PHÂN TÍCH CÁC KỸ NĂNG CỦA MỘT NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN HIỆU QUẢ Theo Anh/ chị, người Quản Lý Dự Án cần phải có kỹ để đạt hiệu quả? Hãy nêu tổng quát kỹ giải thích anh/chị tin lỹ lại quan trọng + Ba kỹ mà Anh/chị nghĩ điểm mạnh Anh/chị? Nêu chi tiết kèm theo ví dụ, giải thích kỹ lại điểm mạnh Anh/chị + Ba kỹ mà Anh/chị nghĩ điểm yếu Anh/chị? Nêu chi tiết, kèm theo ví dụ việc Anh/chị nghĩ kỹ điểm yếu Anh/chị + Sử dụng kỹ Anh/chị làm để phát huy kỹ mạnh Anh/chị cải thiện kỹ yếu Anh/chị Bài làm I Đặt vấn đề Những nhà quản lý dự án thành công đánh giá cao khả cân tổng thể chi tiết – khả thấu hiểu quan sát toàn cục diện mục tiêu chung dự án đồng thời ý hoàn thành tiểu tiết nhỏ khiến cho dự án trở nên trọn vẹn Người phát triển dòng pin Chevy Volt General Motors, nhà thiết kế giao diện Facebook “tổ sư” cho đời sản phẩm tẩy rửa thân thiện môi trường Method nói: “Đằng sau dự án thành cơng ln có bóng dáng nhà huy tài giỏi” II Phân tích vấn đề 1 Quản trị dự án gì? 1.1 Dự án Theo quan điểm chung dự án lĩnh vực hoạt động đặc thù, nhiệm vụ cần phải thực theo phương pháp riêng, khuôn khổ nguồn lực riêng, kế hoạch tiến độ cụ thể nhằm tạo sản phẩm Từ cho thấy, dự án có tính cụ thể, mục tiêu rõ ràng xác định để tạo sản phẩm Theo PMBOK® Guide 2000, dự án “một nỗ lực tạm thời cam kết để tạo sản phẩm dịch vụ nhất” Theo cách định nghĩa này, hoạt động dự án tập trung vào đặc tính: - Nỗ lực tạm thời: dự án có điểm bắt đầu kết thúc cụ thể Dự án kết thúc đạt mục tiêu dự án dự án thất bại - Sản phẩm dịch vụ nhất: điều thể có khác biệt so với sản phẩm, dịch vụ tương tự có kết dự án khác Và quản trị dự án cơng việc bạn cần phải hồn thành trước mốc thời gian quy định Quản lý dự án nguyên tắc phương pháp để điều tiết công việc dự án, giúp dự án vận hành cách có hiệu quỹ thời gian ngân sách định; đồng thời, đạt kỳ vọng từ tất bên liên quan 1.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến dự án (Stackholders) Các bên tham gia tất có liên quan bị ảnh hưởng hoạt động dự án, cụ thể: - Có lợi ích nghiệp vụ kết dự án - Liên quan trức tiếp tới dự án - Đóng góp nguồn lực cho dự án Các bên liên quan dự án có lợi ích, nhu cầu ưu tiên khác Họ có quan điểm khác việc dự án cố gắng hồn thành Do đó, việc xác định bên liên quan dự án sớm tốt, đặc biệt giai đoạn xây dựng ý tưởng Xem qua bên liên quan chưa lộ diện rủi ro lớn đến việc tổ chức thực dự án Thông thường, dự án, bên tham gia bao gồm: - Nhà tài trợ: + Chịu trách nhiệm cuối thành công dự án Nhà tài trợ có trách nhiệm ký kết hồn tất tài liệu lập kế hoạch yêu cầu thay đổi + Đồng thời cho phép nhóm quản lý dự án sử dụng nguồn lực, bảo vệ cố vấn cho nhóm quản lý dự án + Trong trình thực dự án, nhà tài trợ có thêm trách nhiệm xem xét lại tiên trình chât lượng, cắt băng khai trương, khánh thành, ký công bố tôn dự án - Nhà quản lý dự án (giám đốc dự án): + Làm việc với đối tượng liên quan đê định nghĩa dự án + Lập kê hoạch, xêp lịch trình dự thảo ngân sách hoạt động dự án với đội ngũ ban đầu; chi huy nhóm dự án thực thi kê hoạch + Giám sát hiệu hoạt động thực hoạt động hiệu chỉnh + Thường xuyên thông báo cho nhà tài trợ đối tượng liên quan dự án: đưa yêu cầu trình bày thay đổi vê phạm vi + Đóng vai trò người trung gian nhóm dự án đối tượng liên quan + - Nhà quản lý chức năng: Các nhà quản lý chịu ảnh hưởng hoạt động hay kêt dự án + Kiêm sốt đóng góp nguồn lực cho dự án (con người, trang thiêt bị ) + Có thê có yêu cầu trái ngược với kêt dự án + Trong số trường hợp câp nhà quản lý dự án + Khách hàng: Trong trường hợp nhà tài trợ đơn vị triên khai sản phẩm dự án nhà tài trợ khách hàng Đối tượng có nhiệm vụ sau: + Nhận đầu dự án + Thanh toán cho đầu dự án + Xác định nhu cầu cho đầu dự án + Có thê nhiêu cơng ty hay cá nhân với đặc điêm yêu cầu trái ngược - Nhà cung câp: dự án thường bao gồm nhiêu hạng mục khác nhau, có hạng mục xem xét yêu tố khả thi, nhà tài trợ quyêt định mua Nhà cung câp có trách nhiệm cung câp thiêt bị, sản phẩm hay dịch vụ cần thiêt phục vụ cho hoạt đông dự án thơng qua hình thức hợp đồng, đê đảm bảo dự án đạt mục tiêu đê 1.3 Các lĩnh vực quản lý dự án (Knowledge areas) Theo đối tượng quản lý, quản lý dự án bao gồm lĩnh vực cần xem xét, nghiên cứu là: - Lập kê hoạch tổng thê: lập kê hoạch cho dự án trình tổ chức dự án theo trình tự lơ gích, chi tiêt hố mục tiêu dự án thành cơng việc cụ thê hoạch định chương trình thực cơng việc nhằm đảm bảo lĩnh vực quản lý khác dự án kêt hợp cách xác đầy đủ - Quản lý phạm vi: Là việc xác định phạm vi, giám sát việc thực mục đích, mục tiêu dự án, xác định công việc thuộc vê dự án cần phải thực hiện, công việc nằm phạm vi dự án - Quản lý thời gian: Là việc lập kế hoạch, phân phối giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hồn thành dự án Nó rõ cơng việc phải kéo dài bao lâu, bắt đầu, kết thúc tồn dự án kéo dài bao lâu, phải hoàn thành - Quản lý chi phí: Là q trình dự tốn kinh phí, giám sát thực chi phí theo tiến độ cho cơng việc tồn dự án Cụ thể tổ chức, phân tích số liệu, báo cáo thơng tin chi phí - Quản lý chất lượng: Là trình triển khai giám sát tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực dự án, đảm bảo chất lượng kết dự án phải đáp ứng mong muốn nhà tài trợ (chủ đầu tư) - Quản lý nhân lực: Là trình hướng dẫn, phối hợp nỗ lực thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án Nó cho thấy việc sử dụng lực lượng lao động dự án hiệu đến đâu? - Quản lý thơng tin (truyền thơng): Là q trình bảo đảm dòng thơng tin thơng suốt, nhanh chóng xác thành viên dự án với cấp quản lý, tổ nhóm quản lý dự án Thơng qua quản lý thơng tin trả lời câu hỏi: cần thong tin dự án? mức độ chi tiết? nhà quản lý dự án cần báo cáo cho họ cách nào? - Quản lý rủi ro: Là việc nhận diện nhân tố rủi ro dự án, sử dụng phương pháp định tính, định lượng để xác đinh tính chất, mức độ rủi ro có kế hoạch đối phó quản lý loại rủi ro - Quản lý hợp đồng hoạt động mua sắm: Là trình lựa chọn nhà cung cấp hàng hoá dịch vụ; thương lượng với họ, quản lý hợp đồng điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ nhằm giải cácvấn đề: cách cung cấp hàng hoá, vật liệu cần thiết cho dự án? tiến độ cung cấp, chất lượng cung cấp đến đâu? 1.4 Vai trò tầm quan trọng người quản lý dự án Phần lớn kiến thức cần thiết để quản lý dự án kiến thức riêng ngành QLDA Ngoài ra, Người quản trị dự án phải có kiến thức kinh nghiệm trong: - Quản lý tổng quát - Lãnh vực ứng dụng dự án Các kỹ cần thiết để trở thành nhà quản lý dự án hieeuuj quả: - Kỹ lãnh đạo: Lãnh đạo kỹ để nhà quản lý dự án đạo, định hướng, khuyến khích phối hợp thành viên nhóm thực dự án Đây kỹ quan trọng Nó đòi hỏi nhà quản lý dự án có phẩm chất cần thiết, có quyền lực định để thực thành công mục tiêu dự án - Kỹ lập kế hoạch kiểm soát dự án: Nhà quản lý dự án phải người chịu trách nhiệm kế hoạch tổng thể trước nhà tài trợ khách hàng Vì vậy, nhà quản lý dự án phải có kỹ lập lịch trình dự án xác định tiêu chí để đánh giá cơng việc hồn thành Đồng thời, nhà quản lý dự án phải biết thiết lập quy trình hệ thống để đánh giá kiểm sốt mức độ thành cơng bảng kế hoạch - Kỹ giao tiếp thông tin quản lý dự án: Khả giao tiếp sử dụng làm tiêu chí phân biệt người quản lý thành cơng không thành công Người quản lý thành công thường có kỹ thuyết trình giỏi, bao gồm khả sử dụng ngôn ngữ phi ngôn hay ngôn ngữ cử để giải thích thuyết phục người khác Những người quản lý thường có kỹ giao tiếp, quan hệ với người khác tốt, bao gồm khả xây dựng mạng lưới mối quan hệ liên minh, tranh thủ hợp tác với người khác, giải xung đột theo cách thức mang tính xây dựng, sử dụng mơ hình vai trò (Làm gương) để gây ảnh hưởng lên người khác Kỹ giao tiếp giúp tăng tính hiệu hành vi định hướng mối quan hệ Kỹ giao tiếp giỏi giúp cho người quản lý lắng nghe cách chăm chú, thông cảm vấn đề cá nhân, phàn nàn, phê bình người khác Sự thơng cảm hiểu biết xã hội có ý nghĩa quan trọng giúp hiểu rõ cảm xúc quan điểm người khác giúp giải xung đột theo phương pháp mang tính xây dựng Đối với nhà quản lý dự án kỹ giao tiếp có trách nhiệm phối hợp, thống hoạt động phận chức quan liên quan để thực công việc dự án nên bắt buộc phải thành thạo kỹ giao tiếp Nhà quản lý dự án phải có kiến thức, hiểu biết cơng việc phòng chức năng, có kiến thức rộng số lĩnh vực kỹ thuật Nhà quản lý dự án cần giỏi kỹ thông tin, truyền thông, kỹ chia sẻ thông tin thành viên dự án người liên quan trình triển khai dự án - Kỹ thương lượng giải khó khăn vướng mắc: Nhà quản lý dự án trình thực trọng trách có quan hệ với nhiều nhóm Đồng thời, với phát triển tổ chức dự án, trách nhiệm nhà quản lý dự án ngày tăng quyền lực họ cấp không tương xứng Do thiếu quyền lực, bắt buộc nhà quản lý phải có kỹ thương lượng giỏi với nhà quản lý cấp người đứng đầu phận chức chuyên môn nhằm tranh thủ tối đa quan tâm, ủng hộ cấp trên, người đứng đầu việc giành đủ nguồn lực cần thiết cho hoạt động dự án - Kỹ tiếp thị quan hệ khách hàng: Một nhiệm vụ quan trọng nhà quản lý dự án trợ giúp đơn vị, doanh nghiệp hoạt động Marketing Làm tốt công tác tiếp thị giúp đơn vị giữ khách hàng tại, tăng thêm khách hàng tiền - Kỹ định: Lựa chọn phương án cách thức thực công việc dự án định quan trọng, đặc biệt điều kiện thiếu thông tin có nhiều thay đổi, biến động Để định kịp thời cần nhiều kỹ tổng hợp nhà quản lý như: kỹ tổ chức bao gồm lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phân tích; kỹ xây dựng nhóm thấu hiểu, thúc đẩy, tinh thần đồng đội kỹ công nghệ liên quan đến kinh nghiệm, kiến thức dự án Kết hợp lý luận thực tiễn, khuôn khổ môn học “Quản lý dự án” không thiết hạn chế theo quan điểm theo lý thuyết thuộc Chương trình Đào tạo thạc sỹ quốc tế báo cáo đưa ý kiến kiến thức học chương trình trình tìm tòi nghiên cứu cộng với thân kế tốn trưởng quản lý nhân viên Tơi cho nhà quản lý giống nhà lãnh đạo nhỏ hay trưởng phòng cần kỹ quản lý công việc cho hiệu quả, xắp xếp cho hợp lý Dựa kinh nghiệm thực tế kiến thức thu xin đưa * kỹ mà tơi cho điểm mạnh tơi tham gia công tác quản lý dự án Một kỹ định: Như nói người chun tài nên có lẽ tính chất khơ khan công việc làm nên người, việc đốn tình tốt Trên thực tế, hầu hết dự án đề suôn sẻ kế hoạch, nhiệm vụ chủ chốt người quản lý nắm bắt, giám sát đầy đủ tình trạng nhất, đưa giải pháp phù hợp để cải thiện hiệu suất người tích cực, nắm bắt thông tin nhanh nhạy linh hoạt khâu xử lý tình dự án gặp trục trặc, người quản lý cần nhận hỗ trợ tích cực từ phía thành viên lại Và cơng ty tơi ln đề cao tinh thần “xung phong” hoan nghênh nhân viên sẵn sàng tham gia tình huống, buổi thảo luận, đề xuất ý kiến, gạt bỏ hiềm khích cá nhân sang bên để đóng góp cho công việc, chia sẻ với tất người, đưa định phù hợp với tình tại, lực nhân viên cần đánh giá xác phù hợp với nguyện vọng ngược lại, thích hợp với vị trí cơng việc nào, đưa định tiếp tục hay dừng dự án, thay đổi nhân tất tình khó phức tạp, công việc, bổn phận trách nhiệm người quản lý dự án Hai kỹ lập kế hoạch kiểm sốt dự án: Trong cơng việc tơi luôn đảm bảo tiến độ công việc, không để công việc dồn lúc hay nước đến chân nhảy Và người quản lý nên tơi ln có nhìn tồn cục phán đốn sắc bén để bảo đảm công việc theo kịp tiến độ đề Ba kỹ phân chia công việc Một dự án đồ sộ hay khối lượng công việc lớn bắt buộc người quản lý phải “cứng tay” việc hoạch định phương án, đề tiêu, phân bổ nguồn lực…trong dự án lớn có ti tỉ khâu nhỏ cần phải lên kế hoạch, kế hoạch mắt xích ảnh hưởng đến kế hoạch lại Người quản lý ngồi việc cố gắng thúc đẩy kế hoạch thực nghiêm túc, phải đề phương án dự phòng chẳng may số kế hoạch lâm vào bế tắc * kỹ mà tơi cho điểm yếu tơi tham gia công tác quản lý dự án Kỹ tiếp thị quan hệ khách hàng: có lẽ điểm yếu tơi quen làm việc với số, việc giao dịch có cấp lo tơi đăng ký tham gia khóa học MBA để hồn thiện nâng cao kỹ giao tiếp quan hệ khách hàng Đồng nghĩa kỹ giao tiếp điểm yếu điểm yếu thứ kỹ thương lượng giải khó khăn Và tơi chưa có tính thực tế nên nhận định dựa sở học thực tế làm công ty Trong thời gian tới cốgắng nâng cao kỹ giao tiếp, quan hệ khách hàng để khắc phục điểm yếu mình, III Kết luận Quản lý dự án mơn học khó nghành nghề khó đòi hỏi người quản lý vừa có tố chất nhà lãnh đạo vừa phải có đầy đủ kỹ quản lý công việc hiệu cộng việc am hiểu chun mơn quản lý Sau kế thúc môn học rút cho điểm quan hồn thành tất dự án giờ, ngân sách định mức độ khả đạt chất lượng đánh giá, trí nhà đầu tư Tài liệu tham khảo (Quản Trị Dự Án: Một phương pháp hoạch định, lên lịch trình kiểm sốt cách hệ thống), ấn lần thứ 10, John Wiley & Sons, Hoa Kỳ http://www.rmit.edu.vn/vi/chuyen-nganh/thac-si-quan-ly-du-an http://quanlyduan.niit.vn/2013/06/khai-nien-co-ban-ve-quan-ly-du-an.html Viện Quản Lý Dự Án Úc: https://www.aipm.com.au/html/default.cfm Và thông tin internet khác ... án với cấp quản lý, tổ nhóm quản lý dự án Thơng qua quản lý thơng tin trả lời câu hỏi: cần thong tin dự án? mức độ chi tiết? nhà quản lý dự án cần báo cáo cho họ cách nào? - Quản lý rủi ro: Là... dụng dự án Các kỹ cần thiết để trở thành nhà quản lý dự án hieeuuj quả: - Kỹ lãnh đạo: Lãnh đạo kỹ để nhà quản lý dự án đạo, định hướng, khuyến khích phối hợp thành viên nhóm thực dự án Đây kỹ. .. quan trọng người quản lý dự án Phần lớn kiến thức cần thiết để quản lý dự án kiến thức riêng ngành QLDA Ngoài ra, Người quản trị dự án phải có kiến thức kinh nghiệm trong: - Quản lý tổng quát