Đang tải... (xem toàn văn)
NHỮNG KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ (SỔ TAY VĂN THƯ, LƯU TRỮ) Thời gian qua, công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức đạt được một số kết quả nhất định, từng bước đi vào nề nếp và ổn định, bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho sự chỉ đạo và điều hành của cơ quan, tổ chức, bảo vệ bí mật nhà nước, phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, công tác văn thư, lưu trữ vẫn còn một số tồn tại, hạn chế như: Đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ đa số kiêm nhiệm, chưa qua đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ; công tác quản lý, ban hành văn bản còn nhiều thiếu sót; quản lý và sử dụng con dấu có nơi thực hiện chưa đúng quy định; công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan chưa được quan tâm thực hiện; tình trạng tài liệu lưu trữ còn phân tán hoặc còn tồn đọng, tích đống chưa được chỉnh lý, sắp xếp khoa học, có nguy cơ hư hỏng, mất mát, ảnh hưởng đến việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Nhằm cung cấp những kiến thức cơ bản cho đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ, “Sổ tay nghiệp vụ văn thư, lưu trữ” là cẩm nang giúp các cán bộ, công chức, viên chức làm tốt công việc này trong thời gian tới. Bố cục nội dung cuốn sổ tay được chia thành 3 chương: Chương I. Những vấn đề chung về công tác văn thư, lưu trữ; Chương II. Nội dung công tác văn thư; Chương III. Nội dung công tác lưu trữ. Trong mỗi chương có các mục hướng dẫn cụ thể nghiệp vụ văn thư, lưu trữ như: Phương pháp soạn thảo văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ công việc; thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan; chỉnh lý tài liệu lưu trữ; xác định giá trị tài liệu lưu trữ, loại hủy tài liệu hết giá trị; bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.
NHỮNG KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ (SỔ TAY VĂN THƯ, LƯU TRỮ) Thời gian qua, công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức đạt số kết định, bước vào nề nếp ổn định, bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho đạo điều hành quan, tổ chức, bảo vệ bí mật nhà nước, phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Tuy nhiên, cơng tác văn thư, lưu trữ số tồn tại, hạn chế như: Đội ngũ cán làm công tác văn thư, lưu trữ đa số kiêm nhiệm, chưa qua đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ; cơng tác quản lý, ban hành văn nhiều thiếu sót; quản lý sử dụng dấu có nơi thực chưa quy định; công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan chưa quan tâm thực hiện; tình trạng tài liệu lưu trữ phân tán tồn đọng, tích đống chưa chỉnh lý, xếp khoa học, có nguy hư hỏng, mát, ảnh hưởng đến việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Nhằm cung cấp kiến thức cho đội ngũ cán làm công tác văn thư, lưu trữ, “Sổ tay nghiệp vụ văn thư, lưu trữ” cẩm nang giúp cán bộ, công chức, viên chức làm tốt công việc thời gian tới Bố cục nội dung sổ tay chia thành chương: - Chương I Những vấn đề chung công tác văn thư, lưu trữ; - Chương II Nội dung công tác văn thư; - Chương III Nội dung cơng tác lưu trữ Trong chương có mục hướng dẫn cụ thể nghiệp vụ văn thư, lưu trữ như: Phương pháp soạn thảo văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ công việc; thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan; chỉnh lý tài liệu lưu trữ; xác định giá trị tài liệu lưu trữ, loại hủy tài liệu hết giá trị; bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ Mỗi chuyên đề, bước công việc thực tiễn trình bày cách cụ thể, bám sát văn quy định Nhà nước, giúp cho người đọc nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Tuy nhiên, trình biên soạn “Sổ tay nghiệp vụ văn thư, lưu trữ”, không tránh khỏi thiếu sót Rất mong nhận góp ý quan, tổ chức để tiếp tục bổ sung, sửa chữa hoàn chỉnh lần tái sau CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG Mục KHÁI NIỆM, NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Khái niệm a) Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu b) Công tác lưu trữ bao gồm công việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức c) Văn quy phạm pháp luật văn quan nhà nước ban hành phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định Luật số 17/2008/QH12 ngày 03 tháng năm 2008 Luật ban hành văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, có quy tắc xử chung, có hiệu lực bắt buộc chung, Nhà nước bảo đảm thực để điều chỉnh quan hệ xã hội d) Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định đ) Văn tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) quan phát hành e) Văn đến tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành chính, văn chuyên ngành (kể Fax, văn chuyển qua mạng văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức g) Đăng ký văn việc ghi chép cập nhật thông tin cần thiết văn số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại trích yếu nội dung; nơi nhận v.v… vào sổ đăng ký văn sở liệu quản lý văn máy tính để quản lý tra tìm văn h) Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân i) Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định k) Danh mục hồ sơ bảng kê hệ thống hồ sơ dự kiến hình thành trình hoạt động quan, tổ chức năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập thời hạn bảo quản hồ sơ Nội dung công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm nội dung chủ yếu sau đây: a) Soạn thảo ban hành văn - Thảo văn bản; - Duyệt thảo; - Đánh máy văn hồn thiện văn để trình ký; - Ký văn bản; - Nhân ban hành văn b) Quản lý giải văn - Quản lý giải văn đến; - Quản lý văn c) Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Mở hồ sơ; - Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ; - Kết thúc hồ sơ d) Quản lý sử dụng dấu Nội dung công tác lưu trữ Công tác lưu trữ bao gồm nhiệm vụ sau đây: - Thu thập, bổ sung tài liệu; - Chỉnh lý tài liệu (khôi phục hồ sơ Lưu trữ); - Xác định giá trị tài liệu; - Bảo quản tài liệu; - Thống kê tài liệu lưu trữ; - Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Mục TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI VIỆC THỰC HIỆN CÁC NHIỆM VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức Thủ trưởng quan, tổ chức đạo việc thực quy định Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ quan a) Về cơng tác văn thư - Thủ trưởng quan, tổ chức có trách nhiệm giải kịp thời văn đến quan mình; - Người đứng đầu quan, tổ chức ký văn quan trọng quan theo quy định Nhà nước Có thể giao cho cấp phó ký thay văn thuộc phạm vi lĩnh vực công tác giao b) Về công tác lưu trữ - Chỉ đạo thu thập tài liệu, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; - Bố trí kho lưu trữ theo tiêu chuẩn quy định; thực biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, bảo mật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ; -Trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; - Tổ chức ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ; - Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức Cán bộ, công chức, viên chức phải thực đầy đủ nội dung công tác văn thư, lưu trữ cụ thể sau: - Giải kịp thời văn đến theo yêu cầu thủ trưởng quan; - Lập hồ sơ cơng việc làm giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan theo quy định; - Bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu quản lý; - Thực nghiêm chỉnh quy định Nhà nước, quan công tác văn thư, lưu trữ Trách nhiệm cán làm công tác văn thư, lưu trữ a) Cán làm công tác văn thư người giúp thủ trưởng quan, tổ chức thực nhiệm vụ công tác văn thư quan trực tiếp thực công việc sau: - Tham gia xây dựng văn theo yêu cầu thủ trưởng quan; - Xem xét toàn văn đến giúp thủ trưởng quan, tổ chức người giao trách nhiệm phân phối cho cá nhân báo cáo công việc quan trọng; - Xem xét mặt thủ tục, thể thức văn hành trước ký gửi đi; - Đối với việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan: + Giúp thủ trưởng quan kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan; + Hoàn chỉnh tập lưu văn để nộp vào Lưu trữ quan - Đối với việc quản lý sử dụng dấu: + Bảo quản an tồn dấu quan ; +Trực tiếp đóng dấu vào văn văn bản, giấy tờ khác quan b) Cán làm công tác lưu trữ người giúp thủ trưởng quan tổ chức thực nhiệm vụ công tác lưu trữ quan trực tiếp thực công việc sau: - Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; - Phối hợp với phận, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập; - Hướng dẫn phận, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; - Chuẩn bị kho phương tiện để tiếp nhận tài liệu; - Tổ chức tiếp nhận tài liệu lập biên giao nhận tài liệu; - Tổ chức bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu; - Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu Mục QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ HỆ THỐNG TỔ CHỨC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ Công tác văn thư mặt hoạt động máy quản lý, công tác văn thư gắn liền với hoạt động quan có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công việc quan Công tác văn thư cơng tác lưu trữ có liên quan mật thiết với Quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ bao gồm nội dung chủ yếu sau: - Xây dựng, ban hành đạo hướng dẫn thực văn quy phạm pháp luật văn thư, lưu trữ; - Quản lý thống nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ; - Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ lĩnh vực văn thư, lưu trữ; - Quản lý, đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư, lưu trữ; - Thanh tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ; - Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ; - Hợp tác quốc tế lĩnh vực văn thư, lưu trữ; - Quản lý công tác thi đua khen thưởng lĩnh vực văn thư, lưu trữ Cơ quan Quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ Trung ương Bộ Nội vụ quan Quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ quy định Nghị định số 58/2014/NĐ-CP ngày 16 tháng năm 2014 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nội vụ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước quan giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý thống lĩnh vực văn thư, lưu trữ từ Trung ương đến địa phương trực tiếp đạo công tác văn thư, lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương theo Quyết định số 1121/QĐ-BNV ngày 28 tháng 10 năm 2014 Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Cơ quan Quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ địa phương a) Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh chịu trách nhiệm quản lý Nhà nước đạo nghiệp vụ văn thư, lưu trữ quan, tổ chức địa bàn tỉnh b) Giám đốc Sở Nội vụ giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý đạo công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh c) Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố, chịu trách nhiệm quản lý Nhà nước đạo nghiệp vụ văn thư, lưu trữ quan, tổ chức địa bàn huyện, thị xã, thành phố d) Trưởng Phòng Nội vụ giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý đạo công tác văn thư, lưu trữ địa bàn huyện Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Thể thức văn a) Các thành phần thể thức Bao gồm 14 yếu tố, có yếu tố bắt buộc yếu tố bổ sung - yếu tố bắt buộc: + Quốc hiệu; + Tên quan, tổ chức ban hành văn bản; + Số, ký hiệu văn bản; + Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản; + Tên loại trích yếu nội dung văn bản; + Nội dung văn bản; + Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; + Dấu quan, tổ chức; + Nơi nhận văn - yếu tố bổ sung: + Dấu mức độ khẩn, mật; + Các dẫn phạm vi lưu hành, phổ biến, sử dụng; độ dẫn dự thảo; + Ký hiệu người đánh máy (nhân bản) số lượng phát hành; + Số trang văn bản; + Địa quan, tổ chức; địa Email; địa Website; số điện thoại, số Telex, số Fax b) Vị trí, nội dung thành phần thể thức: Thực theo Chương II Thông tư số 01/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 10 - Tên phơng lưu trữ tên gọi thức quan, tổ chức - đơn vị hình thành phơng Nếu trình hoạt động, tên quan, tổ chức có thay đổi ghi tên gọi cuối cùng, tên gọi khác viết ngoặc đơn ( ) Ví dụ: Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trường (Ủy ban Khoa học Nhà nước, Ủy ban Khoa học Kỹ thuật Nhà nước); - Nếu phông kho đánh số cần ghi số phơng Ví dụ: Phơng Phủ Thủ tướng bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có số phơng 02 phiếu tin cần ghi số 02 2.3 Số lưu trữ: a Mục lục số: Ghi số thứ tự mục lục phông b Hộp số: Ghi số thứ tự hộp theo mục lục hồ sơ c Hồ sơ số: Ghi số thứ tự hồ sơ đơn vị bảo quản theo mục lục hồ sơ 2.4 Ký hiệu thông tin: Ghi ký hiệu theo Khung phân loại thống thông tin tài liệu thời kỳ sau năm 1945 theo Khung phân loại P Bu-đê tài liệu thời kỳ Pháp thuộc (việc đánh ký hiệu thông tin theo Khung phân loại thông thông tin tài liệu thời kỳ sau năm 1945 thực theo hướng dẫn riêng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) 2.5 Tiêu đề hồ sơ: Ghi tiêu đề hồ sơ theo mục lục hồ sơ phông chỉnh lý Trường hợp việc biên mục phiếu tin kết hợp trình chỉnh lý ghi tiêu đề hồ sơ lập 2.6 Chú giải: Chú giải nhằm làm sáng tỏ nội dung, tên loại, độ gốc văn bản; tên người; vật mang tin thời gian, địa điểm xẩy việc mà tiêu đề hồ sơ chưa phản ánh, phản ánh chưa đầy đủ Tuỳ theo hồ sơ mà có giải thích hợp - Chú giải nội dung: + Không giải hồ sơ có tiêu đề “Chương trình, kế hoạch, báo cáo cơng tác định kỳ” + Chỉ giải hồ sơ việc mà tiêu đề hồ sơ phản ánh chung chung khái quát nhằm làm rõ thêm nội dung vấn đề mà tài liệu có hồ sơ phản ánh, ví dụ: 135 Đối với hồ sơ có tiêu đề: “Báo cáo giáo sư Hồng Tuỵ chuyến cơng tác số nước năm 1985”, cần giải sau: Pháp, CHLB Đức, CHDC Đức, Bỉ, Mỹ để dự hội thảo “Toán học cho lý thuyết tối ưu” giảng “Quy hoạch Lipschitz” “Quy hoạch D.C, Quy hoạch tốn học” Đối với hồ sơ có tiêu đề: “Hồ sơ đoàn ra, đoàn vào năm 1975 Bộ Văn hố”, cần giải tên nước: đồn ra: CHDC Đức, Pháp, Liên Xô, Ba Lan, Mông Cổ, Nhật, Mỹ; đồn vào: Tiệp Khắc, Thuỵ Điển, Pháp, Liên Xơ Đối với hồ sơ có tiêu đề: "Cơng văn HĐBT cho phép số địa phương làm dịch vụ kiều hối giao cho Tổng cục Hải quan trách nhiệm việc kiểm tra, kiểm sốt hàng Việt kiều gửi năm 1985”, cần giải sau: cho phép TP Hà Nội TP Hồ Chí Minh dùng kiều hối mua thuốc chữa bệnh, mua tư liệu sản xuất trả tiền đồng Việt Nam cho gia đình nước Đối với hồ sơ có tiêu đề: “Cơng văn HĐBT cho phép Bộ Nông nghiệp sử dụng ngoại tệ UNDP/FAO trả theo Dự án 6CP/RAS /107/JPN năm 1985”, cần giải làm rõ tên Dự án: Dự án 6CP/RAS/107/JPN Dự án “Khảo sát tình trạng đất làm giảm suất trồng” Đối với hồ sơ có tiêu đề: “Báo cáo UBND tỉnh Nghệ Tĩnh tình hình trật tự trị an xóm Tân Yên Hội Phước xã Tường Sơn huyện Anh Sơn năm 1978, giải là: việc xẩy khu vực Thiên chúa giáo - Chú giải độ gốc, tên loại tác giả văn bản: + Về độ gốc văn bản: Độ gốc hiểu tài liệu hồ sơ gốc, chính, thảo hay văn Chỉ giải loại văn văn quy phạm pháp luật văn quan trọng khác có hồ sơ + Về tên loại văn bản: Nếu hồ sơ có nhiều loại văn mà tiêu đề chưa phản ánh hết cần giải khơng liệt kê tồn mà giải loại văn có nội dung quan trọng cần đặc biệt lưu ý + Về tác giả văn bản: Chỉ giải tác giả văn quan trọng có giá trị đặc biệt, tức cá nhân quan, tổ chức làm văn Các giải độ gốc, tên loại tác giả văn viết liền Ví dụ: “Hồ sơ đàm phán cho vay dài hạn, trao đổi hàng hoá toán từ năm 1976 đến năm 1981 Việt Nam CHDC Đức”thì giải độ gốc, tên loại tác giả văn sau: Bản Thư Thủ tướng Phạm Văn Đồng 136 - Chú giải tên người: + Nếu tài liệu hồ sơ đề cập đến cá nhân quan trọng cần đặc biệt lưu ý cần giải Ví dụ: hồ sơ “Công văn Bộ Nội vụ, Bộ Đại học Trung học chuyên nghiệp Ủy ban Khoa học Kỹ thuật Nhà nước v/v mang tài liệu khoa học nước năm 1976-1978”, cần giải tên người sau: Đề xuất cho ông Nguyễn Ngọc Châu mang tài liệu sang Liên Xô làm luận án phó tiến sỹ + Nếu cá nhân có nhiều bút danh, bí danh sau bút danh, bí danh cần viết tên thức thường dùng cá nhân đặt ngoặc đơn Ví dụ: anh Ba (Hồ Chí Minh), Trần Lực (Hồ Chí Minh) + Đối với cá nhân giữ chức vụ lãnh đạo có học hàm, học vị chức vụ học hàm, học vị ghi trước họ tên cá nhân Ví dụ: Chủ tịch Hồ Chí Minh, Phó Thủ tướng Lê Thanh Nghị, Giáo sư Tôn Thất Tùng - Chú giải thời gian kiện: Thời gian kiện thời gian mà kiện xẩy Cần ghi đầy đủ ngày, tháng, năm cách dấu chấm Đối với ngày 10 tháng 1, thêm số trước Trường hợp kiện kéo dài nhiều ngày nhiều tháng, năm ngày, tháng, năm bắt đầu ngày, tháng, năm kết thúc cách dấu gạch ngang (-) Ví dụ: 01 12.1970 - 12.01.1971 - Chú giải địa điểm kiện: + Địa điểm kiện nơi kiện diễn Chú giải theo thứ tự tên gọi xã (phường, thị trấn) - huyện (quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh) - tỉnh (thành phố trực thuộc Trung ương) + Nếu địa điểm kiện ngày mang tên tên cần giải sau tên cũ đặt ngoặc đơn Ví dụ: Thăng Long đổi tên Hà Nội cần giải sau: Thăng Long (Hà Nội) - Chú giải vật mang tin: Chú giải tất tài liệu ghi vật mang tin khác có hồ sơ, trừ tài liệu giấy thơng thường Ví dụ: hồ sơ có ảnh giải ghi là: ảnh chụp kiện diễn đâu, ảnh bảo quản đâu 137 2.7 Thời gian tài liệu: a) Bắt đầu: ghi thời gian sớm tài liệu có hồ sơ; b) Kết thúc: ghi thời gian muộn tài liệu có hồ sơ Trường hợp thời gian bắt đầu kết thúc tài liệu trùng ghi mục a Ghi đầy đủ ngày, tháng, năm; ngày, tháng, năm cách dấu chấm; đối vơi ngày 10 tháng 1, thêm số trước Ví dụ: Trong “Hồ sơ phê duyệt Dự án “Trung tâm thông tin nông nghiệp” Bộ Nơng nghiệp FAO tài trợ năm 1985” có tài liệu sớm ngày 10.4.1985 muộn ngày 22.5.1985 ghi: a) Bắt đầu: 10.4.1985; b) Kết thúc: 22.5.1985 2.8 Ngôn ngữ: Chỉ giải hồ sơ có tài liệu ngơn ngữ khác tiếng Việt - Đối với hồ sơ bao gồm tồn tài liệu (các) ngơn ngữ khác thi ghi rõ (những) ngôn ngữ tài liệu hồ sơ đó, ví dụ: Anh, Pháp, Thái - Đối với hồ sơ có tài liệu tiếng Việt tài liệu ngơn ngữ khác ghi tiếng Việt trước, sau (các) ngơn ngữ khác, ví dụ: Việt, Anh; Việt, Anh, Nga 2.9 Bút tích: Bút tích chữ ký, ghi chú, ý kiến nhận xét, ý kiến đạo giải hay sửa chữa, bổ sung văn nhân vật lịch sử, tiêu biểu Đối với tài liệu hành tiếng Việt thời kỳ sau năm 1945, giải cách ghi rõ họ tên (không ghi chức vụ) người giữ chức vụ Tổng bí thư chức vụ tương đương Đảng Cộng sản Việt Nam tổ chức tiền thân Đảng; Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Tổng thống, Thủ tướng chức vụ tương đương có bút tích hồ sơ Ví dụ: Đỗ Mười, Tôn Đức Thắng, Võ Văn Kiệt Trường hợp tài liệu ghi bí danh sau bí danh ghi họ tên người Ví dụ: Tơ (Phạm Văn Đồng), Thận (Trường Chinh), Đề Thám (Hoàng Hoa Thám) 2.10 Số tờ: Ghi tổng số tờ tài liệu có hồ sơ 2.11 Thời hạn bảo quản: 138 Ghi thời hạn bảo quản xác định hồ sơ như: vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời số năm cụ thể 2.12 Chế độ sử dụng: Chỉ áp dụng hồ sơ, tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tức thuộc trường hợp sau: - Ghi A: tài liệu chứa đựng tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước, - Ghi B: tài liệu chứa đựng tin thuộc phạm vi bí mật đời tư cơng dân bí mật khác theo quy định pháp luật; - Ghi C: tài liệu gốc, tài liệu đặc biệt quý, hiếm; - Ghi D: tài liệu bị hư hỏng có nguy bị hư hỏng 2.13 Tình trạng vật lý: Mơ tả tóm tắt tình trạng vật lý tài liệu có hồ sơ tài liệu bị hư hỏng bị nấm mốc, ố vàng, chữ mờ, rách, thủng, dính bết v.v 2.14 Ghi chú: Ghi thông tin cần thiết khác tài liệu hồ sơ (nếu có)./ 139 Phụ lục XXIII Mẫu Danh mục tài liệu loại DANH MỤC TÀI LIỆU LOẠI Bó/gó i số Tập số Tiêu đề tập tài liệu Lý loại Ghi (1) (2) (3) (4) (5) Phụ lục XXIV Mẫu nhãn hộp TÊN KHO LƯU TRỮ TÊN PHÔNG HOẶC PHÔNG SỐ HỘP (CẶP) SỐ Từ hồ sơ số: 140 Đến hồ sơ số: Phụ lục XXV DANH MỤC TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ Phơng (khối) ………… Bó số Tập số Tiêu đề hồ sơ tập tài liệu Lý hủy Ghi (1) (2) (3) (4) (5) Hướng dẫn cách ghi: Phông (khối): Ghi tên phông khối tài liệu (1): Ghi thứ tự bó (cặp) tài liệu Số thứ tự ghi liên tục cho phông (hoặc khối) tài liệu (2): Ghi số thứ tự hồ sơ tập tài liệu hết giá trị bó (cặp) (3): Ghi tiêu đề hồ sơ tài liệu hết giá trị Tiêu đề tài liệu hết giá trị phải phán ánh hết nội dung tài liệu bên (4): Ghi lý hủy tài liệu như: hết thời hạn bảo quản; bị bao hàm (đối với kế hoạch, báo cáo tháng, quý mà giữ báo cáo tháng năm); trùng; tài liệu bị rách nát không khả phục hồi; nháp; tư liệu tham khảo; chụp Đối với hồ sơ tập tài liệu bị bao hàm, trùng thừa phải ghi rõ bị bao hàm trùng với hồ sơ mục lục hồ sơ giữ lại (5): Ghi ý kiến Hội đồng xác định giá trị tài liệu ghi khác./ 141 Phụ lục XXVI BẢN THUYẾT MINH TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ Phông (khối)…………………… Thời gian Phơng (khối) tài liệu……………… I Tóm tắt tình hình khối tài liệu hết giá trị Sự hình thành khối tài liệu hết giá trị: Tài liệu loại nào? (Trong trình chỉnh lý hay tiến hành đánh giá độc lập phông (khối) tài liệu lưu trữ?) Số lượng: Tổng số tài liệu đưa chỉnh lý … mét; hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản …… mét; số lượng tài liệu loại mét (bó, gói); tỷ lệ loại so với tài liệu giữ lại …% Thời gian: Thời gian bắt đầu thời gian kết thúc khối tài liệu hết giá trị II Tóm tắt thành phần nội dung chủ yếu tài liệu hết giá trị Tài liệu hết giá trị bao gồm nhóm: Tài liệu hết thời hạn bảo quản, tài liệu bị bao hàm, tài liệu trùng, tài liệu bị rách nát không khôi phục được, tư liệu tham khảo, chụp Nhóm tài liệu hết thời hạn bảo quản: Gồm tài liệu gì? Nội dung vấn đề gì? Tác giả? Thời gian? Lý hủy …) Nhóm tài liệu bị bao hàm: Gồm tài liệu gì? Về vấn đề gì? Lý hủy… Nhóm tài liệu trùng: Gồm tài liệu gì? Nhóm tư liệu: Gồm loại nào? Nội dung vấn đề gì? …, ngày…tháng…năm 20… NGƯỜI VIẾT THUYẾT MINH (chữ ký) 142 Họ tên Phụ lục XXVII TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc …, ngày…tháng…năm 20… BIÊN BẢN Họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu Căn Điều 28 Luật Lưu trữ quốc gia ngày 11/11/2011 Quyết định số… ngày…tháng năm… của… việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Hôm nay, vào hồi….giờ ngày…tháng…năm…, Tại …………………… Hội đồng xác định giá trị của… (cơ quan, tổ chức) gồm có: ………… (ghi rõ họ tên thành viên Hội đồng)…………………………… Chủ toạ:……………… Thư ký:……………… Nội dung họp: Xét hủy tài liệu hết giá trị Phông (khối) tài liệu …… Sau nghiên cứu, xem xét Danh mục tài liệu hết giá trị Phông (khối) …………………………… kiểm tra thực tế, thành viên Hội đồng có ý kiến sau: 1…………………… 2…………………… 3…………………… Chủ toạ họp thống kết luận: Đề nghị giữ lại tập (hồ sơ) tài liệu số:……, nêu lý (nếu có) Đề nghị (người có thẩm quyền)… xem xét, định cho phép tiêu hủy tài liệu theo Danh mục đính kèm Hội đồng thông qua biên họp, với ý kiến trí /…(ghi rõ số lượng) Cuộc họp kết thúc vào hồi…h ngày… / 143 THƯ KÝ CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG (chữ ký) (chữ ký) Họ tên Họ tên Phụ lục XXVIII TÊN CQ, TC CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: /… - … …ngày … tháng…năm 20… V/v đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị Độc lập - Tự - Hạnh phúc Kính gửi: ………………… Danh mục tài liệu hết giá trị Phơng (khối)….được lập q trình phân loại, chỉnh lý tài liệu (hoặc trình xác định giá trị tài liệu) Danh mục Hội đồng xác định giá trị tài liệu (cơ quan, tổ chức) xem xét, kiểm tra trí phép tiêu hủy Để việc tiêu hủy tài liệu thực theo quy định pháp luật, (cơ quan, tổ chức) gửi hồ sơ xét hủy tài liệu hết giá trị Phông (khối) ………đề nghị …….thẩm tra cho ý kiến văn để (cơ quan, tổ chức) có sở định tiêu hủy số tài liệu hết giá trị trên./ Nơi nhận: - Như trên; - Lưu VT, … QUYỀN HẠN VÀ CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký, dấu) Họ tên 144 Phụ lục XXIX TÊN CQ, TC CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số:… /QĐ - … …, ngày …tháng…năm 20… QUYẾT ĐỊNH Về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị THẨM QUYỀN BAN HÀNH………… Căn …(văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan, tổ chức… ); Căn Điều 28 Luật Lưu trữ quốc gia ngày 11/11/2011; Căn … (văn thẩm định cấp có thẩm quyền); Theo đề nghị Chủ tịch Hội đồng xác định giá trị tài liệu, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1: Tiêu hủy … tập (hồ sơ) tài liệu hết giá trị thuộc Phông (khối) … (kèm theo Danh mục tài liệu hết giá trị) Điều 2: Giao cho (Lưu trữ quan, tổ chức)… thực việc tiêu hủy tài liệu theo quy định pháp luật Điều 3: Chủ tịch Hội đồng xác định giá trị tài liệu….… chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ 145 Nơi nhận: QUYỀN HẠN CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ - Như Điều 3; - Lưu: VT, VP (HC) (Chữ ký, dấu) Họ tên TÊN CQ, TC CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc …, ngày … tháng…năm 20… Phụ lục XXX BIÊN BẢN Về việc bàn giao tài liệu hết giá trị Căn Điều 28 Luật Lưu trữ quốc gia ngày 11/11/2011; Căn Quyết định số ngày… tháng… năm… … việc cho tiêu hủy tài liệu hết giá trị, Hôm nay, vào hồi … Tại (nơi tiêu hủy): ……… Chúng gồm: Bên giao: 1…………………………….cơ quan (đơn vị)………………………… 2…………………………….cơ quan………………………………… 3…………………………….cơ quan………………………………… Bên nhận: 1…………………………….cơ quan (đơn vị)………………………… 2…………………………….cơ quan………………………………… 3…………………………….cơ quan………………………………… Cùng giao nhận khối lượng tài liệu để tiêu hủy sau: - Tên phông (khối) tài liệu:…………………………………………… - Số lượng …… tập ( hồ sơ) theo Danh mục tài liệu hết giá trị Hai bên giao nhận đầy đủ số lượng tài liệu hết giá trị ghi Danh mục 146 Biên lập thành bản: bên giao giữ bản, bên nhận giữ bản./ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ( ký tên) ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (ký tên) Họ tên Họ tên Phụ lục XXXI TÊN CQ, TC CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc …, ngày …tháng…năm 20… BIÊN BẢN Về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị Căn Quyết định số …ngày… tháng… năm…của … việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị, Hôm nay, vào hồi … ………………………………………………… Tại (nơi hủy)………………………………………………………… Chúng gồm: 1…………………………….cơ quan, đơn vị………………………… 2…………………………….cơ quan, đơn vị………………………… 3…………………………….cơ quan, đơn vị………………………… 4…………………………….cơ quan, đơn vị………………………… Đã tiến hành tiêu hủy số tài liệu hết giá trị thuộc Phông (khối)……… Số lượng tài liệu tiêu hủy ……………………………………… Phương pháp hủy: (nghiền bột giấy, cắt nhỏ…)………………………… Chúng hủy hết số tài liệu ghi Danh mục tài liệu hết giá trị theo quy định Biên lập thành bản: quan, đơn vị có tài liệu giữ bản, quan, đơn vị thực tiêu hủy tài liệu giữ bản./ 147 ĐẠI DIỆN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ) TIÊU HỦY TÀI LIỆU (Họ tên, ký) ĐẠI DIỆN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ) CÓ TÀI LIỆU TIÊU HỦY (Họ tên, ký) Xác nhận quan (Ký tên, đóng dấu) Xác nhận quan (Ký tên, đóng dấu) DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật ban hành văn quy phạm pháp luật năm 2008; Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ việc sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐCP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước; Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu; Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành hoạt động UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; 148 10 Thơng tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; 11 Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; 12 Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; 13 Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng năm 2009 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc Ban hành Quy trình "Chỉnh lý tài liệu giấy" theo TCVN ISO 9001: 2000; 14 Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng năm 2004 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước; 15 Công văn số 879/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 12 năm 2006 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị./ 149 ... nước ban hành phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định Luật số 17/2008/QH12 ngày 03 tháng năm 2008 Luật ban hành văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, Ủy ban. .. (3) Chữ viết tắt tên quan ban hành định; (4) Địa danh; (5) Tên quy chế (quy định) ban hành; (6) Các trực tiếp để ban hành định; (7) Nội dung định; (8) Quyết định Uỷ ban nhân dân phải ghi chữ... tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; (2) Năm ban hành; (3) Địa danh; (4) Trích yếu nội dung nghị quyết; (5) Các khác để ban hành nghị quyết; (6) Nội