Quản trị hoạt động QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN BÌNH AN I Sơ lược doanh nghiệp hoạt động tác nghiệp: 1.Giới thiệu doanh nghiệp : Tên Doanh nghiệp: Cơng ty cổ phần đầu tư phát triển Bình An Địa chỉ: Số 3, đường Trần Phú, phường Quang Trung, thành phố Phủ Lý, tỉnh Hà Nam Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chính: Sản xuất kinh doanh lĩnh vực y tế, vật liệu xây dựng Lựa chọn hoạt động doanh nghiệp để phân tích: Quy trình xử lý văn đến Cơng ty cổ phần đầu tư phát triển Bình An Đây hoạt động diễn hàng ngày có tính chất quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty II Mô tả quy trình xử lý văn Bước 1: Văn Công ty bao gồm - Văn đến công văn, tài liệu, fax, thư điện tử, công điện, điện mật gửi đến Công ty từ quan, tổ chức, cá nhân bên ngồi - Văn cơng văn, tài liệu, fax, thư điện tử Công ty phát hành gửi quan, tổ chức, cá nhân bên Bước 2: Tiếp nhận xử lý văn Khi ký nhận văn bản, phận văn thư phải kiểm tra, đối chiếu nơi gửi, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), số ký hiệu cơng văn ghi bì phải với sổ giao nhận; văn thư khơng bóc bì thư gửi đích danh tên người nhận phải vào sổ theo dõi công văn chuyển tới địa ghi bì thư Quản trị hoạt động Các đơn vị, cá nhân nhận văn Lãnh đạo Công ty chuyển trực tiếp nhận từ quan bên phải chuyển cho văn thư làm thủ tục tiếp nhận Tài liệu mật quan gửi đến Công ty nguồn nào, phải qua văn thư vào sổ theo dõi riêng chuyển Tổng Giám đốc đạo xử lý Trường hợp ghi bì tài liệu mật đến có dấu “Chỉ người có tên bóc bì” văn thư ghi sổ số ghi ngồi bì chuyển đến người có tên Đối với văn mật phải có sổ theo dõi chữ ký người nhận theo quy định quản lý văn mật Bước 3: Đăng ký văn Tất văn đến Công ty đóng dấu cơng văn “đến” vào sổ đăng ký văn đến Cơng ty Những bì thư không phép mở, văn thư vào sổ đăng ký số ký hiệu phòng bì chuyển đến người có thư Lãnh đạo Cơng ty để xem xét, xử lý Bước 4: Chuyển giao văn - Tất văn đến sau văn thư vào sổ đăng ký công văn đến quản lý hệ thống sổ sách theo dõi cơng văn, sau chuyển đến Tổng Giám đốc phân công người xử lý Tổng Giám đốc xem xét văn bản, chuyển đến Phó Tổng Giám đốc phụ trách để giao cho lãnh đạo đơn vị, cá nhân trực tiếp xử lý Người nhận cuối văn để xử lý, ký vào sổ giao nhận công văn đến - Trường hợp văn gửi đến đơn vị nhầm lẫn không chức giải quyết, thủ trưởng đơn vị nhận văn phải chuyển trả lại văn thư Công ty, không giữ lại chuyển từ đơn vị sang đơn vị khác Bước 5: Soạn thảo văn Tất văn Công ty ban hành phải thể thức yêu cầu công tác ban hành văn bản, giấy tờ theo quy định Bước 6: Ký văn Công ty a Danh mục văn ký trình ký ban hành - Các hợp đồng, định, tờ trình, cơng văn, báo cáo Tổng Giám đốc ký Quản trị hoạt động - Các văn khác thuộc thẩm quyền Công ty theo quy định b Quy định thẩm quyền ký văn - Tổng Giám đốc ký toàn văn ban hành Công ty - Tổng Giám đốc ủy quyền cho Phó Tổng Giám đốc ký ban hành văn hành phạm vi nhiệm vụ phân công Ban lãnh đạo Công ty - Giám đốc Ban HCNS ký thừa lệnh thừa ủy quyền trường hợp đặc biệt theo quy định Công ty Bước 7: Phát hành văn Khi trình ký văn chuyên viên lập Phiếu trình giải cơng việc kèm tài liệu trình Tài liệu trình gồm: dự thảo văn phụ lục kèm theo (nếu có), văn đến (bản chính), ý kiến góp ý đơn vị liên quan văn pháp lý liên quan (nếu có) Phiếu trình giải cơng việc ghi rõ ràng, tóm tắt nội dung trình đề xuất ý kiến giải Chuyên viên soạn thảo ký phiếu trình phải có chữ ký Giám đốc Phó Giám đốc Ban (nếu Giám đốc vắng uỷ quyền) Trường hợp bảo lưu ý kiến thực theo quy định hành, ghi cụ thể ý kiến bảo lưu vào phiếu trình Đối với văn Lãnh đạo Cơng ty ký, trước đóng dấu, phát hành, Văn thư Cơng ty có trách nhiệm kiểm tra lại lần cuối hình thức, thủ tục hành ký nháy vào cuối phần nơi nhận văn Nếu cần chỉnh sửa phải báo lại với chuyên viên xử lý Tất loại văn Công ty người có thẩm quyền ký thức tập trung đầu mối văn thư Công ty làm thủ tục phát hành Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lại lần cuối thể thức văn bản, thủ tục hành nơi nhận, số lượng bản, độ mật, độ khẩn văn bản; văn thư không chịu trách nhiệm nội dung văn gửi Văn phát hành thực đường công văn bưu điện, thư điện tử nhân viên văn thư Bước 8: Chuyển công văn Quản trị hoạt động - Văn thư Cơng ty có trách nhiệm tập hợp văn gửi lần ngày vào 30 14 30 Đối với văn thư khẩn, tuỳ theo mức độ khẩn, Văn thư Công ty chuyển theo yêu cầu người giao công văn Những công văn khẩn phải chuyển ngày phát sinh sau 16 30 hàng nghỉ, Văn thư chuyên viên xử lý Ban có trách nhiệm chuyển đến địa cần chuyển - Đối với cơng văn tài liệu có khối lượng lớn cơng văn khẩn cần chuyển đến nơi nhận ngày, Văn thư sử dụng tơ để chuyển có chấp thuận Tổng Giám đốc Bước 9: Lưu trữ hồ sơ lưu Công ty Cán bộ, nhân viên Cơng ty có trách nhiệm bảo quản lưu trữ hồ sơ thuộc phạm vi quản lý theo quy định Nhà nước Cơng ty Các tài liệu đóng dấu mật, tuyệt mật, tối mật lưu trữ theo quy định bảo mật Nhà nước Công ty Khi giao nhận tài liệu mật, văn thư phải có sổ theo dõi ký nhận rõ ràng Giám đốc ban HCNS có trách nhiệm theo dõi việc bảo quản tài liệu mật, tuyệt mật, tối mật, theo quy định Đối với tất công văn Công ty ban hành Văn thư Cơng ty lưu 01 gốc, chuyên viên xử lý lưu 01 Việc lưu trữ hồ sơ cần tuân thủ theo bước: - Chỉnh lý lại hồ sơ cần lưu; - Lập danh mục hồ sơ đưa vào lưu trữ; - Làm thủ tục chuyển giao hồ sơ Việc lưu trữ tiêu huỷ hồ sơ lưu phải thực theo quy định Nhà nước Công ty công tác văn thư – lưu trữ III Một số nhận xét quy trình tác nghiệp xử lý văn kiến nghị biện pháp cải thiện Một số nhận xét - Quy trình tác nghiệp xử lý văn Cơng ty chi tiết, chặt chẽ Quản trị hoạt động - Các bước duyệt, xử lý, trình ký, phát hành lưu trữ văn theo thẩm quyền theo quy định - Quy trình tác nghiệp xử lý theo chuẩn mực theo bước phân cấp cách cụ thể Một số tồn - Việc quy định cần làm rõ thêm định mức thời gian xử lý cho loại văn - Các vị trí phòng ban Cơng ty xếp chưa hợp lý, vị trí Ban HCNS khơng đặt cạnh phòng Tổng Giám đốc Phó Tổng Giám đốc, làm thời gian cơng sức cho việc trình ký ký duyệt - Mất thời gian tìm kiếm: văn chưa phân loại, lưu kho, kẹp vào tập hồ sơ có mầu theo quy định (Ví dụ: văn mật cho vào File màu đỏ, văn mang tính tổng hợp mang màu xanh ) - Chưa áp dụng Công nghệ thông tin cho việc quản lý, lưu trữ văn nên việc lãng phí giấy tờ, mực in, thời gian, cơng sức nhiều - Cán thực xử lý văn yếu khâu soạn thảo khâu chuyển văn nên làm nhiều thời gian, công sức ảnh hưởng đến hoạt động Công ty Một số giải pháp: - Bố trí lại ví trí phòng ban, phòng chun mơn vị trí hợp lý với quy trình văn - Trong quy trình cần phải có định mức rõ ràng cho loại văn bản: thời gian phân loại phận tiếp nhận, thời gian soạn thảo, trình ký, ký duyệt - Áp dụng cơng nghệ thơng tin quy trình - Tăng chất lượng nguồn nhân lực: Mọi thành viên thực cơng việc có ảnh hưởng tới chất lượng cơng ty phải đảm bảo đáp ứng yêu cầu phù hợp trình độ học vấn, kỹ kinh nghiệm phải nắm rõ bước, quy trình xử lý văn bản, công tác lưu trữ văn bản./ Câu 2: Quản trị hoạt động Áp dụng nội dung môn học Quản trị tác nghiệp vào hoạt động Công ty thân: Quản trị hoạt động môn khoa học nghiên cứu giúp cho ta hiểu trình chuyển hóa từ nguồn lực đầu vào sản xuất thành sản phẩm đầu để từ có kế hoạch triển khai thực q trình sản xuất, đưa định đắn nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất kinh doanh tổ chức, cấu lại đầu tư cách hợp lý cho có hiệu nhằm mang lại lợi nhuận cao - Hiểu công tác quản lý tác nghiệp sản xuất, tổ chức từ khâu tìm kiếm hội dự án, đánh giá, thẩm định, thực đầu tư, q trình sản xuất hàng hóa dịch vụ, cán quản lý tác nghiệp nào? - Nắm bắt khái niệm JIT, TPS Lean; nguyên tắc 5S, mối quan hệ hệ thống JIT giúp cho có nhìn giải vấn đề quản lý, sản xuất kinh doanh - Nắm bắt hệ thống tác nghiệp công tác quản trị dự trữ giúp cho nhà quản lý việc đề mục tiêu, chủ động sản xuất, kinh doanh Sự cần thiết phải xác định mục tiêu dài hạn, xây dựng chiến lược phát triển doanh nghiệp - Lựa chọn chiến lược tác nghiệp mơi trường tồn cầu hóa để tăng lợi so sánh, thay đổi tổ chức: nhân sự, tài chính, cơng nghệ yếu tố then chốt để tạo nên thành cơng; khơng có nhân tốt khơng thực cơng việc đòi hỏi chun mơn cao, khơng làm chủ cơng nghệ đầu tư khơng hiệu quả, thiếu vốn đầu tư khơng thể mở rộng quy mơ sản xuất… - Quản lý chất lượng sản xuất yếu tố tiên tạo nên thành công doanh nghiệp Bản thân tơi có nhìn tổng quan q trình tác nghiệp sản xuất đơn vị mình, tùy trường hợp, thời điểm cụ thể áp dụng nội dung vào công việc hàng ngày, trọng loại bỏ loại lãng phí, triết lý TPS, hệ thống JIT nhằm nâng cao hiệu công việc Xây dựng kế hoạch làm việc đảm bảo yêu cầu tiến độ, chất lượng hiệu công việc Quản trị hoạt động Áp dụng kiến thức vào hoạt động cụ thể: - Nâng cao lực công tác dự báo: thành lập phận chuyên trách dự báo giá vật liệu xây dựng, thiết bị y tế, dược phẩm , nhu cầu thị trường sản phẩm để xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu tư, kế hoạch tài hàng năm hợp lý - Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh theo năm hoạt động có điều chỉnh cụ thể dựa vào dự báo nhu cầu biến đổi thực tế thị trường Xây dựng chiến lược, quy hoạch phát triển nhiệm vụ sản xuất kinh doanh Công ty cho giai đoạn - Chuẩn hố Quy trình: xây dựng Các quy trình tác nghiệp hướng dẫn quản lý sản xuất theo hệ thống quản lý chất lượng ISO - Truyền đạt Quy trình chuẩn cho nhân viên: cách rõ ràng, hướng dẫn công việc chuẩn dạng văn nên xem xét đưa hướng dẫn bao gồm hình ảnh, bảng hiển thị trực quan - Sử dụng có hiệu nguồn lực: Quản lý, lao động, Vốn + Nâng cao kỹ lao động, tăng cường đào tạo đào tạo lại người lao động + Thường xun nâng cao trình độ chun mơn quản lý, tư quản lý có quản lý tốt doanh nghiệp có định hướng đắn xây dựng quy trình tác nghiệp kế hoạch hoạt động hiệu quả, nâng cao suất + Kêu gọi đầu tư đối tác với dự án lớn đồng thời chia sẻ rủi ro với dự án an tồn - Xây dựng hệ thống kiểm tra, kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm sớm tìm lỗi hệ thống khắc phục kịp thời Qua nghiên cứu áp dụng kiến thức mơn Quản trị hoạt động, thấy vấn đề đặt cho Công ty cổ phần đầu tư phát triển Bình An tham gia khối kinh tế khu vực giới đổi nhận thức quản lý chất lượng Tuy nhiên, trình thay đổi nhận thức quản lý sản xuất dễ dàng giải được, đòi hỏi Cơng ty phải có đầu tư thích đáng không việc cải tiến, mua sắm thiết bị máy móc mà Quản trị hoạt động đầu tư, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao nhận thức lực chuyên môn lãnh đạo, cán quản lý nhân viên Công ty Tài liệu tham khảo - Tài liệu môn học “Quản trị Sản xuất Tác nghiệp” chương trình GaMBA Đại học Griggs – Hoa Kỳ - Sách “Tổ chức sản xuất quản trị doanh nghiệp” nhóm tác giả: Harold T Amrin, John A Ritchey, Colin L Moodie Joseph F Kmec – NXB Thống Kê - Sách‘Chiến lược kế hoạch giám đốc mới” – Tác giả: Th.S Nguyễn Văn Dung – NXB Giao Thông Vận Tải – 2009 - www.managementhelp.org/quality/tqm/tqm.htm - Quy định công tác văn thư Công ty cổ phần đầu tư phát triển Bình An ... văn Công ty ban hành phải thể thức yêu cầu công tác ban hành văn bản, giấy tờ theo quy định Bước 6: Ký văn Công ty a Danh mục văn ký trình ký ban hành - Các hợp đồng, định, tờ trình, cơng văn, ... theo quy định Nhà nước Công ty công tác văn thư – lưu trữ III Một số nhận xét quy trình tác nghiệp xử lý văn kiến nghị biện pháp cải thiện Một số nhận xét - Quy trình tác nghiệp xử lý văn Công ty. .. Tác giả: Th.S Nguyễn Văn Dung – NXB Giao Thông Vận Tải – 2009 - www.managementhelp.org/quality/tqm/tqm.htm - Quy định công tác văn thư Công ty cổ phần đầu tư phát triển Bình An