ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI PHÒNG HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ - CƠNG TY CP TRAPHACO 1.Giới thiệu công ty TRAPHACO Là doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực sản xuất kinh doanh Dược phẩm TẦM NHÌN Đến năm 2020 trở thành tập đoàn kinh tế mạnh lĩnh vực chăm sóc bảo vệ sức khỏe SỨ MỆNH - Cống hiến cho xã hội sản phẩm - dịch vụ mang tính thời đại giàu giá trị truyền thống nhằm nâng cao chất lượng sống - Luôn thỏa mãn nhu cầu khách hàng, tạo cơng việc có ý nghĩa hội thăng tiến cho người lao động - Gia tăng giá trị cho nhà đầu tư Quy mô doanh nghiệp Cơng ty có cơng ty cơng ty liên kết, có 15 chi nhánh trải rộng khắp nước, hệ thồng phân phối thuốc khắp 63 tỉnh, thành phố Cơng ty có 11 phòng ban chức Với quy mô công ty hoạt động toàn quốc hướng đến thị trường toàn cầu, cơng tác quản lý văn hành truyền tải thông tin quảng bá sản phẩm thương hiệu đòi hỏi cần ứng dụng cơng nghệ thông tin phần mềm quản lý văn Thực trạng ứng dụng CNTT&TT - Hiện tại, để quảng bá cho doanh nghiệp, công ty xây dựng trang web: http://www.traphaco.com.vn/, - Cơng ty có cán chun viên quản lý trang web, phụ trách IT - Cán IT quản lý hệ thống mạng LAN phận văn phòng, giúp cho việc kết nối máy tính nội khu vực văn phòng - Cán IT có nhiệm vụ giúp phòng Hành quản trị, giúp việc: Quản lý sở vật chất Công nghệ thông tin Xây dựng phương án tiếp nhận phần mềm, hướng tới ứng dụng: ERP, CRM(lựa chọn nhà cung ứng phần mềm phù hợp với mơ hình doanh nghiệp) - Hiện ứng dụng phần mềm quản lý văn Với quy mô công ty, chưa áp dụng công nghệ thông tin quản lý văn có hạn chế: - Thời gian gửi công văn, cập nhật văn chậm trễ, không kịp thời - Khó khăn tìm kiếm văn - Chi phí quản lý văn lớn, cồng kềnh - Việc truyền thông nội chậm ảnh hưởng đến suất, hiệu công việc Các nội dung văn phòng ban cơng ty cần chuyển tải stt Tên phòng, ban Phòng Hành quản trị Nội dung cần chuyển tải Đăng tải công văn đến, thông báo, nghị quyết, kế hoạch nội công ty, lịch công tác công ty lịch lãnh đạo cấp cao, lịch Phòng Tổ chức cán họp, điều động xe Các thơng báo, kế hoạch nhân sự, chế Phòng Tài Kế tốn độ sách Các thơng báo 4 10 Phòng Nghiên cứu Phát triển Các kế hoạch thông tin triển khai Phòng Marketing nghiên cứu Truyền thơng nội bộ, Kế hoạch triển Phòng Xuất nhập Phòng Kế hoạch Phòng Đảm bảo chất lượng khai thị trường, quảng cáo Kế hoạch vật tư Kế hoạch sản xuất Kế hoạch triển khai áp dụng hệ thống Phòng Kiểm tra chất lượng Quản lý: GPs, ISO, 5S, KPI Cung cấp Phiếu kiểm nghiệm cho Phòng Kinh doanh xưởng, nhà máy Thơng báo, sách bán hàng, kế hoạch 11 Ban quản trị rủi ro Thông báo, kế hoạch 4.Kinh nghiệm từ doanh nghiệp nước - Các hãng hàng khơng nhữn điển hình việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý điều hành bay, bán vé - Hiện doanh nghiệp Dược nước có doanh nghiệp ứng dụng phần mềm quản lý văn bản, có chủ yếu thông qua việc gửi email để truyền thông quản lý thơng tin - Các hãng nước ngồi, mơi trường kinh doanh tồn cầu Coca Cola, Samsung, McDonald có văn phòng, có đầu tư nhiều nước giới chắn có nhiều ứng dụng phần mềm để quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh - Traphaco mua sử dụng phần mềm quản lý văn bản, phòng Hành quản trị giúp vận hành phần mềm cử cán đăng tải thông tin văn Mỗi công ty thành viên cán quản lý cung cấp acount riêng để cung cấp thông tin giúp việc nhận thông tin nhanh chóng thuận tiện Việc quản lý, lãnh đạo nhờ thông suốt và, kịp thời hiệu - Phần mềm quản lý văn công ty TNHH nghiên cứu phát triển CNPM Selab cung ứng Các giao diện giúp ta hình dung Traphaco ứng dụng phần mềm quản lý điều hành công việc - Tài khoản Dược sĩ Đỗ Tiến Sỹ: - Tài khoản cơng ty TRAPHACOSAPA: - Giao diện chính: Cán nhân viên có acount xem nội dung thông báo họp hoạt động diễn tồn cơng ty qua hệ thống qlvb(quản lý văn bản) Trong thông báo nhận thấy cơng ty chuẩn bị triển khaiphần mềm bán hàng DMS nhà cung ứng phần mềm cơng ty IMS Trong giao diện đây, cá nhân liên quan nhận biết lịch điều động xe phục vụ cho công tác Trong phần mềm quản lý văn hệ thống quản lý ISO, cán tra cứu văn bản, SOP Các cá nhân, công ty thành viên, chi nhánh truy cập vào hệ thống qlvb.traphaco.com.vn để nhận thơng tin nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu giải công việc phận hay cá nhân 5.Tìm hiểu giải pháp ứng dụng CNTT&TT Phòng hành quản trị khảo sát cơng ty phần mềm đề xuất sử dụng phần mềm công ty IMS 6.Kế hoạch ứng dụng CNTT&TT cho đơn vị Với chiến lược sản xuất kinh doanh sản phẩm dược phẩm có nguồn gốc thiên nhiên, phù hợp với nhu cầu thời đại, xu hướng sử dụng sản phẩm thiên nhiên Những bước công ty theo định hướng giúp cơng ty gặt hái thành công Traphaco với chiến lược 'Sức khỏe xanh' Chiến lược xây dựng tảng dược liệu tự nhiên, đảm bảo phát triển bền vững, thân thiện với môi trường, gắn kết chặt chẽ với phát triển kinh tế mang lại sức khỏe cho cộng đồng Theo khảo sát Công ty CP Traphaco, Việt Nam có lợi đa dạng sinh học với 4.000 loài thực vật nấm có cơng dụng làm thuốc, nhiều loại đặc hữu có kỳ vọng phát triển thuốc Do việc chuyển hướng, tập trung nghiên cứu sản xuất loại dược phẩm có nguồn gốc tự nhiên xem bước đột phá lớn công nghiệp dược phẩm Và quan trọng cả, việc dược liệu tạo sản phẩm (dược phẩm) có chất lượng, an tồn hiệu (tiêu chuẩn vệ sinh cao), phục vụ tốt cho cơng tác phòng chữa bệnh cho nhân dân, góp phần nâng cao uy tín doanh nghiệp Bên cạnh Traphaco không ngừng đầu tư sở vật chất, hợp tác rộng rãi với nhà khoa học, tổ chức nghiên cứu Công ty phối hợp với Viện Công nghệ sinh học - Viện khoa học VN nghiên cứu ứng dụng công nghệ sinh học vào sản xuất sản phẩm nhằm tạo sản phẩm có tính ưu việt hiệu sử dụng điều trị Đặc biệt ứng dụng vào công nghệ chiết cao Actiso: Diệt men phân hủy polyphenol, bảo tồn hoạt tính polyphenol có Actiso Traphaco DN tiên phong việc đề xuất phối hợp với Viện Dược liệu 10 Viện, Trường thực đề tài cấp Nhà nước “Xây dựng số quy trình sản xuất dược liệu chế biến để bào chế số chế phẩm chất lượng cao” Đây tiền đề để sản xuất sản phẩm từ dược liệu sạch, an toàn, hiệu Kết đề tài ứng dụng để sản xuất sản phẩm chủ lực Boganic Sản phẩm có nguyên liệu thiên nhiên, có áp dụng hướng dẫn GACP-WHO kiểm soát chất lượng Từ KHOA HỌC đến Cuộc sống kế thừa y học cổ truyền Việt Nam hàng ngàn năm, Traphaco mạnh dạn đưa công nghệ vào sản xuất Với Slogan: “Công nghệ & Bản sắc cổ truyền”, Traphaco cống hiến cho xã hội sản phẩm, dịch vụ mang tính thời đại giàu giá trị truyền thống Bằng tảng: sắc cổ truyền - công nghệ xanh - nguồn nhân lực chất lượng cao, Traphaco đường thời đại- "Con đường sức khỏe xanh", trở thành nhà nhà cung cấp, cống hiến cho xã hội sản phẩm, dịch vụ mang tính thời đại giàu giá trị truyền thống Đó đường để Traphaco trở thành thương hiệu dược số Việt Nam 11 Các sản phẩm có nguồn gốc thiên nhiên cơng ty CEBRATON, BOGANIC có doanh thu sản phẩm lên đến 300 tỷ đồng/năm Doanh thu công ty cho tất sản phẩm đạt đến số gần 2000 tỷ đồng Các sản phẩm công ty tiêu thụ khắp nước bắt đầu xuất nước Việc áp dụng phần mềm quản lý vấn đề trở nên cần thiết Với định hướng chiến lược đó, phòng Hành quản trị lập kế hoạch đề xuất triển khai, ứng dụng phầm mềm quản lý bán hàng Mục tiêu, nguồn lực, thời gian chương trình hành động stt Mục tiêu Thời gian Quản lý nhân viên bán hàng, - Con người: Năm Chương trình hành động 2014- - Đàm phán đối thời gian làm việc, thúc đẩy 270 nhân viên 2015 tác nhân viên bán hàng thực thị trường - Tập huấn nhân mở Nguồn lực rộng phát triển thị - Cán chuyên trách IT trường(định vị GPS) Quản lý khách hàng - Cán quản Đáp ứng nhanh thủ tục: lý nhân viên hóa đơn bán hàng bán hàng - Trang bị máy chủ - trang bị IPAD 270 - Kinh phí đầu tư: 3,5 tỷ VNĐ Tài liệu tham khảo http://www.traphaco.com.vn/ 12 viên sử dụng phần mềm 13 ... sản xuất kinh doanh - Traphaco mua sử dụng phần mềm quản lý văn bản, phòng Hành quản trị giúp vận hành phần mềm cử cán đăng tải thông tin văn Mỗi công ty thành viên cán quản lý cung cấp acount riêng... tiếp nhận phần mềm, hướng tới ứng dụng: ERP, CRM(lựa chọn nhà cung ứng phần mềm phù hợp với mơ hình doanh nghiệp) - Hiện ứng dụng phần mềm quản lý văn Với quy mô công ty, chưa áp dụng công nghệ... chóng, đáp ứng nhu cầu giải công việc phận hay cá nhân 5.Tìm hiểu giải pháp ứng dụng CNTT&TT Phòng hành quản trị khảo sát cơng ty phần mềm đề xuất sử dụng phần mềm công ty IMS 6.Kế hoạch ứng dụng CNTT&TT