Giao dịch đàm phán kinh doanh Chương Hoạt động chuẩn bị đàm phán kinh doanh Chương Hoạt động chuẩn bị đàm phán kinh doanh I II III Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh Xây dựng kế hoạch đàm phán kinh doanh Kiểm tra tập dợt phơng án đàm phán kinh doanh I Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh doanh - Chuẩn bị đàm phán kinh doanh việc khó khăn, phức tạp nhng quan trọng Có thể nói, khâu chuẩn bị chu đáo định tới 50% kết đàm phán - Có hai quy tắc cần ghi nhớ trình chuẩn bị đàm phán kinh doanh + Quy tắc 1: Tạo điều kiện đủ thời gian cần thiết cho việc chuẩn bị đàm phán kinh doanh + Quy tắc 2: Làm việc có phơng pháp I Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh doanh (TIP) Mỗi đàm phán có nội dung, yêu cầu tính chất riêng nhng nhìn chung để tiến hành đàm phán, cần chuẩn bị CN: - Các công việc có liên quan đến việc đề sáng kiến tổ chức lập kế hoạch đàm phán - Các công việc cụ thể chuẩn bị cho đàm phán (chuẩn bị chi tiết) - Công việc soạn thảo, biên tập tài liệu có liên quan tới đàm phán - Các công việc luyện tập nhằm đề phòng, xử lý tình xẩy trình đàm phán - Phân tích sơ bộ, đề mục tiêu, xác định chủ đề, dự kiến thành viên tham gia đàm phán I Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh doanh (TIP) Để nắm quyền chủ động đề sáng kiến tổ chức tốt đàm phán CN: + Tính tích cực, chủ động, nhạy bén óc linh cảm (yếu tố đầu tiên) + Khả phân tích sơ + Khối lợng công việc cần phải giải I Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh doanh ) (TIP Lập kế hoạch chi tiết cho việc chuẩn bị đàm phán hành động cụ thể khâu chuẩn bị đàm phán Trong phần cần vạch rõ khối luợng công việc cần phải chuẩn bị, chất lợng, thời gian, số lợng thành viên cần thiết cho công việc chuẩn bị Các kế hoạch đợc thành lập sở phán đoán, nhận xét, đánh giá, đòi hỏi phải có óc tởng tợng, t phân tích, tổng hợp I Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh doanh (TIẾP) a Thu thËp vµ xư lý tµi liệu ban đầu: a1 Công tác thu thập xử lý tài liệu: Là công việc khó khăn chiếm nhiều thời gian nhất, nhng thao tác quan trọng khâu chuẩn bị > Cần có mạng lới thu thập thông tin, tài liệu ổn định, có kế hoạch nhằm mở rộng kiến thức, nâng cao trình độ chuyên môn, củng cố kiến thức văn hoá > Có nhiều sách tra cứu, sách chuyên ngành, tạp chí, công trình nghiên cứu tất lĩnh vực sống > Thông tin còng cã nhiỊu ngn kh¸c nhau, chóng ta cã thĨ thu thập tất báo, viết tay có liên quan đến nhu cầu hoạt động I Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh doanh a Thu thập xử lý tài liệu ban đầu: (TIP) a1 Công tác thu thập xử lý tài liệu: Muốn giảm nhẹ gánh nặng việc thu thập tài liệu cần tuân theo nguyên tắc sau đây: - Giấy trắng loại phiếu nên có kích thớc phong bì bu điện tiện lợi - Cần ghi vài từ then chốt, nhấn mạnh nội dung chủ yếu chép tay phiếu ghi - Các phiếu phải đánh số thứ tự, chữ viết phải rõ ràng - Chỉ viết mặt phiếu để dễ tra cứu tăng tính trực quan tài liệu - Dành đủ chỗ (lề) để bổ sung tài liệu - Gạch dới vấn đề quan trọng phiếu viết I Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh doanh a Thu thập xử lý tài liệu ban đầu: (TIP) a1 Công tác thu thập xử lý tài liệu: Các câu hỏi làm tiêu chuẩn cho việc lựa chọn tài liệu cách nhanh chóng phục vụ cho công việc: - Tài liệu đem lại lợi ích thực tế cho lập trờng quan điểm chúng ta, cho việc tiến hành đàm phán ? - Cần thời gian để trình bày tài liệu ? - Tài liệu có tính thuyết phục, hiểu đối tác hay không ? - Tài liệu có tầm quan trọng đến mức việc nắm tình hình thông qua định cuối 10 I Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh doanh b- Nghiên cứu yêu cầu nội dung đàm phán kinh doanh (tip) Quy tắc nhắc lại: cần phải nhắc lại vấn đề bản, có ý nghĩa quan trọng giúp cho đối tác ghi nhớ đợc thông tin, điều khoản cần thiết Quy tắc bất ngờ: phải suy nghĩ chọn lọc thông tin, gây đợc bất ngờ cho đối tác vào thời điểm cần thiết TÝnh hµm sóc nhËn xÐt vµ lËp ln: cần dẫn dắt đàm phán cho có cao trào (đòi hỏi đối tác phải tập trung ý), thoái trào (cho phép đối tác nghỉ ngơi, liên tởng, suy nghĩ) Thông tin vừa đủ: 10 Hài hớc, châm biếm vừa phải Khi cần phải diễn tả ý nghĩ khó chịu phải bác ý kiến hài hớc châm biếm có tác dụng đặc biệt 16 I Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh doanh b- Nghiên cứu yêu cầu nội dung đàm phán kinh doanh (tip) cần lu ý dẫn sau để đàm phán đạt đợc kết - Nội dung phơng pháp tiến hành đàm phán có ý nghĩa lớn đàm phán kinh doanh Vì việc đảm bảo nội dung có chiều sâu, phơng pháp tiến hành đàm phán phải thật khoa học, chặt chẽ - Chú ý phân biệt kiện lời bình kiện - Cần có phơng án khác cho đàm phán - Thỉnh thoảng cần nhắc lại rút kết luận từ điều trình bầy - Luôn quan tâm, ý đến đối tác quan hệ, hiểu biết lẫn có ảnh hởng lớn đến công việc kinh doanh 17 I Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh doanh c- Nghiên cứu phơng pháp sử dụng ngôn ngữ biểu cảm đàm phán kinh doanh: vào thể loại mức độ tác động, biểu cảm phân biệt chúng thành nhóm sau: - Phơng pháp biểu cảm trực quan: - Phơng pháp gây ấn tợng - Phơng pháp gây căng thẳng 18 I Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh doanh d- Nghiên cứu chuẩn bị mặt kỹ thuật cho đàm phán kinh doanh Kết việc chuẩn bị mặt kỹ thuật phụ thuộc vào: + Thiên hớng, lực, trí tởng tợng , động thói quen làm việc ngời thừa hành + Tầm quan trọng đàm phán + Tài liệu sẵn có phục vụ cho đàm phán Lập kế hoạch chung cho đàm phán kinh doanh, cần xác định rõ khối l ợng, cấu trúc, hình thức, nội dung giai đoạn cụ thể 19 Chng Hot ng chuẩn bị đàm phán kinh doanh I II III Nghiªn cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh Xây dựng kế hoạch đàm phán kinh doanh Kiểm tra tập dợt phơng án đàm phán kinh doanh 20 II Xây dựng kế hoạch đàm phán kinh doanh Tầm quan trọng công tác xây dựng kế hoạch đàm phán > Việc xây dựng kế hoạch đàm phán có vai trò ý nghĩa đặc biệt, vấn đề phức tạp, đòi hỏi phải tranh luận > Xây dựng kế hoạch đàm phán có nghĩa vạch sơ đồ có tính khái quát lôgíc áp dụng cho trờng hợp, dựa vào mà tổ chức thực đàm phán cụ thể, nhằm đạt mục tiêu định > Tuỳ theo ý nghĩa, tầm quan trọng, quy mô đàm phán, số lợng thành viên tham gia, kinh nghiệm tiến hành đàm phán mà lập sơ đồ, kế hoạch đàm phán cụ thể cho phù hợp > việc xây dựng kế hoạch chi tiết cho đàm phán quan trọng vấn đề đàm phán có quy mô lớn 21 II Xây dựng kế hoạch đàm phán kinh doanh Nội dung công tác xây dựng kế hoạch đàm phán Kế hoạch thiết lập, tính toán trình tự công việc, thao tác, thời hạn chi phí khả thực mục tiêu * Việc xây dựng kế hoạch đàm phán cần thực thao tác sau: - Đề kiểm tra dự đoán đàm phán - Xác định nhiệm vụ bản, trớc mắt việc đàm phán - Tìm kiếm phơng pháp, bớc thích hợp nhằm giải nhiệm vụ (nghĩa đề cách thức giải vấn đề thông qua đàm phán) - Phân tích yếu tố, khả bên ngoài, bên (chủ quan, khách quan) việc thực kế hoạch đàm phán - Xác định nhiệm vụ ngắn hạn trung hạn cho đàm phán mối liên quan việc thực nhiệm vụ - Đề xuất biện pháp thực nhiệm vụ kể (bao gồm lập chơng trình kế hoạch cho giai đoạn), phát xử lý kịp thời bế tẵc xuất trình đàm phán 22 II Xây dựng kế hoạch đàm phán kinh doanh Nội dung công tác xây dựng kế hoạch đàm phán ( tip) * Phân chia kế hoạch tổng quát thành kế hoạch chi tiết Mục tiêu việc xây dựng kế hoạch chi tiết đàm phán là: - Cho phép nhiệm vụ cụ thể, số lợng, chất l ợng công việc, thao tác phải làm trớc tiến hành đàm phán, tạo điều kiện thay đổi kịp thời chi tiết cần thiết cho đàm phán, xây dựng phơng án khác nhau, tạo điều kiện tối u cho việc định - Xác định khơi thông khâu bế tắc, loại trừ khó khăn trình đàm phán, phối hợp với hành động, c¸c thao t¸c, biƯn ph¸p bè trÝ chóng theo thêi gian đàm phán cho phù với quan điểm chuyên môn, nghề nghiệp - Cho phép định rõ trách nhiệm, quyền hạn cá nhân, kiểm tra việc thực trách nhiệm quyền hạn đó; kích thích, động viên tinh thần sáng tạo thành viên việc chuẩn bị đàm phán 23 II Xây dựng kế hoạch đàm phán kinh doanh Nội dung công tác xây dựng kế hoạch đàm phán Kế hoạch thiết lập, tính toán trình tự công việc, thao tác, thời hạn chi phí khả thực mục tiêu * Việc xây dựng kế hoạch đàm phán cần thực thao tác sau: - Đề kiểm tra dự đoán đàm phán - Xác định nhiệm vụ bản, trớc mắt việc đàm phán - Tìm kiếm phơng pháp, bớc thích hợp nhằm giải nhiệm vụ (nghĩa đề cách thức giải vấn đề thông qua đàm phán) - Phân tích yếu tố, khả bên ngoài, bên (chủ quan, khách quan) việc thực kế hoạch đàm phán - Xác định nhiệm vụ ngắn hạn trung hạn cho đàm phán mối liên quan việc thực nhiệm vụ - §Ị xt biƯn ph¸p thùc hiƯn c¸c nhiƯm vơ kĨ (bao gồm lập chơng trình kế hoạch cho giai đoạn), phát xử lý kịp thời bế tẵc xuất trình đàm phán 24 II Xây dựng kế hoạch đàm phán kinh doanh Nội dung công tác xây dựng kế hoạch đàm phán * Lên loại kế hoạch cần thiết phục vụ cho việc tiến hành đàm phán - Kế hoạch chung: Đây kế hoạch kế hoạch Trong kế hoạch chung có định rõ loại công việc, thời hạn hoàn thành ngời thực - Kế hoạch chiến lợc: Chính đờng lối, phơng hớng, chơng trình hành động nhằm đạt mục tiêu đề Tất nhiên chuẩn bị kế hoạch cần kiểm tra, đánh giá phê phán, phân định rõ tất mục tiêu cần phải đạt, nhiệm vụ cần phải đợc thực trình đàm phán - Kế hoạch chiến thuật: Bao gồm danh sách biện pháp, phơng pháp giải nhiệm vụ giai đoạn Thực biện pháp nhằm hoàn thành nhiệm vụ bản, chiến lợc Tóm lại kế hoạch chiến thuật bảng dẫn đến mục tiêu quy định - Kế hoạch thực cụ thể: Là chơng trình hành động nhằm giải nhiệm vụ riêng biệt đàm phán (có thể coi kế hoạch chiến thuật mức độ cụ thể, chi tiết) - Kế hoạch thông tin thu thập tài liệu: Đây kế hoạch phức tạp nhất, gay cấn hệ thống kế hoạch cần phải chuẩn bị cho đàm phán 25 II Xây dựng kế hoạch đàm phán kinh doanh Nội dung công tác xây dựng kế hoạch đàm phán kế hoạch thông tin thu thập tài liệu phải rõ: + Nguồn thông tin + Khối lợng thông tin thu thập đợc + Ngời thu thập 26 + Thời hạn hoàn thành Chng Hoạt động chuẩn bị đàm phán kinh doanh I II III Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh Xây dựng kế hoạch đàm phán kinh doanh Kiểm tra tập dợt phơng án đàm phán kinh doanh 27 III Kiểm tra tập dợt phơng án đàm phán kinh doanh Hoàn thiện kế hoạch đàm phán: > Thực chất khâu tu sửa, chuẩn hoá (bằng lời văn bản) phần kế hoạch đàm phán > Việc chuẩn hoá thao tác kỹ thuật có nhiệm vụ soạn thảo thật chi tiết kế hoạch đàm phán > Việc sử dụng máy ghi âm nhằm hoàn chỉnh thêm kế hoạch đàm phán có lợi ngời làm công tác kinh doanh , nhng cha biết cách đàm phán, khiếu phát biểu hùng biện > Kiểm tra công việc chuẩn bị: + Cần hoàn chỉnh lần cuối kế hoạch đàm phán Thực sáng tạo vấn đề chi tiết, cụ thể Điều có ý nghĩa đặc biệt, đôi lúc có ý nghĩa định + Hoàn chỉnh kế hoạch đàm phán công việc thao tác kiểm tra 28 III Kiểm tra tập dợt phơng án đàm phán kinh doanh Tập dợt phơng án đàm phán Diễn tập suy nghĩ: hình dung óc diễn biến trình đàm phán Khâu tập luyện nhằm chuẩn bị t tởng sẵn sàng trớc bớc vào đàm phán Diễn tập lời: trớc bớc vào đàm phán quan trọng dùng máy ghi âm để luyện tập lời (tập phát biểu), qua kiểm tra cấu trúc ngữ pháp 29 III Kiểm tra tập dợt phơng án đàm phán kinh doanh Hoàn thiện kế hoạch đàm phán: > Thực chất khâu tu sửa, chuẩn hoá (bằng lời văn bản) phần kế hoạch đàm phán > Việc chuẩn hoá thao tác kỹ thuật có nhiệm vụ soạn thảo thật chi tiết kế hoạch đàm phán > Việc sử dụng máy ghi âm nhằm hoàn chỉnh thêm kế hoạch đàm phán có lợi ngời làm công tác kinh doanh , nhng cha biết cách đàm phán, khiếu phát biểu hùng biện > Kiểm tra công việc chuẩn bị: + Cần hoàn chỉnh lần cuối kế hoạch đàm phán Thực sáng tạo vấn đề chi tiết, cụ thể Điều có ý nghĩa đặc biệt, đôi lúc có ý nghĩa định + Hoàn chỉnh kế hoạch đàm phán công việc thao t¸c kiĨm tra 30 ... đàm phán kinh doanh, cần xác định rõ khối l ợng, cấu trúc, hình thức, nội dung giai đoạn cụ thể 19 Chương Hoạt động chuẩn bị đàm phán kinh doanh I II III Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh... phán quan trọng dùng máy ghi âm để luyện tập lời (tập phát biểu), qua kiểm tra cấu trúc ngữ pháp 29 III Kiểm tra tập dợt phơng án đàm phán kinh doanh Hoàn thiện kế hoạch đàm phán: > Thực chất khâu