LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan đề tài nghiên cứu Những kết số liệu khóa luận tốt nghiệp thực Cơng ty TNHH Kế Tốn Và Kiểm Tốn Phương Nam, khơng chép nguồn khác Tơi hồn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường cam đoan TP Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2015 Nguyễn Hồng Hoàng Nhi i LỜI CẢM ƠN Trong suốt thời gian từ bắt đầu học tập giảng đường đại học đến nay, em nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ quý Thầy Cơ, gia đình bạn bè Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cơ Khoa Kế Tốn – Tài Chính - Ngân Hàng truyền đạt kiến thức quý báu cho chúng em suốt thời gian học tập trường Em xin chân thành cảm ơn ThS Ngô Thị Mỹ Thúy tận tâm hướng dẫn chúng em hồn thành khóa luận tốt nghiệp, với dẫn Anh/Chị Cơng ty TNHH Kế Tốn Và Kiểm Tốn Phương Nam môi trừơng làm việc thực tế Thiếu sót điều chắn khơng thể tránh khỏi khóa luận lần này, em mong nhận ý kiến đóng góp q báu q Thầy Cơ để kiến thức em hoàn thiện Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn TP Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2015 Nguyễn Hồng Hoàng Nhi ii iii iv MỤC LỤC CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN .4 1.1 Khái quát chung hệ thống kiểm soát nội 1.1.1.Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội 1.1.2 Ý nghĩa việc nghiên cứu hệ thống KSNB 1.1.3 Các phận hệ thống kiểm soát nội 1.1.3.1 Mơi trường kiểm sốt .5 1.1.3.2 Đánh giá rủi ro 1.1.3.3 Hoạt động kiểm soát .10 1.1.3.4 Thông tin truyền thông 12 1.1.3.5 Giám sát 13 1.1.4 Mục tiêu KSNB 14 1.1.4 Hạn chế KSNB 15 1.2 Kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền 16 1.2.1 Khái quát chu trình bán hàng - thu tiền 16 1.2.1.1 Khái niệm bán hàng - thu tiền 16 1.2.1.2 Ý nghĩa bán hàng - thu tiền .16 1.2.1.3 Các thủ tục kiểm sốt quy trình bán hàng-thu tiền 17 1.2.2 Kiểm sốt nội chu trình bán hàng-thu tiền 22 1.2.2.1 Mục tiêu thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng - thu tiền 22 1.2.2.2 Trình tự nghiên cứu kiểm sốt nội .23 1.2.2.2.1 Tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội .23 1.2.2.2.2 Đánh giá sơ rủi ro kiểm soát 24 1.2.2.2.3 Thiết kế thực thử nghiệm kiểm sốt chương trình kiểm toán 24 1.2.2.2.4 Đánh giá lại rủi ro kiểm soát thay đổi thử nghiệm dự kiến 25 1.2.3 Những thủ thuật gian lận thường xảy chu trình bán hàng-thu tiền 25 1.2.3.1 Gian lận khâu xét duyệt bán hàng: 25 1.2.3.2 Biển thủ tiền bán hàng thu 26 1.2.3.3 Chiếm đoạt tiền khách hàng trả mua hàng trả chậm 26 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT NỘI BỘ VỀ QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN CƠNG TY TNHH KẾ TỐN VÀ KIỂM TOÁN PHƯƠNG NAM THỰC HIỆN TẠI ĐƠN VỊ KHÁCH HÀNG 29 2.1 Giới thiệu khái quát công ty .29 2.1.1 Thông tin chung công ty 29 2.1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển 29 2.1.1.2 Loại hình doanh nghiệp, quy mô vốn 29 2.1.2 Bộ máy tổ chức Công ty 30 2.1.2.1 Sơ đồ tổ chức 30 2.1.2.2 Nhiệm vụ phận .31 2.1.3 Tổ chức phòng kiểm tốn qui định chung kiểm toán .32 2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức nhiệm vụ phòng kiểm tốn 32 2.1.3.2 Đạo đức nghề nghiệp kiểm toán viên .34 2.1.4 Chuẩn mực chế độ kế toán áp dụng .35 2.1.4.1 Chế độ kế toán áp dụng 35 2.1.4.2 Tuyên bố việc tuân thủ Chuẩn mực kế toán Chế độ kế toán 35 2.1.5 Doanh số .36 2.1.5.1 So sánh doanh thu năm 2013- 2014 36 2.1.5.2 Nhận xét 37 2.2 Thực trạng công tác tổ chức kiểm sốt nội quy trình bán hàng thu tiền Cơng ty TNHH Kế Tốn Kiểm Toán Phương Nam thực đơn vị khách hàng Công ty TNHH XYZ 38 2.2.1 Cơng tác tổ chức kế tốn Cơng ty TNHH XYZ 38 2.2.2 Tìm hiểu hệ thống KSNB quy trình bán hàng thu tiền 40 2.2.3 Đánh giá tnh sơ rủi ro kiểm soát thủ tục KSNB chu trình bán hàng thu tiền .5 2.2.3 Thiết kế thủ tục kiểm sốt 57 2.2.4 Đánh giá lại rủi ro kiểm soát thay đổi thử nghiệm dự kiến .59 2.2.5 So sánh lý thuyết thực tế kiểm soát nội quy trình bán hàng thu tiền 60 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ .62 3.1 Nhận xét ưu điểm nhược điểm 62 3.1.1 Môi trường kiểm soát 62 3.1.2 Đánh giá rủi ro 62 3.1.3 Hoạt động kiểm soát 63 3.1.4 Thông tin truyền thông 63 3.1.5 Giám sát 64 3.2 Kiến nghị kiểm sốt nội quy trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH XYZ .65 3.2.1 Mơi trường kiểm sốt 65 3.2.2 Đánh giá rủi ro 65 3.2.3 Hoạt động kiểm soát 65 3.2.4 Thông tin truyền thông 65 3.2.5 Giám sát 66 vii DANH SÁCH BẢNG BIỂU Bảng 1: Số lượng kết cấu lao động Cơng ty TNHH Kế Tốn Kiểm Tốn Phương Nam Bảng 2: Mô tả cấp độ nhân viên kiểm toán tương ứng với kinh nghiệm DANH SÁCH SƠ ĐỒ Hình 1: Bộ máy tổ chức Cơng ty Hình 2: Doanh số Cơng ty TNHH Kế Tốn Kiểm Tốn Phương Nam năm 2013-2014 Hình 3: Sơ đồ cấu tổ chức phận kiểm toán DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Ý nghĩa TNHH Trách nhiệm hữu hạn BCTC Báo cáo tài BP Bộ phận PXK Phiếu xuất kho KH Khách hàng ĐĐH Đơn đặt hàng viii -Công ty trọng việc xem xét gian lận lập báo cáo tài gian lận, biển thủ tài sản hành vi không tuân thủ pháp luật quy định nhân viên -Cơng ty có nhìn nhận, đánh giá thay đổi môi trường ảnh hưởng đến hệ thống kiểm sốt nội cơng ty như: Tình hình kinh tế ngày khó khăn nên cơng ty ln tìm cách chăm sóc khách hàng tốt, Lễ/Tết gửi thiệp chúc mừng,… b điểm: Nhược -Chưa có chế nhận dạng rủi ro Công ty, việc nhận diện rủi ro dựa cảm nhận giám đốc nhân viên chu trình 3.1.3 Hoạt động kiểm sốt a Ưu điểm: -Cơng ty có thực hoạt động kiểm soát, cụ thể như: Uỷ quyền xét duyệt, kiểm tra, đối chiếu, kiểm soát vật chất, lập bảng chỉnh hợp, soát xét người quản lý - Công ty ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động kinh doanh cơng ty phần mềm kế toán Misa - Căn vào quy định, sách tuyển dụng, khen thưởng, mà có thủ tục thực phù hợp Dựa vào thủ tục giám đốc cơng ty có kiểm soát việc thực thủ tục nhân viên Hàng tháng họp tồn cơng ty, xem xét lấy ý kiến nhân viên thực sách thủ tục b điểm: Nhược - Cơng ty khơng có hệ thống lưu liệu dự phòng có cố xảy máy tnh 64 3.1.4 Thông tin truyền thông a Ưu điểm: 65 - Hệ thống báo cáo, phần mềm kế toán đáp ứng nhu cầu thông tin bên chu trình bán hàng thu tiền - Giữa phận cơng ty ln có trao đổi thông tin với giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng, lượng hàng tồn kho, khả thu hồi cơng nợ b Nhược điểm: - Chưa có kênh thu nhận thông tin thị hiếu khách hàng động thái đối thủ cạnh tranh - Cơng ty khơng có đường dây nóng, thùng thư góp ý để khảo sát, thu thập thơng tin từ khách hàng nhân viên đơn vị 3.1.5 Giám sát a Ưu điểm: - Ở phận có cấp quản lý giám sát, phê duyệt thủ tục để thực chu trình Giám sát thường xuyên: Giám đốc trưởng phận xem xét hoạt động nhân viên từ báo cáo bán hàng thu tiền theo nhân viên Định kỳ: Hàng tháng, quý tổng hợp kết bán hàng- thu tiền để so sánh với tháng, quý trước Từ đưa chiến lược bán hàng tới để gia tăng doanh thu - Thơng qua q trình thực cơng vệc, sách khơng phù hợp ảnh hưởng đến mục tiêu trình giám đốc sửa đổi, có biện pháp khắc phục b Nhược điểm: - Do chưa có đường dây nóng hay thùng thư góp ý nên sách khơng phù hợp chưa sửa chữa kịp thời, kéo dài thời gian dài 66 3.2 Kiến nghị kiểm soát nội quy trình bán hàng thu tiền Cơng ty TNHH XYZ 3.2.1 Mơi trường kiểm sốt + Cơng ty cần ban hành chuẩn mực đạo đức để làm sở đánh giá tính trung thực đạo đức nhân viên, dựa vào chuẩn mực ban giám đốc phải làm gương cho cấp dưới, người nhân viên có để thực Khi nhân viên vi phạm chuẩn mực tnh trung thực giá trị đạo đức đơn vị có sở để có biện pháp xử lý + Cơng ty nên thành lập phận kiểm soát, độc lập với phòng ban, phận cơng ty, để giám sát việc thực thủ tục KSNB, không nên để trưởng phận thực nhiệm vụ 3.2.2 Đánh giá rủi ro + Đơn vị phải thiết lập chế nhận diện rủi ro việc đạt mục tiêu đơn vị, tiến hành phân tch rủi ro để xác định rủi ro cần quản trị Để phát huy tnh hiệu quản trị rủi ro, đơn vị cần nhận diện rủi ro hai mặt: Khả tầm ảnh hưởng Nhờ vậy, phương án đối phó rủi ro mà đơn vị lựa chọn thật phát huy tnh hiệu Nhận diện đầy đủ rủi ro liên quan : doanh thu khai khống, đối thủ cạnh tranh lôi khách hàng, rủi ro viên giao hàng kiêm nhiệm thu tiền dẫn đến biển thủ hàng hóa tiền bán hàng 3.2.3 Hoạt động kiểm soát + Để tránh rủi ro phần mềm bị lỗi liệu, Công ty nên lưu tất liệu Công ty, ngồi nên ký hợp đồng bảo trì, nâng cấp, cập nhật thông tin với công ty cung cấp phần mềm kế tốn cho đơn vị 3.2.4 Thơng tin truyền thông + Bộ phận kinh doanh nên thêm nhiệm vụ khảo sát thị hiếu khách hàng để tăng doanh thu cho Công ty khảo sát sản phẩm thị trường để đưa mức giá cạnh tranh 67 + Cơng ty nên có thiết lập đường dây nóng điện thoại, email, thùng thư góp ý để khảo sát, thu thập thông tin từ khách hàng nhân viên đơn vị 68 3.2.5 Giám sát Cơng ty nên thiết lập đường dây nóng nội e-mail để nhân viên có ý kiến đóng góp thủ tục kiểm sốt khơng hữu hiệu, nhanh kiểm tra định kỳ 69 PHỤ LỤC A Sau bảng đính kèm theo với báo cáo thực tập tốt nghiệp này: Bảng cân đối kế tốn năm 2014 Cơng ty TNHH Kế Toán Kiểm Toán Phương Nam Bảng lưu chuyển tiền tệ năm 2014 Công ty TNHH Kế Toán Kiểm Toán Phương Nam Báo cáo kết hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2014 Cơng ty TNHH Kế Tốn Kiểm Tốn Phương Nam PHỤ LỤC B Quy định sách bán chịu cơng ty XYZ Cơng ty TNHH XYZ QUY ĐỊNH VỀ CHÍNH SÁCH BÁN CHỊU 1.Đối với khách hàng -Bộ phận xét duyệt bán chịu gửi cho khách hàng mẫu giấy đề nghị mua chịu -Nếu đơn đặt hàng với giá trị lớn, từ 10 loại mặt hàng trở lên có giá trị 30 triệu đồng , phận xét duyệt yêu cầu khách hàng chấp tài sản hay ký quỹ để đảm bảo khả thu hồi nợ phải thu cho Công ty Đối với khách hàng lâu năm -Cần kiểm tra xem giá trị đơn đặt hàng có nằm hạn mức tn dụng hay khơng Nếu không gửi cho khách hàng mẫu giấy đề nghị mua chịu 3.Quy định sách bán chịu Cơng ty -Nếu giá trị đơn đặt hàng hạn mức tín dụng hay nhận giấy đề nghị mua chịu khách hàng, người có thẩm quyền phận xét duyệt bán chịu ký tên lên lệnh bán hàng chuyển cho phận có liên quan Tổng giá trị đơn đặt hàng Người có đủ thẩm quyền phê duyệt Dưới 30 triệu đồng Trưởng phận xét duyệt bán chịu Từ 30 triệu đến 80 triệu đồng Phó giám đốc Trên 80 triệu đồng Giám đốc -Hạn mức bán chịu theo quy định Công ty 10% giá trị tài sản ròng khách hàng (Giá trị tài sản ròng = Tổng tài sản - tổng nợ phải trả) -Với đơn hàng từ 30 triệu đồng trở lên, khách hàng toán vòng 10 ngày, hưởng chiết khấu 10% tổng giá trị Thư xác nhận cơng nợ: Kính gửi : Cơng ty ABC Địa : THƯ XÁC NHẬN Kính thưa Cơng ty ABC, Hiện nay, mục đích cần xác nhận cơng nợ thời điểm ngày 12 tháng 05 năm 2014 Công ty XYZ Báo cáo phản ánh số tiền mà phải thu từ Công ty thời điểm ngày 12 tháng 05 năm 2014 sau: Số tiền Cơng ty nợ chúng tơi : 21.360.000 VND Nhằm mục đích phục vụ cho báo cáo tốn, xin Cơng ty vui lòng ký xác nhận tnh xác số liệu nêu vào phần cuối trang gửi thư trực tiếp (trước tiên fax) đến Công ty trước ngày 24 tháng 11 năm 2014 Thư dùng cho mục đích xác nhận số dư mà khơng dùng cho mục đích khác thơng tin đảm bảo bí mật Nếu Quý vị không đồng ý với số dư nêu trên, xin vui lòng thơng báo trực tiếp cho chúng tơi đầy đủ chi tiết khoản chênh lệch so với số dư nêu thư Trân trọng kính chào, (ký đóng dấu đây) Phần xác nhận của: Công ty ABC Xác nhận số dư Họ tên : Đỗ Nhật Trường Chức vụ : Giám đốc ... sở lý luận kiểm sốt nội quy trình bán hàng thu tiền Chương 2: Thực trạng hoạt động kiểm soát nội quy trình bán hàng thu tiền cơng ty TNHH Kế Tốn Kiểm Tốn Phương Nam thực đơn vị khách hàng Chương... thống kiểm soát nội Đối tượng nghiên cứu Kiểm soát nội quy trình bán hàng thu tiền Cơng ty TNHH Kế Tốn Kiểm Tốn Phương Nam thực đơn vị khách hàng Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu Cơng ty TNHH Kế Tốn... thu tiền .16 1.2.1.3 Các thủ tục kiểm sốt quy trình bán hàng- thu tiền 17 1.2.2 Kiểm soát nội chu trình bán hàng- thu tiền 22 1.2.2.1 Mục tiêu thủ tục kiểm sốt chu trình bán hàng