Chuyên đề QUẢN LÝ HỒ SƠ Ths Vũ Tấn Phú Phó Chủ tịch Liên hiệp hội KH&KT tỉnh 12/31/18 NỘI DUNG Các khái niệm Tầm quan trọng hồ sơ Yêu cầu hồ sơ Công tác lập hồ sơ Giao nộp tài liệu vào lưu trữ 12/31/18 I- CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1- Tài liệu: vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân  Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, vẽ thiết kế, đồ, cơng trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; sổ cơng tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ in; ấn phẩm vật mang tin khác 12/31/18 I- CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN - Tài liệu lưu trữ: tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ  Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc, chính; trường hợp khơng gốc, thay hợp pháp 12/31/18 I- CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN - Khái niệm "bản gốc văn bản" sau đúng? a- Là thảo cuối người có thẩm quyền duyệt b- Là thảo người soạn thảo c- Là hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan tổ chức ban hành có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền d- Là hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan tổ chức ban hành 12/31/18 I- CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN - Khái niệm "bản văn bản" sau đúng? a- Là thảo cuối người có thẩm quyền duyệt b- Là hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan tổ chức ban hành có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền c- Là hồn chỉnh nội dung, thể thức văn quan tổ chức ban hành d- Là phô tô từ có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền 12/31/18 I- CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN - Tài liệu lưu trữ có đặc điểm chủ yếu sau:  Nội dung tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ, liên quan đến kiện, tượng xã hội tự nhiên, nhân vật tiêu biểu, diễn tồn lịch sử  Tài liệu lưu trữ có tính xác cao Nó gốc, có giá trị hợp pháp  Tài liệu lưu trữ tài sản đặc biệt quốc gia, Đảng, Nhà nước thống quản lý; đăng ký, bảo quản khai thác, sử dụng theo quy định pháp luật 12/31/18 I- CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN 2- Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân 12/31/18 I- CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN 3- Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định 12/31/18 I- CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN 4- Phơng lưu trữ tồn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân  Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam toàn tài liệu lưu trữ nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin vật mang tin 12/31/18 10 V- GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ 1- Trách nhiệm đơn vị cá nhân quan, tổ chức: - Trách nhiệm cá nhân quan, tổ chức Trong q trình theo dõi, giải cơng việc, cá nhân phải lập hồ sơ cơng việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ cơng việc phải người đứng đầu quan, tổ chức đồng ý phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ quan Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không hai năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu Trường hợp nghỉ hưu, việc hay chuyển công tác khác phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải thống kê lập biên giao nhận 12/31/18 46 V- GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ 1- Trách nhiệm đơn vị cá nhân quan, tổ chức: - Trách nhiệm Văn thư quan Xây dựng Danh mục hồ sơ quan, tổ chức Đầu năm, Văn thư gửi Danh mục hồ sơ cho đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức làm lập hồ sơ Trên sở Danh mục hồ sơ, Văn thư chuẩn bị bìa hồ sơ giao cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ Phối hợp với Lưu trữ quan hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ quan 12/31/18 47 V- GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ 1- Trách nhiệm đơn vị cá nhân quan, tổ chức: Trách nhiệm Lưu trữ quan Giúp người đứng đầu quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu Tiếp nhận, hoàn chỉnh xếp hồ sơ, tài liệu Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo định người đứng đầu quan, tổ chức 12/31/18 48 V- GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ 2- Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định điểm b sau; b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình tốn hồ sơ, tài liệu xây dựng 12/31/18 49 V- GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ 3- Trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan - Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hồn thiện hồ sơ cơng việc kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu giao nộp vào Lưu trữ quan - Lưu trữ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lập Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu - Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu lập thành 02 bản; đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ quan giữ 01 12/31/18 50 VI- CÁC VĂN BẢN HIỆN HÀNH 1- Luật Lưu trữ (Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011) 2- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư 3- Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư 4- Thông tư 09/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức 5- Thông tư 07/2012/TT-BNV Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, 12/31/18 51 VI- CÁC VĂN BẢN HIỆN HÀNH Các hành vi bị nghiêm cấm tài liệu lưu trữ? a- Chiếm đoạt, làm hỏng, làm tài liệu lưu trữ Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ b- Mua bán, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu lưu trữ Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích Nhà nước, quyền lợi ích hợp pháp quan, tổ chức, cá nhân c- Mang tài liệu lưu trữ nước trái phép d- Tất phương án 12/31/18 52 VI- CÁC VĂN BẢN HIỆN HÀNH Các hành vi bị nghiêm cấm tài liệu lưu trữ điện tử? A- Truy cập, thay đổi, giả mạo, chép, tiết lộ, gửi, hủy trái phép tài liệu lưu trữ điện tử B- Tạo phát tán chương trình phần mềm làm rối loạn, thay đổi, phá hoại hệ thống điều hành C- Có hành vi khác nhằm phá hoại phương tiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử D- Tất phương án 12/31/18 53 VI- CÁC VĂN BẢN HIỆN HÀNH Nếu vi phạm lợi dụng chức vụ, quyền hạn vi phạm điều nghiêm cấm tài liệu lưu trữ, tuỳ theo mức độ vi phạm xử lý hình thức cao nhất? a- Xử lý hành b- Truy tố trước pháp luật c- Buộc việc d- Khiển trách cảnh cáo 12/31/18 54 VII- THỰC HÀNH 1- Liệt kê loại hồ sơ; cho ví dụ số tài liệu 01 hồ sơ cụ thể 2- Trình tự quản lý văn đến văn 3- Lập danh mục hồ sơ quan 12/31/18 55 VII- THỰC HÀNH 1- Liệt kê loại hồ sơ; cho ví dụ số tài liệu 01 hồ sơ cụ thể - Hồ sơ công việc - Hồ sơ công văn lưu - Hồ sơ Đại hội - Hồ sơ hội nghị - Hồ sơ cán bộ, đảng viên - Hồ sơ kiểm tra - …………………… 12/31/18 56 VII- THỰC HÀNH 2- Trình tự quản lý văn đến văn Câu 1: Quản lý văn đến phải theo trình tự nào? a- Tiếp nhận, đăng ký văn đến; trình, chuyển giao văn đến; giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến b- Tiếp nhận, trình văn đến; đăng ký, chuyển giao văn đến; giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến c- Tiếp nhận, trình văn đến; đăng ký, chuyển giao văn đến; giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến; lập hồ sơ công việc d- Tiếp nhận, đăng ký văn đến; trình, chuyển giao văn đến; giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến; lập hồ sơ công việc 12/31/18 bản bản bản bản 57 VII- THỰC HÀNH Câu 2: Quản lý văn phải theo trình tự nào? a- Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; đăng ký văn đi; ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm văn bản; đóng dấu; làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; lưu văn b- Đăng ký văn đi; ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm văn bản; đóng dấu; làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; lưu văn c- Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; đăng ký văn đi; ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm văn bản; đóng dấu; làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn d- Đăng ký văn đi; ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm văn bản; đóng dấu; làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn 12/31/18 58 VII- THỰC HÀNH Câu 3: Ngày tháng năm ban hành văn ngày nào? phát hành văn có trường hợp trải qua ngày? A- Ngày người có thẩm quyền ký văn B- Ngày đăng ký vào sổ quản lý C- Ngày nhân sao, đóng dấu D- Ngày chuyển phát văn Câu 4: Một văn cấp gửi đến quan đồng chí; sau quan đồng chí tiếp tục gửi xuống đơn vị trực thuộc, văn thuộc loại nào? A- Văn đến B- Văn C- Văn lục D- Khi đến văn đến, gửi văn 12/31/18 59 VII- THỰC HÀNH 3- Lập danh mục hồ sơ quan Hướng dẫn sử dụng: (ghi họ tên) Cột 1: Ghi số ký hiệu hồ sơ Côt 2: Ghi số thứ tự tên đề mục lớn, đề mục nhỏ; tiêu đề hồ sơ Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ: vĩnh viễn thời hạn số năm cụ thể; Cột 4: Ghi tên đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ; Cột 5: Ghi thông tin đặc biệt thời hạn bảo quản, người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, hồ sơ loại mật v.v (1) Ghi tổng số hồ sơ có Danh mục (2) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, số lượng hồ sơ bảo quản có thời hạn Danh mục 12/31/18 60 ... TÁC LẬP HỒ SƠ 1- Danh mục hồ sơ 1.1- Lập danh mục hồ sơ: a) Khái niệm Danh mục hồ sơ kê (dự kiến) hồ sơ mà quan, đơn vị cần phải lập thời gian định (thường năm) b) Tác dụng:  Danh mục hồ sơ giúp... trí tầm quan trọng hồ sơ 12/31/18 27 IV- CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ 1.3- Nội dung lập Danh mục hồ sơ b) Xác định hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ đơn vị người lập - Xác định hồ sơ cần lập năm, đơn... mục hồ sơ 12/31/18 26 IV- CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ 1.3- Nội dung lập Danh mục hồ sơ a) Xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ - Trong đề mục lớn bao gồm đề mục nhỏ - Trong đề mục nhỏ, hồ sơ xếp theo trình