CÁC YẾU TỐ CỦA NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN HIỆU QUẢ 1/ Theo anh chị, người Quản lý Dự án cần phải có ký để đạt hiệu ? Hãy nêu tổng quát kỹ giải thích anh/chị tin kỹ quan trọng Kể từ đời đến nay, lý thuyết “Quản lý dự án” không ngừng phát triển không lý thuyết đơn tính cần thiết với doanh nghiệp, tổ chức phủ Vì vậy, quản lý dự án nhà lãnh đạo tổ chức Page phủ, doanh nghiệp, tập đoàn đặc biệt quan tâm đến kỹ quản lý dự án, chí coi trọng định sống nhà quản lý dự án Chính người quản lý dự án cần phải hiểu rõ vai trò nhà quản lý dự án : - Hoạch định - Lãnh đạo - Tổ chức - Ra định - Hội nhập - Truyền thông - Kiểm sốt - Và Xây dựng mơi trường hỗ trợ dự án Nhà quản lý dự án hiểu rõ vai trò tổ chức, quản lý dự án kỹ quản lý dự án khơng thể thiếu thiếu kỹ quản lý dự án dự án không hiệu dẫn đến thất bại tổ chức thực dự án Vì thế, nhà quản lý dự án cần có kỹ sau : 1/ Kỹ quản lý thời gian 2/ Kỹ tổ chức công việc 3/ Kỹ người Để đạt hiệu tổ chức quản lý dự án doanh nghiệp kỹ quan trọng với nhà quản lý dự án : Thứ nhất: Về kỹ quản lý thời gian Trước hết cần hiểu thời gian ? Với tơi, thời gian thứ tài sản thượng đế ban tặng mn lồi đồng nhất, có giới hạn, khơng thay đổi khơng mua khơng bán Vì đặc điểm thực khơng quản lý thời gian, điều làm Page xếp sử dụng thời gian cho hiệu Người quản lý sử dụng thời gian hiệu người “giàu có” chắn thành cơng quản lý dự án Chúng ta nói rằng: 80% thành mang đến từ 20% công việc, 20% việc quan trọng Người thành công quản lý thời gian người biết chọn việc quan trọng để làm dám ‘vứt đi” việc không quan trọng làm ảnh hưởng đến tiến độ mục tiêu dự án đề Tại lại ? chưa biết cách lập kế hoạch tổ chức cơng việc hiệu luôn bị chồng chéo công việc dẫn đến làm việc dở dang ngày trì trệ, phương hướng Thậm trí nhà quản lý dự án quản lý thời gian thiếu hiệu dẫn đến stress cân công việc lẫn sống riêng tư Vì quản lý thời gian quan trọng, nhà quản lý dự án thật kiểm soát thời gian, căng thẳng áp lực giảm bớt hiệu suất cơng việc chắn cải thiện tích cực Khi dành nhiều thời gian cho ý tưởng công việc quản lý dự án Vì vậy, nhà quản lý dự án cần có kỹ để quản lý thời gian hiệu cần phải lập kế hoạch hay hoạch định công việc tốt qua bước sau : - Xác định mục tiêu dự án - Liệt kê việc phải làm cụ thể việc quan trọng cần ưu tiên thực trước - Ước tính thời gian cần thiết để hồn thành hạng mục công việc - Cân nhắc mức độ ưu tiên công việc - Ra định thực lên lịch thực Chúng ta cần lưu ý, bước xác định mục tiêu cần phải tỉ mỉ rõ dàng, thường xác định mục tiêu chung chung Và chung chung nên khơng ước lượng thời gian cần thiết, dẫn đến bị “vỡ” kế hoạch vướng vào vòng luẩn quẩn Page vụ làm cho nhà quản lý dự án phải giải việc khẩn cấp liên tục Để thành công cần dành đủ thời gian để lập kế hoạch tốt thường xuyên kiểm tra việc thực kế hoạch Chúng ta sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với tình hình cho mục tiêu đề đảm bảo : hoàn thành dự án kinh phí cho phép, quy mơ dự án, cơng trình đạt chất lượng hoàn thành dự án thời gian quy định Như thành công quản lý thời gian tổ chức công việc hiệu Thứ hai : Kỹ tổ chức công việc Là nhà quản lý dự án cơng việc nhà quản lý nặng nề xếp công việc cách hợp lý bàn làm việc ngổn ngang tài liệu dụng cụ văn phòng điện thoại reo liên tục…nếu chắn căng thẳng trước cơng việc q nhiều Hồn tồn khơng phải lực chuyên môn yếu mà chưa biết cách tổ chức công việc hợp lý Vì thế, nhà quản lý dự án giỏi cần hiểu rõ tầm quan trọng kỹ tổ chức cơng việc phải có kỹ tổ chức công việc sau: - Sắp xếp hồ sơ tài liệu khoa học - Rèn luyện tác phong công nghiệp - Chuẩn bị tài liệu kỹ trước phải truyền đạt kế hoạch chuẩn bị thực hay phải xử lý vụ việc phát sinh tổ chức - Và chuẩn bị tốt nguồn lực trước triển khai thực hiện… - Luôn ghi nhớ tuân theo mục tiêu đề suốt trình dự án xây dựng chiến lược để đạt tất mục tiêu dự án - Giám sát định kỳ để đảm bảo dự án nằm mục tiêu ban đầu đề ra, cần phải xác định rõ chuẩn bị đánh giá : kết mong muốn, trở ngại, lập sách giúp nhà quản lý đạt mục tiêu Page - Việc lựa chọn thành viên thích hợp cho dự án người đóng góp nhận định thơng tin có ích cho dự án khơng đơn người hợp tác hay làm việc theo nhóm Với kỹ tổ chức công việc nhà quản lý dự án hiểu áp dụng tổ chức tất công việc nhịp nhàng chủ động tình hình tổ chức cơng việc quản lý dự án hiệu Thứ ba : Kỹ người Là nhà quản dự án cần sử dụng thuyết phục lẫn thẩm quyền trực tiếp, đồng thời cần biết sử dụng phương thức cho phù hợp với hồn cảnh Ngoài nhà quản lý dự án cần phải người giỏi giao tiếp có kỹ quản lý xung đột quản lý thay đổi Vì vậy, nhà quản lý dự án cần phải có kỹ giao tiếp ví khả tổ chức lãnh đạo họp tốt định làm theo bạn họ thu điều – tiêu phí thời gian hay thu lợi nhuận, người quản lý cần phải phân xử trọng tài xảy xung đột ý muốn doanh nghiệp Ngoài kỹ giao tiếp nhà quản lý cần phải cương, nhu tuỳ vào hoàn cảnh cho phù hợp Theo đó, người quản lý dự án cần phải có kỹ người sau : Kỹ thứ : Nói đơn giản dễ hiểu Kỹ nói khơng “điểm cộng” cho nhà quản lý dự án mà trở thành yêu cầu thiết yếu Vị trí người cơng ty cao kỹ nói lại trở nên cần thiết Người quản lý dự án có kỹ nói trước đơng người xem tiêu chuẩn đánh giá nhà quản lý điều hành cao cấp Tuy nhiên, nhà quản lý điều hành cao cấp phải đứng diễn giải vấn đề xảy thực dự án với lãnh đạo cấp cao, với đối tác đầu tư, với khách hàng tiềm hay thường xuyên phải nói với đồng nghiệp thành bại nói chuyện hay diễn giải ln có Page liên quan trực tiếp đến điểm cốt yếu kỹ nói Chúng ta hiểu rõ người quản lý dự án có khả gây ấn tượng mạnh đồng nghiệp, tổ chức khách hàng tiềm – khơng phải thiết người có bề ngồi sáng sủa hay có lực chun mơn vượt trội Những người có khả nói tốt thường đánh giá thơng minh hơn, có uy lực kính nể so với người khác Kỹ nói cách hiệu khơng đơn điều “có hay” nữa, thực kỹ khơng thể thiếu người quản lý dự án giỏi Kỹ thứ hai : Nghe phải hiểu điểm Đối với nhà quản lý dự án việc nghe định việc bán hay khơng bán hàng, có thêm hay khách hàng, khích lệ hay làm nản lòng đồng nghiệp, nối lại hay phá huỷ mối quan hệ công việc Không đơn giản trạng thái thụ động người, kỹ nghe yếu tố định thành bại chủ doanh nghiệp hay nhà quản lý dự án Tóm lại nhà quản lý dự án cần phải học cách lắng nghe bạn thu nhiều từ kẻ khơng có kỹ ăn nói Kỹ thứ ba : dàn xếp xung đột ổn thoả Là nhà quản lý dự án tất nhiên phải đối mặt với nhiều xung đột Nếu khơng phải xung đột với khách hàng xung đột nội Còn khơng phải xung đột nội lại xung đột với quyền quan tra hay với phận phòng ban chuyên đấu đá nhau, xung đột với cổ đông kỳ vọng biện pháp thực để có lợi nhuận mong muốn Là nhà quản lý dự án phải phân xử trọng tài cơng Vì hành trang nhà quản lý thiếu kỹ để giải đề khó lòng đạt kết mục tiêu kinh doanh Để thu kết tốt hơn, nhà quản lý dự án học cách hoàn thiện kỹ sau trang bị lại cho nhân viên chủ chốt để đào tạo nguồn lực kế tục Page Câu : Ba kỹ mà anh/chị nghĩ điểm mạnh anh/ chị ? Hãy nêu chi tiết, kèm theo ví dụ, giải thích ba kỹ điểm mạnh anh/chị Với tơi quản lý sản xuất vấn đề mấu chốt nhằm giúp doanh nghiệp ổn định phát triển nằm ba kỹ : xuất, chất lượng chi phí Đây ba kỹ sử dụng cách hiệu điểm mạnh tơi Nhưng quản lý áp dụng hay ,1chính câu hỏi cần đặt cho người quản lý với kỹ sử dụng quản lý ? Thật ra, quản lý nên tập trung yếu tố dù với định hướng đạt kết với Vì muốn đạt kết tốt mặt này, phải có giải pháp liên quan đến mặt sử dụng hoàn cảnh đâu tuỳ thuộc vào việc nhà quản lý hiểu khái niệm ? Trước hết, với kinh nghiệm thời gian 10 năm làm quản lý mình, tơi sử dụng vào thực tế doanh nghiệp với quan điểm riêng tơi rút quan điểm thực tế quản lý sản xuất rẻ, tốt, nhanh có nghĩa là: 1/ Tốt = chất lượng tốt 2/ Rẻ = chi phí thấp 3/Nhanh = suất cao Là quản lý đặt tình xảy quản lý sản xuất, lựa chọn tiêu chí để sản xuất sản phẩm dự án có lựa chọn sau : 1/ Sản phẩm : vừa Tốt + vừa Rẻ = thời gian sản xuất dài hơn, không Năng suất 2/ Sản phẩm : vừa Rẻ + vừa Nhanh = sản phẩm có Chất lượng khơng Tốt 3/ Sản phẩm : vừa Tốt + vừa Nhanh = chi phí cho sản phẩm không Rẻ Vậy, suất ? Năng suất cần xem xét đến tính hiệu Ví dụ : Page nói suất sản lượng làm đơn vị thời gian (Năng suất lao động) cần phải xem xét đến giá trị thời gian thực Công người thợ bậc khác với công thợ bậc 4, hiểu khơng xác cần phải hiểu suất Như vậy, quản lý suất cần lưu ý đến lãng phí xảy q trình sản xuất, từ có phương thức quản lý tốt nhằm giảm chi phí sản xuất thơng qua quản lý suất Và chất lượng ? xin không bàn đến định nghĩa chất lượng, mà xin nói đến suy nghĩ chất lượng số sản phẩm doanh nghiệp Chất lượng hiểu đem đến cho khách hàng sản phẩm đạt chất lượng, sản phẩm lỗi phải loại bỏ, lãng phí tái chế q trình sản xuất khơng lưu ý Xin đưa ví dụ phổ biến ngành nhựa nay, đến doanh nghiệp nhựa hỏi tỷ lệ sản phẩm lỗi %, nhận số ấn tượng 1% Nhưng thật ? phải khoảng 20% - 30% Tại lại có khác biệt lớn ? doanh nghiệp khơng đưa số liệu sản phẩm lỗi tái chế, tỷ lệ lượng dư gia công cao định mức đầu vào so với kế hoạch quản lý, tính tỷ lệ chất lượng lấy số lượng đầu so với tổng nguyên liệu đầu vào Nhờ đưa giải pháp khắc phục để nâng cao chất lượng sản xuất từ giảm chi phí Từ ví dụ này, lại thấy xuất khái niệm suất, chất lượng chi phí có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, việc quản lý chất lượng tốt dẫn đến suất cao chi phí giảm Và từ khái niệm suất chất lượng trên, việc quản lý chi phí cần định hướng rõ rệt giải pháp tìm lãng phí q trình sản xuất : phế phẩm, phế liệu, thao tác thừa, di chuyển khơng phù hợp…để từ có biện pháp loại trừ chúng, từ chi phí tiết giảm, chất lượng hệ thống quản lý tốt từ suất gia tăng theo Câu : Ba kỹ điểm yếu anh/chị ? Nêu chi tiết, kèm theo ví dụ Page anh/chị nghĩ kỹ điểm yếu anh / chị Để trì phát triển doanh nghiệp hoạt động hiệu hay tổ chức thực thành công dự án, người quản lý phải đối mặt với nhiều tình xảy q trình hoạt động điều khơng thể tránh khỏi Các nhà quản lý có kỹ hay chuyên môn giỏi với tất lĩnh vực quản lý được, thường có người quản lý giỏi lĩnh vực kèm theo lĩnh vực yếu kém, điều bình thường “nhân vơ thập tồn” Với kinh nghiệm ỏi quản lý doanh nghiệp hay quản lý dự án cá nhân thấy số lực chun mơn hay kỹ quản lý yếu nên q trình người quản lý nhiều tơi gặp phải tình mà lúng túng việc giải vấn đề phát sinh xảy doanh nghiệp Vì vậy, qua luận tơi xin đưa kỹ nói tơi yếu : 1/ Kỹ quản trị xung đột Trong quan có nhiều mâu thuẫn tồn mức độ khác nhau, nhà quản lý phải đối mặt với xung đột mâu thuẫn doanh nghiệp nhà quản lý cần nhìn nhận cách thấu đáo phải hiểu đâu mâu thuẫn xung đột mang tính tích cực (Lợi) đâu mâu thuẫn xung đột mang tính tiêu cực (Hại) khơng phải cách giải dễ dàng hay đơn giản Xin đưa ví dụ: kỳ bình bầu chiến sỹ thi đua cấp ngành, ban thi đua công ty đề cử trưởng phòng phụ trách chuyên mơn vào danh sách trưởng phòng phụ trách sở vật chất kiên phản loạt lý bôi đen phủ nhận đồng Trưởng phòng chun mơn phản ứng bác bỏ cáo buộc lớn tiếng công bố khuyết điểm đồng Đến xảy xung đột dội, người có quyền lực giám đốc công ty trọng tài định dập tắt xung đột này, giám đốc tỏ lúng túng tập trung vào việc dàn hoà chiến gay gắt kéo dài dẫn đến hội nghị thi đua tan vỡ Page Điều quan trọng từ tình tiết lỗi lầm hai trưởng phòng lan truyền, chí có lỗi chết người đưa nửa kín nửa hở, vai trò giám đốc bắt đầu mờ nhạt từ hoạt động bị đình trệ lại hoạt động theo quy chế tồn hết động lực tích cực tồn cơng ty cơng ty phải chịu vết trượt dài tụt hậu Đây học việc giải xung đột thiếu kinh nghiệm giám đốc công ty 2/ Kỹ quản lý thay đổi Ngay sau ban giám đốc cơng ty xây dựng chiến lược hoạch định thực quản lý thay đổi công ty Nhưng kế hoạch thực thay đổi lại gặp nhiều vấn đề chống đối phát sinh nhiều tình phức tạp qua trình thay đổi thường kéo dài thời gian cần có nguồn lực để thực thay đổi, giám sát thay đổi thúc đẩy nhanh thay đổi liên quan đến nhiều phận… quản lý thay đổi khơng dễ khơng phải người quản lý có đủ kỹ để thực 3/ Và kỹ quản lý kỹ thuật Quản lý kỹ thuật thực chất tổng hợp hoạt động nhằm nâng cao chất lượng trình sản xuất Mục tiêu quản lý kỹ thuật xí nghiệp khơng ngừng cải tiến sản phẩm, phát triển sản phẩm bảo đảm cho sản xuất liên tục, an toàn đạt hiệu cao Sự biến đổi nhanh chóng khoa học công nghệ thách thức quản lý kỹ thuật tất công ty, xí nghiệp Nó đòi hỏi ln tìm sản phẩm mới, sản phẩm cải tiến, nghiên cứu ứng dụng nhanh tiến kỹ thuật vào sản xuất khai thác tốt sở vật chất kỹ thuật sẵn có cơng ty điều khơng dễ Câu : Sử dụng kỹ trên, anh/chị làm để phát huy kỹ mạnh anh/chị cải thiện kỹ yếu anh chị Để phát huy kỹ mạnh : quản lý suất, quản lý chất lượng quản lý chi phí nghiên cứu lập kế hoạch chi tiết định hướng mục Page 10 tiêu rõ dàng cho nhà đầu tư hay khách hàng chuẩn bị sẵn nguồn lực để thực hiệu biện pháp xây dựng dự tốn thơng tin rõ dàng để lập ngân sách dự phòng, phát sinh chi phí nguyên vật liệu chi phí nhân cơng cần lưu ý quan tâm, từ nhận phân tích liệu kịp thời hiệu chỉnh cách nhanh chóng, đồng thời phải xây dựng môi trường công khai thông tin cách cởi mở chân thực Ngân sách dự phòng quản lý sử dụng cho hoạt động chi tiêu theo dự toán ban đầu quản lý chất lượng phạm vi bao gồm việc miêu tả đặc tính chức sản phẩm sử dụng biện pháp đánh giá chất lượng thường xuyên suốt trình từ dự án bắt đầu đến kết thúc dự án Để phát huy hết mạnh nghiên cứu cải thiện kỹ yếu : Kỹ quản trị xung đột, kỹ quản lý thay đổi kỹ quản lý kỹ thuật Về cải thiện kỹ quản trị xung đột xảy xung đột cơng ty tơi gặp bên liên quan để tìm hiểu thơng tin lắng nghe người trình bày quan điểm, xem xét kỹ lợi ích quyền lợi họ vụ xung đột gây rắc rối cho công ty Thơng thường xung đột khó giải thời gian để tìm chất vấn đề lâu tơi đưa đốn để giải xung đột thành công cách lấy uy quyền chấm dứt xung đột đưa yêu cầu bên định thông báo thời hạn cần phải giải dứt điểm Về cải thiện kỹ quản lý thay đổi tơi thiết lập mục tiêu cụ thể có quy trình thay đổi bắt đầu với tuyên bố chi tiết mục tiêu dựa vào nguyên nhân xã hội xu hướng người tiêu dùng, ngun nhân kinh tế tồn cầu hố cổ phần hố doanh nghiệp nhà nước để từ chủ động giải quản lý thay đổi cách hiệu Về cải thiện kỹ quản lý kỹ thuật công nghệ, dây truyền sản xuất sử dụng biện pháp lấy ý kiến chuyên gia hiểu sâu sắc hạng mục dự án liên Page 11 quan đến hạng mục thực mặt kỹ thuật trước định cho triển khai thực Với phát huy kỹ mạnh cải thiện kỹ yếu trên, chắn thể rõ trách nhiệm, vai trò người quản lý cơng ty khơng ngừng nâng cao trình độ chun mơn kỹ người ln đổi tồn diện góp phần đóng góp xây dựng thương hiệu mạnh thời kỳ khủng hoảng kinh tế nay./ Tài liệu tham khảo : http:// www Kynang.edu.vn Page 12 ... mong muốn Là nhà quản lý dự án phải phân xử trọng tài cơng Vì hành trang nhà quản lý thiếu kỹ để giải đề khó lòng đạt kết mục tiêu kinh doanh Để thu kết tốt hơn, nhà quản lý dự án học cách hồn thiện... cho nhà quản lý dự án mà trở thành yêu cầu thiết yếu Vị trí người cơng ty cao kỹ nói lại trở nên cần thiết Người quản lý dự án có kỹ nói trước đơng người xem tiêu chuẩn đánh giá nhà quản lý điều... thành công dự án, người quản lý phải đối mặt với nhiều tình xảy q trình hoạt động điều tránh khỏi Các nhà quản lý có kỹ hay chun mơn giỏi với tất lĩnh vực quản lý được, thường có người quản lý giỏi