BÁO CÁO HIỆN TRẠNG VÀ KẾ HOẠCH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH Sự phát triển khoa học kỹ thuật làm gia tăng việc sử dụng cơng nghệ quy trình hoạt động doanh nghiệp Điều đồng nghĩa với yêu cầu chất lượng sản phẩm, dịch vụ công nghệ thông tin (CNTT) cần nâng cao tương xứng, ứng dụng phải hỗ trợ đa dạng hơn, đầy đủ hoạt động thiết yếu doanh nghiệp Khách hàng nguồn sống doanh nghiệp, khơng có khách hàng khơng có cơng ty tồn Với tầm quan trọng sống nên hầu hết doanh nghiệp khơng ngừng quảng bá hình ảnh chiến dịch quảng cáo, khuyến quy mô nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ cho khách hàng Tuy vậy, với kho tài nguyên vô giá khách hàng mình, đa phần doanh nghiệp lại chưa quan tâm tới việc làm để quản lý khai thác hiệu Làm để doanh nghiệp có nhìn tồn diện khách hàng mình? Làm để khai thác kho liệu có khách hàng để tìm kiếm thêm khách hàng mới, dự báo hay đánh giá xu hướng thị trường? Làm để đánh giá mức độ hiệu phận kinh doanh ? … Rất nhiều câu hỏi bị bỏ ngỏ làm ảnh hưởng đến phát triển bền vững doanh nghiệp Sự kết hợp CNTT với bề dày kinh nghiệm quản lý cho phép nhà quản lý tối ưu hố quy trình hoạt động theo hệ thống quản trị tiêu chuẩn Một hệ thống hoạt động mang tính mạng lưới, yêu cầu người phát triển hệ thống phải có nhìn sâu rộng, tổng qt khơng CNTT mà phải có tầm nhìn chiến lược quản lý Giới thiệu doanh nghiệp Tên cơng ty: CƠNG TY TNHH MTV VIPCO HẠ LONG Tên Tiếng Anh: VIPCO HALONG COMPANY LIMITED Tên giao dịch: VIPCO HẠ LONG Công ty TNHH MTV VIPCO Hạ Long (trước Chi nhánh Công ty Vận tải xăng dầu đường thuỷ I “VIETPETROCO”) có trụ sở Thành phố Hạ Long với ngành nghề cung cấp dịch vụ hàng hải cho tàu Năm 2006, Công ty TNHH VIPCO Hạ Long thành lập với mơ hình Công ty hoạt động độc lập (trực thuộc Công ty Cổ phần vận tải xăng dầu VIPCO) Hiện nay, VIPCO Hạ Long tập trung hoạt động hai lĩnh vực kinh doanh dịch vụ Cung cấp nhiên liệu biển (bunkering) dịch vụ Đại lý hàng hải Tổng số lao động có 60 người khối văn phòng có 20 người bao gồm: Giám đốc, Phó giám đốc, Phòng Kinh doanh, Phòng Đại lý Hàng hải, Phòng Tài Kế tốn, Phòng Tổng hợp 40 người lao động làm việc 05 sà lan cấp dầu Tầm nhìn Trở thành nhà cung cấp dịch vụ hàng đầu Việt nam lĩnh vực bunker đầu mối Đại lý tàu biển cho công ty vận tải Sứ mệnh VIPCO Hạ Long có sứ mệnh xây dựng thương hiệu thông qua dịch vụ Cung cấp nhiên liệu dịch vụ Đại lý hàng hải có tính chun nghiệp, chất lượng hiệu cao, thân thiện với môi trường Giá trị cốt lõi  Mẫn cán chu đáo việc cung cấp dịch vụ  Cung ứng dịch vụ phù hợp với luật bảo vệ môi trường quốc tế khu vực  Coi trọng giá trị thời gian khách hàng lập kế hoạch cung cấp dịch vụ cho tàu Chìa khóa thành cơng Dựa tiêu chí ln nâng cao chất lượng dịch vụ lịch sử hoạt động kinh doanh lâu dài với danh tiếng tốt tạo nên thành công VIPCO Hạ Long Sơ đồ mơ hình tổ chức: Ban Hội đồng quản trị Chủ tịch Cơng ty Giám đốc Phó giám đốc Phòng Kinh doanh Phòng Đại lý Hàng hải Phòng Tài Kế tốn Phòng Tổng hợp Đội Tàu TH 01 TH 08 TH 09 TH 10 H 24 Thực trạng ứng dụng CNTT, Hệ thống thông tin, Thương mại điện tử (TMĐT) Công ty 2.1 Thực trạng ứng dụng CNTT, Hệ thống thông tin Tất nhân viên làm việc văn phòng Cơng ty trang bị máy tính cấu hình khơng cao trang bị từ năm 2009 Cơng ty có xây dựng mạng nội với máy chủ có cài hệ thống email Exchange Các nhân viên tuyển chọn vào làm việc văn phòng cơng ty sử dụng thành thạo tin học văn phòng, kỹ sử dụng internet, trình độ tiếng Anh giao tiếp, đọc, nghe, viết từ trở lên tùy vị trí cơng tác (ví dụ: Phòng Kinh doanh, Phòng Đại lý Hàng hải) Ứng dụng CNTT, Hệ thống thông tin doanh nghiệp sau: - Tin học văn phòng: Các ứng dụng MS Word, Excel, Exchange, số hóa tài liệu phục vụ kinh doanh, quản lý, phục vụ lưu trữ - Xử lý thông tin giao dịch với khách hàng qua email, skype, Yahoo Messenger - Khai thác liệu (qua internet): đối tác, khách hàng, đối thủ, hội nghị, tạp chí chun ngành, thơng tin tham khảo, tài liệu nghiên cứu, chuyên môn, - Quản trị: thống kê, báo cáo số liệu, quản lý nghiệp vụ kinh doanh hàng hóa, xuất nhập tồn, nghiệp vụ kế tốn, tài sản cố định Công ty sử dụng phần mềm chuyên dụng PBM - Quản trị kinh doanh kế toán ngành xăng dầu Trung tâm tin học Petrolimex (nay Công ty cổ phần tin học viễn thơng Petrolimex) triển khai - Ngồi ứng dụng bắt buộc quan thuế, Hải Quan, Cảng vụ (thủ tục tàu biển), Biên phòng quan quản lý nhà nước khác 2.2 Thực trạng ứng dụng thương mại điện tử  Hiện Công ty đăng quảng bá thông tin Công ty số trang http://doitac24h.com; http://www.quangninh24h.vn; http://www.thuongmai.vn; http://diachitot.net; http://quangninh.vietnamnay.com  Công ty đăng ký tên miền http://vipcohalong.com.vn/; http://vipcohalong.com/ chưa xây dựng website quảng bá hình ảnh cơng ty, dịch vụ, sản phẩm chưa có chiến lược áp dụng CNTT triển khai TMĐT B2B, eMarketing, quản trị quan hệ khách hàng, quản trị chuỗi cung ứng quản trị nhân  Công ty giai đoạn phát triển Thương mại thông tin (i-Commerce)  Chưa có kế hoạch tuyển dụng người phụ trách CNTT Phân tích SWOT (liên quan đến CNTT, HTTT, TMĐT) Phân tích SWOT bước hình thành chiến lược sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Để lập chiến lược phát triển CNTT, hệ thống thơng tin, TMĐT, doanh nghiệp có phân tích điểm mạnh, điểm yếu, thách thức, hội để từ xây dựng mơ hình phù hợp để ứng dụng CNTT vào quản lý kinh doanh Điểm mạnh  Hầu hết cán công nhân viên cơng ty có trách nhiệm, tận tâm đam mê khơng thích hợp, hiểu biết CNTT cơng việc Các kỹ có liên quan, tiếng Anh q Quản lý thiếu kinh nghiệm cơng tác đào tạo đào tạo quy,  Ban lãnh đạo cơng ty có mối quan hệ Hạn chế mối quan hệ với khách hàng nước ngồi  Cơng ty thiếu định hướng, chưa có dầu PETROLIMEX cơng ty đối mục tiêu rõ ràng, khơng có chiến lược tác.kjjjjjjj kinh doanh cụ thể thới kỳ khủng Có khả phản ứng nhạy bén nhanh hoảng công việc, thị trường  Lãnh đạo cao cơng ty chưa có kinh nghiệm quản lý kinh nghiệm rộng vững với Tập đồn xăng   có trình độ chuyên môn đồng đều,  Điểm yếu  Hệ thống máy tính đồng bộ, vận hành ổn định Kỹ nghề nghiệp Trưởng phòng Kinh doanh chưa cao  Tình hình tài khó khăn khách hàng nợ kéo dài, khả toán (do thị ngành vận tải biển xuống, tàu nhiều hàng ít, cước thấp )  Khơng có cán chuyên trách lĩnh vực CNTT Cơ hội  Thách thức Mấy năm gần CNTT  Sự sáp nhập cấu lại mơ hình tổ ngành đạt tốc độ tăng chức công ty tạo nhiều lao động dư trưởng cao kinh tế Việt thừa Nam Trong suốt thập kỷ qua, tốc độ  Thị trường vận tải trầm lắng, tình tăng trưởng trung bình ngành 20 tình khó khăn kéo dài – 25%, lĩnh vực phần mềm mọt vài năm tới tăng trưởng 30 – 35% Trong thời kỳ  Sự cạnh tranh gay gắt công ty khủng hoảng nay, nhu cầu môi giới ngành nghề, chí kể ứng nhà cung cấp dụng CNTT sản xuất kinh doanh không bị ảnh hưởng nhiều,  Các khách hàng nước chưa sẵn chí có thuận lợi sàng với phát triển công nghệ CNTT giải thói quen tâm lý, nhận thức pháp hữu hiệu để cắt giảm chi phí,  Hiếm doanh nghiệp hay ngân hàng nâng cao hiệu hoạt động sản đứng bảo lãnh tư cách tài xuất kinh doanh người bán hàng người mua, để Thông tin quảng bá internet phòng ngừa rủi ro giao dịch rộng rãi Nhu cầu toán sản TMĐT phẩm, dịch vụ qua mạng ngày phát triển    Hành lang pháp lý chưa hoàn thiện, khó thực Cơng ty tiếp cận khách hàng nước nên TMĐT yếu tố tạo niềm tin, tạo thuận tiện cho khách hàng giao dịch xu tất yếu thời kỳ hội nhập  Chính phủ Việt Nam có nhiều sách khuyến khích thúc đẩy việc phát triển TMĐT So sánh với đối thủ cạnh tranh ngành Nhận diện đánh giá đối thủ cạnh tranh: 4.1 Công ty CP Đại lý Hàng hải Việt Nam (VOSA)  Công ty VOSA đại lý hàng hải lâu đời (thành lập từ năm 1957) có nhiều mạnh kinh doanh đa ngành nghề với kinh nghiệm lâu năm thị trường vận tải có hỗ trợ từ quan quản lý cấp cao lĩnh vực thuộc hàng hải.Là đầu mối đại lý hàng hải nhiều chủ tàu biết đến có chi nhánh hầu hết cảng biển Việt Nam  Hệ thống máy tính khơng đại, sử dụng email để giao dịch  Website công ty VOSA: http://www.vosa.com.vn Website VOSA mang tính giới thiệu thơng tin, có cập nhật tình hình thị trường, thương vụ may có số thơng tin nội 4.2 Fratelli Cosulich Bunkers (HK) Ltd  Đây công ty môi giới lớn ngành cấp dầu cho tàu biển Công ty thừa hưởng mối quan hệ khách hàng từ cơng ty mẹ có trụ sở Ý Công ty mẹ công ty gia đình thành lập cách 150 năm với nhiều kinh nghiệm hoạt động đa ngành nghề thuộc lĩnh vực vận tải  Có chi nhánh Mỹ, Hông Kông, Singapore, Ấn Độ Việt Nam  Hệ thống CNTT nội tốt, ứng dụng vào hoạt động kinh doanh nhận đơn hàng, xử lý đơn hàng chi nhánh  Công ty khơng có Website riêng thường xun quảng bá trang web chun ngành có uy tín http://www.bunkerworld.com; http://www.bunkerindex.com; http://www.vesseltracker.com  Website công ty Fratelli Cosulich: http://www.cosulich.it 4.3 Công ty Xăng dầu B12 (B12)  Cơng ty B12 mạnh kinh doanh xăng dầu đất liền với kinh nghiệm lâu năm ngành xăng dầu nhà cung cấp xăng dầu lớn tồn miền Bắc (Cơng ty B12 – thành lập từ năm 1973)  Nguồn lực dồi dào, hệ thống máy tính trang bị nâng cấp thường xuyên Ứng dụng CNTT vào quản lý, kinh doanh hệ thống PETROLIMEX-ERP công ty FPT triển khai Khả cạnh tranh cao điều chỉnh giá bán  Website công ty B12: http://b12.petrolimex.com.vn/ Website B12 cập nhật thường xuyên tình hình thị trường, thương vụ thông tin nội 10 Phân tích kinh nghiệm, học từ DN khác nước Hiện nhu cầu ứng dụng CNTT hoạt động kinh doanh, phân tích, theo dõi nhu cầu khách hàng, nhận đơn hàng, xử lý đơn hàng cần thiết - Tập đoàn xăng dầu Việt Nam (PETROLIMEX) vận hành thành công hệ thống Petrolimex - ERP triển khai hầu hết cơng ty thành viên tồn quốc Hệ thống giúp cho ban lãnh đạo tập đoàn nắm rõ tình hình hàng hóa, đánh giá nhu cầu thị trường từ đưa định đắn, xác quản lý kinh doanh - Tập đồn Adaptec cải tiến hoạt động sản xuất thơng qua TMĐT Khi người mua hàng nhập yêu cầu mua hàng, chương trình khởi động hệ thống họ gửi đơn hàng cho nhà cung cấp Quá trình vài phút so với 4-6 ngày trước Hàng năm tiết kiệm khoản chi phí tồn kho đến 10 triệu đô la, đem lại cho công ty khả thay đổi tiêu chuẩn kỹ thuật dễ dàng hơn, cải thiện quan hệ kinh doanh (Tài liệu tham khảo - Quản trị hệ thống thơng tin – PGSM) - Ngồi cơng ty mơi giới nước ngồi thuộc lĩnh vực xăng dầu có thành cơng định việc áp dụng CNTT Tìm hiểu giải pháp ứng dựng CNTT ngành Công ty nghiên cứu giải pháp để đẩy mạnh kinh doanh, tìm kiếm, phục vụ, chăm sóc khách hàng Lập phương án xây dựng hệ thống quản lý nhân sự, quản lý quan hệ khách hàng, nhà cung cấp, tài – kế tốn, cấu lại mơ hình tổ chức, định biên lại lao động, bố trí, tuyển dụng lao động phù hợp với quản lý, kinh doanh phát triển hệ thống CNTT Hiện tình hình kinh doanh tài doanh nghiệp gặp khó khăn, công ty cân nhắc phương án triển khai phần Chiến lược ứng dụng CNTT TMĐT đến năm 2013-2016, 2020 Công ty lên kế hoạch huy động từ nhiều nguồn vốn khác nhằm thực ứng dụng CNTT hoạt động quan có hiệu tiết kiệm chi phí Ứng dụng, khai thác có hiệu CNTT, phát huy hết tiềm năng, lợi để tiến tới phát triển TMĐT nhằm nâng cao sức cạnh tranh doanh nghiệp, thực tốt công tác quảng bá, giới thiệu tìm kiếm thị trường cho hàng hoá, sản phẩm xu hội nhập kinh tế quốc tế 11 Dự kiến đến hết năm 2014 nâng cấp đường truyền, hệ thống mạng máy tính cơng ty cho phận theo tiêu chuẩn thống Đào tạo CNTT, TMĐT ngoại ngữ cho nhân viên thuộc lĩnh vực liên quan Lập chiến lược kinh doanh phù hợp với tình hình thị trường, lập triển khai chiến lược CNTT theo định hướng cơng nghệ kinh doanh Nghiên cứu, tìm hiểu thường xuyên cập nhật xu hướng CNTT tương lai để đầu tư hướng Iphone năm 2020 Thực theo nguyên tắc: “Tư lớn – Khởi đầu nhỏ - Hành động nhanh” Đến năm 2020 phấn đấu hoàn thành áp dụng hệ thống ERP ứng dụng công nghệ phục vụ quản lý kinh doanh Kế hoạch hành động mục tiêu Mục tiêu tổng quát:  Từng bước ứng dụng rộng rãi CNTT hoạt động quan để nâng cao lực, hiệu hoạt động, quản lý, nhanh, thuận tiện, tiết kiệm, hiệu  Đầu tư hạ tầng CNTT đồng bộ, đưa vào sử dụng phần mềm quản lý điều hành, CRM, eMarketing nâng cao lực điều hành quản lý, kinh doanh Mục tiêu cụ thể:  Đầu tư nâng cấp hệ thống máy tính quan, phấn đấu đến hết năm 2014 xây dựng hệ thống mạng máy tính cơng ty cho phận theo tiêu chuẩn thống nhất, tuyển dụng cán có trình độ hiểu biết CNTT TMĐT  Đào tạo CNTT TMĐT cho đội ngũ cán lãnh đạo nâng cao nhận thức vai trò vị trí CNTT phục vụ kinh doanh, phát triển kinh tế, đào tạo lực lãnh đạo thông tin, lực quản lý hệ thống CNTT theo định hướng chiến lược kinh doanh CNTT 12  Đầu tư hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp, quản trị quan hệ khách hàng để nâng cao lực cạnh tranh  Đầu tư vào công nghệ, phát triển nâng cao chất lượng dịch vụ, tối đa hóa lợi ích, xây dựng lợi cạnh tranh, tạo khác biệt Kế hoạch hành động Trên sở chiến lược CNTT công ty, qua tham khảo tư vấn dự kiến kế hoạch hành động, thời gian triển khai, số lượng nhân viên hiệu dự kiến cho giai đoạn 2013-2014 sau: Chi phí mua phần mềm: 50.000 USD (Tương đương: 1.050.000.000 đồng) Chi phí hệ thống phần cứng: 40.000 USD (Tương đương: 840.000.000 đồng) Thời gian thực dự kiến: 15 tháng, 12 tháng triển khai phần mềm tích hợp hệ thống (chiến lược vận hành song song), 03 tháng chạy thử Số lượng cán nhân viên dự kiến: 25 người Chi phí trì hệ thống bình quân: 2.500 USD/năm (Tương đương: 52.500.000 đồng) Chi phí mua phần mềm phần cứng ban đầu dự tính khấu hao năm Tương đương 323 triệu đồng/năm Trong giai đoạn đầu dự kiến triển khai module sau: 1.Quản lý quan hệ khách hàng 2.Quản lý hàng hóa, đặt hàng, xử lý đơn hàng 3.Quản lý Nhân sự, tiền lương 4.Quản lý tài kế toán 5.Xây dựng khai thác website: http://vipcohalong.com; http://vipcohalong.com.vn, quảng bá nhiều tạp chí website chuyên ngành bunker Căn vào mơ hình tổ chức, hoạt động sau năm 2014 công ty triển khai áp dụng hệ thống Petrolimex-ERP vào quản lý kinh doanh Doanh thu, lợi nhuận hàng năm Doanh thu hàng năm từ 300-400 tỷ đồng, lợi nhuận từ 600 triệu đến tỷ tùy theo tình hình thị trường 13 KẾT LUẬN Hiểu ứng dụng phù hợp CNTT giúp cho người quản lý có phương hướng định thích hợp để đạt kết mong muốn Trên phân tích giải pháp dựa hiểu biết cá nhân sau học xong môn học Quản trị Hệ thống thông tin giúp tơi có thêm sở khoa học, kỹ quản lý nhận thiếu sót quản lý đơn vị Bằng kiến thức học Thầy, cố gắng hồn thiện lại hệ thống quản lý, quy trình, tạo môi trường làm việc tốt cho người lao động định hướng công ty phát triển bền vững tương lai TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Quản trị hệ thống thơng tin – Tài liệu tham khảo - Quản trị hệ thống thông tin http://vi.wikipedia.org http://tamnhin.net Tài liệu nội VIPCO HẠ LONG 14 ... - Quản trị: thống kê, báo cáo số liệu, quản lý nghiệp vụ kinh doanh hàng hóa, xuất nhập tồn, nghiệp vụ kế tốn, tài sản cố định Công ty sử dụng phần mềm chuyên dụng PBM - Quản trị kinh doanh kế. .. doanh, Phòng Đại lý Hàng hải) Ứng dụng CNTT, Hệ thống thông tin doanh nghiệp sau: - Tin học văn phòng: Các ứng dụng MS Word, Excel, Exchange, số hóa tài liệu phục vụ kinh doanh, quản lý, phục vụ lưu... năm 2020 phấn đấu hoàn thành áp dụng hệ thống ERP ứng dụng công nghệ phục vụ quản lý kinh doanh Kế hoạch hành động mục tiêu Mục tiêu tổng quát:  Từng bước ứng dụng rộng rãi CNTT hoạt động quan