Đang tải... (xem toàn văn)
Khảo sát, đánh giá vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu HT làm đề tài bài tiểu luận kêt thúc học phần Kỹ năng hoạch định trong quản trị văn phòng.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TÊN ĐỀ TÀI KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VAI TRỊ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Kỹ hoạch định quản trị văn phòng Giảng viên giảng dạy: ThS Nguyễn Mạnh Cường Mã phách:………………………………………… HÀ NỘI - 2018 LỜI CAM ĐOAN Tôi thực tiểu luận “Khảo sát, đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phịng cơng tác hoạch định nhân Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT” Tơi xin cam đoan tập tiểu luận nghiên cứu thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có không trung thực thông tin sử dụng tập nghiên cứu này Hà Nội, ngày 15 tháng năm 2018 Sinh viên Nông Văn Chầm LỜI CẢM ƠN Để hồn thành tiểu luận này, tơi xin cảm ơn đến khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cho sinh viên có hội tiếp cận học phần bổ ích cung cấp kiến thức thực tế với chuyên ngành học Tôi xin chân thành cảm ơn Th.S Nguyễn Mạnh Cường, người tận tâm bảo hướng dẫn qua buổi học, buổi nói chuyện, thảo luận đề tài Nhờ có lời hướng dẫn, dạy bảo đó, tiểu luận dễ dàng thực Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến công ty Công ty Cổ phần Cơng nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ tơi q trình làm tiểu luận Do kiến thức chun mơn kinh nghiệm thực tiến cịn hạn chế nên tiểu luận tránh khỏi thiếu sót Rất mong đóng góp thầy để báo cáo hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT Chữ viết tắt/Ký hiệu Cụm từ đầy đủ GS Giáo sư TS Tiến sĩ QTVP Quản trị văn phòng BHYT Bảo hiểm y tế BHXH Bảo hiểm xã hội CBNV Cán nhân viên CP Cổ phần SXKD Sản xuất kinh doanh HC-NS Hành – Nhân NXB Nhà xuất MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu .2 Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài Chương KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CƠNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HĨA TÀI LIỆU HT 1.1 Lịch sử hình thành .5 1.2 Cơ cấu tổ chức 1.3 Chức nhiệm vụ * Tiểu kết Chương 12 Chương 13 THỰC TRẠNG VAI TRỊ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HĨA TÀI LIỆU HT 13 2.1 Tổ chức thu thập thông tin làm hoạch định .13 2.2 Tổ chức thiết lập mục tiêu .14 2.3 Tổ chức xây dựng thực giải pháp 15 2.3.1 Tuyển dụng nhân 16 2.3.2 Đào tạo, phát triển nhân .19 2.3.3 Bố trí sử dụng nhân .21 2.3.4 Đãi ngộ nhân 22 2.3.5 Kiểm tra, đánh giá nhân .23 * Tiểu kết Chương 25 Chương 26 GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRỊ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HĨA TÀI LIỆU HT .26 3.1 Nhận xét, đánh giá 26 3.1.1 Ưu điểm .26 3.1.2 Nhược điểm 27 3.1.3 Nguyên nhân 27 3.2 Một số giải pháp .28 3.2.1 Về phía Cơng ty Cổ phần Cơng nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT .28 3.2.2 Về phía Nhà quản trị 29 * Tiểu kết Chương 31 KẾT LUẬN 32 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong thời buổi hội nhập kinh tế phát triển với bùng nổ thơng tin, đẩy nhanh xu hướng tồn cầu hóa quốc gia nói chung, tổ chức, doanh nghiệp nói riêng trước thời nhiều thách thức Điều đòi hỏi nhà lãnh đạo phải có óc sáng tạo, linh hoạt, áp dụng nhiểu sách phù hợp thích ứng kịp thời để đạt nhiều mục tiêu tổ chức Để giúp lãnh đạo, nhà quản trị văn phòng tập trung hoàn thành việc hoạch định cho tổ chức nói chung hoạch định nhân tổ chức nói riêng có hiệu lực hiệu Có thể khẳng định yếu tố người yếu tố đóng vai trị tiên giúp tổ chức vận hành không ngừng phát triển theo tiến trình phát triển thời đại Đặc biệt, thời đại cơng nghiệp hóa, đại hóa vai trò người lại trở nên quan trọng Bởi vậy, để có đội ngũ nhân thật chất lượng, hoàn thành tốt mục tiêu quan, đơn vị, điều quan trọng công tác hoạch địch nhân phải thực hiệu đòi hỏi phối hợp nhiều phận, phối hợp lại thể cần thiết tổ chức có quy mơ lớn Từ vai trị nguồn nhân lực tổ chức vai trị Nhà quản trị văn phịng khơng thể thiếu, có nhiệm vụ chủ yếu hoạt động nhân hoạch định nguồn nhân bao gồm nhiệm vụ chi tiết như: Hoạch định số lượng, chất lượng, kỹ nguồn nhân sự; Hoạch định phương án, giải pháp tới mục tiêu nhân tổ chức,… Cơng tác hoạch định nhân địi hỏi tốn thời gian chi phí thực tốt công tác mang lại mang lại vị cạnh tranh cho doanh nghiệp đảm bảo cho doanh nghiệp phát triển bền vững Từ kiến thức trang bị lớp với q trình tìm hiểu, khảo sát thực tế công ty, định chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phịng cơng tác hoạch định nhân Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT” làm đề tài tiểu luận kêt thúc học phần Kỹ hoạch định quản trị văn phòng 2 Lịch sử nghiên cứu Cho đến nay, có nhiều đề tài nghiên cứu cơng tác văn phịng, văn hóa cơng sợ quan, công tác văn thư báo cáo thực tập anh chị khóa trước Tuy nhiên, đề tài sâu vào phân tích cơng tác văn phịng phạm vi khơng gian riêng biệt, Công ty Cổ phần Cơng nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT - Giáo trình quản trị học, quản trị nhân lực quản trị văn phịng có đề cập đến đến vấn đề hoạch định nhân Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài - Về đối tượng nghiên cứu: Đề tài Nghiên cứu vai trò Nhà quản trị văn phòng công tác hoạch định nhân - Về phạm vi giới hạn nghiên cứu: Văn phịng Cơng ty Cổ phần Cơng nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT Giai đoạn 2013-2017 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 4.1 Mục đích nghiên cứu Nội dung nghiên cứu tập trung sâu vào tìm hiểu vai trị Nhà quản trị văn phịng cơng tác hoạch định nhân Phân tích cơng tác tổ chức hoạch định nguồn nhân Công ty Cổ phần Cơng nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT từ tìm điểm mạnh điểm yếu nguyên nhân chúng Đặc biệt từ nguyên nhân hạn chế bất cập đưa số đề xuất, kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức hoạch định nhận Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT, từ nâng cao chất lượng nguồn nhân đáp ứng yêu cầu ngày cao công việc 4.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Đề tài tập trung nhiệm vụ sau: Thứ nhất: Khái quát tổ chức hoạt động quan Thứ hai: Khảo sát đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phịng cơng tác hoạch định nhân Thứ ba: Đề xuất, kiến nghị giải pháp nâng cao vai trò Nhà quản trị văn phịng cơng tác hoạch định nhân Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng 5.1 Cơ sở phương pháp luận Dựa vào nghiên cứu GS, TS, giảng viên Đại học nghiên cứu đề tài : - “ Hoạch định nhân lực” tác giả Vũ Thanh Hiếu giảng viên Đại học Mở TP Hồ Chí Minh - “ Vai trị cơng tác Hoạch định” T.S Hà Văn Hội 5.2 Các phương pháp nghiên cứu sử dụng - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa thơng tin, tài liệu có; - Phương pháp phân tích tổng hợp: phương pháp sử dụng suốt trình làm đề tài; - Phương pháp điều tra khảo sát, vấn trực tiếp cán bộ, công chức làm việc Công ty Cổ phần Cơng nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài 6.1 Ý nghĩa lý luận Đề tài góp phần làm sáng tỏ, bổ sung, nâng cao kiến thức mà tác giả học, đồng thời với mong muốn làm sáng tỏ khúc mắc công tác + Theo dõi giải khiếu nại tố cáo, công tác pháp chế đơn vị; + Theo dõi thực công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật đơn vị; + Theo dõi quản lý tài sản, cập nhật trình sử dụng tài sản đơn vị; + Hiểu thủ tục mua sắm, sửa chữa, lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ quan; + Phối hợp công tác tổ chức kiểm kê tài sản hàng năm; + Thanh tốn chi phí hành đơn vị - Đối với nhân viên Văn thư lưu trữ + Có trình độ Trung cấp trở lên tương đương phù hợp với yêu cầu vị trí cần tuyển, thuộc chuyên ngành sau: Văn thư lưu trữ; Kinh tế; Hành chính; Cơng nghệ thơng tin + Có chứng A tiếng anh (đối với trình độ Trung cấp); + Có chứng B tiếng anh (đối với trình độ Cao đẳng trở lên); + Có trình độ tin học văn phòng; + Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; + Biết sử dụng dấu quan đóng dấu văn bản; + Lưu trữ hồ sơ hành chính, cơng văn đi, đến; + Chuyển giao văn đến quan ban hành; + Biết sử dụng máy photo, máy scan, máy fax; + Kỹ soạn thảo văn * Quy trình tuyển dụng 21 Bước 1: Chuẩn bị tổ chức tuyển dụng Trước tuyển dụng nhà QTVP tổ chức tuyển dụng cần xác định được: - Các loại văn bản, qui định tuyển dụng cần tuân theo - Số lượng nhân viên cần tuyển - Tiêu chuẩn nhân viên cần tuyển - Số lượng, thành phần hội đồng tuyển dụng - Quyền hạn, trách nhiệm hội đồng tuyển dụng Bước 2: Thông báo tuyển dụng Công ty áp dụng hình thức thơng báo tuyển dụng sau đây: - Thơng qua văn phịng dịch vụ lao động - Quảng cáo báo chí, internet - Niêm yết trước cổng doanh nghiệp Thông báo ngắn gọn, rõ ràng, chi tiết đầy đủ thông tin cho ứng viên tuổi tác, sức khoẻ, trình độ Bước 3: Thu nhận nghiên cứu hồ sơ * Thu nhận hồ sơ: Tất hồ sơ dự tuyển nộp phải kiểm tra có đảm bảo quy định không gồm: - Đơn xin việc - Các văn chứng tốt nghiệp - Sơ yếu lý lịch cá nhân: Tóm tắt lý lịch, hồn cảnh cá nhân gia đình 22 Các hồ sơ phải lưu lại phân loại chi tiết cho tiện sử dụng sau * Nghiên cứu hồ sơ: Nghiên cứu hồ sơ nhằm ghi lại thông tin chủ yếu ứng viên bao gồm: - Học vấn, kinh nghiệm, q trình cơng tác; - Khả tri thức, mức độ tinh thần; - Sức khoẻ; - Trình độ tay nghề; - Tính tình, đạo đức, tình cảm, nguyện vọng Trong giai đoạn loại bớt số ứng viên khơng thích hợp với cơng việc, khơng cần phải làm tiếp thủ tục khác tuyển dụng Bước 4: Kiểm tra, sát hạch, trắc nghiệm vấn ứng viên Áp dụng hình thức kiểm tra, sát hạch để đánh giá ứng viên kiến thức bản, khả thực hành hay trình độ lành nghề… dạng thi, tập thực hành, làm thử mẫu công việc đánh máy, sử dụng máy vi tính… Áp dụng hình thức trắc nghiệm để đánh giá ứng viên số khả đặc biệt như: trí nhớ, mức độ khéo léo bàn tay Phỏng vấn để đánh giá ứng viên phương diện cá nhân đặc điểm tính cách, khí chất, diện mạo.Trong vấn cần: - Khẳng định xác định thông tin mà họ đưa trình độ, kiến thức, kỹ kinh nghiệm; - Cung cấp thêm thông tin cho ứng cử viên công việc cần làm tiêu chuẩn yêu cầu thực công việc; - Khám phá khả khác có ứng cử viên mà doanh nghiệp 23 sử dụng; - Đưa mức lương điều kiện làm việc để xác minh xem đối tượng vấn có chấp nhận việc hay không Bước 5: Kiểm tra sức khoẻ Sức khỏe yếu tố quan trọng người dự tuyển Kiểm tra sức khoẻ nhằm xác định sức khoẻ người dự tuyển có đủ sức khỏe để làm việc hoàn thành nhiệm vụ giao Bước 6: Quyết định tuyển dụng Nhà QTVP đề nghị Tổng giám đốc định tuyển dụng ký hợp đồng lao động Trong định tuyển dụng hợp đồng lao động ghi rõ chức vụ, lương bổng, thời gian thử việc, khế ước Các nhân viên Cơng ty phổ biến lịch sử hình thành phát triển, sách nội qui chung, yếu tố điều kiện làm việc, thời gian làm việc, ngày nghỉ, chế độ khen thưởng, kỷ luật, an toàn lao động Nhân viên giới thiệu với người phụ trách, ban lãnh đạo Công ty người có quan hệ cơng tác sau 2.3.2 Đào tạo, phát triển nhân Đào tạo phát triển hoạt động để trì nâng cao chất lượng nguồn nhân lực tổ chức, điều kiện định để tổ chức đứng vững thắng lợi môi trường cạnh tranh Do đó, tổ chức, cơng tác đào tạo phát triển cần phải thực cách có tổ chức có kế hoạch Đào tạo phát triển nguồn nhân lực tổng thể hoạt động có tổ chức tiến hành khoảng thời gian định để nhằm tạo thay đổi hành vi nghề nghiệp người lao động Để hoàn thành mục tiêu nhân đặt công tác đào tạo phát triển nhà QTVP đứng đầu trực tiếp xây dựng tham mưu cho Ban giám đốc công 24 ty nhờ phương án sau: - Xác định nhu cầu đào tạo phát triển cá nhân người lao động công ty công ty qua việc phát phiếu điều tra, vấn quan sát thấy nhân cần phải đào tạo Ngồi cịn dựa vào mục tiêu, yêu cầu công việc công ty - Xác định mục tiêu sau đào tạo phát triển nhân sự: nâng cao chuyên môn nghiệp vụ thái độ làm việc người lao động; giúp công ty sử dụng hiệu tối đa nguồn nhân - Xây dựng kế hoạch đào tạo phát triển nhân : Khi nào? đâu? Đào tạo gì? Ai người đào tạo? Đào tạo ? - Nhà QTVP cần thu thập thống kê trình độ nhân tồn cơng ty giúp lãnh đạo công ty đưa phương pháp đào tạo thích hợp, đối tượng Các kế hoạch xây dựng là: - Tiến hành mời chuyên gia nước tập huấn - Cử học viên xuất sắc tham gia học lớp nghiệp vụ, quản trị kinh doanh, maketing, tài kế tốn, tin học… - Tiến hành giám sát chỗ, chỉnh sửa nâng cao tay lực cho nhân viên yếu hay chưa quen việc; - Thường xuyên quan tâm đến đời sống nhân viên công ty, giúp họ giải khó khăn cơng việc quan hệ với đồng nghiệp; - Thăm dị thị trường có kế hoạch đào tạo ngắn hạn dài hạn cho người lao động phù hợp với biến động thay đổi khách hàng; - Cơng ty cịn áp dụng hình thức đào tạo tạo phong cách làm việc chuyên nghiệp cho nhân viên, tổ chức phong trào thi đua sản xuất hoàn thành 25 vượt mức kế hoạch, giúp đỡ tiến bộ… mang lại hiệu cao trình sản xuất kinh doanh đơn vị; - Xác định phương pháp đào tạo phù hợp: Đào tạo phát triển nơi làm việc ly khỏi cơng việc; - Đối với nhân thuộc phịng HC-NS, nhà QTVP có trách nhiệm đưa chương trình phát triển chun mơn, nghiệp vụ cho nhân viên - Phát triển thể lực cho nhân viên: Nhân viên công ty phải khám sức khoẻ định kỳ tháng/1 lần Ngồi cịn tổ chức thi thể dục thể thao khuyến khích tinh thần “khoẻ để làm việc” cho nhân viên; - Phát triển tâm lý –xã hội cho nhân viên : nội quy, quy chế đến công ty; thưởng phạt công với nhân viên; Chế độ đào tạo phát triển nhân phải thực cách khoa học, có tổ chức có kế hoạch Nhất thiết phải chọn người nội dung, phương pháp đào tạo để đạt mục tiêu đề 2.3.3 Bố trí sử dụng nhân Bố trí sử dụng nhân trình đạt nhân vào vị trí, khai thác phát huy tối đa lực làm việc nhân viên nhằm đạt hiệu cao công việc Đây bước quan trọng cơng tác hoạch định nhân Việc bố trí sử dụng nhân tảng để thực quy trình kinh doanh chiến lược cơng ty Bố trí sử dụng nhân hợp lý giúp doanh nghiệp đảm bảo đủ số lượng, chất lượng nhân sự, sử dụng có hiệu nguồn lực có, góp phần nâng cao hiệu cơng việc Hơn bố trí sử dụng nhân hợp giúp cho doanh nghiệp có kế hoạch, chiến lược đào tạo phát triển nhân lực tương lai Vì lẽ mà nhà QTVP thiết lập nên mục tiêu việc bố trí sử dụng nhân nhằm phát huy sở trường người, từ thúc đẩy nâng 26 cao hiệu suất làm việc qua đó, hồn thành mục tiêu chung doanh nghiệp: - Bố trí sử dụng nhân đảm bảo đủ số lượng, chất lượng nhân sự, đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp - Bố trí sử dụng nhân đảm bảo người việc: Mục tiêu cần đạt đảm bảo sử dụng nhân lực với lực, sở trường nguyện vọng cá nhân nhằm làm gia tăng suất lao động tạo động lực nhân viên làm việc - Bố trí sử dụng nhân đảm bảo thời hạn, đảm bảo tính mềm dẻo linh hoạt sử dụng lao động Việc sử dụng lao động phải đảm bảo đột biến nhân trình kinh doanh tác động đến từ hưu trí, bỏ việc, thuyên chuyển công tác… Hoặc nhiều trường hợp cần đa dạng hố loại hình lao động nhằm tiét kiệm chi phí nhân cơng mà hoạt động sản xuất kinh doanh 2.3.4 Đãi ngộ nhân Đãi ngộ nhân trình chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho người lao động để học hồn thành tốt cơng việc, góp phần hoàn thành mục tiêu quan tổ chức.Đãi ngộ nhân góp phần trì nguồn nhân sự, khơng ngừng nâng cao chất lượng nhân cho hoạt động quan, tổ chức.Giúp nguồn nhân quan tổ chức tăng hiệu làm việc, thức sáng tạo cống hiến cán công nhân viên Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT trọng đến sách đãi ngộ, quan tâm đến đời sống cán nhân viên với phương chân tạo cho cán bộ, nhân viên có sống “đầy đủ vật chất phong phú tinh thần” Từ Nhà QTVP góp ý, tư vấn cho Ban lãnh đạo cơng ty số sách đãi ngộ nhân như: * Lương: - Lương Chức danh; 27 - Lương hiệu công việc; - Lương tháng 13; - Phụ cấp cho vị trí cơng việc đặc thù; - Chế độ xem xét tăng lương gắn liền với hiệu công việc hiệu hoạt động Công ty * Thưởng: - Thưởng nhân ngày lễ tết kiện đặc biệt Công ty; - Thưởng thành tích định kỳ đột xuất cho cá nhân tập thể; - Thưởng sáng kiến cải tiến kỹ thuật, nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh * Bảo hiểm: - Bảo hiểm Xã hội, Y tế, Thất nghiệp theo quy định nhà nước; - Bảo hiểm sức khoẻ chất lượng cao cho nhân viên: điều trị bệnh nội,ngoại trú, thai sản; - Bảo hiểm tai nạn 24/24 * Phúc lợi khác: - Trợ cấp hưu cơng nhân viên có thâm niên cống hiến Công ty; - Trợ cấp ăn trưa; - Khám sức khỏe định kỳ trung tâm y tế chất lượng, uy tín; - Các hoạt động văn hóa, văn nghệ, thể thao dành cho công nhân viên; - Hàng năm, Công ty tổ chức cho cán nhân viên tham quan, nghỉ 28 mát để người có hội giao lưu, thư giãn, nghỉ ngơi; - Các chương trình chăm lo cho em nhân viên ngày hội gia đình, hỗ trợ đào tạo, khen thưởng cho em nhân viên có thành tích học tập tốt; - Đãi ngộ tinh thần việc quan tâm đến nhu cầu tinh thần người thỏa mãn nhu cầu như: niềm vui cơng việc, tơn trọng quý trọng, thăng tiến công việc, quan tâm giúp đỡ, khuyến khích gặp khó khăn có rủi ro xảy thân gia đình Tất phương án muốn thực vai trị người Nhà QTVP công tác trực tiếp xây dựng, đạo tham gia công tác đại ngộ nhân tham mưu tư vấn cho lãnh đạo công ty để có định đắn để hồn thành mục tiêu nhân cho cơng ty 2.3.5 Kiểm tra, đánh giá nhân Kiểm tra, đánh giá nhân hoạt động quan trọng quản trị nhân mà nhà quản lý trọng quan tâm đến nhằm: - Nâng cao khả thực công việc cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên biết mức độ thực cơng việc, từ có biện pháp nâng cao hồn thiện hiệu cơng tác - Ðánh giá lực thực công việc giúp doanh nghiệp có liệu cho biết khả thăng tiến nhân viên Nhờ đánh giá doanh nghiệp có sở để hoạch định tài nguyên nhân - Giúp nhân viên điều chỉnh, sửa chữa sai lầm trình làm việc, đồng thời làm sở để khuyến khích động viên họ - Ðánh giá lực thực công việc giúp cho doanh nghiệp có sở dự báo nhân tương lai, từ có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng phát triển nguồn nhân - Thông qua đánh giá lực thực công việc nhân viên, nhà quản 29 trị điều chỉnh việc bố trí sử dụng nhân viên cho phù hợp với cơng việc, phát tiềm cịn ẩn giấu nhân viên giúp họ phát triển Nhà QTVP Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT, giúp Phịng HC-NS Lãnh đạo xây dựng kế hoạch kiểm tra, giám sát phương pháp sau: - Đánh giá thang điểm: Đây phương pháp đơn giản phổ biến để đánh giá thực công việc Trong bảng liệt kê điểm yếu theo u cầu cơng việc chất lượng, số lượng công việc xếp thứ tự theo đánh giá thực công việc từ mức đến xuất sắc, theo thang điểm (ví dụ: thang điểm 10, thang điểm 100) Mỗi nhân viên cho điểm phù hợp với mức độ thực điểm theo yêu cầu cơng việc Sau tổng hợp lại, đưa đánh giá chung tình hình thực cơng việc nhân viên - Xếp hạng luân phiên: Phương pháp đánh giá nhân viên cách xếp từ người giỏi đến người nhất, theo số điểm như: Thái độ làm việc, kết công việc Cách thực hiện: Liệt kê tất nhân viên cần đánh giá; Trên biểu mẫu, điểm chính, xác định nhân viên đánh giá cao nhất, đến người Ngoài ra, đánh giá nhân cơng ty cịn thực theo phương pháp: người lao động tự đánh giá, thực đánh giá nội phòng lao động quản lý trực tiếp đánh giá lao động quyền; không thực lấy ý kiến cấp đánh giá cấp đánh giá chéo phòng lẫn Từ kết kiểm tra đánh giá có sau trình đánh giá, nhà quản trị nắm rõ điểm yếu, điểm mạnh nhân viên, qua đưa phương án phù hợp để phát huy hết khả cá nhân giúp cho hiệu công việc ngày nâng cao * Tiểu kết Chương Trong trình khảo sát chương cho thấy, hoạch định nhân 30 quan có vai trị quan trọng hoạt động quản lý Cơng ty Cổ phần Cơng nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT, chức nhà quản trị văn phòng Chức đòi hỏi nhà quản trị văn phòng chủ động thu thập thông tin,lập kế hoạch, xác định mục tiêu ( mục tiêu trước mắt, mục tiêu lâu dài, mục tiêu chiến lược…) tổ chức thực mục tiêu để phục vụ cho công tác hoạch định nhân quan Qua thấy tầm quan trọng nhà quản trị văn phịng cơng tác cơng ty nói chung cơng tác hoạch định nhân Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT nói riêng 31 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm Tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT, Nhà QTVP thực tốt nhiệm vụ, chức mình, đồng thời góp phần quan trọng giúp cho cơng tác hoạch định công ty trở nên hiệu Cụ thể: - Tổ chức thu thập thông tin làm hoạch định: Các thông tin nhà QTVP cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời giúp cho việc hoạch định nhân Phòng HC-NS trở nên phù hợp với yêu cầu thực tế, nhờ việc hoạch định phát triển nhân đẩy nhanh, đáp ứng nhu cầu nhân sự, giúp công việc thực hoàn thành tiến độ, đem lại hiệu cao - Tổ chức thiết lập mục tiêu: Khi tổ chức thiết lập mục tiêu nhân Cơng ty, nhà QTVP tìm hiểu kĩ nhu cầu nguồn lực thực tế cơng ty, góp phần cung cấp thơng tin để xác lập mục tiêu phù hợp, xuyên suốt trình hoạt động Các mục tiêu đưa ngắn gọn, dễ hiểu, có tính khả thi, ban lãnh đạo ghi nhận đánh giá cao - Tổ chức xây dựng thực giải pháp: Việc tổ chức công tác hoạch định nhân Công ty đặc biệt quan tâm coi trọng, yếu tố quan trọng làm động lực thúc đẩy phát triển mặt Công ty + Về công tác tuyển dụng nhân : Nhà QTVP phối hợp đơn vị khác xây dựng kế hoạch tuyển dụng quy chế tuyển dụng cách linh hoạt , rõ ràng hiệu Có lợi cho người lao động công ty + Về công tác xếp, bố trí nhân : Nhà QTVP ln quan tâm có kế hoạch kịp thời hợp lý vị trí cơng việc 32 + Về cơng tác Đào tạo phát triển nhân lực : hình thức đào tạo phát triển nhân hợp lý, tạo điều kiện cho nhân phát triển, đồng thời tiết kiệm kinh phí cho quan + Về cơng tác đãi ngộ nhân : sở khoa học, hợp lý, công + Về công tác kiểm tra, đánh giá nhân : Đánh giá nhân thực cơng việc tương đối xác từ phát kịp thời sai lệch so với yêu cầu quan từ đề phương pháp để khắc phục sai lệch không cần thiết 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm, cơng tác hoạch định nhân nhà QTVP cịn số hạn chế cần khắc phục: - Mặc dù nhà QTVP đưa kế hoạch, quy trình tuyển dụng nhân trình tổ chức thực gặp nhiều vấn đề nhân tuyển dụng chủ yếu người quen giới thiệu em quan chưa có nhiều lựa chọn để tìm nhân tài đáp ứng nhu cầu phát triển quan - Quy trình tuyển dụng chưa hợp lý, với đối việc thông báo tuyển dụng chưa phổ biến rộng rãi làm nhiều người lao động đến công ty - Chưa có giải pháp cụ thể để giữ chân người lao động giỏi trẻ lại với cơng ty họ số lý phải dời cơng ty - Kế hoạch đào tạo chương trình đào tạo cịn chưa cụ thể gây nhiều khó khăn cho q trình áp dụng vào thực tế - Đánh giá nhân dựa chủ quan người quản lý mà khơng thơng qua chương trình đánh giá với nhân viên từ đầu Và việc đánh giá mang nặng tính lý thuyết, chủ quan 33 - Sắp xếp bố trí nhân đơi cịn chậm chễ, chưa đáp ứng nhu cầu cảu nhân viên 3.1.3 Nguyên nhân Những tồn tại, hạn chế công tác hoạch định nhân nhà QTVP Công ty xuất phát từ nguyên nhân sau: * Nguyên nhân khách quan : - Do sách pháp luật nước ta nhân phức tạp, chưa thống làm cho việc hoạch định nhân cũng nhiều khó khăn - Thị trường lao động dồi chất lượng thuộc mức trung bình gây khó khăn trình tuyển dụng vào đào tạo - Có nhiều cơng ty đối thủ cạnh tranh nên gây khó khăn việc hoạch định nhân hoạch định chiến lược,… * Nguyên nhân chủ quan: - Mơ hình cấu tổ chức Cơng ty, Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT Cơng ty lớn, số lượng cơng việc chia theo chức nhiệm vụ người, nhiên có chồng chéo nội dung công việc nên chưa đạt hiệu cao - Công ty chưa xây dựng chiến lược phát triển rõ ràng, tiêu chí kinh tế đưa có độ xác chưa cao, cơng việc thực chưa rõ ràng phần ảnh hưởng đến việc xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực Cơng ty Do đó, gây khó khăn cho nhà QTVP việc hỗ trợ thiết lập mục tiêu nhân - Cơng ty cịn chưa áp dụng nhiều Khoa học - Công nghệ vào hoạt động quản lý điều hành nhân nên việc làm thủ cơng truyền thống nhiều thời gian có sai sót khơng đáng có 3.2 Một số giải pháp 34 3.2.1 Về phía Cơng ty Cổ phần Cơng nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT Trước hết, muốn nâng cao vai trò nhà QTVP Ban lãnh đạo công ty cần quan tâm đến việc nâng cao trình độ chun mơn cho đội ngũ nhân viên Sự quan tâm thể giải pháp cụ thể tuyển dụng đào tạo cán nhân viên; phải có kế hoạch đào tạo trang bị kiến thức kiến thức chuyên môn nghiệp vụ Hành lĩnh vực có chun mơn liên quan Kỹ quản lý nhân Chương trình đào tạo phải khoa học, hợp lý, tăng cường công tác thực hành Thứ hai, lãnh đạo công ty cần có rõ ràng phân chia chức nhiệm vụ cho phận cho phù hợp đem lại hiệu cao công việc Thứ ba, áp dụng tiến khoa học công nghệ vào cơng ty nói chúng cơng tác nhân nói riêng Thứ tư, có chương trình đãi ngộ cho tồn cơng ty vật chất hay tinh thần để nhân công ty với tinh thần thoải mái làm việc Thứ năm, cạnh tranh lành mạnh với công ty bạn tốt cơng ty khơng mang q nặng tính cạnh tranh mà quan tâm đến chất lượng sản phẩm giải pháp để nâng cao vai trị hoạch định nhân xác khách quan Thứ sáu, công ty nên xây dựng chiến lược phát triển ngắn hạn để từ Trưởng phịng HCNS có sách, phương hướng nhân cụ thể khả thi Thứ bảy, cần đào tạo nhà QTVP lĩnh vực tuyển dụng để nắm vững kỹ như: kỹ giao tiếp thuyết phục, kỹ đặt câu hỏi, kỹ giải vấn đề,… Thứ tám, đào tạo phát triển, xây dựng đội ngũ cán lãnh đạo quản lý, 35 ... TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm Tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT, Nhà. .. định nhân Công ty Cổ phần Cơng nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò nhà quản trị văn phịng cơng tác hoạch định nhân Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài. .. hiểu, khảo sát thực tế công ty, định chọn đề tài ? ?Khảo sát, đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phịng cơng tác hoạch định nhân Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT? ?? làm đề tài tiểu