QUY TRÌNH PHÁT TRIỂN VÀ TRIỂN KHAI DỰ ÁN TẠI CÁC CHI NHÁNH VIETTEL TỈNH Quản trị sản xuất tác nghiệp bao gồm tất hoạt động liên quan đến việc quản trị yếu tố đầu vào, tổ chức, phối hợp yếu tố nhằm chuyển hóa chúng thành sản phâm vật chất dịch vụ với hiệu qủa cao Có thể nói quản trị sản xuất tác nghiệp có tầm quan trọng đặc biệt hoạt động doanh nghiệp Nếu quản trị tốt, ứng dụng phương pháp quản trị khoa học thì tạo khả sinh lợi lớn cho doanh nghiệp Ngược lại quản trị làm cho doanh nghiệp bị thua lỗ, chí bị phá sản Với ý nghĩa cực kỳ quan trọng Quản trị hoạt động, cá nhân chọn chủ đề: Quy trình phát triển dự án mà trực tiếp tham gia đơn vị công tác Chi nhánh Viettel Hà Nội - Tập đoàn viễn thông quân đội để trình bày  Giới thiệu Tập đồn Viễn thơng Qn đội (VIETTEL): • Tên giao dịch : Tập đồn Viễn thơng Qn đội • Tên viết tắt : VIETTEL • Tên quốc tế : Viettel Group • Trụ sở : Số 1, Giang Văn Minh, Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội • Cơ quan chủ quản : Bộ Quốc phòng Quy mơ 63/63 Tỉnh/thành Việt Nam nước (Campuchia, Lào, Myanma, … tới Haiti, Cuba, Bắc Triều tiên, …) • Chi nhánh Viettel Hà Nội thành lập theo Quyết định số: 2716/QĐTCT-TCLĐ ngày 08 tháng 10 năm 2009 V/v thành lập 64 Chi nhánh sở sáp nhập 64 Chi nhánh Kinh doanh 64 Chi nhánh Kỹ thuật 63 tỉnh/thành phố thuộc Tổng Cơng ty Viễn thơng Qn đội (nay Tập đồn Viễn thông Quân đội) Là đơn vị hoạt động hạch tốn phụ thuộc Tập đồn chịu sự điều hành trực tiếp Tập đồn các Cơng ty ngành dọc Hiện nay, Chi nhánh Viettel Hà Nội - Tập đồn Viễn thơng Qn đội có nhiều quy trình tác nghiệp khác Quy trình xuất nhập hàng hoá; Quy trình cấp phát vật tư; Quy trình cung cấp dịch vụ điện thoại cố định, Internet, di động; Quy trình tuyển dụng đào tạo nhân sự, Nhưng thân trực tiếp tham gia vào Quy trình phát triển dự án đơn vị Mục đích quy trình: Thống trình tự bước, thủ tục hồ sơ đầu mối chịu trách nhiệm phát triển triển khai Dự án Chi nhánh Viettel tỉnh/thành phố toàn Tập đoàn Chữ viết tắt: - CSDL : Cơ sở liệu; - HĐNT/BBTT : Hợp đồng nguyên tắc/Biên thoả thuận; - CNVT Tỉnh/TP : Chi nhánh Viettel Tỉnh, Thành phố; - P.XDHT - VT : Phòng xây dựng hạ tầng - Viettel Telecom; - P.TC - VT : Phòng Tài - Viettel Telecom; - TT DA&KHDN : Trung tâm Dự án Khách hàng doanh nghiệp 1.1 Nội dung lưu đồ: Trách nhiệm Lưu đồ Mục Giám đốc Công ty tiêu chiến lược phát triển DA quang Viettel Telecom hố Mơ ta 1.2.1 Xây dựng chế sách, quy trình quy định phát triển dự án, Giao tiêu phát triển dự án T.Tâm DA&KHDN 1.2.2 Thu thập thông tin DA, lập CSDL DA tiềm năng, lập kế hoạch triển khai Tiếp xúc đàm phán CNVT Tỉnh/TP Ký kết hợp đồng nguyên tắc/Hợp đồng hợp tác đầu tư 1.2.3 CNVT Tỉnh/TP Trình ký tờ trình xin kinh phí phát triển dự án 1.2.4 CNVT Tỉnh/TP 1.2.5 Thực triển khai Thi công dự án CNVT tỉnh/TP T.TâmDA&KHDN Bàn giao lực hạ tầng cho KD P.TC - VT 1.2.6 Khai thác dịch vụ CNVT Tỉnh/TP Phòng XDHT - VT 1.2.7 Đối tác thi công 1.2.8 CNVT Tỉnh/TP CNVT Tỉnh/TP 1.2.9 1.2 Mô ta 1.2.1 Mục tiêu chiến lược phát triển dự án Giám đốc Công ty Viễn thông Viettel vào định hướng chiến lược chung Ban Giám đốc Tập đoàn việc triển khai quang hoá đến tất dự án Khu thị, khu cơng nghiệp, tồ nhà toàn quốc, đưa mục tiêu, chiến lược cụ thể nhằm đạo đơn vị thực 1.2.2 Xây dựng chế sách, quy trình quy định phát triển dự án, giao tiêu phát triển dự án, kiểm tra kết thực CNVT tỉnh/TP Trung tâm dự án khách hàng doanh nghiệp vào tình hình thay đổi mô hình chức nhiệm vụ phòng ban chức thuộc Viettel Telecom, vào biến động thị trường, sách đối thủ cạnh tranh xây dựng, điều chỉnh chế sách, quy trình quy định phát triển dự án cho phù hợp với tình hình thực tế Căn vào đạo Ban giám đốc Công ty Viễn thông Viettel việc phát triển Dự án, định hướng chiến lược phát triển cung cấp dịch vụ, tối ưu hóa mạng lưới, tối ưu hóa đầu tư, nâng cao chất lượng dịch vụ, TT DA&KHDN lập kế hoạch, giao tiêu phát triển Dự án cho CNVT tỉnh/TP định kỳ theo tháng, năm Định kỳ hướng dẫn, kiểm tra đánh giá kết thực nhiệm vụ CNVT 1.2.3 Thu thập thông tin Dự án, lập CSDL Dự án tiềm Thông tin Dự án chia làm loại: Chủ đầu tư tự liên hệ Tìm kiếm chủ đầu tư qua nhiều nguồn thơng tin: • Danh sách Dự án tiềm nhân viên trực tiếp khảo sát tìm kiếm địa bàn; • Các nguồn thơng tin dự án từ Sở Kế hoạch đầu tư, UBND Tỉnh/tp ; • Các nguồn thơng tin qua mối quan hệ cá nhân Khi thu thập thông tin dự án, chủ đầu tư, CNVT Tỉnh/TP lập CSDL Dự án tiềm 1.2.4 Tiếp xúc, đàm phán - Dựa CSDL dự án tiềm CNVT Tỉnh/TP soạn công văn gửi chủ đầu tư đề nghị hợp tác lĩnh vực dịch vụ đầu tư hạ tầng cung cấp dịch vụ viễn thông công nghệ thông tin dự - Tìm cách tiếp cận tiếp xúc đàm phán với chủ đầu tư nhằm giới thiệu Tập đoàn, lực hạ tầng mạng lưới, sản phâm đa dịch vụ Viettel, trình bầy quan điểm hợp tác kinh doanh hình thức đầu tư hạ tầng cung cấp dịch vụ viễn thông dự án Đồng thời thực thu thập thông tin Dự án bao gồm: Kế hoạch triển khai, tình trạng, mục đích sử dụng Dự án Thơng tin đối thủ cạnh tranh lĩnh vực Viễn thông (VNPT, EVN, FPT…) có định đầu tư vào Dự án khơng Thông tin Dự án khác mà Chủ đầu tư triển khai tương lai Đề nghị chủ đầu tư cung cấp File Auto Cad thiết kế dự án để có sở thiết kế kỹ thuật, lập dự tốn kinh phí - Sau sự chấp thuận hợp tác Chủ đầu tư CNVT Tỉnh/TP: Chuyển sang bước ký kết hợp đồng nguyên tắc; Lập thiết kế kỹ thuật sơ bộ, khái toán kinh phí trình chủ đầu tư xem xét (Nếu chủ đầu tư yêu cầu) 1.2.5 Ký kết hợp đồng nguyên tắc - CNVT Tỉnh/TP soạn thảo Hợp đồng nguyên tắc/Hợp đồng hợp tác đầu tư, chuyển Chủ đầu tư xem xét, thống điều khoản hợp đồng, trường hợp có thay đổi điều khoản hợp đồng (Biểu mẫu ban hành) CNVT Tỉnh/TP có trách nhiệm lập báo các nội dung thay đổi chuyển phòng dự án Trung tâm DA&KHDN kiểm tra báo cáo xin ý kiến đạo Ban Giám đốc Công ty - Giám đốc CNVT Tỉnh/TP ký kết HĐNT/BBTT (theo nội dung uỷ quyền Tổng Giám đốc), chuyển đối tác ký (có thể để đối tác ký trước tùy theo yêu cầu) - Trường hợp số dự án địa bàn Tỉnh/TP mà chủ đầu tư có trụ sở làm việc nằm địa bàn Tỉnh/TP khác (thường có trụ sở làm việc thành phố lớn Hà Nội thành phố HCM) thực triển khai dự án sau: CNVT Tỉnh/TP địa bàn có trách nhiệm lập báo cáo chi tiết thơng tin, quy mô dự án, đầu mối liên hệ (nếu có) gửi Trung tâm DA&KHDN; Trung tâm DA&KHDN có trách nhiệm đạo CNVT Tỉnh/TP tiếp cận chủ đầu tư địa bàn đàm phán tiếp xúc dự án, Trung tâm DA&KHDN đầu mối trực tiếp ký kết HĐNT, đạo chi nhánh Tỉnh có liên quan thực triển khai dự án; Kết thực dự án chia cho hai Tỉnh/TP bao gồm CN Tỉnh có dự án địa bàn CN Tỉnh có chủ đầu tư nằm địa bàn; 1.2.6 Lập tờ trình xin cấp kinh phí đàm phán dự án: - Sau hợp đồng ký kết, CNVT tỉnh/TP soạn thảo tờ gửi TT DA&KHDN kèm hợp đồng gốc - TT DA&KHDN vào hợp đồng tờ trình kiểm tra, trình ký bàn giao tờ trình phê duyệt cho CNVT tỉnh/TP - CNVT Tỉnh/TP có trách nhiệm tốn hóa đơn tiếp khách 1.2.7 Thực triển khai dự án: Các CNVT tỉnh/TP triển khai thi công theo Quy trình Xây dựng hạ tầng ADSL + PSTN Quang hố 1.2.8 Thơng báo, bàn giao hạ tầng cho phòng kinh doanh tỉnh/TP Sau hoàn tất thi cơng Phòng phát triển mạng ngoại vi có trách nhiệm lập biển bàn giao lực hạ tầng, quy mơ dự án cho Phòng kinh doanh Tỉnh/TP thực khai thác dịch vụ 1.2.9 Khai thác hạ tầng cung cấp dịch vụ Sau tiếp nhận lực hạ tầng dự án Phòng kinh doanh Tỉnh/TP có trách nhiệm lập kế hoạch truyền thơng quảng cáo thực tổ chức khai thác cung cấp dịch vụ dự án Yêu cầu: Khai thác 100% thuê bao thuộc dự án đầu tư độc quyền Viettel; Khai thác 70% thuê bao dự án đầu tư song song nhà cung cấp dịch vụ khác  Như vậy, Quy trình phát triển dự án mà thân tham gia vào tóm tắt lại theo dòng chảy cơng việc sau: Tìm kiếm dự án (xây dựng CSDL) => Tiếp xúc, đàm phán => Ký kết hợp đồng => Triển khai thi công (nghiệm thu, hồn cơng, tốn, đưa vào khai thác) => Phát triển khách hàng, cung cấp dịch vụ Với dòng chảy cơng việc cũng chưa có biểu gì bất cập hay khó khăn đáng kể cho cơng tác quản lý vì người quản lý nhìn nhận khó khăn bất ổn khâu để có đạo kịp thời Tuy nhiên cũng hạn chế nhỏ sau cần khắc phục, là: Trong bước Thực triển khai, Thi cơng dự án: có quy trình riêng cũng có bất cập chỗ thực uỷ quyền Tổng Giám đốc cho Giám đốc Chi nhánh ký kết Hợp đồng thi cơng có giá trị đầu tư nhân công vật tư phụ nhỏ 100 triệu đồng, lớn 100 triệu đồng thì chuyển lên Công ty Viettel Telecom để thâm định, định đầu tư ký kết Hợp đồng đối tác thi cơng Việc gây sự chậm chễ việc thi công đảm bảo tiến độ chung Dự án, làm thời kinh doanh Ví dụ có hai nhà cung cấp dịch vụ đầu tư vào Dự án Viettel VNPT thì nhà cung cấp dịch vụ triển khai thi cơng trước, hồn thiện trước thì chiếm lĩnh nhiều khách hàng tạo uy tín tốt Để khắc phục hạn chế trên, theo sử dụng biện pháp sau: + Thứ Tổng Giám đốc uỷ quyền riêng cho Giám đốc Chi nhánh Viettel Hà Nội (và Thành phố Hồ Chí Minh - chi nhánh lớn Tập đồn) ký Hợp đồng thi cơng có giá trị đầu tư nhân công vật tư phụ nhỏ 200 300 triệu đồng Như Chi nhánh chủ động công tác phát triển quản lý + Thứ hai giữ mức uỷ quyền cũ (100 triệu đồng) bố trí thêm nhân sự cho Công ty Viettel Telecom để chuyên hướng làm Dự án Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh để đảm bảo kịp thời với tiến độ chung dự án Tuy nhiên việc lựa chọn biện pháp thì cũng cần phải cân nhắc tính tốn kỹ lưỡng trước định áp dụng đồng thời hai biện pháp cho đạt mục đích lợi ích cao I Những áp dụng của môn học quan trị Tác nghiệp vào công việc: Sau học môn học Quản trị hoạt động, nhân tơi cũng có nhìn tổng quan trình tác nghiệp sản xuất đơn vị mình, tùy trường hợp, thời điểm cụ thể áp dụng nội dung vào công việc hàng ngày, hiểu để doanh nghiệp mình thành công cần phải có định đắn khâu tổ chức sản xuất cách hiệu hợp lý nhất, loại bỏ loại lãng phí tất khâu Chuân hoá qui trình sản xuất tiết kiệm thời gian tăng suất lao động Bố trí nhân lực xếp hợp lý hạn chế sản xuất thừa, hạn chế sản xuất hỏng Quản trị Sản xuất tác nghiệp, giúp nắm kiến thức quản trị hoạt động doanh nghiệp, phát triển khả nhận dạng, phân tích định sản xuất người quản lý, trình chuyển hoá nguồn lực đầu vào thành sản phâm đầu ra, cách thức giải vấn đề sản xuất; đặc biệt việc kiểm soát sử dụng có hiệu nguồn lực, đặc biệt việc loại bỏ chi phí khơng cần thiết theo hệ thống sản xuất LEAN Phương pháp san xuất LEAN gồm: Phế phẩm sự lãng phí: Giảm phế phâm lãng phí hữu hình khơng cần thiết, bao gồm sử dụng vượt định mức nguyên vật liệu đầu vào, phế phâm ngăn ngừa, chi phí liên quan đến tái chế phế phâm tính sản phâm vốn không khách hàng yêu cầu 2 Chu kỳ san xuất: Giảm thời gian quy trình chu kỳ sản xuất cách giảm thiểu thời gian chờ đợi công đoạn, cũng thời gian chuân bị cho quy trình thời gian chuyển đổi mẫu mã hay quy cách sản phâm Mức tồn kho: Giảm thiểu mức hàng tồn kho tất công đoạn sản xuất, sản phâm dở dang công đoạn Mức tồn kho thấp đồng nghĩa với yêu cầu vốn lưu động Năng suất lao động: Cải thiện suất lao động, cách vừa giảm thời gian nhàn rỗi công nhân, đồng thời phải đảm bảo công nhân đạt suất cao thời gian làm việc Tận dụng thiết bị mặt bằng: Sử dụng thiết bị mặt sản xuất hiệu cách loại bỏ trường hợp ùn tắc gia tăng tối đa hiệu suất sản xuất thiết bị có, đồng thời giảm thiểu thời gian dừng máy Tính linh động: Có khả sản xuất nhiều loại sản phâm khác cách linh động với chi phí thời gian chuyển đổi thấp San lượng: Nếu giảm chu kỳ sản xuất, tăng suất lao động, giảm thiểu ùn tắc thời gian dừng máy, cơng ty gia tăng sản lượng cách đáng kể từ sở vật chất có Hầu hết lợi ích dẫn đến việc giảm giá thành sản xuất Đối với Viettel lãng phí lớn chưa khai thác hết hạ tầng, tài nguyên mạng lưới: đầu tư để chiếm lĩnh dẫn dắt thị trường, Viettel phải tập trung phát triển hạ tầng mạng lưới triển khai hạ tầng mạng cáp rộng lớn, thời gian từ lúc triển khai đến có khách hàng để cung cấp dịch vụ dài dẫn đến ứ đọng vốn, thời gian thu hồi vốn chậm Ví dụ đầu tư vào khu đô thị với diện tích rộng thì Dự án kéo dài từ đến 10 năm có khách hàng đến ở, phải đầu tư hạ tầng từ ban đầu Hay mạng Di động thì phải phủ sóng rộng, dàn trải, phải có dung lượng lớn Như số lượng th bao ít, khơng phát sinh lưu lượng, sản lượng thoại gọi gọi đến (hoặc lưu lượng phát sinh ít) thì dẫn đến lãng phí tài nguyên Giai pháp nhằm làm giam thiểu lãng phí: Đầu tư hạ tầng Viễn thông theo giai đoạn tiến độ chung Dự án Vú dụ Dự án hoàn thiện đến đâu Viettel triển khai làm hạ tầng cung cấp dịch vụ đến Khi lượng khách hàng dự án thấp (thường giai đoạn dự án vào hoạt động) thì tận dụng hạ tầng gần dự án để cung cấp dịch vụ cho khách hàng, lượng khách hàng đủ nhiều thì triển khai Node trạm Phát triển nhanh số lượng thuê bao làm giảm chi phí khấu hao đơn vị sản phâm làm giảm suất đầu tư/thuê bao giảm giá thành dịch vụ Như phát triển thêm khách hàng Sử dụng người Ban quản lý dự án (của Chủ đầu tư) để làm cộng tác viên phát triển khách hàng dự án cho Viettel Làm tiếp cận dễ dàng với khách hàng phát triển nhiều khách hàng Thực chương trình kích thích tiêu dùng, phát sinh lưu lượng gói sản phâm, gói cước khác nhau; chương trình khuyến hấp dẫn; Có sách hấp dẫn mang lại nhiều quyền lợi cao cho khách hàng Thực chương trình điện thoại cố định không dây cho hộ nông dân để tăng lưu lượng sử dụng cho trạm phát sóng di động đầu tư xây dựng Trên vài giải pháp nhỏ mang tính vi mô hai dịch vụ Viettel mà thân trực tiếp tham gia đơn vị Tuy nhiên, đơn vị cơng tác có nhiều phận phụ trách công việc, quy trình tác nghiệp khác mà quy trình có ưu điểm nhược điểm khác Nên với kiến thức học, với tài liệu thu thập trình học tập cố gắng để truyền đạt lại với đầu mối phụ trách quy trình tác nghiệp khác để vận dụng, nghiên cứu ánh xạ vào công việc cho đạt hiệu cao cho thân doanh nghiệp tất vì “NGÔI NHÀ CHUNG VIETTEL“ ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Tài liệu tham khao: Quy trình phát triển dự án Công ty viễn thông Viettel Chi nhánh Viettel Hà Nội – Tập đồn Viễn thơng Qn đội TS Nguyễn Danh Nguyên: Bài giảng “Quản trị Sản suất & Tác nghiệp” Chương trình đạo tạo MBA Sách Quản trị sản xuất tác nghiêp - Global Advanced Master Bussiness Aministration - Hà Nội tháng 11/2008  ... mục tiêu, chi n lược cụ thể nhằm đạo đơn vị thực 1.2.2 Xây dựng chế sách, quy trình quy định phát triển dự án, giao tiêu phát triển dự án, kiểm tra kết thực CNVT tỉnh/TP Trung tâm dự án khách... đốc Công ty tiêu chi n lược phát triển DA quang Viettel Telecom hố Mơ ta 1.2.1 Xây dựng chế sách, quy trình quy định phát triển dự án, Giao tiêu phát triển dự án T.Tâm DA&KHDN 1.2.2 Thu thập... ta 1.2.1 Mục tiêu chi n lược phát triển dự án Giám đốc Công ty Viễn thông Viettel vào định hướng chi n lược chung Ban Giám đốc Tập đoàn việc triển khai quang hoá đến tất dự án Khu thị, khu cơng