ISO 9001 liên quan đến không chắn việc đạt mục tiêu - Tư quản lý rủi ro Tư quản lý rủi ro cần thiết để đạt hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng Khái niệm quản lý rủi ro ngầm định phiên trước tiêu chuẩn ISO 9001, ví dụ: thực hành động phòng ngừa để loại bỏ khơng phù hợp tiềm ẩn, phân tích khơng phù hợp xảy ra, tiến hành hoạt động để ngăn ngừa tái diễn phù hợp với ảnh hưởng không phù hợp Để phù hợp với yêu cầu ISO 9001:2015, tổ chức cần phải có kế hoạch thực hành động để giải rủi ro hội Việc giải rủi ro hội tạo sở để tăng tính hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng, đạt kết cải tiến ngăn ngừa tác động tiêu cực Các hội phát sinh kết tình thuận lợi để đạt kết mong muốn, ví dụ, tập hợp trường hợp cho phép tổ chức thu hút khách hàng, phát triển sản phẩm dịch vụ mới, giảm lãng phí nâng cao suất Các hành động giải hội bao gồm việc xem xét rủi ro liên quan Rủi ro ảnh hưởng không chắn khơng chắn có tác động tích cực hay tiêu cực Một độ lệch dương phát sinh từ rủi ro cung cấp hội, tất tác động tích cực rủi ro mang đến kết hội Tầm quan trọng việc áp dụng ISO 9001 vào tổ chức - Tăng uy tín hình ảnh thị trường, tăng thị phần ngồi nước - Q trình hội nhập tốt - Chất lượng cải tiến liên tục hoạt động trung tâm doanh nghiệp - Tiếp cận Quản lý rủi ro hội - Giúp tổ chức bạn đáp ứng việc tuân thủ yêu cầu pháp lý quy định hành - Sản phẩm có chất lượng ổn định hơn, giảm sản phẩm hỏng - Tăng sản lượng kiểm soát thời gian trình sản xuất - Lợi nhuận tăng cao sản xuất hiệu quả, giảm chi phí (giảm lãng phí) - Hệ thống quản lý gọn nhẹ, chặt chẽ, vận hành hiệu nhanh chóng - Kiểm soát chất lượng nguyên vật liệu đầu vào kiểm soát nhà cung cấp - Thúc đẩy cải tiến liên tục để cung cấp sản phẩm thoả mãn yêu cầu khách hàng - Cải tiến chứng cho việc định - Mọi người hiểu rõ vai trò cơng ty, biết rõ trách nhiệm quyền hạn nên chủ động thực công việc - Tăng động lực làm việc tham gia nhiều nhân viên vào quản lý chất lượng - Một cách tiếp cận tích hợp hệ thống quản lý Với cấu trúc áp dụng cho tất tiêu chuẩn hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO mới, tổ chức dễ dàng nhiều việc áp dụng nhiều hệ thống quản lý lúc (tích hợp hệ thống quản lý) Thuật ngữ định nghĩa: quy định điều tiêu chuẩn ISO 9001:2015 Các bước thực ISO 9001 Tiến trình thực xây dựng áp dụng HTQLCL theo ISO 9001:2015 Các yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001 Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 có bố cục chia thành 10 phần - Các yêu cầu ISO 9001:2015 nêu Điều khoản, từ Điều khoản đến Điều khoản 10 Chi tiết sau: kinh doanh đạt từ ngành khác, nghĩa cần phải học hỏi từ tốt hơn; Xây dựng kế hoạch hành động để đạt chuẩn mực đề ra, bao gồm xây dựng lịch trình, phân cơng trách nhiệm, phân tích nguồn lực cần thiết, chuẩn bị phần thưởng cho việc hoàn thành nhiệm vụ Một số điểm quan trọng ISO 14001 Liên tục hoàn thiện hiệu ISO 14001, chẳng hạn ngăn chặn ô nhiễm (khác với việc khắc phục ô nhiễm sau xảy ra); Các nhà quản lý cao phải thể vai trò lãnh đạo việc lập kế hoạch thực ISO 14001 EMS Chỉ kêu gọi cổ vũ thơi chưa đủ, họ phải nói đơi với làm; Ngồi ra, hoạt động mơi trường thành công EMS thực trách nhiệm người Vì vậy, nhận thức đắn, đào tạo đầy đủ, kỹ nghề nghiệp kiến thức yếu tố quan trọng cho EMS hiệu quả; Tất thành phần ISO 14001 chìa khố cho thành cơng EMS Một EMS với yếu tố bị bỏ sót hay khơng đủ tiêu chuẩn giống tàu bị thủng lỗ mặt nước Sớm muộn tàu chìm Chỉ tất thành phần Tiêu chuẩn ISO thực tốt hệ thống hoạt động cách hiệu quả; Khi ISO 14001 EMS thực hiện, điểm khởi đầu Khơng có lùi bước hay ngừng lại, phải tạo bước tiến hành động Các yêu cầu trách nhiệm bên đánh giá bên đánh giá * Vai trò trách nhiệm người quản lý chương trình đánh giá Người quản lý chương trình đánh giá cần: - thiết lập mức độ chương trình đánh giá; - nhận biết định mức rủi ro chương trình đánh giá; - thiết lập trách nhiệm đánh giá; - thiết lập thủ tục cho chương trình đánh giá; - xác định nguồn lực cần thiết; - đảm bảo việc thực chương trình đánh giá, bao gồm thiết lập mục tiêu đánh giá, phạm vi chuẩn mực đánh giá riêng lẻ, xác định phương pháp đánh giá, lựa chọn đoàn đánh giá xem xét đánh giá lực chuyên gia đánh giá; - đảm bảo quản lý trì hồ sơ thích hợp chương trình đánh giá; - theo dõi, xem xét cải tiến chương trình đánh giá Người quản lý chương trình đánh giá cần thông báo cho lãnh đạo cao nội dung chương trình đánh giá đề nghị phê duyệt chương trình cần *Trách nhiệm bên đánh giá - Thơng báo cho nhân viên có liên quan - Chỉ định người phối hợp với đoàn đánh giá - Cung cấp nguồn lực cần thiết cho đoàn đánh giá - Tạo điều kiện tiếp cận phương tiện tài liệu, chứng - Đề xuất hành động khắc phục cải tiến Các yêu cầu phẩm chất lực chuyên gia đánh giá HTQLMT * Năng lực người quản lý chương trình đánh giá Người quản lý chương trình đánh giá cần có lực cần thiết để quản lý chương trình rủi ro liên quan chương trình cách hiệu lực hiệu quả, kiến thức kỹ lĩnh vực sau: - nguyên tắc, thủ tục phương pháp đánh giá; - tiêu chuẩn hệ thống quản lý tài liệu viện dẫn; - hoạt động, sản phẩm trình bên đánh giá; - yêu cầu pháp lý yêu cầu khác liên quan đến hoạt động sản phẩm bên đánh giá; - khách hàng, nhà cung ứng bên quan tâm khác bên đánh giá, thích hợp Người quản lý chương trình đánh giá cần tham gia liên tục vào hoạt động phát triển chuyên mơn thích hợp để trì kiến thức kỹ cần thiết cho việc quản lý chương trình đánh giá Người quản lý chương trình đánh giá cần định thành viên đoàn đánh giá, gồm trưởng đoàn đánh giá chuyên gia kỹ thuật cần thiết cho đánh giá cụ thể Cần lựa chọn đồn đánh giá có tính đến lực cần thiết để đạt mục tiêu đánh giá riêng lẻ phạm vi xác định Khi đoàn có chun gia đánh giá, chun gia đánh giá cần thực tất trách nhiệm thích hợp trưởng đồn đánh giá Khi định quy mơ thành phần đồn đánh giá, cần xem xét vấn đề sau: a) lực tổng thể cần có đồn đánh giá để đạt mục tiêu đánh giá, có tính đến phạm vi chuẩn mực đánh giá; b) mức độ phức tạp đánh giá đánh giá đánh giá kết hợp hay đồng đánh giá; c) phương pháp đánh giá lựa chọn; d) yêu cầu pháp lý, hợp đồng yêu cầu khác mà tổ chức cam kết; e) nhu cầu đảm bảo tính độc lập thành viên đoàn đánh giá với hoạt động đánh giá tránh xung đột lợi ích [xem nguyên tắc e) Điều 4]; f) khả tương tác cách hiệu lực với đại diện bên đánh giá hợp tác thành viên đồn đánh giá; g) ngơn ngữ sử dụng đánh giá đặc trưng văn hóa, xã hội bên đánh giá Những vấn đề giải kỹ sẵn có chuyên gia đánh giá thông qua hỗ trợ chuyên gia kỹ thuật 29 Để đảm bảo lực tổng thể đoàn đánh giá, cần thực bước sau: - nhận biết kiến thức kỹ cần có để đạt mục tiêu đánh giá; - lựa chọn thành viên đồn đánh giá cho đồn đánh giá có đủ kiến thức kỹ cần thiết Khi thành viên đồn đánh giá khơng có đủ kiến thức kỹ cần thiết, cần có chuyên gia kỹ thuật có lực bổ sung đoàn đánh giá Các chuyên gia kỹ thuật cần hoạt động theo đạo chuyên gia đánh giá, không hành động chuyên gia đánh giá Thành phần đồn đánh giá có chun gia đánh giá tập sự, chuyên gia đánh giá tập cần tham gia đạo hướng dẫn chuyên gia đánh giá Có thể cần điều chỉnh quy mơ thành phần đồn đánh giá q trình đánh giá, nghĩa có xung đột lợi ích nảy sinh vấn đề lực Khi xảy tình này, cần thảo luận với bên thích hợp (ví dụ trưởng đồn đánh giá, người quản lý chương trình đánh giá, khách hàng đánh giá bên đánh giá) trước thực điều chỉnh Câu hỏi hướng dẫn học tập Phân tích ngyên tắc trình đánh giá hoạt động hệ thống quản lý môi trường Các yêu cầu việc lập kế hoạch đánh giá? Thực tập vận dụng CHƯƠNG 5: CÁC GIAI ĐOẠN ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ HTQLMT ISO 14001 Giai đoạn trước đánh giá 1.1 Thực xem xét tài liệu chuẩn bị cho đánh giá Tài liệu hệ thống quản lý liên quan bên đánh giá cần xem xét nhằm: - thu thập thông tin để chuẩn bị hoạt động đánh giá tài liệu làm việc thích hợp (xem 6.3.4), ví dụ q trình, chức năng; - thiết lập tổng quan mức độ văn hóa hệ thống tài liệu để phát thiếu sót có 1.2 Chuẩn bị kế hoạch đánh giá * Trưởng đoàn đánh giá cần chuẩn bị kế hoạch đánh giá dựa vào thơng tin chương trình đánh giá tài liệu bên đánh giá cung cấp Kế hoạch đánh giá cần xem xét tác động hoạt động đánh giá tới trình bên đánh giá đưa sở cho thống khách hàng đánh giá, đoàn đánh giá bên đánh giá việc tiến hành đánh giá Kế hoạch cần tạo thuận lợi cho việc lập lịch trình điều phối hoạt động đánh giá hiệu nhằm đạt mục tiêu cách hiệu lực Mức độ chi tiết nêu kế hoạch đánh giá cần phản ánh phạm vi mức độ phức tạp đánh giá, tác động không chắn tới việc đạt mục tiêu đánh giá Để chuẩn bị kế hoạch đánh giá, trưởng đồn đánh giá cần có kiến thức về: - kỹ thuật lấy mẫu thích hợp (xem B.3); - thành phần đoàn đánh giá lực tổng hợp đoàn; - rủi ro cho tổ chức đánh giá gây Ví dụ, rủi ro cho tổ chức từ việc có thành viên đồn đánh giá gây ảnh hưởng đến sức khỏe, an tồn, mơi trường, chất lượng có mặt họ tạo mối đe dọa sản phẩm, dịch vụ, người sở hạ tầng bên đánh giá (ví dụ làm nhiễm bẩn sở vật chất phòng sạch) Đối với đánh giá kết hợp, cần đặc biệt ý tới tương tác trình vận hành, mục tiêu cạnh tranh trật tự ưu tiên hệ thống quản lý khác * Phạm vi nội dung kế hoạch đánh giá khác nhau, ví dụ đánh giá ban đầu đánh giá sau đó, đánh giá nội đánh giá bên Kế hoạch đánh giá cần đủ linh hoạt đổ cho phép thay đổi trở nên cần thiết tiến trình hoạt động đánh giá Kế hoạch đánh giá cần bao gồm viện dẫn nội dung sau: a) mục tiêu đánh giá; b) phạm vi đánh giá, bao gồm việc nhận biết đơn vị tổ chức chức năng, trình đánh giá; c) chuẩn mực đánh giá tài liệu viện dẫn; d) địa điểm, ngày tháng, thời gian thời lượng dự kiến hoạt động đánh giá 31 tiến hành, bao gồm họp với lãnh đạo bên đánh giá; e) phương pháp đánh giá sử dụng, bao gồm mức độ lấy mẫu đánh giá cần thiết để có chứng đánh giá đầy đủ thiết kế phương án lấy mẫu, có; f) vai trò, trách nhiệm thành viên đoàn đánh người hướng dẫn quan sát viên; g) phân bổ nguồn lực thích hợp cho khu vực đánh giá quan trọng; Khi thích hợp kế hoạch đánh giá bao gồm: - nhận biết người đại diện bên đánh giá đánh giá; - ngôn ngữ làm việc ngôn ngữ báo cáo đánh giá ngôn ngữ khác với ngôn ngữ chuyên gia đánh giá và/hoặc bên đánh giá; - nội dung báo cáo đánh giá; - đặt hậu cần liên lạc, bao gồm đặt cụ thể địa điểm đánh giá; - thực biện pháp cụ thể để giải tác động không chắn tới việc đạt mục tiêu đánh giá; - vấn đề liên quan đến bảo mật an ninh thông tin; - hành động từ đánh giá trước đó; - hoạt động đánh giá hoạch định; - việc điều phối với hoạt động đánh giá khác, trường hợp đồng đánh giá Kế hoạch đánh giá khách hàng đánh giá xem xét chấp nhận cần trình bày cho bên đánh giá Mọi phản đối bên đánh giá kế hoạch đánh giá cần giải trưởng đoàn đánh giá, bên đánh giá khách hàng đánh giá 1.3 Phân công công việc cho đồn đánh giá Thơng qua trao đổi với đồn đánh giá, trưởng đồn đánh giá cần phân cơng trách nhiệm cho thành viên trình, hoạt động, chức địa điểm đánh giá cụ thể Việc phân cơng cần tính đến độc lập lực chuyên gia đánh giá việc sử dụng hiệu lực nguồn lực vai trò trách nhiệm khác chuyên gia đánh giá, chuyên gia đánh giá tập chun gia kỹ thuật Khi thích hợp, trưởng đồn đánh giá cần giữ dẫn đoàn đánh giá để phân bổ công việc định thay đổi có Có thể đưa thay đổi phân cơng cơng việc theo tiến trình đánh giá để đảm bảo đạt mục tiêu đánh giá 1.4 Chuẩn bị tài liệu làm việc Các thành viên đồn đánh giá cần xem xét thơng tin liên quan đến công việc đánh giá phân công chuẩn bị tài liệu làm việc cần thiết để tham khảo ghi nhận chứng đánh giá Những tài liệu làm việc bao gồm: - danh mục kiểm tra; - phương án lấy mẫu đánh giá; - mẫu ghi nhận thông tin chứng hỗ trợ, phát đánh giá hồ sơ họp Việc sử dụng danh mục kiểm tra biểu mẫu không nên hạn chế mức độ hoạt động đánh giá; hoạt động thay đổi theo thơng tin thu thập trình đánh giá Giai đoạn đánh giá Các hoạt động đánh giá thường tiến hành theo trình tự xác định thể trình tự sau, trình tự thay đổi cho phù hợp với hoàn cảnh đánh giá cụ thể 2.1 Tiến hành họp khai mạc Mục đích họp khai mạc là: a) xác nhận thống tất bên (ví dụ bên đánh giá, đoàn đánh giá) kế hoạch đánh giá; b) giới thiệu đoàn đánh giá; c) đảm bảo tất hoạt động đánh giá theo kế hoạch thực Cần tiến hành họp khai mạc với lãnh đạo bên đánh giá thích hợp, với người chịu trách nhiệm chức trình đánh giá Trong họp, cần đưa hội cho việc đặt câu hỏi Mức độ chi tiết cần phù hợp với quen thuộc bên đánh giá với trình đánh giá Trong nhiều trường hợp, ví dụ đánh giá nội tổ chức nhỏ, họp khai mạc đơn giản bao gồm việc trao đổi thông tin việc đánh giá tiến hành diễn giải chất đánh giá Đối với tình đánh giá khác, họp cần mang tính thức cần lưu giữ hồ sơ người dự họp Trưởng đoàn đánh giá cần điều hành họp thích hợp cần xem xét vấn đề sau: - giới thiệu người tham dự, bao gồm quan sát viên người hướng dẫn nêu tóm tắt vai trò họ; - xác nhận mục tiêu, phạm vi chuẩn mực đánh giá; - xác nhận kế hoạch đánh giá đặt liên quan khác với bên đánh giá, ngày, họp kết thúc, họp sơ đoàn đánh giá lãnh đạo bên đánh giá thay đổi cuối cùng; - trình bày phương pháp sử dụng để tiến hành đánh giá, bao gồm việc thông báo cho bên đánh giá chứng đánh giá dựa sở lấy mẫu thơng tin sẵn có; - giới thiệu phương pháp quản lý rủi ro cho tổ chức nảy sinh từ có mặt thành viên đoàn đánh giá; - xác nhận kênh trao đổi thơng tin thức đồn đánh giá bên đánh giá; 33 - xác nhận ngôn ngữ sử dụng trình đánh giá; - xác nhận bên đánh giá thông tin tiến trình đánh giá; - xác nhận sẵn có nguồn lực phương tiện cần thiết cho đoàn đánh giá; - xác nhận vấn đề liên quan đến bảo mật an ninh thông tin; - xác nhận thủ tục liên quan sức khỏe, an tồn, tình trạng khẩn cấp an ninh đồn đánh giá; - thơng tin phương pháp báo cáo phát đánh giá bao gồm việc phân loại có; - thơng tin điều kiện kết thúc đánh giá; - thông tin họp kết thúc; - thông tin cách thức xử lý phát có q trình đánh giá; - thông tin hệ thống thông tin phản hồi cho bên đánh giá phát kết luận đánh giá, bao gồm khiếu nại yêu cầu xem xét lại 2.2 Tiến hành xem xét tài liệu đánh giá Tài liệu liên quan bên đánh giá cần xem xét nhằm: - xác định phù hợp hệ thống với chuẩn mực đánh giá mức độ văn hóa; - thu thập thơng tin hỗ trợ hoạt động đánh giá Việc xem xét kết hợp với hoạt động đánh giá khác diễn suốt đánh giá với điều kiện việc không ảnh hưởng đến hiệu lực việc tiến hành đánh giá Nếu cung cấp đầy đủ tài liệu khuôn khổ thời gian cho kế hoạch đánh giá, trưởng đồn đánh giá cần thơng báo cho người quản lý chương trình đánh giá bên đánh giá Cần đưa định tiếp tục hay đình đánh giá giải vấn đề liên quan đến tài liệu, tùy vào mục tiêu phạm vi đánh giá 2.3 Trao đổi thông tin trình đánh giá Trong trình đánh giá, cần đặt thức cho việc trao đổi thơng tin nội đồn đánh giá, với bên đánh giá, khách hàng đánh giá với tổ chức bên ngồi (ví dụ quan quản lý), đặc biệt yêu cầu pháp lý đòi hỏi bắt buộc phải báo cáo khơng phù hợp Đồn đánh giá cần hội ý định kỳ để trao đổi thông tin, đánh giá tiến triển đánh giá phân cơng lại cơng việc thành viên đồn đánh giá cần Trong trình đánh giá, trưởng đồn đánh giá cần định kỳ trao đổi thơng tin tiến triển đánh giá vấn đề liên quan khác cho bên đánh giá khách hàng đánh giá Cần báo cáo không chậm trễ cho bên đánh giá thích hợp cho khách hàng đánh giá chứng thu thập trình đánh giá dẫn đến rủi ro trực tiếp đáng kể cho bên đánh giá Mọi quan ngại vấn đề nằm phạm vi đánh giá cần ghi nhận thông báo cho trưởng đồn đánh giá để có trao đổi thông tin hợp lý với khách hàng đánh giá bên đánh giá Khi chứng đánh giá có cho thấy khơng thể đạt mục tiêu đánh giá, trưởng đồn đánh giá cần báo cáo lý cho khách hàng đánh giá bên đánh giá để xác định hành động thích hợp Hành động bao gồm việc xác nhận lại điều chỉnh kế hoạch đánh giá, thay đổi mục tiêu phạm vi đánh giá hay chấm dứt đánh giá Khi thích hợp, nhu cầu thay đổi kế hoạch đánh giá trình đánh giá cần xem xét phê duyệt người quản lý chương trình đánh giá bên đánh giá 2.4 Phân cơng vai trò trách nhiệm người hướng dẫn quan sát viên Người hướng dẫn quan sát viên (ví dụ quan quản lý bên quan tâm khác) đồn đánh giá Những người khơng gây ảnh hưởng cản trở việc tiến hành đánh giá Nếu khơng đảm bảo điều này, trưởng đồn đánh giá cần có quyền khơng cho quan sát viên tham gia vào hoạt động đánh giá định Đối với quan sát viên, nghĩa vụ liên quan đến sức khỏe, an toàn, an ninh bảo mật cần quản lý khách hàng đánh giá bên đánh giá Người hướng dẫn bên đánh giá định cần hỗ trợ đoàn đánh giá thực công việc theo yêu cầu trưởng đoàn đánh giá Trách nhiệm họ cần bao gồm: a) hỗ trợ chuyên gia đánh giá việc nhận biết cá nhân tham gia vấn xác nhận thời điểm; b) đặt cho việc tiếp cận địa điểm cụ thể bên đánh giá; c) đảm bảo quy tắc liên quan đến an toàn địa điểm đánh giá thủ tục an ninh thành viên đoàn đánh giá quan sát viên nắm vững tuân thủ Vai trò người hướng dẫn bao gồm: - thay mặt cho bên đánh giá chứng kiến đánh giá; - giải thích rõ hỗ trợ việc thu thập thông tin 2.5 Thu thập kiểm tra xác nhận thơng tin Trong q trình đánh giá, thông tin liên quan đến mục tiêu, phạm vi chuẩn mực đánh giá, bao gồm thông tin mối liên hệ chức năng, hoạt động trình, cần thu thập phương pháp lấy mẫu thích hợp cần kiểm tra xác nhận Chỉ thơng tin kiểm tra xác nhận chấp nhận làm chứng đánh giá Bằng chứng đánh giá dẫn đến phát đánh giá cần lưu hồ sơ Trong trình thu thập chứng, đoàn đánh giá nhận thấy hoàn cảnh thay đổi hay rủi ro, cần giải cách phù hợp 35 Tạo lập phát đánh giá Bằng chứng đánh giá cần đối chiếu với chuẩn mực đánh giá để xác định phát đánh giá Các phát đánh giá phù hợp không phù hợp với chuẩn mực đánh giá Nếu quy định kế hoạch đánh giá, phát cụ thể đánh giá cần gồm phù hợp, việc thực hành tốt chứng, hội cải tiến khuyến nghị bên đánh giá Cần lưu hồ sơ không phù hợp chứng đánh giá kèm theo Được phép phân loại không phù hợp Cần xem xét không phù hợp với bên đánh giá để đạt thừa nhận chứng đánh giá xác khơng phù hợp hiểu rõ Cần nỗ lực giải quan điểm khác biệt liên quan đến chứng phát đánh giá cần lưu hồ sơ điểm chưa giải Khi cần đoàn đánh giá họp để xem xét phát đánh giá giai đoạn thích hợp q trình đánh giá 2.6 Chuẩn bị kết luận đánh giá Đoàn đánh giá cần hội ý trước họp kết thúc để: a) xem xét phát đánh giá thơng tin thích hợp khác thu thập q trình đánh giá theo mục tiêu đánh giá; b) thống kết luận đánh giá có tính đến khơng chắn q trình đánh giá; c) chuẩn bị khuyến nghị, kế hoạch đánh giá quy định; d) thảo luận hoạt động sau đánh giá, có Kết luận đánh giá đề cập tới vấn đề sau: - mức độ phù hợp hệ thống quản lý so với chuẩn mực đánh giá tình trạng tốt hệ thống quản lý, bao gồm hiệu lực hệ thống quản lý việc đạt mục tiêu tuyên bố; - việc áp dụng, trì cải tiến có hiệu lực hệ thống quản lý; - khả trình xem xét lãnh đạo đảm bảo trì phù hợp, hiệu lực cải tiến liên tục hệ thống quản lý; - việc đạt mục tiêu đánh giá, bao quát phạm vi đánh giá thực chuẩn mực đánh giá; - nguyên nhân gốc rễ phát hiện, có kế hoạch đánh giá; - phát tương tự khu vực khác đánh giá nhằm mục đích nhận biết xu hướng Nếu kế hoạch đánh giá quy định, kết luận đánh giá dẫn đến khuyến nghị cải tiến, hoạt động đánh giá tương lai 2.7 Tiến hành họp kết thúc Cần tổ chức họp kết thúc trưởng đồn đánh giá chủ trì để trình bày phát kết luận đánh giá Những người tham dự họp kết thúc cần bao gồm lãnh đạo bên đánh giá thích hợp gồm người chịu trách nhiệm chức trình đánh giá, họp gồm khách hàng đánh giá bên khác Khi thích hợp, trưởng đồn đánh giá cần thông báo cho bên đánh giá tình gặp phải trình đánh giá làm giảm tin cậy vào kết luận đánh giá Nếu quy định hệ thống quản lý theo thỏa thuận với khách hàng đánh giá, người tham dự cần thống khung thời gian kế hoạch hành động để giải phát đánh giá Mức độ chi tiết cần phù hợp với quen thuộc bên đánh giá với trình đánh giá Trong số trường hợp, họp cần mang tính thức cần lưu giữ biên gồm hồ sơ việc dự họp Trong trường hợp khác, ví dụ đánh giá nội bộ, họp kết thúc mang tính thức gồm việc trao đổi thông tin phát đánh giá kết luận đánh giá Khi thích hợp, cần giải thích nội dung sau cho bên đánh giá họp kết thúc: - cho bên đánh giá biết chứng đánh giá thu thập sở mẫu thơng tin có sẵn; - phương pháp báo cáo; - trình xử lý phát đánh giá hệ có; - trình bày phát kết luận đánh giá để lãnh đạo bên đánh giá hiểu thừa nhận; - hoạt động liên quan sau đánh giá (ví dụ thực hành động khắc phục, trình xử lý khiếu nại đánh giá yêu cầu xem xét lại) Mọi ý kiến trái chiều phát kết luận đánh giá đoàn đánh giá bên đánh giá cần thảo luận giải Nếu khơng giải cần lưu hồ sơ việc huẩn bị gửi báo cáo đánh giá 2.8 Chuẩn bị báo cáo đánh giá Trưởng đoàn đánh giá cần báo kết đánh giá theo thủ tục chương trình đánh giá Báo cáo đánh giá cần đưa hồ sơ đầy đủ, xác, ngắn gọn rõ ràng đánh giá cần bao gồm nhắc đến nội dung sau: a) mục tiêu đánh giá; b) phạm vi đánh giá, cụ thể việc nhận biết đơn vị theo tổ chức chức trình đánh giá; c) nhận biết khách hàng đánh giá; d) nhận biết đoàn đánh giá người bên đánh giá tham gia vào đánh giá; e) thời gian địa điểm tiến hành hoạt động đánh giá; f) chuẩn mực đánh giá; g) phát đánh giá chứng liên quan; 37 h) kết luận đánh giá; i) tuyên bố mức độ thỏa mãn chuẩn mực đánh giá Khi thích hợp báo cáo đánh giá bao gồm nhắc đến nội dung sau: - kế hoạch đánh giá bao gồm lịch trình theo thời gian; - tóm tắt q trình đánh giá, bao gồm trở ngại gặp phải làm giảm tin cậy kết luận đánh giá; - xác nhận đạt mục tiêu đánh giá phạm vi đánh giá theo kế hoạch đánh giá; - khu vực thuộc phạm vi đánh giá khơng bao qt được; - tóm tắt gồm kết luận đánh giá kết đánh giá hỗ trợ kết luận; - ý kiến trái chiều đoàn đánh giá bên đánh giá chưa giải quyết; - hội cải tiến, quy định mục tiêu đánh giá; - thực hành tốt nhận biết; - kế hoạch hành động thống nhất, có; - tuyên bố tính chất bảo mật nội dung; - vấn đề liên quan đến chương trình đánh giá đánh giá tiếp theo; - danh sách gửi báo cáo đánh giá 2.9 Gửi báo cáo đánh giá Cần ban hành báo cáo đánh giá khoảng thời gian thống Nếu có chậm trễ cần thơng báo lý cho bên đánh giá người quản lý chương trình đánh giá Khi thích hợp, báo cáo đánh giá cần ghi ngày tháng, xem xét phê duyệt theo thủ tục chương trình đánh giá Sau cần gửi báo cáo đánh giá tới người nhận quy định thủ tục đánh giá kế hoạch đánh giá 2.10 Hoàn thành đánh giá Cuộc đánh giá hoàn thành tất hoạt động đánh giá theo kế hoạch thực thống với khách hàng đánh giá (ví dụ có tình ngồi dự kiến ngăn cản hồn thành đánh giá theo kế hoạch) Các tài liệu liên quan đến đánh giá cần lưu giữ hủy bỏ theo thỏa thuận bên tham gia, theo thủ tục chương trình đánh giá yêu cầu thích hợp Trừ luật pháp u cầu, đồn đánh giá người quản lý chương trình đánh giá không nên công khai nội dung tài liệu, thơng tin khác thu q trình đánh giá hay báo cáo đánh giá cho bên khác mà khơng có chấp thuận rõ ràng khách hàng đánh giá thích hợp, bên đánh giá Nếu có u cầu cơng khai nội dung tài liệu đánh giá, cần thơng báo sớm cho khách hàng đánh giá bên đánh giá Các học rút từ đánh giá cần đưa vào trình cải tiến liên tục hệ thống quản lý tổ chức đánh giá Giai đoạn sau đánh giá Tiến hành hoạt động sau đánh giá Tùy vào mục tiêu đánh giá, kết luận đánh giá cần thiết việc khắc phục hành động khắc phục, phòng ngừa cải tiến Những hành động thường bên đánh giá định tiến hành thời gian thỏa thuận Khi thích hợp, bên đánh giá cần cho người quản lý chương trình đánh giá đồn đánh giá biết tình trạng hành động Cần kiểm tra xác nhận việc hoàn thành hiệu lực hành động khắc phục Việc kiểm tra xác nhận phần công việc đánh giá Kinh phí cho đánh giá Kinh phí cho hoạt động đánh giá phụ thuộc vào tình hình thực tế kinh doanh, sản xuất, hoặt động tổ chức, sở vật chất, đội ngũ nhân lực, phạm vi yêu cầu đánh giá Lãnh đạo tổ chức xem xét yêu cầu để tiến hành tổ chức đánh giá Hoạt động đánh giá phải trì liên tục, nhằm cải tiến hệ thống quản lý môi trường tổ chức Câu hỏi hướng dẫn học tập Trình tự bước đánh giá hệ thống quản lý môi trường Bài tập tình huống: Chuẩn bị tài liệu làm việc Thực hành đánh giá hệ thống quản lý môi trường 39 TÀI LIỆU THAM KHẢO ISO 9001:2015 Hệ thống Quản lý Chất lượng – Các yêu cầu hướng dẫn sử dụng Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế Geneva, Thuỵ sĩ ISO 14001:2015 Hệ thống Quản lý Môi trường – Các yêu cầu hướng dẫn sử dụng Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế Geneva, Thuỵ sĩ ISO 19011;2013 Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế Geneva, Thuỵ sĩ ISO 14004 Hệ thống Quản lý Môi trường – Hướng dẫn chung Nguyên tắc, Hệ thống, Các Kỹ thuật Trợ giúp Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế Geneva, Thuỵ sĩ ISO 1410 Hướng dẫn Đánh giá Môi trường –Nguyên tắc Chung Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế Geneva, Thuỵ sĩ ISO 1412 Hướng dẫn Đánh giá Môi trường – Tiêu chuẩn lực đánh giá viên môi trường Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế Geneva, Thuỵ sĩ ISO 1411 Hướng dẫn Đánh giá Môi trường –Các thủ tục đánh giá: Đánh giá Hệ thống Quản lý Môi trường Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế Geneva, Thuỵ sĩ ... chuẩn ISO1 4000 Bảng sau tóm tắt đề mục ISO 14001 Hệ thống Quản lý Môi trường Mô tả hướng dẫn sử dụng ISO 14004 Hệ thống Quản lý Môi trường – Hướng dẫn chung nguyên tắc, hệ thống kỹ thuật hỗ trợ ISO. .. hợp hệ thống quản lý Với cấu trúc áp dụng cho tất tiêu chuẩn hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO mới, tổ chức dễ dàng nhiều việc áp dụng nhiều hệ thống quản lý lúc (tích hợp hệ thống quản lý) ... chuẩn Hệ thống quản lý môi trường ISO 14001 ISO 14004 Hướng dẫn áp dụng Tiêu chuẩn để đưa khía cạnh mơi trường vào sản phẩm Mục đích tầm quan trọng hệ thống quản lý môi trường theo tiêu chuẩn ISO