KẾ HOẠCH TỔNG THỂ TĂNG CƯỜNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH MỤC LỤC Trang Giới thiệu doanh nghiệp Thực trạng ứng dụng CNTT, HTTT, (TMĐT) a Thực trạng ứng dụng CNTT, Hệ thống thông tin b Thực trạng ứng dụng thương mại điện tử Phân tích SWOT (liên quan đến CNTT, HTTT, TMĐT) So sánh với đối thủ phân tích mơi trường kinh doanh a Nhận diện đánh giá đối thủ cạnh tranh b Phân tích mơi trường kinh doanh 12 Phân tích kinh nghiệm, học 12 Tìm hiểu giải pháp ứng dựng CNTT 13 a Phân tích theo giải pháp 14 b So sánh ERP nước nước 16 Chiến lược ứng dụng CNTT TMĐT đến năm 2013-2020 17 Mục tiêu 18 a Mục tiêu tổng quát 18 b Mục tiêu cụ thể 18 Kế hoạch hành động 18 a Kế hoạch triển khai 18 b Kế hoạch thời gian thực 21 c Tổng chi phí đầu tư 23 d Các yếu tố đảm bảo thành công 23 KẾT LUẬN 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO 24 KẾ HOẠCH TỔNG THỂ TĂNG CƯỜNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH Sự phát triển khoa học kỹ thuật làm gia tăng việc sử dụng cơng nghệ quy trình hoạt động doanh nghiệp Điều đồng nghĩa với yêu cầu chất lượng sản phẩm, dịch vụ công nghệ thông tin (CNTT) cần nâng cao tương xứng, ứng dụng phải hỗ trợ đa dạng hơn, đầy đủ hoạt động thiết yếu doanh nghiệp Tuy vậy, với kho tài nguyên vô giá khách hàng mình, đa phần doanh nghiệp lại chưa quan tâm tới việc làm để quản lý khai thác hiệu Làm để doanh nghiệp có nhìn tồn diện khách hàng mình? Làm để khai thác kho liệu có khách hàng để tìm kiếm thêm khách hàng mới, dự báo hay đánh giá xu hướng thị trường? Làm để đánh giá mức độ hiệu phận kinh doanh ? … Rất nhiều câu hỏi bị bỏ ngỏ làm ảnh hưởng đến phát triển bền vững doanh nghiệp Sự kết hợp CNTT với bề dày kinh nghiệm quản lý cho phép nhà quản lý tối ưu hố quy trình hoạt động theo hệ thống quản trị tiêu chuẩn Một hệ thống hoạt động mang tính mạng lưới, yêu cầu người phát triển hệ thống phải có nhìn sâu rộng, tổng qt khơng CNTT mà phải có tầm nhìn chiến lược quản lý Giới thiệu doanh nghiệp Tên cơng ty: CƠNG TY TNHH MTV VIPCO HẠ LONG Tên Tiếng Anh: VIPCO HALONG COMPANY LIMITED Tên giao dịch: VIPCO HẠ LONG Công ty TNHH MTV VIPCO Hạ Long (trước Chi nhánh Công ty Vận tải xăng dầu đường thuỷ I “VIETPETROCO”) có trụ sở Thành phố Hạ Long với ngành nghề cung cấp dịch vụ hàng hải cho tàu Năm 2006, Công ty TNHH VIPCO Hạ Long thành lập với mơ hình Cơng ty hoạt động độc lập (trực thuộc Công ty Cổ phần vận tải xăng dầu VIPCO) Hiện nay, VIPCO Hạ Long tập trung hoạt động hai lĩnh vực kinh doanh dịch vụ Cung cấp nhiên liệu biển (bunkering) dịch vụ Đại lý hàng hải Tổng số lao động có 60 người khối văn phòng có 20 người bao gồm: Giám đốc, Phó giám đốc, Phòng Kinh doanh, Phòng Đại lý Hàng hải, Phòng Tài Kế tốn, Phòng Tổng hợp 40 người lao động làm việc 05 sà lan cấp dầu Tầm nhìn Trở thành nhà cung cấp dịch vụ hàng đầu Việt nam lĩnh vực bunker đầu mối Đại lý tàu biển cho công ty vận tải Sứ mệnh VIPCO Hạ Long có sứ mệnh xây dựng thương hiệu thơng qua dịch vụ Cung cấp nhiên liệu dịch vụ Đại lý hàng hải có tính chun nghiệp, chất lượng hiệu cao, thân thiện với môi trường Giá trị cốt lõi - Mẫn cán chu đáo việc cung cấp dịch vụ - Cung ứng dịch vụ phù hợp với luật bảo vệ môi trường quốc tế khu vực - Coi trọng giá trị thời gian khách hàng lập kế hoạch cung cấp dịch vụ cho tàu Chìa khóa thành cơng Dựa tiêu chí ln nâng cao chất lượng dịch vụ lịch sử hoạt động kinh doanh lâu dài với danh tiếng tốt tạo nên thành công VIPCO Hạ Long Sơ đồ mơ hình tổ chức: Ban Hội đồng quản trị Chủ tịch Cơng ty Giám đốc Phó giám đốc Phòng Kinh doanh Phòng Đại lý Hàng hải Phòng Tài Kế tốn Phòng Tổng hợp Đội Tàu TH 01 TH 08 TH 09 TH 10 H 24 Thực trạng ứng dụng CNTT, Hệ thống thông tin, Thương mại điện tử (TMĐT) Công ty a Thực trạng ứng dụng CNTT, Hệ thống thông tin Tất nhân viên làm việc văn phòng Cơng ty trang bị máy tính cấu hình khơng cao trang bị từ năm 2009 Cơng ty có xây dựng mạng nội với máy chủ có cài hệ thống email Exchange Các nhân viên tuyển chọn vào làm việc văn phòng cơng ty sử dụng thành thạo tin học văn phòng, kỹ sử dụng internet, trình độ tiếng Anh giao tiếp, đọc, nghe, viết từ trở lên tùy vị trí cơng tác (ví dụ: Phòng Kinh doanh, Phòng Đại lý Hàng hải) Ứng dụng CNTT, Hệ thống thông tin doanh nghiệp sau: - Tin học văn phòng: Các ứng dụng MS Word, Excel, Exchange, số hóa tài liệu phục vụ kinh doanh, quản lý, phục vụ lưu trữ - Xử lý thông tin giao dịch với khách hàng qua email, skype, Yahoo Messenger - Khai thác liệu (qua internet): đối tác, khách hàng, đối thủ, hội nghị, tạp chí chuyên ngành, thông tin tham khảo, tài liệu nghiên cứu, chuyên môn, - Quản trị: thống kê, báo cáo số liệu, quản lý nghiệp vụ kinh doanh hàng hóa, xuất nhập tồn, nghiệp vụ kế toán, tài sản cố định Công ty sử dụng phần mềm chuyên dụng PBM - Quản trị kinh doanh kế toán ngành xăng dầu Trung tâm tin học Petrolimex (nay Công ty cổ phần tin học viễn thông Petrolimex) triển khai - Ngồi ứng dụng bắt buộc quan thuế, Hải Quan, Cảng vụ (thủ tục tàu biển), Biên phòng quan quản lý nhà nước khác b Thực trạng ứng dụng thương mại điện tử - Hiện Công ty đăng quảng bá thông tin Công ty số trang http://doitac24h.com; http://diachitot.net; http://www.quangninh24h.vn; http://www.thuongmai.vn; http://quangninh.vietnamnay.com - Công ty đăng ký tên miền http://vipcohalong.com.vn/; http://vipcohalong.com/ chưa xây dựng website quảng bá hình ảnh cơng ty, dịch vụ, sản phẩm chưa có chiến lược áp dụng CNTT triển khai TMĐT B2B, eMarketing, quản trị quan hệ khách hàng, quản trị chuỗi cung ứng quản trị nhân - Công ty giai đoạn phát triển Thương mại thơng tin (i-Commerce) - Chưa có kế hoạch tuyển dụng người phụ trách CNTT Phân tích SWOT (liên quan đến CNTT, HTTT, TMĐT) Phân tích SWOT bước hình thành chiến lược sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Để lập chiến lược phát triển CNTT, hệ thống thông tin, TMĐT, doanh nghiệp có phân tích điểm mạnh, điểm yếu, thách thức, hội để từ xây dựng mơ hình phù hợp để ứng dụng CNTT vào quản lý kinh doanh Điểm mạnh  Hầu hết cán công nhân viên công ty có trách nhiệm, tận tâm đam mê khơng thích hợp, hiểu biết CNTT cơng việc Các kỹ có liên quan, tiếng Anh q Quản lý thiếu kinh nghiệm công tác đào tạo đào tạo quy,  Ban lãnh đạo cơng ty có mối quan hệ Hạn chế mối quan hệ với khách hàng nước  Cơng ty thiếu định hướng, chưa có dầu PETROLIMEX công ty đối mục tiêu rõ ràng, khơng có chiến lược tác kinh doanh cụ thể thới kỳ khủng Có khả phản ứng nhạy bén nhanh hoảng công việc, thị trường  Lãnh đạo cao cơng ty chưa có kinh nghiệm quản lý kinh nghiệm rộng vững với Tập đồn xăng   có trình độ chun mơn đồng đều,  Điểm yếu  Hệ thống máy tính đồng bộ, vận hành ổn định Kỹ nghề nghiệp Trưởng phòng Kinh doanh chưa cao  Tình hình tài khó khăn khách hàng nợ kéo dài, khả toán (do thị ngành vận tải biển xuống, tàu nhiều hàng ít, cước thấp )  Khơng có cán chuyên trách lĩnh vực CNTT Cơ hội  Thách thức Mấy năm gần CNTT  Sự sáp nhập cấu lại mơ hình tổ ngành đạt tốc độ tăng chức công ty tạo nhiều lao động dư trưởng cao kinh tế Việt thừa Nam Trong suốt thập kỷ qua, tốc độ  Thị trường vận tải trầm lắng, tình tăng trưởng trung bình ngành 20 tình khó khăn kéo dài – 25%, lĩnh vực phần mềm mọt vài năm tới tăng trưởng 30 – 35% Trong thời kỳ  Sự cạnh tranh gay gắt công ty khủng hoảng nay, nhu cầu môi giới ngành nghề, chí kể ứng nhà cung cấp dụng CNTT sản xuất kinh doanh không bị ảnh hưởng nhiều,  Các khách hàng nước chưa sẵn chí có thuận lợi sàng với phát triển cơng nghệ CNTT giải thói quen tâm lý, nhận thức pháp hữu hiệu để cắt giảm chi phí,  Hiếm doanh nghiệp hay ngân hàng nâng cao hiệu hoạt động sản đứng bảo lãnh tư cách tài xuất kinh doanh người bán hàng người mua, để Thông tin quảng bá internet phòng ngừa rủi ro giao dịch rộng rãi Nhu cầu toán sản TMĐT phẩm, dịch vụ qua mạng ngày phát triển    Hành lang pháp lý chưa hồn thiện, khó thực Cơng ty tiếp cận khách hàng nước ngồi nên TMĐT yếu tố tạo niềm tin, tạo thuận tiện cho khách hàng giao dịch xu tất yếu thời kỳ hội nhập  Chính phủ Việt Nam có nhiều sách khuyến khích thúc đẩy việc phát triển TMĐT So sánh với đối thủ ngành phân tích mơi trường kinh doanh a Nhận diện đánh giá đối thủ cạnh tranh Công ty CP Đại lý Hàng hải Việt Nam (VOSA) - Công ty VOSA đại lý hàng hải lâu đời (thành lập từ năm 1957) có nhiều mạnh kinh doanh đa ngành nghề với kinh nghiệm lâu năm thị trường vận tải có hỗ trợ từ quan quản lý cấp cao lĩnh vực thuộc hàng hải.Là đầu mối đại lý hàng hải nhiều chủ tàu biết đến có chi nhánh hầu hết cảng biển Việt Nam - Hệ thống máy tính khơng đại, sử dụng email để giao dịch - Website công ty VOSA: http://www.vosa.com.vn Website VOSA mang tính giới thiệu thơng tin, có cập nhật tình hình thị trường, thương vụ may có số thơng tin nội Fratelli Cosulich Bunkers (HK) Ltd - Đây công ty môi giới lớn ngành cấp dầu cho tàu biển Công ty thừa hưởng mối quan hệ khách hàng từ công ty mẹ có trụ sở Ý Cơng ty mẹ cơng ty gia đình thành lập cách 150 năm với nhiều kinh nghiệm hoạt động đa ngành nghề thuộc lĩnh vực vận tải - Có chi nhánh Mỹ, Hông Kông, Singapore, Ấn Độ Việt Nam - Hệ thống CNTT nội tốt, ứng dụng vào hoạt động kinh doanh nhận đơn hàng, xử lý đơn hàng chi nhánh - Cơng ty khơng có Website riêng thường xun quảng bá trang web chun ngành có uy tín http://www.bunkerworld.com; http://www.bunkerindex.com; http://www.vesseltracker.com - Website công ty Fratelli Cosulich: http://www.cosulich.it Công ty Xăng dầu B12 (B12) - Cơng ty B12 mạnh kinh doanh xăng dầu đất liền với kinh nghiệm lâu năm ngành xăng dầu nhà cung cấp xăng dầu lớn tồn miền Bắc (Cơng ty B12 – thành lập từ năm 1973) - Nguồn lực dồi dào, hệ thống máy tính trang bị nâng cấp thường xuyên Ứng dụng CNTT vào quản lý, kinh doanh hệ thống PETROLIMEX-ERP công ty FPT triển khai Khả cạnh tranh cao điều chỉnh giá bán - Website công ty B12: http://b12.petrolimex.com.vn/ Website B12 cập nhật thường xuyên tình hình thị trường, thương vụ thông tin nội 10 b Phân tích mơi trường kinh doanh Tình hình vận tải biển ngắn hạn khó dự báo, rủi ro cao Năm 2012, tuyến vận tải quốc tế tiếp tục gặp khó khăn nhiều lý Đó khủng hoảng nợ châu Âu chưa có tín hiệu kết thúc, khó khăn việc tìm kiếm nguồn tài nhằm khỏi nguy suy thối, thêm vào phải hứng chịu tác động nặng nề khủng hoảng nợ công Các kinh tế khác tình trạng tăng trưởng chậm (đặc biệt chậm lại kinh tế Trung Quốc)… Theo đánh giá chuyên gia kinh tế, năm 2013 thực năm đầy khó khăn kinh tế toàn cầu Thị trường vận tải biển tiếp tục suy yếu, giá cước vận tải liên tục giảm thời gian dài Tình trạng cung vượt cầu thị trường giới dự báo kéo dài đến hết năm 2013 Do vậy, tình hình thị trường ảnh hưởng nhiều đến doanh thu Công ty chưa kể cạnh tranh gay gắt từ cơng ty có lĩnh vực hoạt động Phân tích kinh nghiệm, học từ Cơng ty khác nước Hiện nhu cầu ứng dụng CNTT hoạt động kinh doanh, phân tích, theo dõi nhu cầu khách hàng, nhận đơn hàng, xử lý đơn hàng cần thiết - Tập đoàn xăng dầu Việt Nam (PETROLIMEX) vận hành thành công hệ thống Petrolimex - ERP triển khai hầu hết cơng ty thành viên tồn quốc Hệ thống giúp cho ban lãnh đạo tập đoàn nắm rõ tình hình hàng hóa, đánh giá nhu cầu thị trường từ đưa định đắn, xác quản lý kinh doanh - Tập đoàn Adaptec cải tiến hoạt động sản xuất thông qua TMĐT Khi người mua hàng nhập yêu cầu mua hàng, chương trình khởi động hệ thống họ gửi đơn hàng cho nhà cung cấp Quá trình vài phút so với 4-6 ngày trước Hàng năm tiết kiệm khoản chi phí tồn kho đến 10 triệu la, đem lại cho công ty khả thay đổi tiêu chuẩn kỹ thuật dễ dàng hơn, cải thiện quan hệ kinh doanh (Tài liệu tham khảo - Quản trị hệ thống thơng tin – PGSM) - Ngồi cơng ty mơi giới nước ngồi thuộc lĩnh vực xăng dầu có thành cơng định việc áp dụng CNTT 11 Tìm hiểu giải pháp ứng dựng CNTT Theo nghiên cứu tiến hành phạm vi toàn cầu, giải pháp phổ biến dành cho Công ty lớn vừa SAP, Oracle Microsoft (phân khúc I), có giải pháp dành cho Công ty vừa nhỏ (phân khúc II): Baan, Epicor, Exact, IFS, Infor, Lawson, Netsuite, Sage, Syspro nhiều giải pháp khác Thương hiệu ERP dẫn đầu thị trường SAP, tiếp đến Oracle Microsoft Hơn 70% Công ty triển khai ERP phân khúc I, 23% lại lựa chọn giải pháp thuộc phân khúc II Thời gian trung bình để triển khai dự án ERP từ 18 đến 22 tháng Chi phí triển khai ERP phụ thuộc phần lớn vào yếu tố: giải pháp, mức độ tùy chỉnh, quy mô triển khai, phạm vi triển khai, mức độ phức tạp quy trình sản xuất kinh doanh, chiến lược triển khai Theo khảo sát, có chênh lệch đáng kể SAP, Oracle (những giải pháp có chi phí lớn nhất) so với Microsoft giải pháp thuộc phân khúc II (chi phí nhỏ nhất) Tổng chi phí triển khai trung bình dự án ERP khoảng 8,5 triệu USD (khoảng 148 tỷ dồng); chênh lệch SAP, Oracle giải pháp phân khúc II lên tới 10 triệu USD (khoảng 175 tỷ dồng) (xem bảng bên dưới) Số liệu khơng bao gồm chi phí triển khai tổ chức đa quốc gia với qui mơ cực lớn, ước tính chi phí triển khai trung bình tổ chức lên tới 34 triệu USD (khoảng 595 tỷ đồng) Tóm lược kết nghiên cứu giải pháp ERP SAP Oracle Microsoft Phân khúc II Trung bình Thời gian (tháng) 20 18,6 17,8 19,8 19,8 Chi phí triển khai (triệu USD) 16,8 12,6 2,6 3,5 8,5 Độ thỏa mãn (%) 73,0 62,0 69,0 70,0 67,0 Mức độ rủi ro (%) 50,0 56,9 57,7 61,8 54,0 12 a Phân tích theo giải pháp SAP - Ngày 30/07/2008, SAP tuyên bố trở thành nhà cung cấp chiếm thị phần lớn (35% thị phần thị trường ERP) SAP có thời gian triển khai kéo dài – 20 tháng so với giải pháp khác Độ chênh lệch thời gian triển khai ứng với dự án SAP lớn so với tất giải pháp lại (trừ Microsoft) Tuy nhiên, ứng với mức chi phí thời gian triển khai lớn mức độ thỏa mãn lợi ích thực tế thu SAP khơng giải pháp Oracle eBusiness Suite (EBS) - Oracle chiếm giữ 28% thị phần ERP, đứng thứ sau SAP Chi phí triển khai trung bình Oracle 12,6 triệu USD (khoảng 220 tỷ đồng) Thời gian triển khai trung bình Oracle 18,6 tháng, độ chênh lệch thời gian triển khai ứng với dự án khác không nhiều (ổn định) Microsoft Dynamics - Theo số liệu nghiên cứu, Microsoft có 14% thị phần ERP, tương đương với tổng thị phần Baan, Epicor, IFS, Infor, Sage giải pháp thuộc phân khúc II cộng lại Sự phổ biến Microsoft có liên quan đến sách giá quyền phần mềm phù hợp với Công ty vừa nhỏ Chi phí tổng sở hữu (TCO) trung bình Microsoft 2,6 triệu USD (khoảng 45 tỷ đồng) Trung bình thời gian triển khai 18 tháng cho dự án ERP 13 Các giải pháp phân khúc II Bản nghiên cứu bao gồm giải pháp ERP thuộc phân khúc II: Baan, Epicor, Exact, IFS, Infor, Lawson, Netsuite, Sage, Syspro giải pháp khác Tổng thị phần phân khúc II 22,7% Trong phân chia sau: Infor (2.9%), Baan (2.3%), Epicor (1.7%), IFS (1.7%) and Sage (1.3%) Chi phí triển khai trung bình 3,46 triệu USD (khoảng 59 tỷ đồng) thấp nhiều so với SAP Oracle cao Microsoft Tuy nhiên, chi phí có mức chênh lệch lớn, thay đổi từ mức 0,1 triệu USD 65 triệu USD, kết việc tùy chỉnh giải pháp dự án Thời gian triển khai trung bình phân khúc II ngắn (18 tháng) Các giải pháp ERP nội (ERP Việt Nam) Cho đến năm 2006, thị trường Việt nam xuất giải pháp ERP nội địa Xuất phát điểm phần mềm kế toán phát triển sửa đổi nên có ưu điểm thân thiện dễ sử dụng Tuy nhiên chưa có quy trình tác nghiệp chuẩn quốc tế nên triển khai không thừa hưởng kinh nghiệm quản lý tiên tiến, bên cạnh cơng nghệ lập trình yếu nên việc tích hợp với hệ thống khác cần khó khăn Giá Đây ưu điểm lớn hệ thống ERP nội thị trường Việt nam so với sản phẩm ngoại Do sản xuất chỗ nên nhà tư vấn triển khai ERP nội thông thường nhà sản xuất phần mềm nên doanh nghiệp phải bỏ chi phí cho đối tác tiền quyền tiền tư vấn triển khai tổng khoản tiền phần chi phí mua giải pháp ngoại 14 Hệ thống kế toán Việt nam Một mạnh hiển nhiên giải pháp ERP nội quy trình xử lý tài kế tốn phần mềm dễ dàng tuân thủ hệ thống kế toán theo chế độ Việt nam Sự đời liên tục thông tư, định, hướng dẫn thay đổi chế độ kế toán ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp áp dụng phần mềm ngoại không hỗ trợ kịp thời Sự động dễ dàng việc sửa đổi phần mềm` Vì sản xuất Việt nam triển khai nhà sản xuất nên việc chủ động thay đổi phần mềm trường hợp cần thiết giải pháp ERP nội tỏ hẳn giải pháp ngoại Doanh nghiệp nhà cung cấp dễ dàng thống có khác biệt quy trình áp dụng quy trình phần mềm tạo thuận lợi cho dự án ERP thành công Một số giải pháp ERP tiêu biểu nước Giải pháp phần mềm FPT.Success Giải pháp phần mềm ERP Fast Business Giải pháp phần mềm Perfect ERP Giải pháp phần mềm EFFECT-ERP Giải pháp phần mềm AccNet ERP b So sánh ERP nước ngồi nước Thuận lợi khó khăn với thị trường Việt nam Giá cản trở hệ thống ERP ngoại đắt đỏ Ngồi chi phí tư vấn, triển khai phần mềm, doanh nghiệp phải trả khoản tiền quyền tương đối lớn cho nhà sản xuất ERP ngoại, ước chừng thêm số tiền số tiền cho nhà tư vấn triển khai phần mềm Đối với doanh nghiệp cỡ vừa Việt nam chi phí lên tới vài trăm ngàn USD Dự án trang bị ERP ngoại thấp phải có giá trị khoảng vài chục ngàn USD Hiện giá rào cản lớn cho phần mềm ERP ngoại vào Việt nam Khác biệt hệ thống kế toán Việt nam hệ thống kế toán phần mềm Các sản phẩm ERP có module quan trọng module kế tốn tổng hợp Thường module kế tốn nhận nhiều liệu từ modules khác phần mềm ERP đặt hạch tốn tự động Chính hạch tốn tự động tạo khơng tương thích với chế độ kế toán Việt nam phần 15 mềm ERP ngoại Sự khác thể hệ thống tài khoản kế tốn, quy trình xử lý quản lý tài kế tốn chế độ kế toán thuế, quy định kết chuyển, phân bổ chi phí xác đinh kết kinh doanh Nhà tư vấn khơng thể chủ động hồn tồn kỹ thuật ERP Các nhà tư vấn triển khai sản phẩm ERP ngoại cần phải có trình độ nghiệp vụ tin học cao Khơng nhà triển khai ERP nội, nhà tư vấn triển khai ERP ngoại khơng có khả chủ động thay đổi phần mềm mặt lập trình tảng sản phẩm Chiến lược ứng dụng CNTT TMĐT đến năm 2013-2020 - Công ty lên kế hoạch huy động từ nhiều nguồn vốn khác nhằm thực ứng dụng CNTT hoạt động quan có hiệu tiết kiệm chi phí - Ứng dụng, khai thác có hiệu CNTT, phát huy hết tiềm năng, lợi để tiến tới phát triển TMĐT nhằm nâng cao sức cạnh tranh doanh nghiệp, thực tốt công tác quảng bá, giới thiệu tìm kiếm thị trường cho hàng hố, sản phẩm xu hội nhập kinh tế quốc tế - Dự kiến đến hết năm 2015 nâng cấp đường truyền, hệ thống mạng máy tính cơng ty cho phận theo tiêu chuẩn thống Đào tạo CNTT, TMĐT ngoại ngữ cho nhân viên thuộc lĩnh vực liên quan - Lập chiến lược kinh doanh phù hợp với tình hình thị trường, lập triển khai chiến lược CNTT theo định hướng công nghệ kinh doanh Nghiên cứu, tìm hiểu thường xuyên cập nhật xu hướng CNTT tương lai để đầu tư hướng Iphone năm 2020 16 Thực theo nguyên tắc: “Tư lớn – Khởi đầu nhỏ - Hành động nhanh” Đến năm 2017 phấn đấu hoàn thành áp dụng hệ thống ERP ứng dụng công nghệ phục vụ quản lý kinh doanh Mục tiêu a Mục tiêu tổng quát: - Từng bước ứng dụng rộng rãi CNTT hoạt động quan để nâng cao lực, hiệu hoạt động, quản lý, nhanh, thuận tiện, tiết kiệm, hiệu - Đầu tư hạ tầng CNTT đồng bộ, đưa vào sử dụng giải pháp ERP nâng cao lực cạnh tranh, hiệu điều hành quản lý, kinh doanh b Mục tiêu cụ thể: - Đầu tư nâng cấp hệ thống máy tính quan, phấn đấu đến hết năm 2015 xây dựng hệ thống mạng máy tính cơng ty cho phận theo tiêu chuẩn thống nhất, tuyển dụng cán có trình độ hiểu biết CNTT TMĐT - Đào tạo CNTT TMĐT cho đội ngũ cán lãnh đạo nâng cao nhận thức vai trò vị trí CNTT phục vụ kinh doanh, phát triển kinh tế, đào tạo lực lãnh đạo thông tin, lực quản lý hệ thống CNTT theo định hướng chiến lược kinh doanh CNTT - Xây dựng website, khai thác, quảng bá nhiều tạp chí website chuyên ngành bunker - Đầu tư phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp, để nâng cao lực cạnh tranh - Phát triển nâng cao chất lượng dịch vụ, tối đa hóa lợi ích, tạo khác biệt Kế hoạch hành động a Kế hoạch triển khai Phần mềm ERP cần phải thể tất chu trình kinh doanh, qua quản lý tài nguyên Công ty Các chức cần thiết phần mềm hoạch định tài nguyên Công ty bao gồm:  Quản lý Bán hàng quan hệ khách hàng  Quản lý Tài – Kế tốn 17  Quản lý Mua hàng kiểm soát nhà cung ứng  Quản lý Nguồn nhân lực  Quản lý Tài sản cố định, sở vật chất Cơ cấu tổ chức quản lý dự án, nhân lực triển khai Thành lập Ban quản lý dự án dự kiến 20 người bao gồm phận sau: Ban điều hành dự án, nhóm quản trị dự án, nhóm xây dựng sách, nhóm kĩ thuật, nhóm kiểm tra, đại diện người sử dụng phân hệ Quy trình lựa chọn hệ thống ERP Điều quan trọng với doanh nghiệp phải cân nhắc kỹ trước lựa chọn giải pháp phù hợp với đặc thù sản xuất kinh doanh Cơng ty Chi phí cho việc triển khai phụ thuộc nhiều vào quy mô doanh nghiệp yêu cầu công việc Bước 1: Xác định mục tiêu dự án triển khai ERP Để xác định mục tiêu dự án ERP, thường khó khăn thực tế việc quản lý kinh doanh Cơng ty Chính khiếm khuyết hệ thống quản lý giúp Công ty nhận diện mục tiêu yêu cầu cần thiết cho hệ thống ERP Bên cạnh đó, mục tiêu dự án xác định dựa tảng chiến lược kinh doanh tổng thể Công ty, bao gồm chiến lược phát triển ngắn hạn dài hạn Bước 2: Xác định trạng hệ thống Để xác định trạng hệ thống thông tin quản lý, thường đánh giá dựa yếu tố sau: Quy trình kinh doanh, cấu tổ chức, hệ thống, sách kinh doanh Tùy trường hợp, Cơng ty mở rộng tổ chức khảo sát, đánh giá hiệu hoạt động hệ thống 18 Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ yêu cầu dự thầu Dựa mục tiêu dự án trạng chi tiết hệ thống xác định bước trên, nhóm đánh giá dự án ERP tổ chức thảo luận, chuẩn bị hồ sơ yêu cầu dự thầu Hồ sơ bao gồm nội dung chính: - Bảng liệt kê, mô tả yêu cầu nghiệp vụ - Bảng liệt kê, mô tả yêu cầu kỹ thuật, hệ thống Bước 4: Xây dựng tiêu chí đánh giá Bên cạnh tiêu chí đánh giá cho yêu cầu chức năng, tiêu chí đánh giá cho yêu cầu phi chức ngân sách, lực nhà cung cấp lịch trình dự án xem xét Song song với tiêu chí đánh giá trọng số cho biết mức độ quan trọng tiêu chí Bảng tiêu chí đánh giá phần mềm đánh giá lực nhà cung cấp sở quan trọng để Cơng ty có định lựa chọn ERP khách quan, cơng nhanh chóng Bước 5: Thực đánh giá hệ thống ERP Sau hồ sơ yêu cầu dự thầu gửi đi, thường vài tuần sau nhà cung cấp nộp bảng trả lời cho yêu cầu dự thầu hồ sơ dự thầu thức Nhóm đánh giá, lựa chọn ERP tiến hành phân tích, đánh giá cho điểm bảng trả lời nhà cung cấp dựa sở từ bảng tiêu chí đánh giá (được nêu bước 4) Dựa kết tính điểm này, nhóm đánh giá ERP chọn từ đến nhà cung cấp ERP để mời đến trình diễn phần mềm (demo) Đây hội tiếp xúc, chất vấn trực tiếp nhóm đánh giá ERP với nhà cung cấp ERP nhằm xác định rõ khả đáp ứng hệ thống ERP yêu cầu nghiệp vụ, kỹ thuật yêu cầu khác Công ty xác định Sau cùng, nhóm đánh giá ERP lập bảng so sánh, lập biểu đồ khả đáp ứng yêu cầu nhà cung cấp với nhau, để từ đưa đề xuất lựa chọn ERP phù hợp Bước 6: Đề xuất định chọn lựa ERP Dựa kết thực bước 5, nhóm đánh giá ERP có văn trình bày đề xuất chọn lựa, trình lên ban lãnh đạo Cơng ty để lấy ý kiến phê duyệt Kết thúc việc đánh giá, chọn lựa ERP có ý kiến phê duyệt ban lãnh 19 đạo Công ty, đội đánh giá dự án ERP bắt tay vào chuẩn bị lộ trình triển khai dự án ERP Những điểm cần lưu ý áp dụng quy trình:` Gặp gỡ người mà làm việc với họ dự án triển khai ERP xem tiện nghi làm việc họ Liệu họ có đủ nguồn lực tài cần thiết cho việc triển khai ERP Công ty hay khơng? Bên cạnh đó, lựa chọn ERP cần có tham gia cá nhân đại diện cho phòng, ban chức đơn vị thành viên Cơng ty Cơng ty tự thực quy trình đánh giá, lựa chọn ERP thuê Cơng ty tư vấn độc lập bên ngồi để hỗ trợ thực trình b Kế hoạch thời gian thực Các mốc giả định phụ thuộc vào yêu cầu tiến độ triển khai Chủ đầu tư lực Nhà thầu Giai đoạn I Dự kiến triển khai 12 tháng - Triển khai hệ thống máy chủ thiết bị mạng - Triển khai phân hệ phần mềm  Quản lý Bán hàng quan hệ khách hàng  Quản lý Tài - Kế tốn  Hệ thống báo cáo quản trị phục vụ lãnh đạo Giai đoạn II Dự kiến triển khai tháng với phân hệ sau:  Quản lý Nguồn nhân lực  Quản lý mua hàng kiểm soát nhà cung ứng  Quản lý Tài sản cố định, sở vật chất 20 Lịch trình triển khai Dự kiến lịch trình triển khai giai đoạn I sau: STT Công việc I Triển khai I.1 Chuẩn bị dự án, khảo sát I.2 Phân tích thiết kế I.3 Xây dựng triển khai hệ thống (phần cứng phần mềm) I.4 Vận hành II Bảo hành hỗ trợ Tháng Năm 10 12 2015 Dự kiến lịch trình triển khai giai đoạn II sau: STT Công việc I Triển khai I.1 Chuẩn bị dự án, khảo sát I.2 Phân tích thiết kế I.3 Xây dựng triển khai hệ thống I.4 Vận hành II Bảo hành hỗ trợ Tháng Năm 2016 Việc tính tốn chi phí dựa tiêu chí nêu 21 c Tổng chi phí đầu tư Trên sở hồ sơ dự thầu đơn vị cung cấp, triển khai giải pháp ERP Việt Nam tham khảo thực tế chi phí triển khai giải pháp ERP cho doanh nghiệp khác dự kiến chi phí triển khai dự án ERP tương ứng với giai đoạn Công ty sau: STT A Nội dung Giá trị (USD) Tổng chi phí triển khai giai đoạn I 107.000 Chi phí mua sắm phần cứng 40.000 Chi phí mua sắm quyền phần mềm 60.000 Chi phí triển khai phần cứng 2.000 Chi phí triển khai phần mềm 5.000 B Tổng chi phí triển khai giai đoạn II Chi phí mua sắm quyền phần mềm Chi phí triển khai phần mềm 43.000 40.000 3.000 C Chi phí khác 10.000 D Chi phí dự phòng (A+B+C)*10% 16.000 E Tổng chi phí dự án đầu tư (A+B+C+D) 176.000 d Các yếu tố đảm bảo thành công - Yếu tố tâm cao đạo sát cấp lãnh đạo cao Công ty với dự án liên quan đến quy trình nghiệp vụ nhạy cảm, đòi hỏi có nhiều thay đổi cách nghĩ, cách quản lý chắn có nhiều khó khăn - Chuẩn bị đủ nguồn lực Đây hệ thống mà việc triển khai đòi hỏi tập trung cao tài người Hơn nữa, phải tính đến dự án khác triển khai Cơng ty đòi hỏi nguồn lực - Quy trình nghiệp vụ có tơn trọng q trình triển khai, cần có thay đổi nghiệp vụ để phù hợp với hệ thống Do vậy, cần có bước chuẩn bị kỹ càng, có thoả hiệp cần thiết - Giải kịp thời khúc mắc trình triển khai Quản trị tốt thay đổi, đặc biệt thay đổi suy nghĩ, tư nghiệp vụ tổ chức cá nhân 22 - Sự phối hợp tốt nhóm dự án, Công ty với đơn vị tư vấn với đơn vị triển khai - Đội ngũ dự án Cơng ty phải có trình độ kinh nghiệm ứng dụng, phần mềm, quản lý hệ thống phát triển, có kiến thức quản lý tài KẾT LUẬN Hiểu ứng dụng phù hợp CNTT giúp cho người quản lý có phương hướng định thích hợp để đạt kết mong muốn Trên phân tích giải pháp dựa hiểu biết nhóm IV sau học xong môn học Quản trị Hệ thống thông tin Chúng xin trân trọng cảm ơn Tiến sỹ Nguyễn Văn Thoan giúp chúng tơi có thêm sở khoa học, kỹ quản lý Bằng kiến thức học Thầy, cố gắng hồn thiện lại hệ thống quản lý, quy trình, tạo môi trường làm việc tốt cho người lao động định hướng công ty phát triển bền vững tương lai TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Quản trị hệ thống thơng tin – Tài liệu tham khảo - Quản trị hệ thống thông tin http://vi.wikipedia.org http://tamnhin.net http://doc.edu.vn http://www.vnson.com http://vantai24h.vn http://www.tapchitaichinh.vn http://bientoancanh.vn 10 Tài liệu nội VIPCO HẠ LONG 23 ...KẾ HOẠCH TỔNG THỂ TĂNG CƯỜNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH Sự phát triển khoa học kỹ thuật làm gia tăng việc sử dụng. .. thành áp dụng hệ thống ERP ứng dụng công nghệ phục vụ quản lý kinh doanh Mục tiêu a Mục tiêu tổng quát: - Từng bước ứng dụng rộng rãi CNTT hoạt động quan để nâng cao lực, hiệu hoạt động, quản lý, ... trình kinh doanh, qua quản lý tài nguyên Công ty Các chức cần thiết phần mềm hoạch định tài nguyên Công ty bao gồm:  Quản lý Bán hàng quan hệ khách hàng  Quản lý Tài – Kế tốn 17  Quản lý Mua