Đang tải... (xem toàn văn)
Công tác văn thư của Văn phòng có vị trí, vai trò rất quan trọng như Nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VIII (năm 1996) đã nhấn mạnh: Công tác văn thư là một bộ phận rất quan trọng trong bộ máy quản lý nhà nước, là một bộ phận giúp việc đắc lực nhất cho các hoạt động của cơ quan, đơn vị.Qua thực tế nghiên cứu và làm việc tại Văn phòng HĐND và UBND xã Cấn Hữu, tôi nhận thấy bên cạnh những mặt đạt được thì công tác văn thư vẫn còn có những mặt hạn chế. Trong đó, việc nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư là một yêu cầu rất quan trọng và cấp bách
Bỏo cỏo thc tõp Khoa qun tr vn phũng LI NểI U Vn phũng l mt b phn trc thuc n v, cú v trớ, vai trũ, chc nng, nhim v quan trng trong hot ng ca c quan. Tuy khụng to ra ca ci vt cht nhng Vn phũng li l mt b phn khụng th thiu c ca mi c quan. Nú va thc hin chc nng qun lý, tham mu cho lónh o, va thc hin chc nng phc v. Cụng tỏc vn th ca Vn phũng cú v trớ, vai trũ rt quan trng nh Ngh quyt i hi ng ton quc ln th VIII (nm 1996) ó nhn mnh: Cụng tỏc vn th l mt b phn rt quan trng trong b mỏy qun lý nh nc, l mt b phn giỳp vic c lc nht cho cỏc hot ng ca c quan, n v. Vi v trớ, vai trũ quan trng ú, ngay t khi thnh lp cỏc c quan hnh chớnh nh nc, cụng tỏc vn th ó c ng v Nh nc quan tõm xõy dng. Do ú, cụng tỏc vn th ó khụng ngng ln mnh v phỏt huy c truyn thng, bn cht tt p ca mt b phn quan trng trong b mỏy qun lý nh nc. V trớ, vai trũ ca cụng tỏc vn th ó c thc tin chng minh v khng nh, c nhõn dõn tin cy v tha nhn l mt nhõn t thnh cụng cho mi hot ng ca cỏc c quan, n v ca nh nc Qua thc t nghiờn cu v lm vic ti Vn phũng HND v UBND xó Cn Hu, tụi nhn thy bờn cnh nhng mt t c thỡ cụng tỏc vn th vn cũn cú nhng mt hn ch. Trong ú, vic nõng cao hiu qu hot ng ca cụng tỏc vn th l mt yờu cu rt quan trng v cp bỏch. Do ú, tụi ó chn vit v vn ny v ti c vit vi ni dung gm 3 chng: Chng II: Thc trng v cụng tỏc vn th ti Vn phũng HND &UBND xó cn Hu Chng III: Mt s kin ngh nhm nõng cao hiu qu hot ng ca cụng tỏc vn th ti Vn phũng HND &UBND xó Cn Hu Do thi gian nghiờn cu v tỡm hiu khụng nhiu dù đã cố gắng rất nhiều nhng bài báo cáo này không thể tránh khỏi những thiếu xót do kinh nghiệm còn hạn chế. Kớnh mong nhận đợc sự đánh giá và đóng góp ý kiến của quý thy, cụ để bài báo cáo của tôi đợc hoàn thiện và đầy đủ hơn. Tôi xin trân thành cảm ơn SV:Phng Th M 1 Báo cáo thực tâp Khoa quản trị văn phòng CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư và các khái niệm có liên quan a) Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư ( hay còn gọi là công tác công văn giấy tờ ) là một trong những phương tiện hoạt động thuộc lĩnh vực quản lý được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các Tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân dùng để lãnh đạo, chỉ đạo, thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình. Mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị dù lớn hay nhỏ đều cần có sự hoạt động của bộ phận văn thư. Hiện nay vẫn còn có nhiều quan điểm khác nhau về công tác văn thư, mỗi quan điểm có đặc trưng riêng. Song có hai quan điểm đáng chú ý: Quan điểm 1: Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lý công văn, giấy tờ trong các cơ quan. Quan điểm 2: Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản ( soạn thảo và ban hành văn bản ) trong các cơ quan và việc tổ chức quản lý, giải quyết văn bản trong các cơ quan đó. Quan điểm được sử dụng phổ biến ở Việt Nam hiện nay là: Công tác văn thư là toàn bộ quá trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của các cơ quan. Mục đích chính của công tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lý. Những tài liệu, văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu nhất bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan có hiệu quả. b) Các khái niệm liên quan SV:Phương Thị Mơ 2 Báo cáo thực tâp Khoa quản trị văn phòng Văn bản đến là tất cả các văn bản, tài liệu, thư từ do cơ quan nhận được từ bên ngoài gửi đến. Văn bản đi là tất cả văn bản, tài liệu, thư từ gửi ra ngoài cơ quan. Hồ sơ là một tập hợp (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm về thể loại hoặc về tác giả … được hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ cụ thể của cơ quan, một cá nhân. 1.1.2. Vị trí, tác dụng, ý nghĩa của công tác văn thư a) Vị trí Công tác văn thư là công tác quan trọng không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ quan Đảng, Nhà nước, Đoàn thể, các tổ chức xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều cần phải dùng đến công văn, giấy tờ để phổ biến chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Công tác văn thư đối với hoạt động của cơ quan có thể ví như một sợi dây chuyền trong một nhà máy tự động, sợi dây chuyền đó liên hệ tất cả các bộ phận trong cơ quan với lãnh đạo, liên hệ với các bộ phận với nhau, liên hệ cơ quan với các cơ quan cấp trên và cấp dưới. Nếu sợi dây chuyền đó ngừng hoạt động hoặc hoạt động không đều sẽ ảnh hưởng toàn bộ hoạt động của nhà máy. b) Tác dụng Làm tốt công tác văn thư góp phần đảy mạnh hoạt động của các cơ quan, giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ. Công văn, giấy tờ là phương tiện quản lý, làm tốt công tác văn thư sẽ giúp cho lãnh đạo cơ quan qua công văn, giấy tờ chỉ đạo được chính xác, hiệu quả, không sót việc, chậm việc. Ngược lại, công tác văn thư làm không tốt sẽ dẫn đến tình trạng cán bộ lãnh đạo cũng như cán bộ thừa hành hoạt động kém hiệu quả. Mặt khác, công tác SV:Phương Thị Mơ 3 Báo cáo thực tâp Khoa quản trị văn phòng văn thư bao gồm nhiều việc, nhiều khâu liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận công tác văn thư tốt hay xấu không chỉ ảnh hưởng đến bản thân cơ quan mà còn ảnh hưởng chung đến toàn ngành, toàn quốc nhất là ở những cơ quan lớn. Công tác văn thư không tốt dẫn đến tệ quan liêu giấy tờ, việc ban hành quá nhiều văn bản không cần thiết, gửi tràn lan, chất lượng văn bản không cao gây lãng phí giấy tờ, lãng phí nhân lực, tiền của Nhà nước. Làm tốt công tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước. Làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ vì: Tài liệu văn thư là nguồn bổ sung thường xuyên và chủ yếu cho lưu trữ. Nếu công tác văn thư làm tốt, mọi công việc của cơ quan đều được tài liệu hoá, giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp vào lưu trữ đúng quy định thì lưu trữ sẽ có đủ tài liệu để tiến hành các khâu nghiệp vụ, sắp xếp tài liệu khoa học, phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu hàng ngày cũng như lâu dài về sau. c) Ý nghĩa Công tác văn thư là hoạt động không thể thiếu được ở bất kỳ cơ quan nào và công việc này phần lớn được thực hiện bởi hoạt động Văn phòng. Giúp cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng và chính xác, có năng suất và chất lượng, đúng đường lối, chính sách, nguyên tắc và chế độ, đồng thời đảm bảo quản lý công việc của cơ quan được chặt chẽ và chính xác. Đảm bảo cho việc cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động của các cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác, đồng thời giữ được bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành chính phục vụ cho công cuộc đổi mới hiện nay. Góp phần tiết kiệm được công sức, nguyên liệu chế tác và trang thiết bị dùng trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản. Góp phần giữ lại các giấy tờ, bằng chứng về hoạt động của các cơ quan SV:Phương Thị Mơ 4 Báo cáo thực tâp Khoa quản trị văn phòng (các cá nhân, tập thể) phục vụ cho hoạt động kiểm tra, thanh tra, đánh giá hoạt động của các cơ quan. Góp phần giữ gìn những tài liệu giá trị về mọi lĩnh vực để phục vụ việc tra cứu thông tin quá khứ, là tiền đề của công tác lưu trữ. 1.1.3. Yêu cầu của công tác văn thư Để thực hiện tốt công tác văn thư phải đảm bảo các yêu cầu: Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào việc xây dựng và ban hành văn bản, vào việc tổ chức giải quyết và quản lý văn bản. Nội dung của mỗi văn bản chứa đựng một sự việc nhất định, thông tin nhất định. Nếu gửi, ban hành văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung và giảm ý nghĩa của sự việc cũng như những hoạt động nêu ra trong văn bản. Do đó, xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần giải quyết văn bản kịp thời, góp phần giải quyết tốt mọi công việc của mỗi cơ quan. Chính xác: Về nội dung, văn bản phải đảm bảo tính pháp lý chính xác tuyệt đối, các trích dẫn, dẫn chứng nêu ra phải chính xác, các số liệu phải đầy đủ, các luận cứ phải rõ ràng. Về hình thức, Văn bản phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố thể thức theo quy định của pháp luật. Về quy trình kĩ thuật nghiệp vụ, tất cả các khâu kĩ thuật nghiệp vụ của công tác văn thư phải được đảm bảo chính xác, từ việc soạn thảo, đánh máy, đăng ký, chuyển giao đến tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đều phải đảm bảo đúng quy định. Bí mật: Trong nội dung của văn bản chứa đựng rất nhiều bí mật của Đảng và Nhà nước, do đó trong quá trình thực hiện công tác văn thư phải đảm bảo giữ bí mật theo đúng quy định của Nhà nước về chế độ bảo mật.Giữ gìn những thông tin bí mật SV:Phương Thị Mơ 5 Báo cáo thực tâp Khoa quản trị văn phòng khi nhận được văn bản, khi ban hành văn bản là một đòi hỏi bắt buộc đối với những người làm công tác văn thư. 1.1.4. Nội dung của công tác văn thư Bao gồm các nội dung cơ bản sau: Xây dựng và ban hành các văn bản với các công đoạn: Soạn thảo văn bản Duyệt bản thảo Đánh máy, nhân bản Kí, ban hành văn bản Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của cơ quan: Tổ chức và giải quyết văn bản đến Tổ chức chuyển giao văn bản đi Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản mật Tổ chức công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu: Đóng dấu văn bản Quản lý và bảo quản con dấu 1.1.5. Các khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư - Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến. Quy trình xử lý văn bản đến gồm các bước: Nhận văn bản đến: Xem nhanh bì văn bản, kiểm tra phong bì xem có đúng địa chỉ không, có còn nguyên vẹn không hay đã bị bóc trước.Nếu không đúng địa chỉ phải trả cho nơi gửi, nếu bị bóc trước phải lập biên bản có chữ kí của người chuyển giao văn bản. Sơ bộ phân loại văn bản: Văn bản được chia thành loại phải bóc bì và loại không phải bóc bì. SV:Phương Thị Mơ 6 Báo cáo thực tâp Khoa quản trị văn phòng Bóc bì văn bản: Khi bóc bì không được làm rách văn bản, không làm mất địa chỉ nơi gửi và dấu bưu điện. Cần soát lại bì xem đã lấy hết văn bản ra chưa, có bị sót gì không. Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến: Dấu đến có mục đích xác nhận văn bản đã qua văn thư. Dấu đến được đóng rõ ràng và thống nhất vào khoảng trống dưới số và kí hiệu.Số đến ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi văn bản đến, ghi liên tục từ số 001 bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 mỗi năm. Vào sổ đăng kí: Khi đăng kí phải đảm bảo nguyên tắc không trùng lặp, không bỏ sót, mỗi văn bản đến chỉ đăng kí một lần. Trình văn bản: Trình văn bản cho lãnh đạo xem toàn bộ văn bản đến và xin ý kiến phân phối giải quyết. Chuyển giao văn bản: Văn bản phải được chuyển giao đúng, trực tiếp cho đối tượng chịu trách nhiệm giải quyết và đối tượng đó phải kí nhận vào sổ chuyển giao văn bản của văn thư. Văn bản đến ngày nào thì phải chuyển giao ngay trong ngày đó. Theo dõi việc giải quyết văn bản đến: Văn bản đến được lưu lại trong hồ sơ công việc của người thừa hành. Khi công việc đã giải quyết xong, người thừa hành phải lập hồ sơ hoặc có thông tin phản hồi về việc giải quyết văn bản cho người có trách nhiệm theo dõi. - Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi. Quy trình phát hành văn bản đi gồm các bước: Soát lại văn bản: Kiểm tra các phần và thể thức văn bản đã đúng quy định pháp luật hay chưa. Nếu phát hiện sai sót thì báo với người có trách nhiệm để sửa chữa, bổ sung . Vào sổ đăng kí văn bản đi: Ghi số của văn bản, ghi ngày tháng của văn bản, đóng dấu. Vào sổ đăng kí văn bản đi cần đầy đủ, chính xác, rõ vào từng cột mục SV:Phương Thị Mơ 7 Báo cáo thực tâp Khoa quản trị văn phòng trong sổ những điểm cần thiết về một văn bản như: số, kí hiệu Khong viết bằng bút chì, không tẩy xoá hoặc viết tắt những chữ chưa thông dụng, không nên làm nhiều sổ. Chuyển văn bản đi: Văn bản phải được chuyển ngay trong ngày, hoặc chậm nhất là sáng ngày hôm sau ngày vào sổ và đăng kí phát hành. Văn bản chỉ gửi cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có tên trong danh mục nơi nhận. Văn bản có thể gửi qua bưu điện hoặc văn thư đưa đến đại chỉ nơi nhận, nhưng đều phải vào sổ chuyển giao văn bản và người nhận văn bản phải kí vào sổ. Sắp xếp bản lưu văn bản: Mỗi văn bản đi đều phải lưu ít nhất hai bản. Một bản để lập hồ sơ và theo dõi công việc ở đơn vị thừa hành, một bản lưu ở văn thư để tra tìm, phục vụ khi cần thiết. - Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ. Văn bản nội bộ trong quá trình chuyển giao cũng phải vào sổ chuyển văn bản. Các cán bộ trong cơ quan khi nhận văn bản nội bộ đều phải kí nhận vào sổ chuyển giao văn bản. Văn bản nội bộ cũng được lưu như mọi văn bản khác. - Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật. Trong quá trình tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật phải đảm bảo các nguyên tắc sau: Văn bản đến, đi, văn bản nội bộ có thể có mức độ mật theo quy định của pháp luật. Xác định đúng mức độ mật, bao gồm mật , tối mật và tuyệt mật. Thực hiện đúng các quy định về phổ biến, lưu hành, tìm hiểu và sử dụng, vận chuyển, giao nhận và tiêu huỷ văn bản mật - Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong công tác văn thư, vì nó khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản, thủ tục hành chính trong các quan hệ quản lý hành chính nhà nước. SV:Phương Thị Mơ 8 Báo cáo thực tâp Khoa quản trị văn phòng Sử dụng con dấu phải tuân theo các nguyên tắc: Nội dung của con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản. Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ kí của cấp có thẩm quyền. Không được đóng dấu vào các văn bản không hợp lệ, không được đóng dấu khống chỉ hoặc văn bản chưa ghi nội dung. Dấu được đóng rõ nét lên các văn bản và trùm lên 1/3 chữ kí về bên trái. Mực dấu thống nhất dùng màu đỏ (đỏ cờ) do Bộ Công an hướng dẫn. Trường hợp có các bản phụ lục hay văn bản dự thảo thì đóng dấu treo. Đóng dấu mờ phải đóng lại. - Công tác lập hồ sơ. Công tác lập hồ sơ phải đảm bảo các yêu cầu: Hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của cơ quan, đơn vị. Các văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải có giá trị tương đối đồng đều. Các văn bản trong từng loại hồ sơ phải có mối liên hệ lôgíc với nhau về một vấn đề, một sự việc hoặc một người. Hồ sơ phải được biên mục đầy đủ chính xác. Hồ sơ phải thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản. 1.2. CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.2.1 Các văn bản Hiện nay, các văn bản của Nhà nước để chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ đối với công tác văn thư có: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Nghị định số 58/2001/NĐ-CP, ngày 24/8/2001 của Chính phủ, quy định về quản lý và sử dụng con dấu. SV:Phương Thị Mơ 9 Báo cáo thực tâp Khoa quản trị văn phòng Văn bản số 64/VTLTNN-VP, ngày 14/9/2004 của Văn phòng Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước về thông báo giới thiệu trang thiết bị văn thư, lưu trữ và sách nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ. Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ, hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản. 1.2.2 Nội dung cơ bản của các văn bản - Nghị định 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư Nghị định này quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư; được áp dụng đối với các cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (gọi chung là cơ quan, tổ chức). Công tác văn thư quy định tại Nghị định này bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư. - Nghị định 58/2001/NĐ-CP, ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu. Con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam (gọi chung là cơ quan, tổ chức) và một số chức danh nhà nước. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước. SV:Phương Thị Mơ 10 . dấu và đóng dấu của UBND xã. 2.3 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND&UBND XÃ CẤN HỮU HUYỆN QUỐC OAI - THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.3.1 Thưc trạng. 2.3.1 Thưc trạng về công tác văn thư tại văn phòng HĐND&UBND xã Cấn Hữu 2.3.1.1 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến Văn thư xã là cơ quan tham