0 TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG BỘ MÔN DU LỊCH BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ CÁC LOẠI TIỆC Người biên soạn: Thạc sỹ Đỗ Thiện Dụng Hà Nội, năm 2017 LỜI NÓI ĐẦU Tổ chức kinh doanh phục vụ tiệc loại hình dịch vụ chiếm chỗ đứng quan trọng dịch vụ ẩm thực Xã hội ngày có nhiều kiện có nhu cầu phục vụ ăn uống mức sang trọng loại hình kinh doanh tiệc doanh nghiệp du lịch quan tâm Một số nhà hàng, khách sạn thật thành công với dịch vụ tiệc, thu lợi nhuận cao, song có nhiều nhà hàng, khách sạn khơng khách hàng lựa chọn Điều phụ thuộc vào nhiều yếu tố, song yếu tố định khả nhận biết nhu cầu khách hàng cách thức tổ chức, quản lý hiệu Môn học Quản trị tiệc mơn học chương trình khung đào tạo chuyên ngành quản trị khách sạn nhà hàng trường Đại học Thăng Long Hà Nội Thông qua mơn học, người học có khả nhận biết cách chất dịch vụ tiệc, trang bị kiến thức, kỹ tổ chức, điều hành quản lý tiệc Với kiến thức tổng hợp từ tài liệu khác kết hợp với kinh nghiệm thực tiễn, biên soạn giáo trình Quản trị tiệc nhằm đáp ứng nhu cầu dạy học cán quản lý nhà hàng sinh viên đại học Chúng mong nhận góp ý giảng viên, giáo viên, nhà quản trị khách sạn, nhà hàng để giáo trình bổ sung hồn thiện Mặc dù có nhiều gắng q trình biên soạn, nhiên tập giảng chắn khơng tránh khỏi thiếu sót Chúng tơi mong nhận ý kiến góp ý chuyên gia ngành bạn đọc để tài liệu ngày hoàn thiện Tác giả MỤC LỤC Trang Lời nói đầu…… .………………………………………………………….1 Chƣơng 1: Tổng quan dịch vụ Tiệc 1.1 Khái niệm Tiệc……… 1.2 Lợi ích loại hình kinh doanh Tiệc 1.3 Sơ đồ tổ chức phận Tiệc…………………… ……9 1.4 Chức chức danh phận Tiệc 11 1.5 Trách nhiệm phục vụ Tiệc 15 1.6 Các yếu tố định bữa Tiệc 17 1.7 Các loại hình phục vụ Tiệc 18 1.8 Các kiện tổ chức Tiệc 26 Chƣơng 2: Kế hoạch tổ chức Tiệc 2.1 Mục đích lập kế hoạch tổ chức Tiệc 29 2.2 Nội dung kế hoạch tổ chức Tiệc 30 2.3 Nhận đặt Tiệc 31 2.4 Đàm phán ký hợp đồng 33 2.5 Dự toán ngân sách bữa Tiệc 33 2.6 Lựa chọn địa điểm tổ chức Tiệc 34 2.7 Kế hoạch sở vật chất 35 2.8 Trang trí phòng Tiệc 37 2.9 Lựa chọn loại hình phục vụ 40 2.10 Lựa chọn dạng bàn Tiệc 41 2.11 Bố trí chỗ ngồi khách dự Tiệc 49 2.12 Thực đơn Tiệc 51 2.13 Lựa chọn đồ uống cho bữa Tiệc 55 2.14 Kế hoạch nhân 57 2.15 Kế hoạch phục vụ tiệc 59 Chƣơng 3: Quản lý điều hành Tiệc 3.1 Quản lý chi phí 64 3.2 Quản lý doanh thu Tiệc 72 3.3 Dự toán lợi nhuận 76 3.4 Quản lý điều hành bữa Tiệc 77 3.5 Hệ thống báo cáo thu ngân 79 Chƣơng 4: Tổ chức phục vụ Tiệc 4.1 Tổ chức phục vụ tiệc Buffet 82 4.2 Tổ chức phục vụ tiệc ngồi 104 4.3 Tổ chức phục vụ tiệc hội nghị, hội thảo, tiệc trà 127 4.4 Tổ chức phục vụ tiệc cưới 137 4.5 Tổ chức phục vụ tiệc Cocktail 147 4.6 Tổ chức phục vụ tiệc trời 151 4.7 Quốc yến 156 Tài liệu tham khảo……………… …………………………………………… 161 CHƢƠNG TỔNG QUAN VỀ DỊCH VỤ TIỆC Sau học xong chương này, học viên có khả năng: - Hiểu lợi ích kinh doanh tiệc mang lại - Trình bày phân tích cấu tổ chức phận tiệc - Nhận biết chức máy tổ chức tiệc - Phân biệt loại hình tiệc hiểu đặc điểm loại hình tiệc - Biết khai thác hội kiện để tổ chức kinh doanh tiệc 1.1 Khái niệm tiệc Song song với việc phát triển kinh tế xã hội nâng cao chất lượng sống người nhu cầu thưởng thức ẩm thực mức cao nguyên nhân khiến dịch vụ phục vụ ăn uống phát triển Các mối quan hệ xã hội sản xuất, kinh doanh, giao tiếp…đã tạo kiện mà trình diễn kiện kết thúc kiện việc tổ chức bữa ăn chiêu đãi long trọng, cao sang Về chất, Tiệc hình thức ăn uống mức cao bữa ăn bình thường mặt thường gắn liền với kiện dù lớn hay nhỏ Tiệc xem bữa ăn long trọng, thịnh soạn, lượng khách đơng hơn, thực đơn tối thiểu từ trở lên có chương trình nghi lễ ấn định Ngày dịch vụ kinh doanh Tiệc chiếm chỗ đứng quan trọng dịch vụ ẩm thực Các khách sạn nhà hàng có đẳng cấp trọng việc phát triển loại hình kinh doanh Tiệc Có doanh nghiệp chuyên tổ chức phục vụ Tiệc mà không phục vụ bữa ăn thường ngày Điều chứng tỏ loại hình dịch vụ Tiệc có chỗ đứng làng ẩm thực Các khách sạn, nhà hàng ngày không phục vụ đơn ăn, đồ uống mà khéo léo khốc lên vai thực khách mác “đẳng cấp” đến ăn uống bữa tiệc sang trọng Nhiều người xã hội kinh tế phát triển ngày có mức sống cao đòi hỏi hưởng thụ dịch vụ đắt tiền sang trọng kích thích chủ khách sạn, nhà hàng lao vào đua tìm kiếm khác biệt nơi kinh doanh để thu hút khách, loại hình kinh doanh tiệc 1.2 Lợi ích kinh doanh tiệc 1.2.1 Tăng nguồn thu lợi nhuận Khi hoạt động kinh doanh buồng cạnh tranh ngày gay gắt, số khách sạn đạt công suất sử dụng buồng khơng cao, kinh doanh ẩm thực chiếm vị trí quan trọng chiến lược nhằm tạo nguồn thu lợi nhuận Trong đóng góp dịch vụ tiệc lớn, có khách sạn doanh thu đạt đến 35% tổng doanh thu Kinh doanh dịch vụ tiệc loại hình kinh doanh ẩm thực mà khách sạn nhà hàng chủ động định giá dựa đẳng cấp doanh nghiệp, chi phí chất lượng dịch vụ Thường giá bữa tiệc nhà cung cấp đưa ra, có mặc Do quy mơ tổ chức phục vụ tiệc long trọng, hấp dẫn nên giá suất ăn, bữa ăn cao nhiều so với bữa ăn bình thường, cộng thêm lượng khách tham gia bữa tiệc đơng nên doanh thu có từ phục vụ tiệc cao Xuất phát từ đặc điểm tiệc thực đơn có nhiều món, nhiều đồ uống, đặc biệt ăn đồ uống đắt giá, cao sang, nên doanh thu lợi nhuận có từ dịch vụ lớn 1.2.2 Chi phí đầu tư ban đầu thấp Thực chất kinh doanh dịch vụ tiệc hoạt động hoạt động kinh doanh nhà hàng, khách sạn Đối với khách sạn có quy mơ từ 50 buồng ngủ trở lên thường có phận nhà hàng phục vụ khách ăn uống Tùy theo điều kiện diện tích mà nhiều khách sạn thiết kế nhà hàng đủ diện tích để phục vụ bữa tiệc nhiều hình thức lượng khách khác Do có tính tốn ban đầu thiết kế, phí đầu tư cho dịch vụ tiệc nằm chi phí đầu tư cho nhà hàng chủ yếu đầu tư lần sử dụng thời gian dài cần thiết đầu tư trở lại Những thiết bị đầu tư cho nhà hàng hay dịch vụ tiệc thường thiết bị có chi phí khơng cao lắm, thời gian khấu hao nhanh, sau thời gian khấu hao sử dụng nhiều năm 1.2.3 Dễ kiểm soát giá thành Giá thực đơn tiệc thường nhà cung cấp lập Các khách sạn, nhà hàng lập nhiều thực đơn với mức giá khác Giá bữa Tiệc lựa chọn khách hàng nằm khung giá nhà cung cấp quy định Giá thực đơn tiệc giá trọn gói cho tất ăn có thực đơn, Như khách đặt thực đơn tiệc khách sạn, nhà hàng bán ăn đồng trọn gói Trong trường hợp khách hàng không đồng ý với tất thực đơn trọn gói họ đề xuất lựa chọn khách sạn, nhà hàng tính lại giá thực đơn tiệc phù hợp với ăn Khi tính giá thực đơn khách sạn, nhà hàng chủ động vào chí phí phù hợp với đặc điểm riêng Do khách sạn, nhà hàng dự tốn kiểm sốt chi phí Một số thí dụ thực đơn tiệc trọn gói: Thực đơn Đơn giá: 2.690.000VND/bàn 10 người - Súp bắp, gà - Gỏi rau tiến Vua - Tôm sú bóc vỏ chiên ngự thiện - Gà hấp chanh, xôi - Đà điểu lúc lắc, khoai tây chiên - Cá tai tượng chiên xù - Rau xào thập cẩm - Bò ragou, bánh mì - Bưởi Năm roi Thực đơn Đơn giá: 2.900.000VND/bàn 10 người - Súp hải sản - Salat trộn - Tôm hấp bia - Gà xối mỡ, xôi chiên - Cá mú chưng tương - Nho Mỹ Thực đơn Đơn giá: 2.890.000VND/bàn 10 người - Gỏi hoa chuối - Tôm sú nướng muối ớt - Gà hấp chanh, xơi gấc - Bò sốt tiêu, bánh bao - Cá lóc nướng chui - Rau hấp thập cẩm 1.2.4 Kinh doanh đảm bảo hợp đồng Một bữa tiệc tổ chức thường có số đơng khách tham dự với giá cao bữa ăn bình thường, cơng việc trang trí tốn nên khơng thể nhà tổ chức khách hàng thỏa thuận với miệng mà phải có hợp đồng thức văn Hợp đồng tiệc lập sau hai bên thống điều kiện yêu cầu liên quan Thường hợp đồng nhà tổ chức soạn sẵn điền chi tiết bữa tiệc vào hợp đồng Sau ký hợp đồng khách hàng yêu cầu đặt cọc số tiền theo quy định Một số khách sạn, nhà hàng yêu cầu khách hàng đặt cọc lần 1khi hợp đồng ký Sau từ đến 7ngày trước tiệc diễn người đặt tiệc đến báo lại thức số lượng khách điều chỉnh điều cần thiết để nhà tổ chức tiến hành công tác chuẩn bị cho bữa tiệc Lúc nhà tổ chức yêu cầu khách hàng đặt cọc lần hai để khẳng định giá trị chắn hợp đồng 1.2.5 Quảng bá thương hiệu Xây dựng quảng bá thương hiệu vấn đề quan trọng hàng đầu cho tất doanh nghiệp Có thương hiệu độc đáo biết cách quảng bá khiến doanh nghiệp bật thị trường thu hút ý khách hàng Các chương trình quảng cáo, thơng qua việc tổ chức phục vụ bữa tiệc hình thức làm tăng giá trị thương hiệu chia sẻ thị phần Để thương hiệu thành công tiếng thương trường, doanh nghiệp cần phải triển khai nhiều kế hoạch cụ thể tương lai Việc đầu tư thích đáng cho cơng tác thiết kế thương hiệu quảng bá mang lại tự tin, tạo ấn tượng ban đầu tốt đẹp sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp tâm trí khách hàng Quảng bá thương hiệu có nhiều hình thức hình thức rẻ tiền hiệu thơng qua bữa tiệc Bởi thông qua bữa tiệc thương hiệu doanh nghiệp tức khách sạn, nhà hàng nhiều người biết đến Tuy nhiên để quảng bá hiệu phải cần nhiều yếu tố để tạo nên ấn tượng đẹp, hấn dẫn Tất yếu tố cấu thành thương hiệu phải kết hợp sinh động hài hòa với Nó phải truyền tải thơng điệp, thể phong cách, gây ấn tượng khách hàng Làm khách hàng nhìn thấy thương hiệu bạn đâu, đường phố, cửa hiệu, đồ dùng văn phòng hay sách tạp chí… tạo cho họ cảm giác quen thuộc Những người đến dự tiệc nguồn khách tiềm khách sạn, nhà hàng Họ đặt tiệc với doanh nghiệp họ yêu mến có cảm giác tin cậy lực kinh doanh Các doanh nghiệp mong muốn khách hàng nghĩ đến doanh nghiệp họ có nhu cầu giao dịch kinh doanh chọn doanh nghiệp làm đối tác Một bữa tiệc tổ chức hiệu thông điệp bán hàng hướng tới khả thích ứng với khách hàng Sự tin tưởng khách hàng ln ln có ý nghĩa quan trọng doanh nghiệp dịch vụ Những nhu cầu họ cần đặt lên hàng đầu Trong diễn sau bữa tiệc kết thúc cần phải lắng nghe ý kiến phản hồi từ khách hàng người tham dự, biết rõ lợi ích họ quan tâm tới, lo lắng họ để tập trung vào nhân tố Hãy ln linh động thích nghi với khách hàng, đừng mong đợi họ thích nghi với doanh nghiệp Và cần nhớ doanh nghiêp du lịch không đáp ứng nhu cầu khách hàng, thị trường du lịch thay làm tốt điều Và thương hiệu doanh nghiệp trở thành điều dễ quên khách hàng 1.3 Sơ đồ tổ chức phận tiệc Thông thường phục vụ tiệc nằm dịch vụ nhà hàng phận nhà hàng đảm trách Tuy nhiên khách sạn lớn, dịch vụ tiệc tổ chức thường xuyên với quy mô chuyên nghiệp việc tổ chức phận tiệc chuyên biệt điều cần thiết Bộ máy phận tiệc có chức danh sau đây: Giám đốc/Trưởng phận Tiệc Thư ký Tiệc Quản đốc Tiệc Quản đốc phục vụ Quản đốc Bar Bếp trưởng Kế tốn Nhân viên kỹ thuật Dẫn chương trình viên Đầu bếp Nhân viên phục vụ rượu Nhân viên phục vụ đồ ăn Nhân viên phụ việc Các phận tham gia Phòng kinh doanh Bộ 9phận buồng Bộ phận dịch vụ chén, đũa theo đũa, tất để vào khay hay xơ, thức ăn thừa cho vào xơ lớn vận chuyển xe đẩy phận tạp vụ - Khi tiệc kết thúc khách người phục vụ thu gom khăn ăn (napkin) cột lại thành 10 gọn gàng - Sau phân loại dụng cụ loại dùng mâm phục vụ mang phía sau - Tập trung tất bếp cồn lại chuyển kho nhà hàng, Dĩa lót bếp cồn chuyển xuống sàn rửa - Ly dọn sau để tránh bể vỡ, đưa vào quầy Bar để rửa - Giũ thức ăn bám khăn phủ bàn để sang bên Sau thu dọn khăn bàn để mang xuống phận giặt Lọ hoa vật dụng lại cất giữ vào kho - Dùng nước có xà phồng lau chùi mặt kiếng sẽ, chuyển nơi mà người điều hành tiệc qui định Vòng xoay tập trung vào thùng gỗ xếp ngắn gọn gàng - Thu dọn nhặt tất dụng cụ rơi vãi nhà - Sau kiểm tra dùng mâm dọn dẹp dụng cụ phục vụ lại service station chuyển xuống sàn rửa - Ghế chồng lên chồng 06 dùng xe đẩyghế chuyển sảnh tiệc - Bàn xếp lại đẩy sảnh ngắn gọn gàng để nhân viên tiến hành lau sàn nhà Chú ý: Các loại bàn tiệc cƣới đƣợc bố trí Bàn tiệc nơi nâng cốc mừng hạnh phúc trăm năm cô dâu rể, nơi đôi uyên ương nhận lời chúc phúc bạn bè người thân Vì việc chọn lựa xếp bàn cưới phù hợp nên ý nhiều Làm để xếp, trí bàn tiệc thật trang trọng, lịch mà tạo khơng khí ấm áp, thân mật? Có thể khơng gian nơi tổ chức hạn chế, muốn bạn có nhiều cách xếp bàn tiệc thật lạ mắt ấn tượng Với không gian tổ chức cưới khác có nhiều cách chọn lựa bố trí bàn khác 141 Bàn tròn Trong khoảng khơng gian hạn chế, bàn tròn ln tận dụng ưu điểm tiết kiệm diện tích, thường bàn có khoảng 8-10 vị khách.Trong bữa tiệc, kiểu bàn tròn thường u thích tạo khơng khí qy quần thân mật Bàn vng Bàn vng thể phong cách đại, thường có 2-3 vị khách cho bên bàn, việc trang trí cho bàn vng dễ dàng Ngồi ưu điểm tạo nhiều không gian vị khách, kiểu bàn thể nhìn lịch trang trọng nhờ cân số khách bên Bàn hình chữ nhật Các bàn chữ nhật dài tạo cho đám cưới cảm giác thân mật, gần gũi Đơi dạng bàn tạo va chạm có phần bất tiện cho vị khách, nhiên bạn khắc phục nhược điểm cách tạo khoảng cách rộng ghế ngồi Không tạo xáo trộn bàn tròn vng nên buổi tiệc có trăm khách mời, kiểu bàn hình chữ nhật ln lựa chọn số Xen kẽ bàn vng tròn Đặt bàn xen kẽ tạo cảm giác đặc biệt ấn tượng cho buổi đón tiếp Nếu bàn vng tạo khơng khí thoải mái cho vị khách quen biết bàn tròn lại giúp trò chuyện vị khách khơng biết nhanh chóng trở nên gần gũi Như vậy, bữa tiệc trở nên vô vui vẻ! 4.5 Tổ chức phục vụ tiệc Cocktail 4.5.1 Bày bàn Cocktail - Mặt bàn phải sạch, khơng có bụi, khơng có vết bẩn, khơng phủ vải trải bàn - Giữa bàn đặt gạt tàn thuốc lá, lọ hoa, cốc đựng giấy lau tạo thành hình tam giác cân Trong đặt bao diêm gác canh gạt tàn thuốc lá, nhãn diêm ngửa mặt trên, cốc đựng giấy lau để số tờ giấy lau gấp tạo dáng 142 4.5.2 Sắp xếp quầy bar Cocktail  Sắp đặt giá - Giá bầy rượu phải khơng có bụi, khơng có vết bẩn, gương soi phải sáng - Cách chai rượu phải sạch, nhãn rượu không bị rách, phải bầy đủ loại rượu - Mọi loại rượu bầy giá phải quay nhãn rượu ngoài, rượu ngon tiếng phải bầy vị trí bật, trật tự bầy rượu phải thống  Sắp xếp vật dụng quầy rượu - Mặt quầy rượu phải sẽ, khơng có bụi, khống có vết bẩn - Trước ghế quanh quầy đặt gạt tàn thuốc lá, bao diêm đặt gác bên cạnh gạt tàn thuốc lá, nhãn diêm ngửa lên trên, phía sau bên phải gạt tàn thuốc đặt cốc đựng giấy lau, cốc đựng số tờ giấy lau gấp tạo dáng; phía sau bên trái gạt tàn thuốc đặt lọ hoa 4.5.3 Quy chuẩn nguyên tắc phục vụ tiệc Cocktail  Kiểm tra chuẩn bị - Kiểm tra tạo dáng mạo, trang phục nhân viên - Kiểm tra vệ sinh quầy rượu 143 - Kiểm tra xem đồ dùng, dụng cụ có khơng, có đầy đủ khơng, có đặt thống nhất, phù hợp với tiêu chuẩn quy định không - Kiểm tra thiết bị xem có sạch, hồn hảo khơng, có đầy đủ khơng, có đạt thống nhất, phù hợp với tiêu chuẩn quy định không - Kiểm tra thiết bị xem có sạch, hồn hảo khơng, máy làm đá, máy pha cà phê, máy ép nước hoa quả, máy quấy - Chuẩn bị đủ loại rượu, đồ uống - Chuẩn bị đủ lượng đồ dùng theo hệ số quay vòng - Chuẩn bị sẵn nước hoa tươi, chanh cắt lát, ăn nhẹ  Đón khách - Dáng mạo, trang phục ngắn, sẽ, đứng bê cửa phòng (hoặc cửa thang máy), mỉm cười tự nhiên - Khi khách tới, ngẩng mặt tươi cười, chủ động bước tới chào khách (nếu khách người nước ngồi chào Tiếng anh)  Phục vụ khách gọi rượu, đồ uống - Sau khách ngồi vào bàn, nhân viên phục vụ bàn phải tỏ lời hoan nghênh khách, tiếp đứng bên phải trap thực đơn cho khách, lễ phép hỏi thăm khách cần dùng loại đồ uống - Khi khách gọi đồ uống, nhân viên hầu bàn phải lắng nghe cho rõ, yêu cầu đặt biệt khách phải hỏi lại cẩn thận Như: đồ uống có cần ướp lạnh, pha đá hay khơng, rượu Whisky có cần cho đá không,v.v Khách gọi đồ uống xong nhân viên phục vụ bàn nhắc lại yêu cầu khách để khách xem có khơng, sau biên lai gọi đồ uống  Mang đồ uống phục vụ khách - Khi mang đồ uống phục vụ khác đổi đồ dùng phải dùng khay Khi mang đồ uống phải đứng bên phải dùng khay - Khi mang đồ uống phải đứng bên phải trao cho khách, thay đồ dùng phải đứng bên trái khách - Khi phục vụ đồ uống phải sử dụng đồ đựng thủy tinh 144 - Đặt cốc, ly đồ uống lên lót cốc, lót ly, sau rót đồ uống, khơng để chai, lọ đồ uống chạm vào miệng cốc, ly - Khi rót đồ uống cho khách phải nói cho khách biết tên gọi đồ uống, nói cung rót tới khoẳng 8/10 cốc, ly, để nhãn đồ uống quay phía - Khi mang đồ uống cho khách phải nhẹ nhàng, không để đồ uống bắn, trào ngoại - Khách gọi đồ uống tặng ăn nhẹ trả tiền  Phục vụ khách dùng đồ uống - Luôn tiếp thêm rượu, đồ uống cho khách - Luôn thay gạt tàn thuốc - Kịp thời thu dọn cốc, đĩa ăn hết đồ uống, thức ăn thứ rơi vãi mặt bàn - Tận sức thỏa mãn nhu cầu khách  Thanh toán - Khi khách đề nghị toán, nhân viên phục vụ phải tính tiền xác, cài hóa đơn tốn vào kẹp tốn (nếu có), đứng bên phải người thánh tốn trao hóa đơn toán cho họ - Khách toán xong, nhân viên hầu bàn phải tỏ ý cảm ơn khách  Tiễn khách - Khi khách đứng dậy, nhân viên phục vụ phải kéo ghế cho khách, lấy mũ áp trao cho khách - Chào khách tỏ ý hoan nghênh khách lần khác lại tới - Kiểm tra khách có qn khơng, có trao trả cho khách  Thu dọn - Sau khách về, thu dọn thứ bàn - Thu dọn xong bầy bàn lại theo yêu cầu, chờ đón khách 145 4.6 Tổ chức phục vụ tiệc trời Ngoài việc cung cấp dịch vụ cho bữa tiệc lớn tiệc đứng nhà Bộ phận phục vụ ăn uống thường yêu cầu cung cấp dịch vụ tương tự nơi ngồi khách sạn Loại hình gọi chung dịch vụ trời Tiệc trời chiếm cảm tình nhiều thực khách nhờ vào hiệu ứng tích cực Vừa thưởng thức ẩm thức, vừa ngắm cảnh thiên nhiên thú vui hợp lòng người  Đối tượng tổ chức phục vụ Cũng giống tiệc trọng thể, tiệc Buffet, tiệc Cocktail đối tượng mục đích tổ chức tiệc ngồi trời vơ đa dạng Ngày đời sống vật chất (trong có nhu cầu ăn uống) đủ đầy nhu cầu tìm hiều sáng tạo trọng Đối với nhà hàng, khách sạn việc tìm kiếm đem đến nhiều lợi, lợi nguồn khách Việc bữa tiệc, loại hình tiệc lâu tổ chức nhà dường theo lối mòn motip cũ Vì vậy, việc tiệc cưới, buổi liên hoan v.v ngồi trời ln hưởng ứng nhiều khách hàng  Địa điểm tổ chức Đối với tổ chức phục vụ tiệc trời yếu tố địa điểm đóng vai trò quan trọng Địa điểm thường u cầu có diện tích rộng, thống, gắn liền với phong cảnh hữu tình thiên nhiên Chính vậy, khách sạn tổ chức phục vụ tiệc ngồi trời chọn cạnh hồ bơi Một số nơi khác thường khách sạn thuê sử dụng để tổ chức bãi biển, thảm cỏ tự nhiên nhân tạo v.v  Đặc điểm tiệc trời - Tổ chức phục vụ tiệc ngồi trời ngồi tính gần gũi thiên nhiên, tăng niềm vui, thoải mái cho thực khách thẩm nhận vài hạn hế phụ thuộc vào thời tiết, khí hậu Vì vậy, vùng địa lý tiệc ngồi trời 146 tổ chức vào thời điểm định để hạn chế tới mức tốt thiểu ảnh hưởng yếu tố thời tiết So với với tiệc trọng thể, Buffet tiệc ngồi trời kết hợp hình thức hai loại tiệc nói phục vụ khách bàn khách tự phục vụ cho riêng theo sở thích Vì phụ thuộc vào hình thức phục vụ mà người quản lý lập kế hoạch phục vụ cách hợp lý Điểm khác tiệc trời so với tiệc trọng thể, tiệc Buffet tổ chức thích hợp vào buổi chiều tối Số lượng nhân viên cần để đủ, đáp ứng nhu cầu tiến hành phục vụ ngồi trời Điều có nghĩa cần nhiều nhân viên phục vụ khách sạn điều làm tăng chi phí liên quan 4.6.1 Khảo sát lựa chọn địa điểm Thăm trường xác định phương án khả thi tiến hành trước chấp nhận cung cấp dịch vụ phục vụ trời nhằm xác định tình trạng hậu cần liên quan chi phí dự tính Khi tiến hành thăm trường điều quan trọng phải kiểm tra mặt khả cung cấp lượng, khả cung cấp nước, thống làm lạnh, hệ thống kho chứa v.v Song song với phải nắm tình hình mặt tổ chức tiệc khách sạn, phương tiện, tiện nghi nơi tổ chức tiệc tình hình giao thơng tới nơi tổ chức tiệc Nói tóm lại, việc khải sát cần tập trung vào việc chính: 147 - Diện tích mặt lượng dung nạp số người dự tiệc - Có đủ tiện nghi cần thiết hay khơng nguồn điện, ga lò bếp, nước nóng nước lạnh, nơi để ăn, rửa, đặt tủ lạnh v.v 4.6.2 Chuẩn bị mặt thiết bị, dụng cụ Những vấn đề mà người quản lý cần phải quan tâm khác vận chuyển thiết bị thực phẩm cho hoạt động giải trí ngồi trời; loại thức đơn đưa để xác định loại dịch vụ, thiết bị cần thiết, thức ăn nóng đối nghịch với thức ăn lạnh v.v Điều quan trọng lựa chọn thực đơn phải phù hợp với nơi tiến hành bữa tiệc Các điều kiện thuận lợi nguyên tắc vệ sinh an toàn thực phẩm cần tn theo (ví dụ q trình làm lạnh phải hoàn toàn sẵn sàng trường) Đồ sứ, đồ thủy tinh dao cần lau rửa, đóng gói vận chuyển cách hợp vệ sinh an tồn để hạn chế hư hỏng 4.6.3 Quy trình phục vụ Phó Giám đốc phận phục vụ ăn uống trợ lý giám đốc phận phục vụ ăn uống trực tiếp tìm hiểu kĩ lưỡng yêu cầu đặt bữa ăn khách với khách xác định loại tiệc tiệc nguội, tiệc rượu Cần phải ý rõ tên người, đơn vị đặt tiệc; ngày thời gian mở tiệc; số người dự tiệc; số điện thoại người đơn vị đặt tiệc Bên cạnh phải xác định yêu cầu khách ăn, loại rượu, đồ uống Từ giúp người quản lý tính giá tiệc Thường giá tiệc tổ chức ngồi khách sạn cao 30% so với giá tiệc loại tổ chức khách sạn Sau thỏa thuận với khách hàng xong, người quản lý lên kế hoạch thông báo cho phận liên quan chuẩn bị - Bộ phận tiếp nhận khách phụ trách việc cắt cử xe vận chuyện lái xe, - Bộ phận kinh doanh tổng hợp phú trách việc bố trí quang cảnh bữa tiệc, 148 - Bộ phận bảo vệ cử người trì trật tự hoạt động tổ chức tiệc khách sạn, kiểm tra vật dụng, thực phẩm đưa khỏi khách sạn, - Bộ phận tài vụ vào yêu cầu mua thực phẩm phận phục vụ ăn uống kịp thời cung cấp vật dụng, thực phẩm tốt với giá phải phụ trách cơng việc tốn - Bộ phận buồng trước buổi tiệc bắt đầu cử người làm vệ sinh sàn nhà quanh nơi tổ chức tiệc - Bộ phận quản trị phụ trách việc lắp đặt máy móc, thiết bị cử người điều khiển âm hình - Nhà bếp lập thực đơn, kê thực phẩm cần mua, chuẩn bị nguyên liệu làm ăn - Bộ phận nhà hàng bố trí nhân viên trực nhà hang nhân viên phục vụ tiệc bên ngoài, chuẩn bị bàn ghế, khăn trải bàn, khăn quây bàn, khăn lau miệng, chuẩn bị loại đồ uống, đá, ly, dụng cụ để ăn, cắt thái làm vệ sinh trước tổ chức tiệc Mọi thứ sau chuẩn bị xong vận chuyển tới nơi tổ chức tiệc Thực phẩm phải đóng gói theo luật vệ sinh an toàn thực phẩm, vận chuyển xe chuyên dụng, có người chuyên trách áp tải, cần phải ý an toàn vận chuyển Quá trình phục vụ tiệc ngồi trời tn thủ theo quy trình nguyên tắc bữa tiệc khác Sau xong tiệc phải tiến hành quét dọn nơi tổ chức tiệc đồng thời kiểm tra vật dụng, bể vỡ hay thất thoát, lập biên xử lý theo qui định nhà hàng,khách sạn Cuối vận chuyển đồ dung, dụng cụ khách sạn, nhà hàng; phân loại, lau rửa, trả kho a Thuê dàn nhạc, làm sân khấu Một bữa tiệc ngồi trời thiết phải có sân khấu dàn nhạc Tiệc vào buổi tối nên dự tính cho ban nhạc chơi đến khuya Nếu thời tiết mùa khơng khơ cho lắm, bạn th hay mướn dàn sân khấu kiểu lều bạt, việc dàn dựng thu dọn đỡ thời gian 149 b Chọn chủ đề Quyết định chủ đề cho bữa tiệc tiệc mặn hay tiệc nướng barbecue, tiệc trà, tiệc cuối tuần, tiệc Trung thu Từ đó, đưa thực đơn xác c Trang trí không gian tiệc Dù bữa tối nhỏ gia đình vườn nhà hay buổi tiệc lớn với bạn bè, việc bày trí khơng gian tiệc việc cần thiết Sau vài ý tưởng: - Sử dụng nến thơm loại lớn, đặt vào trụ đèn gốm hay góc nhỏ vườn - Đặt mua hoa thơm vườn nhà bạn khơng có sẵn Sáng tạo hơn, bạn dùng chậu hoa treo để làm sinh động khoảng khơng gian phía cao vườn nhà, hay để che khuyết điểm thường gặp không gian sát bờ rào - Trang trí thêm với bong bóng bay đủ màu sắc Phần dành cho em nhỏ sau tiệc kết thúc d Mƣớn dịch vụ tổ chức tiệc Tiệc lớn, có nhiều việc cần chuẩn bị Bắt đầu kế hoạch chuẩn bị việc thuê bàn ghế chén đĩa Sau đó, lên thực đơn đặt tiệc Bởi bạn khơng có đủ thời gian để thực tất ăn e Pha chế thức uống đơn giản Các bữa tiệc thường sử dụng loại nước đóng chai hay bia Nhưng biết loại thức uống ảnh hưởng xấu đến sức khỏe người lâu dài Hãy tự tay chuẩn bị thức uống đơn giản Sẽ không nhiều thời gian cho hay vài can nước bột hương hoa Cách giúp tiết kiệm nhiều g Thực đơn hợp lý Cần cân nhắc kỹ lên thực đơn tiệc Các ăn phải vừa đủ, khơng nên thiếu hay thừa Bạn cần ý xếp thứ tự ăn Thí dụ, ăn 150 chơi sử dụng làm khai vị, dùng chiên, nướng làm chính, sau lẩu cuối tráng miệng trái kem h “Hậu tiệc” Bạn lo lắng phần kết bữa tiệc núi đồ đạc cần dọn sạch, mà bạn khơng thể đảm đương nổi? Tại khơng gợi ý cho người góp tay dọn dẹp? Đặt sẵn vài thùng rác góc Bạn dùng chén đĩa giấy buổi buffet Sau dùng, việc bỏ tất vào thùng rác, xong 4.7 Quốc yến ( Tham khảo) 4.7.1 Khái niệm Tiệc chiêu đãi loại hình hoạt động ngoại giao quan trọng phổ biến Tiệc ngoại giao khơng mang tính chất trị mà thể tính văn hố Tổ chức bữa tiệc chiêu đãi khách dịp để bày tỏ trọng thị, mến khách nhằm tăng cường mối quan hệ giới thiệu văn hoá ẩm thực 4.7.2 Đặc điểm quốc yến Quốc yến (State banquet): hình thức tiệc chiêu đãi trọng thể Tiệc thường Nguyên thủ quốc gia chiêu đãi dịp Nguyên thủ quốc gia nước ngồi đến thăm nhà nước, thăm thức ngày quốc lễ quan trọng Quốc yến thường tiệc ngồi, tổ chức chu đáo, trọng thị; nhiều nước cử quốcthiều trước tiệc bắt đầu; thực đơn lựa chọn kỹ lưỡng gồm ăn đặc sắc bao gồm khai vị, súp, chính, tráng miệng; đồ uống gồmrượu sâm- panh, rượu dân tộc, truyền thống, rượu vang, rượu thơm (lúc kết thúc); phòng tiệc, bàn tiệc xếp trang trọng; thời gian tổ chức Quốc tiệc thường vào buổi tối, tổ chức vào buổi trưa, vào buổi tối trọng thị hơn; trang phục dự tiệc quy định loại sang trọng Khi dự kiến tổ chức bữa tiệc, ta nên cân nhắc hình thức tiệc cho thích hợp để đảm bảo yêu cầu trị phù hợp với tính chất lễ tân 151 4.7.3 Nguyên tắc phục vụ Quốc yến Để đảm bảo xếp thứ lễ tân ngoại giao bàn tiệc, buổi lễ, hội nghị, người ta dựa vào số quy tắc Việc xếp nên nghiên cứu kỹ xếp trước trước diễn kiện Xin giới thiệu số quy tắc sau: - Bên phải trước, bên trái sau, gần trước, xa sau: Chủ nhân xác định vị trí quan trọng Vị khách quan trọng số xếp bên phải chủ nhân, vị khách quan trọng số xếp bên trái chủ nhân, xen kẽ Quy tắc linh hoạt thực tế lý thể chất (thuận tay trái, nặng tai phải ) khách hay lý tế nhị đó, phải báo cho khách biết - Từ ngoài: Nguyên tắc ngày đặc biệt lưu ý xếp đoàn tham dự hội nghị, việc xếp cờ Việc áp dụng nguyên tắc khác trường hợp phải xét từ phía khán đài xuống - Quy tắc xếp theo chữ ABC: Nguyên tắc áp dụng hội nghị, đàm phán, đảm bảo tính tổ chức bình đẳng phái đoàn Thứ tự xếp nước theo thứ tự chữ ABC tên nước dịch ngôn ngữ nước chủ nhà ngôn ngữ quốc tế ngôn ngữ khác theo thoả thuận bên, từ A -Z Tuy nghiên, để bớt cứng nhắc, người ta áp dụng quy tắc bốc thăm chữ đại diện tên quốc gia xếp vị trí số 1, vị trí theo thứ tự ABC kể từ vị trí số trở lộn lên 152 phía trước (Ví dụ, tiếng Anh, vị trí H, vị trí thứ I, vị trí cuối G) Tiêu chí xếp thay đổi, - Căn cấp bậc, tuổi tác, thâm niên, thực tế công tác, danh dự khách Việc xếp thứ vị khách bữa tiệc, buổi lễ phụ thuộc vào định chế mà họ đại diện, vào cấp bậc quy chế đại diện, vào cương vị bầu hay bổ nhiệm, vào tuổi tác, thâm nhiên danh tiếng người Người có cấp bậc cao xếp vị trí cao hơn; hai người có cấp bậc người có thâm niên cơng tác cao xếp cao hơn; hai người có cấp bậc, thâm niên nhiều tuổi xếp trước hơn; ba tiêu chí giống vào số tiêu chí khác danh tiếng, mức độ quan hệ Cần nhớ, tiêu chí đưa để xếp thứ phải đảm bảo thống từ đầu đến cuối - Quy tắc lịch với phụ nữ: phụ nữ hàm cấp ưu tiên xếp trước, phụ nữ không ngồi bịt đầu bàn, không ngỗi hai chân bàn Phu nhân khách xếp trước khách, (nhưng phu quân khách laị xếp sau người có thứ bậc khách) - Quy tắc tơn trọng khách nước ngồi: Khách nước ưu tiên so với khách địa phương (trong nước) cấp - Quy tắc xen kẽ: xen kẽ khách nước nước ngoài, nam với nữ; cặp vợ chồng không nên ngồi gần bữa tiệc trừ trường hợp cần phải đồng chủ trì bàn tiệc Tuy khơng phải quy tắc, xếp thứ, cần ý số vấn đề sau, chừng mực định, việc thay đổi không làmảnh hưởng nhiều đến việc xếp + Tính tương đồng khách dự (nghề nghiệp, ngôn ngữ ) + Nên chọn bàn tròn bàn vng để bố trí bữa tiệc + Cần lập sơ đồ sẵp xếp trước diễn hội nghị + Xếp chủ khách đối diện số người chẵn Xếp chủ khách liền kề số người dự bàn ăn lẻ, chẵn + Khi xếp khách lễ đài buổi lễ vị trí người quan trọng xác định việc xếp thứ Thường người giữa, xếp 153 bên phải Lúc này,cũng tuân theo nguyên tắc linh hoạt hơn, bên phải xem ẩn Câu hỏi thảo luận Anh (chị) trình bày khái niệm, phân loại tiệc Buffet? Để tổ chức phục vụ tiệc Buffet thành công, theo Anh (chị) cần phải đáp ứng yêu cầu nào? Yêu cầu quan trọng nhất? Vì sao? Anh (chị) trình bày quy trình tổ chức phục vụ tiệc Buffet Anh (chị) phân tích thuận lợi khó khăn tổ chức phục vụ tiệc Buffet Từ kiến thức học nghiệp vụ quản trị nhà hàng, Anh (chị)hãy xây dựng thực đơn bữa tiệc Buffet (từ 20 trở lên)? Anh (chị) trình bày khái niệm tiệc, tổ chức phục vụ tiệc? Tổ chức phục vụ tiệc đời sở nào? Anh (chị) phân tích vai trò tổ chức phục vụ tiệc ngồi kinh doanh nhà hàng, khách sạn? Có ý kiến cho rằng: “Tổ chức phục vụ tiệc phản chiếu nét văn hóa” Anh (chị) chứng minh Anh (chị) phân tích đặc điểm tổ chức phục vụ tiệc? 10 Anh (chị) trình bày nguyên tắc tổ chức phục vụ tiệc? 154 TÀI LIỆU THAM KHẢO Vũ Thị Hòa, Trinh Cao Khải ,Giáo trình “Lý thuyết nghiệp vụ nhà hàng” NXB Lao động 2014 Hà Nam Khánh Giao, Nguyễn Văn Bình, Giáo trình Nghiệp vụ nhà hàng, NXB Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh, 2012 Denny G.Rutherford/ Michael J.O’falon, Hotel Management and Operations, Nxb Lao động, Hà Nội, 2009 Dự án VIE/015-Luxembuorg, Kỹ làm hài lòng khách (Hospitality Skills), Hà Nội, 2000 GS Nguyễn Văn Lê, Tâm lý học du lịch, Nhà xuất trẻ, TPHCM, 1997 PGS-TS Ngyễn Văn Mạnh – PGS.TS Nguyễn Văn Đính, Giáo trình Kỹ giao tiếp, Nxb Thống kê, Hà Nội, 1996 Tổng cục Du lịch, Giáo trình Kỹ giao tiếp, Hà Nội, 2006 Tổng cục Du lịch, Giáo trình Tổng quan sở lưu trú du lịch, Hà Nội, 2006 Trần Ngọc Thêm, Cơ sở Văn hóa Việt Nam, Trường Đại học Tổng hợp TPHCM, 1995 10 Trần Quốc Vượng, Văn hóa Việt Nam – Tìm tòi suy ngẫm, Nxb Văn hóa dân tộc & Tạp chí Văn hóa Nghệ thuật, Hà Nội, 2000 11 Trường Shatex – Singapore, Kỹ giao tiếp khách sạn - Tài liệu giảng dạy, 1997 155 ... Song song với việc phát tri n kinh tế xã hội nâng cao chất lượng sống người nhu cầu thưởng thức ẩm thực mức cao nguyên nhân khiến dịch vụ phục vụ ăn uống phát tri n Các mối quan hệ xã hội sản xuất,... diễn gắn liền với kiện quan trọng đời sống xã hội Khi xã hội ngày phát tri n thi nhu cầu tổ chức tiệc lớn Đặc biệt với tần lớp doanh nhân giàu có người có địa vị xã hội quan trọng Một số kiện... hình dịch vụ chiếm chỗ đứng quan trọng dịch vụ ẩm thực Xã hội ngày có nhiều kiện có nhu cầu phục vụ ăn uống mức sang trọng loại hình kinh doanh tiệc doanh nghiệp du lịch quan tâm Một số nhà hàng,