Quy trình xử lý văn đến Sở Tài Sở Tài tỉnh Cao Bằng quan tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực chức quản lý nhà nước tài chính, ngân sách nhà nước, thuế, phí, lệ phí thu khác ngân sách nhà nước, vác quỹ tài nhà nước, đầu tư tài phát triển, tài doanh nghiệp, kế tốn, kiểm tốn, giá hoạt động dịch vụ tài địa phương theo qui định pháp luật Cơ cấu máy Sở Tài Cao Bằng có Ban giám đốc: Gồm giám đốc 03 phó giám đốc ( ban giám đốc đồng chí phân cơng cụ thể người phụ trách lĩnh vực cụ thể ); Cơ quan có phòng, ban trực thuộc; phòng, ban phân công thực nhiệm vụ theo qui định Bộ Tài chính, Uỷ ban nhân dân Tỉnh; Tổng số biên chế cán công chức viên chức 100 người Về ngạch bậc công chức phân cấp: Chuyên viên cao cấp, Chuyên viên chính; Thanh tra viên Thanh tra viên; chuyên viên; cán Sở Tài làm việc theo chế độ Thủ trưởng, thực nguyên tắc tập trung dân chủ đôi với việc phát huy trách nhiệm cá nhân Cán công chức viên chức Sở (gồm Giám đốc, Phó giám đốc, Trưởng phòng, phó phòng, chun viên, cán sự…) Cán bộ, công chức, nhân viên thuộc Sở phải xử lý, giải công việc theo thẩm quyền phạm vi trách nhiệm Tuân thủ trình tự, thủ tục thời gian giải công việc theo quy định Trong năm gần đây, với đổi cải tiến công tác cải cách thủ tục hành Ngành Tài nói chung Cơ quan Sở Tài địa phương nói riêng, cơng tác đánh giá kết cơng việc qui trình sử lý tác nghiệp cơng việc coi trọng, bắt đầu vào nề nếp cải tiến hoàn thiện Qua việc nghiên cứu mơn học Quản trị hoạt động chương trình MBA, viết vận dụng kiến thức học để mơ tả đánh giá Quy trình tác nghiệp xử lý văn đến văn Sở Tài chính, công việc quan trọng Sở Qua mô tả quy trình tác nghiệp theo bước cơng việc thực từ thấy bất cấp, nhược điểm quy trình cơng tác quản lý đồng thời có giải pháp để việc thực qui trình tác nghiệp phục vụ cơng tác quản lý tốt 1- Quy trình xử lý văn đến Sở Tài - Văn Sở Tài bao gồm: Văn đến công văn, tài liệu, fax, công thư, công điện, điện mật gửi đến Cục từ Văn phòng Bộ quan, tổ chức, cá nhân bên ngồi Văn cơng văn, tài liệu, fax, … Sở Tài phát hành gửi quan, tổ chức, cá nhân bên ngồi Các bước qui trình xử lý văn cụ thể: - Tiếp nhận xử lý văn bản: Khi ký nhận văn bản, phận văn thư phải kiểm tra, đối chiếu nơi gửi, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), số ký hiệu cơng văn ghi bì phải với sổ giao nhận; văn thư khơng bóc bì thư gửi đích danh tên người nhận phải vào sổ theo dõi công văn chuyển tới địa ghi bì thư Các phòng ban, cá nhân nhận văn chuyển đến trực tiếp nhận từ quan bên phải chuyển cho văn thư làm thủ tục tiếp nhận Tài liệu mật quan bộ, ban, ngành Trung ương địa phương gửi đến Sở nguồn nào, phải qua văn thư vào sổ theo dõi riêng chuyển đến Giám đốc Sở đạo xử lý Trường hợp ghi bì cụ thể tên người nhận văn thư ghi sổ chuyển đến người có tên Đối với văn mật phải có sổ theo dõi chữ ký người nhận theo quy định quản lý văn mật - Đăng ký văn bản: Tất văn đến Sở đóng dấu cơng văn đến vào sổ đăng ký văn đến Sở Những bì thư khơng phép mở, văn thư vào sổ đăng ký số ký hiệu phòng bì chuyển đến người có thư Lãnh đạo Sở để xem xét, xử lý Bản fax cá nhân, đơn vị gửi đến không đóng dấu cơng văn đến mà vào sổ theo dõi riêng - Chuyển giao văn bản: Tất văn đến sau văn thư vào sổ đăng ký công văn đến quản lý mạng hệ thống quản lý văn hồ sơ công việc, sau chuyển đến giám đốc Sở phân cơng xử lý phó giám đốc uỷ quyền Giám đốc Sở xem xét văn bản, chuyển đến Phó giám đốc phụ trách đạo phòng chun mơn, cá nhân trực tiếp xử lý Người nhận cuối văn để xử lý, ký vào sổ giao nhận công văn đến Đối với cơng văn hỏa tốc, khẩn, Văn phòng Sở phải báo cho Giám đốc Sở Phó giám đốc Sở chuyển kịp thời đến địa cần chuyển Đối với văn cần xử lý chuyển từ Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh đến (thường có ghi thời hạn xử lý), Giám đốc Sở xem xét giao phòng chun mơn xử lý nhận được, Lãnh đạo phòng chủ trì phải khẩn trương xử lý ý kiến đạo Lãnh đạo Sở theo nội dung thời gian qui định Trường hợp văn gửi đến phòng chuyên môn nhầm lẫn không chức giải quyết, phòng chun mơn nhận văn phải chuyển trả lại văn thư Sở, không giữ lại chuyển từ phòng sang phòng khác Văn thư Sở có trách nhiệm nhận lại văn chuyển đến phòng chun mơn xử lý theo ý kiến đạo lãnh đạp Sở ( người duyệt phân công xử lý văn ) Tất văn đến phải xử lý mạng hệ thống quản lý văn hồ sơ công việc theo chức quản lý mạng cung cấp, như: Chỉnh sửa văn bản, văn cuối trước trình Lãnh đạo Sở gửi Hàng ngày, văn thư có trách nhiệm chuyển cơng văn đến phòng theo vị trí qui định Văn phòng Sở, phòng chịu trách nhiệm đến nhận văn nơi qui định - Soạn thảo văn bản: Tất văn Sở ban hành phải thể thức yêu cầu công tác ban hành văn bản, giấy tờ theo quy định - Ký văn Sở: + Danh mục văn ký trình ký ban hành Tờ trình văn Lãnh đạo Sở ký Công văn hướng dẫn nghiệp vụ công tác chuyên môn, nhắc nhở quan, tổ chức thực qui định quản lý nhà nước lĩnh vực tài Cơng văn hướng dẫn triển khai kế hoạch kiểm tra thực cơng tác lập dự tốn; tốn ngân sách…và yêu cầu bổ sung hồ sơ, tài liệu liên quan tới việc kiểm tra sau lãnh đạo Sở phê duyệt; Công văn đề nghị quan liên quan tham gia ý kiến liên quan đến cơng tác quản lý nhà nước lĩnh vực tài Cơng văn u cầu nộp báo cáo tốn ngân sách hàng năm…; Các văn qui định Quyết định Uỷ ban nhân dân tỉnh việc phân cấp quản lý cán bộ, công chức, viên chức hành chính, nghiệp thuộc tỉnh quản lý Các văn khác thuộc thẩm quyền Sở theo quy định pháp luật + Quy định thẩm quyền ký văn Giám đốc Sở ký văn trình Lãnh đạo Tỉnh văn thuộc lĩnh vực phụ trách trực tiếp Trường hợp Giám đốc Sở vắng Phó giám đốc uỷ quyền thay mặt giám đốc ký văn Phó giám đốc ký văn thuộc nhiệm vụ, quyền hạn giám đốc phân cơng uỷ quyền Trưởng phòng chun mơn ký phiếu trình Lãnh đạo Sở, ký văn lãnh đạo Phòng chun mơn soạn thảo, văn Lãnh đạo Sở ký Chánh Văn phòng Sở ngồi việc ký văn thuộc chức năng, nhiệm vụ Văn phòng, thừa lệnh giám đốc ký thông báo, báo cáo công tác hàng tháng, quý, năm có liên quan đến nội Sở; giấy mời họp Sở, văn bản, giấy tờ hành chính, tài tổ chức khơng thuộc thẩm quyền đơn vị - Phát hành văn bản: Khi trình ký văn lên lãnh đạo, phòng chun mơn lập Phiếu trình giải cơng việc kèm tài liệu trình Tài liệu trình gồm: dự thảo văn phụ lục kèm theo (nếu có), văn đến (bản chính), ý kiến góp ý đơn vị liên quan văn pháp lý liên quan (nếu có) Phiếu trình giải cơng việc ghi rõ ràng, tóm tắt nội dung trình đề xuất ý kiến giải thực sau: + Đối với văn trình Lãnh đạo Tỉnh ký Trưởng phòng chun mơn soạn thảo phiếu trình lãnh đạo Sở kiểm duyệt phải có chữ ký Lãnh đạo Sở (Giám đốc Sở Phó giám đốc uỷ quyền ) ký khố văn + Đối với văn Lãnh đạo Sở ký Chuyên viên phòng chun mơn soạn thảo phiếu trình phải có chữ ký Trưởng phòng Phó Trưởng phòng (nếu Trưởng phòng vắng uỷ quyền phó trưởng phòng) Lãnh đạo Sở (người ký văn giám đốc Phó giám đốc phụ trách ) Lãnh đạo Phòng chun mơn ký khố văn Trường hợp bảo lưu ý kiến thực theo quy định hành, ghi cụ thể ý kiến bảo lưu vào phiếu trình Đối với văn Lãnh đạo Sở ký, trước đóng dấu, phát hành, Văn thư Sở có trách nhiệm kiểm tra lại lần cuối hình thức, thủ tục hành cần chỉnh sửa phải báo với phòng chun mơn soan thảo văn xử lý Tất loại văn Sở người có thẩm quyền ký thức tập trung đầu mối văn thư Sở làm thủ tục phát hành Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lại lần cuối thể thức văn bản, thủ tục hành nơi nhận, số lượng bản, độ mật, độ khẩn văn bản; văn thư không chịu trách nhiệm nội dung văn gửi Văn phát hành thực đường công văn bưu điện nhân viên văn thư - Chuyển công văn: Văn thư Sở chuyển công văn đến bưu điện tỉnh lần ngày vào 10h 15h Đối với văn khẩn, tuỳ theo mức độ khẩn, văn thư chuyển theo yêu cầu người giao công văn Những công văn khẩn phải chuyển ngày phát sinh sau 16 30 hàng nghỉ, Văn phòng Sở chuyên viên xử lý phòng có trách nhiệm chuyển đến địa cần chuyển Đối với cơng văn tài liệu có khối lượng lớn công văn khẩn cần chuyển đến nơi nhận ngày, Văn phòng Sở sử dụng tô để chuyển - Lưu trữ hồ sơ lưu Sở: + Cán bộ, công chức, viên chức Sở có trách nhiệm bảo quản lưu trữ hồ sơ thuộc phạm vi quản lý theo quy định Nhà nước + Các tài liệu đóng dấu mật, tuyệt mật, tối mật lưu trữ theo quy định bảo mật Chính phủ Khi giao nhận tài liệu mật, văn thư phải có sổ theo dõi ký nhận rõ ràng Chánh Văn phòng Sở có trách nhiệm theo dõi việc bảo quản tài liệu mật, tuyệt mật, tối mật, theo quy định + Đối với cơng văn đóng dấu Sở, Văn phòng Sở lưu sao, phòng chun mơn; lãnh đạo Sở lưu + Các báo cáo tổng hợp định kỳ, đột xuất văn thư khác Lãnh đạo Sở ký, đóng dấu Sở, lưu Văn phòng Sở + Việc lưu trữ hồ sơ cần tuân thủ theo bước: > Chỉnh lý lại hồ sơ cần lưu; > Lập danh mục hồ sơ đưa vào lưu trữ; > Làm thủ tục chuyển giao hồ sơ Việc lưu trữ tiêu huỷ hồ sơ lưu phải thực theo quy định Nhà nước Bộ Tài cơng tác văn thư - lưu trữ 1.2- Một số số nhận xét quy trình tác nghiệp xử lý văn Qua bước qui trình xử lý văn nói quy trình tác nghiệp xử lý văn Sở tài chặt chẽ khoa học Các bước duyệt, xử lý, trình ký, phát hành lưu trữ văn theo thẩm quyền theo nguyên tắc thủ trưởng Quy trình tác nghiệp xử lý theo chuẩn mực theo bước phân cấp cách cụ thể 1.3- Một số nội dung cần cải thiện qui trình - Cần áp dụng cơng nghệ thông tin để phân loại văn bản, rút ngắn thời gian, quy trình xử lý văn - Việc quy định cần làm rõ thêm định mức thời gian xử lý cho loại văn 2- Áp dụng nội dung kiến thức môn học Quản trị tác nghiệp vào Quy trình xử lý văn Sở Tài Cao Bằng - Áp dung mơ hình hệ thống sản xuất LEAN để loại bỏ lãng phí: sản xuất thừa, đợi chờ, vận chuyển, lưu kho, thao tác, gia công thừa, sản phẩm hỏng - Việc vận chuyển, đợi chờ: Các vị trí phòng ban Sở chưa hợp lý, vị trí Văn phòng Sở khơng đặt vị trí tầng Lãnh đạo Sở điều không hợp lý, thời gian cơng sức cho việc trình lãnh đạo Sở ký ký duyệt - Mất thời gian tìm kiếm: Các văn chưa phân loại, lưu kho, kẹp vào tập hồ sơ theo quy định cụ thể - Sản phẩm hỏng: Chưa áp dụng mạnh công nghệ thông tin cho việc soạn thảo văn bản, nên việc lãng phí giấy tờ, mực in, thời gian, cơng sức nhiều Qua nghiên cứu nội dung mơn học Quản trị hoạt động cho tơi cách nhìn tổng thể tồn diện quy trình tác nghiệp xử lý văn Sở Tài Cao Bằng Một quy trình, bố trí vị trí phòng ban, dụng cụ, tác phong làm việc tưởng khoa học chặt chẽ phải hồn thiện cải tiến Quy trình cần tiếp nhận chuyển giao công nghệ thông tin công tác quản lý, nâng cao hiệu hoạt động hệ thống Mạng LAN, tiếp nhận thông tin, xử lý lưu trữ văn để tránh lãng phí khơng cần thiết Để thực tốt qui trình xử lý văn Sở tài Cao Bằng cần phải đưa số giải pháp như: Bố trí lại ví trí phòng ban, phòng chun mơn vị trí hợp lý với quy trình văn Trong quy trình cần phải có định mức rõ ràng cho loại văn bản: thời gian phân loại phận tiếp nhận, thời gian soạn thảo, trình ký, ký duyệt Áp dụng cơng nghệ thơng tin quy trình Tăng chất lượng nguồn nhân lực: Cán công chức viên chức thực cơng việc có ảnh hưởng tới chất lượng quan phải đảm bảo đáp ứng yêu cầu phù hợp trình độ học vấn, kỹ kinh nghiệm phải nắm rõ bước, quy trình xử lý văn bản, cơng tác lưu trữ văn 3- Kết luận: Tiếp thu từ kiến thức học môn học Quản trị hoạt động thời gian qua giảng viên TS Nguyễn Danh Tuyên truyền đạt nhiệt tình, tâm huyết nội dung giảng có chất lượng cao đồng thời đưa ví dụ chững minh thực tế tổ chức, quan, đơn vị , cho nắm bắt kiến thức để áp dụng thực tiễn, hiểu sâu sắc kiến thức Quản trị Hoạt đông tổ chức, quan, đơn vị đồng thời kết hợp liên hệ với thực tiễn công tác quan quản lý nhà nước Sở Tài Cao Bằng, với nhiệm vụ giao phó giám đốc Sở tơi ln mong muốn thân nắm kiến thức quản trị hoạt động cách tốt để vận dụng công tác đặc biệt thực chức quản lý nhà nước Doanh nghiệp Đối với lĩnh vực công tác quan Sở Tài chính, cụ thể qua mơ tả Quy trình tác nghiệp xử lý văn bản, thực trạng công việc quan để có giải pháp tốt phục vụ công tác Cho dù vị trí tổ chức, cần phải ln ln vận động, học hỏi sáng tạo nhằm không ngừng tăng hiệu cơng việc, lãnh đạo để giúp ích cho tổ chức ln có nhiều thành cơng tương lai DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1- Giáo trình mơn học Quản trị hoạt động Đại học Griggs; Slide môn Quản trị hoạt động Trường ĐH Griggs số kiến thức tài liệu Giảng viên TS Nguyễn Danh Nguyên cung cấp nghiên cứu, truyền đạt khóa học Chức năng, quy chế Cục Quản lý đấu thầu – Bộ Kế hoạch Đầu tư 2- Chức năng, quy chế Của Sở Tài Cao Bằng; thực trạng qui trình xử lý văn đến văn quan Sở Tài tỉnh Cao Bằng 10 ... xét quy trình tác nghiệp xử lý văn Qua bước qui trình xử lý văn nói quy trình tác nghiệp xử lý văn Sở tài chặt chẽ khoa học Các bước duyệt, xử lý, trình ký, phát hành lưu trữ văn theo thẩm quy n... nhược đi m quy trình cơng tác quản lý đồng thời có giải pháp để việc thực qui trình tác nghiệp phục vụ công tác quản lý tốt 1- Quy trình xử lý văn đến Sở Tài - Văn Sở Tài bao gồm: Văn đến công văn, ... thời gian, quy trình xử lý văn - Việc quy định cần làm rõ thêm định mức thời gian xử lý cho loại văn 2- Áp dụng nội dung kiến thức môn học Quản trị tác nghiệp vào Quy trình xử lý văn Sở Tài Cao