http://docx.vn/ I:GIỚI THIỆU Quán Trà Tri Kỷ kinh doanh mặt hàng giải khát,ví dụ cafe,sinh tố, trà loại nằm số 25 đường Đà Nẵng,thị trấn Núi Đèo, huyện Thủy Ngun, Hải Phòng.Quản lí cửa hàng tổ chức sau:có ba phận bao gồm: phận kế toán, phận phục vụ,bộ phận pha chế(đồng thời phận quản lí hàng hóa) II: KHẢO SÁT THỰC TẾ VÀ THU THẬP THÔNG TIN 1/.Khảo sát trạng thực tế Quán Trà Tri Kỷ cửa hàng khai trương Với lượng khách ngày tăng, để phục vụ khách tốt hơn, xác nhanh chóng chủ cửa hàng muốn bước tin học hoá khâu quản lí Đặc biệt cơng tác kế tốn quản lí hàng hố.Bởi với cơng tác thủ công mà cửa hàng thực bộc lộ nhiều hạn chế sau: -Tra cứu thông tin hàng hố, đại lí cung cấp hàng khách hàng nhiều thời gian nhiều khơng xác -Lưu trữ thơng tin nhập xuất hàng hố, thu chi cần nhiều loại giấy tờ nên cồng kềnh không đạt hiệu -Cập nhật thông tin ngày tốn nhiều thời gian khó khăn việc thực báo cáo thống kê, có việc đột xuất Trước tình hình vấn đề đặt xây dựng hệ thống thông tin đáp ứng yêu cầu sau: -Giảm khối lượng ghi chép nhằm lưu trữ thông tin -Cập nhật liệu nhanh chóng, xác kịp thời -Thống kê số lượng hàng hoá nhập xuất,thu chi tình hình doanh thu cửa hàng -Tự động in hoá đơn cần thiết như: phiếu yêu cầu nhập hàng, hoá đơn nhập hàng, phiếu thu, phiếu chi -Có khả lưu trữ thơng tin lâu dài, đảm bảo truy vấn nhanh cần thiết 2/.Thu thập thông tin 2.1 Mẫu kế hoạch vấn Kế hoạch vấn Người hỏi: 1) Lê Huy Vân : chủ cửa hàng 2) Đào Thị Loan : kế toán 3) Vũ Thị Lượng : nhân viên pha chế Đối tượng: -Cần thông tin về quản lí cửa hàng -Phương pháp lưu sổ sách,thu,chi -Nhập hàng phục vụ yêu cầu khách Chương trình: -Giới thiệu thân người vấn -Trình bày tổng quan chương trình quản lí́ -Tổng quan chương trình quản lí xin phép ghi âm Chủ đề 1:phương thức chung quản lí cửa hàng Người vấn : Cù Thị Nho Thời gian hẹn :8h ngày 26/04/2006 Thời gian bắt đầu : 8h15’ Các yêu cầu: -Có phương pháp kinh nghiệm quản lí -Có kinh nghiệm làm việc -Đóng vai trò phận cụ thể Ước lượng thời gian: phút phút phút 20 phút http://docx.vn/ Chủ đề 2: vấn đề thu, chi doanh thu Chủ đề 3: nhập, xuất hàng phục vụ khách Chủ đề 4: giải cố - báo cáo Tổng hợp nội dung ý kiến người vấn Kết thúc 10 phút 15 phút 10 phút phút phút (dự kiến thời gian tổng cộng : 74 phút) 2.2 Lưu đồ công việc Dự án Loại lưu đồ Tiểu dự án:QUẢN LÍ HÀNG Trang xxxx Nhiệm vụ :Lập phiếu tiếp nhận Ngày 26/04/2006 hàng Bộ phận pha chế (đồng thời quản Chủ cửa hàng Bên ngồi lí hàng hố) (D2) Phiếu y/c mua hàng Kiểm tra hàng lập phếu y/c nhập hàng (T1) ĐẠI LÍ Kiểm tra hàng(T2) Tiếp nhận hàng kiểm tra hàng (T3) (D5) Sổ theo dõi hàng (D3) Hoá đơn nhập hàng 2.3 Phiếu vấn PHIẾU PHỎNG VẤN http://docx.vn/ Dự án: Quản lí kinh doanh Người hỏi: Lê Huy Vân Câu hỏi Câu 1: Anh có sử dụng doanh số nhập hàng mà hệ thống tổng hợp khơng? Nếu có, có thường xun khơng? (Nếu khơng sang câu 2) Tiểu dự án: Quản lí nhập hàng Ngày: 26/04/2006 Người hỏi: Cù Thị Nho Ghi Trả lời: Có.Tơi u cầu làm báo cáo hàng nhập thời gian cụ thể, tuần, tháng Quan sát: chủ cửa hàng khơng biết sử dụng máy tính nên khơng biết máy tính tổng hợp thơng tin lúc Câu 2:Anh quan tâm đến điều hệ Trả lời: thống? Doanh số nhập hàng đưa vật giá trị Quan sát: hệ thống đưa doanh số nhập hàng cách chi tiết theo yêu cầu người dùng Đánh giá chung: -Chủ cửa hàng bận, cần thêm vài ngày để họ chuẩn bị tiến hành vấn tiếp.Máy tính tắt khơng có người dùng máy -Chưa kết luận vấn đề, có chủ đề chưa đề cập đến -Họ cần thu thập số liệu nhập hàng tháng đầu năm 2.4 Bảng mô tả chi tiết tài liệu Dự án Loại: phân tích trạng Tiểu dự án:Lập đơn hàng Trang xxxx Mô tả liệu Số thứ tự:1 Ngày 27/04/2006 Tên liệu: Đại lí + Định nghĩa: dùng để người cung cấp hàng thường xun, cho phếp xác định đại lí khác + Cấu trúc khn dạng: kiểu kí tự,gồm từ 20 đến 40 kí tự, số chữ viết đầu hay chữ viết tắt viết hoa + Loại hình: sơ cấp(dữ liệu gốc) + Số lượng: đại lí(mức tối đa) + Ví dụ: Đại lí cấp Bia HENIKEN( viết tắt HENIKEN) + Lời bình: Tên đại lí thường có tên đầy đủ tên viết tắt Đơi có tên tiếng Anh Đi theo tên đại lí có đặc trưng sau: địa chỉ, điện thoại, mặt hàng cung cấp 2.5 Bảng mô tả chi tiết công việc Dự án Tiểu dự án:Lập đơn hàng Trang xxxxx http://docx.vn/ Loại: phân tích trạng Mô tả công việc Số TT:12 Ngày 27/04/2006 Công việc: Lập phiếu yêu cầu nhập hàng +Điều kiện bắt đầu(kích hoạt): - Có đề nghị cung ứng khách hàng - Đề nghị hấp dẫn đại lí cung cấp - Hàng lại mức quy định - Đến ngày lập đơn hàng theo quy định quản lí +Thơng tin đầu vào: danh sách đại lí, đơn chào hàng, sổ theo dõi hàng +Kết đầu ra: đơn đặt hàng lập gửi (có mẫu kèm theo) cú điện thoại đặt hàng +Nơi sử dụng: đại lí, chủ cửa hàng, phận pha chế +Tần suất: tuỳ thuộc vào ngày tuần - Thứ 2: đến lần - Thứ 3,4,5,6: đến lần - Thứ 7, chủ nhật: đến lần +Thời lượng: 3phút/ đơn hàng điện thoại 10 phút/ đơn hàng viết tay +Quy tắc: - Quy định số người cụ thể lập đơn nhập hàng - Những đơn hàng triệu phải phận kế tốn thơng qua - Số lượng đặt loại mức quy định cho trước +Lời bình: - Đơi phải đặt hàng tình đột xuất, chẳng hạn có dự báo khan số mặt hàng thời gian tới giá có giảm mạnh - Một số mặt hàng lại mức tối thiểu cách ước lượng mang tính chủ quan 2.6 Bảng tổng hợp cơng việc STT T1 T2 Mơ tả cơng việc Vị trí làm việc Tần Hồ sơ suất vào Lập phiếu yêu cầu mua hàng:xuất phát Bộ phận pha 2-6đơn/ D5 từ nhu cầu cung ứng, menu đồ uống hay chế ngày đề nghị hấp dẫn đại lí, đơn hàng 4-8dòng/ lập chuyển điện thoại(20%), đơn viết(80%), đơn hàng vào sổ theo dõi hàng để đối chiếu theo dõi Hồ D2 sơ 2.7Bảng tổng hợp hồ sơ, tài liệu (thực thể liệu) STT Tên- vai trò D1 Menu đồ uống:ghi tên đồ uống mà cửa hàng bán Công việc liên quan T7 http://docx.vn/ D2 D3 D4 Phiếu yêu cầu nhập hàng: ghi tên mặt hàng cần nhập Hoá đơn nhập hàng: ghi tên mặt hàng đại lí cung cấp D5 D6 Sổ theo dõi hàng: lưu số lượng hàng nhập số hàng lại Phiếu yêu cầu đồ uống: ghi đồ uống mà khách yêu cầu kèm theo đơn giá,số lượng, thành tiền Phiếu thu: ghi số tiền thực tế mà khách hàng phải toán Sổ thu chi: ghi số tiền thu,chi Biên cố: ghi thông tin liên quan đến cố (nếu có) Báo cáo: thống kê tình hình kinh doanh cửa hàng D7 D8 D9 D10 T1, T2 T5 ,T6 Phiếu chi: ghi tên mặt hàng nhập kèm theo đơn vị tính, đơn T6, T4,T11 giá,số lượng,thành tiền tổng số tiền chi T1: yêu cầu nhập hàng T2: kiểm tra hàng T3: nhập hàng vào kho T4: lưu sổ theo dõi hàng T5: Tạo hoá đơn nhập hàng T6: toán tiền hàng T7: yêu cầu đồ uống T1, T3, T4, T13 T7, T8 , T9 , T10 T11, T9 T11, T13, T10, T6 T12, T13 T13, T11, T4, T12 T8: phục vụ yêu cầu khách T9: viết hoá đơn toán cho khách T10: viết phiếu thu T11: Ghi sổ thu chi T12: lập biên T13: lập báo cáo 2.8 Bảng tổng hợp từ điển liệu STT Tên gọi-ý nghĩa số hố đơn Tên hàng hố Kiểu Kí tự Kí tự Cỡ 20 Khn dạng Lĩnh vực Kế tốn Kế tốn Ngày hố đơn kí tự dd-mm-yy Kế toán Quy tắc,ràng buộc chữ hoa số chữ hoa chữ thường Ngày, tháng có chữ số phải thêm số vào trước II:PHÁT BIỂU BÀI TOÁN Mua hàng Cửa hàng đại lí khác cung cấp mặt hàng khác theo phiếu yêu càu cửa hàng phận pha chế yêu cầu.Các mặt hàng nhập kiểm tra xem có đạt chất http://docx.vn/ lượng u cầu hay khơng - đạt mặt hàng nhập Đối chiếu phiếu yêu cầu mua hàng với mặt hàng, phận pha chế tiến hành ghi hoá đơn nhập hàng để chuyển cho phận kế toán Đồng thời ghi vào sổ theo dõi hàng phận pha chế chịu trách nhiệm bảo quản Nếu khơng đạt u cầu gửi thơng tin phản hồi với đại lí.Việc toán cho đạI lý phận kế tốn,có thể tốn vài ngày sau đó.Khi tốn phải viêt phiếu chi Bán hàng Khi khách vào cửa hàng phận phục vụ gửi Menu để khách lựa chọn đồ uống , phiếu yêu cầu chuyển cho phận pha chế Căn vào phiếu yêu cầu khách,bộ phận pha chế pha đồ uống cho khách phục vụ có trách nhiệm chuyển đồ uống cho kháchkhi phiếu yêu cầu đồng thời hóa đơn tính tiền chuyển ngược lại cho phận kế tốn Khi xét thấy mặt hàng hết phận pha chế định lượng hàng cần thiết yêu cầu chủ cửa hàng nhập hàng Lúc khách có u cầu tốn nhận hố đơn tính tiền.Căn vào hố đơn số lượng thực tế dùng, khách toán với phận kế toán.Bộ phận kế toán viết phiếu thu lưu sổ theo dõi ngày III:MƠ HÌNH NGHIỆP VỤ BÀI TOÁN 1.Biểu đồ ngữ cảnh t.tin cố KHÁCH HÀNG Y/c đồ uống phục vụ đồ uống Y/c toán gửi phiếu thu Biên cố HỆ THỐNG QUẢN LÍ CỬA HÀNG GIẢI KHÁT Y/c mua hàng phiếu chi ĐẠI LÍ C/cấp hàng Y/c toán Báo cáo Y/c báo cáo CHỦ CỬA HÀNG H 1: biểu đồ ngữ cảnh hệ thống 2.Các hồ sơ liệu: 2.1 Hồ sơ tài liệu +D1) Menu đồ uống +D2) Phiếu yêu cầu mua hàng +D3) Hoá đơn nhập hàng http://docx.vn/ +D4) Phiếu chi +D5) Sổ theo dõi hàng(lưu hàng nhập số lượng hàng cũ lại) +D6) Phiếu yêu cầu đồ uống (đồng thời hóa đơn tính tiền) +D7) Phiếu thu +D8) Sổ thu chi +D9) Biên cố +D10) Báo cáo 2.2 Tác nhân ngồi: + ĐạI lí + Khách hàng + Chủ cửa hàng 2.3 Tác nhân trong: + Bộ phận pha chế(đồng thời phận quản lí hàng hoá) + Bộ phận kế toán + Bộ phận phục vụ Bảng phân tích xác định chức , tác nhân hồ sơ http://docx.vn/ Động từ + bổ ngữ Yêu cầu mua hàng Danh từ Phiếu yêu cầu mua hàng Bộ phận pha chế Đại lí Nhận xét Hồ sơ tài liệu Tác nhân Tác nhân Kiểm tra hàng Phiếu yêu cầu mua hàng Bộ phận pha chế(chủ cửa hàng) Hồ sơ tài liệu Tác nhân Nhập hàng vào kho Bộ phận pha chế Hoá đơn nhập hàng Sổ theo dõi hàng Tác nhân Hồ sơ tài liệu Hồ sơ tài liệu sổ theo dõi hàng Bộ phận pha chế Sổ theo dõi hàng Hoá đơn nhập hàng Tác nhân Hồ sơ tài liệu Hồ sơ tài liệu Bộ phận pha chế Hoá đơn nhập hàng Tác nhân Hồ sơ tài liệu Đại lí Bộ phận kế toán Phiếu chi Tác nhân Tác nhân Hồ sơ tài liệu Khách Phiếu yêu cầu đồ uống(hóa đơn) Bộ phận phục vụ Tác nhân Hồ sơ tài liệu Tác nhân Lưu Tạo hoá đơn nhập hàng Thanh toán tiền hàng Yêu cầu đồ uống Phục vụ đồ uống Bộ phận pha chế Bộ phận phục vụ Hóa đơn Tác nhân Tác nhân Hồ sơ tài liệu Viết hoá đơn Khách Bộ phận kế tốn Hóa đơn Tác nhân Tác nhân Hồ sơ tài liệu Viết phiếu thu Khách Bộ phận kế toán Phiếu thu Hoá đơn Tác nhân Tác nhân Hồ sơ tài liệu Hồ sơ tài liệu Ghi sổ thu chi Bộ phận kế toán Sổ thu chi Phiếu thu Phiếu chi Tác nhân Hồ sơ tài liệu Hồ sơ tài liệu Hồ sơ tài liệu Lập biên Hồ sơ tài liệu Biên Lập báo cáo Chủ cửa hàng Báo cáo Tác nhân Hồ sơ tài liệu 4.Biểu đồ phân rã chức http://docx.vn/ HỆ THỐNG QUẢN LÍ 1.NHẬP HÀNG BÁN HÀNG 3.GQ SỰ CỐ 1.1 Y/c nhập hàng 2.1Y/c đồ uống 3.1 Lập biên 1.2 Kiểm tra hàng 2.2 Phục vụ đồ uống 3.2 Xử lí cố 1.3 Nhập hàng vào kho 2.3 Viết hoá đơn 1.4 Tạo hoá đơn nhập 2.4 Viết phiếu thu 1.5 Lưu sổ hàng 2.5 Ghi sổ thu chi 1.6 Viết phiếu chi 2.6 Lưu sổ hàng 4.BÁO CÁO 4.1Lập báo cáo 1.7 Ghi sổ thu chi H2:Biểu đồ phân rã chức http://docx.vn/ Mô tả chi tiết chức Yêu cầu nhập hàng: phận pha chế dựa vào Menu cửa hàng, từ yêu cầu mua mặt hàng cần thiết Hoặc hết mặt hàng báo để cửa hàng nhập hàng (1.2) Kiểm tra hàng :hàng nhập phận pha chế kiểm ta xem có đạt tiêu chuẩn số lượng chất lượng hay khơng Nếu đạt nhập kho,ngược lại gửi thông báo phản hồi cho đại lí (1.3) Nhập hàng vào kho: hàng đại lí chuyển đến phận pha chế tiếp nhận bảo quản (1.4) Tạo hoá đơn nhập: Dựa vào số hàng mà đại lí cung cấp phận pha chế viết hố đơn nhập hàng cho đại lí để đại lí yêu cầu phận kế toán toán tiền hàng (1.5) Lưu vào sổ theo dõi hàng :Hàng nhập lưu vào sổ theo dõi hàng để tiện cho việc theo dõi hàng hóa (1.6) Viết phiếu chi: nhận yêu cầu toán tiền hàng cho đại lí phận kế tốn xác nhận, toán viết phiếu chi (1.7) Ghi sổ thu chi: sau toán xong ,bộ phận kế toán lưu sổ thu chi cửa hàng để dễ dàng cho việc tổng kết doanh thu cửa hàng (2.1) Yêu cầu đồ uống:dựa vào Menu nhà hàng,khách gọI đồ uống theo nhu cầu phận phục vụ ghi lại vào phiếu yêu cầu (2.2) Phục vụ đồ uống :từ phiếu yêu cầu khách phận pha chế pha đồ uống cho khách phục vụ chuyển tới cho khách (2.3) Viết hoá đơn: nhận yêu cầu toán khách,bộ phận kế tốn tính tiền dựa vào phiếu yêu cầu mà khách yêu cầu (2.4) Viết phiếu thu: vào số lượng thực tế mà khách dùng,bộ phận kế toán viết phiếu thu số tiền thực tế mà khách phải trả (2.5) Lưu vào sổ theo dõi hàng: hết ngày,bộ phận pha chế kiểm tra để thống kê số hàng lại.Từ yêu cầu nhập hàng cần thiết (1.1) (3.1) Lập biên cố:nếu xảy cố ví dụ vỡ cốc,hoặc làm hỏng đồ dùng quán hay làm đồ khách quản lí cửa hàng tiến hành lập biên (3.2) Xử lí cố :xem xét đối tượng gây cố tiến hành bồi thường cho khách lỗi cửa hàng hay yêu cầu khách bồi th ường lỗI khách (4.1) Báo cáo :chủ cửa hàng yêu cầu tổng kết tình hình kinh doanh cửa hàng theo ngày, tùng tuần,từng tháng theo quý,năm… 6.Lập ma trận thực thể chức 10 http://docx.vn/ Các thực thể D1.Menu đồ uống D2.Phiếu yêu cầu mua hàng D3.Hoá đơn nhập hàng D4.Phiếu chi D5.Sổ theo dõi hàng D6.Phiếu yêu cầu đồ uống D7.Phi ếu thu D8 Sổ thu chi D9 Bi ên b ản D10.B áo c áo Các chức 1.1 Y/c nh ập hàng 1.2 Kiểm tra hàng 1.3 Nh ập h àng v kho 1.4 T ạo ho đ ơn nh ập 1.5 L ưu s ổ theo d õi h àng 1.6 Vi ết phi ếu chi 1.7 Ghi s ổ thu chi Nh ập hàng 2.1 Y c ầu đ u ống 2.2 Ph ục v ụ đ u ống 2.3 Vi ết ho đ ơn 2.4 Vi ết phi ếu thu 2.5 Ghi s ổ thu chi 2.6 L ưu s ổ h àng B án h àng 3.1 Lập biên 3.2 X l í s ự c ố GQ s ự cố 4.1 Lập báo cáo B áo c áo D1 D2 R R D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 C U U R R C C U C U R R U C R U R R U U U C R U U U R R U C R U U U R R H3: Ma trận thực thể -chức IV BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU 11 http://docx.vn/ Biểu đồ luồng liệu mức D2 Y/c nhập hàng ĐẠI LÍ Thanh tốn tiền hàng Cung cấp hàng Y/c toán Y/c đồ uống KHÁCH HÀNG Y/c toán phục vụ đồ uống gửi hố đơn Thơng tin cố Biên cố Y/c báo cáo CHỦ CỬA HÀNG Báo cáo 1.0 NHẬP HÀNG D3 D4 Phiếu yêu cầu mua hàng Hoá đơn nhập hàng Phiếu chi D5 Sổ theo dõi hàng D8 Sổ thu chi D6 Phiếu y/c đồ uống D7 Phiếu thu D1 Menu D9 Biên cố D10 Báo cáo 2.0 BÁN HÀNG 3.0 GQ SỰ CỐ 4.0 BÁO CÁO 2.Biểu đồ luồng liệu mức 12 http://docx.vn/ 2.1 Biểu đồ luồng liệu mức chức “NHẬP HÀNG” 1.1.1 Y/c nhập hàng Y/c nhập hàng 1.2.1 ĐẠI LÍ Cung cấp hàng D2 Phiếu y/c nhập hàng D3 Hoá đơn nhập hàng D5 Sổ theo dõi hàng Kiểm tra hàng 1.3.1 Nhập hàng vào kho 1.4.1 gửi phiếu nhập Tạo hoá đơn nhập 1.5.1 Lưu sổ theo dõi hàng 1.6.1 gửi phiếu chi D4 Phiếu chi Viết phiếu chi D8 Sổ thu chi 1.7.1 Ghi sổ thu chi 13 http://docx.vn/ 2.2 Biểu đồ luồng liệu mức chức “BÁN HÀNG” 2.1.1 Y/c đồ uống Y/c đồ uống D1 Menu D6 Phiếu y/c đồ uống 2.2.1 KHÁCH HÀNG P/vụ đồ uống Y/c toán gửi hoá đơn Thanh toán tiền gửi phiếu thu Phục vụ đồ uống 2.3.1 Viết hoá đơn 2.4.1 Viết phiếu thu D7 Phiếu thu D8 Sổ thu chi D5 Sổ theo dõi hàng 2.5.1 Ghi sổ thu chi 2.6.1 Lưu sổ theo dõi hàng 14 http://docx.vn/ 2.3 Biểu đồ luồng liệu mức chức “GIẢi QUYẾT SỰ CỐ” 3.1.1 Cung cấp t.tin cố D9 Lập biên cố Biên cố KHÁCH HÀNG gửi biên 3.2.1 Xử lí cố đền bù bồi thường 2.4 Biểu đồ luồng liệu mức chức “BÁO CÁO” Y/c báo cáo CHỦ CỬA HÀNG Báo cáo D5 Sổ theo dõi hàng D8 Sổ thu chi 4.1.1 LẬP BÁO CÁO D9 D10 Biên cố Báo cáo 15 http://docx.vn/ V.THIẾT KẾ GIAO DIỆN 1.Giao diện lập “Phiếu yêu cầu nhập hàng” 2.Giao diện “Phiếu chi” 16 http://docx.vn/ 3.Giao diện “Phiếu toán cho khách” The end! 17 ... liệu mức chức “NHẬP HÀNG” 1.1.1 Y/c nhập hàng Y/c nhập hàng 1.2.1 ĐẠI LÍ Cung cấp hàng D2 Phiếu y/c nhập hàng D3 Hoá đơn nhập hàng D5 Sổ theo dõi hàng Kiểm tra hàng 1.3.1 Nhập hàng vào kho 1.4.1... chi tiết chức Yêu cầu nhập hàng: phận pha chế dựa vào Menu cửa hàng, từ yêu cầu mua mặt hàng cần thiết Hoặc hết mặt hàng báo để cửa hàng nhập hàng (1.2) Kiểm tra hàng :hàng nhập phận pha chế kiểm... D2 D3 D4 Phiếu yêu cầu nhập hàng: ghi tên mặt hàng cần nhập Hoá đơn nhập hàng: ghi tên mặt hàng đại lí cung cấp D5 D6 Sổ theo dõi hàng: lưu số lượng hàng nhập số hàng lại Phiếu yêu cầu đồ uống: