CASE STUDY 2: DỰ ÁN PHÂN PHỐI VIDEO GAME YÊU CẦU: Công ty phân phối tiếp thị quốc tế mô tả Case (Nghiên cứu thị trường Video Game) định cung cấp chương trình thuê video game hàng tháng dựa vào kết khảo sát nghiên cứu thị trường Công việc quan tâm người yêu thích video game người am tường thị trường cung cấp sản phẩm dịch vụ thơng qua mạng internet Mục đích case case khác thể đây, nhiên tập giúp nhóm thực tập số kỹ quản trị dự án mà phát triển phần học Phần 1: Khởi động Kịch Dự án phân phối Video Game liên quan việc phát triển ứng dụng Web hỗ trợ cấu trúc để cung cấp cho khách hàng thuê mướn Video Game hàng tháng Ví dụ, khách hàng phải trả phí hàng tháng đặt hàng vài video game qua mạng internet, nhận video game dạng bưu phẩm, gửi trả trò chơi qua bưu điện dạng bưu phẩm, tiếp tục nhận thêm video game Một số công ty sẵn sàng cung cấp loại dịch vụ thuê mướn phim Nghiên cứu thị trường tổ chức hợp tác đề nghị công ty tập trung vào trò chơi liên quan đến giáo dục, thể thao, trò chơi hỗ trợ nhiều hệ điều hành liên quan đến hệ thống trò chơi phổ biến, trò chơi máy tính, hệ thống giảng dạy dùng cho trường mẫu giáo tiểu học Chúng ta cần lên kế hoạch phục vụ cho thị trường quốc tế, cung cấp thông tin sản phẩm với nhiều ngôn ngữ khác Hệ thống phải thân thiện với người dùng, cung cấp cho khách hàng khả tìm kiếm video game định theo hệ điều hành, theo tuổi giới tính phù hợp, thơng qua việc xem trước khách hàng, theo thể loại thể thao (đối với trò chơi liên quan đến thể thao), theo ngơn ngữ, v.v Khách hàng đăng ký thành viên phép đặt hàng video game, lưu vết phân phối hồn trả video game, trả phí trực tuyến qua phương thức tốn khác (bao gồm thẻ tín dụng tự động hay toán ngân hàng, hệ thống toán trường học, v.v), cung cấp khả xem trước trò chơi Hệ thống lưu vết tham khảo đến site từ bạn hàng đối tác đại lý khách hàng , hiển thị quảng cáo, lưu vết khuôn mẫu sử dụng khách hàng Nhiệm vụ Nghiên cứu ứng dụng web tương tự Dựa mô tả kịch trang web tương tự, theo ý kiến bạn, tóm tắt Dự Án Phân Phối Video Game - Quản Lý Dự Án CNTT bạn tin chức hệ thống cung cấp Chú trọng chức ràng buộc, tùy chọn, tốt để có Cũng cung cấp đánh giá khởi đầu độ khó khả cung cấp cho chức Viết kết từ đến trang, trang tham khảo quan trọng Chuẩn bị ma trận trọng số dùng biểu mẫu phụ lục D để ước tính chức cung cấp mà định nghĩa nhiệm vụ Phát triển ràng buộc, gán trọng số cho ràng buộc, gán điểm sau tính điểm trọng số cho chức In bảng biểu biểu đồ với kết tính Viết trang mơ tả ma trận trọng số kết hiển thị Giả sử bạn giao tham gia vào dự án phân phối Video Game mô tả Bạn thành phần nhóm để định nghĩa đòi hỏi kỹ người quản trị dự án cho dự án Bạn thực thích trở thành người quản trị dự án Viết đến hai trang mô tả người bao gồm mơ tả trách nhiệm, kinh nghiệm đòi hỏi, giáo dục, kỹ mong đợi Chuẩn bị nghiệp vụ cho dự án phân phối Video Game Giả sử dự án kéo dài 12 tháng để hoàn thành chi phí khoảng $500,000, chi phí tháng hoạt động khoảng $50,000 tháng cho năm thứ 1, $60,000 tháng cho năm Lợi nhuận ước tính khoảng triệu $ năm sau thực thi, triệu $ cho hai năm theo sau Dùng biểu mẫu nghiệp vụ cung cấp phụ lục D để tính NPV, ROI, năm xảy hoàn vốn Giả sử 7% chiết khấu Chuẩn bị tuyên bố dự án (project charter) cho dự án phân phối Video Game Giả dự án kéo dài 12 tháng để hồn thành chi phí khoảng $500,000 Dùng biểu mẫu tuyên bố dự án cung cấp phụ lục D Phần 2: Lập Kế hoạch Kịch Xin chúc mừng bạn chọn làm quản trị dự án cho dự án Video Game Delivery Công ty thị trường VP, Lori người tài trợ dự án Bây bạn cần tập họp nhóm dự án triển khai công việc dự án mức khái quát rõ nét dự án Nhà quản trị cao cấp bảo bạn quản lý nhóm Thêm vào đó, bạn phải làm việc với công ty khác dự án Thay tự phát triển tất phần mềm, bạn dùng ứng dụng web phát triển tập đoàn ABC Dĩ nhiên bạn cần phải điều chỉnh để đạt đến yêu cầu cho dự án Max người liên lạc bạn với cơng ty Bạn có Julie số người cơng cô từ hệ thống tư vấn hỗ trợ cho bạn việc xác định yêu cầu khách hàng phát triển chương trình có phối hợp đơi bên Ước tính khởi đầu đề nghị khoảng $500,000 ngân sách cho dự án dành cho chi phí phần cứng, gia cơng phần Dự Án Phân Phối Video Game - Quản Lý Dự Án CNTT mềm bên dịch vụ tư vấn Bạn cần chuyên gia IT, hai chuyên gia thị trường, chuyên gia mua sắm nhóm nội bạn Nhiệm vụ Viết đến hai trang mơ tả nhóm mong đợi “Dream team” cho dự án Loại người bạn mong muốn cho nhóm bạn Lập danh sách tên, kinh nghiệm tảng (background), tính cách cá nhân nhóm Dựa thông tin nhiệm vụ trên, ước tính số bạn nghĩ bạn cần thành viên nhóm cho dự án kéo dài năm Nhớ bạn có $250,000 cho thành viên nhóm nội Giả sử rằng, bạn người quản trị dự án, làm việc khoảng $1000 cho dự án lương công ty khoảng $80 Chuẩn bị bảng biểu với ước tính thành viên nội bộ, viết tóm tắt Nếu bạn nghĩ ngân sách cao hay thấp, cung cấp tỉ lệ bạn Phát triển thỏa thuận nhóm dự án dùng thành viên nhóm định nghĩa bước Dùng biểu mẫu cung cấp phụ lục D hướng dẫn Phát triển phát biểu phạm vi (scope statement) cho dự án Dùng biểu mẫu cung cấp phụ lục D ví dụ chương hướng dẫn Cụ thể mô tả đặc trưng sản phẩm, yêu cầu, trung gian Phát triển bảng cấu trúc công việc (WBS) cho dự án Phân rã công việc đến cấp cho phù hợp Dùng biểu mẫu phụ lục D ví dụ chương hướng dẫn In WBS dạng danh sách tập tin word Bảo đảm cở sở WBS bạn tuyên bố dự án, phát biểu phạm vi, thông tin liên quan khác Dùng WBS bạn phát triển nhiệm vụ (nhập thành phần WBS cột Task Name) để tạo biểu đồ Gantt sơ đồ mạng (network diagram) Project 2002 cho dự án Ước tính thời gian hồn tất nhiệm vụ nhập ràng buộc phù hợp, nhập vào vài điểm mốc (milestone) Bảo đảm mục tiêu lịch biểu kéo dài 12 tháng In biểu đồ Gantt sơ đồ mạng Tạo ma trận xác xuất/tác động (probability/impact matrix) danh sách rủi ro dự án Bao gồm 10 rủi ro Dùng biểu mẫu phụ lục D xem ví dụ chương chương 11 Phần 3: Thực Thi Kịch Bạn nhóm dự án gặp vài thử thách giai đoạn thực dự án phân phối Video Game Bốn tháng trôi qua dự án bắt đầu Khởi đầu bạn nghĩ bạn cần khối lượng nhỏ để hoàn chỉnh phần mềm phát triển ngoài, người cung cấp nói việc hồn chỉnh chi phí thêm $100,000 vượt Dự Án Phân Phối Video Game - Quản Lý Dự Án CNTT ngân sách ban đầu Chun gia mua sắm nhóm, Ryan, khơng thích nhà cung cấp phản đối nhà cung cấp họp nhóm Những người khác hài lòng với người cung cấp, bạn khơng ngạc nhiên họ nâng giá ước tính chi phí hồn chỉnh Ryan nói cho người quản lý cấp (mà khơng nói cho bạn), đề nghị dừng nhà cung cấp Nhiệm vụ Bạn đề cập vấn đề liên quan đến Ryan nhà cung cấp? viết hai trang với đề nghị bạn Chuẩn bị báo cáo tiến độ hàng tháng (xem phụ lục D) trình bày từ đến 10 slide bạn dùng phần trình bày tiến độ hàng tháng đến người quản lý cấp Đảm bảo đề cập vấn đề không che dấu thông tin quan trọng người quản lý cấp Chuẩn bị báo cáo điểm mốc (milestone) cho dự án dựa vào thông tin biểu đồ Gantt Giả bạn qua bốn tháng dự án Thêm mốc chính, cần, để làm cho báo cáo có ý nghĩa Dùng biểu mẫu báo cáo mốc phụ lục D ví dụ chương Phần 4: Kiểm sốt Kịch Sau xem qua tiến độ hàng tháng họp bốn tháng dự án, quản trị cấp chấp nhận thêm $100,000 cho ngân sách hoàn chỉnh phần mềm Bạn thay Ryan, chuyên gia mua sắm nhóm Mary, chuyên gia mua sắm khác công ty Cấp yêu cầu bạn hoạch định lại kế hoạch để đảm bảo bạn có phần hồn chỉnh phần mềm cần thiết không kéo theo ngân sách Nhiệm vụ Viết đến hai trang mô tả chiến lược để ngăn vượt phạm vi gia tăng chi phí phần hồn chỉnh phần mềm Cập nhật nhiệm vụ bạn chuẩn bị giai đoạn khởi động nhiệm vụ Tăng chi phí đầu tư $100,000 Giả sử bạn ước tính lại chi phí phát sinh cho hoạt động 50% dự án trước Tính NPV, ROI ước tính thời điểm hồn vốn? Thêm vào bảng biểu, viết mơt đoạn tóm tắt số phát sinh Bạn nên thuyết phục dự án dựa tài dự án? Tại không? Như người quản trị dự án, bạn cảm nhận để nói với Ryan biểu bị thay Bạn muốn có nói chuyện tốt đẹp với Mary, người thay Cẩn thận đặt bạn vào tính họ tổ chức họp rút kinh nghiệm người liên quan Phần 5: Kết thúc Dự Án Phân Phối Video Game - Quản Lý Dự Án CNTT Kịch Bạn nghĩ bạn làm công việc quản lý tốt dự án phân phối Video Game Bài trình bày dự án cuối bạn quản trị cao cấp vào tuần tới Bạn đạt đến mục tiêu lịch biểu, chi phí cuối cho toàn hệ thống khoảng $120,000 vượt ngân sách khởi đầu ($20,000 nhiều ngân sách làm lại) Bạn không đưa vào tất chức kế hoạch ban đầu Bạn định hệ thống khởi đầu cung cấp thông tin tiếng Anh, giới hạn khả thu thập phân tích mẫu mua bán khách hàng Lori, công ty thị trường VP, đồng ý trì hỗn dự án cho phiên sau để thêm nhiều chức hơn, cô không vui với nhu cầu làm Lori gặp bạn bàn bạc tiến trình người quản trị dự án Cơ ta cảm nhận bạn hồn tất tốt cơng việc Cơ ta nói báo cáo dự án bạn họp tiến độ tập trung nhiều vào thông tin kỹ thuật chưa đầy đủ thị trường vấn đề nghiệp vụ khác Bạn học tập nhiều từ dự án này, đặc biệt thương lượng với người quản lý cấp nhà cung cấp Nhiệm vụ Chuẩn bị trình bày ngắn để tóm tắt kết dự án với 10-15 slide mà trình bày 15-20 phút quản lý cấp Bao gồm slide mô tả công đoạn dự án, từ khởi đầu đến kết thúc Đánh dấu thay đổi dự án làm chúng quản lý Bảo đảm nhấn mạnh đến giá trị tài dự án cho cơng ty Chuẩn bị báo cáo học kinh nghiệm mà cá nhân bạn học từ dự án Dùng biểu mẫu cung cấp phụ lục D, sáng tạo theo phản ứng riêng bạn Đảm bảo đề cập đến bạn cải thiện kỹ quản lý dự án tương lai Chuẩn bị báo cáo tổng kết dự án, dùng thông tin cung cấp biểu mẫu tài liệu tổng kết dự án phụ lục D Dự Án Phân Phối Video Game - Quản Lý Dự Án CNTT KHỞI ĐỘNG Ngày đời sống người ngày nâng cao, nhu cầu vui chơi, giải trí ngày phát triển mặt số lượng chất lượng Video game loại hình giải trí mang nhiều tính "trí tuệ" đời phát triển mạnh mẽ từ có cơng nghiệp cơng nghệ thông tin.Thị trường video game thị trường đa dạng phong phú Sản phẩm video game phong phú mặt thể loại, từ trò chơi dân gian đến trò chơi đại, từ đơn giản đến phức tạp tất cà có mặt thị trường nhằm phục vụ nhu cầu giải trí người Thị trường video game quốc gia, khu vực tương đối khác Theo thống kê, Mỹ thị trường tiêu dùng lớn giới thị trường số video game 60% gia đình Mỹ (tức khoảng 145 triệu người) chơi video game Có năm họ tiêu hết 6,5 tỉ USD vào đầu máy phần mềm video game Theo dự báo giới kinh doanh chuyên ngành, số tiếp tục gia tăng năm tới Mức thâm nhập đầu chơi game vào gia đình Mỹ cao đầu DVD Kết nhà sản xuất đầu video game bán số hàng trị giá tỉ USD thị trường năm qua nhà sản xuất đầu DVD bán số hàng trị giá có tỉ USD.Theo công ty nghiên cứu thị trường chuyên ngành Jupiter Research, video game internet thị trường trị giá 362 triệu USD năm 2002 Mỹ tăng lên thành 1,7 tỉ USD vào năm 2007 Hiện có nhiều cơng ty tham gia vào thị trường video game.Trong có cơng ty lớn Mycrosoft, Electronic Arts, Disney, Ubisoft, Square Soft, Nintendo Do cạnh tranh thị trường không đơn giản Kinh phí đầu tư cho video game ngày tăng dần.Theo chuyên gia, kinh phí đầu tư video game cao gần kinh phí phim truyện dài Hollywood Thực tế nhà sản xuất Nhật Square Soft phải hết 30 triệu USD có video game Final Fantasy (cơng sức 200 nhân viên làm việc suốt 24 tháng) Hình thức phân phối cho sản phẩm video game đa dạng Bên cạnh cách phân phối trực tiếp thông thường, giao dịch thông qua Internet sản phẩm video game ưa chuộng Người mua sản phẩm video game dễ dàng tìm hiểu video game mà u thích thơng qua thông tin web 1 Nhiệm vụ 1: Khảo sát tìm hiểu web application Qua mạng internet, dễ dàng tìm kiếm nghiên cứu ứng dụng web tương tự dự án Dựa kịch mô tả phần yêu cầu, nhóm dự án đúc kết chức cần có hệ thống phân phối video game qua mạng sau: Dự Án Phân Phối Video Game - Quản Lý Dự Án CNTT Chức F1: Register - Login F2: Review Mô tả Chức đăng ký (Register) thành viên tham gia vào chương trình phân phối video game Chức xem trước trò chơi hay demo video game cho khách hàng F3: Search Chức tìm kiếm thơng tin trò chơi thơng qua số tiêu chi hệ điều hành, ngơn ngữ, giới tính phù hợp, tuổi tác, thể thao, giáo dục F4: Order Chức đăng ký thuê mướn mua video game qua mạng theo nhiều thể thức toán F5: Support Hỗ trợ đa phương tiện đa ngôn ngữ Multimedia/langugae F6: Payment F7: List & Display F8: Quảng cáo F9: Lưu vết Chức tốn chi phí th video game qua với nhiều dạng thức tốn thẻ tín dụng, thông qua giao dịch ngân hàng hệ thống tóan qua trường học … Chức liệt kê thị thông tin video game, phục vụ tối đa nhu cầu khách hàng, chơi trực tuyến hay có khả donwload, xem phim nghe nhạc, chơi trực tuyến Chức đưa thông báo quảng cáo, hỗ trợ cá công ty đối tác, bạn hàng để giới thiệu cho khách hàng Chức lưu thông trò chơi trước thơng tin thói quen người, lưu vết phân phối video game đến người dùng Dự Án Phân Phối Video Game - Quản Lý Dự Án CNTT Độ khó Trung bình Phải có Cao – Nên có tạo cảm giác tin cậy Cao - Cần mạnh đa dạng truy vấn, cao cấp hỗ trợ văn hình ảnh Cao - Đảm bảo xác an tòan cho khách hàng Cao – tùy chọn dự án thời ngắn Cao (cần bảo mật cao đa dạng an tòan) Trung bình - Đảm bảo đa dạng phong phú Thấp –tùy chọn, chủ yếu hướng thông tin đế người dùng Trung bình - Tạo cảm giác thoải mái cho người chơi Thông tin chức tìm thấy hầu hết trang web phải triển tổ chức chuyên nghiệp công nghệ phục vụ giải trí: BMIGaming.com: cung cấp chức tìm kiếm, xem game với đủ loại game đa dạng thể loại gplay.com: cung cấp phiên game, xem trước game, Netflix.com Blockbluster.com: tập đoàn cho thuê mướn băng video, video game qua mạng, phục vụ đủ loại, với chức … Walmart.com Cleanfilms.com Gamely.com pasadena.com 1.2 Nhiệm vụ 2: Ma trận trọng số chức 1.3 Nhiệm vụ 3: Công việc người quản trị dự án Dự Án Phân Phối Video Game - Quản Lý Dự Án CNTT Mô tả công việc người quản lý dự án Phân phối video game Nhiệm vụ: - Quản lý nhóm dự án Phân phối Video Game Nghiên cứu cách nhóm marketing mang sản phẩm video game thị trường Nghiên cứu đặc tính sản phẩm video game cạnh tranh thị trường Lập kế hoạch chi tiết (quản lý thời gian/chi phí) cho dự án nghiên cứu thị trường video game Phân tích đánh giá liệu, xác định chiến lược kinh doanh Viết báo cáo chi tiết lên Chủ đầu tư Trách nhiệm chính: - Người có khả ngoại giao có khả lắng nghe, làm sáng tỏ, hiểu rõ ràng xác thực vấn đề Khả xây dựng nhóm hiệu quả, ảnh hưởng việc chọn lựa người giỏi Có suy nghĩ cởi mở thách thức ngờ vực Định nghĩa phạm vi dự án phân phối lịch biểu, quản lý ngày lịch biểu hướng nhóm đến mục tiêu dự án Biết chuyển mục tiêu dự án thành hành động Xử lý thay đổi cho việc cải thiện tiến trình Định rủi ro kế hợp với mốc dự án, để đảm bảo bước cần thiết giải vấn đề tăng tốc tiến độ đạt mục tiêu dự án Chịu trách nhiệm hoạch định ngân sách, lịch biểu, phạm vi dự án Kỹ kinh nghiệm - Hơn năm kinh nghiệm lãnh đạo (quản lý dây chuyền) Hơn năm kinh nghiệm phát triển dự án năm kinh nghiệm quản trị dự án Đàm phán giỏi, kỹ giải vấn đề Kỹ giao tiếp hiệu qua cấp độ tổ chức Giáo dục - Có đại học CNTT, chuyên ngành cơng nghệ phần mềm Có chứng PMP Kỹ mong đợi - Có kinh nghiệm lãnh vực làm trò chơi Kinh nghiệm nghiên cứu thị trường thăm dò khách hàng Có kiến thức đồ họa, âm nhạc, mỹ thuật, ham thích trò chơi Biết thiết kế thành phần, tích hợp thành phần phần mềm với đối tác bên Dự Án Phân Phối Video Game - Quản Lý Dự Án CNTT 1.4 Nhiệm vụ 4: Tính NPV, ROI, payback 1.5 Nhiệm vụ 5: Tuyên bố dự án Dự Án Phân Phối Video Game - Quản Lý Dự Án CNTT 10 Các thành viên khác đồng ý với đề nghị từ nhà cung cấp tính chất khối lượng công việc phát triển không nhỏ so với dự tính ban đầu - Những ý kiến đề cập đến Ryan nhà cung cấp Ryan nên xem xét lại cách làm việc Ryan chưa nên lý phản đối nhà cung cấp, chưa nhìn thấy phân tích cách cẩn thận mức độ, nhân lực, chí phí thời gian, tính chuyên nghiệp công việc, hiệu đạt dự án Cuộc họp chưa kết thúc, chưa có báo cáo cụ thể vội vàng báo cáo vượt cấp Ryan không tôn trọng ý kiến, định tập thể Nếu có ý kiến phản đổi cần phải đưa vấn đề cụ thể để nhóm giải để đến thống chung Nói chung, Ý kiến tập thể quan trọng cần phải tuân thủ Đừng riêng tư cá nhân mà ảnh hưởng đến tồn cục dự án Nếu khơng thơng qua cấp quản lý trực tiếp mà tự ý trình bày ý kiến phản đối lên cấp trên, bất chấp ý kiến tập thể dẫn đến việc cấp nhìn thấy nội khơng có thống nhất, bất ổn, cấp khơng có đồng thuận Nhóm khó thuyết phục cấp đồng ý với việc thêm ngân sách cho dự án với chi phí đưa từ nhà cung cấp 3.2 Nhiệm vụ 2: Báo cáo tiến độ dự án Dự Án Phân Phối Video Game - Quản Lý Dự Án CNTT 27 Dự Án Phân Phối Video Game - Quản Lý Dự Án CNTT 28 3.3 Nhiệm vụ 3: Lý thay Ryan LÝ DO THAY THẾ VÀ HỢP ĐỒNG VỚI MARY - Thảo luận với Ryan lý bị thay Ghi nhận yêu cầu phía Ryan, tránh tạo hiểu lầm đáng tiếc Với số lý sau: o Ryan chưa đưa lý phản đối o Ryan chưa phân tích khía cạnh nhân sự, chi phí, mức độ cơng việc, tính chuyên nghiệp hiệu mà nhà cung cấp mang lại cho dự án; liệu nội lực cơng ty có đảm bảo yếu tố với chi phí thấp nhà cung cấp mang lại Dự Án Phân Phối Video Game - Quản Lý Dự Án CNTT 29 o Cuộc họp chưa kết thúc, chưa có báo cáo cụ thể để cấp nắm rõ, thiếu cẩn trọng, vội vàng báo cáo vượt cấp việc ngưng hợp đồng với nhà cung cấp o Làm việc phải đặt - Thảo luận với Mary mục tiêu cần đạt vấn đề cần giải Ryan chưa thể làm làm chưa tốt Thỏa thuận thời gian đạt mục đích sớm Thảo luận với Mary hợp đồng điều khoản liên quan đến hợp đồng Nhấn mạnh tầm quan trọng họ thành công dự án - Đưa thêm vào điều khoản kết thúc hợp đồng rút từ Ryan Đảm bảo quyền lợi bên thực theo hợp đồng ký kết Khi đơn phương chấm dứt hợp đồng , phải thông báo trước tháng văn bàn thức Nếu cơng ty cố vấn người kết thúc hợp đồng phải báo trước thời hạn tháng toán 50% số tiền ký kết theo hợp đồng thức Dự Án Phân Phối Video Game - Quản Lý Dự Án CNTT 30 KIỂM SOÁT 4.1 Nhiệm vụ 1: giải pháp ngăn chặn vượt phạm vi gia tăng chi phí Giải pháp cho vượt phạm vi nghiệp vụ Định nghĩa yêu cầu nghiệp vụ “phải có” “tốt để có” ưu tiên chúng Nhận diện rủi ro cho yêu cầu “phải có” có chấp thuận stakeholder Lên kế hoạch yêu cầu ưu tiên giai đoạn sản phẩm suốt chu trình sống dự án Tập hợp mong đợi dự án với stakeholders khách hàng lấy từ khách hàng Giải sưu liệu phần sản phẩm dự án chấp thuận tuyên bố công việc (SOW) lãnh vực yêu cầu không đề cập Những đòi hỏi sưu liệu xét duyệt với khách hàng trước ký kết Giải sưu liệu làm người dùng dùng hệ thống test case suốt giai đoạn phân tích yêu cầu Thực kế hoạch dự án linh động cho phép người dùng tham gia giai đoạn thiết kế kết hợp chặt chẽ đề nghị họ Trong trường hợp vượt phạm vi tránh khỏi, tham gia thực lại phạm vi Giới thiệu tiến trình quản lý thay đổi thức cho phép người dùng định nghĩa yêu cầu “Đệ trình cải tiến” Cắt giảm tối thiểu nhu cầu ưu tiên thấp, người dùng khởi xướng đòi hỏi thay đổi Theo bước cho thay đổi hay dẫn xuất từ tập hợp yêu cầu đề xướng a b c d e f Ghi nhận Truy cập Kế hoạch Xây dựng Thực thi Kết thúc Kiểm soát phạm vi bắt đầu vào ngày đầu Kiểm soát phạm vi dự án bắt đầu trước dòng lệnh viết Mỗi nổ lực phát triển nên có kế hoạch dự án hay chấp thuận dự án, tùy trường hợp Thậm chí bạn người phát triển có gắng thực để làm vui lòng sếp, bạn phải lợi dụng tài liệu nổ lực bạn trước bắt đầu chúng Dùng hướng dẫn theo sau để tập hợp tự bạn kiểm sốt thành cơng phạm vi dự án Đảm bảo hiểu rõ phạm vi dự án Gặp người phát động dự án bày tỏ tổng quan dự án xem xét toàn ghi Dự Án Phân Phối Video Game - Quản Lý Dự Án CNTT 31 Hiểu ưu tiên ưu tiên người phát động dự án Thực danh sách đánh thứ tự xem xét xuyên suốt dự án Những thành phần nên gồm ngân sách, thời hạn, chức năng, hài lòng khách hàng hài lòng nhân viên Bạn dùng danh sách để điều chỉnh định lịch biểu dự án khởi đầu Định nghĩa sản phẩm trung gian chúng chấp thuận người phát động dự án Những sản phẩm trung gian tiết cần hoàn thành suốt dự án Phân rã sản phẩm trung gian chấp thuận thành yêu cầu công việc cụ thể Những yêu cầu tiết cần thiết hòan tất biểu mẫu đơn giản Dự án lớn, bạn chi tiết Nếu dự án trãi qua tháng, đừng quên tính đến thời gian cho nâng cấp phần mềm suốt trình phát triển ln tính đến thời gian cho nhiều tài liệu Phân rã dự án thành mốc lớn nhỏ hoàn tất dự án cách rộng rãi chấp thuận nhà phát động dự án Mốc nhỏ khơng nên kéo dài tháng Bất phương pháp xác định độ dài thời gian, cho phép sai sót Khi làm việc với nhóm chưa biết, bạn phải nên lập lịch biểu 140% đến 160% thời gian mong đợi đến chuyển giao Nếu lịch biểu chặt, nên ước lượng lại sản phẩm trung gian Nếu đạt đến ngân sách đến hạn thời gian cho phép thêm cải tiến Một lịch biểu tạo, gán tài nguyên xác định đường dẫn tới hạn dùng PERT WBS Miscrosoft Project tạo cho bạn công việc Đường dẫn tới hạn thay đổi qua dòng cơng việc dự án Cho phép đường xác định sản phẩm hoàn thành thời hạn Trong dự án lớn, bạn đừng định nghĩa công đoạn cụ thể cách sớm, chí kế hoạch chung tạo cho bạn lỗ hỏng đen cần phấn phối thành công Mong đợi vượt phạm vi Thực hình thức đặt hàng thay đổi sớm luyện cho người phát động dự án theo tiến độ bạn Hình thức đặt hàng thay đổi cho phép bạn thực phân tích lợi nhuận chi phí trước lập lịch biểu yêu cầu thay đổi người phát động Nếu bạn thực bước lập tức, Tôt Tuy nhiên, với vài, điều bạn để thực đưa bạn đến gần việc tránh tránh kiểm sốt vượt phạm vi Bằng cách đó, bạn vị trí tốt để kiểm sốt dự án, thay dự án kiểm sốt bạn 4.2 Nhiệm vụ 2: Cập nhật NPV, ROI, payback Dự Án Phân Phối Video Game - Quản Lý Dự Án CNTT 32 Đánh giá giá trị ROI= 32% giảm 57% so với giá trị cũ NPV= 1,048,016 giảm gần phân so với giá trị NPV trước Thời gian hoàn vốn trước năm thứ hai Mặc dù thời gian hoàn vốn khoảng năm số ROI, NPV giảm chi phí hồn động tăng phân Để tiếp tục dự án với chi phí phát sinh cần phải xem xét đáng kể chi phí họat động lợi nhuận khơng gia tăng 4.3 Nhiệm vụ 3: thông báo với Ryan tồn nhóm Dự Án Phân Phối Video Game - Quản Lý Dự Án CNTT 33 LÝ DO THAY RYAN VÀ HỢP ĐỒNG VỚI MARY - Thảo luận với Ryan lý bị thay Ghi nhận yêu cầu phía Ryan, tránh tạo hiểu lầm đáng tiếc Với số lý sau: o Ryan chưa đưa lý phản đối o Ryan chưa phân tích khía cạnh nhân sự, chi phí, mức độ cơng việc, tính chun nghiệp hiệu mà nhà cung cấp mang lại cho dự án; liệu nội lực cơng ty có đảm bảo yếu tố với chi phí thấp nhà cung cấp mang lại o Cuộc họp chưa kết thúc, chưa có báo cáo cụ thể để cấp nắm rõ, thiếu cẩn trọng, vội vàng báo cáo vượt cấp việc ngưng hợp đồng với nhà cung cấp o Làm việc phải đặt ý kiến tập thể lợi ích cơng ty lên hết, đừng lý cá nhân mà ảnh hưởng đến kết cục chung dự án - Thảo luận với Mary mục tiêu cần đạt vấn đề cần giải Ryan chưa thể làm làm chưa tốt Thỏa thuận thời gian đạt mục đích sớm Thảo luận với Mary hợp đồng điều khoản liên quan đến hợp đồng Nhấn mạnh tầm quan trọng họ thành công dự án - Đưa thêm vào điều khoản kết thúc hợp đồng rút từ Ryan Đảm bảo quyền lợi bên thực theo hợp đồng ký kết Khi đơn phương chấm dứt hợp đồng , phải thông báo trước tháng văn bàn thức Nếu cơng ty cố vấn người kết thúc hợp đồng phải báo trước thời hạn tháng tóan 50% số tiền ký kết theo hợp đồng thức KẾT THÚC 5.1 Nhiệm vụ 1: Viết báo cáo tổng kết Dự Án Phân Phối Video Game - Quản Lý Dự Án CNTT 34 Dự Án Phân Phối Video Game - Quản Lý Dự Án CNTT 35 5.2 Nhiệm vụ 2: Viết học kinh nghiệm Dự Án Phân Phối Video Game - Quản Lý Dự Án CNTT 36 BÀI HỌC KINH NGHIỆM Chuẩn bị bởi:Nguyễn Thị Thanh Trúc Date: 31/12/2005 Tên dự án: Video Game Delivery Nhà tài trợ: Lori Martin Quản lý dự án: Nguyễn Thị Thanh Trúc Ngày bắt đầu: 01/01/2005 Final Budget: $500,000 Dự án đạt mục tiêu lịch biểu thời gian, nhiên có điều chỉnh nhỏ khâu thực chi phí phát sinh từ gia cơng phần mềm bên ngòai; Vì chi phí cho toàn hệ thống khoảng $120,000 vượt ngân sách banđầu $20,000 Hệ thống phát triển có hạn chế số chức phân tích thu thập thông tin khách hàng theo mẫu Nhờ điều chỉnh kịp thời phạm vi dự án nhân nên dự án hoàn thành tiến độ, vượt ngân sách không đáng kể Dự án thành công tốt đẹp nhờ yếu tố: a Thu hẹp phạm vi dự án giới hạn số chức năng, thực cho phiên sau b Thay đổi điều chỉnh chi phí cho thuê mướn nhân lực ngồi (outsource) cho cơng việc phát triển phần mềm c Thay đổi nhân hợp lý Những học quản lý từ dự án này: a Quản lý phạm vi: phạm vi dự án phải phù hợp với khả tình hình thực tế thị trường b Quản lý nhân sự: phải có theo dõi điều chỉnh kịp thời trình thực thi dự án Trong thảo luận nội bộ, thành viên có ý kiến đóng góp thảo luận tình hình chi phí phát sinh phía outsource nâng giá Ryan tỏ thái độ khác trình bày ý kiến khơng đồng với người quản trị cấp cao mà không thông qua ý kiến tập thể quản lý trực tiếp Vì dẫn đến việc thay đổi nhân giai đoạn thực c Quản lý chi phí: phải ước lượng chưa thật xác chi phí thực gia cơng bên ngồi dẫn đến việc phải đưa ngân sách cho chi phí phát sinh thêm dự án Cần ý phân tích kỹ điểm hồ vốn đầu tư tăng chí phí phát sinh dự án d Quản lý rủi ro: dự đoán rủi ro, thường xuyên theo dõi cập nhật rủi ro Tham khảo ý kiến cấp cần thiết Sự thành công đáng quan tâm dự án trưởng nhóm dự án báo cáo thuyết phục để chứng minh gia tăng thêm chi phí từ phát triển phần mềm, cần phải đưa định phù hợp xác để cấp kịp thời xử lý Dự Án Phân Phối Video Game - Quản Lý Dự Án CNTT 37 Sự thất bại cần lưu ý dự án khơng lường trước chi phí phát sinh từ bên Ngoài tin tưởng chuyên gia tư vấn làm việc không hiệu thời gian dài học cần quan tâm Nếu thực án tượng tự, ta cần ý vấn đề sau: a Phân chia thời gian hợp lý (chia dự án thành nhiều giai đoạn) b Phân tích tìm hiểu giá chi phí phát triển gia cơng từ ngồi c Tổ chức họp đánh giá thường xuyên d Theo dõi đánh giá kịp thời thất bại dự án e Thay đổi phạm vi nhân dự án cần thiết 5.3 Nhiệm vụ 3: Báo cáo tổng kết BÁO CÁO TỔNG KẾT DỰ ÁN PHÂN PHỐI VIDEO GAME Người viết: Nguyễn Thị Thanh Trúc: Ngày: 31/12/2005 I Mô tả dự án Dự án Phân phối Video Game xây dựng dựa nghiên cứu khảo sát thị trường từ dự án Nghiên Cứu thị trường Video Game để phát triển ứng dụng Web hỗ trợ cung cấp cho khách hàng thuê mướn Video Game hàng tháng Hệ thống phát triển với chức cho phép khách hàng đăng ký thành viên đặt hàng vài video game qua mạng internet, nhận trò chơi dạng bưu phẩm, gửi trả trò chơi qua bưu điện dạng bưu phẩm, tiếp tục nhận thêm trò chơi Trò chơi liên quan đến giáo dục, thể thao, trò chơi hỗ trợ nhiều hệ điều hành liên quan đến hệ thống trò chơi phổ biến, trò chơi máy tính, hệ thống giảng dạy dùng cho trường mẫu giáo tiểu học Cung cấp kkhả tìm kiếm, xem trước,thanh tốn phí qua mạng, lưu vết khách hàng … Tuy nhiên khơng phải nhóm dự án phát triển hết mà dùng lại hệ thống phát triển ABC Corp, nhóm dự án phát triển phần điểu chỉnh cho phù hợp với nhu cầu đề II Lý phát triển dự án: Thị trường trò chơi video thị trường phát triển mạnh, có khả đem lại nhiều lợi nhuận cho công ty; Hơn nhu cầu tìm kiếm thuê mướn video game qua mạng khuynh hướng cạnh tranh thị thường phân phối video game toàn cầu Vì cơng ty định phát triển dự án nhằm mục đích đa dạng hố sản phẩm dịch vụ III Những kết đạt được: Dự án thành công tốt đẹp nhờ vào kết dự án khảo sát nghiên cứu thị trường video game Nhóm dự án phân tích chí phí, thời gian nhân Dự Án Phân Phối Video Game - Quản Lý Dự Án CNTT 38 lực để phát triển hệ thống đầy cạnh tranh với đối thủ lớn mạnh thị trường, Nhóm đưa phương án thay phát triển tất hệ thống sử dụng hệ thống xây dựng tập đồn ABC Corp Vì phải lại phân ngân sách cho công việc điều chỉnh để kết hợp phần ABC Corp phát triển Nhóm dự án hòan thành tiến độ, có phối hợp tốt công việc để đảm bảo hệ thống đạt u cầu đề Tuy nhiên, có chi phí phát sinh ngòai dự kiến làm vượt ngân sách phải đảm bảo yêu cầu chi phí cho outsource phần điểu chỉnh kết hợp với ABC Corp IV Đánh giá kết dự án: Dự án thành cơng tốt đẹp có nhiều khó khăn thời gian đầu Theo nhận định nhóm dự án cơng ty nên tham gia giảm bớt cơng việc phát triển từ hệ thống phát triển ABC Corp nội lực công ty đủ mạnh để phát triển nhằm giảm bớt chi phí th mướn cơng việc từ ngồi V Các cơng cụ hỗ trợ: - MS Project 2003: dù để quản lý dự án MS Excel: dùng để phân tích số liệu, ước lượng chi phí, phân tích điểm hồ vốn, … MS Word: dùng để viết báo cáo dự án MS PowerPoint: dùng để xây dựng presentation cho họp MS Outlook: dùng để gửi mail quản lý thời gian cá nhân MS Visual Studio/Visual C++/Visual InterDev phát triển số giao diện web, sử dụng thành phần xây dựng sẵn ABC Corp Jbuilder/ JSP/Java: phát triển số thành phần số hệ thống cho trò chơi VI Bài học kinh nghiệm - - - Sự thành công đáng quan tâm dự án triệu tập họp ban quản trị kịp thời có vấn đề vượt phạm vi dự án, tăng chi phí cho cơng việc điều chỉnh kết nối với hệ thống phát triển bên ngồi Bên cạnh thay đổi phạm vi dự án chuyên gia tư vấn Sự thất bại cần lưu ý dự án chậm chạp việc đánh giá thất bại dự án Ngoài tin tưởng chuyên gia tư vấn làm việc không hiệu thời gian dài học cần quan tâm Những học quản lý từ dự án này: Quản lý phạm vi: phạm vi dự án phải phù hợp với khả tình hình thực tế thị trường Quản lý nhân sự: phải có theo dõi điều chỉnh kịp thời trình thực thi dự án Quản lý chi phí: phải ước lượng xác chi phí thực dự án, phân tích kỹ điểm hoà vốn đầu tư Quản lý rủi ro: dự đoán rủi ro, thường xuyên theo dõi cập nhật rủi ro Tham khảo ý kiến cấp cần thiết Dự Án Phân Phối Video Game - Quản Lý Dự Án CNTT 39 BẢNG TRA CỨU Sau bảng tổng kết danh sách nhiệm vụ tập tin đính kèm Các tập tin lưu vào thư mục tương ứng với giai đoạn STT 10 Nhiệm vụ Task Task Task Task Task Task Task Task Task Task 11 12 13 Task Task Task 14 15 16 17 18 19 20 21 Task Task Task Task Task Task Task Task Giai đoạn Khởi động Lập kế hoạch Thực thi Kiểm soát Kết thúc - Tập tin liên quan Researchvideogame.doc wtd_scoring.xls Pmjobskills.doc Business_case_financials.xls Charter.doc Dreamteam.doc Dreamteam.doc Team_contract.doc Scope_statement wbs.doc WebAccess_Gantt.mpp; WebAcces_Networkdiagram.mpp; WebAccess_gantt.pdf; List_of_risks.doc; prob_impact_matrix.ppt SuggestionRyan.doc Executing_slide.doc; monthly_progress_report.doc Milestone_report.doc Giaiphapvuotphamvi.doc updatebusiness_case_financials.xls replaceRyan_Mary.doc Closing_slide lessons_learned final_documentation.doc; Dự Án Phân Phối Video Game - Quản Lý Dự Án CNTT 40 Mục lục KHỞI ĐỘNG 1 Nhiệm vụ 1: Khảo sát tìm hiểu web application 1.2 Nhiệm vụ 2: Ma trận trọng số chức 1.3 Nhiệm vụ 3: Công việc người quản trị dự án 1.4 Nhiệm vụ 4: Tính NPV, ROI, payback 10 1.5 Nhiệm vụ 5: Tuyên bố dự án 10 LẬP KẾ HỌACH 13 2.1 Nhiệm vụ 1: Mô tả dream team 13 2.2 Nhiệm vụ 2: Dự đoán chi phí chi trả cho nhân viên 15 2.3 Nhiệm vụ 3: Viết thỏa thuận nhóm 15 2.4 Nhiệm vụ 4: Viết Phát biểu phạm vi 16 2.5 Nhiệm vụ 5: WBS 19 2.6 Nhiệm vụ 6: Gantt & Sơ đồ mạng 21 2.7 Nhiệm vụ 7: Lập ma trận xác suất tác động 23 3.THỰC THI 25 3.1 Nhiệm vụ 1: Đề nghị Ryan nhà cung cấp 25 3.2 Nhiệm vụ 2: Báo cáo tiến độ dự án 27 3.3 Nhiệm vụ 3: Lý thay Ryan 29 KIỂM SOÁT 31 4.1 Nhiệm vụ 1: giải pháp ngăn chặn vượt phạm vi gia tăng chi phí 31 4.2 Nhiệm vụ 2: Cập nhật NPV, ROI, payback 32 4.3 Nhiệm vụ 3: thơng báo với Ryan tồn nhóm 33 KẾT THÚC 34 5.1 Nhiệm vụ 1: Viết báo cáo tổng kết 34 5.2 Nhiệm vụ Viết học kinh nghiệm 36 5.3 Nhiệm vụ 3:Báo cáo tổng kết 38 BẢNG TRA CỨU 40 Dự Án Phân Phối Video Game - Quản Lý Dự Án CNTT 41 ... phẩm video game a d ng Bên cạnh cách phân phối trực tiếp thông thường, giao d ch thông qua Internet sản phẩm video game a chuộng Người mua sản phẩm video game d d ng tìm hiểu video game mà... thị trường video game Tìm hiểu tư vấn thị trường video game Tìm hiều mua sắm tài nguyên d án tuan@citd.edu.vn cang@yahoo.com dam@yahoo.com dan@yahoo.com Các chữ ký: Lori Martin, Max, Jolie, Nguyễn... Feature Spec (update) Develop Review Update 2.2.2 High Level Design (update) Develop D Án Phân Phối Video Game - Quản Lý D Án CNTT 20 Review Update 2.2.3Test Plan Update 2.2.4 Testcase (update)