Luận văn tốt nghiệp Khoa quản trị doanh nhiệp CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm tổ chức máy quản trị Trong chức quản trị, tổ chức coi chức bản, công tác quan trọng nhằm thiết lập cấu tổ chức doanh nghiệp, đặc biệt máy quản trị doanh nghiệp để thực mục tiêu xác định Thực chức tổ chức q trình xác định cơng việc cần phải làm người làm công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn phận cá nhân mối liên hệ phận cá nhân tiến hành công việc, nhằm thiết lập môi trường thuận lợi cho hoạt động đạt đến mục tiêu chung tổ chức Công tác tổ chức hoạt động gắn liền với phân công lao động khoa học, việc phân quyền xác định tầm hạn quản trị Tổ chức quy định mối quan hệ thức thành viên nguồn lực để đạt mục tiêu Tổ chức phân chia nguồn lực thành phận quy định mối quan hệ nhiệm vụ, quyền hạn để đạt mục tiêu Kết công việc tổ chức xác lập cấu trúc tổ chức phù hợp với yêu cầu hoạt động kinh doanh Cấu trúc tổ chức hiểu tập hợp bao gồm phận (đơn vị cá nhân) khác có mối liên hệ quan hệ phụ thuộc nhau, chun mơn hóa theo chức trách, nhiệm vụ quyền hạn định nhằm đảm bảo thực mục tiêu chung xác định Như vậy, ta hiểu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp “là trình xác định công việc cần phải làm người làm cơng việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn phận quản trị doanh nghiệp cá nhân nhà quản trị mối liên hệ phận quản trị cá nhân nhà quản trị tiến hành công việc, nhằm thiết lập môi trường thuận lợi cho hoạt động đạt đến mục tiêu chung doanh nghiệp” Tổ chức máy quản trị doanh nghiệp thực nội dung sau: Xác định chức năng, nhiệm vụ phận, cá nhân nhà quản trị máy quản trị doanh nghiệp Xác định quyền hạn, trách nhiệm phận, cá nhân nhà quản trị máy quản trị doanh nghiệp Quy định mối quan hệ thức thành viên nguồn lực máy quản trị để đạt mục tiêu Phân chia nguồn lực máy quản trị doanh nghiệp thành phận quy định mối quan hệ nhiệm vụ, quyền hạn để đạt mục tiêu Mục tiêu công tác tổ chức tạo nên môi trường nội thuận lợi cho cá nhân, phận phát huy lực nhiệt tình mình, đóng góp tốt vào hồn thành mục tiêu chung tổ chức Cụ thể là: Đinh Thị Minh Huyền K40A5a Luận văn tốt nghiệp Khoa quản trị doanh nhiệp  Làm rõ nhiệm vụ cần phải tiến hành để đạt mục tiêu  Xây dựng máy quản trị gọn nhẹ có hiệu lực  Xác định vị trí, vai trò cá nhân tổ chức  Xây dựng nề nếp văn hóa tổ chức  Phát điều chỉnh kịp thời hoạt động yếu tổ chức  Phát huy sức mạnh nguồn tài nguyên vốn có tổ chức  Tạo lực cho tổ chức thích ứng với thay đổi mơi trường 1.2 Vai trò cơng tác tổ chức máy quản trị Chức tổ chức máy quản trị doanh nghiệp có vai trò to lớn, quan trọng hoạt động kinh doanh nói chung cơng tác quản trị doanh nghiệp nói riêng Trên sở mục tiêu, chiến lược kinh doanh xác định, doanh nghiệp cần xây dựng không ngừng hoàn thiện tổ chức máy đơn vị để thực chức quản trị kinh doanh, tạo điều kiện cho doanh nghiệp tồn phát triển Khi công tác tổ chức tiến hành dựa sở khoa học thực tiễn phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ đề tạo lập lực hoạt động mới, thúc đẩy kinh doanh phát triển, giúp cho việc sử dụng triệt để nguồn lực, nguồn lực người nguồn lực tài nguồn vốn, sở vật chất kỹ thuật Việc phân công lao động khoa học, phân quyền hợp lý xác định tầm hạn quản trị phù hợp tạo điều kiện cho nhà quản trị phát huy tốt lực, sở trường họ từ nâng cao suất lao động, hiệu công việc Hơn việc tổ chức khoa học tạo điều kiện cho doanh nghiệp mở rộng quy mô, đa dạng hóa tổ chức, nâng cao tính độc lập, tự chủ, sáng tạo cho đội ngũ lãnh đạo doanh nghiệp Xây dựng cấu tổ chức hợp lý tạo “nền móng” vững cho hoạt động kinh doanh nói chung hoạt động quản trị doanh nghiệp nói riêng Dù nhà quản trị thực cơng tác hoạch định, lãnh đạo hay kiểm soát phải dựa cấu trúc tổ chức định Công tác tổ chức không tốt tạo cấu tổ chức máy quản trị không hợp lý, hiệu Nếu máy quản trị doanh nghiệp hoạt động hiệu lực, bảo thủ trì trệ, khơng đáp ứng đòi hỏi thị trường làm cản trở bỏ thời kinh doanh gây hậu nhiều mặt: tâm lý, tinh thần, trị, lãng phí hiệu kinh doanh thấp CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP Tổ chức máy quản trị doanh nghiệp công việc đòi hỏi tính khoa học thực tế cao, khơng phụ thuộc vào trình độ nhà quản trị mà phụ thuộc vào kỹ năng, yếu tố nghệ thuật quản trị, tổ chức nhà quản trị Có thể nói tổ chức máy quản trị doanh nghiệp, chịu ảnh hưởng yếu tố sau: 2.1 Chiến lược kinh doanh doanh nghiệp giai đoạn Mối quan hệ thể qua sơ đồ: Sơ đồ 1: Sự tác động chiến lược tới tổ chức Đinh Thị Minh Huyền K40A5a Luận văn tốt nghiệp Chiến lược hình thành Thành tích doanh nghiệp cải thiện Khoa quản trị doanh nhiệp Các vấn đề quản trị xuất Thành tích doanh nghiệp bị giảm sút Một cấu tổ chức thiết lập Một nguyên tắc quan trọng tổ chức cấu tổ chức phải phù hợp đáp ứng yêu cầu chiến lược Những thay đổi chiến lược thường đòi hỏi có thay đổi tổ chức cấu tổ chức hình thành để đảm bảo cho q trình hồn thành mục tiêu thể cách thức phân bổ nguồn lực Khơng có mơ hình tổ chức tốt cho loại chiến lược hay loại doanh nghiệp, có nhiều yếu tố bên bên ngồi tác động đến tổ chức Nhưng chiến lược thay đổi cấu tổ chức khơng phù hợp nữa, việc thay đổi tổ chức tất yếu 2.2 Nhiệm vụ kinh doanh doanh nghiệp Các hoạt động doanh nghiệp thể nhiệm vụ, chức cụ thể, đòi hỏi kỹ chun mơn, phương tiện kỹ thuật quy trình cơng nghệ khác nhau, tức cần nguồn lực khác cách thức khác việc sử dụng nguồn lực Do việc xây dựng cấu trúc tổ chức, phân định quyền hạn chức nhiệm vụ, tổ chức máy quản trị doanh nghiệp khác doanh nghiệp 2.3 Công nghệ kinh doanh doanh nghiệp Công nghệ kinh doanh doanh nghiệp tập hợp phương tiện cần thiết cho biến đổi yếu tố đầu vào thành sản phẩm đầu theo ý muốn Công nghệ kinh doanh doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực khác khác Mức độ tự động hóa, sản xuất theo dây chuyền đòi hỏi việc tổ chức lao động, xếp công việc, lựa chọn nhân viên cho phù hợp Nếu doanh nghiệp sử dụng công nghệ kinh doanh cao, mang tính tự động hóa, chun mơn hóa cao cơng tác tổ chức máy quản trị doanh nghiệp đơn giản số lượng lao động quản trị hơn, tổ chức gọn nhẹ 2.4 Môi trường kinh doanh doanh nghiệp Doanh nghiệp thực thể sống, muốn tồn phát triển phải thích ứng với mơi trường hoạt động Khi thành lập xác định mục đích, chức hoạt động sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp khơng thể khơng nghiên cứu dự tính khả tồn doanh nghiệp môi trường với xu quốc tế hóa hoạt động kinh doanh Yếu tố môi trường không giới hạn môi trường nước mà phải ý đến mơi trường khu vực tồn cầu, mơi trường vi mơ mơi trường vĩ mơ Tính ổn định hay khơng ổn định mơi trường kinh doanh có tác Đinh Thị Minh Huyền K40A5a Luận văn tốt nghiệp Khoa quản trị doanh nhiệp động lớn đến công tác tổ chức máy quản trị doanh nghiệp Trong mơi trường có nhiều biến động đòi hỏi phải có cấu tổ chức linh hoạt để thích ứng với thay đổi Nếu mơi trường “càng tĩnh” dự đốn kiểm sốt cấu tổ chức doanh nghiệp gần với mơ hình kinh điển có tính chất lý thuyết Ngược lại, mơi trường kinh doanh doanh nghiệp khơng ổn định có nhiều yếu tố khó dự báo, cấu trúc tổ chức doanh nghiệp có nhiều biến thể để dễ dàng thích nghi với thay đổi môi trường 2.5 Quy mô doanh nghiệp Quy mô doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến cấu trúc tổ chức quản trị, máy quản trị doanh nghiệp Doanh nghiệp có quy mơ lớn máy tổ chức phải phức tạp hơn, phải hình thành nhiều cấp quản trị cấp gồm nhiều nơi làm việc hơn, quy mơ doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp có tính chất định đến kiểu cấu trúc tổ chức cụ thể Ví dụ doanh nghiệp có quy mơ nhỏ thích hợp với cấu trúc tổ chức đơn giản cấu trúc tổ chức trực tuyến 2.6 Trình độ quản trị viên trang thiết bị quản trị Với đội ngũ quản trị viên có trình độ kinh nghiệm, doanh nghiệp cần sử dụng số nhân lực song phải đảm bảo hồn thành cơng việc quản trị với chất lượng cao so với việc sử dụng đội ngũ quản trị viên đào tạo Tính hiệu nhân lên việc sử dụng số lượng quản trị viên làm giản đơn hóa cấu tổ chức quản lý giảm bớt mối liên hệ nơi làm việc, phận quản trị với Trình độ trang thiết bị máy móc tác động trực tiếp đến việc tổ chức máy quản trị doanh nghiệp, đội ngũ quản trị viên biết sử dụng thành thạo máy móc, phương tiện vật chất kỹ thuật doanh nghiệp làm giảm đáng kể thời gian thực công việc, tăng sức sáng tạo đội ngũ quản trị viên nên nhiều Nếu hệ thống thu thập xử lý thông tin doanh nghiệp tin học hóa, lúc quản trị viên thu thập thơng tin cách nhanh chóng, cấu tổ chức quản lý đơn giản 2.7 Một số nhân tố khác Con người: Yếu tố người ngày tác động trực tiếp mạnh mẽ đến công tác tổ chức máy quản trị doanh nghiệp Con người doanh nghiệp khác lực động thúc đẩy, khác kinh nghiệm, học vấn ràng buộc nghề nghiệp Do vậy, ảnh hưởng đến tầm hạn quản trị phân chia nhóm hoạt động xác định mối quan hệ quyền hạn cấu tổ chức phải tính đến hạn chế thói quen người Hình thức pháp lý doanh nghiệp: Có ảnh hưởng trực tiếp đến việc hình thành cơng tác tổ chức máy quản trị doanh nghiệp, đến cấu trúc máy tổ chức doanh nghiệp Hình thức pháp lý doanh nghiệp luật pháp quy định, nên quốc gia khác thường không giống Ở Việt Nam, theo luật doanh nghiệp 2005 Cơng ty cổ phần có từ 11 cổ đơng trở lên phải có Đinh Thị Minh Huyền K40A5a Luận văn tốt nghiệp Khoa quản trị doanh nhiệp ban kiểm soát, phận khác Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc Giám đốc máy giúp việc NGUYÊN TẮC VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CẤU TRÚC BỘ MÁY QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP 3.1 Nguyên tắc cấu trúc tổ chức máy quản trị doanh nghiệp Khi xây dựng cấu trúc tổ chức máy quản trị, doanh nghiệp cần phải tuân thủ nguyên tắc như:  Đáp ứng yêu cầu chiến lược kinh doanh Nguyên tắc dựa nguyên tắc tổng quát lĩnh vực kiến trúc kết cấu, “hình thức phải sau chức năng” Cụ thể, hình thành cấu trúc đó, phận hay đơn vị cấu thành phải nhằm thực chức năng, hay phải xuất phát từ việc thực chức doanh nghiệp Trong tổ chức hoạt động kinh doanh, phận cá nhân tồn khách quan cần thiết, việc tham gia thực chức tổ chức Nói cách khác lựa chọn mơ hình, phân công, phân quyền hay giao trách nhiệm cho phận, cá nhân… phải xuất phát từ việc thực chức năng, thực mục tiêu định Cụ thể, trình hoạch định xác định mục tiêu mà doanh nghiệp cần phải phấn đấu hoàn thành biện pháp để đạt mục tiêu vấn đề thực hiện? Lúc nhà quản trị phải xem xét nên giao cơng việc cho người làm việc gì, giữ chức vụ gì, nhà quản trị lại phân chia thành viên doanh nghiệp thành nhóm người (bộ phận) theo mục tiêu nào, nhóm có người loại người (xét trình độ chun mơn, tay nghề…) Việc lựa chọn phân chia công việc phụ thuộc phần lớn vào chức mà doanh nghiệp cần thực Chiến lược kinh doanh bao quát nhiệm vụ chức doanh nghiệp thời kỳ, mà cấu trúc tổ chức phải theo đáp ứng yêu cầu chiến lược kinh doanh Chiến lược kinh doanh phải có trước tổ chức, điều khơng có nghĩa doanh nghiệp xây dựng chiến lược chưa có cấu trúc tổ chức Mối quan hệ chiến lược tổ chức thể chỗ với chiến lược kinh doanh định, tổ chức phải có thay đổi điều chỉnh cho phù hợp đáp ứng yêu cầu chiến lược Một cấu trúc hiệu khơng tĩnh lại, khơng thể có cấu trúc tổ chức tốt nhất, vận hành tốt tình huống, hoàn cảnh Đây nguyên tắc quan trọng việc hình thành cấu trúc tổ chức Nếu vi phạm nguyên tắc chắn dẫn đến suy giảm tổ chức gây chồng chéo, trùng lặp bỏ trống chức năng, nhiệm vụ phận cá nhân tổ chức  Tính tối ưu Tính tối ưu tức máy quản trị phải đảm bảo khâu, cấp mà giải tốt công việc Khâu quản trị phản ánh cách phân chia chức quản trị theo chiều ngang, cấp quản trị thể phân chia chức Đinh Thị Minh Huyền K40A5a Luận văn tốt nghiệp Khoa quản trị doanh nhiệp quản trị theo chiều dọc Giữa khâu cấp quản trị phải thiết lập mối quan hệ hợp lý để giải công việc doanh nghiệp cách hiệu nhanh chóng, tránh tình trạng chồng chéo việc định, nhiều thời gian việc truyền đạt thông tin đến phận cần thiết Cấu trúc tổ chức hợp lý mang tính động cao, hoạt động kinh doanh tiến hành nhịp nhàng, ăn khớp phận, khâu doanh nghiệp  Tính linh hoạt Cấu trúc tổ chức quản trị phải có khả thích ứng linh hoạt với tình xảy doanh nghiệp mơi trường kinh doanh bên ngồi Thật vậy, trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp phải chịu ảnh hưởng, tác động nhiều yếu tố ngồi doanh nghiệp, có yếu tố khách quan, có yếu tố chủ quan Chính vậy, doanh nghiệp ln phải ứng phó với nhiều tình phức tạp, khác nhau, đòi hỏi cấu tổ chức quản trị phải có tính linh hoạt  Tính tin cậy Cấu trúc tổ chức quản trị phải đảm bảo tính xác tất thông tin sử dụng doanh nghiệp Độ xác thơng tin tác động trực tiếp đến hoạt động doanh nghiệp, định, chiến lược kinh doanh doanh nghiệp đưa dựa tổng hợp, phân loại, đánh giá, phân tích sử dụng thơng tin Do để kinh doanh có hiệu quả, doanh nghiệp phải tiến hành thu thập xử lý thông tin cẩn thận đảm bảo độ xác cao thơng tin  Tính kinh tế Cấu trúc tổ chức quản trị phải sử dụng chi phí quản lý đạt hiệu cao, nghĩa phải thực hoạt động kinh doanh có hiệu sở tối thiểu hóa chi phí quản lý Nguyên tắc dựa vào mối tương quan chi phí dự định bỏ kết thu Khi chi phí quản lý thấp làm giảm giá thành sản phẩm thu nhập doanh nghiệp tăng lên, kết hoạt động kinh doanh doanh nghiệp đánh giá tốt 3.2 Đặc điểm cấu trúc máy quản trị doanh nghiệp Cấu trúc tổ chức xem xét dựa vào số đặc điểm sau:  Tính tập trung Phản ánh mức độ tập trung (hay phân tán) quyền lực tổ chức cho cá nhân hay phận Ví dụ quyền lực tổ chức tập trung chủ yếu cho cá nhân phận, ta nói tính tập trung cấu trúc tổ chức cao Và ngược lại, quyền lực tổ chức không tập trung vào cá nhân phận mà phân tán cho nhiều người phận ta nói tính tập trung cấu trúc tổ chức khơng cao  Tính phức tạp Phản ánh số lượng cấp, khâu cấu trúc tổ chức Nếu có nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối quan hệ phức tạp, ta nói cấu trúc tổ chức có tính phức tạp Đinh Thị Minh Huyền K40A5a Luận văn tốt nghiệp Khoa quản trị doanh nhiệp cao Và ngược lại, cấu trúc tổ chức có cấp, khâu ta nói cấu trúc tổ chức có tính phức tạp thấp  Tính tiêu chuẩn hóa Phản ánh mức độ ràng buộc hoạt động hành vi phận cá nhân thơng qua sách, thủ tục, quy tắc hay nội quy, quy chế… Nếu mức độ ràng buộc cao chặt chẽ ta nói tính tiêu chuẩn hóa cao tạo sức mạnh tổ chức Tiêu chuẩn hóa cho phép điều hành tổ chức theo thủ tục, quy tắc chung mà thành viên hiểu biết thực Điều giúp cho tổ chức thực mục tiêu đề  Sự phối hợp Phối hợp thủ tục thức phi thức để liên kết hoạt động nhóm riêng lẻ tổ chức đảm nhiệm Trong tổ chức quan liêu, quy định, quy chế đủ liên kết hoạt động Còn tổ chức có cấu trúc lỏng lẻo đòi hỏi có phối hợp cách linh hoạt việc giải vấn đề tồn tổ chức đòi hỏi sẵn sàng chia sẻ trách nhiệm truyền thông cách hiệu thành viên tổ chức  Quyền lực Quyền lực quyền định điều khiển hoạt động người khác Mỗi tổ chức thường có cách thức phân bổ quyền lực khác Trong tổ chức phi tập trung, số quyền định ủy quyền cho cấp ngược lại, tổ chức tập quyền quyền định tập trung vào nhà quản lý cấp cao  Chun mơn hóa Chun mơn hóa q trình nhận diện cơng việc cụ thể phân cơng cá nhân hay nhóm làm việc huấn luyện thích hợp đảm nhiệm chúng Do tổ chức, cá nhân hay nhóm làm việc chun sâu vào cơng việc hay cơng đoạn q trình sản xuất CÁC MƠ HÌNH CẤU TRÚC TỔ CHỨC CƠ BẢN Mơ hình cấu trúc tổ chức máy quản trị doanh nghiệp minh họa cấu trúc doanh nghiệp thương mại sau: 4.1 Cấu trúc đơn giản ( cấu trúc trực tuyến) Sơ đồ 2: Cấu trúc tổ chức đơn giản cửa hàng kinh doanh thương mại Đinh Thị Minh Huyền K40A5a Luận văn tốt nghiệp Khoa quản trị doanh nhiệp Cửa hàng trưởng Tổ bán hàng Tổ mua hàng Tổ vận chuyển Tổ kế toán  Đặc điểm Đây loại hình cấu trúc dạng tổ chức nhà quản trị - người chủ hầu hết định Nhà quản trị giám sát hoạt động tổ chức, việc hợp tác thành viên củ yếu phi thức giám sát đạo trực tiếp nhà quản trị Là loại cấu trúc gần khơng có cấu trúc, có yếu tố “mơ hình hóa”, “cơng thức hóa”,“tính tập trung” cấu trúc tổ chức cao, thể chỗ quyền lực quản lý tập trung vào tay người Cơ cấu tổ chức khơng có có cấp quản trị trung gian với đầu mối quản lý số lượng nhân viên khơng nhiều Nói cách khác, tính phức tạp cấu trúc tổ chức thấp đến mức “đơn giản” Mọi thông tin tập trung cho người quản lý cấp cao định phát từ Mặc dù nhà quản trị cấp cao ln có mức độ tham gia cao tất hoạt động tổ chức, nhà quản trị cấp sử dụng để hỗ trợ việc đạo hoạt động hàng ngày  Ưu điểm Cấu trúc có ưu điểm thích nghi với mơi trường, doanh nghiệp nhanh chóng tận dụng hội thị trường gọn nhẹ, nhanh linh hoạt, chi phí quản lý thấp, mang lại hiệu cao Việc kiểm soát điều chỉnh phận, hoạt động bên doanh nghiệp dễ dàng, hạn chế đến mức thấp tình trạng quan liêu giấy tờ Sự đơn giản cấu trúc cho phép loại trừ rắc rối hợp tác phận cá nhân - điều thường xảy tổ chức phức tạp Do ưu điểm mà cấu trúc đơn giản ln có vượt trội tổ chức lớn, phức tạp  Nhược điểm Nhược điểm bật cấu trúc đơn giản có mức độ thức hóa thấp nên cá nhân khơng hiểu biết cách rõ ràng trách nhiệm nghĩa vụ họ Điều thường dẫn đến xung đột nhầm lẫn tổ chức Do thiếu quy định nên cá nhân tổ chức hành động quyền lợi cá nhân họ, từ dẫn tới suy giảm động viên thỏa mãn Đinh Thị Minh Huyền K40A5a Luận văn tốt nghiệp Khoa quản trị doanh nhiệp dẫn tới việc sử dụng không hiệu nguồn lực tổ chức Hơn cấu trúc đơn giản, tầng nấc trung gian tạo hội thăng tiến cho thành viên tổ chức Điều gây khó khăn tuyển dụng trì nguồn nhân lực có chất lượng cao vào tổ chức Cấu trúc tổ chức đơn giản làm cho máy quản lý rơi vào tình trạng “quá tải” Do vậy, cấu trúc đơn giản áp dụng với doanh nghiệp có quy mơ nhỏ hay sở kinh doanh nhỏ, theo kiểu doanh nghiệp cá nhân, với tổ chức sản xuất kinh doanh chủng loại sản phẩm đơn giản, hẹp 4.2 Cấu trúc chức  Đặc điểm Cấu trúc chức cấu trúc tiêu biểu cho loại hình cấu trúc cổ điển, hướng nội mà đặc điểm chia doanh nghiệp thành “tuyến chức năng”, tuyến phận (đơn vị) đảm nhiệm thực hay số nhiệm vụ hay chức doanh nghiệp Mỗi phận đặt lãnh đạo điều hành giám đốc chức Các hoạt động giống gần giống tập hợp lại theo phận chức hoạt động sản xuất, hoạt động thương mại, hoạt động nhân sự, hoạt động marketing, hoạt động tài chính… Sơ đồ 3: Cấu trúc tổ chức theo chức Tổng Công ty thương mại Tổng giám đốc Giám đốc thương mại Giám đốc tài Giám đốc tiếp thị Giám đốc nhân Ưu điểm Cấu trúc tổ chức thúc đẩy chun mơn hóa kỹ năng, tạo điều kiện cho cá nhân phát huy đầy đủ lực, sở trường mình, đồng thời có điều kiện để tích lũy kiến thức kinh nghiệm thân Giảm bớt gánh nặng quản lý cho người lãnh đạo chung, công việc quản lý chun mơn hóa cách sâu sắc thành thạo Thu hút chuyên gia vào công tác lãnh đạo Cấu trúc chức giảm trùng lặp nguồn lực vấn đề phối hợp nội lĩnh vực chuyên môn Thúc đẩy việc đưa giải pháp mang tính chun mơn có chất lượng cao Với cấu trúc chức nhân viên hiểu vai trò đơn vị hay phận  Nhược điểm Vi phạm chế độ thủ trưởng, dễ sinh tình trạng thiếu trách nhiệm rõ ràng, thiếu kỷ luật chặt chẽ Một cấp chịu đạo nhiều cấp trên, xảy mâu  Đinh Thị Minh Huyền K40A5a Luận văn tốt nghiệp Khoa quản trị doanh nhiệp thuẫn cấp lãnh đạo Sự phối hợp nhiều lãnh đạo chung với người lãnh đạo chức ngày khó khăn khối lượng vấn đề chun mơn tăng lên Vì cấu trúc tổ chức theo kiểu hướng nội, tức xuất phát từ yêu cầu bên theo yêu cầu thị trường hay khách hàng Mặt khác, phận chun mơn có vận động mục tiêu riêng nên ảnh hưởng khơng tốt đến vận động mục tiêu chung doanh nghiệp Thậm chí mục tiêu chung bị lấn át Có thể dẫn đến hợp tác lỏng lẻo phận làm cho tính hệ thống doanh nghiệp bị suy giảm Khi đó, tính bao qt, phối hợp phận kể phận lãnh đạo bị hạn chế nhiều, doanh nghiệp phải đối phó với thay đổi mơi trường kinh doanh bên ngồi Thứ bậc phân cấp cộng với chun mơn sâu gây cản trở giao tiếp khách hàng doanh nghiệp Đồng thời cơng việc cá nhân nhóm trở nên nhàm chán, tẻ nhạt thúc đẩy công việc theo chuyên môn hẹp Cấu trúc tổ chức theo chức phát huy tác dụng môi trường hoạt động doanh nghiệp tương đối ổn định với cấu sản phẩm hoạt động kinh doanh đòi hỏi hoạt động chun mơn hóa sử dụng trang thiết bị chun dùng công nghệ cao 4.3 Cấu trúc tổ chức doanh nghiệp theo ngành hàng, mặt hàng kinh doanh Sơ đồ 4: Cấu trúc tổ chức theo ngành hàng, mặt hàng kinh doanh Tổng giám đốc Giám đốc ngành hàng A Giám đốc ngành hàng B Giám đốc ngành hàng C  Đặc điểm Đây cấu trúc tiêu biểu cho loại hình cấu trúc tổ chức đại hóa, hướng ngoại với đặc điểm chia doanh nghiệp thành “nhánh” mà nhánh đảm nhận toàn hoạt động kinh doanh theo ngành hàng hay mặt hàng định Thực chất tạo nên “xí nghiệp con” doanh nghiệp Mỗi “xí nghiệp con” giám đốc (ngành hàng, mặt hàng hay dự án) quản lý Ưu điểm Các cấp quản trị nói chung nhà quản trị cấp cao nói riêng thơng hiểu mục tiêu chung doanh nghiệp phận, đồng thời thống hành động mục tiêu Cấu trúc tổ chức theo ngành hàng, mặt hàng kinh doanh dễ dàng đổi thích ứng với thay đổi thị trường Cấu trúc tạo cho giám đốc phận linh hoạt xử lý tình Đinh Thị Minh Huyền K40A5a10 Luận văn tốt nghiệp Khoa quản trị doanh nhiệp CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DA GIẦY XUẤT KHẨU HÀ NỘI KẾ HOẠCH VÀ GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TRONG BA NĂM TỚI 1.1 Mục tiêu phát triển Công ty Từ thực trạng sản xuất kinh doanh Công ty, biến động nhân tố môi trường kinh doanh xu phát triển thị trường nước giới Công ty Cổ phần Da Giầy xuất Hà Nội đạt mục tiêu chiến lược năm tới phải tăng cường vốn kinh doanh, mở rộng quy mô sản xuất, nâng cao trình độ đội ngũ cán cơng nhân viên tồn Cơng ty, nâng cao mức độ gắn bó trung thành công nhân viên Công ty Thực hoàn thiện tổ chức máy quản trị doanh nghiệp, nâng cao hiệu suất máy quản trị, thực tốt công tác hoạch định chiến lược từ đầu kỳ Trong giai đoạn tới Công ty Cổ phần Da Giầy xuất Hà Nội chủ trương thực chiến lược mở rộng thị trường xuất nhập sang Nhật Bản, thị trường Mĩ, tiếp tục trì hợp đồng gia công với đối tác Châu Âu Ngồi củng cố thị trường nước cách xây dựng kênh phân phối trung tâm thành phố lớn Hà Nội, Huế, Nha Trang, Hồ Chí Minh… xây dựng thương hiệu hình ảnh Công ty thị trường nước giới thêm vững mạnh Một số tiêu đặt năm tới doanh thu, tỷ lệ tăng kim ngạch xuất Công ty phải đạt mức tăng trưởng vượt 10% năm Cụ thể tiêu thể qua bảng số liệu sau: Bảng 6: Mục tiêu phát triển cho ba năm tới Công ty Cổ phần Da Giầy xuất Hà Nội (Đơn vị: Triệu đồng) TT Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Doanh thu 35.000 40.000 46.000 Kim ngạch xuất 22.000 26.000 32.000 Lợi nhuận 1.800 2.000 1.780 (Nguồn: Phòng kế hoạch Cơng ty Cổ phần Da Giầy xuất Hà Nội) Đinh Thị Minh Huyền K40A5a43 Luận văn tốt nghiệp Khoa quản trị doanh nhiệp Ngoài tiêu cụ thể trên, mục tiêu phát triển Cơng ty thể qua chiến lược cải cách, đổi mẫu mã sản phẩm, đổi cơng nghệ máy móc trang thiết bị sản xuất, nâng cao suất lao động trình độ cán công nhân viên, nâng cao hiệu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp Tăng cao mức độ hồn thành cơng việc phòng ban chức cá nhân máy quản trị Cơng ty Nâng cao trình độ, kỹ cán công nhân viên 1.2 Giải pháp phát triển Công ty Để thực thành công chiến lược, mục tiêu phát triển, Ban giám đốc Công ty Cổ phần Da Giầy xuất Hà Nội vạch giải pháp cụ thể như:  Tổ chức, xây dựng lại máy quản trị, phân công nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm cho cá nhân máy quản trị nhằm thực thành công chiến lược giai đoạn tới Đặc biệt trọng đến phận cán nhân viên thực công tác xây dựng kênh phân phối nước nhân viên phát triển thị trường quốc tế  Ưu tiên dự án đầu tư mở rộng đầu tư nhằm gia tăng công suất, đảm bảo đạt trình độ cơng nghệ, đổi thiết bị, cơng nghệ đồng tạo chủ động sản xuất, đáp ứng yêu cầu ngày khắt khe thị trường Đầu tư trang thiết bị công nghệ cho cán bộ, nhân viên tồn Cơng ty ưu tiên cho cán nhân viên phòng ban chức  Tranh thủ nguồn lực tài chính, đẩy nhanh tốc độ chu chuyển vốn qua biện pháp tăng nhanh tốc độ tiêu thụ hàng hóa, thực hoạt động kinh doanh chứng khoán, dịch vụ bất động sản…nhằm tận dụng nguồn vốn ngắn hạn  Chú trọng đến khâu thiết kế triển khai mẫu mã vào sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm, đa dạng hóa chủng loại sản phẩm để nâng cao sức cạnh tranh Đảm bảo thực quy trình kiểm tra chất lượng sản phẩm theo hệ thống quản lý chất lượng ISO 9002  Tổ chức đánh giá định kỳ hàng năm tồn thể cán cơng nhân viên tồn Cơng ty, xây dựng lại hệ thống tiêu chuẩn phẩm chất đạo đức, trình độ cho nhân viên làm chuẩn mực cho công tác tuyển dụng  Xây dựng hệ thống kênh phân phối gồm cửa hàng đại lý, áp dụng hình thức nhượng quyền, đại lý nước thành phố lớn Hà Nội, Nha Trang, thành phố Hồ Chí Minh… mở rộng mối quan hệ Công ty với nhà phân phối Áp dụng hình thức chiết khấu giá, trang bị cho nhà cung cấp số trang thiết bị cần thiết biển quảng cáo, giá đựng, quà tặng khuyến mại cho đơn đặt hàng giá trị cao…giúp đẩy nhanh tiến độ xây dựng kênh phân phối MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DA GIẦY XUẤT KHẨU HÀ NỘI Qua việc phân tích, khái quát chung lý luận tổ chức máy quản trị doanh nghiệp đồng thời qua việc phân tích kết hoạt động sản xuất Đinh Thị Minh Huyền K40A5a44 Luận văn tốt nghiệp Khoa quản trị doanh nhiệp kinh doanh, thực trạng hiệu hoạt động máy quản trị doanh nghiệp Công ty Cổ phần Da Giầy xuất Hà Nội Trên sở thuận lợi, khó khăn, tồn nguyên nhân phân tích phần trước, mục tiêu phát triển Công ty thời gian tới Em xin đưa số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức máy quản trị doanh nghiệp Cơng ty sau: 2.1 Hồn thiện cấu trúc máy quản trị Bộ máy quản trị doanh nghiệp Cơng ty có tính ổn định tương đối cao việc thay đổi cấu trúc tổ chức Cơng ty khơng dễ dàng Tuy nhiên để thích nghi, đối đầu với thay đổi kinh tế thị trường hồn thiện cấu trúc máy quản trị phải theo hướng ngày phù hợp với mục tiêu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, phải tiến hành thường xuyên liên tục Cấu trúc tổ chức máy quản trị phải đảm bảo với số lượng người, tầng bậc quản trị mà đảm bảo hiệu hồn thành cơng việc phát sinh tổ chức Có vậy, cấu trúc máy quản trị hoạt động động, hiệu tiết kiệm chi phí quản lý nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh nói chung Với đặc điểm thị trường tại, cạnh tranh khốc liệt làm cho Công ty gặp nhiều khó khăn Để có chỗ đứng, đòi hỏi phải có nghiệp vụ cần thiết để khuyếch trương sản phẩm, hàng hóa đến tay người tiêu dùng Công tác nghiên cứu thị trường, thiết kế sản phẩm đòi hỏi thực thật tốt từ đầu chiến lược Hiện tại, Công ty chưa có phòng riêng biệt đảm nhiệm cơng tác marketing Các hoạt động marketing chủ yếu phối hợp phòng ban chức với ban giám đốc xúc tiến lên kế hoạch thực Công tác nghiên cứu thị trường Cơng ty phòng kinh doanh nghiên cứu thị trường nội địa, phòng xuất nhập nghiên cứu thị trường quốc tế Phòng kỹ thuật mẫu phụ trách khâu thiết kế sản phẩm, phụ trách quan hệ công chúng khách hàng phòng kinh doanh đảm nhận Các nhiệm vụ marketing bị phân tán làm giảm tính chuyên mơn hóa cấu trúc tổ chức, hiệu cơng việc không cao Mặt khác làm cho việc tổng hợp xử lý thơng tin gặp nhiều khó khăn, thơng tin phòng ban cần có thời gian để tập hợp xử lý, cần có thơng tin nhà quản trị lại phải huy động lúc phòng ban cung cấp thơng tin Sự thiếu chun mơn hóa làm giảm hiệu cơng việc, giảm hiệu kinh doanh nói chung Để tồn phát triển Công ty nên thành lập phòng chuyên trách phòng Marketing phụ trách vấn đề nghiên cứu thị trường, quan hệ công chúng, quan hệ với khách hàng hay giải khiếu nại khác Phòng Marketing thực quan trọng cần thiết mặt hàng mà Cơng ty sản xuất kinh doanh giầy dép, sản phẩm đòi hỏi tính thời trang, nhạy cảm, thay đổi theo mùa vụ, theo đối tượng khách hàng độ tuổi khác nhau, quốc gia khác khác Khi Cơng ty xây dựng phòng marketing theo cấu sau: Đinh Thị Minh Huyền K40A5a45 Luận văn tốt nghiệp Khoa quản trị doanh nhiệp Sơ đồ 9: Đề xuất cấu trúc phòng marketing Trưởng phòng marketing Phó phòng marketing Nhân viên nghiên cứu thị trường Nhân viên hoạch định chiến lược, xây dựng kênh phân phối Nhân viên quảng cáo, quan hệ cơng chúng Mọi thành viên phòng phải người có kiến thức chuyên ngành marketing, đào tạo bản, có hiểu biết thị trường nước giới, hiểu biết lĩnh vực da giầy mà Công ty hoạt động Phải người động, nhiệt tình, nắm bắt hội thị trường, có khả phân tích, đánh giá dự đoán, biết khai thác phương tiện truyền thơng… Thành viên phòng Marketing tuyển dụng bên ngồi từ phòng ban Cơng ty, trước cơng việc Marketing phòng ban khác thực hiện, họ có kinh nghiệm thực tế nắm phần công việc Như vậy, Công ty cần xếp lại nhân lực phòng ban chức để tận dụng nguồn lực thừa Việc cắt giảm chi phí tuyển dụng, giảm chi phí đào tạo nhân viên ban đầu tăng hiệu sử dụng lao động quản trị phòng ban Nâng cao tính tối ưu, tính kinh tế máy quản trị doanh nghiệp Tuy nhiên vị trí trưởng phòng marketing, phải người có kiến thức sâu rộng kinh tế, quy luật kinh tế, kiến thức marketing phải có tài quản lý, tốt nghiệp cử nhân kinh tế chuyên ngành marketing trở lên, có kinh nghiệm thực cơng tác marketing Cơ chế hoạt động phòng marketing Phòng marketing có vai trò cầu nối trung gian thị trường với Công ty Là nơi nghiên cứu đặc tính, đòi hỏi thị trường, thay đổi yếu tố mơi trường kinh doanh, từ cung cấp thông tin cho Công ty với phận chức năng, đơn vị sản xuất, làm thỏa mãn đòi hỏi đó, đáp ứng u cầu thị trường Trưởng phòng marketing có trách nhiệm quản lý hoạt động phòng, giao cơng việc quyền hạn cho cá nhân, phận Các nhân viên, phận có trách nhiệm thực báo cáo trực tiếp với trưởng phòng Trưởng phòng marketing với nhân viên phòng thực kế hoạch marketing, tập hợp kết nghiên cứu trình lên Ban giám đốc Sau Ban giám đốc Đinh Thị Minh Huyền K40A5a46 Luận văn tốt nghiệp Khoa quản trị doanh nhiệp phê duyệt phòng marketing phải có trách nhiệm lưu giữ, cung cấp bảo mật thơng tin Phòng marketing có nhiệm vụ hoạch định chương trình marketing, lên kế hoạch cho chiến lược marketing cho Cơng ty, sau trình lên Ban giám đốc phê duyệt có nhiệm vụ thực thi, giám sát chiếm lược phê duyệt Phòng Marketing chịu quản lý trực tiếp phó giám đốc kinh tế Khi thành lập thêm phòng chức Marketing cấu trúc máy quản trị doanh nghiệp Công ty thay đổi sau: Sơ đồ 10: Đề xuất cấu trúc tổ chức máy quản trị Công ty Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Ban giám đốc P Xuất nhập P Tài kế tốn P Mkt P Kế hoạch P Tổ chức hành P Kinh doanh P Kỹ thuật mẫu Xưởng giầy vải Xưởng giầy da Xưởng cao su Xưởng điện Với cấu trúc tổ chức máy quản trị doanh nghiệp trên, hoạt động máy quản trị chun mơn hóa cao theo chức cụ thể Mỗi phòng ban chức chun mơn hóa mảng cơng việc khơng có trùng lặp, chồng chéo Mặt khác Công ty tận dụng ưu điểm cấu trúc máy theo chức cấu trúc máy trực tuyến, đồng thời nâng cao tính chun mơn hóa máy quản trị, đáp ứng chiến lược kinh doanh Công ty Đinh Thị Minh Huyền K40A5a47 Luận văn tốt nghiệp Khoa quản trị doanh nhiệp Để tăng tính tối ưu tính kinh tế tổ chức đòi hỏi Cơng ty phải có điều chỉnh tuyên chuyển cán bộ, nhân viên quản lý phòng ban cho phù hợp nữa, tránh tình trạng phòng thừa người mà khối lượng cơng việc hạn chế Phòng thiếu người khơng đủ nhân Tại vị trí quản trị quan trọng cần nâng cao chất lượng quản trị cần thiết, tuyển dụng thêm nhân viên Cụ thể, chuyển nhân viên phòng kinh doanh nhân viên phòng kỹ thuật mẫu sang phòng marketing, nhân viên thực công tác marketing Công ty Công ty nên tuyển dụng thêm người cho phòng marketing, người cho phòng xuất nhập để giảm bớt cường độ cơng việc cao phòng Cơng ty nên sa thải chuyển xuống phận sản xuất nhân viên hoạt động khơng hiệu có trình độ thấp phòng kế tốn nhân viên phòng tổ chức Khi cấu lao động quản trị phòng ban chức thay đổi sau: Bảng 7: Đề xuất kết cấu lao động quản trị phòng ban chức Cơng ty Cổ phần Da Giầy xuất Hà Nội Số lượng (người) STT Phòng ban Hiện Đề xuất Chênh lệch Ban giám đốc 4 P Tài kế tốn -3 P Kế hoạch 6 P Kinh doanh 15 12 -3 P Xuất nhập 10 P Tổ chức hành -1 P Kỹ thuật mẫu 10 -2 13 P Marketing 58 10 62 10 ∑ 2.2 Hoàn thiện công tác phân quyền, định rõ trách nhiệm quyền hạn cho cán quản trị Công tác tổ chức máy quản trị doanh nghiệp khơng thể hồn thiện Công ty không phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn, công việc cho cá nhân, phận máy quản trị doanh nghiệp Với cấu trúc máy quản trị doanh nghiệp đề xuất trên, việc điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ, phân cơng lại quyền hạn số phòng ban cần thiết quan trọng nhằm thực thành công mục tiêu chiến lược Công ty Đặc biệt Ban giám đốc phòng ban chức phòng kinh doanh, phòng xuất nhập khẩu, phòng marketing, phòng kế hoạch, phòng kỹ thuật mẫu: 2.2.1 Ban giám đốc  Giám đốc: Đinh Thị Minh Huyền K40A5a48 Luận văn tốt nghiệp Khoa quản trị doanh nhiệp Chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh tồn Cơng ty, phân quyền cho trưởng phận chịu trách nghiệm hoạt động Công ty trước Nhà Nước Giám đốc chịu trách nhiệm trước Hội Đồng Quản Trị việc thực quyền nhiệm vụ giao: Quyết định tất vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày Công ty Tổ chức thực định Hội Đồng Quản Trị Xây dựng chiến lược phát triển, dự án đầu tư trình lên Hội Đồng Quản Trị Tổ chức thực kế hoạch kinh doanh phương án đầu tư Công ty Kiến nghị phương án bố trí cấu tổ chức, quy chế quản lý nội Cơng ty Là thành viên Ban Kiểm Sốt, thực hoạt động Ban lên kế hoạch kiểm sốt cho Ban Tham gia vào cơng tác tuyển dụng lao động quản trị vị trí lao động quản trị chủ chốt trưởng phòng ban chức năng, kết hợp với phòng tổ chức hành để thực buổi nói chuyện, gặp mắt, đào tạo kỹ cho nhân viên Cơng ty  Phó giám đốc kinh tế: Trực tiếp phụ trách phòng kinh doanh, phòng kế hoạch, phòng tổ chức hành chính, phòng marketing Chịu trách nhiệm giám sát hoạt động phòng ban Phê duyệt dự án, kế hoạch phòng ban trước trình nên giám đốc ký duyệt Cùng giám đốc tham gia ký kết hợp đồng kinh tế, tham gia vào đàm phán Là người ủy quyền đầy đủ để điều hành Công ty giám đốc vắng  Phó giám đốc kỹ thuật: Trực tiếp phụ trách phòng kỹ thuật, xưởng điện xưởng sản xuất tồn Cơng ty Tổ chức đạo thực việc nghiên cứu, cải tiến mẫu mốt thiết kế phù hợp với thời trang xu hướng thị trường, giải cố kỹ thuật xảy Đề xuất cải tiến, đổi quy trình cơng nghệ, giải pháp đầu tư kỹ thuật công nghệ Cùng giám đốc tham gia ký kết hợp đồng kinh tế, tham gia vào đàm phán  Trợ lý giám đốc: Có chức thư ký tổng hợp, có nhiệm vụ nắm bắt vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Cùng giám đốc tham gia ký kết hợp đồng kinh tế, tham gia vào đàm phán Giúp giám đốc soạn thỏa hợp đồng chuẩn bị ký kết Làm báo cáo tổng hợp trình giám đốc, lưu trữ truyền tải thơng tin, định giám đốc tới cấp, cán bộ, phòng ban Cơng ty Thực nhiệm vụ nghiên cứu, phân tích tổng hợp đưa ý kiến tham mưu cho giám đốc 2.2.2 Phòng xuất nhập Đinh Thị Minh Huyền K40A5a49 Luận văn tốt nghiệp Khoa quản trị doanh nhiệp Phòng xuất nhập có trách nhiệm lên kế hoạch thực thi giám sát hoạt động xuất nhập khẩu, hợp đồng xuất nhập Cơng ty với đối tác nước ngồi Nhiệm vụ phòng là: - Liên hệ với đối tác nước ngoài, thiết lập mối quan hệ làm ăn với họ - Chịu trách nhiệm kim ngạch xuất Công ty Đề xuất tiêu cho thời kỳ phải chịu trách nhiệm việc thực tiêu - Soạn thảo hợp đồng xuất nhập trình giám đốc, thay mặt giám đốc ký kết thực hợp đồng, đàm phán với đối tác nước ngồi - Trưởng phòng xuất nhập có trách nhiệm điều hành hoạt động phòng, quản lý nhân thực cơng tác tuyển dụng nhân có lệnh Ban giám đốc 2.2.3 Phòng kinh doanh Đảm nhận việc tổ chức, kiểm soát, phối hợp hoạt động thương mại Các nhiệm vụ phòng kinh doanh là: - Chịu trách nhiệm điều hành quản lý hoạt động thu mua nguyên vật liệu đầu vào - Chịu trách nhiệm thực thi, giám sát hoạt động bán buôn bán lẻ nước, nước - Đề xuất với Ban giám đốc kế hoạch thu mua nguyên vật liệu đầu vào - Xây dựng tiêu hàng bán nước chịu trách nhiệm thực tiêu - Thực ký kết hợp đồng nhượng quyền, đại lý… - Cung cấp hàng cho nhà phân phối - Soạn thảo, theo dõi lưu trữ hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng… phát sinh trình kinh doanh - Đề suất với Ban giám đốc kế hoạch xây dựng nguồn hàng, mặt hàng có tiềm - Đưa chiến lược kinh doanh cho mặt hàng 2.2.4 Phòng marketing Nhiệm vụ phòng là: - Nghiên cứu thị trường nội địa thị trường quốc tế, tiến hành phân đoạn thị trường nhằm thỏa mãn tốt nhu cầu khách hàng Xây dựng kênh phân phối nước - Tiến hành hoạt động Marketing – Mix phân phối, định giá, xúc tiến đóng góp xây dựng sách sản phẩm cho phòng kỹ thuật mẫu - Thiết lập chiến lược marketing phối hợp với phận chức khác thực thi chiến lược - Xử lý giải thắc mắc khách hàng, thực hoạt động quan hệ công chúng, quảng cáo - Thực nhiệm vụ khác giám đốc giao - Trưởng phòng marketing có trách nhiệm điều khiển phối hợp cơng việc tồn Cơng ty hoạt động tiếp thị, bao gồm việc nghiên cứu thị trường, tìm Đinh Thị Minh Huyền K40A5a50 Luận văn tốt nghiệp Khoa quản trị doanh nhiệp kiếm thông tin khách hàng mặt hàng kinh doanh mới, phân phối, quảng cáo, xây dựng thương hiệu hình ảnh Cơng ty 2.2.5 Phòng kế hoạch Phòng kế hoạch có nhiệm vụ là: Lên kế hoạch, chương trình dự án chi tiết cụ thể trình lên Ban giám đốc phê duyệt Từ chiến lược, thị giám đốc đề tiêu cụ thể, hướng dẫn chi tiết cho phòng ban, phân xưởng thực thi Xây dựng kế hoạch phát triển thương hiệu, hình ảnh Cơng ty Đề chương trình thực xây dựng thương hiệu cụ thể cho phòng ban thực hiện, giám sát chịu trách nhiệm việc thực thi chương trình Trưởng phòng kế hoạch giúp Ban giám đốc thực cơng tác xây dựng chiến lược, xây dựng tiêu dài hạn ngắn hạn cho phòng ban tồn Cơng ty 2.2.6 Phòng kỹ thuật mẫu Phụ trách công tác thiết kế mẫu hàng hợp thời trang, xây dựng thông số kỹ thuật cho sản phẩm Kết hợp với phòng marketing tiến hành hoạt động marketting xây dựng chương trình marketting cho sản phẩm mới, bao gói cho sản phẩm Trưởng phòng kỹ thuật mẫu có trách nhiệm điều hành hoạt động phòng, đóng góp ý kiến cho Ban giám đốc sách sản phẩm Cơng ty 2.3 Cải thiện sở vật chất hạ tầng cho lao động quản trị Hiện nhu cầu sử dụng tin học Cơng ty cấp thiết, việc trang bị cho cán công nhân viên Công ty Cổ phần Da Giầy xuất Hà Nội vô cấp bách Tổng số lao động quản trị Cơng ty gồm có 77 người, số máy tính có 35 Chính thiếu hụt sở vật chất gây cản trở cho lao động quản trị Vì thời gian sớm có thể, Cơng ty nên đầu tư vào vấn đề trang bị cho lao động quản trị làm việc phòng ban chức năng, tối thiểu người sử dụng máy tính Ngồi người giữ công việc quan trọng cần thiết cấp trưởng phòng phó phòng, phải liên lạc với khách hàng cập nhật thông tin thường xun, Cơng ty nên trang bị thêm máy tính xách tay Khi thành lập thêm phòng ban chức phòng Marketing, ngồi việc tuyển dụng nhân viên cho phòng Cơng ty phải đầu tư sở vật chất hạ tầng cho phòng, việc bố trí phòng làm việc cho nhân viên, mua sắm thêm tủ đựng đồ cá nhân, tủ đựng tài liệu, bàn ghế làm việc… Sau bảng đề xuất mua mới, bổ sung sở vật chất hạ tầng cho lao động quản trị: Đinh Thị Minh Huyền K40A5a51 Luận văn tốt nghiệp Khoa quản trị doanh nhiệp Bảng 8: Đề xuất mua sở vật chất cho lao động quản trị STT Thiết bị Số lượng Bổ sung cho phòng ban Máy vi tính 20 Marketing, kinh doanh, Xuất nhập Máy tính xách tay Kinh doanh, xuất nhập khẩu, Ban giám đốc Máy photocopy Marketing, tổ chức – hành chính, kế hoạch Quạt điện Marketing, tổ chức - hành Bộ bàn ghế làm việc 10 Marketing Marketing, kinh doanh, kế toán, kỹ thuật Máy điều hòa mẫu, kế hoạch Máy fax, moden Marketing Ngồi ra, Cơng ty nên cho trang trí, sơn sửa lại tồn tòa nhà trung tâm xưởng sản xuất, nhằm tăng tính thẩm mỹ thể vị thế, uy tín khả Công ty với đối tác kinh doanh Qua tạo cho lao động quản trị mơi trường làm việc tiện nghi, sẽ, tốt cho họ cống hiến cho Cơng ty Việc cải thiện sở vật chất hạ tầng cho lao động quản trị đòi hỏi Cơng ty phải đầu tư khoản tiền để mua sắm máy móc trang thiết bị, điều làm tăng chi phí quản lý, tăng tổng chi phí nói chung Nhưng khơng có nghĩa lợi nhuận kinh doanh Cơng ty giảm, đầu tư cho sở vật chất đầu tư đắn, lao động quản trị trang thiết bị cơng cụ lao động họ, thiếu cơng cụ khơng thể làm việc Khi có đầy đủ cơng cụ cơng việc hoàn thành tốt hơn, nhanh hiệu cao Do đó, hiệu hoạt động kinh doanh Công ty nâng cao 2.4 Nâng cao chất lượng lao động quản trị Số lượng lao động quản trị có sau đại học đại học máy quản trị thấp, tỷ lệ cao đẳng trung cấp tương đối cao Mặt khác tỷ lệ chuyên ngành đào tạo máy quản trị doanh nghiệp Công ty chiếm 87,3% Tỷ lệ hồn thành cơng việc phòng ban chức chưa cao, cần nâng cao chất lượng lao động quản trị Công ty nên đặt tiêu chuẩn cho lao động quản trị lấy làm tiêu chuẩn tuyển dụng, tiêu tiêu chuẩn cho vị trí quản trị khác có đòi hỏi khác Mặt khác, Cơng ty cần có kế hoạch bồi dưỡng nâng cao trình độ cán Nên có kế hoạch đào tạo cho nhân viên quản trị kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết tổ chức khóa học ngoại khóa hay đào tạo theo hình thức kèm cặp chỗ, buổi trò chuyện cấp với cấp dưới, nhân viên mới… giúp cho nhân viên tồn Cơng ty học hỏi kinh nghiệm cần thiết mà Cơng ty lại tiết kiệm chi phí th chun gia Song song với khóa học Cơng ty tổ chức, Cơng ty cần khuyến khích cán công nhân viên tự học, trau dồi thêm trình độ ngoại ngữ tin học họ Chỉ có đáp ứng đòi hỏi kinh tế Cụ thể:  Hình thức đào tạo mà Cơng ty sử dụng là: Đinh Thị Minh Huyền K40A5a52 Luận văn tốt nghiệp Khoa quản trị doanh nhiệp Đào tạo chỗ: Cơng ty mở lớp nghiệp vụ nâng cao kiến thức chuyên ngành kỹ cần thiết cho lao động quản trị Thường xuyên mở hội thảo, mời chuyên gia trao đổi nói chuyện với cán cơng nhân viên Hay nhà quản trị cấp cao, người có kinh nghiệm cao, đạt nhiều thành tích Cơng ty thực đào tạo Đào tạo ngồi Cơng ty: Đối với nhân viên tuyển dụng hay trẻ, gửi đào tạo, học tập nghiên cứu trình độ cao trung tâm, trường nước nước ngồi Hoặc khuyến khích họ tự học, tự đào tạo để nâng cao trình độ tay nghề, chuyên môn nghiệp vụ kiến thức phục vụ cho cơng tác quản lí Đây việc làm cần thiết để nâng cao chất lượng đội ngũ cán Công ty  Nội dung đào tạo, bồi dưỡng: - Mở khoá đào tạo nâng cao tay nghề chuyên môn nghiệp vụ, kỹ cho cán kỹ thuật, cần ý đào tạo ứng dụng công nghệ mới, kỹ thực tế giao tiếp, đàm phán, ký kết hợp đồng với đối tác Đào tạo cho nhân viên phòng kinh doanh kiến thức chuyên môn, kỹ xây dựng mạng lưới phân phối nước - Đào tạo, nâng cao ứng dụng tin học, tin văn phòng, mạng internet cho nhân viên phòng ban Đặc biệt với nhân viên tuyển dụng phòng marketing, phòng tổ chức hành chính, phòng kinh doanh Đảm bảo cho việc sử dụng thành thạo tin văn phòng, phần mềm kinh doanh thương mại điện tử cho nhân viên phòng kinh doanh phòng xuất nhập khẩu, phòng marketing phòng có cơng việc liên quan nhiều đến ứng dụng tin học - Nâng cao, bồi dưỡng trình độ ngoại ngữ cho lao động quản trị Đây đòi hỏi cần thiết khách quan chiến lược sản xuất kinh doanh Công ty xuất sang thị trường Nhật, Mỹ Do cần nâng cao, bồi dưỡng cho lao động quản trị phòng xuất nhập khẩu, phòng marketing tiếng Nhật tiếng Anh Mỹ Khi tiến hành đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho lao động quản trị gặp khó khăn định Do nhận thức cán bộ, nhiều người tuổi cao ngại học, lo ngại bị vị trí học Nhất vị trí quản trị chủ chốt Công ty lại người trung lớn tuổi Song Công ty phải coi điều kiện bắt buộc lao động quản trị  Công ty áp dụng biện pháp như: - Khuyến khích lao động quản trị học ngoại ngữ, tin học ngồi giờ, Cơng ty hỗ trợ việc cấp kinh phí sau có chứng nộp cho Công ty - Tạo điều kiện mở lớp ngoại ngữ tin học Cơng ty ngồi hành có điều kiện - Đối với số vị trí lao động quản trị chủ chốt cần thiết phải có ngoại ngữ để phục vụ trực tiếp cho cơng việc phải cử học nâng cao trường, trung tâm - Tổ chức buổi nói chuyện, giao lưu, đào tạo ngoại khóa nhà quản trị cấp cao với nhân viên tồn Cơng ty Đinh Thị Minh Huyền K40A5a53 Luận văn tốt nghiệp Khoa quản trị doanh nhiệp Như vậy, thực tốt công tác đào tạo, bồi dưỡng cho lao động quản trị Cơng ty Cổ phần Da Giầy xuất Hà Nội nâng cao chất lượng lao động quản trị, tăng hiệu quản trị, hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung, tạo ưu cạnh tranh với Công ty lĩnh vực, đồng thời tiết kiệm chi phí quản trị Từ Cơng ty có điều kiện để nâng cao đời sống cán công nhân viên, đảm bảo gắn bó họ với cơng việc với Cơng ty 2.5 Xây dựng sách đãi ngộ hợp lý cho lao động quản trị Để trì lòng trung thành nhân viên với Cơng ty việc xây dựng sách đãi ngộ cho cán công nhân viên quan trọng, cần thiết Nhất có nhiều Cơng ty nước ngồi kinh doanh hoạt động Việt Nam, họ có sách trả lương môi trường làm việc thăng tiến hấp dẫn Điều đòi hỏi Cơng ty phải xây dựng sách đãi ngộ khơng vật chất mà mặt phi vật chất 2.5.1 Đãi ngộ vật chất Khi xây dựng sách đãi ngộ mặt vật chất Cơng ty nên xây dựng sách trả thưởng, khen thưởng nhân viên đạt thành tích cao, với nhân viên hồn thành cơng việc Trên thực tế, Công ty quan tâm tới tiền lương lao động quản trị mà chưa xây dựng sách trả thưởng cho nhân viên nên chưa tạo động lực cho họ làm việc Nhân viên làm việc tích cực hồn thành cơng việc giao trả lương nhân viên khơng hồn thành cơng việc, nên nguyên nhân khiến tỷ lệ chưa hoàn thành cơng việc cao Để xây dựng sách trả thưởng hợp lý cho nhân viên, đặc biệt nhân viên lao động quản trị làm việc phòng ban khác nhau, với lĩnh vực cơng việc khác nhau, mà tránh tình trạng cơng Cơng ty nên xây dựng sách trả thưởng cho đối tượng nhân viên phòng ban chức khác khác Nếu phận kinh doanh dựa vào tiêu nguyên vật liệu đầu vào, số hàng bán hay mức độ hoàn thành hợp đồng thương mại Thì phòng xuất nhập mức độ trả thưởng nên dựa vào tiêu hợp đồng xuất nhập khẩu, mức độ chiếm lĩnh thị trường định kế hoạch phát triển thị trường, phòng marketing dựa doanh số bán hàng hay mức độ bao phủ kênh thị trường, chi phí quảng cáo… Những tiêu Cơng ty nên xác định từ đầu kỳ chiến lược sau cơng khai tồn Cơng ty để cá nhân Công ty hiểu nắm rõ Từ họ biết Cơng ty đâu, hiểu trách nhiệm quyền lợi mà họ đạt hồn thành cơng việc Ngoài để tăng mức độ trung thành cán cơng nhân viên tồn Cơng ty Có thể áp dụng sách ưu đãi cho nhân viên họ tham gia mua chứng khốn Cơng ty phát hành Khi Cơng ty huy động nguồn vốn kinh doanh, mặt khác biến nhân viên trở thành chủ sở hữu, sống Đinh Thị Minh Huyền K40A5a54 Luận văn tốt nghiệp Khoa quản trị doanh nhiệp Cơng ty sống họ Vì vậy, tạo động lực cho họ cống hiến khơng cho Cơng ty mà cho thân họ 2.5.2 Đãi ngộ phi vật chất Ngồi sách đãi ngộ vật chất ngày khơng thể bỏ qua không thừa nhận tác dụng đãi ngộ phi vật chất Nhưng để thực công tác này, nhà quản trị cao cấp Công ty cần phải hoạt động nhiều cống hiến cho Cơng ty, tạo bầu khơng khí thoải mái, cởi mở, thân thiện, mà làm việc hiệu quả, tạo động lực cho nhân viên phấn đấu công việc Hiện Công ty tổ chức buổi đào tạo cho nhân viên tuyển dụng vào, người trực tiếp quản lý họ người đào tạo nhân viên đó, Cơng ty chưa có buổi giao lưu, nói chuyện thường xuyên cán quản trị cao cấp công nhân viên, cơng nhân viên cán quản trị có xa cách Cơng ty chưa quan tâm tổ chức cho lao động quản trị buổi chơi dã ngoại hay nghỉ mát… nhân viên máy quản trị Công ty Cổ phần Da Giầy xuất Hà Nội thiếu thân thiện, hiểu biết lẫn Vì mà đơi nhà quản trị giao công việc quyền hạn cho cấp không hợp lý, không phù hợp với khả người giao, làm giảm hiệu kinh doanh nói chung Cơng ty Chính sách đãi ngộ phi vật chất mà Cơng ty áp dụng tổ chức thường xuyên, định kỳ trao đổi nói chuyện cấp cấp Qua buổi trao đổi nhà quản trị cao cấp truyền đạt kinh nghiệm cho cấp dưới, tuyên dương, trả thưởng cho nhân viên đạt thành tích cao Khi tạo động lực cho nhân viên Mặt khác, tiếp xúc với nhân viên thường xuyên hơn, nhà quản trị hiểu rõ nhân viên mình, kịp thời phát yếu họ nhân viên có tài mà chưa sử dụng Tạo điều kiện thuận lợi cho nhà quản trị thực cơng tác ủy quyền phân quyền cho nhân viên cấp Ngồi ra, Cơng ty tổ chức buổi dã ngoại, chơi, nghỉ mát vào ngày nghỉ, ngày lễ Tết cho nhân viên Xây dựng sách thăm hỏi ốm đau, cưới xin, ma chay… cho nhân viên tồn Cơng ty Qua hoạt động tạo gắn bó, thân thiết, tin tưởng cán cấp cao toàn thể cán công nhân viên Công ty nhân viên với Tạo môi trường làm việc thân thiện, cởi mở góp phần xây dựng tinh thần văn hóa doanh nghiệp lành mạnh, nâng cao hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung Cơng ty 2.6 Tuyển dụng nhân Để thực công tác tuyển dụng nhân Công ty Cổ phần Da Giầy xuất Hà Nội tốt hơn, hiệu Góp phần hồn thiện tổ chức máy quản trị doanh nghiệp, Công ty nên xây dựng số tiêu chuẩn cụ thể cho vị trí lao động quản trị, tuyển dụng phải coi chuẩn mực để Đinh Thị Minh Huyền K40A5a55 Luận văn tốt nghiệp Khoa quản trị doanh nhiệp thực hiện, tránh tình trạng nể nang người nhà, em… mà tuyển dụng không người, việc, vi phạm u cầu cơng việc Khi tuyển dụng phải phân công công việc rõ ràng, quy định rõ quyền hạn trách nhiệm cho họ Ngoài tiêu chuẩn theo chức danh vị trí quản trị trình bày phần “Trình độ lao động quản trị” mục “6.2 Số lượng trình độ lao động quản trị công tác tổ chức máy quản trị” trang 23 Cơng ty dựa vào đề xuất số tiêu chuẩn chung cho số vị trí lao động quản trị chủ chốt sau: Bảng 9: Đề xuất tiêu chuẩn cho số vị trí quản trị chủ chốt STT Chức vụ Trình độ Kinh nghiệm Tố chất Giám đốc Thư ký Trưởng phòng Phó phòng Năm Khả giao tiếp, ngoại ngữ tốt Năm Ngoại ngữ tốt, khả phiên dịch ĐH Năm Thành thạo ứng dụng tin học, có khả đào tạo nhân viên ĐH Năm Ngoại ngữ, khả xây dựng nhóm ĐH ĐH Xây dựng nhóm làm việc, khích lệ tinh thần làm việc công nhân Tổ trưởng CĐ Năm Làm việc nhóm, nhiệt tình Trên thực tế, tuyển dụng người lao động có trình độ lành nghề thấp, kỹ năng, kỹ xảo nghề nghiệp chưa vững, kết thực họ mức trung bình Trong trình hoạt động kinh nghiệm kỹ chưa nhiều nên kết mà họ làm có hiệu khơng cao, đơi sai hỏng Tuyển người lao động có trình độ thấp Công ty phải tiến hành đào tạo gây tốn mà việc đánh giá thực công việc người không dễ dàng Ngược lại, người lao động tuyển có trình độ chun mơn cao, thao tác làm việc xác, kết cơng việc sai hỏng, nên dễ đo lường để đánh giá kết thực công việc Vấn đề đặt với hoạt động tuyển dụng phải tuyển đội ngũ lao động có trình độ chun môn tay nghề cao, tạo thuận lợi cho đánh giá thực công việc họ Ngược lại việc đánh giá kết thực công việc người lao động, tạo cho họ yên tâm với cơng việc người lao động gắn bó với Công ty Khi thực thăng chức đề bạt, người có chun mơn tay nghề cao với kết thực công việc tốt ưu tiên trước Đề bạt tạo công dân chủ Cơng ty, gây dựng tình cảm đồng tình người lao động Người lao động đảm nhận vị trí cơng việc với nhiệm vụ rõ ràng tạo thuận lợi cho việc đánh giá thực công việc hay nhiệm vụ họ Vậy tuyển dụng phải tuyển người cho công việc Người lao động quan tâm đến cơng việc nhiệm vụ làm đánh nào, có tương ứng với đóng góp họ hay khơng Người lao động làm chuyên môn, họ Quản đốc Đinh Thị Minh Huyền ĐH Năm K40A5a56 Luận văn tốt nghiệp Khoa quản trị doanh nhiệp tự hạn chế sai phạm trình lao động kết thực công việc họ thường tốt Đinh Thị Minh Huyền K40A5a57 ... đồng THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DA GIẦY XUẤT KHẨU HÀ NỘI 2.1 Cấu trúc tổ chức máy quản trị doanh nghiệp Công ty Cổ phần Da Giầy xuất Hà Nội Đinh Thị Minh... doanh nghiệp đòi hỏi tất yếu khách quan CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DA GIẦY XUẤT KHẨU HÀ NỘI GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DA GIẦY XUẤT KHẨU... tốt nghiệp Khoa quản trị doanh nhiệp 2.1.1 Mơ hình cấu trúc máy quản trị Công ty Sơ đồ 7: Cấu trúc tổ chức máy quản trị Công ty Cổ phần Da Giầy xuất Hà Nội Hội đồng quản trị Ban giám đốc P Xuất