HỌC VIỆN KỸ THUẬT QUÂN SỰ KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÀI TẬP HỌC PHẦN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG Đề tài: Hệ Thống Quản Lý Quán Coffee Hà Nội, tháng 12 năm 2018 HỌC VIỆN KỸ THUẬT QUÂN SỰ KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÀI TẬP HỌC PHẦN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG Đề tài: Hệ Thống Quản Lý Quán Coffee Giáo viên phụ trách: Nguyễn Hoài Anh Hà Nội, tháng 12 năm 2018 Lời nói đầu Xã hội ngày phát triển theo công nghiệp 4.0, hệ thống quản lý bán hàng nên thay đổi để phù hợp với thị trường tăng suất lao động Vì hơm em định xây dựng hệ thống quản lý quán coffee Mục lục Chương Khảo sát hệ thống 1.1 Mô tả hệ thống 1.1.1 Nhiệm vụ Hệ thống phục vụ cho chủ quán dễ dàng quản lý quán café mình, giúp nhân viên quán làm việc cách hiệu quả, xác, rõ ràng, giúp khách hàng dễ dàng tiếp cận, tăng chất lượng dịch vụ 1.1.2 Cơ cấu tổ chức nhiệm vụ Cơ cấu tổ chức quán café bao gồm : Bộ phận quản lý, phận toán, phận pha chế, phận phục vụ Trong - Bộ phận quản lý • • • • • - Bộ phận xử lý yêu cầu khách hàng • • • • Lập menu, danh sách đồ uống quán cung cấp Lập đơn hàng nguyên liệu cần mua gửi đến nhà cung ứng nguyên liệu có yêu cầu từ phận xử lý đồ uống Thống kê doanh thu cho chủ cửa hàng Quản lý bán hàng, loại đồ uống, giá cả, lương nhân viên theo định nhận từ chủ cửa hàng Nhận định trực tiếp từ chủ cửa hàng Tiếp nhận yêu cầu từ phía khách hàng Gửi yêu cầu từ phía khách hàng đến phận pha chế quản lý kho Lập hóa đơn tốn cho khách hàng Tiếp nhận trực tiếp tiền toán khách • • - Bộ phận pha chế quản lý kho • • • • • thu cất tiền tốn Thơng báo cho khách hàng đồ uống pha chế hồn tất Thơng báo doanh thu ngày cho phận quản lý Pha chế đồ uống theo yêu cầu nhận từ khách hàng thông qua phận xử lý yêu cầu khách hàng Chuyển đồ uống hoàn tất đến phận xử lý yêu cầu khách hàng Kiểm kê nguyên liệu kho Tiếp nhận, kiểm tra nguyên liệu nhập từ nhà cung cấp trước chuyển vào kho Lập phiếu yêu cầu nguyên liệu cho phần quản lý 1.1.3 Quy trình xử lý quy tắc quản lý 1.1.3.1 Quy trình xử lý - Mua nhập nguyên liệu + Khi cần nhập thêm nguyên liệu pha chế, phận pha chế lập phiếu yêu cầu (MB01) (1) gửi phiếu yêu cầu đến phận quản lý + Bộ phận quản lý tiếp nhận phiếu yêu cầu từ phận pha chế, sau phận quản lý lập đơn hàng mua (MB02)(2) gửi đơn hàng mua (3) đến nhà cung cấp (Đơn giá nguyên liệu phận quản lý trao đổi ký kết với nhà cung cấp Hệ thống quản lý hàng café sử dụng hợp đồng ký kết với nhà cung cấp tham chiếu theo bảng giá nhập (MB03)(4) tương ứng nhà cung cấp để nhập hàng toán cho nhà cung cấp + Nhà cung cấp theo đơn mua hàng, chuẩn bị hàng phiếu giao nhận hàng (MB04)(5) Sau chuyển hàng phiếu giao nhận hàng (6) đến quán + Khi hàng giao đến, phận pha chế tiếp nhận kiểm tra hàng (7) Nếu chất lượng đảm bảo lập Phiếu nhập kho (MB05) (8) , nhập nguyên liệu vào kho chuyển phiếu nhập kho đến phận quản lý Ngược lại trả lại hàng cho nhà cung cấp + Bộ phận quản lý tiếp nhận phiếu nhập kho, tham chiếu vào hợp đồng kí kết trước với nhà cung cấp để lập phiếu mua hàng (MB06)(9) toán cho nhà cung cấp (10) - Gọi đồ uống tốn + Khi có khách vào qn, khách hàng xem Menu(MB07)(11) quầy phục vụ, sau chọn đồ uống (12) (khách hàng yêu cầu đồ uống với nhân viên phục vụ) + Sau chọn đồ uống, tất yêu cầu khách hàng nhân viên phục ghi lại vào phiếu gọi đồ (MB08)(13) gửi phiếu đến cho phận pha chế, phận pha chế thực pha chế theo yêu cầu khách Cùng lúc khách hàng toán (14) với nhân viên toán ,nhân viên toán nhận tiền toán, trả lại tiền thừa,lập Hóa đơn tốn(MB09) (15), in gửi cho khách hàng, sau nhận hóa, nhân viên - Thay đổi giá bán - Thống kê doanh thu gửi thẻ thông báo cho khách hàng, khách tự lựa chọn chỗ ngồi +Khi đồ uống pha chế hoàn tất, phận xử lý đồ chuyển đồ uống đến quầy phục vụ cho nhân viên phục vụ +Nhân viên phục vụ thông báo cho khách nhận đồ uống hoàn chỉnh +Sau khách hàng nhận thơng báo hồn tất đồ uống, khách hàng nhận đồ uống từ quầy phục gửi trả lại thẻ thông báo cho nhân viên phục vụ + Bộ phận quản lý sau nhận định thay đổi đơn giá từ chủ cửa hàng cập nhật lại giá (16) tương ứng đồ uống, sau lập lại menu (17) + Mỗi cuối ngày, phận toán cập nhập, lập thống kê bán hàng (18) thu thơng qua hóa đơn tốn sau gửi lên cho phận quản lý + Bộ phận quản lý tiếp nhận thống kê bán hàng, tổng hợp tiền chi mua hàng (19) thông qua hóa đơn mua hàng Sau lập thống kê thu chi (20) gửi cho chủ cửa hàng 1.1.3.2 Quy trình quản lý • Nhà cung cấp phải cập nhật bảng giá trực tiếp với chủ cửa hàng khơng thơng qua phận quản lý • Mọi đơn hàng, nhà cung cấp phải giao hàng đủ đơn, không nhận đơn thiếu, không tách đơn gộp đơn thay đổi đơn hàng • Mọi cố từ phận phải báo cáo đến phận quản lý, sau phận quản lý tiếp nhận thông báo đến chủ cửa hàng, chủ cửa hàng đưa định xử lý, không tự ý xử lý 1.1.4 Mẫu biểu 1.1.4.1 MB01 Số yêu cầu :…… Ngày : …………………… PHIẾU YÊU CẦU STT Mã hàng Tên hàng Số lượng Ghi 1.1.4.2 MB02 Số đơn hàng :…… Ngày : …………………… ĐƠN HÀNG MUA Tên nhà cung cấp : Địa : STT Mã hàng Tên hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền Tổng tiền 1.1.4.3 MB03 Số :…… …………………… Ngày : Bảng giá nhập Tên nhà cung cấp : Địa : STT Mã hàng Tên hàng Đơn giá Đơn vị 1.1.4.4 MB04 10 Trạng thái hệ thống sau thoát khỏi giao diện: trở trạng thái trước gọi giao diện Nguyên liệu Tên giao diện : Nguyenlieu Người sử dụng: nhân viên phận pha chế quản lý kho Nhiệm vụ: Kiểm tra thông tin nguyên liệu lập phiếu yêu cầu Mẫu thiết kế : 91 Tiền điều kiện: đăng nhập quyền nhân viên phận pha chế quản lý kho Hậu điều kiện: Trở hình Biểu đồ trình tự hoạt động: 92 Trạng thái hệ thống sau thoát khỏi giao diện: trở trạng thái trước gọi giao diện Phiêu nhập kho Tên giao diện : Nhapkho Người sử dụng: nhân viên phận pha chế quản lý kho Nhiệm vụ: Lập phiếu nhập kho 93 Mẫu thiết kế : Tiền điều kiện: đăng nhập quyền nhân viên phận pha chế quản lý kho Hậu điều kiện: Trở hình Biểu đồ trình tự hoạt động: 94 Trạng thái hệ thống sau thoát khỏi giao diện: trở trạng thái trước gọi giao diện 3.5.3 Thiết kế form xử lý nghiệp vụ Menu Tên giao diện :Menu Người sử dụng: nhân viên phận quản lý giao dịch Nhiệm vụ: Sửa đổi menu 95 Mẫu thiết kế : Tiền điều kiện: đăng nhập quyền nhân viên phận quản lý giao dịch Hậu điều kiện: Trở hình Biểu đồ trình tự hoạt động: 96 Trạng thái hệ thống sau thoát khỏi giao diện: trở trạng thái trước gọi giao diện Đơn hàng mua Tên giao diện : donhangmua Người sử dụng: nhân viên phận quản lý giao dịch Nhiệm vụ: Lập đơn hàng mua từ phiếu yêu cầu Mẫu thiết kế : Tiền điều kiện: đăng nhập quyền nhân viên phận quản lý giao dịch Hậu điều kiện: Trở hình Biểu đồ trình tự hoạt động: 97 Trạng thái hệ thống sau thoát khỏi giao diện: trở trạng thái trước gọi giao diện Phiêu mua hàng Tên giao diện : phieumuahang Người sử dụng: nhân viên phận quản lý giao dịch Nhiệm vụ: Lập phiếu mua hàng thông qua phiếu nhập kho 98 Mẫu thiết kế : Tiền điều kiện: đăng nhập quyền nhân viên phận quản lý giao dịch Hậu điều kiện: Trở hình Biểu đồ trình tự hoạt động: 99 Trạng thái hệ thống sau thoát khỏi giao diện: trở trạng thái trước gọi giao diện 3.5.4 Thiết kế báo cáo Hóa đơn tốn Thiết kế tài liệu nghiệp vụ : HĨA ĐƠN THANH TỐN Tên báo cáo: HĨA ĐƠN THANH TOÁN Người lập: Nhân viên thuộc phận xử lý yêu cầu khách hàng Nhiệm vụ: Gởi lại thơng tin hóa đơn khách để khách biết Môi trường: Quầy phục vụ Mẫu báo cáo: 100 Quán coffee XYZ HĨA ĐƠN THANH TỐN Số:…… Họ tên khách hàng:………………………………………………………… STT Tên Thuốc Coffee Size Vừa Số lượng Đơn giá 10.000 Thành tiền 20.000 Tổng tiền: Viết chữ: Người mua Hàng Tháng… Năm Ngày… Người lập Bảng liệu sử dụng: DOUONG, HOADON Bảng liệu sử dụng Thuộc tính sử dụng THUOC Madouong Tendouong Dongia Loai Size MaHDThuoc HoTenNguoiMua DiaChi Soluong ThanhTien HOADONTHUOC 101 Trường liệu tính tốn: ThanhTien=SoLuong*DonGia TongTien = ∑ ThanhTien Kích Kỡ: giấy A4 Số lượng phiên bản: (1 cho khách hàng) Phiếu nhập kho Thiết kế tài liệu nghiệp vụ : PHIẾU NHẬP KHO Tên báo cáo: PHIẾU NHẬP KHO Người lập: Nhân viên thuộc phận pha chế quản lý kho Nhiệm vụ: Xác nhận nhập kho Môi trường: Kho hàng Mẫu báo cáo: Quán coffee XYZ PHIẾU NHẬP KHO Số:…… Họ tên nhân ………………………………………………………… Họ tên nhân viên ………………………………………………………… viên giao lập: hàng: Số điện thoại …………………………………………………………………………… : Mã nhà cung cấp:………………………………………………………… Tên nhà cung cấp …………………………………………………………………… STT Mã nguyên liệu CFR1 : Tên Đơn vị tính Số lượng Hạt coffee loại kg 10 102 Thủ kho Tháng… Năm Ngày… Người lập Bảng liệu sử dụng: DOUONG, HOADON Bảng liệu sử dụng Thuộc tính sử dụng NGUYENLIEU Manguyenlieu Tennguyenlieu DVT Maphieunhap Manguyenlieu Soluonggiao Soluongnhan Ngaynhap Tennguoigiao Manhanvienthukho ThanhTien Manguoidung Tennguoidung Chucvu MaNCC TenNCC NHAPHANG NGUOIDUNG NCC Kích Kỡ: giấy A4 Số lượng phiên bản: Đánh giá công việc kêt luận 103 Cơng việc hồn thành thiếu sót, cần cố gắng Tài liệu tham khảo : Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống 104 105