Đang tải... (xem toàn văn)
THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH QUẢN TRỊ THỜI GIAN CỦA SINH VIÊN. “ Thời gian là vàng “ – câu nói luôn đúng với mọi thời đại, thậm chí thời gian còn quý hơn vàng rất nhiều. Con người nói về thời gian theo nhiều cách khác nhau. Chúng ta phí phạm thời gian cũng như chúng ta tiêu phí sản phẩm hàng hóa vậy. Thời gian mỗi khi mất đi không bao giờ lấy lại được. Mọi người trong chúng ta đều có khoảng thời gian giống nhau nhưng không phải ai cũng biết cách tận dụng nó. Đặc biệt đối với sinh viên thì việc sử dụng thời gian chưa hiệu quả. Vậy việc sử dụng thời gian như thế nào là phù hợp với sinh viên để thật sự tiết kiệm và đem lại hiệu quả? A. LÝ THUYẾT 1. Một số khái niệm 1.1 Khái niệm quản trị thời gian Quản trị thời gian là quá trình hoạch định và thực hành kiểm soát một cách có ý thức thời gian dùng trong một hoạt động cụ thể để tăng hiệu suất hoặc năng suất công việc. 1.2 Khái niệm quản trị thời gian hiệu quả Quản trị thời gian hiệu quả là việc sắp xếp công việc với quỹ thời gian có hạn, vượt qua những rào cản gây lãng phí thời gian để thực hiện công việc sao cho năng suất công việc lớn nhất, đúng tiến độ, kế hoạch, mục tiêu đã đặt ra trước đó. 2. Những nhân tố ảnh hưởng đến việc quản trị thời gian không hiệu quả 2.1 Biểu hiện 2.1.1 Sự trì hoãn công việc Trì hoãn công việc là kẻ đánh cắp thời gian. Khả năng vượt qua sự trì hoãn và hoàn thành công việc đúng tiến độ có thể quyết định đến sự thành bại trong sự nghiệp của mỗi người. Tuy nhiên có một thực tế là tất cả mọi người đều trì hoãn. Ai cũng có quá nhiều việc để làm với quá ít thời gian. Người có hiệu suất cao trì hoãn làm những nhiệm vụ hoạt động giá trị thấp hoặc vô giá trị, còn người có hiệu suất thấp trì hoãn công việc làm những việc có giá trị lớn đối với công ty và sự nghiệp của bản thân. Mọi người luôn có xu hướng trì hoãn những nhiệm vụ lớn thường cũng là những nhiệm vụ có giá trị cao nhất. 2.1.2 Sự quá tải công việc Quá tải có nghĩa là vượt khỏi giới hạn cho phép và quá tải công việc là biểu hiện của hiện tượng công việc quá nhiều khiến cho bản thân căng thẳng ( stress ), áp lực, thậm chí bế tắc. Hệ quả của trạng thái căng thẳng tất yếu là giảm hiệu suất công việc, kiệt sức về tinh thần, giảm sức khỏe,... Những biểu hiện cụ thể của quá tải công việc đó là: Ngờ vực thái quá, muốn bỏ đi thật xa, mất tập trung, cơ thể mệt mỏi, cảm thấy bất mãn, nghi ngờ chính mình, cảm thấy đau đầu liên tục,... những hiện tượng đó khiến cho thời gian cứ trôi còn công việc thì đình trệ không chỉ trước mắt mà còn lâu dài. Vì vậy quá tải công việc cũng là thủ phạm lấy đi thời gian không chờ đợi. 2.1.3 Sự gián đoạn công việc Sự gián đoạn trong công việc mỗi ngày cũng là rào cản trong việc sử lý thời gian của mỗi người, gián đoạn công việc khiến cho công việc bị ngắt quãng, vỡ vụn, làm phân tán công việc,... có thể ảnh hưởng rất lớn đến thành công của mỗi người nếu không nhận ra và biết cách quản lý chúng. Chúng có thể là một cuộc điện thoại, một email,
Mục lục Page | LỜI MỞ ĐẦU “ Thời gian vàng “ – câu nói ln với thời đại, chí thời gian q vàng nhiều Con người nói thời gian theo nhiều cách khác Chúng ta phí phạm thời gian tiêu phí sản phẩm hàng hóa Thời gian không lấy lại Mọi người có khoảng thời gian giống biết cách tận dụng Đặc biệt sinh viên việc sử dụng thời gian chưa hiệu Vậy việc sử dụng thời gian phù hợp với sinh viên để thật tiết kiệm đem lại hiệu quả? Page | A LÝ THUYẾT Một số khái niệm 1.1 Khái niệm quản trị thời gian Quản trị thời gian trình hoạch định thực hành kiểm sốt cách có ý thức thời gian dùng hoạt động cụ thể để tăng hiệu suất suất công việc 1.2 Khái niệm quản trị thời gian hiệu Quản trị thời gian hiệu việc xếp công việc với quỹ thời gian có hạn, vượt qua rào cản gây lãng phí thời gian để thực công việc cho suất công việc lớn nhất, tiến độ, kế hoạch, mục tiêu đặt trước Những nhân tố ảnh hưởng đến việc quản trị thời gian không hiệu 2.1 Biểu 2.1.1 Sự trì hỗn cơng việc Trì hỗn cơng việc '' kẻ đánh cắp thời gian'' Khả vượt qua trì hỗn hồn thành cơng việc tiến độ định đến thành bại nghiệp người Tuy nhiên có thực tế tất người trì hỗn Ai có nhiều việc để làm với thời gian Người có hiệu suất cao trì hỗn làm nhiệm vụ hoạt động giá trị thấp vơ giá trị, người có hiệu suất thấp trì hỗn cơng việc làm việc có giá trị lớn công ty nghiệp thân Mọi người ln có xu hướng trì hỗn nhiệm vụ lớn thường nhiệm vụ có giá trị cao 2.1.2 Sự tải công việc '' Quá tải '' có nghĩa vượt khỏi giới hạn cho phép tải công việc biểu hiện tượng công việc nhiều khiến cho thân căng thẳng ( stress ), áp lực, chí bế tắc Hệ trạng thái căng thẳng tất yếu giảm hiệu suất công việc, kiệt sức tinh thần, giảm sức khỏe, Những biểu cụ thể q tải cơng việc là: Ngờ vực thái quá, muốn bỏ thật xa, tập trung, thể mệt mỏi, cảm thấy bất mãn, nghi ngờ mình, cảm thấy đau đầu liên tục, tượng khiến cho thời gian trơi cơng việc đình trệ khơng trước mắt mà lâu dài Vì q tải cơng việc thủ phạm '' lấy thời gian '' không chờ đợi Page | 2.1.3 Sự gián đoạn công việc Sự gián đoạn công việc ngày rào cản việc sử lý thời gian người, gián đoạn công việc khiến cho công việc bị ngắt quãng, vỡ vụn, làm phân tán công việc, ảnh hưởng lớn đến thành cơng người không nhận biết cách quản lý chúng Chúng điện thoại, email, đoạn đối thoại hành lang xen ngang đồng nghiệp thứ mà khơng mong muốn chúng lại làm thân không tập trung vào công việc làm Sự gián đoạn dù nhỏ cướp người khoảng thời gian quý lẽ người phải sử dụng chúng để đạt kết mong muốn Đôi chúng làm tập trung 2.2 Nguyên nhân dẫn đến quản lý thời gian chưa hiệu 2.2.1 Nguyên nhân khách quan - - Yếu tố sức khỏe ảnh hưởng nhiều đến việc trì hỗn cơng việc gây nhiều thời gian, sức khỏe làm cho lười làm việc, cảm giác mệt mỏi, đau nhức, cảm sốt làm không tập chung vào công việc dẫn đến chậm kế hoạch Làm việc mà sức khỏe điều không muốn Đơi đến bất ngờ nhịp sống hối hả, stress, thời tiết… Do rơi vào tình trạng sức khỏe khơng tốt nên linh hoạt thay đổi kế hoạch để đảm bảo sức khỏe đồng thời đạt hiệu cơng việc hồn thành kế hoạch Các gặp gỡ không cần thiết, không mời + Mối quan hệ với người điều thiết sống thường ngày, mà ta nhận lời tất người hay Vì đơi gặp gỡ khơng cần thiết, người khách làm ảnh hưởng đên cơng việc lại vấn đề Khơng khơng có bận bè vui dừng lại không tốn thời gian, tiền bạc, sức khỏe lại khơng cải thiện Chúng ta cố thể gặp gỡ vui chơi rảnh rỗi cóc thể làm việc hiệu hơn, thư giãn nhiều biết xếp thời gian hợp lý + Khách không mời nguyên nhân gây tiêu tốn thời gian: Đôi người bạn cũ, người thân hay bất ngờ ghé thăm, việc đón tiếp họ việc khơng thể thiếu Nhưng phải biết phân bổ thời gian hồn cảnh mà có cách giải tốt nhất, cho người khách niềm nở, hiếu khách chủ nhà phần công việc hoàn thành theo kế hoạch 2.2.2 Ngun nhân chủ quan - Khơng có mục tiêu thứ tự ưu tiên, không lập kế hoạch làm việc: Page | + Không xác định mục tiêu đắn, rõ ràng cơng việc làm nguyên nhân mà nhiều người mắc phải Chúng ta thường mang suy nghĩ làm tới nên thường khơng có mục tiêu định để lập kế hoạch cho thân, bỏ sót cơng việc quan trọng vân đề thường thấy có trí nhớ tốt, loay hoay làm việc hay làm việc mà phải làm làm tiêu tốn nhiều thời gian ảnh hưởng tới kết công việc khác Tuy nhiên, công việc lên kế hoạch lúc cúng nhắc mà ta phải biết điều chỉnh linh hoạt cho phù hợp với tình bất ngờ tới, phù hợp với tình trạng cơng việc, không nên mượn lý biện hộ cho lười biếng, chậm chạp làm hỏng kế hoạch + Rất đơn giản để đưa công việc cần làm, điều quan trọng phải biết xếp công việc theo thứ tự ưu tiên Khi khơng có thứ tự công việc trước sau thường làm việc theo cảm hứng dẫn đến trì trệ cơng việc quan trọng, ảnh hưởng tói kế hoạch khác có q nhiều việc linh tinh xen lẫn khơng có thứ tự - - Điện thoại, internet: Đang làm việc, học tập, sinh hoạt lại có gọi từ bạn bè, người thân nói phút khơng sao, tình trạng “nấu cháo” đáng lo ngại Nó lấy từ mười phút đến vài đồng hồ thu thứ phần lơn thứ vơ bổ cơng việc bị gián đoạn Khi thời đại công nghệ thông tin phát triển điện thoại ngày nhiều chức hơn, nhiều ứng dụng, trò chơi, tiện ích… nhiều người lúc cầm điện thoại tay nhắn tin, tán chuyện, lướt web… bỏ nhiều thời gian vào điện thoại mà khơng nghĩ bỏ cơng việc phía sau Internet yếu tố làm cho tập chung cơng việc Nó mang lại nhiều lợi ích biết sử dụng hợp lý Đơi vào máy tính làm việc, lại đồng thời xem tin tức, lướt web, bóng đá, mạng xã hội… thứ ta làm ta quên việc mở máy để làm việc, nghĩ xem qua đôi chút quay lại làm việc nhiều người khơng làm điều Đặc biệt giới trẻ, học sinh, sinh viên… internet có sức ảnh hưởng làm cho nhiều người bị lãng phí thời gian Góc học tập, làm việc, sinh hoạt gọn gàng: Những vật làm bừa bộn văn phòng, góc học tập tích tụ nhanh Trong văn phòng khơng thể chấp nhận hay biện minh cho tình trạng bừa bộn Có q nhiều tập chí chun ngành thường cất giữ đọc tới ngăn kéo hay tủ đựng lại chứa lượng lớn thứ không cần thiết Sễ thật mệt mỏi uể oải phải ngồi vào khối bề bộn, thứ linh tinh chất bàn làm việc mà ta khơng cần tới chúng Khi ta chẳng có tam trạng làm việc Nơi làm việc, học tập gọn gàng giữ vai trò quan trọng, ảnh hưởng nhiều đến tinh Page | - thần làm việc thân Và bị đồng nghiệp, bạn bè, sếp… đánh giá khơng tốt khơng có cảm tình Tính trì hỗn làm việc: Căn bệnh trì hoãn yếu tố gây thời gian Sự trì hỗn ngun nhân gây tính thụ động, thiếu đốn từ trở thành yếu tố cốt lõi giết chết thời gian mà có Hiểu theo cách khác trì hỗn làm kéo dài thời gian thực cơng việc, từ làm giảm khả nang phản xạ nhanh nhạy việc, khiên suất công việc giảm Chúng ta hẹn qua giờ, ngày qua ngày, đến lúc công việc chồng chất cơng việc, chống ngợp trước tải công việc, phải loại bỏ bớt công việc lặt nhặt không phần quan trọng phải giải nhiều việc lúc đẫn đến hiệu không cao, kết khơng mong đợi Trì hỗn gây nhiều thói quen xấu khác như: Sự lề mề, khơng hành động ngay, thụ động Bản thân người khơng nhận thức lãng phí q nhiều thời gian, họ ln tìm nhiều ngun nhân để ngụy biện cho trì hỗn mình, họ tự làm khả vốn có, hội quý báu đến nháy mắt 2.3 Biện pháp khắc phục lãng phí thời gian 2.3.1 Vượt qua trì hỗn a Nhóm giải pháp đối mặt với nhiệm vụ khó chịu/ không hứng thú - Giao nhiệm vụ cho người khác Tạo cho tinh thần cảm giác nhẹ nhõm sau thực Lập kế hoạch cho nhiệm vụ khó cách dứt khốt, rèn luyện ý thức cấp bách b Nhóm giải pháp 2: Vượt qua nỗi sợ hãi ngại va chạm - Trực tiếp đối đầu với cách tập trung tâm trí + Luyện tập xử lý việc + Tránh đa nhiệm + Quyết tâm phải tập trung thực - Đánh bại chủ nghĩa cầu toàn c Nhóm giải pháp 3: Bắt đầu cơng việc - Bắt đầu công việc thời điểm Chia nhỏ công việc thành nhiều phần Page | 2.3.2 Giải tải công việc a Nhận biết nhiệm vụ trách nhiệm thân Biết nói “khơng” với cơng việc khơng phù hợp - Một là, nêu rõ nguyên nhân Hai là, từ chối cách khéo léo Ba là, đề xuất / kiến nghị phương án thay b Xác định mục tiêu xếp thứ tự ưu tiên Cần phải: - Thiết lập mục tiêu rõ rang nguyên lý Parato 80/20: công việc chiếm tới 80% thời gian đem lại 20% giá trị ngược lại; Quy luật số ba: có ba nhiệm vụ danh sách nhiệm vụ chiếm đến 90% giá trị công việc Xác định nhiệm vụ thân cách rõ rang Đặt áp lực cho thân Hoàn thành nhiều việc quan trọng Giữ hướng, thực tuân thủ mục tiêu kế hoạch đặt Tạo cho thân lối sống có nguyên tắc Xây dựng thói quen tốt cơng việc Ủy quyền cho người khác 2.3.3 Kiểm soát gián đoạn cơng việc cần phải • • • • • Nhận diện người, tượng gây gián đoạn để biết gián đoạn cần thiết, gián đoạn không cần thiết phân tích mức độ quan trọng gián đoạn Đặt khoản thời gian thích hợp để khơng bị gián đoạn để dạt hiệu cao để khơng bị lẫn lộn cơng việc hành cơng việc mang tính sáng tạo Cuộc họp diễn hiệu trước diễn họp diễn họp sau diễn họp Rèn luyện thói quen làm email hiệu quả: Giải email vào thời gian cố định ngày Nên dùng trì địa email cho thư từ cá nhân để trách nhầm lẫn với công việc Quản lý điện thoại gọi Page | Tùy thuộc vào trường hợp, hoàn cảnh bạn nghe điện thoại ln hay khơng Nếu thời gian làm việc nên: • Sàng lọc điện thoại theo mức độ khẩn cấp cấn phản hồi Để điện thoại chế độ rung chế độ hộp thư thoại Đi thẳng vào vấn đề nghe điện thoại, tránh gọi nhiều lần Lịch chuyên nghiệp Tiết kiệm thời gian tiếp khách: Quy định tiếp khách; kiểm soát thời gian tiếp khách; phân loại chọn cách thức tiếp khách • Sắp xếp nơi làm việc ngăn nắp: Tiết kiệm thời gian tìm tài liệu, di chuyển làm việc Ảnh hưởng việc quản lý thời gian không hiệu tới sống công việc Quản lý thời gian quan trọng sống nghiệp thành cơng cá nhân Nó dạy cho bạn làm để xếp thời gian tận dụng tối đa thời gian cách hiệu Đơi cảm thấy có lẽ ngày 24 khơng đủ để hồn thành việc Đó khơng quản lý tốt thời gian thân Việc khơng quản lý tốt thời gian thân có ảnh hưởng nhiều đến đời sống công việc thân Đối với đời sống, không quản lý tốt thời gian điều đồng nghĩa với việc sống thiếu trách nhiệm với thân Khi tự thân ta đặt mục tiêu cho mình, thời gian hữu hạn, không lên kế hoạch cụ thể mà lại thực việc theo cảm tính ta dễ dàng bỏ sót việc cần phải làm, không phân bố công việc hợp lý, làm cho việc bị trì trệ, mục tiêu ta khơng thể hồn thành theo dự định Cuộc sống Cuộc sống dạy cho sử dụng Thời gian có ích Còn Thời gian dạy cho giá trị Cuộc sống Thời gian nguồn lực đặc biệt, bạn lưu trữ hay tiết kiệm thời gian để ngày mai mang dùng Mỗi người có lượng thời gian giống ngày Lãng phí thời gian khơng thể lấy lại Phần lớn người cảm thấy có q nhiều việc phải làm khơng có đủ thời gian Họ đổ lỗi cho thiếu thời gian tài chính, căng thẳng, quan hệ xã hội chí khơng tập thể dục bảo vệ sức khỏe Nếu quản lý thời gian cách thông minh bạn dành thời gian làm muốn làm bạn cần làm Bạn cần thời gian để đạt bạn muốn sống Nếu bạn chờ đợi có thêm thời gian, bạn bị thua thiệt trò chơi sống Cùng Page | quỹ thời gian thân làm rất nhiều việc tính thụ động, biếng nhác, khơng tự chủ thân, để thời gian trôi đi, phí bỏ hội, làm cho ngày thụt lùi xã hội ngày phát triển, nhanh đến mức khiến người ta thấy chóng mặt, hối xếp lịch trình kín ngày để làm việc học tập, cố gắng đuổi theo để khơng bị tụt lại phía sau Nhưng lại khắc khe Nó loại bỏ tất phấn đấu nỗ lực, không linh hoạt nắm bắt thời gian hội, phát triển xã hội giống thời gian, chẳng chờ đợi ai, khơng biết nắm bắt điều thiệt ln thuộc thân Nếu bạn xếp thời gian thời điểm, bạn “tạo ra” thời gian bạn cần, không chờ đợi đến Bằng việc lập kế hoạch sử dụng thời gian bạn cách khơn ngoan, bạn có nhiều thời gian để làm nhiều thứ Công việc Nếu bạn bận bịu với công việc suốt ngày mà công việc chẳng đến đâu, chắn bạn quên tầm quan trọng quản lý thời gian Mọi công việc dồn dập bay đến với bạn từ góc độ Email, thư, gọi, fax, khách hàng, gia đình, truyền thơng Cơng việc, cơng việc nhiều cơng việc Mọi nơi Thật khó để tập trung làm việc, bạn phải đương đầu với hàng loạt công việc lúc tác động từ người xung quanh Sự phân tâm tiêu tốn đến hai đồng hồ ngày Đó email khơng liên quan đến cơng việc, nói chuyện với đồng nghiệp hay dành thời gian cho thú vui cá nhân Nếu dừng phút thơi, bạn xả nắm bắt cơng việc dễ dàng Nhưng thực tế cơng việc có ngừng đâu Nó khơng phẳng lặng Khi xã hội ngày khiến người ngày bận rộn không xếp thời gian cho cơng việc gia đình có nhiều vấn đề phát sinh Công việc nhiều khiến chẳng có thời gian để chăm sóc gia đình Việc quan, cơng tác, thư từ, bạn bè, giải trí, tiệc tùng, giao thiệp, người thân, nội ngoại, bà xa bà gần, chăm sóc gia đình, cái, chuyện vợ chồng, việc nhà, Khối khối công việc 24 giờ, khơng có kế hoạch, khơng biết xếp, phân phối thời gian hợp lý liệu có thoải mái không? Nếu làm việc qua loa, công việc không tốt điều kiện kinh tế gia đình nhiều thứ khác bị ảnh hưởng, có vui khơng nhà với kết công việc không tốt? Nếu dành thời gian cho công việc, sớm muốn, cơng việc thành cơng, ngày thăng tiến cơng việc lại nhiều, thời gian đâu để tham gia bữa ăn gia đình, chăm sóc vui chơi với cái, thiếu quan tâm cha mẹ trẻ dễ dàng trở nên Page | hư hỏng Khơng dành thời gian chăm sóc gia đình kết thường thấy đổ vỡ, gia đình khơng êm ấm, tinh thần đâu để làm tốt công việc Page | 10 rất nhiều người không làm Đặc biệt giới trẻ, học sinh sinh viên… internet có sức ảnh hưởng, “mình vào diễn đàn chút thơi làm tiếp”, hay “chơi game giải trí chút hay”, 10 phút nửa giờ, “thôi thêm chút được”, “đang hay”, “chút nữa…” thời gian trôi qua, công việc, ngun, game tăng cấp độ, mạng xã hội nhiều câu chuyện gẫu, chat chít, đến lúc quay lại làm việc lại có cơng việc khác cần làm, kế hoạch lại khơng hồn thành Tính trì hỗn làm việc - - - - Căn bệnh trì hỗn yếu tố gây thời gian Những kiểu suy nghĩ “ tơi làm việc vào ngày mai” ăn sâu vào suy nghĩ nhiều người, làm cho thân trở nên chủ quan, ỷ lại, điều lặp lặp lại nhiều lần, vơ tình biến trở thành người chậm chạp, ì ạch, ln trễ hoạt động, đặc biệt công việc Khi gặp công việc khơng ưa thích, hay cơng việc q khó q dễ, tính khẩn cấp cơng việc khơng q cao…chúng ta thường có lối nghĩ đợi đến lúc khác hay đợi đến ngày mai có cảm hứng bắt đầu công việc Vấn đề trì hỗn hành động lại thụ động chờ đợi trạng thái cảm xúc dự đốn vào ngày mai “Chắc tâm trạng ngày mai tốt hôm nay? Biết đâu ngày mai có cơng việc đột xuất?” Chính trì hoãn nhiều lần làm trở thành người thiếu trách nhiệm với thân, phung phí khoảng thời gian mà đáng làm việc có ý nghĩa thay vào suy nghĩ ỷ lại, phó mặc, để ngày mai lo… để làm công việc vô bổ, công việc không nơi, lúc Trong sống, trì hỗn nhiều cơng việc, từ việc nhỏ nhặt đến quan trọng Ngay việc dường thường nhật lại khơng làm ngay, trì hỗn, cuối khơng làm làm đối phó Sự trì hỗn ngun nhân gây tính thụ động, thiếu đốn từ đó, trở thành yếu tố cốt lõi khiến không quản lý quản lý thời gian không hiệu Hiểu theo cách khác, trì hỗn làm kéo dài thời gian thực cơng việc, từ làm giảm khả phản xạ nhanh nhạy việc, khiến suất công việc giảm Chúng ta hẹn qua giờ, ngày qua ngày, đến lúc công việc chồng chất cơng việc, chống ngợp trước tải, phải loại bỏ bớt việc lặt nhặt không phần quan trọng phải giải nhiều việc khuôn thời gian ỏi, dẫn đến hiệu khơng cao, kết khơng mong đợi Ví dụ sinh viên: Đã lần định xắn tay vào dọn dẹp cho phòng học hay phòng ngủ gọn gàng chưa thực Lên kế hoạch sáng chủ nhật dọn phòng, sáng bận họp Page | 15 - nhóm, sáng phải làm tập thảo luận, sáng lại vướng vào học kiểm tra kì…Vậy phòng nguyên trạng từ tuần sang tuần khác Chờ bắt tay thực vào làm thứ rối tinh lên Trì hỗn gây thói quen xấu khác: lề mề, không hành động ngay, thụ động Bản thân người khơng nhận thức lãng phí q nhiều thời gian, họ ln tìm nhiều ngun nhân để ngụy biện cho trì hỗn mình, họ tự làm khả vốn có, hội “quý báu” đến nháy mắt Trì hỗn chủ yếu chủ quan cá nhân, bạn việc, yếu tố có đột xuất xảy khiến bạn không kịp giải Yếu tố sức khỏe yếu tố đột xuất hay xảy ảnh hưởng nhiều tới công việc bạn, sức khỏe làm cho lười làm việc, cảm giác mệt mỏi, đau nhức, cảm sốt làm không tập trung vào công việc, dẫn đến chậm kế hoạch làm việc sức khỏe điều khơng muốn Đơi đến bất ngờ nhịp sống hối hả, stress, thời tiết,… Do rơi vào tình trạng sức khỏe khơng tốt nên linh hoạt thay đổi kế hoạch để đảm bảo sức khỏe đồng thời đạt hiệu hồn thành kế hoạch Các ngun nhân khác Nhóm chúng tơi tìm thêm ngun nhân sau đây: Góc học tập, làm việc, sinh hoạt không gọn gàng nguyên nhân dẫn đến tình trạng quản lý thời gian không hiệu sinh viên Trong khảo sát thực hiện: tất sinh viên tham gia khảo sát không cho nguyên nhân gây tình trạng quản lý thời gian không hiệu - - Những vật làm bừa bộn văn phòng, chỗ học tập tích tụ nhanh Trong văn phòng, khơng thể chấp nhận biện minh cho tình trạng bừa bộn Có q nhiều loại tập chí chuyên ngành thường hay cất giữ, đọc tới, ngăn kéo ngăn bàn học tập làm việc chứa lượng đáng kể thứ không cần thiết tổ hợp giấy tờ, đồ ăn vặt hay đồ dùng khơng liên quan đến cơng việc chúng dễ làm bạn nhãng thời gian để tìm kiếm giấy tờ đồ dùng cần thiết vào thời điểm quan trọng Hoặc nhìn vào bàn làm việc lại thấy khối bề bộn, linh tinh, giấy báo, hồ sơ, lại có loạt thư tín cần trả lời, thêm vào hồ sơ tồn đọng ngày hôm trước khiến cho bạn thoải mái hứng thú để làm việc tốc độ làm việc chậm lại nhiều thời gian cho việc không cần thiết, thật mệt mỏi uể oải phải ngồi vào khối bề bộn đó, có giữ tinh thần học tập làm việc tốt hay không? Page | 16 - Một nơi học tập làm việc gọn gàng giữ vai trò quan trọng, ảnh hưởng nhiều đến tinh thần làm việc Bạn bè, thầy nghĩ nhìn vào bàn làm việc chúng ta, lý mà bị đánh giá khơng tốt thật khơng đáng Ⅲ Giải pháp khắc phục Nhóm chúng em có đề xuất số giải pháp khắc phục dựa lý thuyết quản trị thời gian để bạn sinh viên nhận thấy xem giải pháp có phù hợp với thân hay khơng? Từ kết phiếu khảo sát cho thấy tỷ lệ giải pháp sau: Lập kế hoạch làm việc Lập kế hoạch làm việc trình xếp thời gian thích hợp cho cơng việc để đạt mục tiêu khoảng thời gian định Bằng thói quen phác thảo kế hoạch làm việc, có nhiều thuận lợi việc quản lý thời gian Các bước để lập kế hoạch thời gian: • • • • • • Nắm mục đích việc lập kế hoạch làm việc Kế hoạch làm việc lập với nhiều lý khác Xác định trước mục đích việc lập kế hoạch giúp bạn lập kế hoạch tốt Trong mơi trường học tập, kế hoạch làm việc giúp sinh viên lên thời gian biểu cho dự án lớn Nó giúp giáo viên chuẩn bị trước tài liệu khóa học kỳ học tới Chia công việc bạn thành phần nhiệm vụ nhỏ Việc giúp bạn nắm tình hình diễn biến cơng việc việc sử dụng thời gian bạn Sắp xếp nhiệm vụ khác theo thứ tự: Một số việc cần hoàn thành nhau, bạn biết cần hồn thành số nhiệm vụ định trước thực nhiệm vụ khác Xác định thời gian phải hồn thành nhiệm vụ - tính theo theo ngày Thêm thông tin ngày bắt đầu ngày kết thúc cho tồn cơng việc cho nhiệm vụ cụ thể, bạn thêm ngày sớm ngày muộn bắt đầu kết thúc, nhờ bạn nhìn thấy linh động đến mức Khi lập kế hoạch, nhớ vài đồng nghiệp làm việc với bạn nhiệm vụ làm việc với công việc khác Ngoài ra, dành thời gian để phận quản lý phê duyệt giai đoạn khác Page | 17 Cuối cùng, dự trù thời gian cho tình huống, việc đột xuất, trì hỗn ngẫu nhiên, kỳ nghỉ nhân viên hay nhân viên bị ốm… Việc lập kế hoạch bạn cần dựa vào sở tuần làm việc năm để đạt hiệu cao =>> Lập kế hoạch làm việc có nghĩa bạn nhìn thấy rõ ràng kiểu quy trình bạn tiến hành thực cơng việc • Làm việc có tổ chức quản lý góc làm việc, học tập Nếu để chỗ làm việc bừa bộn lãng phí thời gian để nhớ tìm kiếm đồ vật chỗ Việc xếp bàn học tập cách ngăn nắp, gọn gàng, có khoa học điều cần thiết Bỏ thứ không liên quan đến công việc gần bạn khỏi bàn Việc giúp bạn tập trung ý vào vấn đề thực công việc Đặt thứ bạn thường xuyên cần gần chỗ bạn ngồi, tầm với để bạn thường xuyên đứng dậy làm việc Nếu bạn có khay đựng cơng văn giấy tờ đến khay đựng công văn giấy tờ đi, sử dụng chúng Thỉnh thoảng lại soạn lại khay đựng giấy tờ đến bỏ phân loại giấy tờ mà bạn để khay Dành thời gian để dọn dẹp môi trường làm việc bạn - bút, giấy, tẩy, bút chì, kẹp ghim,… cất thứ mà bạn không thường xuyên sử dụng Lưu trữ tài liệu cũ, dán nhãn cho tài liệu cũ đóng hộp ghi rõ nội dung, ngày tháng chúng Hãy chắn thiết bị máy tính bạn xếp cho bạn làm việc hiệu quả, an tồn tiện lợi Màn hình máy tính phải có tầm cao chuẩn - cách mắt bạn 63 cm phần cao hình tầm mắt bạn Mở rộng góc làm việc Bàn làm việc phần khơng gian làm việc, mở rộng góc làm việc khơng gian thẳng phía bàn Những kệ sách, giá đỡ bạn cần để tạo nên góc làm việc đầy đủ tư liệu lao động mà không khiến bàn trở nên chật chội Những ngăn bàn, hộc tủ chắn nơi bạn cất thứ không thực quan trọng cho công việc Tuy nhiên, ln nhớ bạn cần tìm lại đồ đạc vào lúc đó, vậy, cất thứ không cần thiết đi, cất chúng cách gọn gàng, ngăn nắp để tìm lại cần Dọn bàn, lau bụi để lại thứ cần thiết liên quan đến công việc =>> Sắp xếp nơi làm việc khoa học giúp bạn khơng thời gian tìm kiếm hồ sơ, tài liệu cần thiết cần Một nơi làm việc lộn xộn với đống tài liệu - cũ, quan trọng - không quan trọng hỗn độn khơng khiến bạn cảm thấy rối mắt mà làm nhiều thời gian bạn cần tìm loại tài liệu Vì xếp Page | 18 ngăn nắp khoa học cho nơi làm việc bạn có thêm nhiều thời gian để khơng phải lãng phí thời gian cho cơng việc vơ bổ Tính kỉ luật thân Khái niệm Kỉ luật thân hành động dựa vào lý trí thay cảm xúc thời bạn Nó việc vượt qua lòng ham thích và nỗi sợ mục đích ý nghĩa cho sống • • Đặc điểm Phải hiểu trước Tự kỷ luật nghĩa hành xử theo điều mà bạn thấy tốt nhất, cảm xúc bạn Chính đặc điểm tự kỷ luật phải tự nhận biết Bạn cần định xem hành động tốt cho mục tiêu giá trị bạn Quá trình cần xem xét bên thân bạn, để hiệu bạn nên viết Khuyên bạn nên dành thời gian viết mục tiêu, mơ ước tham vọng Tốt viết mong muốn lớn đời Việc viết giúp bạn hiểu rõ ai, thứ mà mong muốn giá trị với Nhận thức thiếu kỉ luật Tự kỷ luật phụ thuộc vào việc nhận thức bạn làm không làm Bởi lẽ, bạn không nhận thức hành động thiếu kỷ luật bạn hành động khác chứ? Khi bạn bắt đầu xây dựng tính tự kỷ luật, bạn nhận thức thấy làm việc vơ kỷ luật – ví dụ cắn móng tay, bỏ tập thể dục, phá vỡ chế độ ăn kiêng kiểm tra facebook mail liên tục Phát triển tính tự kỷ luật cần có thời gian, nhiên chìa khóa bạn phải nhận thức hành vi thiếu kỷ luật Dần dần nhận thức đến sớm hơn, nghĩa thay thấy vơ kỷ luật làm việc bạn nhận thức điều trước bạn hành động Nó tạo hội cho bạn định hành động với mục tiêu giá trị Tự đưa cam kết Page | 19 Không viết mục tiêu giá trị thân Bạn cần phải có cam kết bên thân điều Nếu khơng, chng đồng hồ reo lúc 5h sáng bạn thấy chẳng hại bấm nút tắt tự nhủ “thêm 5-10 phút thôi” Hoặc nhiệt huyết tinh thần ban đầu xuống, bạn thấy khó khăn để hồn thành đến cuối kế hoạch Nếu bạn giằng co với cam kết, bạn cần theo đuổi nói làm - bao gồm lúc bạn nói cách mà bạn cam kết Can đảm để đổi lấy tốt đẹp Khơng sai nói tự kỷ luật việc khó Cảm xúc, thèm muốn si mê lực cản lớn Chính tự kỷ luật phụ thuộc nhiều vào can đảm Đừng giả vờ việc dễ dàng bạn thực tế khó khăn gian khổ Thay vào đó, tìm kiếm lòng can đảm để đối mặt với khó chịu mệt mỏi Hãy bồi đắp dần chiến thắng thân nhỏ nhặt, tự tin bạn lớn mạnh lòng can đảm để có tính tự kỷ luật đến dễ dàng • Lợi ích kỷ luật thân - Giúp hoàn thành việc phải hồn thành kể khơng thích - Khơng có kỷ luật sống trở nên chao đảo, thiếu tập trung không thực điều đặt - Khi thực kỷ luật tự giác, làm xong việc nhiều thời gian Đó cách để quản lý thời gian cách hiệu Bạn phải nghiêm khắc với mình: Bạn cần xác định cơng việc ảnh hưởng đến bạn Khi bạn khơng làm đuợc điều có kết khơng tốt Hơm khơng làm việc đó, bạn phải làm vào hơm sau, chiếm thời gian biểu hôm sau, bạn không đạt mục tiêu đề ngày khơng hồn thành cơng việc Hãy đặt báo thức 50 phút, tắt hết thiết bị email, điện thoại, trang mạng xã hội tập trung hoàn toàn vào việc cần làm Sau hồn thành, bạn thư giãn phút, bạn cảm thấy hiệu thoải mái nhiều Để sử dụng thời gian cách khoa học bạn phải tập cho tính kỹ luật thói quen tiết kiệm thời gian Hãy đặt cho thân quy tắc riêng làm theo quy tắc Có thể thời gian đầu bạn cảm thấy khó khăn, nản Page | 20 chí tập từ từ, bạn quen Khi thứ theo ý chắn bạn thấy bạn có nhiều thời gian cho sống công việc, kết thúc tình trạng ngày vội vàng lo chạy đua với thời gian thứ lại không ý Biết nói “khơng” Là kỹ nhiều trị gia tiếng Tổng Thống Obama, Bill Gates,… sử dụng thành cơng Nhẹ nhàng nói “không” với thứ ưu tiên hàng đầu bạn Bạn có xác 24h ngày để làm điều mà bạn cần làm, bạn không học cách từ chối với điều không quan trọng bạ ngập đầu với dự án công việc mà không mang lại hiểu quả.Thay vào đó, bạn tập trung vào dự án, mục tiêu quan trọng thân bạn Tâp trung thời gian vào việc quan công việc giúp bạn thành công Sử dụng công cụ quản lý thời gian - Ma trận Eisenhower Tại phương pháp Ma trận Eisenhower lại hữu ích? Hãy tưởng tượng tình đơn giản: Nhóm trưởng u cầu bạn chuẩn bị thuyết trình quan trọng cho buổi thảo luận vào đầu tuần tới Bạn có vài ngày để hoàn thành, khối lượng tập nhiều bạn có khơng đầu việc khẩn cấp mơn học khác cần phải làm Trước tình vậy, bạn lo lắng, tập trung thứ bắt đầu đảo lộn Những tác nhân gây căng thẳng liên quan đến thời gian vài số nhiều nguyên nhân tạo áp lực việc học xem hệ việc: có nhiều thứ phải làm thời gian hạn hẹp Lúc này, việc áp dụng phương pháp ma trận Eisenhower giúp bạn xác định điều quan trọng cần phải làm tối ưu hóa thời gian hiệu Phương pháp Eisenhower đặc biệt hữu ích buộc đặt câu hỏi liệu hành động có thật cần thiết, từ tiến tới "loại bỏ" nhiệm vụ khơng phải lặp lại cách vơ thức Nội dung phương pháp Ma trận Eisenhower Page | 21 Việc quan trọng việc khẩn cấp Theo Eisenhower, để sử dụng thời gian cách hiệu với hiệu suất làm việc cao buộc phải dành thời gian vào thứ quan trọng (Important) vào thứ khẩn cấp (Urgent) Việc quan trọng thường khẩn cấp việc khẩn cấp quan trọng Để làm điều để giảm tải áp lực việc có nhiều deadline với thời gian gần kề trước hết, phải phân biệt rõ: • Việc quan trọng việc mà sau hoàn thành tạo kết giúp tiến gần với mục tiêu đặt ra, mục tiêu cá nhân hay công việc Cụ thể hơn, chúng đóng góp trực tiếp vào nhiệm vụ, giá trị mục tiêu mang tính chất dài hạn • Các hoạt động khẩn cấp yêu cầu ý tức thường gắn với có liên quan tới người khác (mục tiêu người khác), chẳng hạn gửi email, gọi điện, tin nhắn Khi biết rõ việc quan trọng việc khẩn cấp vượt qua thói quen mang tính chất tập trung vào cơng việc khơng quan trọng, đồng thời có đủ thời gian để làm điều cần thiết cho thành công tương lai Nếu tách biệt mức độ khẩn cấp quan trọng cơng việc lần đơn giản, để tiến hành cách liên tục có hiệu khơng phải dễ dàng Điều tuyệt với phương pháp Eisenhower cung cấp khung rõ ràng cho định mang tính chất lặp lặp lại Tuy nhiên, lưu ý tối quan trọng cần phải kiên nhẫn áp dụng Cách sử dụng Ma trận Eisenhower để quản lý thời gian hiệu Page | 22 Nguyên tắc SMART Để sử dụng nguyên tắc này, bạn cần liệt kê danh sách tất cơng việc cần phải làm, ý khơng bỏ sót đầu việc tốn nhiều thời gian không quan trọng Bước thứ hai cân nhắc xếp công việc vào mục sau (Xem hình vẽ) Khẩn cấp quan trọng - Important and Urgent (nhiệm vụ cần phải làm lập tức) Quan trọng khẩn cấp – Important and Not Urgent (nhiệm vụ lên kế hoạch để làm sau) Khẩn cấp không quan trọng – Urgent and Not Important (nhiệm vụ giao phó cho người khác) Khơng khẩn cấp khơng quan trọng – Not Important and Not Urgent (nhiệm vụ loại bỏ) P1: Quan trọng, khẩn cấp P2: Quan trọng, không khẩn cấp P3: Không quan trọng, khẩn cấp P4: Khơng quan trọng, khơng khẩn cấp, đó: *P = Priority: Sự ưu tiên P1 - Quan trọng khẩn cấp Những công việc thuộc vào mục phải làm chúng vừa quan trọng, vừa khẩn cấp, thường bao gồm loại sau: Khơng đốn trước thời điểm xảy ra: Chăm sóc người thân bị ốm, họp khẩn, email cơng việc có liên quan đến việc học, Đoán trước thời điểm xảy ra: Ngày cưới, sinh nhật bố mẹ, lễ kỷ niệm khoa Các công việc tồn đọng lười thói quen chây ì: Lịch ơn thi, gửi báo cáo công việc, soạn nội dung thuyết trình Page | 23 Loại yêu cầu làm lập tức, riêng loại giảm thiểu áp lực cách chuyển chúng vào mục P P2 – Quan trọng không khẩn cấp P2 không yêu cầu làm (không khẩn cấp) bạn phải làm hết tất chúng chúng quan trọng Hãy dành nhiều thời gian cho mục cố gắng làm lớn dần lên, chẳng hạn rèn luyện thói quen đọc sách, học ngoại ngữ, tập thiền, học kỹ liên quan đến công việc Nếu làm việc P2 có phát sinh việc P1 => ưu tiên hồn thành P1 trước, sau giải nốt P2 không để sang ngày hôm sau P3 – Không quan trọng khẩn cấp Đặc trưng đầu việc xếp vào mục chúng khơng có ý nghĩa cho việc hồn thành mục tiêu bạn cả, có điều, chúng khẩn cấp, chẳng hạn nhờ bạn mua đồ học, gọi từ người thân lâu ngày không gặp, tin nhắn từ bạn bè Cách tốt giải công việc nhanh tốt, ủy quyền cho người khác làm, đồng thời học cách nói "khơng", kết thúc gọi/tin nhắn lịch từ chối thật khéo léo để dành thời gian cho việc quan trọng P4 – Không quan trọng không khẩn cấp Dành thời gian cho mục mức tối thiểu chúng thực khơng mang đến lợi ích đáng kể cả, chẳng hạn lướt Facebook, xem video hài, phim ảnh, đọc tin tức giật gân, buôn chuyện Khi có ý định làm việc thuộc nhóm 4, tự hỏi thân liệu nhận lợi ích gì? Nếu khơng có có ít, kiên chuyển sang việc khác để tránh lãng phí thời gian Bốn mẹo quản lý thời gian sử dụng ma trận Eisenhower Page | 24 Ghi việc cần làm xuất đầu Tuy nhiên, đặt câu hỏi điều cần làm • Cố gắng mục nên đặt tối đa đầu việc Nếu muốn thêm nhiệm vụ mới, hoàn thành công việc quan trọng trước Lưu ý Ma trận Eisenhower không yêu cầu bạn liệt kê, thay vào xác định cơng việc hồn thành • Chỉ lập ma trận cho công việc lẫn sống cá nhân, nhiên, bạn lập ma trận riêng cho ngày/tuần/tháng • Đừng để người khác khiến bạn bị phân tán Bạn người định mức độ ưu tiên cho công việc Hãy lập kế hoạch vào buổi sáng, sau bắt đầu làm cuối tùng tận hưởng cảm giác hài lòng vào cuối ngày • Đã đến lúc bạn cần xác định mục tiêu, điều nên làm để đời cảm thấy có ý nghĩa Mục tiêu thứ bạn nhắm đến, bạn muốn đạt được, lớn lao bạn Nó khơng mục tiêu lớn tình u nghiệp mà thứ nhỏ nhặt (mục tiêu chia nhỏ) xâu chuỗi định đến mục tiêu lớn bạn *Sử dụng nguyên tắc SMART Theo nguyên tắc SMART có: • • • S - Specific (Simple, Sensible, Significant): Cụ thể, rõ ràng dễ hiểu M - Measurable (Meaningful, Motivating): Đo đếm A - Achievable (Attainable, Agreed): Có thể đạt khả R - Realistic (Relevant, Reasonable, Realistic and Resourced, Resultsbased): Thực tế, không viễn vông T - Time-bound (Timely, Time-based, Time limited, Time/cost limited, Timesensitive, Time-specific): Thời hạn để đạt mục tiêu vạch Khi mục tiêu SMART xác định, bước ghi mục tiêu phương tiện mà thường xuyên nhìn thấy hàng ngày: sổ Page | 25 tay, phần mềm máy tính, phần mềm điện thoại di động Cách thức thúc cá nhân ln nghĩ có hành động hướng đến mục tiêu Kế hoạch cần lên chi tiết tốt nên tính tuần, tháng, quý bạn làm công việc để hồn thành kế hoạch Hãy viết cơng việc hàng ngày cách chi tiết, để biết việc làm làm trước, việc làm sau, việc quan trọng việc gấp, cần làm Quỹ thời gian người nhau, vấn đề có thời gian để hồn thành mục tiêu đó, mà cách thức sử dụng thời gian tốt Mỗi cá nhân phải nhận định lực thân, phân tích điểm mạnh, điểm yếu mục tiêu đảm nhiệm Nguyên tắc giúp cách quản lý thời gian hiệu cơng việc chia nhỏ đến mức chi tiết, không chi tiết nội dung công việc cần làm, mà chi tiết đến tuần tháng năm NGUYÊN TẮC SMARTER - MỞ RỘNG NGUYÊN TẮC SMART • Mở rộng từ nguyên tắc S.M.A.R.T, ta có thêm E R: E - Evaluated (Ethical, Engaged, Ecological): Đánh giá mục tiêu, mục tiêu phải có đạo đức, tơn trọng hệ sinh thái Page | 26 R - Rewarded (Recorded, Recognized, Readjust, Revisited, Revised): Hãy ghi lại mục tiêu điều chỉnh mục tiêu cần thiết, Nói chung, có nhiều chữ viết tắt tượng trưng cho SMART SMARTER, suy cho cùng: Mục tiêu phải cụ thể, đo lường được, có khả đạt được, thực tế khơng viễn vơng, có hẹn cho mục tiêu (chia nhỏ thời gian thực hiên), đánh giá mục tiêu (và mục tiêu nhỏ), ghi nhận thành quả, điều chỉnh mục tiêu có, đặc biệt, mục tiêu phải mang tính đạo đức, khơng làm ảnh hưởng môi trường, tôn trọng luật pháp Page | 27 KẾT LUẬN Hãy khắc phục tất nguyên nhân gây việc quản trị thời gian chưa hiệu Mỗi ngày có 24 nên việc quản trị thời gian hợp lý giúp đạt mục tiêu đề ra, giảm áp lực công việc học tập, làm nhiều việc đồng nghĩa với sống có ý nghĩa nhìn lại không cần phải hối chạy theo thời gian Page | 28 Bảng đánh giá thành viên ST T Họ tên Đóng góp Nhóm đánh giá Giáo viên đánh giá Ghi Page | 29 ... dành thời gian chăm sóc gia đình kết thường thấy đổ vỡ, gia đình khơng êm ấm, tinh thần đâu để làm tốt cơng việc Page | 10 B.THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH QUẢN TRỊ THỜI GIAN CỦA SINH VIÊN Ⅰ TÌNH HÌNH QUẢN... đến việc quản trị thời gian sinh viên chúng tơi thực hiện: Đây kết mà nhóm thu Đa số bạn sinh viên nhận thấy quan trọng quản trị thời gian Trong số bạn thấy quan trọng quản trị thời gian có 70%... niệm quản trị thời gian Quản trị thời gian trình hoạch định thực hành kiểm sốt cách có ý thức thời gian dùng hoạt động cụ thể để tăng hiệu suất suất công việc 1.2 Khái niệm quản trị thời gian