XÂY DỰNG MƠI TRƯỜNG – VĂN HĨA DOANH NGHIỆP TẠI CƠNG TY TNHH DỊCH VỤ KIỂM TỐN VÀ TƯ VẤN UHY BÀI TẬP CÁ NHÂN Công ty Dịch vụ Kiểm toán Tư vấn UHY (UHY LTD) đại diện Hãng UHY Việt Nam UHY LTD thành lập sở hội tụ kiểm toán viên chuyên gia tư vấn giàu kinh nghiệm hãng kiểm toán tư vấn hàng đầu Việt Nam Hiện nay, UHY LTD 10 cơng ty kiểm tốn có số kiểm tốn viên lớn giàu kinh nghiệm Việt Nam, số cơng ty kiểm tốn Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước chấp thuận kiểm toán công ty niêm yết tổ chức phát hành Việt Nam Với cam kết đem đến cho khách hàng dịch vụ chất lượng tiêu chuẩn quốc tế, đáp ứng kịp thời nhu cầu ngày khắt khe khách hàng, chúng tơi nhanh chóng hòa nhập vào hệ thống chuẩn hóa dịch vụ Hãng UHY Quốc tế Như vậy, khách hàng chúng tơi tiếp cận với mạng lưới hàng chục ngàn chuyên gia hãng thành viên UHY toàn cầu Cùng với UHY Quốc tế, UHY Việt Nam cam kết thực phương châm: “Mang tới khách hàng giá trị đích thực dịch vụ vượt trội” Phát triển tầm nhìn đổi mới: Kể từ thành lập, UHY tăng trưởng doanh thu nhân với tốc độ cao đến năm 2008 Tuy nhiên, đến khoảng đầu năm 2008 với suy thoái kinh tế, khủng khoảng thị trường chứng khoán, bất động sản hệ thống ngân hàng… phát triển Cơng ty có dấu hiệu chững lại Sau phân tích, Ban lãnh đạo UHY phân tích đưa nhóm nguyên nhân chủ yếu: Bên cạnh yếu tố khách quan khủng khoảng kinh tế tạo ra, có cạnh tranh gay gắt Cơng ty Kiểm tốn => tạo di chuyển chất lượng đội ngũ nhân Cơng ty kiểm tốn ngành bổ trợ Với lộ trình phát triển chiến lược tiếp theo, UHY cần phải kiện toàn tổ chức hệ thống tổ chức doanh nghiệp bên cạnh việc kiểm soát chất lượng dịch vụ không phù hợp với hành lang pháp lý ngày hồn thiện liên quan đến kiểm sốt chất lượng hoạt động kiểm toán độc lập, kiểm toán công ty niêm yết, tổ chức phát hành kinh doanh chứng khốn Việc kiện tồn hệ thống tổ chức giai đoạn nhân tố quan trọng để giúp UHY khắc phục hạn chế, giữ nhân chủ chốt, loại bỏ lãng phí, tạo hội tăng trưởng doanh thu, nâng cao hiệu kinh tế Đối với ngành kiểm toán UHY, kiểm tốn thành cơng dựa tảng nhóm cung cấp dịch vụ đáp ứng, kiểm sốt chất lượng chun mơn nghiệp vụ trợ giúp tư vấn khách hàng vấn đề chuyên môn Chất lượng cao dịch vụ chuyên nghiệp nhóm kiểm tốn trì dựa vào mạnh, kiến thức, trình độ cá nhân Kinh nghiệm thể lực tổng hợp khả làm việc hiệu quả, quán nhóm kiểm tốn, khơng phụ thuộc vào khác biệt văn hố, địa bàn cung cấp dịch vụ Theo đó, từ đầu năm 2009 bên cạnh phương châm: “Mang tới khách hàng giá trị đích thực dịch vụ vượt trội”, UHY có phương châm cho tồn cán nhân viên Công ty “Tạo môi trường chuyên nghiệp, động cho phát triển thành công nhân viên” http://uhyvietnam.com.vn Điều thể quan tâm Ban lãnh đạo việc quản trị hành vi tổ chức doanh nghiệp phát triển ngày cao ngành kiểm toán UHY Phân tích vấn đề hành vi tổ chức Đối với môn khoa học nghiên cứu ảnh hưởng tổ chức cá nhân, nhóm tổ chức cấu trúc tổ chức với hành vi diễn tổ chức với mục đích áp dụng kết nghiên cứu để làm tăng tính hiệu cho tổ chức Đúng hơn, tổ chức bao gồm người có tác động lẫn để đạt mục tiêu Trong khuôn khổ viết này, đề cập đến vấn đề quản trị hành vi tổ chức làm đổi mô hình quản lý cá nhân nhóm làm việc doanh nghiệp kiểm tốn mà cụ thể nhóm làm việc việc cung cấp dịch vụ kiểm toán Báo cáo tài doanh nghiệp kiểm tốn Các tài liệu thực tế thu thập q trình cơng tác UHY ứng dụng từ môn học Quản trị hành vi tổ chức chương trình đào tạo Thạc sỹ quản trị kinh doanh quốc tế Đại học Quốc gia Hà Nội Đại học Griggs Hoa Kỳ Phong cách lãnh đạo: Quyền lực vai trò nhà lãnh đạo giải phóng tiềm tổ chức Điều có nghĩa tơi khơng đem não tái tạo lại não người xung quanh, mà phải giải phóng tiềm họ để làm việc theo định hướng thống (Theo Ngài Rechard O Brajer Giám đốc điều hành Cơng ty Liposcience) Theo đó, phong cách lãnh đạo ngày có nhiều điểm khác biệt so với phong cách lãnh đạo kiểu mệnh lệnh kiểm soát trước tạo điều kiện tồn nhân viên phát huy lực khả lãnh đạo họ, cho dù phạm vi lãnh đạo phạm vi hẹp Ngay từ khi thành lập Công ty, Ban lãnh đạo Công ty nhận thực vấn đề ln tạo điều kiện cho tồn thể nhân viên phát triển hết khả Hoạt động ngành cung cấp dịch vụ, đòi hỏi nhân viên phải trau dồi, cập nhật bổ sung kiến thức, kỹ Thông qua việc cung cấp dịch vụ, trao đổi tiếp xúc với khách hàng, nhóm kiểm tốn thực cung cấp dịch vụ trực tiếp thể chất lượng dịch vụ khả đáp ứng yêu cầu dịch vụ khách hàng Theo đó, gián tiếp thể hình ảnh chuyên nghiệp UHY Với gần 200 Cơng ty Kiểm tốn hoạt động Việt Nam, nói cạnh tranh Cơng ty cung cấp dịch vụ kiểm toán ngày gia tăng Nhiều Công ty cạnh tranh theo kiểu hạ phí, giảm nhân sự, giảm thực => chất lượng bị suy giảm gây lòng tin công chúng Cụ thể vụ: Công ty Kiểm tốn Cơng ty Cổ phần Bơng Bạch Tuyết bị Uỷ ban Chứng khoán nhà nước bị kỷ luật năm 2008 – UBCKNN http://www.ssc.gov.vn/portal/page/portal/ubck/1096905? pers_id=1108323&item_id=1506817&p_details=1…; Cơng ty kiểm tốn thực kiểm tốn Cơng ty Cổ phần Sách Thiết bị trường học Quảng Ninh bị Uỷ ban chứng khoán Nhà nước kỷ luật năm 2009– UBCKNN http://www.ssc.gov.vn/portal/page/portal/ubck/1096905? p_page_id=1096905&pers_id=1108323&folder_id=&item_id=1506823&p_d etails=1 Là 10 Cơng ty có số lượng kiểm toán viên lớn Việt Nam (theo xếp hạng VACPA http://vacpa.org.vn) Đứng trước thực trạng này, Ban lãnh đạo UHY phân tích, tìm hiểu ngun nhân đưa phương hướng để UHY củng cố, phát triển giai đoạn chiến lược phát triển năm Một phương hướng (liên quan đến viết này) tăng cao lực phát huy hết điểm mạnh cá nhân hoạt động theo nhóm hiểu Phương hướng cho thấy tin tưởng, quan tâm Ban lãnh đạo đến quyền lợi tồn nhân viên Cơng ty nhằm đạt mục tiêu chung tồn Cơng ty Văn hố doanh nghiệp: Nhà lãnh đạo Sự lựa chọn xã hội hoá Phần thưởng Đẩy mạnh văn hoá tổ chức Quản lý mạng lưới văn hóa Nhân viên Chúng ta khơng thể khơng nhắc tới “Văn hố Cơng ty”, gắn chặt với hình thái kiểm sốt xã hội có ảnh hưởng tới định hành vi nhân viên Văn hoá lan toả khắp nơi chúng hoạt động vơ ý thức.Có thể coi hoa tiêu tự động, hướng dẫn cho nhân viên hoạt động cách phù hợp với mong muốn tổ chức Văn hoá doanh nghiệp “chất keo xã hội” gắn người với khiến họ cảm thấy phần thành công tổ chức Nhân viên thúc đẩy thực theo nét văn hoá chi phối doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu họ đặc tính xã hội Chất keo xã hội ngày trở nên quan trọng cách thu hút nhân viên giữ chân người giỏi Bên cạnh đó, văn hố doanh nghiệp hỗ trợ quy trình tạo ý thức (sense-making process) Nó giúp nhân viên hiểu kết tổ chức để tiếp tục thực cơng việc giao, thay thời gian cố tìm điều họ mong chờ Các nhân viên giao tiếp với hiệu hợp tác với tốt họ có chung nhận thức thực tế Việc tạo mối liên kết phát triển Công ty gắn liền với phát triển tập thể, cá nhân môi trường chung tạo tảng vững để phát triển lâu dài Từ đó, Ban lãnh đạo Cơng ty có kế hoạch rõ ràng việc định hướng cho cá nhân nhằm đảm bảo văn hóa cá nhân phù hợp với văn hóa Cơng ty Điều đó, đảm bảo tính hồ đồng, tập thể, rút ngắn khoảng cách nhân viên với ban lãnh đạo, nhân viên với nhân viên thông qua chương trình, hội thảo dịp tôn vinh nhân viên nỗ lực, ngày hội nhân viên Đây hội để ban lãnh đạo chia sẻ định hướng phát triển thương hiệu hoạch định thực Trong hội thảo, Ban lãnh đạo UHY dành nhiều thời gian lắng nghe nhiều dịp nhân viên chia sẻ khó khăn, kinh nghiệm trình trực tiếp làm việc với khách hàng Chính diễn đàn, trao đổi, nói chuyện nội vậy, Ban lãnh đạo hiểu thuận lợi, khó khăn nhân viên, bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên giúp nhà quản lý đưa biện pháp hữu hiệu có ý tưởng xây dựng thương hiệu UHY Động viên khuyến khích nhân viên Trước đưa chiến lược khuyến khích nhân viên, cần cân nhắc xem nên khuyến khích họ Qua việc dành thời gian thảo luận, trao đổi, nói chuyện với nhân viên cho họ biết Cơng ty mong muốn điều họ Tỏ sẵn sàng gặp gỡ, giúp đỡ nhân viên cảm thấy khó khăn cơng việc Tuy nhiên, thông tin thu thập phải đảm bảo rõ ràng xác, khơng gây tư tưởng ỉ lại, ganh tỵ nhân viên Thể cho nhân viên thấy tầm quan trọng họ Cơng ty, từ khẳng định trách nhiệm nghĩa vụ họ Hãy cho họ thấy công ty tập thể đồng đoàn kết mà thành viên sẵn sàng gánh chịu hậu gây Thuyết phục với họ thành cơng nhóm có nhờ vào thành công cá nhân, ngược lại - Khen thưởng nhân viên xuất sắc phát triển thương hiệu cơng ty: người có sáng kiến hiệu quả, ý tưởng hay cho việc xây dựng phát triển thương hiệu; nhân viên tạo hiệu công việc từ nhiệt tâm hết lòng khách hàng… - Tiền khơng phải phương tiện để động viên làm việc hiệu quả, hăng say Một nhân viên nhóm nhân viên làm việc thâu đêm để hồn thành cho công việc, dự án dang dở dù họ khơng nhận lời hứa hẹn từ phía Ban giám đốc để họ nhận thêm đồng từ việc làm thêm Vấn đề tâm huyết cá nhân, nhóm họ có nơi để thể tài mình, tâm huyết khả giải vấn đề khác lớn lao - Xây dựng chế lương mềm: Bên cạnh chế khuyến khích nhân viên phát triển khơng thể khơng đề cập đến việc tránh tình trạng bình qn chủ nghĩa, cào Từ đầu năm 2009, Ban lãnh đạo UHY cố gắng xây dựng chế lương mềm bên cạnh chế lương cố định (đảm bảo sống tối thiểu) Việc xây dựng chế lương mềm góp phần thúc đẩy trình làm việc hăng say, cống hiến cá nhân tập thể công việc Việc xây dựng chế giúp cho cá nhân, nhóm phát huy hết lực thành họ phần thưởng tương xứng mà họ nhận từ phía Cơng ty Phát triển đề xuất có giá trị Đi liền với phát triển kinh doanh, phát huy hiệu vai trò cá nhân nhóm làm việc góp phần nâng cao hiệu hoạt động Công ty Theo ý kiến cá nhân tôi, nhân tố để phát huy hiệu khả cá nhân nhóm hiệu bao gồm: - Khả lãnh đạo Giám đốc phụ trách dịch vụ khách hàng Giám đốc dịch vụ khách hàng kiểm toán; - Hiểu biết chung cá nhân, nhóm kiểm tốn mục tiêu kiểm tốn, vai trò trách nhiệm thành viên; - Hiểu biết chung cam kết dịch vụ khách hàng kế hoạch thực yêu cầu liên quan; - Trao đổi thông tin hai chiều liên tục nhóm kiểm tốn tất cấp bậc; - Triển khai công việc theo quy định chuẩn mực nghề nghiệp; - Hiểu biết rõ thời hạn, lịch biểu, thời gian, ngân sách chi phí thực kiểm tốn; - Phân cơng cơng việc cách công sử dụng cách sáng tạo tất nguồn tài liệu sẵn có; - Bám sát tiến độ, nhắc nhở kịp thời kế hoạch dự phòng; - Sốt xét kết đạt học thu từ thành công Để đảm bảo làm việc theo nhóm dịch vụ khách hàng hiệu quả, cần: - Duy trì mối quan hệ trao đổi tốt nhóm kiểm tốn tất cấp bậc; - Trao đổi thông tin với khách hàng cách sáng tạo để tăng cường nhận thức khách hàng giá trị chất lượng dịch vụ Việc trao đổi thông tin rõ ràng đảm bảo cho thành viên nhóm kiểm tốn có thơng tin cần thiết để thực cơng việc kiểm tốn cách hiệu tiết kiệm chi phí Xác định bước hành động chi tiết cụ thể: Sau áp dụng số cải tiến UHY, chúng tơi nhận thấy có chuyển biến rõ rệt hiệu hoạt động Những phân tích tài hoạt động hàng năm tiếp tục nguyên nhân hạn chế chìa khóa thành cơng lĩnh vực kiểm tốn tính động Vì vậy, bên cạnh mục tiêu tăng cường hiệu suất khai thác khách hàng mùa cao điểm; Tăng khả linh hoạt hệ thống để thực dịch vụ đa dạng hơn; Hồn thiện qui trình tác nghiệp sớm ban hành mức tiêu chuẩn suất lao động cấp bậc nhân viên loại dịch vụ; Hồn thiện cơng cụ đánh giá chế phân phối thu nhập để tạo đòn bẩy cho cải tiến tồn diện cơng ty… Thì việc cơng đổi “Tạo mơi trường chuyên nghiệp, động cho phát triển thành công nhân viên” dự án đổi thành công Ban lãnh đạo UHY việc định hướng phát triển cho toàn thể cán nhân viên UHY thời gian qua Thành cơng bước đầu, tồn thể nhân viên Ban lãnh đạo UHY cần trì, củng cố phát triển suốt thời gian hoạt động Công ty năm Cụ thể: Ngay từ bước liên quan đến lựa chọn cá nhân nhóm làm việc hiệu Ta cần xem xét đến: - Qui mô phức tạp doanh nghiệp, bao gồm lĩnh vực kinh doanh lĩnh vực chuyên môn khác rủi ro bất thường lường trước; - Kỳ vọng khách hàng thời gian thực kiểm toán, thời hạn phát hành báo cáo số vấn đề khác có liên quan; - Tính độc lập nghề nghiệp, bao gồm tranh chấp lợi ích xảy ra; - Năng lực kinh nghiệm nhân viên; - Kế hoạch tham gia Giám đốc phụ trách dịch vụ khách hàng, Giám đốc dịch vụ khách hàng kiểm toán ban quản lý kiểm toán; - Khả đáp ứng nhân viên, hiệu suất hiệu việc sử dụng nhân viên; - Khả tham gia liên tục nhân viên kiểm toán cụ thể Trong suốt trình làm việc, Ban lãnh đạo Cơng ty trược nhóm có trách nhiệm lập kế hoạch trao đổi thông tin liên tục kiểm toán: - Truyền đạt yêu cầu đề giai đoạn lập kế hoạch; - Đảm bảo công việc thực giải tất rủi ro xác định sai sót tiềm tàng liên quan tiến độ thực hiện; - Đảm bảo chuyên gia kiểm toán cao cấp kịp thời tham gia vào phần việc phù hợp cấp độ thích hợp; - Hỗ trợ sốt xét cơng việc nhân viên cần thiết; Việc trao đổi thông tin liên tục hai chiều rõ ràng đảm bảo cho thành viên nhóm kiểm tốn Ban lãnh đạo có thơng tin cần thiết để thực cơng việc kiểm toán cách hiệu quả, nắm bắt tiến độ cơng việc tiết kiệm chi phí cho Cơng ty Kết thúc q trình thực kiểm toán (cung cấp dịch vụ), Ban lãnh đạo với nhóm kiểm tốn cần phải xem xét, tổng hợp lại tồn q trình thực nhằm đưa khuyến nghị nhằm góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ phối hợp thành viên, nhóm để ngày nâng cao quy trình này, bao gồm:: - Đánh giá lại tổng quan rủi ro kiểm toán, nhân tố bổ sung cần cân nhắn đánh giá giải đáp thích hợp - Sự hài lòng khách hàng dịch vụ chúng ta, cần dẫn chứng cụ thể người thảo luận, ngày thảo luận phương pháp xử lý dự kiến để tiếp tục làm khách hàng hài lòng chất lượng dịch vụ - Các vấn đề ý suốt thời gian thực hiện, giúp cải thiện hiệu lập kế hoạch việc thực kiểm toán - Sự trì mối quan hệ thơng tin chiều thành viên, trưởng nhóm Ban lãnh đạo Công ty; - Đánh giá phẩm chất nhân viên kết hợp nhóm kiểm tốn Trên phân tích vận dụng lý thuyết môn học Quản trị hoạt động vào hoạt động thực tiễn Công ty TNHH Dịch vụ Kiểm tốn Tư vấn UHY nơi tơi cơng tác Trong khn khổ luận này, giải pháp mà tơi trình bày chưa triệt để chưa có thống kê đầy đủ kết để có phản hồi tồn diện Tơi hy vọng thời gian tới tiếp tục hoàn thiện nghiên cứu nâng cao khả ứng dụng môn học quản trị hành vi tổ chức vào thực tiễn hoạt động quản lý UHY./ Tài liệu tham khảo: - Giáo trình Quản trị hành vi tổ chức – Đại học GRIGGS - Bài giảng Quản trị hành vi tổ chức Chương trình đào tạo Thạc sĩ Quản trị kinh doanh Quốc tế - Tài liệu hướng dẫn học tập hành vi tổ chức biên soạn Thạc sỹ Tạ Thị Hồng Hạnh - Trường Đại học Mở Tp HCM http://elib.dtu.edu.vn/file/Ebook/800.pdf - Tài liệu hành vi tổ chức Trung tâm nghiên cứu phát triển quản trị http://www.cemd.ueh.edu.vn/Documents/OrganizationBehavior.htm - Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước http://www.ssc.gov.vn - Tài liệu nội Cơng ty TNHH Dịch vụ Kiểm tốn Tư vấn UHY http://uhyvietnam.com.vn - Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam http://vacpa.org.vn ... trưởng doanh thu, nâng cao hiệu kinh tế Đối với ngành kiểm toán UHY, kiểm tốn thành cơng dựa tảng nhóm cung cấp dịch vụ đáp ứng, kiểm sốt chất lượng chun mơn nghiệp vụ trợ giúp tư vấn khách hàng vấn. .. cập đến vấn đề quản trị hành vi tổ chức làm đổi mô hình quản lý cá nhân nhóm làm việc doanh nghiệp kiểm tốn mà cụ thể nhóm làm việc việc cung cấp dịch vụ kiểm toán Báo cáo tài doanh nghiệp kiểm. .. phẩm chất nhân viên kết hợp nhóm kiểm tốn Trên phân tích vận dụng lý thuyết môn học Quản trị hoạt động vào hoạt động thực tiễn Công ty TNHH Dịch vụ Kiểm tốn Tư vấn UHY nơi tơi cơng tác Trong khn