Đang tải... (xem toàn văn)
Trong xu thế hiện nay khi mà “thương trường như chiến trường” thì mỗi doanh nghiệp muốn kinh doanh thành công thì phải thực hiện tốt quá trình quản trị kinh doanh. Xây dựng chương trình, kế hoạch là một trong những nội dung cơ bản của quản trị kinh doanh
[OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A] LỜI CẢM ƠN Trong thời gian học tập khảo sát thực tiễn em nhận quan tâm, hướng dẫn giúp đỡ nhiều tập thể cá nhân nhà trường Trước hết, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban giám hiệu toàn thể thầy cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội, người dạy dỗ, hướng dẫn chuyền giảng kiến thức bổ ích, quý báu năm tháng học tập trường Đặc biệt, em xin cảm ơn Ths Nguyễn Hải Phong người trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ em suốt trình học tập học phần Quản trị Văn phòng doanh nghiệp Đồng thời, em xin bày tỏ lòng cảm ơn đến bác, cô, Ban lãnh đạo Công ty TNHH Thành Long tồn thể cán cơng nhân viên Công ty, đặc biệt bác, chị Phòng Kế hoạch Cơng ty tạo nhiều điều kiện giúp đỡ em việc cung cấp thông tin cần thiết cho việc nghiên cứu, đóng góp ý kiến bổ ích cho em hồn thành tiểu luận với kết mong đợi Trong tiểu luận thân cố gắng nỗ lực để giải yêu cầu mục đích đặt ra, xong thời gian kinh nghiệm thực tế có hạn nên khơng thể tránh khỏi thiếu xót Em mong nhận bảo, bổ sung ý kiến đóng góp thầy giáo, bạn bè để tiểu luận hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội , ngày … tháng … năm 2018 Sinh viên Lê Thị Thúy Lê Thị Thúy | 1607QTVA027 [OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A] LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài Tiểu luận “ Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch Cơng ty TNHH Thành Long ” đề tài em tự tìm hiểu, nghiên cứu trình bày, khơng chép ngun văn từ tài liệu Em xin chịu trách nhiệm với tiểu luận ! Lê Thị Thúy | 1607QTVA027 [OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A] DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Ký hiệu chữ viết tắt TNHH HTX KHKT SXKD UBND Nội dung viết tắt Trách nhiệm hữu hạn Hợp tác xã Khoa học kỹ thuật Sản xuất kinh doanh Ủy ban nhân dân Lê Thị Thúy | 1607QTVA027 [OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A] MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Trong xu mà “thương trường chiến trường” doanh nghiệp muốn kinh doanh thành cơng phải thực tốt q trình quản trị kinh doanh Xây dựng chương trình, kế hoạch nội dung quản trị kinh doanh Xây dựng chương trình, kế hoạch công việc quan trọng hàng đầu nhà quản trị Để khỏi lạc hậu so với đối thủ cạnh tranh đảm bảo tầm nhìn xa trơng rộng phải xây dựng chương trình, kế hoạch cách hiệu Mỗi chương trình, kế hoạch có vai trò quan trọng hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Việc lập chương trình, kế hoạch chi tiết cho phép doanh nghiệp hiểu khai thác tốt hội thị trường, hình thành khung cơng việc rõ ràng nhằm phối hợp tốt tối ưu nguồn lực trình kinh doanh, làm sở để đánh giá kết thành tích kinh doanh Việc gia nhập WTO đặt kinh tế Việt Nam trước thời , vận hội thách thức Công ty TNHH Thành Long thực nhiều chương trình, kế hoạch chiến lược để bắt nhịp với xu hội nhập kinh tế Một công tác quan trọng phải kể đến để nâng cao chất lượng công việc công tác lập kế hoạch, xây dựng chương trình cho hoạt động công ty Đối với doanh nghiệp hoạt động lập kế hoạch, xây dựng chương trình chức trình quản lý , có vai trò quan trọng Xây dựng chương trình, lập kế hoạch gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu chương trình hành động tương lai, sở để xác định triển khai chức lại doanh nghiệp Chất lượng cơng tác xây dựng chương trình, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh nâng cao điều kiện cần thiết để đảm bảo trinh kinh doanh doanh nghiệp đạt hiệu cao Để tìm hiểu quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch kinh doanh, em thực nghiên cứu đề tài tiểu luận “Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch kinh doanh Cơng ty TNHH Thành Long” [OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A] Lịch sử nghiên cứu Viết công tác xây dựng tổ chức thực chương trình, kế hoạch có nhiều cơng trình nghiên cứu như: - Giáo trình Quản trị văn phòng doanh nghiệp PGS.TS Nguyễn Hữu Tri, xuất năm 2005, Nhà xuất bản: Khoa học kỹ thuật Trong giáo trình đề cập đến vấn đề chung văn phòng, nhà quản trị văn phòng, nghiệp vụ cơng tác văn phòng như: việc xây dựng tổ chức thực chương trình, kế hoạch tổ chức máy văn phòng; tổ chức quản lý thực nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ; - Cuốn Tổ chức doanh nghiệp GS.TSKH Vũ Huy Từ ; - Cuốn Quản trị học tác giả Nguyễn Hải Sản.- Tp Hồ Chí Minh, Nxb Hồng Đức,… - Các tài liệu nước ngồi điển Quản trị marketing tác giả Philip Kotler, Nhà xuất Lao động – xã hội,… Tuy nhiên đề tài Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch kinh doanh Cơng ty TNHH Thành Long đề tài chuyên sâu cá nhân em nghiên cứu dựa tảng tài liệu hệ trước 3.Đối tượng phạm vi nghiên cứu Trong khuôn khổ đề tài em lựa chọn cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch kinh doanh Cơng ty TNHH Thành Long đối tượng nghiên cứu xuyên suốt toàn đề tài Phạm vi nghiên cứu: + Về không gian: Đề tài nghiên cứu phạm vi Công ty TNHH Thành Long, tỉnh Tuyên Quang + Về thời gian: Đề tài nghiên cứu tư liệu khoảng thời gian tháng đầu năm 2018 Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu [OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A] Đề tài góp phần nghiên cứu làm rõ thực trạng, mặt được, chưa được, hạn chế yếu nguyên nhân công tác xây dựng chương trình, kế hoạch kinh doanh Cơng ty TNHH Thành Long Đề xuất giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu công tác xây dựng chương trình, kế hoạch kinh doanh văn phòng phục vụ, trì hoạt động, góp phần vào thành cơng Công ty thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu Đề tài nghiên cứu sở tìm hiểu tham khảo quy định Nhà nước pháp luật doanh nghiệp cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch Ngồi ra, đề tài sử dụng phương pháp sau để nghiên cứu: - Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin từ văn bản, tài liệu lưu trữ Cơng ty TNHH Thành Long, báo chí, tài liệu chuyên ngành - Tham khảo ý kiến đóng góp, bảo thầy cô giáo trường - Thảo luận, làm việc tập trung theo nhóm, ý kiến chia sẻ từ bạn lớp ĐHLT.QTVP 16A Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Đề tài góp phần đưa ý kiến, nhận định cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch giải pháp nhằm đổi từ tư nhận thức trình xây dựng chương trình, kế hoạch sau Để từ nâng cao hiệu chất lượng kinh doanh nâng cao suất giải công việc Thực đề tài điều kiện thuận lợi cho cá nhân thực đề tài nâng cao lực nghiên cứu, hoàn thành tốt nhiệm vụ thân nhiệm vụ môn học Cung cấp luận khoa học để xây dựng đề án tăng cường chất lượng, hiệu cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch doanh nghiệp Kết nghiên cứu đề tài có giá trị tham khảo cho hệ thống quan quản lý nhà nước cá nhân, tập thể yêu thích nghiên cứu khoa học [OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A] Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung đề tài thể ba chương: Chương 1: Tổng quan tổ chức hoạt động công ty TNHH Thành Long Chương 2: Thực trạng cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch phòng Kế hoạch cơng ty TNHH Thành Long Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch phòng Kế hoạch cơng ty TNHH Thành Long [OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A] Chương TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TNHH THÀNH LONG 1.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty TNHH Thành Long 1.1.1 Tên địa Công ty Tên giao dịch: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thành Long Giám đốc: Nguyễn Trác Long Địa trụ sở chính: Tổ dân phố Măng Ngọt, Thị trấn Sơn Dương - Huyện Sơn Dương - Tỉnh Tuyên Quang Điện thoại: +(84)0273 836 072 - DĐ 0913 250 626 Fax: +(84)0273 836 072 Mã số thuế: 5000207973 Tài khoản: 4211010058 mở ngân hàng Nông nghiệp phát triển nông thôn huyện Sơn Dương, tỉnh Tuyên Quang 1.1.2 Thời điểm hình thành mốc lịch sử quan trọng Năm 2001 với nhiệm vụ, yêu cầu xã hội thị trường, Hợp tác xã xây dựng Thành Long đổi tên thành “Công ty TNHH Thành Long” theo Giấy phép kinh doanh số 1502000021 sở kế hoạch đầu tư tỉnh Tuyên Quang cấp ngày 04 tháng 04 năm 2001 Tuy thành lập nhiều khó khăn Cơng ty ln cố gắng tiếp cận với mới, cạnh tranh chất lượng tiến độ thi công, áp dụng công nghệ thiết bị thi cơng tiên tiến Từ Cơng ty ngày có uy tín địa bàn tỉnh Tuyên Quang tỉnh bạn đóng góp phần không nhỏ vào Ngân sách Nhà nước, tạo công việc ổn định cho người lao động, chăm lo đến điều kiện sống làm việc cho công nhân viên chức tồn Cơng ty Trải qua mười sáu năm hoạt động từ Hợp tác xã Xây dựng đến Cơng ty TNHH Thành Long hồn thành bàn giao 100 cơng trình đường giao thơng, cầu, cống, đường điện, trạm biến áp, dân dụng… đưa vào sử dụng phục [OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A] vụ cho kinh tế quốc dân đạt nhiều thành góp phần phát triển sở hạ tầng cho tỉnh nhà Cụ thể Công ty thi cơng nhiều dự án có quy mơ như: - Đường giao thông Kháng Nhật Đèo Mon - Công trình cải tạo nâng cấp nhà trụ sở UBND huyện Sơn Dương - Trạm biến áp 35 KVA xã Hợp Thành - Đường tràn liên hợp Nà Tè - Ngồi Cơng ty tham gia sản xuất vật liệu xây dựng đá, sỏi phục vụ cho thi công cơng trình giao thơng, thuỷ lợi, dân dụng, … Q trình phát triển Cơng ty thời gian qua thể qua số tiêu kinh tế biểu sau: Biểu số 01: Một số tiêu kinh doanh Công ty Stt Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Doanh thu Đồng 4.535.251.414 3.297.067.414 9.251.130.224 Lợi nhuận Đồng 46.450.000 73.351.407 451.978.439 Tổng lao động Người 65 69 75 Đồng 13.006.000 8.542.408 70.095.145 Đóng góp vào ngân sách (Nguồn: Phòng Tổ chức Lao động-hành chính) [OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A] 1.2 Đặc điểm tổ chức máy quản lý Công ty TNHH Thành Long 1.2.1 Cơ cấu máy quản lý Cơ cấu máy quản lý Công ty thể qua sơ đồ sau: Sơ đồ 01: Cơ cấu máy quản lý GIÁM ĐỐC Phòng tài - kế tốn Phòng Phòng tổ chức lao động-hành kế hoạch Phòng kỹ thuật quản lý thi công Đội thi công Đội Đội Đội thi thi thi số công công công số số số (Nguồn: Phòng Tổ chức Lao động - Hành chính) 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ phận Giám đốc người có thẩm quyền cao nhất, có nhiệm vụ quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Các phận chức năng: Phòng Tài - Kế tốn Có nhiệm vụ tham mưu tài cho Giám đốc, phản ánh trung thực tình hình tài Cơng ty, tổ chức giám sát, phân tích hoạt động kinh tế từ giúp giám đốc nắm bắt tình hình tài Cơng ty xây dựng quy chế phân cấp cơng tác Tài - Kế tốn Cơng ty cho đơn vị [OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A] định Trên sở nhận thức điểm mạnh, điểm yếu công ty mà lãnh đạo công ty xác định mục tiêu công ty tương lai Nội dung bước tập trung vào việc hội thách thức mơi trường bên bên ngồi cơng ty có ảnh hưởng đến việc thực mục tiêu Đồng thời điểm mạnh, điểm yếu cơng ty có ảnh hưởng đến việc thực mục tiêu Để từ rút phân tích, đánh giá mơi trường nhằm định hướng mục tiêu giai đoạn Bước 2: Xác định mục tiêu: Đây việc mô tả thành tương lai kế hoạch hoàn thành Các mục tiêu xác định kết thu thời điểm kết thúc công việc cần làm Các mục tiên thường thiết lập với tiêu chí đo lường nhằm kiểm tra tiến độ thực cách sát Trong thực tế đơi có mục tiêu mâu thuẫn nên việc thiết lập thứ tự ưu tiên cho mục tiêu công việc quan trọng cần làm lãnh đạo công ty nhằm phân bổ nguồn lực thực cách hợp lý Bước 3: Xây dựng lựa chọn phương án: Đây trình xem xét định cách thức thực mục tiêu Các cách thức thực mục tiêu xây dựng thành nhiều phương án tương lai thay đổi mà phương án khác giúp tang tính linh hoạt chủ động cơng ty trước biến đổi mơi trường Hơn việc có nhiều phương án thực giúp công ty lựa chọn phương án tối ưu đồng thời tránh rủi ro trình thực mục tiêu Bước 4: Chương trình hóa tổng thể: Đây giai đoạn mô tả chi tiết nhiệm vụ hành động cụ thể, bước thực hiện, yêu cầu nguồn lực cách thức thực mục tiêu cơng ty Ngun tắc chương trình hóa tổng thể đảm bảo tính khoa học rõ rang, tạo điều kiện cho việc thực mục tiêu hiệu Bước 5: Xác định tiêu chuẩn kiểm tra – đánh giá kết thực hiện: 19 [OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A] Để lãnh đạo công ty biết mức độ hoàn thành mục tiêu cơng ty có sở đánh giá mức độ hồn thành cơng việc phận, đơn vị việc xây dựng tiêu chuẩn kiểm tra – đánh giá kết thực hienj việc làm vô cần thiết Các tiêu chuẩn kiểm tra – đánh giá thước đo đồng thời sở để đánh giá hiệu tiến độ hiệu làm việc phận, đơn vị, cá nhân công ty 2.2.2.Một số công cụ hỗ trợ việc lập chương trình, kế hoạch * Phương pháp phân tích mơi trường: Mỗi quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu khác vấn đề bảo đảm thông tin cho cơng việc Trong đa dạng thông tin, việc xác định nhu cầu thông tin giúp cho việc thu thập thơng tin có trọng tâm, bảo đảm thu thập thông tin cần thiết, khắc phục tình trạng thu thập thơng tin dàn trải, thiếu thông tin cần thiết theo yêu cầu cơng việc cần giải Việc phân tích mơi trường tức đánh giá ảnh hưởng nhân tố như: Mơi trường trị địa phương nước quốc tế; Môi trường kinh tế cấu kinh tế; Các nhân tố xã hội hệ giá trị văn hóa, thói quen hay tập quán dân cư; Các nhân tố công nghệ phục vụ cho việc vận hành cơng ty - Việc phân tích nhân tố cần xác định gắn với nhu cầu thông tin công ty phục vụ việc thực chức năng, nhiệm vụ chung công ty Những thông tin cần thiết cho việc xây dựng chương trình, kế hoạch thu thập phần toàn hoạt động thực tiễn cơng ty Vì vậy, việc phân tích thơng tin mơi trường tránh việc thu thập lại thơng tin có Mặt khác, việc phân tích thơng tin mơi trường mối tương quan với thông tin công ty – xây dựng chương trình, kế hoạch để bảo đảm thơng suốt hoạt động công ty * Phương pháp dự báo hỗ trợ: Các phương pháp dự báo nhằm xác định xu hướng, biến động yếu tố mơi trường để từ xác định mục tiêu phương án hành động cần 20 [OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A] thiết để thực hiệu mục tiêu cơng ty Có nhiều phương pháp dự báo khác bật phương pháp dự báo theo kịch Tức đưa kịch viễn cảnh tương lai xảy văn bản, từ thiết lập phương án khác để ứng phó với biến động xảy * Phương pháp phân tích ma trận SWOT: SWOT cụm từ viết tắt của: Strenghs – Sức mạnh; Weaknesses – Điểm yếu; Opportunities – Cơ hội; Threats – Thách thức Phương pháp có khả phát nắm bắt khía cạnh vấn đề cơng ty Từ ta biết điểm mạnh, điểm yếu, nhận hội thách thức doanh nghiệp phải đối mặt Nói chung SWOT thực cơng cụ hữu ích việc tổng hợp thông tin phục vụ cho việc lập chương trình, kế hoạch * Phương pháp sử dụng biểu đồ Gantt: Ngồi phương pháp biểu đồ Gantt sử dụng việc lập chương trình, kế hoạch Đây phương pháp cổ điển nhìn vào biểu đồ ta nhận thấy trình tự thực nhiệm vụ tiến độ thực từ biết bước cần phải làm đồng thời thấy phụ thuộc lẫn cơng việc… 2.3.Trách nhiệm phòng Kế hoạch Bước 1: Giao nhiệm vụ soạn thảo Căn nội dung, tính chất cơng việc cần giải quyết, Giám đốc giao nhiệm vụ soạn thảo chủ trì soạn thảo văn cho phòng Kế hoạch Bước 2: Soạn thảo dự thảo Phòng Kế hoạch có trách nhiệm tiến hành thu thập, nghiên cứu thông tin, tư liệu có liên quan đến dự thảo; chuẩn bị đề cương, biên soạn chỉnh lý dự thảo Bước 3: Lấy ý kiến góp ý cho dự thảo Sau hồn thành dự thảo, phòng Kế hoạch báo cáo Giám đốc duyệt nội dung dự thảo đề xuất việc tổ chức lấy ý kiến, hình thức lấy ý kiến, phạm vi đối tượng lấy ý kiến (gồm đơn vị, phòng ban, cá nhân có liên quan Phòng Kế hoạch lập Hồ sơ lấy ý kiến để tổ chức việc lấy ý kiến góp ý cho 21 [OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A] dự thảo Hồ sơ lấy ý kiến bao gồm: + Đề nghị gửi lấy ý kiến; + Dự thảo; + Danh mục văn pháp luật hành dùng làm để soạn thảo, ban hành chương trình, kế hoạch + Các tài liệu khác có liên quan (nếu có) - Các hình thức lấy ý kiến: + Gửi dự thảo để lấy ý kiến đơn vị, phòng ban, cá nhân có liên quan cơng ty + Tổ chức họp góp ý trực tiếp Tùy theo mức độ phức tạp nội dung dự thảo khả phát sinh ý kiến trái chiều quy định dự thảo để lựa chọn hình thức lấy ý kiến cho phù hợp (sử dụng kết hợp nhiều hình thức lấy ý kiến) Thời hạn lấy ý kiến phải ghi cụ thể bảo đảm để đối tượng lấy ý kiến có đủ thời gian nghiên cứu, tham gia ý kiến dự thảo Quá thời hạn lấy ý kiến mà đối tượng lấy ý kiến khơng có câu trả lời xem đối tượng trí nội dung dự thảo Đơn vị, phòng ban, cá nhân lấy ý kiến phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc việc không tham gia chậm tham gia ý kiến vướng mắc phát sinh (nếu có) liên quan đến nội dung thuộc trách nhiệm quản lý đơn vị, phòng ban, cá nhân Bước 4:Tổng hợp ý kiến, tiếp thu, giải trình ý kiến tham gia góp ý, chỉnh lý Dự thảo Trong thời hạn tối đa mười ngày làm việc kể từ ngày hết hạn tham gia ý kiến ghi Đề nghị gửi lấy ý kiến, phòng Kế hoạch có trách nhiệm nghiên cứu, tổng hợp, giải trình, tiếp thu ý kiến, chỉnh lý dự thảo Việc tổng hợp, tiếp thu, giải trình ý kiến tham gia góp ý phải đầy đủ, chi tiết phải sở đánh giá tồn diện vấn đề có liên quan để bảo đảm tính khả thi, phù hợp văn Đối với vấn đề phức tạp có ý kiến khác nhau, phòng Kế hoạch báo 22 [OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A] cáo Giám đốc để xin ý kiến đạo Sau tiếp thu ý kiến tham gia góp ý chỉnh lý lại dự thảo, xét thấy cần thiết, phòng Kế hoạch tiếp tục lấy ý kiến tham gia góp ý đơn vị, phòng ban, cá nhân có liên quan Bước 5: Thẩm định dự thảo Sau chỉnh lý dự thảo theo ý kiến tham gia góp ý đơn vị, phòng ban, cá nhân có liên quan, ý kiến đạo (nếu có) Giám đốc phòng Kế hoạch hồn chỉnh dự thảo Trưởng phòng Kế hoạch ký nháy vào góc phía bên phải trang dự thảo gửi Hồ sơ thẩm định đến Giám đốc để tiến hành thẩm định: Hồ sơ thẩm định, bao gồm: - Phiếu đề nghị thẩm định - Tờ trình việc ban hành văn - Dự thảo sau tiếp thu ý kiến góp ý hồn chỉnh nội dung; -Bản tổng hợp ý kiến, giải trình dự thảo - Danh mục văn pháp luật hành dùng làm - Các tài liệu khác có liên quan Giám đốc tổ chức thẩm định dự thảo sau nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định Trường hợp cần làm rõ nội dung dự thảo, Giám đốc đề nghị phòng Kế hoạch cung cấp thơng tin, tài liệu có liên quan đến dự thảo đề nghị giải trình rõ quy định dự thảo Trường hợp cần thiết, Giám đốc đề nghị triệu tập trực tiếp đại diện phòng Kế hoạch đại diện số đơn vị, phòng ban có liên quan để phục vụ cho việc thẩm định Dự thảo Sau đó, Giám đốc ký văn thẩm định ký nhỏ vào góc phía bên trái trang Dự thảo gửi phòng Kế hoạch Sau nhận văn thẩm định, phòng Kế hoạch nghiên cứu soạn thảo văn 23 [OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A] Bước 6:Thủ tục, hồ sơ trình ký ban hành văn Sau hoàn tất việc thẩm định dự thảo theo quy định phòng Kế hoạch hồn chỉnh Dự thảo hồ sơ trình Giám đố ký ban hành văn bản.Hồ sơ trình ký gồm: - Tờ trình việc ban hành văn - Dự thảo văn - Bản tổng hợp ý kiến, giải trình dự thảo; - Danh mục văn pháp luật hành dùng làm để soạn thảo - Các tài liệu liên quan khác (nếu có) Bước 7: Phát hành văn Ngay sau văn Giám đốc ký ban hành, phòng Kế hoạch có trách nhiệm lấy số, đóng dấu, lưu phát hành theo quy định hành công ty công tác văn thư 2.4.Trách nhiệm đơn vị khác Công ty - Nghiêm túc thực nội dung cơng việc giao chương trình, kế hoạch - Phối hợp hiệu với phòng Kế hoạch cơng tác xây dựng, ban hành đôn đốc thực kế hoạch ban hành - Mạnh dạn đề xuất ý tưởng, phương án góp phần hồn thiện chương trình, kế hoạch mà cơng ty ban hành Tiểu kết Như chương trình bày bày cách chi tiết thực trạng công tác xây dựng tổ chức thực nội quy, quy chế, quy định văn phòng Cơng ty TNHH Máy Tính Nét - nội dung đề tài nghiên cứu Công tác xây dựng,tổ chức thực nội quy, quy chế, quy định Công ty TNHH Máy Tính Nét thực tốt, có nhiều ưu điểm đáng khen ngợi cơng tác xây dựng tổ chức thực Tuy nhiên có hạn chế cần khắc phục để nâng cao hiệu Vì vậy, chương đề xuất đưa giải pháp để công tác xây dựng tổ chức thực nội 24 [OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A] quy, quy chế, quy định văn phòng Cơng ty hoàn thiện 25 [OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A] Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA PHỊNG KẾ HOẠCH TẠI CÔNG TY TNHH THÀNH LONG 3.1 Đánh giá chung - Phòng Kế hoạch cơng ty xây dựng máy đầy đủ, có trình độ chun mơn tốt, có tính chun mơn hóa cao - Việc phân chia công việc chi tiết giúp cho lãnh đạo cơng ty kiểm sốt hết cơng việc phòng Cơng ty từ kịp thời đưa giải pháp kịp thời xử lý công việc - Đã xây dựng kế hoạch dài hạn, trung hạn chương trình, kế hoạch cụ thể bao hàm hết lĩnh vực, khía cạnh Cơng ty - Việc truyền thông, quán triệt, theo dõi, đôn đốc việc thực đến tồn thể cơng nhân viên thực tốt, đầy đủ, nhanh chóng, sâu rộng giúp cơng việc chủ động đạt hiệu cao - Công nhân viên tồn cơng ty ý thức tốt việc thực nhiệm vụ, trách nhiệm giao - Giúp cho lãnh đạo Công ty quản lý, kiểm soát tốt hiệu hoạt động đơn vị, góp phần tạo vị vững cho cơng ty thương trường 3.2 Một số tồn hạn chế - Bộ máy phòng chi tiết chưa tối ưu nguồn lực, việc phân ban vào chi tiết - Bộ máy bị động việc giúp lãnh đạo công ty đưa định khẩn cấp, công việc phát sinh đột xuất - Trình độ ngoại ngữ đội ngũ nhân văn phòng hạn chế nên thiếu chủ động việc giao tiếp với khách nước ngoài, văn tiếng nước ngồi (tiếng Anh, tiếng Trung) trình ký nhiều lỗi tả chưa kiểm duyệt - Sự phối hợp giải cơng việc Phòng kế hoạch Phòng ban khác Cơng ty chưa tốt, nhiều dây dưa gây ách tắc cơng 26 [OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A] việc, đặc biệt nội dung cần phối hợp triển khai - Các đơn vị, phòng, ban Cơng ty thiếu chủ động việc đề xuất giải pháp sáng tạo nâng cao hiệu công tác xây dựng, tổ chức thực chương trình, kế hoạch, dừng việc thực theo - Nhân phòng chưa mạnh dạn đưa đề xuất, sáng kiến ý tưởng để cải tiến cách thức làm việc - Chưa xây dựng quy trình chuẩn việc ban hành lấy ý kiến xây dựng chương trình, kế hoạch 3.3 Nguyên nhân - Công nhân viên làm kỹ thuật xây dựng chưa nhận thức nghĩa tầm quan trọng việc xây dựng chương trình, kế hoạch - Khối lượng công việc hàng năm phát sinh nhiều, số nhiệm vụ đột xuất, bị động… áp lực cơng nhân viên phòng thực nhiệm vụ giao - Một số công nhân viên lực hạn chế, thiếu kinh nghiệm, khả phân tích, dự báo, xử lý thơng tin chưa tốt; chưa thật nỗ lực học tập, tìm tòi nghiên cứu Cơng ty, nhiệm vụ giao - Việc bố trí cơng nhân viên phụ trách mảng cơng tác chưa phù hợp với trình độ đào tạo khối lượng công việc tương đối nhiều - Lãnh đạo công ty chưa thực quan tâm đến việc tổ chức kiểm tra đánh giá việc thực nội dung công việc giao 3.4 Một số giải pháp 3.4.1 Đối với Ban lãnh đạo - Thường xuyên truyền thông cho cán công nhân viên nắm rõ chủ trương, định hướng công ty - Tập trung xây dựng, củng cố tổ chức, máy, quan tâm bổ sung nhân viên đảm bảo tiêu chuẩn, số lượng theo quy định Xây dựng đội ngũ nhân viên bước chun mơn hóa Khi ln chuyển nhân viên ln đảm bảo tính kế thừa, ổn định, tránh tình trạng hụt hẫng, khơng đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ giao 27 [OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A] - Có chế tạo điều kiện cho nhân viên học tập nâng cao trình độ lý luận trị, quản lý doanh nghiệp, chun mơn nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ tình hình - Cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cần quy chuẩn hóa để việc thực dễ dàng - Tăng cường đầu tư sở vật chất để bước đại hóa cơng ty; tang cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý điều hành 3.4.2 Đối với công nhân viên - Cần tìm hiểu, nắm rõ đầu mối công việc để tư vấn cho lãnh đạo xây dựng thực nội dung công việc cách hiệu - Nhân viên văn phòng cần có định hướng, mục tiêu rõ ràng việc tham mưu cho ban lãnh đạo xây dựng phương án tối ưu nhằm nâng cao hiệu công việc - Tăng cường tính tự nghiên cứu để nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, kỹ hành chính, nắm vững, hiểu chủ trương, nội dung quy định pháp luật, tích lũy kiến thức xã hội sâu rộng để tham mưu tổng hợp phục vụ đắc lực công tác đạo, điều hành lãnh đạo Công ty - Thường xuyên đổi tác phong, lề lối làm việc, nhân viên phải có chương trình làm việc riêng (Năm, Quý, tháng hàng tuần), làm tốt công tác phối hợp nội Công ty - Xây dựng quy trình chuẩn việc ban hành chương trình, kế hoạch để tránh việc rườm rà thời gian xây dựng Đồng thời xây dựng chế phối hợp đơn vị, phận công ty để tránh tình trạng ỷ lại, trốn tránh trách nhiệm Tiểu kết Chương đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác xây dựng chương trình, kế hoạch phòng Kế hoạch Công ty TNHH Thành Long Những ý kiến đưa quan điểm cá nhân để áp dụng phù hợp với tình hình Cơng ty Mỗi Cơng ty có lĩnh vực hoạt động khác có ưu, 28 [OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A] nhược điểm khác cần vào thực tế đưa giải pháp tốt hiệu 29 [OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A] KẾT LUẬN Trong thời kỳ hội nhập tạo cho đất nước ta nhiều hội thách thức đòi hỏi phải thích ứng với xu mới.Vậy phải đổi tất lĩnh vực để nâng cao ưu khả cạnh tranh nhằm tận dụng hội, vượt qua khó khăn thử thách Chính doanh nghiệp cần chủ động xây dựng tổ chức thực chương trình, kế hoạch nhằm ứng phó hiệu với biến động mơi trường kinh doanh Qua q trình nghiên cứu Cơng ty TNHH Thành Long tạo điều kiện cho em nắm bắt thêm nhiều kiến thức phục vụ cho trình học tập Tuy nhiên, trình độ nghiên cứu nhiều hạn chế, kinh nghiệm thực tế tích lũy đề tài nghiên cứu tránh khỏi sai xót, mong bảo từ phía thầy cơ, cơ, bác, Anh, chị Cơng ty góp ý để đề tài hoàn thiện hơn./ Em xin chân thành cảm ơn ! 30 [OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A] TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Nguyễn Văn Chiều, Bài giảng kỹ quản lý, NXB đại học quốc gia Hà Nội Mike Harvay, Quản trị hành văn phòng, Nhà xuất Thống kê; Trần Thị Ngà , Tài liệu mơn học “Quản trị văn phòng”, “Kỹ thư ký” Học viện Hành Quốc Gia Luật Doanh nghiệp Quốc Hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ thơng qua ngày 26 tháng 11 năm 2014./ Phạm Đức Thành, Giáo trình Kinh tế lao động 31 [OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A] 32 [OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A] ... trình xây dựng chương trình, kế hoạch kinh doanh, em thực nghiên cứu đề tài tiểu luận Khảo sát, đánh giá thực trạng cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch kinh doanh Công ty TNHH Thành Long ... chương trình, kế hoạch phòng Kế hoạch công ty TNHH Thành Long Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác xây dựng chương trình, kế hoạch phòng Kế hoạch công ty TNHH Thành Long [OMF 2018... GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA PHỊNG KẾ HOẠCH TẠI CÔNG TY TNHH THÀNH LONG 3.1 Đánh giá chung - Phòng Kế hoạch cơng ty xây dựng máy đầy đủ, có trình độ